BAB VIII

POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL

A. POLA KETENAGAAN REKAM MEDIS

Nama Jabatan Kualifikasi Pengalaman Jumlah yang

& Kualifikasi diperlukan
Formal Sertifikat

Ka. Unit Rekam medis S1 rekam medis Pelatihan Management - Memiliki ketrampilan dalam Kepemimpinan 1
Rekam Medis - Memiliki kemampuan untuk mengontrol

Pelatihan ICD X emosi dengan baik, membina hubungan baik

dengan orang lain serta dapat dipercaya.
- Memiliki kemampuan membaca diagnosa
penyakit dan input coding.
- Memiliki kemampuan mengolah data menjadi
laporan Rekam Medis
- Disiplin, jujur, bertanggung jawab dan
komunikatif
- Memiliki Kemampuan menggunakan
komputer.
- Sehat Jasmani dan rohani

1
Pelaksana Filling, D3 Rekam Medis Pelatihan Management - Memiliki kemampuan pencatatan pelayanan
Asembling dan Sarjana Rekam Medis di bidang kerjanya
Admint Rekam Pendidikan, - Disiplin, jujur, bertanggung jawab dan
Medis,Scanning Sarjana Ekonomi, komunikatif
SMA, - Memiliki Kemampuan menggunakan 4

komputer.
- Sehat Jasmani dan rohani

Pelaksana coding, Sarjana Pelatihan Management - Memiliki kemampuan membaca diagnosa 10

registrasi,,dan Pendidikan, Rekam Medis penyakit dan input coding.
pelaporan Sarjana Ekonomi, - Memiliki kemampuan mengolah data
RekamMedis SMA, D3 Rekam menjadi laporan Rekam Medis
Medis - Disiplin, jujur, bertanggung jawab dan
komunikatif

2
 - Memiliki Kemampuan menggunakan
komputer.
- Sehat Jasmani dan rohani
- Memiliki kemampuan berbahasa asing
- Memiliki cara berkomunikasi dengan baik
terhadap seluruh element rumah sakit
- Mampu menerima feedback dari pasien dan
keluarga
- Mampu menangani keluhan pasien
- Mampu membuat registrasi pasien baru
- Mampu bekerjasama dengan pihak lain
- Mampu bekerja team
- Mematuhi aturan dan disiplin yang ada

B. POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI

No Nama Jabatan Kualifikasi Jumlah Yang Ada

Formal Masa Kerja Sertifikat

1 Ka. Unit Rekam Medis S1 RM Tahun 1

3
2 Ka.Team Registrasi S1 Tahun 1

3 Pelaksana Registrasi Tahun 7

S1

4 Pelaksana rekam medis Tahun 4

SMA,D3

5 Pelaksana Scann Tahun 2

S.kep

4
C. DASAR PERHITUNGAN KETENAGAAN REKAM MEDIS

Metode Penghitungan Kebutuhan Tenaga dan Produktifitas

Dalam penghitungan kebutuhan tenaga dan produktifitas perlu didukung adanya

data-data yang dibutuhkan dalam pelaksanaan penghitungan antara lain sebagai berikut
:
1. Jumlah beban kerja per tahun

