COACHING

RENCANA
AKSI
PNS DAY
KABUPATEN KEDIRI
 ISU
➢ Suatu hal yang berpotensi menjadi masalah
jika tidak segera ditangani (diselesaikan)
➢ Masalah tersebut jika ditangani/diselesaikan
dengan baik, maka akan dapat meingkatkan
kinerja
➢ Kadang kita tidak menyadari isu/masalah
tersebut mempengaruhi kinerja.
➢ Perintah atasan, tuntutan masyarakat,
perkembangan teknologi
GAP ANALYSIS UNTUK MENDAPATKAN MASALAH PENELITIAN
Topik Penelitian
Sebaiknya mencerminkan usaha untuk menutup gap

Kondisi yang terjadi

CURRENT STATE IDEAL STATE

Kondisi dan kondisi yang diharapkan
permasalahan yang GAP
ada

Permasalahan yang terjadi sekarang

Masalah Penelitian
how to close the gap?
= bagaimana menutup gap (masalah utama= pertanyaan
bagaimana menutup gap tsb.)

Detail Masalah Penelitian

= detail dari gap yang harus ditutup

Obyek Penelitian
untuk menutup gap tertentu
(disesuaikan dengan waktu dan biaya)
 MASALAH

PENYEBAB : SOLUSI :

 TARGET - REALISASI  PENYEBAB

 PERENCANAAN - HASIL  SOLUSI PENYELESAIAN

 SEHARUSNYA - SENYATANYA  PELAKSANAAN

 IDENTIFIKASI ISU

PELAYANAN PUBLIK
➢ SDM : Kerapian, Bahasa, Sikap, Perilaku,

➢ SARPRAS : Kebersihan, Ruang tunggu, Kenyamanan, aksesibilitas

➢ PROSEDUR : Kejelasan, Papan informasi, Helper,

➢ SISTEM : SOP, Aplikasi, Pemanfaatan TI lainnya,

 MEMILIH ISU STRATEGIS DENGAN MENGGUNAKAN KRITERIA
APKL

Masalah Bobot Skor Total URUTAN

Skor ISU
A P K L

ISU 1 4 3 5 3 15 II

ISU 2 5 5 4 5 19 I

ISU 3 3 4 3 4 14 III

A = Aktual K = Kalayak
P = Problematik L = Layak
 ANALISIS ISU DENGAN MENGGUNAKAN METODE APKL

Berdasarkan isu aktual yang telah teridentifikasi, selanjutnya dilakukan proses

pemilihan isu dengan analisis kriteria Aktual, Problematik, Kekhalayakan dan Kelayakan
(APKL). Teknik APKL yang dibuat adalah teknik yang digunakan untuk menentukan
kelayakan suatu masalah dengan memperhatikan empat faktor, yaitu:
▪ Aktual (A), yaitu isu tersebut masih dibicarakan atau belum terselesaikan hingga masa
sekarang;
▪ Problematik (P), yaitu isu yang menyimpang dari harapan standar, ketentuan yang
menimbulkan kegelisahan yang perlu segera dicari penyebab dan pemecahannya;
▪ Kekhalayakan (K), yaitu isu yang diangkat secara langsung menyangkut hajat hidup
orang banyak dan bukan hanya untuk kepentingan seseorang atau sekelompok kecil
orang;
▪ Layak (L), yaitu isu yang masuk akal (logis), pantas, realistis dan dapat dibahas sesuai
dengan tugas, hak, wewenang dan tanggung jawab hingga akhirnya diangkat menjadi isu
yang prioritas.
 Isu-isu yang berhasil diidentifikasi kemudian akan divalidasi
terlebih dahulu menggunakan perangkat APKL. Perangkat
evaluasi APKL memvalidasi isu berdasarkan empat item, yaitu :
1) Aktual, artinya isu tersebut benar-benar terjadi dan sedang
hangat
2) Problematik, artinya memiliki dimensi masalah yang
kompleks
3) Kekhalayakan, artinya menyangkut hajat hidup orang
banyak
4) Layak, artinya masuk akal dan realistis, serta relevan untuk
dicarikan solusinya.
 Berdasarkan hasil analisis di atas, isu yang memenuhi syarat adalah
“Belum optimalnya perangkat pembelajaran daring dalam masa pandemi
Covid-19 mata kuliah Praktikum Pengantar Analisis Farmasi”, dan “Belum
efektifnya penggunaan modul ajar mata kuliah Biokimia”. Kedua isu tersebut
memenuhi syarat karena kelayakan terpenuhi, kedua isu ini masuk dalam
kewenangan penulis sebagai pengajar Praktikum Pengantar Analisis Farmasi
dan Biokimia.
Sedangkan isu “Rendahnya minat belajar, motivasi dan tanggung jawab
mahasiswa dalam mengerjakan tugas dari dosen” bisa tidak memenuhi
syarat karena tidak sesuai azas layak. Hal ini dikarenakan penulis tidak bisa
melakukan intervensi sendiri terkait dengan adanya peran dosen
pembimbing akademik atau melalui ketua prodi. Selain itu, isu “Belum
efektifnya pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) S1 Farmasi dan Praktik
Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di masa pandemi Covid19” tidak memenuhi
syarat kelayakan karena terkait kerjasama dengan banyak pihak seperti
apotek dan kewenangan panitia pelaksana serta pimpinan.
 Masalah Urgency Seriousness Growth Prioritas

