Pedoman Tertib Administrasi HMP ESKYAR

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
UNIVERSITAS JEMBER
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
HIMPUNAN MAHASISWA PROGRAM STUDI EKONOMI SYARIAH
Jl. Kalimantan 37 Kampus Bumi Tegal Boto Kotak Pos 159 Jember 68121
Telepon 0331-337990 Faximile 0331-332150
Email : hmpeksyarunej@gmail.com
PEDOMAN PENYELENGGARAAN TERTIB ADMINISTRASI

UNIVERSITAS JEMBER
I. PEDOMAN UMUM
A. Surat
Yang dimaksud surat didalam pedoman ini adalah sarana komunikasi timbal balik yang
mengandung pesan-pesan resmi organisasi yang tertulis diatas kertas khusus diperlukan
untuk kepentingan tersebut. Ketentuan-ketentuan surat yang berlaku dan dapat dijadikan
sarana komunikasi itu harus memenuhi ketentuan sebagai berikut:
a. Sistematika Surat
Surat menyurat resmi organisasi dengan sistematika sebagai berikut:
1. Kop surat;
2. Nomor surat;
3. Lampiran surat;
4. Perihal surat;
5. Alamat surat, ”Yth, dst”;
6. Kalimat pengantar;
7. Isi surat;
8. Kata Penutup;
9. Nama pengurus organisasi beserta jabatan.
b. Kop Surat
Kop surat berisikan :
1. Lambang Fakultas Ekonomi Dan Bisnis di sisi sebelah kiri atas dengan ukuran
3x3 cm;
2. Lambang Himpunan Mahasiswa Prodi Ekonomi Syariah di sisi sebelah kanan atas
dengan ukuran 3x3 cm;
3. Tulisan (format Times New Roman) berupa:
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN (font size 16)
UNIVERSITAS JEMBER (font size 14)
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS (font size 14 dan bold)
HIMPUNAN MAHASISWA PROGRAM STUDI EKONOMI SYARIAH (font
size 13)
Alamat Universitas (font size 12)
No. Telepon dan Faximile (font size 12)
UNIVERSITAS JEMBER
Email HMP (font size 12)

4. Garis pada kop surat berukuran 2 1/4
5. Ketentuan kop surat diatas dapat berubah sesuai dengan kebijakan Fakultas.
c. Nomor Surat
Seluruh surat resmi organisasi memiliki nomor yang terdiri atas;
1. Nomor urut surat;
2. Nama Organisasi;
3. Jenis surat;
4. Bulan pembuatan;
5. Tahun pembuatan;
B. Stempel.
1. Bentuk Stempel
Stempel organisasi sesuai dengan lambang HMP EKSYAR FEB UNEJ
2. Bentuk Stempel
Stempel HMP EKSYAR FEB UNEJ berdiameter 3,5 cm.
3. Tulisan Stempel
a Tulisan Stempel resmi organisasi berisi :
1) Lambang HMP EKSYAR FEB UNEJ;
2) Stempel menggunakan tinta berwarna biru.
C. Lambang Organisasi
II. PEDOMAN TEKNIS

A. Surat
1. Dalam setiap pembuatan surat resmi organisasi yang harus diperhatikan adalah kode
atau sandi yang terkandung dalam nomor surat. Pembatasan pada setiap item kode
atau sandi ditandai dengan garis miring;
2. Setiap penomoran surat menggunakan beberapa item kode yaitu sebagai berikut:
a. Surat Keluar Internal
UNIVERSITAS JEMBER
1. Jika penandatanganan adalah ketua umum dan sekretaris umum, ditandai