2. Target kerja per jam

3. Jumlah jam kerja per tahun

4. Hari kerja per tahun

5. Jam kerja per minggu

Analisa Perhitungan Tenaga Bidang Rekam Medis

Analisa Perhitungan Tenaga Bidang Rekam Medis

Pola kebutuhan tenaga non medis

No Tugas Pokok Uraian Tugas Rerata Waktu yang

Volume dibutuhkan
Kerja
Satuan Jumlah

1 Unit Registrasi Meregistrasi pasien lama 225 2 450

Meregistrasi pasien baru 25 5 50

Menyiapkan kelengkapan pasien 3 5 15

asuransi rawat jalan

Mengecek asuransi pasien 3 5 15

Menyiapkan kelengkapan pasien BPJS 225 3 675

Total beban kerja (menit) 1.205

Jumlah jam kerja (7x60) 420

Tenaga yang dibutuhkan 2,86

2 Unit Filing Menyimpan dokumen rekam medis ke 250 2 500

rak penyimpanan sesuai dengan urutan

5
 yang telah ditentukan

Mengeluarkan dan mendistribusikan 100 2 200

dokumen rekam medis sesuai nomor
yang dipinjam untuk keperluan
peminjaman

Melakukan pencatatan ke dalam buku 250 2 500

ekspedisi filing rekam medis

Menyimpan kembali dokumen rekam 250 2 500

medis yang telah dipinjam ke tempat
penyimpanan sesuai dengan urutan

Pembuatan Tracer 250 1 250

Melakukan pencatatan ke dalam lembar 10 2 20

peminjaman rekam medis untuk internal

Penempelan stiker warna untuk berkas 25 1 25

rekam medis baru

Pengurutan lembaran berkas rekam 25 2 50

medis rawat jalan

Menyortir berkas untuk BPJS Kesehatan 20 5 100

Total beban kerja (menit) 2.145

Jumlah jam kerja (7x60) 420

Tenaga yang dibutuhkan 5,1

3 Assembling Menerima dokumen rekam medis pasien 25 1 25

keluar rumah sakit

Pengembalian dokumen rekam medis 5 2 10

yang belum lengkap

Membuat analisis Ketidaklengkapan 5 5 25

Pengisian Catatan Medis (KLPCM)

Pengurutan dan penyortiran berkas 25 2 50

rekam medis rawat inap

Memasukkan Berkas Tercecer / Baru 25 1 25

6
 Total beban kerja (menit) 430

Jumlah jam kerja (7x60) 420

Tenaga yang dibutuhkan 0.32

4 Codding Melaksanakan koding pasien rawat inap. 25 5 125

Melaksanakan koding pasien rawat jalan 250 2 500

Memasukkan hasil kodding ke sistem 250 5 500

Total beban kerja (menit) 1125

Jumlah jam kerja (7x60) 420

Tenaga yang dibutuhkan 2,7

5 Pelaporan Mengkoordinir seluruh data kegiatan 1 60 60

rumah sakit

Berkoordinasi dengan unit-unit lain yang 1 60 60

terkait dalam penyediaan data rumah
sakit sebagai bahan laporan

Mengolah data kegiatan rumah sakit 1 60 60

untuk disusun menjadi laporan kegiatan
rumah sakit

Mengumpulkan merekap dan melaporkan 1 60 60

data morbiditas penyakit Rajal dan
Ranap

Mengevaluasi data laporan rumah sakit 1 60 60

apabila ada data yang terkait medico
legal dan menelaah keabsahan data

Mengambil sensus harian pasien rawat 10 1 10

inap

Mengumpulkan dan merekapitulasi 1 60 60

morbiditas pasien rawat inap

Membuat laporan bulanan kegiatan 1 360 360

rekam medis

7
 Total beban kerja (menit) 670

Jumlah jam kerja (7x60) 420

Tenaga yang dibutuhkan 1,7

6 administrasi Memverifikasi SKK dan mencetaknya 15 5 75

Mengurus asuransi dengan sistem 5 5 25

rembersment

Mengurus Surat Kematian 1 5 5

Mengurus visum, surat kematian 1 10 10

Mengurus permintaan resume medis 10 2 20

pasien

Memfollow up PR dokter 20 2 40

Total beban kerja (menit) 175

Jumlah jam kerja (7x60) 420

Tenaga yang dibutuhkan 0.41

7 Scaning Menyiapkan berkas yang akan di scan 250 10 2500

Scan berkas aktif poliklinik 50 15 750

Scan dan upload hasil pemeriksaan 50 2 100

polikinik

Scandan upload hasil pemeriksaan IGD 20 2 40

Total beban kerja (menit) 3390

Jumlah jam kerja (7*60) 420

Tenaga yang dibutuhkan 8,0

8
 BAB IX

KEGIATAN ORIENTASI

A. REKRUTMEN DAN SELEKSI PETUGAS REKAM MEDIS

1. Penarikan Calon (Recruitment)

Penarikan calon adalah aktivitas atau usaha yang dilakukan untuk

mengundang para pelamar sebanyak mungkin sehingga Unit Rekam Medis
memiliki kesempatan yang luas untuk menemukan calon yang paling sesuai
dengan tuntutan jabatan yang diinginkan.

