LOGO
MEMUTUSKAN
Menetapkan :
PERTAMA : Membentuk Tim Pengendalian Mutu Pelayanan RSUD Ngimbang dengan
susunan keanggotaan sebagaimana tersebut dalam Lampiran Keputusan
ini;
KETIGA : Ketentuan lebih rinci mengenai Tim Pengendalian Mutu Pelayanan RSUD
Ngimbang sebagaimana tersebut dalam Lampiran I.
Ditetapkan : di Ngimbang
Pada tanggal : 1 September 2013
I. PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Dasar Pemikiran yang melatar belakangi perlu adanya tim pengendalian mutu
pelayanan dalam usaha kendali mutu ditempat kerja atau lini depan pelayanan
adalah :
1. Menyumbangkan perbaikan dan perkembangan kepada Rsud Ngimbang
d. Berfungsi sebagai kekuatan inti pengendalian mutu di Rumah sakit. Karena apabila
seluruh petugas pada lapis ini bekerja secara efektif dan bermutu akan meningkatkan
penampilan kerja Rumah sakit secara keseluruhan.
6. Kegiatan sukarela
Kesukarelaan dalam berpartisipasi dalam kegiatan-kegiatan tim, seharusnya benar-
benar timbul dari diri masing-masing anggota tim tanpa pengarahan, permintaan,
anjuran atau paksaan dari orang lain baik pimpinan atau teman sejawat. Petugas
kesehatan benar-benar sadar akan kesukarelaan itu.
7. Berpikir benar dan menggunakan kerja sama serta komunikasi
Suatu tempat kerja seharusnya menjadi tempat dimana seseorang dapat menggunakan
pikiran dan kebijakannya, agar petugas mau berpikir pelu dikondisikan antara lain :
• Diberi kesempatan dan motivasi untuk berpikir dan diberi kesempatan untuk
menggunakan kebijakannya.
• Diajarkan teknologi yang diperlukan dalam pelaksanaan tugasnya.
• Didorong untuk membantu menyelesaikan persoalan ditempat kerjanya.
• Didorong untuk dapat mengeluarkan kemampuannya yang terpendam dan dapat
menikmati hasil pikirannya sendiri.
• Membiasakan dapat bekerja sama dan berkomunikasi dengan baik dengan teman
sekerja dalam menyelesaikan persoalan atau pekerjaan.
8. Memperluas wawasan berpikir
Agar diperoleh tambahan ilmu, keterampilan dan wawasan berpikir, kegiatan-kegiatan
tim perlu dikomunikasikan, diinformasikan dan edukasi ( KIE ) kepada tim pengendalian
mutu pelayanan di Rumah sakit-Rumah sakit pelayanan kesehatan yang lain. Jadi tidak
terbatas kegiatan-kegiatan didalam tempat kerja sendiri.
9. Pengahasilan yang lebih baik dan kepuasan kerja
Dengan adanya kegiatan tim pengendalian mutu pelayanan yang senantiasa
meningkatkan mutu pelayanan kesehatan diharapkan akan memberikan kepuasan pada
konsumen yang pada akhirnya akan menjadi pelanggan yang baik dan menambah
pemasukan pada Rumah sakit.
10. Menjaga mutu ( quality assurance ) dan meningkatkan produktifitas
Kegiatan menjaga mutu merupakan kunci pengendalian mutu. Para manajer,dalam
proses pruduksi atau peleyanan harus senantiasa menjaga mutunya, supaya memenuhi
kepuasan kebutuhan pelanggan.
11. Para petugas medis akan lebih mencurahkan waktu dan pikiran untuk pekerjaan
yang tepat
Adanya kegiatan semua petugas pelayananan kesehatan dalam tim pengendalian mutu
pelayanan dalam memecahkan persoalan dan upaya peningkatan, secara
bersama,tugas tenaga medis yang lain dapat lebih meluangkan waktunya untuk
menangani pelayanan medis yang lebih spesialistik dan lebih tepat.