ISU I 5 4 5 I
VALIDASI ISU
ISU II 4 3 3 III

U ISU III 3 5 4 II

S 1) Urgency, seberapa mendesak isu tersebut.

2) Seriousness, seberapa seriur isu harus dibahan.
G 3) Growth, kemungkinan memburuk jika tidak
dicarikan solusi
 Hasil validasi isu ditunjukkan oleh tabel. Dari empat isu yang berhasil
diidentifikasi, terdapat dua isu yang valid. Kedua isu yang valid ini
kemudian dianalisis lebih lanjut menggunakan perangkat USG.
Dalam menentukan prioritas masalah, penulis juga menggunakan
analisis USG sebagai alat untuk mengetahui isu mana yang menjadi
paling prioritas dengan menggunakan kriteria Urgency (U),
Seriousness (S), Growth (G) atau yang biasa disebut identifikasi USG.
Lebih jelasnya, kriteria USG dijelaskan sebagai berikut:
▪ Urgency: Berarti seberapa mendesaknya masalah tersebut untuk
diselesaikan berkaitan dengan dimensi waktu;
▪ Seriousness: Mengacu pada penyelesaian masalah dikaitkan dengan
akibat, bisa menimbulkan masalah baru; dan
▪ Growth: Berkaitan dengan kemungkinan berkembang memburuk
kalau tidak diselesaikan.
Keterangan:
U: Urgency; S: Seriousness; G: Growth.

Interval penentuan prioritas:

Angka 1: sangat tidak mendesak/gawat dan dampak;
Angka 2: tidak mendesak/gawat dan dampak;
Angka 3: cukup mendesak/gawat dan dampak;
Angka 4: mendesak/gawat dan dampak;
Angka 5: sangat mendesak/gawat dan dampak.
 Berdasarkan hasil analisis menggunakan teknik USG, isu paling prioritas adalah “Belum
optimalnya perangkat pembelajaran daring dalam masa pandemi Covid-19 mata kuliah
Praktikum Pengantar Analisis Farmasi”. Isu ini menjadi lebih prioritas dibandingkan “Belum
efektifnya penggunaan modul ajar mata kuliah Biokimia” karena mata kuliah praktikum
pengantar analisis farmasi lebih mendesak dalam waktu dekat harus diatasi karena mata
kuliah sedang berlangsung di semester ganjil tahun akademik 2020/2021.
Apabila isu tersebut tidak segera ditindaklanjuti, maka akan terjadi dampak negatif, yaitu
proses pembelajaran jarak jauh akan berjalan kaku, monoton, dan membosankan sehingga
mahasiswa pun bisa jadi malas mempelajari mata kuliah terkait jika tidak paham cara memilih
alat dan teknik menggunakan alat analisis kuantitatif konvensional; Capaian pembelajaran
tidak tercapai sehingga mahasiswa tidak mendapatkan kompetensi yang diharapkan; Hasil
belajar menurun, pengetahuan dan pemahaman teknis praktikum yang kurang dalam jangka
pendek membuat kesulitan mengerjakan ujian atau responsi bahkan tidak lulus mata kuliah;
Akan ada mahasiswa yang mengulang sehingga mengurangi masa studi, jangka menengah
mengalami keterlambatan menyelesaikan perkuliahan karena harus mengulang mata kuliah
dan tidak bisa mengambil mata kuliah selanjutnya yang menjadi prasyarat; Bagi institusi
akreditasi prodi menurun; selanjutnya dampak jangka panjang tidak mampu
bersaing/berkompetisi di dunia kerja karena kompetensi yang tidak terpenuhi dengan baik
sehingga berakibat terhadap menurunnya kepuasan pengguna terhadap lulusan dari institusi.
 DIAGRAM FISHBONE
Bertujuan untuk menentukan faktor-faktor penyebab munculnya isu/masalah