Penarikan calon dilakukan karena berdasarkan analisa kebutuhan tenaga,

ditemukan jumlah pasien dan kegiatan tidak seimbang dengan jumlah tenaga
yang ada.
9
2. Penyaringan/seleksi calon (selection)
Seleksi adalah proses menyeleksi pelamar, sehingga Unit Rekam Medis
dapat memperoleh karyawan yang paling sesuai dengan tuntutan jabatan yang
diinginkan.

a. Umum

Para pelamar harus melalui proses seleksi umum berupa seleksi administrasi
yang diselenggarakan oleh bagian SDM rumah sakit BaliMéd.

b. Khusus

Setelah para pelamar lulus proses seleksi secara umum maka para pelamar
diseleksi secara khusus oleh Bagian SDM dan Penunjang Medik. Proses seleksi
ini menyangkut pengetahuan dan kemampuan dalam menjalankan tugas dan
fungsi petugas Rekam Medis.

Bentuk tes yang dilakukan terdiri atas :

1. Tes Administrasi yang meliputi:

- Foto copy ijasah terakhir yang sudah dilegalisir

- Pas photo ukuran 4X6 sebanyak 4 lembar

- Curiculum vitae

- Surat lamaran

- Transkrip nilai (IPK min 3,0)

- Sertifikat pelatihan / pengalaman kerja

2. Tes Tertulis

Tes tertulis diberikan dalam bentuk pilihan ganda terdiri dari 40 soal,
dengan materi soal sesuai dengan kompetensi yang harus dimiliki petugas
Rekam Medis seperti yang sudah disebutkan sebelumnya. Batas
kelulusan adalah 70% benar.

3. Tes ketrampilan yang diujikan meliputi :

- Teknik komunikasi yang baik

- Pengetahuan tentang Rekam Medis

10
 4. Tes Wawancara

Tes ini dilakukan untuk mengetahui peminatan, pandangan, dan

penyelenggaraan pelayanan Rekam Medis yang berorientasi terhadap
kepuasan pelanggan.

5. Tes Kesehatan

Standar yang harus dimiliki oleh petugas Rekam Medis :

- Sehat, tidak buta warna.

B. PENGEMBANGAN SDM REKAM MEDIS

Untuk meningkatkan mutu pelayanan Rekam Medis khususnya dan RS BaliMéd

Karangasem pada umumnya, diperlukan pembinaan/pengembangan kompetensi
tenaga Rekam Meedis pengembangan dilakukan melalui pendidikan dan pelatihan.

Tujuan pendidikan dan pelatihan adalah :

 Untuk meningkatkan kemampuan dan ketrampilan pelaksanaan tugas

sehingga dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja.

 Menambah pengetahuan wawasan bidang pelayanan kesehatan

Pelatihan
Pelatihan untuk peningkatan kompetensi tenaga di Rekam Medis dilaksanakan
melalui :

- Internal Training, yaitu program pelatihan yang diselenggarakan oleh Unit Rekam
Medis setiap 6 bulan sekali, meliputi:

 Pelatihan pembacaan diagnosa coding

 Pelatihan mengolah data laporan

- Eksternal Training, yaitu program pelatihan diluar rumah sakit yang diikuti sesuai
dengan kebutuhan dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit
khususnya mutu pelayanan Rekam Medis, diantaranya:

 Pelatihan Management Rekam Medis

11
 Pelatihan ICD X

 Workshop terkait dengan Rekam Medis

12
 BAB X

RAPAT

A. PENGERTIAN

Rapat merupakan suatu pertemuan yang terdiri dari beberapa orang yang
memiliki kepentingan dan tujuan yang sama untuk membicarakan atau
memecahkan suatu masalah tertentu.