D. Prinsip-prinsip Kegiatan Tim pengendalian mutu pelayanan
Prinsip-prinsip yang seharusnya dipedomani dalam pelaksanaan tim pengendalian mutu
pelayanan yang menjadi cirri khas adalah sebagai berikut:
1. Tim pengendalian mutu pelayanan merupakan kegiatan kelompok,bukan individu.
Diikuti secara sukarela, bukan karena paksaan.
2. Kegiatan tim pengendalian mutu pelayanan dilaksanakan pada saat sedang bekerja,
bukan kegiatan yang dilaksanakan di luar kerja.
3. Masalah yang dibahas adalah persoalan yang berkaitan dengan pekerjaan yang
nyata.
4. Terkendali, artinya jangan sampai menyelesaikan atau membahas persoalan yang
sama dan terulang terjadi
5. Perbaikan kerja, dengan adanya kemampuan menyelesaikan persoalan selanjutnya
mampu memperbaiki cara kerja dan hasil kerja.
6. Kegiatan tim pengendalian mutu pelayanan banyak melibatkan petugas pelaksana,
bukan hanya pengawas atau superfisor maupun kepala.
7. Partisipasi aktif semua pihak, bukan hanya untuk orang-orang tertentu yang vocal,
pintar, ahli, namun semua petugas kesehatan yang terlibat secara sukarela.
8. Diskusi bebas, terbuka dan terus terang bagi semua anggota dalam menyelesaikan
persolan bersama, berkedudukan sama dan adil.
9. Diperlukan teknik-teknik memecahkan persoalan, teknologi dan metode statistic yang
diperlukan dalam pekerjaan untuk perbaikan-perbaikan.
10. Berpikir, inovatif, berkreatif dan menggunakan kebijakan dalam melaksanakan
pekerjaan yang bukan rutinitas.
11. Para manajemen puncak, menengah dan supervisor serta petugas pelaksana, saling
menghargai, berpartisipasi, memberi dukungan,bimbingan dan pelatihan, saling
membantu, membantu kepribadian dan kepercayaan.
12. Keja sama antara Tim pengendalian mutu pelayanan, di dalam Rumah sakit dan di
luar Rumah sakit, pertukaran pengalaman dan saling membantu, dan mengembangkan
persaingan yang bersahabat dan bermanfaat.
E. Pokok-pokok kegiatan tim pengendalian mutu pelayanan
Oleh Quality Circle Headquaters, JUSE disampaikan sepuluh pokok kegiatan atau atas
dasar yang memberikan saran bagaimana memperkenalkan, menggiatkan dan
menjalankan Tim pengendalian mutu pelayanan di tempat kerja.
1. Pengembangan diri
Untuk kegiatan pengembangan diri perlu didukung dengan:
• Motifasi-motifasi.
• Penyediaan alat belajar mengajar seperti buku-buku referensi, slides, AVA dan
sebagainya.
• Praktek bersama dan pelatihan-pelatihan.
• Memberi pengetahuan tentang teknik kendali mutu, teknologi dan metode kerja,
hubungan manusiawi,psikolog dan sebagainya.
• Pertemuan-pertemuan diskusi.
2. Sukarela
Sukarela disini bukan sesuatu yang diarahkan apalagi dipaksakan, namun juga bukan
sukarela yang merusak tatanan karena sukarela dengan kemauan sendiri. Dengan kata
lain para anggota tim sadar bahwa dalam Tim pengendalian mutu pelayanan, inisiatif
dan kesukarelaan dihormati dalam upaya memajukan dan memperbaiki mutu kerja dan
hasil kerja dalam kerangka tugas dan fungsinya dalam Rumah sakit.
