KERTAS KERJA

ORIENTASI CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL

RSUP Dr. JOHANNES LEIMENA AMBON
KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA

OPTIMALISASI PENYIMPANAN ARSIP PADA KWITANSI PEMBAYARAN

MANUAL MELALUI DIGITALISASI ARSIP MENGGUNAKAN MICROSOFT
EXCEL PADA KASIR RSUP DR. JOHANNES LEIMENA AMBON

Disusun Oleh:
Nama : Nur Masitha A. Syahibu, S.E
NIP : 1996070102022032004
Jabatan : Analis Keuangan
Unit Kerja : RSUP Dr. Johannes Leimena Ambon

RSUP Dr. JOHANNES LEIMENA AMBON

KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA
2022
 LEMBAR PENGESAHAN

KERTAS KERJA
ORIENTASI CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL
RSUP Dr. JOHANNES LEIMENA AMBON
KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA
TAHUN 2022

Disusun dan diajukan oleh:

Nama : Nur Masitha A. Syahibu
NIP : 199607102022032004
Jabatan : Analis Keuangan
Unit Kerja : RSUP Dr. Johannes Leimena Ambon
Core Issue : Optimalisasi Penyimpanan Arsip Pada Kwitansi
Pembayaran Manual Melalui Digitalisasi Arsip
Menggunakan Microsoft Excel Pada Kasir RSUP
Dr.Johannes Leimena Ambon

Ambon, 19 April 2022

Sub Koordinator Perbendaharaan, Mengetahui,

M. Rivanji Chandra Faras, S.E Alfred Alfianto Mulyani Saleh, S.K.M, M.P.H
NIP 199706192020121004 NIP 197509122000031005

ii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Allah SWT, karena atas berkah dan
ridho-Nya penulis dapat mengikuti orientasi Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS)
RSUP Dr. Johannes Leimena Ambon dan menyelesaikan Kertas Kerja Orientasi
ini dengan baik. Kertas kerja disusun sebagai implementasi dari orientasi
organisasi dengan memenuhi ketentuan yang bersifat ilmiah baik ditinjau dari
segi pengumpulan data, analisisnya, maupun dari aspek teknis penulisannya
dengan tujuan memberikan kesempatan kepada peserta untuk menunjukkan
kemampuan dalam memadukan seluruh pengalaman yang didapat dalam
kegiatan orientasi dan memantapkan pemahaman dalam materi yang didapat
selama orientasi di RSUP Dr. Johannes Leimena Ambon.
Penyusunan Kertas Kerja ini tidak terlepas dari dukungan dan bantuan
berbagai pihak, oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih kepada:

1. Ibu drg. Saraswati, MPH. selaku Direktur Utama beserta jajaran serta
Bapak/Ibu pejabat fungsional RSUP Dr. Johannes Leimena Ambon.
2. Rekan-rekan peserta orientasi CPNS RSUP Dr. Johannes Leimena
Ambon atas diskusi, bantuan, dan kerjasamanya selama orientasi dan
pengerjaan kertas kerja ini.
3. Seluruh rekan kerja di RSUP Dr. Johannes Leimena Ambon
khususnya Bagian Keuangan dan BMN atas kebersamaan yang
terjalin, motivasi, bantuan dan kerjasamanya selama menjalani
seluruh proses orientasi CPNS dan penyusunan kertas kerja ini.

Dengan segala keterbatasan kemampuan, tentunya kertas kerja ini jauh

dari sempurna. Oleh karena itu saran dan kritik yang membangun sangat
diharapkan oleh penulis. Semoga Kertas Kerja ini bermanfaat tidak hanya bagi
pembaca namun juga institusi dan orang banyak.

Ambon, 19 April 2022

Penulis,

Nur Masitha A. Syahibu, S.E

NIP 199607102022032004

iii
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL........................................................................................ i

HALAMAN PENGESAHAN.......................................................................... ii

KATA PENGANTAR..................................................................................... iii

DAFTAR ISI.................................................................................................. iv

DAFTAR GAMBAR....................................................................................... vi

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang............................................................................. 1
B. Tujuan.......................................................................................... 2
C. Manfaat........................................................................................ 3
D. Lingkup Bahasan.......................................................................... 3

BAB II PROFIL

A. Profil............................................................................................. 4
B. Tujuan Strategis dan Misi............................................................. 4
C. Data Monografi............................................................................. 5
D. Struktur Organisasi....................................................................... 6
E. Kegiatan....................................................................................... 9

BAB III PEMBAHASAN

A. Permasalahan terkait dengan Orientasi Organisasi..................... 10

B. Permasalahan terkait dengan Praktek Kerja……………………… 11

BAB IV ANALISIS DAN SOP ORGANISASI

A. Analisis terkait dengan Orientasi Organisasi................................16

1. Sumber Daya Manusia...........................................................16
2. Sarana Penunjang Pelayanan................................................16
3. Partisipasi Masyarakat...........................................................19
4. Standar Operasional Prosedur (SOP)....................................20

