LIFE CYCLE OF RECORDS PADA PT VIFICA LLOYD INDONESIA

Makalah ini dibuat untuk memenuhi tugas akhir semester mata kuliah manajemen kearsipan

Dosen Pengajar :

Sumarni

Disusun Oleh :

Dewi Aisyah Rindianty – 1718057

Putri Lanjar Sari – 1720078

Administrasi Bisnis Otomotif

Politeknik STMI Jakarta

d.h Sekolah Tinggi Manajemen Industri
Kementrian Perindustrian Republik Indonesia

Jl. Letjen Suprapto No.26 Cempaka Putih, Jakarta Pusat 10510

Telp : (021) 42886064, Fax : 42888206
2022
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI..............................................................................................................................................2
BAB I PENDAHULUAN..........................................................................................................................3
1.1 Profil Perusahaan............................................................................................................................4
1.2 Visi dan Misi Perusahaan................................................................................................................4
1.2.2 Misi Perusahaan........................................................................................................................4
1.3 Kebijakan Kantor............................................................................................................................5
1.4 Struktur Organisasi Kantor Pusat PT Vifica Lloyd Indonesia....................................................5
1.5 Tugas Pokok, Fungsi Dan Tujuan Bagian Kearsipan PT Vifica Lloyd Indonesia.....................6
1.5.1 Tugas Pokok..............................................................................................................................6
1.5.2 Fungsi........................................................................................................................................6
BAB II PENGELOLAAN ARSIP............................................................................................................7
2.1 Life Cycle of Records PT Vifica Lloyd Indonesia Yogyakarta......................................................7
2.1.1 Tahap Penciptaan Arsip...........................................................................................................8
2.1.2 Tahap Distribusi/Pengurusan..................................................................................................8
2.1.3 Penggunaan.............................................................................................................................10
1. Kelompok Informasi Arsip............................................................................................................10
2. Kode Arsip....................................................................................................................................10
2.1.4 Pengelolaan/Pemeliharaan.....................................................................................................11
2.1.5 Penyusutan..............................................................................................................................11
2.2 Jadwal Retensi Arsip (JRA)..........................................................................................................12
2.2.1 Tahapan Penyusunaan JRA...................................................................................................12
2.2.2 Jadwal Retensi Arsip PT Vifica Lloyd Indonesia.................................................................13
2.3 Alih Media dan Digitalisasi Arsip.................................................................................................13
2.4 Aplikasi Pendukung......................................................................................................................14
2.4.1 Sistem Keamanan Open KM.................................................................................................15
 BAB I
PENDAHULUAN

Fungsi arsip sangatlah penting dalam perjalanan organisasi baik organisasi pemerintah
(public) maupun swasta (profit). Manfaat arsip bagi suatu organisasi antara lain berisi informasi
yang berguna dalam pengambilan keputusan juga dapat dijadikan sebagai alat bukti bila terjadi
masalah dan juga dapat dijadikan alat pertanggungjawaban manajemen serta dapat dijadikan alat
transparansi kinerja birokrasi. Selain itu arsip dapat bermanfaat secara optimal bagi organisasi
apabila dikelola dengan tertib dan teratur, namun sebaliknya apabila arsip dikelola dengan tidak
tertib akan menimbulkan masalah bagi suatu organisasi. Menumpuknya arsip yang tidak ada
gunanya serta sistem kearsipan yang tidak tepat akan mengakibatkan ruangan terasa sempit dan
tidak nyaman sehingga dapat berpengaruh negatif terhadap kinerja pelaksanaan tugas, pokok dan
fungsi aparatur. Apabila suatu arsip sulit untuk ditemukan akan menjadi hambatan dalam proses
pengambilan keputusan dan akan mempersulit pertanggungjawaban.

Arsip bersal dari bahasa yunani dari kata “archeon” artinya milik sebuah kantor. Secara
sederhana arsip adalah cantuman (record), rekaman, catatan atau berkas sebuah lembaga, baik
umum maupun prifat.