3. Kegiatan kelompok
Secara ideal kegiatan kelompok seperti Tim pengendalian mutu pelayanan mempunyai
empat ciri, yaitu :
• Kerja sama erat diantara anggota kelompok, dan melakukan kegiatan kelompok atas
inisiatif sendiri
• Adanya interaksi yang memadai dan saling mempengaruhi diantara anggota kelompok
• Para anggota kelompok saling mengenal dengan baik, dan dapat berbicara secara
terbuka tanpa khawatir akan kedudukannya
• Para anggota dapat berkumpul membahas persoalan dan sasaran bersama
Sikap yang ideal diperlukan adalah :
• Penghormatan atas setiap individu, para anggota mempunyai kesempatan yang sama
untuk berpartisipasi dalam kelompok
• Menghormati inisiatif dan kebebasan masing-masing anggota
• Informasi terbuka untuk semuanya agar dapat diperoleh manfaat bersama
Supaya efektif anggota kelompok cukup 8 – 10, lebih dari 10 sulit untuk mengurusnya.
Kelompok terorganisir dalam pekerjaan yang sejenis. Agar kelompok giat ada 3 kunci
yaitu :
• Sasaran atau persoalan yang dipilh dipahami oleh semua anggota
• Semua anggota kelompok merasa diperlukan untuk menyelesaikan persoalan dan
memberikan kontribusi perbaikan
• Manajemen tim disepakati bersama.
Pola dalam tim pengendalian mutu pelayanan adalah berasal dari satu tempat kerja dan
anggota-anggota dari dalam tempat kerja sama, dan lebih bersifat tetap.
4. Partisipasi setiap orang
Upaya membuat agar anggota berpartisipasi, yaitu :
• Pilihan persoalan ( tema )
• Pertemuan yang bersahabat dan menyenangkan
• Pendidikan dan latihan
• Supervisor dan pemimpin yang bersemangat
5. Penerapan teknik kendali mutu
Perlu diingat bahwa mempelajari teknik kendali mutu bukanlah hanya untuk latihan
berhitung atau latihan statistika saja. Tehnik tersebut adalah alat untuk dapat
menentukan persoalan, sebab akibat dan besar permasalahan serta kecenderungan
berdasar fakta atau data-data yang sesungguhnya. Contoh-contoh teknik kendali mutu
dan lain-lain yang dipelajari adalah :
• Teknik mengumpulkan data dan analisis data, metode, median, variasi, bentuk
distribusi
• Manajemen supervise
• Alat statistic kendali mutu : teknik pengumpulan dan analisis data, lembar periksa
( check sheet ), histogram, diagram pareto, diagram sebab akibat, stratifikasi, grafik
dan bagan pengendalian, diagram tebar.
6. Kegiatan-kegitan Tim pengendalian mutu pelayanan di tempat kerja
Tugas dan peranan supervisor agar Tim pengendalian mutu pelayanan mantap
ditempat kerja :
• Menerangkan kedudukan dan pentingnya tim bagi Rumah sakit
• Merumuskan kegiatan tim
• Menilai tingkat kemampuan anggota, bila perlu melatihnya dan memberi peran serta
motivasi partisipasi anggota
• Amati proses dan hasil kegiatan tim
• Atas usul-usul perbaikan yang baik beri penghargaan, pujian pada yang bersangkutan
( bukan hadiah uang / barang )
• Anggota didorang untuk menyelenggrakan rapat atau pertemuan ditempat kerja
bahas persoalan dan presentasi, dan ingatkan bahwa kegiatan tim juga mencakup
standar pelaksanaan kerja sehari-hari.
• Janganlah kegiatan tim diharapkan menjadi beban justru untuk membantu
menyelesaikan persoalan pekerjaan dan akhirnya meringankan beban
• Janganlah kegiatan tim menjadi sekedar rutinitas berupa pertemuan, kmprensi dan
sebgainya namun juga dengan tambahan-tambahan pengetahuan dan keterampilan
dengan pelatihan-pelatihan supaya mereka lebih efektif.