B. Analisis terkait dengan Praktik Kerja ...........................................21

iv
BAB V RENCANA KERJA DAN PELAKSANAAN HASIL KERJA

A. Rencana Kerja...............................................................................23
B. Pelaksanaan Hasil Kerja................................................................23

BAB VI PENUTUP

A. Kesimpulan....................................................................................25
B. Saran.............................................................................................25
C. Daftar Pustaka...............................................................................25
D. Lampiran........................................................................................26

v
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 : Diagram jumlah tenaga kerja RSUP Dr. Johannes Leimena

Ambon…………………………………………………………………………………… 5

Gambar 2 : Diagram jumlah tenaga bagian Keuangan dan BMN RSUP Dr.

Johannes Leimena Ambon …………………………………………………………… 6

Gambar 3 : Struktur Organisasi RSUP Dr. Johannes Leimena Ambon…………. 8

Gambar 4. Struktur Organisasi Bagian Keuangan dan BMN RSUP Dr. Johannes

Leimena Ambon………………………………………………………………………. 8

Gambar 5 : Rekap arsip manual………………………………………………...….. 12

Gambar 6 : Kwitansi manual………………………………………………………… 15

Gambar 7 : Standar Prosedur Operasional (SPO) Kasir ………………………… 21

vi
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Rumah Sakit menurut Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 yaitu institusi

pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan

secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan

gawat darurat. Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr. Johannes Leimena Ambon

merupakan Unit Pelaksana Teknis yang berada di bawah dan bertanggung jawab

kepada Direktur Jenderal Pelayanan Kesehatan Kementerian Kesehatan. RSUP

Dr. Johannes Leimena Ambon mempunyai tugas menyelenggarakan pelayanan

kesehatan perorangan secara paripurna, pendidikan dan pelatihan, penelitian

dan pengembangan secara serasi, terpadu, dan berkesinambungan. Klasifikasi

rumah sakit umum terdiri dari rumah sakit umum kelas A, rumah sakit umum

kelas B, rumah sakit umum kelas C, dan rumah sakit umum kelas D (Peraturan

Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2020 tentang Klasifikasi

dan Perizinan Rumah Sakit). Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr. Johannes

Leimena merupakan salah satu fasilitas pelayanan kesehatan di Kota Ambon

yang termasuk dalam klasifikasi rumah sakit umum kelas B.

Rumah Sakit sebagai salah satu fasilitas pelayanan kesehatan merupakan

bagian dari sumber daya kesehatan yang sangat diperlukan dalam mendukung

penyelenggaraan upaya kesehatan di suatu daerah. Rumah sakit juga

melaksanakan berbagai macam kegiatan program kesehatan yang membantu

pemerintah dalam meningkatkan derajat kesehatan masyarakat. RSUP Dr.

Johannes Leimena Ambon, selain melakukan pelayanan di bidang kesehatan,

juga melakukan kegiatan pengelolaan keuangan setiap harinya.

Arsip merupakan salah satu faktor penting dalam terselenggaranya sebuah

kegiatan pengelolaan di instansi pemerintahan termasuk RSUP Dr. Johannes

Leimena Ambon. Secara fungsi, arsip berperan aktif dalam riwayat sebuah

1
dokumen, karena arsip dijadikan sebagai bukti atas tujuan organisasi, fungsi

kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, kegiatan lainnya sebagai

informasi penting yang ada dalam rumah sakit. Arsip merupakan bukti berjalan

atau tidaknya suatu kegiatan di Rumah Sakit dan digunakan untuk evaluasi serta

perencanaan Rumah Sakit ke depannya. Oleh karena itu arsip perlu dikelola

sesuai secara sistematis untuk memudahkan dalam penemuan kembali, menjaga

agar tetap utuh, tidak rusak atau hilang.

Pengelolaan arsip di Bagian Kasir RSUP Dr. Johannes Leimena Ambon

sebenarnya sudah cukup baik, namun masih ada beberapa pengelolaan yang

belum optimal. Salah satunya, penyimpanan arsip kwitansi pembayaran manual

(tidak tercover di SIMRS) yang masih bersifat manual sehingga mengakibatkan

banyaknya bagian ruangan administrasi yang digunakan untuk menyimpan arsip

dan juga arsip bisa saja hilang atau rusak saat dicari. Kemudian kwitansi

pembayaran yang dibuat belum efisien karena masih menggunakan microsoft

word. Atas masalah tersebut, pengalihan penyimpanan arsip ke dalam bentuk

digital atau elektronik dan penggunaan kwitansi otomatis juga diperlukan,

sebagai bentuk inovasi penyimpanan arsip sesuai dengan kondisi saat ini yang

semua sudah serba digital. Karena alasan tersebut, maka penulis tertarik untuk

menyusun laporan kertas kerja dengan Judul “OPTIMALISASI PENYIMPANAN

ARSIP PADA KWITANSI PEMBAYARAN MANUAL MELALUI DIGITALISASI

ARSIP MENGGUNAKAN MICROSOFT EXCEL PADA KASIR RSUP DR.