B. TUJUAN
1. Umum

Dapat membantu terselenggaranya pelayanan Rekam Medis yang profesional di

Rekam Medis RS BaliMéd Karangasem

2. Khusus

a. Dapat menggali segala permasalahan terkait dengan pemberian pelayanan di

Unit Rekam Medis

b. Dapat mencari jalan keluar atau pemecahan permasalahan yang terkait dengan
pelayanan di Unit Rekam Medis

C. KEGIATAN RAPAT

Rapat dilakukan dan diadakan oleh Unit Rekam Medis yang dipimpin oleh
Kepala Unit Rekam Medis dan diikuti oleh seluruh stafnya. Rapat yang diadakan
ada 2 macam yaitu :

1. Rapat terjadwal

Rapat terjadwal merupakan rapat yang diadakan oleh Kepala Unit setiap bulan 1
kali dengan perencanaan yang telah dibuat selama 1 tahun dengan agenda rapat
yang telah ditentukan oleh Ka Unit.

2. Rapat tidak terjadwal

Rapat tidak terjadwal merupakan rapat yang sifatnya insidentil dan diadakan oleh
kepala unit untuk membahas atau menyelesaikan permasalahan di Rekam Medis
dikarenakan adanya permasalahan yang ditemukan bersifat insiden
13
 BAB XI

PELAPORAN

A. PENGERTIAN
Pelaporan merupakan sistim atau metode yang dilakukan untuk melaporkan
segala bentuk kegiatan yang ada terkait dengan pemberian pelayanan di Rumah
Sakit BaliMéd Karangasem

B. JENIS LAPORAN
1. Laporan Internal
a. Laporan pagi atau laporan harian
Dibuat oleh kepala tim, yang berisi laporan pelayanan Rumah sakit selama satu
hari.
1) Laporan kunjungan pasien IGD
2) Laporan kunjungan pasien Poli Klinik
3) Laporan pemeriksaan pasien Radiologi
4) Laporan pemeriksaan pasien Laboratorium
5) Laporan kunjungan pasien VK
6) Laporan kunjungan pasien OK
7) Laporan kunjungan pasien rawat Inap
8) Laporan pasien Bayi
9) Laporan BOR RS harian dan BOR RS per periode
b. Laporan bulanan
Dibuat oleh tim pelaporan, yang berisi laporan pelayanan Rumah sakit selama satu
bulan.
1) Laporan kunjungan pasien IGD selama satu bulan
2) Laporan kunjungan pasien Poli Klinik selama satu bulan
3) Laporan pemeriksaan pasien Radiologi selama satu bulan
4) Laporan pemeriksaan pasien Laboratorium selama satu bulan
5) Laporan kunjungan pasien VK selama satu bulan
6) Laporan kunjungan pasien OK selama satu bulan
7) Laporan kunjungan pasien rawat Inap selama satu bulan
8) Laporan pasien Bayi selama satu bulan
9) Laporan BOR, AV LOS, TOI, BTO selama satu bulan
10) Laporan rujukan pasien oleh petugas kesehatan selama satu bulan

14
 11) Laporan jumlah pasien per dokter spesialis
12) Laporan jumlah pasien per dokter umum
13) Laporan hasil rencana kerja bulanan
14) Laporan Mutu Rekam Medis
15) Laporan 10 besar Penyakit Ranap
16) Laporan Mutu Management Rekam Medis

2. Laporan eksternal
a. Laporan surveilan
b. Laporan bayi lahir
c. Laporan surat kematian
d. Laporan permintaan instansi- instansi terkait tentang penyelenggaraan
pelayanan di Rumah Sakit BaliMéd Karangasem

15