Tugas dan peran manajemen puncak, menengah dan staff
• Manajemen puncak memberikan komitmen tentang perbaikan mutu secara
menyeluruh dan memberikan dukungan dalam arti luas, dalam rangka memajukan
mutu paripurna dalam Rumah sakitnya.
• Manajemen menengah harus mendorong dan mendukung kegiatan tim agar
berinisiatif dan sukarela, dan jangan memberikan kesan bahwa kegiatan tim merupakan
“ kehendak dan diarahkan “ oleh manajemen atas.
• Para staf ahli memberikan bantuan konsultatif.
Pelaksanaan kegiatan tim pengendalian mutu pelayanan :
• Rapat tim pengendalian mutu pelayanan merupakan titik pusat semua kegiatan
• Jadwal waktu rapat sesuai bagi semua anggota
• Tema rapat ( persoalan yang dibahas ) :
Sesuai dengan kebijakan Rumah sakit
Persoalan yang menjadi perhatian ditempat kerja dan mampu diatasi bersama serta
memberi arti basar bagi Rumah sakit
Suatu persoalan yang sekiranya dapat diselesaikan 3 – 6 bulan.
• Kepada anggota diberi kesempatan, presentasi dimulai yang sederhana dan
dibiasakan, sesuai peran masing-masing sehari-hari, suasana rapat yang segar, cukup
disiplin, bila perlu jangan segan berikan pujian yang tidak berlebihan.
• Suatu persoalan diselesaikan tidak hanya dengan teori saja tapi juga dipraktekkan
langsung ditempat kerja dan dipastikan tidak terulang lagi.
• Biasakan para petugas baca buku teori dan dipraktekkan.
7. Meningkatkan dan melestarikan Tim pengendalian mutu pelayanan
Kunci agar Tim pengendalian mutu pelayanan bertahan aktif lama adalah komitmen
kuat serta kerja sama yang erat semua unsure. Pimpinan manajemen, supervisor, staf
dan anggota tim.
Dibidang pelayanan kesehatan pelatihan teknis fungsional dan metode statistic yang
diperlukan untuk tenaga medis dan paramedic dalam kedudukannya sebagai pengawas
ditempat kerjanya, yang berkaitan dengan tugas dan fungsi serta kegiatan-kegiatannya.
Berkaitan dengan pelatihan tesebut perlu dikelompokkan yaitu :
a. Pelatihan bagi pemimpin, dengan sasaran :
• Meningkatkan kemampuannya agar mampu membuat anggotanya berpartisipasi dan
bekerja sama secara total
• Memperbaiki kemampuan masing-masing
b. Pelatihan bagi anggota tim, dengan sasaran :
• Membuat mereka sadar mutu
• Membuat mereka mematuhi standar-standar dan prosedur kerja
• Membuat mereka sadar pentingnya memberikan pelayanan yang prima atau tidak
memberikan pelayanan yang tidak semestinya.
8. Pengembangan bersama
Pengembangan bersama ini dapat melalui :
• Pertemuan kelompok-kelompok tim dalam Rumah sakit yang sama
• Konfrensi tim pengendalian mutu pelayanan tahunan antar supervisor
• Pertukaran pengalaman
• Studi banding atau saling berkunjung
• Melalui majalah Tim pengendalian mutu pelayanan
9. Kreativitas
Didalam kegiatan tim pengendalian mutu pelayanan dimaksudkan antara lain untuk
menggali partsipasi, inovasi dan kreativitas, potensi dan kepandaian para anggota
untuk perbaikan-perbaikan yang diinginkan, dengan syarat-syarat :