JOHANNES LEIMENA AMBON”.

B. Tujuan

Adapun tujuan dari penulisan kertas kerja ini yaitu tercapainya optimalisasi

penyimpanan arsip kwitansi pembayaran manual yang tidak masuk dalam

SIMRS melalui digitalisasi arsip menggunakan Microsoft Excel pada Kasir RSUP

Dr. Johannes Leimena Ambon.

2
 C. Manfaat

Diharapkan dengan terlaksananya kegiatan ini bermanfaat dalam

mempermudah karyawan dalam pengelolaan pengarsipan dokumen terkait

penemuan kembali, menjaga agar tetap utuh, dan tidak rusak atau hilang. Serta

membantu pencapaian visi misi instansi sehingga citra instansi di masyarakat

semakin meningkat.

D. Lingkup Bahasan

Ruang lingkup penulisan kertas kerja ini mencakup bagian Kasir Rumah

Sakit Umum Pusat Dr. Johannes Leimena Ambon sebagai tempat pelaksanaan

kegiatan serta jenis arsip berupa kwitansi manual yang tidak terkoordinir di

SIMRS yang akan didigitalisasi.

3
 BAB II

PROFIL

A. Profil

RSUP Dr. Johannes Leimena adalah Satuan Kerja / Unit Pelaksana Teknis

yang bertanggungjawab kepada Direktur Jenderal Pelayanan Kesehatan

Kementerian Kesehatan RI. Berdasarkan Permenkes 34 Tahun 2019 telah

ditetapkan Struktur Organisasi dan Tata Laksana RSUP Dr Johannes Leimena

dan berdasarkan Surat Izin Operasional dari Gubernur Nomor 01/DPMTSP/RS-

B/2019 ditetapkan sebagai Rumah Sakit Kelas B. RSUP Dr. Johannes Leimena

merupakan Rumah Sakit Rujukan untuk Maluku dan Maluku Utara. RSUP Dr.

Johannes Leimena Ambon mempunyai tugas menyelenggarakan pelayanan

kesehatan perorangan secara paripurna, pendidikan dan pelatihan, penelitian

dan pengembangan secara serasi, terpadu, dan berkesinambungan. Dan dalam

melaksanakan tugas tersebut RSUP Dr. Johannes Leimena sebagai Rumah

Sakit Vertikal Kelas B.

B. Misi dan Tujuan

1. Misi
1) Melaksanakan pelayanan kesehatan yang lengkap dengan unggulan

pelayanan kesehatan kemaritiman terpadu, pelayanan penyakit

kanker terpadu dan Penyakit Jantung terpadu di Indonesia bagian

timur.
2) Menjadi Wahana pendidikan dan pelatihan yang berkualitas bagi

peserta didik dan peserta latihan.

3) Mengembangkan SDM bidang kesehatan yang berkompetensi dan

berkinerja Menjadi pusat riset dan pengembangan teknologi

kesehatan kemaritiman
4) Menumbuhkembangkan sistem informasi Rumah Sakit yang handal
5) Membangun Jejaring dengan Stakeholders Kesehatan lainnya di

dalam dan Luar Negeri

2. Tujuan

4
 1) Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang paripurna pada

seluruh layanan terutama pada layanan unggulan

2) Menjadi Wahana Pendidikan dan pelatihan yang berkualitas
3) Mengembangkan SDM bidang kesehatan yang berkomptensi sesuai

dan berkinerja tinggi

4) Menjadi Pusat Riset dan pengembangan teknologi kesehatan

kemaritiman
5) Menumbuhkembangkan Sistem Informasi Rumah Sakit yang handal
6) Membangun Jejaring dengan stakeholder kesehatan dalam rangka

peningkatan indicator pelayanan kesehatan masyarakat.

C. Data Monografi

Gambar 1 : Diagram jumlah tenaga kerja RSUP Dr. Johannes Leimena

Ambon

CS Driver
PNS
Pra-Satpam
Dokter
musaji
Visiting

CPNS
PPNPN

PNS CPNS PPNPN Dokter Visiting

Pramusaji Satpam CS Driver

Jumlah tenaga yang dimiliki oleh RSUP Dr. Johannes Leimena Ambon

sampai saat ini berjumlah 744 Orang. Adapun uraian Jumlah Tenaga RSUP Dr.

