PT.

POLINDO UTAMA Nomor 7

STANDARD OPERATING PROCEDURE Date
PROSEDUR RAPAT MANAGEMEN Approved

1. MAKSUD TUJUAN
Sebagai pedoman dalam pelaksanaan Rapat dan sarana pembahasan masalah
Perusahaan untuk menentukan kebijakan perusahaan.
2. SASARAN
1. Bahan Masukan dan Evaluasi seluruh Supervisor dan Manager.
2. Bahan evaluasi dan kebijakan Jajaran Direksi dalam Perusahaan.
3. Masalah aktual dapat diketahui dan dapat segera diambil langkah tindak
lanjut.

3. JENIS RAPAT
1. Rapat Rutin (Supervisor, Manager dan Direktur)
2. Rapat umum (General Meeting)
3. Rapat Agenda Khusus

4. PENANGGUNG JAWAB
HRD dalam mengatur dan mengagendakan Rapat.
5. WAKTU PELAKSANAAN
1. Rapat Supervisor, Setiap Hari Senin, Jam 08.00 - 11.00 Wita
2. Rapat Manager, Setiap Hari Selasa, Jam 08.00 - 11.00 Wita
3. Rapat Umum/General Meeting, 2 pekan sekali, Hari Rabu, pekan Kedua.
4. Rapat Direksi, Sebulan sekali, Hari Jumat, pekan Ke Empat.
5. Diluar rapat rutin jika dianggap perlu yang dikarenakan sesuatu sebab dapat
dilakukan rapat.

6. URUTAN KERJA
1. Mempersiapkan Rapat, meliputi Jenis Rapat, Hari/tanggal, Jam, Tempat, Peserta.
2. Mendaftar Peserta Rapat dan Mengirim Undangan rapat secara tulisan, lisan atau
pesan elektronik termasuk SMS.
3. Memastikan kesiapan tempat rapat, kapasitas tempat dan peralataan yang
dibutuhkan, serta konsumsi jika perlu.
4. Memastikan petugas notulensi rapat.
5. Menyusun Rundown acara dan waktunya.
6. Rundown acara terdiri: Pembukaan, doa, Arahan managemen, Isi acara (materi,
presentasi), tanyajawab, kesimpulan, penutup.
7. Notulen dibuat oleh staf dministrasi dan Notulen dikoreksi oleh Manager HRD
dan sebagai dasar Laporan ke Manajemen.

8. FLOWCHART
 HRD

START

Mendaftar Peserta Memastikan

Persiapan Mengundang Tempat &
Peralatan

Menghubungi
Rundown
MANAGEMEN Notulensi Petugas
Acara
Notulensi Notulensi

Notulensi

END