a. Masing-masing anggota mendapatkan perhatian, kesenangan dan kebanggaan dalam
bekerja
b. Antusias, bersemangat
c. Menyadari bahwa dalam bekerja senantiasa perlu meningkatkan diri dan
mengadakan perbaikan-perbaikan
d. Optimisme, tak takut gagal dan berjiwa pelopor
10. Sadar mutu, sadar permasalahan dan sadar perbaikan atau peningkatyan mutu.
Pada dasarnya semua pihak dalam Rumah sakit pelayanan kesehatan, dari pucuk
pimpinan sampai para petugas pelayanan langsung diharapkan sadar mutu persoalan
dan perbaikan-perbaikan dalam pelayanan kesehatan. Tim pengendalian mutu
pelayanan senantiasa diharapkan menjadi inti dan penggerak perbaikan mutu
pelayanan kesehatan.
F. PengRumah sakitan Tim pengendalian mutu pelayanan
Banyak model pengRumah sakitan GKM yang dapat menjadi model diantaranya
adalah : untuk rumah sakit / Puskesmas dapat mengacu pada struktur Rumah sakit
formal yang ada, dapat dibawah kewenangan komite medik atau wakil direktur dan
pejabat yang ditugasi dan bertanggung jawab untuk peningkatan mutu pelayanan
medis.
Gambar bagan :
Fungsi Pokok :
Panitia GKM Rumah Sakit :
• Membuat kebijaksanaan GKM Rumah Sakit
• Mempromosikan panitia pelaksana
• Membuat rencana kegiatan secara keseluruhan ( instruksi, diklat )
Panitia promosi / panitia penyelenggara :
• Mempromosikan ketua kelompok dan pelajari masalah
• Program penyajian 2 x / tahun
Pertemuan pejabat / pengarah / coordinator
• Mempromosikan kelompok pertemuan dan mempelajari masalah
• Bekerja sama dengan pimpinan kelompok
Pelatih :
• Memprogram pengembangan dan pelatihan GKM
Penasehat ( fasilitator ) :
• Membantu promosi program
• Membantu penyelesaian kasus sulit
• Membantu penyusunan fasilitator
• Hubungan komunikasi antar bagian
• Koordinator
• Fasilitator
Pemimpin / Ketua tim : berfungsi dalam kelancarantim ditempat kerjanya.
Panitia penyelenggara / panitia promosi, tugas pokok adalah :
• Menetapkan kebijakan GKM di Rumah sakit
• Menyetujui program GKM
• Membuat pedoman-pedoman GKM
• Menyelenggarakan diklat
• Mengatur penghargaan terhadap keberhasilan GKM
• Menampung hasil-hasil GKM
Fungsi-fungsinya antara lain :
• Menghadiri pertemuan tim
• Memahami dasar-dasar dan teknik GKM
• Menerima konsultasi, memberi saran pemecahan masalah
• Mempromosikan pengembangan GKM ketingakt yang lebih tinggi ( menengah /
puncak )
• Mempromosikan manfaat dan keuntungan tim.
Panitia Pengarah / steering comitee/ coordinator/ panitia operasi
Unsur-unsur :
• Manajemer rumah sakit
• Manajer Quality control
• Dokter
• Manajer personalia
• Pengawas
• Fasilitator
• Salah satu ketua / GKM
Tugas pokoknya :
• Mengawasi dan mengendalikan program GKM untuk menjamin apakah GKM telah
diterapkan dengan benar
• Mempromosikan kegiatan GKM
Fungsinya :
1. Mencatat dan melaporkan kemajuan program GKM secara umum kepada manajer
atas.
2. Secara khusus mencatat penghematan-penghematan yang dapat dilakukan :
a. Penghematan biaya operasional
b. Biaya mutu
3. Anggota panitia steering comitee harus menghadiri setiap penyajian ( presentasi )
oleh GKM
4. Mengundang pejabat manajemen atas untuk menghadiri pada presentase GKM.
5. Tiap minggu sekali mengadakan pertemuan dengan panitia operasi dari bagian /
bidang lain untuk membicarakan hal-hal yang saling berhubungan atau memerlukan
kerja sama seperti :
a. Pendidikan latihan
b. Publikasi
c. Pedoman-pedoman
d. Laporan tim
e. Analysis biaya
f. Upaya perbaikan-perbaikan yang perlu dukungan sesame tim
g. Lain-lain yang berhubungan
6. Menjaga GKM agar tetap efektif dan memnuhi sasaran
7. Menjamin agar Rumah sakit / manajemen atas tetap mendukung kegiatan GKM dan
membantu menyelesaikan masalah.