Johannes Leimena adalah sebagai berikut:

- PNS 148 Orang

- CPNS 214 Orang

5
- PPNPN 217 Orang

- Dokter Visiting 20 Orang

- Pramusaji 15 Orang

- Satpam 54 Orang

- CS 62 Orang

- Driver 14 Orang

Gambar 2 : Diagram jumlah tenaga bagian Keuangan dan BMN RSUP Dr.

Johannes Leimena Ambon

PP-
NPN; 4

PNS;
12

CPNS;
7

Di bagian Keuangan dan BMN RSUP Dr. Johannes Leimena Ambon memiliki

pegawai sejumlah 23 Orang dengan rincian sebagai berikut :

- PNS 12 Orang
- CPNS 7 Orang
- PPNPN 4 Orang.
D. Struktur Organisasi
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 34

Tahun 2019 tentang Organisasi dan Tata Kerja Rumah Sakit Umum Pusat Dr.

Johannes Leimena Ambon, RSUP Dr. Johannes Leimena dipimpin oleh seorang

Direktur Utama yang membawahi:

6
a. Direktorat Pelayanan Medik, Keperawatan, dan Penunjang, yang

terdiri atas:
1) Bidang Pelayanan Medik
2) Bidang Pelayanan Keperawatan
3) Bidang Pelayanan Penunjang
Selain bidang sebagaimana dimaksud di atas, dibentuk unit non

struktural meliputi kelompok staf medis, instalasi, dan kelompok

jabatan fungsional. Direktorat ini menyelenggarakan fungsi

pengelolaan medis, keperawatan, penunjang medis, dan non

penunjang medis, serta pelaksanaan kendali mutu, kendali biaya, dan

keselamatan pasien di bidang pelayanan medis, keperawatan,

penunjang medis, dan penunjang non medis.

b. Direktorat Keuangan dan Umum, yang terdiri atas:
1) Bagian Keuangan dan Barang Milik Negara
2) Bagian Perencanaan, Sumber Daya Manusia, dan Umum
Selain bagian sebagaimana dimaksud di atas, dibentuk unit non

struktural meliputi kelompok instalasi dan kelompok jabatan

fungsional. Direktorat ini mempunyai tugas melaksanakan

Pendidikan, penelitian, dan penapisan teknologi di bidang pelayanan

kesehatan, serta kerja sama, urusan hukum, organisasi, hubungan

masyarakat, dan umum, serta pengelolaan sumber daya manusia,

keuangan, barang milik negara, dan informasi.

c. Komite dan SPI
Selain dua direktorat di atas, terdapat pula komite yang berfungsi

memberikan pertimbangan strategis kepada Direktur Utama dalam

rangka peningkatan dan pengembangan pelayanan rumah sakit.

Selain itu, dalam melaksanakan tugasnya terutama yang berkaitan

dengan pengawasan pelaksanaan tugas-tugas rumah sakit, Direktur

Utama dibantu oleh Satuan Pemeriksa Intern (SPI).

7
 Gambar 3. Struktur Organisasi RSUP Dr. Johannes Leimena Ambon

Gambar 4. Struktur Organisasi Bagian Keuangan dan BMN RSUP Dr. Johannes

Leimena Ambon

Koordinator Keuangan dan BMN

Sub Koordinator Perbendaharaan Sub Koordinator Akuntansi dan BMN

Pengelolaan Penerimaan Akuntansi - Laporan Keuangan

Pengelolaan Pengeluaran Persediaan

Pengelolaan Klaim Barang Milik Negara (BMN)

Pengelolaan Piutang

Pengelolaan Gaji

8
 E. Kegiatan

Bagian Keuangan dan Barang Milik Negara sebagaimana mempunyai tugas

melaksanakan pengelolaan keuangan dan barang milik negara.

Dalam melaksanakan tugasnya, Bagian Keuangan dan Barang Milik Negara

menyelenggarakan fungsi:

1) Perbendaharaan dan pelaksanaan anggaran;

2) Pelaksanaan urusan akuntansi;
3) Pengelolaan barang milik negara; dan
4) Pemantauan, evaluasi, dan pelaporan.

Bagian Keuangan dan Barang Milik Negara terdiri atas:

1) Subbagian Perbendaharaan mempunyai tugas melakukan

perbendaharaan dan pelaksanaan anggaran.

2) Subbagian Akuntansi dan Pengelolaan Barang Milik Negara mempunyai

tugas melakukan urusan akuntansi dan pengelolaan barang milik negara

serta pemantauan, evaluasi, dan pelaporan.

9
 BAB III

PEMBAHASAN

A. Permasalahan Terkait Dengan Orientasi Organisasi

Orientasi Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) di Instansi Kementerian

Kesehatan tahun 2021 di unit kerja RSUP Dr.Johannes Leimena Ambon

dilaksanakan pada tanggal 7 - 31 Maret 2022. Program orientasi CPNS pada

instansi bertujuan memperkenalkan tentang kehidupan sosial, budaya, dan

lingkungan kerja di sekitar tempat kerja.