Material Method Man

Money Machine
 Fishbone diagram (diagram tulang ikan — karena bentuknya seperti tulang ikan) sering juga
disebut Cause-and-Effect Diagram atau Ishikawa Diagram diperkenalkan oleh Dr. Kaoru Ishikawa,
seorang ahli pengendalian kualitas dari Jepang, sebagai satu dari tujuh alat kualitas dasar (7 basic
quality tools). Fishbone diagram digunakan ketika kita ingin mengidentifikasi kemungkinan penyebab
masalah dan terutama ketika sebuah team cenderung jatuh berpikir pada rutinitas (Tague, 2005, p.
247).
Suatu tindakan dan langkah improvement akan lebih mudah dilakukan jika masalah dan akar
penyebab masalah sudah ditemukan. Manfaat fishbone diagram ini dapat menolong kita untuk
menemukan akar penyebab masalah secara user friendly, tools yang user friendly disukai orang-orang
di industri manufaktur di mana proses di sana terkenal memiliki banyak ragam variabel yang
berpotensi menyebabkan munculnya permasalahan (Purba, 2008, para. 1–6).

Fishbone diagram akan mengidentifikasi berbagai sebab potensial

dari satu efek atau masalah, dan menganalisis masalah tersebut melalui
sesi brainstorming. Masalah akan dipecah menjadi sejumlah kategori
yang berkaitan, mencakup manusia, material, mesin, prosedur, kebijakan,
dan sebagainya. Setiap kategori mempunyai sebab-sebab yang perlu
diuraikan melalui sesi brainstorming (curah pendapat/diskusi).
 LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN FISHBONE DIAGRAM
Langkah 1: Menyepakati pernyataan masalah
▪ Sepakati sebuah pernyataan masalah (problem statement). Pernyataan masalah ini diinterpretasikan sebagai
“effect”, atau secara visual dalam fishbone seperti “kepala ikan”.
▪ Tuliskan masalah tersebut di tengah whiteboard di sebelah paling kanan, misal: “Bahaya Potensial Pembersihan
Kabut Oli”.
▪ Gambarkan sebuah kotak mengelilingi tulisan pernyataan masalah tersebut dan buat panah horizontal panjang
menuju ke arah kotak (lihat Gambar 1).

Langkah 2: Mengidentifikasi kategori-kategori

▪ Dari garis horisontal utama, buat garis diagonal yang menjadi “cabang”. Setiap cabang mewakili “sebab utama”
dari masalah yang ditulis. Sebab ini diinterpretasikan sebagai “cause”, atau secara visual dalam fishbone seperti
“tulang ikan”.
▪ Kategori sebab utama mengorganisasikan sebab sedemikian rupa sehingga masuk akal dengan situasi. Kategori-
kategori yang disepakat, misalnya model 5M
 MAN MATERIAL
METODE