8. Menjaga hubungan komunikasi manajemen dengan petugas kesehatan yang
sesungguhnya merupakan pekerja yang berhadapan dengan pasien.
9. Mengkoordinasikan para fasilitator.
Pemimpin tim
Pemimpin / Ketua GKM dipilih secara sukarela oleh anggota tim, bertanggung jawab
atas kelancaran jalannya GKM ditempat kerjanya.
Tugas Pokok :
Menjalankan kegiatan GKM dengan lancer ditempat kerjanya
Menyadarkan pentingnya mutu dan kepuasan pasien ditempat kerja anggota GKM
Menjalin hubungan erat antara manajer atas, panitia operasi, fasilitator, foreman
( mandor / pengawas ) dan anggota GKM.
Fungsi :
Pemimpin tim hendaknya gembira dan bersemangat membangkitkan semangat
anggota
Mengadakan pertemuan tim seminggu sekali
Mencatat kegiatan tim
Menciptakan suasana yang menyenangkan dalam ke lingkungan GKM
Menjaga keharmonisan dan koordinasi dalam tim serta memelihara sikap yang baik
diantara sesame anggota GKM
Mengikuti diklat kepemimpinan atau teknis
Mencari bantuan dan nasihat yang diperlukan
Menjaga pertemmuan agar tetap pada maksud dan tujuannya
Memberi penuugasan, memulai dan mengakhiri pertemuan- pertemuan tepat waktu
(seperlunya, tidak bertele-tele).
Mencari anggota barru yang diperlukan dan sukarelanya
Mengadakan kunjungan studi banding ke GKM Rumah sakit yang lain.
Mengajarkan ilmunya kepada anggota yang lain dan masyarakat atau lingkung yang
memerlukan.
Kegiatan :
1. Selalu memunculkan ide baru menyangkut persoalan ditempat kerja, bila diantara
anggota kehabisan ide, dapat minta bantuan fasilitator, manajemen yang lebih atas
2. Mengatur pembicaraan/diskusi dengan baik,, bila ada anggota yang sangat dominan,
segera beri kesempatan yang lain dengan tegas. Dengan cara antara lain apa yang
menjadi isu anggota yang dominant tersebut, bias menjadi soal yang dapat dijawab
anggota lain ataau fasilitator yang mengingtkan tata tertib diskusi.
3. Ketua kelompok harus memperhatikan dan berupaya agar setiap orang
mengeluarkan ide-idenya. Karena mungkin dipimpin orag kaya ide tapi pendiam, tak
mampu mengeluarkaan ide atau pendapatnya. Padahal ide tersebut bias jadi cemerlang
dan bermanfaat.
Sebelum pertemuan adalah dianjurkan ketua tim sebentar mengingatkan kemali
mengenai tata tertib dan ide pokok tentang perlunya GKM antara lain :
a. Setiap orang hendaknya berpartisipasi aktif.
b. Kritikan dilakukan terhadap ide, bukan orangnya.
c. Setiap orang saling belajar dan mengajar.
d. Setiap anggota bebas mengeluarkan pendapatnya dan harus dihargai ide tersebut.
e. Setiap anggota harus pandai mendengar orang lain bicara, tidak hanya pandai
bicara, apalagi memaksakan idenya.
f. Pada dasarnya hasil hasil pertemuan kelompok/tim bukan individu.
g. Muulai dan akhiri tepat waktu.