Menurut Undang Undangan RI No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, Arsip adalah
rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara. Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan,
pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut
sistem tertentu, saat dibutuhkan dapat dengan cepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak
bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Arsip merupakan informasi yang terkandung dalam berbagai bentuk berkas (lembaran
kertas), file elektronik, maupun bentuk lain yang dibuat, diterima atau dikelola oleh organisasi
maupun perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan. Sehingga dapat disimpulakan
dari beberapa pengertian di atas bahwa sistem kearsipan adalah kegiatan penyusunan dokumen,
warkat dan arsip pada tempat yang telah ditentukan, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan
dengan cepat. Arsip merupakan informasi terekam (recorded information) yang diciptakan
organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai bukti kebijakan dan
aktifitasnya. Sebagai informasi terekam arsip merupakan sumber informasi yang sangat penting
bagi operasional fungsinya dalam kegiatan administrasi antara lain sebagai pusat ingatan, sebagai
bahan pengambilan keputusan, sebagai bukti akuntabilitas dan sebagainya.

Agar arsip dapat ditemukan kembali (retrievel) maka medium arsip harus disimpan
dalam sebuah tempat (storage) tertentu yang sering dikenal dengan istilah depo atau tempat
penyimpanan arsip. Dengan demikian dapat diambil kesimpulan bahwa lembaga atau organisasi
publik sangat memerlukan kontribusi arsip agar dapat terselamatkan baik dari aspek medium
maupun informasinya.

1.1 Profil Perusahaan

Kantor Pusat PT Vifica Lloyd Indonesia Yogyakarta didirikan pada 2013 dan sebagai
pendirinya adalah Dewi Aisyah dan Putri Lanjar. PT. Vifica Lloyd Indonesia Yogyakarta
merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa kargo (Freight Forwarding Express).
Perusahaan kargo ini melayani pengiriman barang melalui darat, laut, maupun udara. PT Vifica
Lloyd Indonesia Yogyakarta merupakan inovasi baru dari PT Vifica Lloyd Indonesia yang
awalnya merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa penyelamatan kapal-kapal
tenggelam dan kandas. Kantor Pusat PT Vifica Lloyd Indonesia Yogyakarta bertempat di Ring
Road Selatan Tirtonirmolo Kasihan, Bantul, Yogyakarta. Tempat ini dipilih karena letaknya
yang mudah dicari dan merupakan jalur yang dapat dilewati truck dan bus sehingga
memudahkan pengangkutan barang melalui jalur darat.

1.2 Visi dan Misi Perusahaan

1.2.1 Visi Perusahaan

“Sebagai barometer bisnis kargo di Indonesia dan terdepan dalam kultur pelayanan.”

1.2.2 Misi Perusahaan

a) Perbaikan terus menerus dalam peningkatan pelayanan terhadap customer.
b) Perbaikan terus menerus dalam peningkatan sumber daya perusahaan.
c) Perbaikan terus menerus dalam peningkatan kesejahteraan karyawan.
 d) Komitmen dalam pengembangan kegiatan sosial.

1.3 Kebijakan Kantor

1) Tujuan Perusahaan
a) Pencapaian kesejahteraan jangka panjang bagi perusahaan dan juga karyawan
b) Memberikan manfaat yang besar bagi masyarakat dan lingkungan
2) Prinsip Perusahaan
a) Sederhana dalam aturan agar tercipta kemudahan, karena kerumitan akan
menimbulkan ketidak harmonisan.
b) Kecepatan dan ketepatan pelaksanaan dan proses pelayanan.
c) Berlaku adil kepada siapapun, kapanpun dan dimanapun.
3) Karakteristik Perusahaan
a) Kekeluargaan
b) Loyalitas
c) Profesionalisme
d) Mentalitas perjuangan dan enterpreneur
4) Filosofi Perusahaan
a) Bekerja dengan niat beribadah
b) Berusaha semaksimal mungkin dalam menyelesaikan tugas dan tanggung jawab
c) Bersabar dan ikhlas dalam menghadapi masalah
d) Terbuka terhadap kritik dan saran
e) Meningkatkan kemampuan secara terus menerus

1.4 Struktur Organisasi Kantor Pusat PT Vifica Lloyd Indonesia

Seluruh jumlah pegawai di Kantor Pusat PT Vifica Lloyd Indonesia Yogyakarta ada 25
orang dan Struktur organisasi Kantor Pusat PT Vifica Lloyd Indonesia Yogyakarta.
1.5 Tugas Pokok, Fungsi Dan Tujuan Bagian Kearsipan PT Vifica Lloyd Indonesia
PT Vifica Lloyd Indonesia Yogyakarta merupakan unsur pendukung tugas Kepala PT Vifica
Lloyd Indonesia Yogyakarta

1.5.1 Tugas Pokok

Kantor Arsip Kota Yogyakarta mempunyai tugas melaksanakan penyusunan dan
pelaksanaan kebijakan urusan pemerintahan daerah di bidang kearsipan serta melaksanakan
tugas pembantuan sesuai dengan bidang tugasnya.