Sebab Sebab Sebab

Sebab

Sebab Sebab Sebab

Sebab

MONEY
MACHINE
 MODEL 5M
1. Man (Manusia), merujuk pada manusia sebagai tenaga kerja.
2. Machines (Mesin), merujuk pada mesin sebagai fasilitas/alat penunjang kegiatan perusahaan
baik operasional maupun nonoprasional.
3. Money (Uang/Modal), merujuk pada uang sebagai modal untuk pembiayaan seluruh kegiatan
perusahaan.
4. Method (Metode/Prosedur), merujuk pada metode/prosedur sebagai panduan pelaksanaan
kegiatan perusahaan.
5. Materials (Bahan baku), merujuk pada bahan baku sebagai unsur utama untuk diolah sampai
menjadi produk akhir untuk diserahkan pada konsumen.

Catatan:
 Bila dalam kegiatan tidak memerlukan dana/pembiayaan (money), unsur money bisa
dikesampingkan
Langkah 3: Menemukan sebab-sebab potensial dengan cara brainstorming
▪ Setiap kategori mempunyai sebab-sebab yang perlu diuraikan melalui sesi brainstorming.

▪ Saat sebab-sebab dikemukakan, tentukan bersama-sama di mana sebab tersebut harus

ditempatkan dalam fishbone diagram, yaitu tentukan di bawah kategori yang mana gagasan
tersebut harus ditempatkan, misal: “Mengapa bahaya potensial? Penyebab: Karyawan tidak
mengikuti prosedur!” Karena penyebabnya karyawan (manusia), maka diletakkan di bawah “Man”.
▪ Sebab-sebab ditulis dengan garis horisontal sehingga banyak “tulang” kecil keluar dari garis
diagonal.
▪ Pertanyakan kembali “Mengapa sebab itu muncul?” sehingga “tulang” lebih kecil (subsebab)
keluar dari garis horisontal tadi, misal: “Mengapa karyawan disebut tidak mengikuti prosedur?
Jawab: karena tidak memakai APD” (lihat Gambar 3).
▪ Satu sebab bisa ditulis di beberapa tempat jika sebab tersebut berhubungan dengan beberapa
kategori.
Langkah 4: Mengkaji dan menyepakati sebab-sebab yang paling mungkin.
▪ Setelah setiap kategori diisi carilah sebab yang paling mungkin di antara semua
sebab-sebab dan sub-subnya.
▪ Jika ada sebab-sebab yang muncul pada lebih dari satu kategori, kemungkinan
merupakan petunjuk sebab yang paling mungkin.
▪ Kaji kembali sebab-sebab yang telah didaftarkan (sebab yang tampaknya paling
memungkinkan) dan tanyakan , “Mengapa ini sebabnya?”
▪ Pertanyaan “Mengapa?” akan membantu kita sampai pada sebab pokok dari
permasalahan teridentifikasi.
▪ Tanyakan “Mengapa ?” sampai saat pertanyaan itu tidak bisa dijawab lagi. Kalau
sudah sampai ke situ sebab pokok telah terindentifikasi.
▪ Lingkarilah sebab yang tampaknya paling memungkin pada fishbone diagram
(lihat Gambar 4)
RANGKUMAN DISKUSI PADA SESI BRAINSTORMING FISHBONE DIAGRAM
 Dari contoh di atas, fishbone diagram dapat
menemukan akar permasalahan, yaitu:
“Kabut oli selama ini dibersihkan dengan
ditampung di bag plastik yang rentan robek dan
selama tidak ada bag plastik ada kemungkinan oli
menetes jika kran rusak, solusi bisa dengan
menambahkan containment tray atau safety
cabinet yang permanen menempel pada pipa”.
 KETERKAITAN MATERI PNS DAY
• Kedudukan dan tusi PNS
• Pengertian, hakikat, ruang
lingkup dan pelaksanaan
Pelayanan Publik COACHING
• Manajemen Pengaduan

Penyebab Gagasan
ISU ISU Kreatif
Kegiatan Output

Urgensi dan Etika dan Model

inovasi etiket Inovasi
TUGAS PESERTA
Buatlah gagasan kreatif/rencana aksi sebagai
solusi terhadap permasalahan/isu yang ada di
tempat kerja Saudara !!
30