Point penting yang disampaikan kepada CPNS adalah pengenalan tentang

letak georgrafis Ambon, Budaya, Sosial Ekonomi, infrastruktur, Fasilitas umum

(Olahraga, keagamaan, kemasyarakatan). Peraturan tentang kehidupan di

lingkungan dormitory, motivasi kerja. Orientasi yang dilaksaanakan terdiri dari :

1. Orientasi organisasi, adalah memberitahu karyawan mengenai tujuan,

riwayat, filosofi, prosedur dan pengaturan organisasi tersebut. Itu harus

mencakup tunjangan kebijakan dan tunjangan SDM yang relevan seperti

jam kerja, prosedur penggajian tuntutan lembur dan tunjangan.

2. Orientasi unit kerja, adalah mengakrabkan karyawan itu dengan sasaran

unit kerja tersebut, memperjelas bagaimana pekerjaannya menyumbang

pada sasaran unit itu dan mencakup perkenalan dengan rekan-rekan

kerja barunya.

Permasalahan yang muncul saat proses Orientasi organisasi CPNS yakni:

1. Penetapan jadwal proses pemanggilan peserta CPNS terkesan terburu-

buru dengan informasi yang secara tiba-tiba, sementara peserta CPNS

banyak berasal dari luar provinsi Maluku.

2. Keterbatasan beberapa sarana dan prasarana seperti kursi peserta cpns
3. Kedisiplinan terkait jadwal yang sudah ditetapkan.
4. Proses absensi yang banyak menyita waktu.

10
 B. Permasalahan Terkait Dengan Praktik Kerja

RSUP Dr. Johannes Leimena Ambon, selain melakukan pelayanan di bidang

kesehatan, juga melakukan kegiatan pengelolaan keuangan setiap harinya.

Beberapa masalah dalam pelaksanaan terkait dengan praktik kerja di bagian

kasir RSUP Dr. Johannes Leimena akan diangkat menjadi isu untuk ditemukan

pemecahan masalahnya, yaitu:

1. Belum Optimalnya Pengarsipan Kwitansi Pembayaran Manual

Arsip merupakan salah satu faktor penting dalam terselenggaranya sebuah

kegiatan pengelolaan di instansi pemerintahan termasuk RSUP Dr. Johannes

Leimena Ambon. Secara fungsi, arsip berperan aktif dalam riwayat sebuah

dokumen, karena arsip dijadikan sebagai bukti atas tujuan organisasi, fungsi

kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, kegiatan lainnya sebagai

informasi penting yang ada dalam rumah sakit. Arsip merupakan bukti berjalan

atau tidaknya suatu kegiatan di Rumah Sakit dan digunakan untuk evaluasi serta

perencanaan Rumah Sakit ke depannya. Oleh karena itu arsip perlu dikelola

sesuai secara sistematis untuk memudahkan dalam penemuan kembali, menjaga

agar tetap utuh, tidak rusak atau hilang.

Pengarsipan di bagian kasir RSUP Dr. Johannes Leimena Ambon

sebenarnya sudah cukup baik, namun masih ada beberapa pengelolaan

pengarsipan yang belum optimal. Salah satunya yaitu pengarsipan kwitansi

pembayaran manual. Di bagian kasir sendiri arsip kwitansi pembayaran manual

disimpan di odner-odner berdasarkan bulan dan tahun, kemudian direkap

dengan menulis tangan di kertas yang sudah ada formatnya dan belum ada arsip

secara digitalnya.

Dampak yang terjadi jika pengarsipan secara manual (tulis tangan) yaitu :

a) Tidak ada backup data jika arsip fisik rusak atau hilang

11
 b) menghambat kinerja pegawai dalam bekerja karena sulitnya menemukan

arsip fisik, atau ingin melihat history pembayaran manual pasien.

Penyimpanan arsip yang baik sangat dibutuhkan, agar arsip dapat tetap terjaga

dengan baik, tidak rusak atau hilang. Penyimpanan dengan mengklasifikasikan,

mengatur dan menyimpan arsip atau dokumen dengan baik dapat

mempermudah kita dalam mengelola arsip.

Gambar 5 : Rekap arsip manual

12
13
14
 2. Pembuatan Kwitansi Pembayaran Manual Belum Efisien

Kwitansi pembayaran merupakan bukti dari keabsahan sebuah transaksi.

Artinya, dengan adanya kwitansi pembayaran pasien sudah sah dan tidak akan

ditagih kembali. Hal ini penting misal untuk memastikan pasien yang sedang

melakukan perawatan di RSUP Dr. Johannes Leimena Ambon bisa pulang

karena biaya rumah sakit sudah dibayarkan.