1.5.2 Fungsi
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud. PT Vifica Lloyd Indonesia Yogyakarta
penyelenggaran fungsi :

a) Perumusan kebijakan teknis di bidang kearsipan

b) Pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah dibidang kearsipan
c) Pembinaan dan pelaksanaan tugas dibidang kearsipan
d) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan tugas dan fungsinya
Sejalan dengan tugas pokok dan fungsi PT Vifica Lloyd Indonesia Yogyakarta tersebut
diatas,
 BAB II
PENGELOLAAN ARSIP

Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan.

Dalam (Sholika & Oktarina, 2019) tentang kearsipan, menegaskan bahwa pengelolaan arsip
dilakukan untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti
pertanggung-jawaban yang sah.

Dalam pengelolaan arsip dapat dilakukan menjadi dua, yaitu pengelolaan arsip secara manual
dan pengelolaan arsip secara online. Pengelolaan arsip secara manual pada organisasi publik
merupakan penemuan kembali secara manual melalui kemampuan manusia tanpa menggunakan
tenaga mesin. Sedangkan pengelolaan arsip secara online merupakan dokumen atau arsip yang
disimpan pada sarana elektronik (komputer) yang mempunyai kapasitas dan kemampuan yang
tinggi.

Agar arsip dapat ditemukan kembali (retrievel) maka medium arsip harus disimpan dalam
sebuah tempat (storage) tertentu yang dikenal dengan istilah depo atau tempat penyimpanan
arsip. Dengan demikian dapat diambil kesimpulan bahwa lembaga atau organisasi sangat
memerlukan kontribusi arsip agar data dan informasi dapat tersimpan dengan baik.

2.1 Life Cycle of Records PT Vifica Lloyd Indonesia Yogyakarta

Proses kearsipan merupakan hal yang tidak bisa dipisahkan dalam sebuah perusahaan
atau organisasi. Kegiatan kearsipan pada dasarnya tidak hanya terjadi saat penyimpanan saja.
Akan tetapi sudah dimulai sejak arsip tersebut diciptakan, diproses, disimpan, sampai akhirnya
arsip tersebut dimusnakan. Termasuk dalam hal ini adalah pemeliharaan atau perawatan arsip
 Penciptaan Arsip

Penyusutan Distribusi/Pengurusan

Pengelolaan/Pemeliharaan Penggunaan

2.1.1 Tahap Penciptaan Arsip

Tahap ini merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip, yaitu yang
bentuknya berupa konsep, daftar, formulir, dan sebagainya. Tahap ini juga disebut tahap
dari korespondensi management. Tahap penciptaan ini merupakan dasar guna mengontrol
perkembangan dokumen dan menetapkan aturan bagaimana sebuah dokumen dikelola
sesuai dengan nilai nilai manfaatnya bagi organisasi. Arsip-arsip yang diterima oleh PT
Vifica Lloyd Indonesia Yogyakarta akan langsung diproses apabila arsiparis yang
mengerjakannya sedang tidak melakukan kegiatan seperti pemeliharaan ataupun
penyusutan arsip. Arsip – arsip yang diterima berasal dari SKPD yang ada di PT Vifica
Lloyd Indonesia Yogyakarta.

2.1.2 Tahap Distribusi/Pengurusan

Setelah arsip tercipta maka selanjutnya arsip-arsip tersebut harus mendapat
penanganan dan pengendalian yang baik. Tujuannya agar arsip-arsip tersebut dapat
digunakan sebagai bahan informasi yang bermanfaat. Hal ini bertujuan agar ketika akan
dilakukan temu kembali arsip dibutuhkan menjadi mudah. Arsip akan dimasukkan ke
 dalam box penyimpanan selain itu arsip yang sudah selesai diproses dapat dientri datanya
ke dalam aplikasi yang dimiliki oleh PT Vifica Lloyd Indonesia Yogyakarta.