Agar GKM dapat bekerja lebih efisien, ketua tim perlu melaksanakan hal-hal sebagai
berikut (pedoman kerja GKM) :
Membuat rencana kegiatan GKM, termasuk renacana-rencana pertemuan, dalam
agenda khusus.
Membuat catatan-catatan / notulen, dokumnentasi pertemuan.
Bekerjalah secara sungguh-sungguh, meyakinkan dan percaya diri, karena menguasai
persoalan.
Undanglah tamu atau pemimpin dari manajer atas, steering comitee atau penasehat,
consultan lainnya.
Bicarakan jangan menyimpang dari persoalan pokok.
Perlu kritikan-kritikan membangun ditujukan pada anggota seluruh GKM termasuk
diuji sendiri sebagai bagian dari kelompok untuk kebaikan bersama.
Gunakanlah alat belajar mengajar yang memadai.
Dalm memimpin pertemuan benar-benar tepat waktu, jaga keseimbangan diantara
anggota.
Dengarkan dan perhatikan sungguh-sungguh, ide-ide, pendapat,saran, pesan yang
muncul dari pertemuan tersebut dan selesaikan bersama dengan senang hati.
Anggota GKM :
Anggota GKM adalah penggerak utama kegiatan tim. Dengan munculnya ide-ide dan
pendapat langsung ditempat tugas pelayanan. Merekalah yang tahu lebih pasti apa
yang menjadi persoalan mutu ditempat kerjanya dan bagaimana menyelesaikan sesuai
dengan profesinya.
Tugas Pokok dari anggota GKM, adalah :
Mensukseskan program perbaikan mutu secara sukrela ditempat tugasnya melalui
partisipasi aktif dalam upaya memecahkan persoalan yang timbul sewaktu bekerja.
Menyesuaikan mutu pekerjaan dengan kepuasan pelanggan ( pasien ).
Fungsi anggota tim pada umumnya :
Selalu menghadiri pertemuan, acara kegiatan tim secara aktif
Belajar dan mengajar teknik statistic mutu yang diperlukan serta mencukupi profesi
yang diperlukan dalam tugasnya
Mengeluarkan ide, pendapat, saran yang positif untuk perbaikan mutu maupun
memecahkan masalah yang ada.
Menyelesaikan pekerjaan dan kerja sama dalam tugas
Mencari anggota baru sukarela dan mempromosikan GKM.
Peranan Fasilitator
Fasilitator atau coordinator adalah orang-orang yang menguasai gerakan tim
pengendalian mutu pelayanan serta professional, filsafat, ide pokok, tujuan, sasaran
serta kegiatan operasional dalam program dan kegiatan secara nyata agar berjalan
ditempat kerja GKM.
Fasilitator perlu menguasai berkaitan dengan tugasnya :
1. Program GKM
a. Mengetahui sejarah, filsafat, ide pokok, maksud, sadar GKM
b. Perilaku Rumah sakit, individu, kelompok / dinamika kelompok
c. Komunikasi
d. Hubungan manusiawi ( human relations )
e. Motivasi
f. Manajmen umum, termasuk didalamnya penyusunan perencanaan, tujuan, sasaran
g. PengRumah sakitan, peran panitia, tim, staf, pimpinan, uraian tugasnya.
h. Kepemimpinan
i. Teknik pelatihan
j. Teknik statistic mutu
2. Pengetahuan tentang pekerjaan dilingkup tugasnya
a. Pengetahuan tentang visi dan misi rumah sakit / Puskesmas
b. Pengetahuan secukupnya tentang garis besar tugas pokok dan fungsi dari tempat
kerja GKM ( karena yang tahu persisi detail pekerjaan adalah anggota GKM itu sendiri ).
c. Manajemen perusahaan, keuangan, akuntasi, jasa produksi, pembelian penjualan.
d. Control Quality
e. Proses pekerjaan yang berkaitan dengan GKM.