Kegiatan administrative di RSUP Dr. Johannes Leimena Ambon sudah

menggunakan SIMRS, namun ada beberapa case dimana SIMRS tidak dapat

mengakomodir. Ada beberapa kwitansi yang harus dicetak secara manual, yaitu :

1) Kwitansi sewa ambulance

2) Kwitansi selisih bayar rawat jalan/inap
3) Kwitansi pembayaran surat Keterangan Kematian dan Pengantar

Kematian
4) Kwitansi pembayaran terkait pengambilan data penelitian mahasiswa
5) Kwitansi pembayaran deposit rawat jalan/inap

Kwitansi-kwitansi diatas dicetak secara manual dengan format yang sudah

ada di word. Jika ada pembayaran diantara 5 case diatas maka kasir akan

mengetik secara manual di satu file word yang sudah ada kemudian

mencetaknya. Selanjutnya jika ada pembayaran lagi maka kasir akan

menghapus data di template/ format yang ada kemudian mengetik kembali

dengan data pembayaran yang dilakukan oleh pasien baru. Setelah itu ditulis

tangan di kertas yang sudah tersedia formatnya. Hal tersebut dirasa kurang

efisien dan tidak meninggalkan history data pasien sebelumnya.

Gambar 6 : Kwitansi manual

15
16
 BAB IV

ANALISA DAN SOP ORGANISASI

A. Analisa terkait dengan Orientasi Organisasi

1) Sumber Daya Manusia

RSUP Dr Johannes Leimena Ambon berdasarkan Surat Izin Operasional

dari Gubernur Nomor 01/DPMTSP/RS-B/2019 ditetapkan sebagai Rumah Sakit

Kelas B dengan Jumlah tenaga yang dimiliki oleh RSUP Dr. Johannes Leimena

Ambon sampai saat ini berjumlah 744 Orang. Adapun uraian Jumlah Tenaga

RSUP Dr. Johannes Leimena adalah sebagai berikut:

- PNS 148 Orang

- CPNS 214 Orang

- PPNPN 217 Orang

- Dokter Visiting 20 Orang

- Pramusaji 15 Orang

- Satpam 54 Orang

- CS 62 Orang

- Driver 14 Orang

Sebagai Rumah Sakit Umum Pusat dengan Kelas B, Jumlah tenaga yang

dimiliki oleh RSUP Dr. Johannes Leimena Ambon saat ini masih sangat kurang.

Untuk bagian keuangan sendiri SDM yang dimiliki sudah cukup namun belum

dimanfaatkan dengan maksimal.

17
 2) Sarana Penunjang Pelayanan

Luas Lahan RSUP Dr.Johannes Leimena 4,6 Ha. Pembangunan Gedung

RSUP Dr.Johannes Leimena Ambon dimulai pada tahun 2018 dengan

rencana luas gedung pengembangan tahap I yaitu 32.218,4 m2.Pembangunan

dilanjutkan pada tahun 2019 hingga rumah sakit dapat operasional tahun 2020.

Gedung rumah sakit terdiri dari Gedung Utama dengan 8 (delapan) lantai,

Gedung Ulitily dan Penunjang di atas pada lahan dengan luas 4,6 Ha dengan

rencana pengembangan hingga 9,2 Ha.

Infrastruktur bangunan dan utilitas rumah sakit disiapkan menjadi

rumah sakit Kelas B dan telah dirancang dalam master plan pengembangan

menjadi kelas A. Adapun master plan pengembangan layanan rumah sakit

dapat terlihat dari tabel berikut:

Kamar Operasi
a) Ruang Tindakan Operasi Cito 1 Kamar

Operasi
b) Ruang Tindakan Operasi Elektif 5 Kamar

18
 Operasi
c) Ruang Tindakan Cath lab Hybrid 1 Kamar Operasi

19
 Peralatan Medik dan Non Medik

a) Alat Medik

RSUP Dr.Johannes Leimena telah dilengkapi dengan peralatan medik sesuai

standar Rumah Sakit di antaranya:

1) MRI 1,5 Tesla (proses Instalasi)

2) CT Scan Multi Slice 128 Slice
3) Digital XRay
4) C-Arm
5) Mammography
6) Dental Panoramic
7) Catlab ( proses instalasi)
8) Echo Cardiography
9) USG 4D
10) Laparascopy
11) Endoscopy
12) Hiperbarik Chamber
13) EEG dan EMG
14) Ventilator Dewasa
15) Ventilator Neonatus dan CPAP
16) Peralatan Diagnostik Mata
17) Peralatan Kamar Operasi
18) Peralatan Haemodialisa
19) Peralatan Rehabilitasi Medik
20) Peralatan Ruang Intensive (ICU,ICCU,PICU dan NICU)
b) Peralatan / System Penunjang
1) Peralatan Laboratorium
2) Peralatan CSSD
3) Peralatan Loundry
4) Peralatan Gizi
5) Sistem Informasi SIMGOS 2
6) Picture Archiving Communication System (PACS)
7) Pneumatic Tube