2.1.2.1 Media Penyimpanan Arsip

Penyimpanan arsip dokumen yang terbuat dari kertas, kemudian

dimasukan didalam box bebas asam dan bebas lignin yang berada
pada lemari.

Penyimpanan arsip dokumen yang terbuat dari kertas berisikan

peta. Dimana peta digunakan dalam mengetahui wilayah mana saja
yang enggunakan jasa dari PT Vifica Lloyd Indonesia Yogyakarta.

Sistem yang digunakan dalam penyimpanan arsip dokumen yang terbuat dari kertas:

 Sistem geografis
Dalam system geografis, dokuen dibagi berdasarkan wilayah.
Jawa Barat  Kota Bekasi  Bekasi Utara  Kec. Teluk pucung
 Sistem numerik
Dalam sistem numerik menggunakan system middle digit. Dimana dalam penyimpanan
menggunakan 6 digit angka yang dikelompokan menjadi 3 pasang.

Penunjuk 3 Penunjuk 2 Penunjuk 1

No. Label  06 No. Laci 11 No. Urut  67

2.1.3 Penggunaan
Setelah pihak-pihak yang berkepentingan menerima arsip yang dimaksud,
kemudian digunakan untuk kepentingan sesuai maksud dan tujuan penciptaannya. Pada
tahap ini, arsip-arsip yang ada PT Vifica Lloyd Indonesia Yogyakarta digunakan dalam
kegiatan administrasi sehari-hari dan dikelompokkan berdasarkan jenis, nomor dan
dilakukan penataan berkas (filling) agar ketika dibutuhkan mudah untuk dicari atau
ditemu kembali atau yang disebut Klasifikasi Arsip.

Dalam rangka menyusun klasifikasi arsip, ada beberapa aspek yang perlu
dipertimbangkan, yaitu :

1. Kelompok Informasi Arsip

   a) Unsur Fungsi, yaitu penyusunan pola klasifikasi arsip berdasarkan inventarisasi

kegiatan atau fungsi-fungsi yang dilaksanakan oleh PT Vifica Lloyd Indonesia
Yogyakarta (misalnya dilihat dari uraian tugas unit atau pegawai).

b) Unsur Struktur Organisasi, yaitu penyusunan pola klasifikasi arsip berdasarkan

struktur atau bagan organisasi yang ada.

   c) Unsur Masalah, yaitu penyusunan pola klasifikasi arsip berdasarkan masalah

yang terdapat di PT Vifica Lloyd Indonesia Yogyakarta dan Pola klasifikasi arsip
disusun berjenjang

2. Kode Arsip

Untuk membedakan urusan/masalah yang satu dengan urusan/masalah lain

dalam berbagai jenjang klasifikasi arsip dan  saran untuk memberkaskan arsip dan
menentukan letak penyimpan, serta penemuannya kembali.

Contoh : 11 Kepegawaian

11.1 Pengadaan
 11.2 Pengangkatan dan Mutasi

11.3 Kedudukan Dan seterusnya

2.1.4 Pengelolaan/Pemeliharaan
Arsip berperan sangat penting sebagai sumber informasi dalam suatu organisasi.
Keberadaan arsip tentunya harus dipelihara dan dijaga dengan baik. Kerusakan arsip yang
terjadi disebabkan oleh dua faktor yaitu faktor intrinsik dan faktor ekstrinsik. Faktor
intrinsik adalah penyebab kerusakan arsip yang berasal dari arsip itu sendiri, seperti
pengaruh tinta, kertas dengan kualitas tidak bagus, lem, dan lain-lain. Sedangkan faktor
ekstrinsik adalah kerusakan arsip yang disebabkan dari luar benda arsip, seperti debu,
jamur, tikus, kutu, serangga, atau karena ulah manusia seperti percikan bara rokok.
Pemeliharaan arsip dapat menggunakan beberapa alat seperti kemoceng, sapu, lap,
fumigasi (kegiatan pembasmian serangga dengan bahan kimia), dan tindakan pencegahan
memasang larangan untuk tidak merokok di ruangan arsip.

Hal tersebut sesuai dengan pernyataan Dewi Anggrawati (2005: 25) yang
mengemukakan bahwa pemeliharaan arsip adalah usaha memelihara arsip agar terawat
dengan baik, sehingga mencegah kemungkinan adanya kerusakan arsip.