Tugas pokok fasilitator :
Memberikan dukungan kepada GKM
Membantu meningkatkan dan menjaga perkembangan GKM
Membantu perjanjian GKM pada manajemen yang lebih atas
Membuat rencana tindak lanjut ( plan of action ) berikutnya
Pelatihan
Tugas Fasilitator :
Fasilitator adalah juga sebagai anggota steering comitee
Memberikan pelayanan kepada GKM sekaligus sebagai coordinator program GKM dan
penghubung GKM
Manajemen memimpin dan pelatihan anggota GKM, serta menyediakan kebutuhan
diklat AVA, ATK dan sebagainya
Menyimpan dokumentasi tim
Menyiapkan undangan-undangan, penyajian-penyajian
Mengahadiri pertemuan tim
Bekerja setiap hari ditempat kerja
Mencari ide-ide baru yang bermanfaat baik untuk perbaikan maupun semangat kerja
Membaca bahan-bahan dari luar, majalah tim, informasi-informasi, ilmu baru dan
mempublikasikan bahan-bahan yang tersedia di GKM
Menghadiri konferensi atau konvensi dan juga mengundang penceramah dari luar
( mengRumah sakit pertemuan informal )
Membuat rencana tindak lanjut ( POA ) yang akan datang sebagai hasil penyajian
GKM proyek yang sudah selesai.
Beberapa masalah yang mungkin timbul berkaitan dengan tugas fasilitator
a. Masalah kepemimpinan tim
b. Masalah wewenang dan tanggung jawab
c. Orientasi tugas perbaikan mutu atau pertumbuhan
d. Masalah administrasi Rumah sakit
e. Kebosanan dan menurunnya semangat GKM
Peran manajer menengah
Manajer menengah ( kepala bagian, Kepala UPF ) mempunyai peran besar dalam
suksesnya GKM ditempat kerjanya. Partisipasi mereka adalah dalam panitia operasi dan
panitia promosi. Namun untuk memperoleh dukungan mereka adalah suatu hal yang
tidak mudah, karena :
Kurangnya pengertian tentang konsep dan teknik GKM
Merasa bahwa GKM adalah pemborosan waktu dan tak ada waktu untuk kegiatan itu
Merasa terancam kehilangan wewenang
Merasa tak ada gunanya untuk dirinya
GKM terlambat dikenalkan kepada mereka
Merasa manajemen akan kehilangan kendali terhadap petugas, karena diambil alih
GKM.
Untuk mengatasi hal tersebut, peran fasilitator bersama manajemen atas diperlukan
dalam meyakinkan mereka. Fungsi manajemen menengah dalam GKM :
Mendukung dan berpartisipasi aktif dalam kegiatan program GKM dalam tempat-
tempat kerja yang menjadi sub koordinatornya
Mempromosikan dan membentuk GKM baru serta membantu perkembanganya
Dapat bertindak sebagai sub coordinator
Manajemen Atas
Komitmen manajemen atas bagi GKM adalah kunci utama. Demikian manajemen atas
memutuskan bahwa GKM diperlukan di Rumah sakit yang menjadi tanggung jawabnya,
maka fungsinya adalah :
Menetapkan kebijakan program GKM
Membuat pedoman-pedoman
Dalam keadaan secara fungsional adalah sebagai panitia pelaksana.
Tugasnya :
Menerima laporan kemajuan program GKM secara berkala ( rapat semester tahunan )
Menghadiri undangan presentasi GKM tentang penyelesaian program dan proyek
yang telah diselesaikan dengan baik
Memberi dukungan yang diperlukan untuk kegiatan GKM
Memberikan petunjuk-petunjuk yang biasanya perlu
LAMPIRAN II : KEPUTUSAN DIREKTUR
RSUD NGIMBANG
TANGGAL : 1 September 2013
NOMOR : 188/ /KEP/413.202/2013