18
 c) Utilitas
1) Kapasitas daya listrik 3.316 kVA
2) Genset 1.500 kVA x 3 unit
3) Air baku 429 m3 dan WTP 145 m3
4) Sumber air : deep well 3 titik
5) Pneumatic tube 29 titik
6) Fire suppression 26 titik
7) Trafo : 2.500 kVa x 2 unit
8) Pengolahan Limbah Bio Filter Aerob –Anaerob

3. Partisipasi Masyarakat

Dengan adanya RSUP Dr.Johannes Leimena Ambon Masyarakat

mendapat Pelayanan Kesehatan yang optimal dan berkualitas. RSUP
merupakan tempat penyembuhan dan pemulihan, selain untuk pelayanan BPJS
dll, diharapkan RSUP dapat menerima atau dapat bekerja sama dengan pihak
Asuransi yang mana masyarakat Kota Ambon yang berinvestasi di Bidang
Kesehatan oleh Jasa Asuransi Prudensial, mutu life dll dapat juga di terima di
RSUP Kota Ambon.

Kehadiran RSUP dr. Johannes Leimena dapat menjawab permasalahan

kesehatan masyarakat di Prov. Maluku, mengurangi kasus rujukan keluar
maluku,dapat menjadi RS Pendidikan bagi FK Unpatti ,dapat merekrut alumi FK
Unpatti.

Capaian standar pelayanan kesehatan kota ambon

1) Meningkatkan kualitas dan aksebilitas layanan kesehatan

2) Status kesehatan masyarakat
3) Mutu obat dan sumber daya kesehatan
4) Presentase penduduk menjadi peserta JKN/BPJS
5) Kinerja aspek pelayanan meningkat

19
4. Standar Operasional Prosedur (SOP)

SOP rumah sakit merupakan alat pengendalian layanan yang diberikan

pasien dalam hal layanan kesehatan dan pelayanan administrasi. Tujuan SOP
adalah untuk menciptakan komitmen pekerjaan dalam mewujudkan good
governance sebagai alat penilaian kinerja yang bersifat internal dan
eksternal .Untuk meningkatkan kinerja rumah sakit yang efektif dan efisien, perlu
adanya SOP yang bersifat teknis, administratif dan prosedural sebagai pedoman
dalam melaks anakan kinerja rumah sakit.

Salah satu cara untuk meningkatkan kinerja organisasi adalah dengan

menetapkan Standar operasional prosedur (SOP) pada setiap unit kerja dalam
rangka meningkatkan kinerja yang efektif dan sistematika. SOP merupakan
sekumpulan operasional standar yang digunakan sebagai pedoman di organisasi
untuk meningkatkan kinerja yang efekif, konsisten, dan sistematika.Secara umum
organisasi terdiri dari beberapa sistem kerja yang berbeda. Sistem inilah yang
berfungsi sebagai pendukung jalannya operasional organisasi sebagai upaya
mencapai tujuan sesuai bidang masing-masing. Sistem yang diterapkan antara
lain: sistem produksi, sistem pemasaran, sistem keuangan, sistem kendali mutu,
dan sistem pengembangan sumber daya manusia (SDM). Tujuan utama dari
penyusunan SOP pada dasarnya untuk memberikan pedoman kerja agar
aktivitas organisasi dapat terkontrol secara sistematis. Dengan terkontrolnya
aktivitas, tentunya target yang ingin dicapai dapat terwujud secara maksimal.
Tujuan penyusunan SOP untuk organisasi dalam menjalankan aktivitasnya,
sebagai berikut: Pertama, menjaga konsisten kerja setiap karyawan. Kedua,
memperjelas alur tugas dan tanggung jawab setiap unit kerja. Ketiga,
mempermudah proses monitoring dan menghemat waktu program training,
karena SOP tersusun secara sistematis.

Tahap penting dalam penyusunan SOP adalah melakukan analisis sistem

dan prosedur kerja, analisis tugas, dan melakukan prosedur kerja. Ketigaa tahap
tersebut bertujuan untuk menyusun prosedur kerja dalam membuat pedoman
organisasi. Dilihat dari runag lingkup penyusunan SOP dilakukan setiap satuan
unit kerja dan menyajikan langka serta prosedur yang spesifik berkenaan dengan
tupoksi masing-masing unit kerja dengan tujuan untuk meningkatkan kinerja
layanan dan pelayanan rumah sakit secara efektif dan efisien.