2.1.5 Penyusutan
Penyusutan arsip dilakukan oleh organisasi dikarenakan untuk menghindari
penumpukan arsip yang terjadi karena jumlah volume arsip yang semakin banyak.
Penumpukan arsip dapat menghambat pekerjaan yang lain dan juga tidak efisien tempat,
ruangan, bahkan anggaran organisasi. Arsip memiliki umurnya masing-masing sesuai
nilai guna arsip tersebut. Arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna dapat dilakukan
penyusutan arsip.

Hal tersebut sesuai dengan pernyataan Basir Barthos (2013: 101) yang
mengemukakan bahwa penyusutan arsip dilakukan dengan cara memindahkan atau
melakukan pemusnahan terhadap arsip yang telah habis nilai gunanya. Arsip yang sudah
 tidak memiliki nilai guna apabila disimpan akan membuat tempat penyimpanan arsip
menjadi penuh dan dapat berdampak pada terganggunya kinerja kearsipan.

2.2 Jadwal Retensi Arsip (JRA)

Jadwal Retensi Arsip (JRA) sangat mendukung dalam pengelolaan arsip, karena dengan
JRA kita akan mengetahui arsip mana yang akan disimpan dalam jangka waktu panjang dan
dalam jangka waktu pendek serta mengetahui berapa tahun arsip itu akan disimpan dan kapan
arsip itu akan dimusnahkan.

2.2.1 Tahapan Penyusunaan JRA

a) Pembentukan tim kerja
b) Survei atau inventarisasi arsip dan analisis fungsi organisasi
c) Pengolahan data dan penyusunan draft
d) Pembahasan (diskusi) draft
e) Penyempurnaan
f) pengesahan
2.2.2 Jadwal Retensi Arsip PT Vifica Lloyd Indonesia
FORMAT JADWAL RETENSI ARSIP
PT Vifica Lloyd Indonesia Yogyakarta

No Jangka Waktu Simpan

Golongan Arsip Jenis Arsip Keterangan
. Aktif Inaktif
1 Vital Sertifikat Tanah - - Abadi
Sesuai
Penting Surat Perjanjian Kerjasama 5 Tahun Dimusnahkan
2 kebutuhan
3 Penting Laporan Keuangan 5 Tahun 8 Tahun Dimusnahkan
4 Berguna LPJ Tahunan 2 Tahun 6Tahun Dimusnahkan
5 Tidak Berguna Undangan Pengisian Seminar 1 Bulan - Dimusnahkan
6 Tidak Berguna Pengumuman 1 Bulan - Dimusnahkan

Gambar: Surat perjanjian kerjasama

2.3 Alih Media dan Digitalisasi Arsip

Proses alih media merupakan proses yang khususnya mengubah media kertas menjadi
media elektronik.

Tahapan mengalih mediakan arsip aktif:

 menyiapkan arsip yang akan dialih mediakan

 melakukan scanning
 membuat folder penyimpanan di komputer
 membuat hyperlink
 membuat kelengkapan administrasi

Gambar. 2.3.1 Penerapan Arsip Digital Sederhana

2.4 Aplikasi Pendukung

Open Knowledge Management (Open KM) merupakan aplikasi yang digunakan oleh PT
Vifica Lloyd Indonesia Yogyakarta. Open KM difokuskan untuk membantu mengubah data
sesuai operasi harian. Open KM didukung dengan fiture yang lengkap serta dilengkapi keamanan
yang tinggi dimana mampu meminimalisir terjadinya kebocoran data.

2.4.1 Sistem Keamanan Open KM

Gambar: 2.4.1.1 Terdapat keyword

 Gambar: 2.4.1.2 Terdapat Lock/Unlock

Gambar: 2.4.1.2 Terdapat Keamanan granular access control

Gambar: 2.4.1.2 Terdapat log per dokumen

 Gambar: 2.4.1.2 Terdapat log per aktifitas secara detail

DAFTAR PUSTAKA

https://repository.ung.ac.id/get/simlit_res/1/60/Kontribusi-Arsip-Untuk-Organisasi-Publik.pdf

https://idtesis.com/pengertian-arsip-menurut-para-ahli/

https://www.openkm.com/