20
 Gambar 7 : Standar Prosedur Operasional (SPO) Kasir

B. Analisa terkait dengan praktik kerja

Sebelum menetapkan judul kertas kerja penulis mengidentifikasi masalah

yang terdapat di kasir RSUP Dr. Johannes Leimena Ambon. Dampak yang
terjadi jika is masalah tidak segera diselesaikan yaitu :

1) Tidak ada backup data jika arsip fisik rusak atau hilang
2) Menghambat kinerja pegawai dalam bekerja karena sulitnya menemukan
arsip fisik jika suatu saat memerlukan informasi terkait data yang ada di
arsip
3) Resiko rusak atau hilangnya arsip manual

Setelah sebuah masalah ditetapkan sebagai isu terpilih dalam penyusunan

kertas kerja, maka perlu ditelusuri faktor-faktor penyebab terjadinya isu. Seperti
yang tersaji dalam diagram mind mapping dibawah ini.

Gambar 7 : Standar Prosedur Operasional (SPO) Kasir

21
22
 BAB V

RENCANA KERJA DAN PELAKSANAAN HASIL KERJA

A. Rencana kerja

Unit Kerja : Bagian Kasir RSUP Dr. Johannes Leimena Ambon

Belum optimalnya penyimpanan arsip pada Bagian Kasir RSUP Dr. Johannes
Masalah : Leimena Ambon
Optimalisasi penyimpanan arsip melalui digitalisasi menggunakan microsoft excel
Rencana Kerja : pada bagian kasir RSUP Dr. J. Leimena Ambon
1. Melaksanakan konsultasi kepada subkoordinator perbendaharaan terkait
Kegiatan : rancangan kertas kerja yang akan dilaksanakan
2. Melaksanakan persiapan digitalisasi penyimpanan arsip
3. Melaksanakan penginputan dokumen ke dalam file microsoft excel
4. Mensosialisasikan proses penyimpanan arsip secara digital kepada rekan kerja

B. Pelaksanaan Hasil Kerja

Untuk menyelesaikan permasalahn di atas, tahapan kegiatan yang saya

rencanakan adalah sebagai berikut :

1. Melaksanakan konsultasi kepada subkoordinator perbendaharaan

a) Melapor kepada subkoordinator perbendaharaan terkait rancangan kertas

kerja yang akan dilaksanakan
b) Meminta arahan kepada subkoordinator perbendaharaan terkait
penyusunan kertas kerja

2. Melaksanakan persiapan digitalisasi penyimpanan arsip

a) Membuat draft kwitansi dan master data dari arsip yang akan di masukan
ke file excel
b) Mengumpulkan dan mengidentifikasi data yang akan diarsipkan
c) Melaksanakan pemindaian arsip

23
3. Melaksanakan penginputan data ke dalam file excel yang sudah dibuat

a) Memasukan daftar nama-nama pasien ke dalam file excel sheet “DATA”

b) Memeriksa kesesuaian data
c) Setelah data pasien dimasukan ke sheet “DATA” maka secra otomatis
kwitansinya langsung muncul dan tinggal di print.

4. Mensosialisasikan proses penyimpanan arsip secara digital kepada rekan

kerja

a) Mempersiapkan kelengkapan sosialisasi

b) Menjelaskan penggunaan kwitansi otomatis sekaligus sebagai arsip
digital di dalam file excel kepada rekan kerja
c) Membagikan file excel yang akan dijadikan master arsip ke bagian kasir
d) Melaksanakan peragaan menggunakan kwitansi manual dan arsip di file
excel

24
 BAB VI

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil pelaksanaan rencana kerja “Optimalisasi Penyimpanan

Arsip Pada Kwitansi Pembayaran Manual Melalui Digitalisasi Arsip Menggunakan
Microsoft Excel Pada Bagian Kasir Rsup Dr. Johannes Leimena Ambon” maka
penulis dapat menarik kesimpulan :

1. Dengan mengoptimalisasi pengarsipan kwitansi pembayaran manual

dapat memudahkan pegawai dalam penemuan kembali data dengan
cepat, menjaga agar informasi data tetap utuh, dan arsipnya tidak rusak
atau hilang.
2. Dengan penerapan kwitansi pembayaran otomatis maka dapat
meningkatkan efisiensi Pembuatan Kwitansi Pembayaran Manual.

B. Saran

Untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi administrasi dan pelayanan,

penulis menyarankan agar mengoptimalisasi Sistem Informasi Manajemen
Rumah Sakit (SIMRS) agar kwitansi-kwitansi manual dapat di akomodir dalam
SIMRS.

C. Daftar Pustaka

Departemen Kesehatan Republik Indonesia.2019. Peraturan Menteri Kesehatan RI

Nomor 34 tahun 2019 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Rumah Sakit Umum
Pusat Dr. Johannes Leimena Ambon. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik
Indonesia

https://rsupleimena.co.id

25
D. Lampiran
Lampiran 1 : Arsip kwitansi pembayaran manual di micosoft excel

Lampiran 2 : Kwitansi Otomatis yang muncul setelah menginput arsip

kwitansi pembayaran manual

26