dengan kode Sek/A
2. Penandatanganan adalah ketua koordinator dan sekretaris koordinator,
ditandai dengan kode SekKoor/A
3. Jika penandatanganan adalah ketua umum dan ketua koordinator ditandai
dengan kode Sek/I
4. Jika penandatanganan adalah ketua umum sendiri ditandai dengan kode Sek/0
5. Jika penandatanganan adalah ketua koordinator sendiri ditandai dengan kode
SekKoor/0
6. Surat keluar internal kepanitiaan ditandatangani oleh ketua panitia dan
sekretaris panitia dengan kode SekPan/A
b. Surat Keluar Eksternal
1. Jika penandatanganan adalah ketua umum dan sekretaris umum, ditandai
dengan kode Sek/B
2. Jika penandatanganan adalah ketua koordinator dan sekretaris koordinator
ditandai dengan kode SekKoor/B
3. Jika penandatanganan adalah ketua umum sendiri ditandai dengan kode
Sek/B-0
4. Jika penandatanganan adalah ketua koordinator sendiri ditandai dengan kode
SekKoor/B-0
5. Surat keluar eksternal kepanitiaan ditandatangani oleh ketua panitia dan
sekretaris panitia dengan kode SekPan/B
3. Contoh Nomor Surat Pengurus
001/HMPEKSYAR/Sek-0/II/2020
Penjelasan dari masing-masing kode surat adalah sebagai berikut:
001 : nomor urut surat keluar sejak awal kepengurusan
HMPEKSYARFEB : pengurus HMP EKSYAR FEB UNEJ
Sek-0 : surat ditandatangani ketua umum
II : bulan ditetapkannya surat ditulis menggunakan angka
romawi
2020 : tahun pembuatan surat
4. Surat-surat organisasi dicetak diatas kertas HVS dan ukuran kertas yang dipakai
adalah F4;
5. Ukuran margin 3 3 3 3 untuk top, left, right, dan buttom dengan font Times New
Roman ukuran 12 serta spasi 1,5 untuk isi surat;
6. Salam pembuka ke isi surat dengan spasi 1x Enter.
UNIVERSITAS JEMBER
7. Kalimat pembuka diawali dengan kata “Assalamualaikum Wr.Wb”, dengan

menggunakan italic.
8. Alamat surat yaitu kepada siapa surat itu ditujukan terletak di kanan atas sejajar
dengan perihal;
9. Isi surat berisi pendahuluan, uraian persoalan, dan penutup;
10. Pendahuluan berisi tentang hal atau masalah yang dipersoalkan dalam surat diawali
dengan kata “Sehubung”, “Dengan ini”;
11. Uraian persoalan atau isi surat harus memiliki maksud, sasaran atau tujuan yang jelas
serta harus dapat dipertanggungjawabkan;
12. Kalimat penutup diawali dengan kata “Demikian surat permohonan ini kami
sampaikan, Atas perhatian kami ucapkan terima kasih”.
13. Kalimat pembuka pada isi surat diawali dengan kata "Dengan Hormat"
14. Tanggal pembuatan surat diletakkan dipojok kanan atas sejajar dengan nomor surat.
15. Alamat tujuan surat ditulis sejajar dengan penerima dibagian kanan.
16. Penulisan kata hal diganti dengan perihal.
17. Tandatangan sekretaris umum lurus vertika dengan tanggal pembuatan surat.
18. Kalimat penutup dengan salam penutup berjarak 1x enter.
19. Salam penutup menggunakan kata “Wassalamualaikum Wr. Wb” dengan italic.
20. Kolom tandatangan bejarak 4x spasi
21. Isi perihal menggunakan tulisan biasa tanpa bold + underline.
22. Untuk tujuan kata tempat menggunakan bold.
23. Untuk salam pembuka mengunakan italic.
24. Untuk penandatangan surat menggunakan bold.
25. Apabila perihal surat berbeda maka dimasukkan pada nomor surat baru.
B. Stempel Organisasi
a. Pembubuhan stempel organisasi pada surat resmi organisasi diusahakan sedapat
mungkin agar tertera disebelah kiri tandatangan ketua umum atau ketua koordinasi.
b. Pengurus yang berwenang stempel organisasi adalah ketua umum dan sekretaris
umum serta ketua koordinasi.
c. Pembuatan stempel kepengurusan harus mencantumkan lambang dan tulisan sesuai
dengan yang tertera di Peraturan Organisasi.
UNIVERSITAS JEMBER
Contoh :
Stempel Pengurus
C. Stempel Kepanitiaan
1. Pembubuhan stempel kepanitiaan diusahakan sedapat mungkin agar tertera disebelah
kiri tanda tangan sekertaris panitia.
III. PENUTUP
A. Pedoman penyelenggaraan tertib administrasi ini, akan berfungsi sebagaimana mestinya
jika seluruh pengurus organisasi berkemauan keras melakukan pedoman ini secara
bersungguh-sungguh.
B. Hal-hal yang belum terjangkau dalam pedoman ini, akan diatur dikemudian hari.
Ditetapkan di : Jember
Pada tanggal :
Pukul :

Pedoman Tertib Administrasi HMP ESKYAR

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Pedoman Tertib Administrasi HMP ESKYAR

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

PEDOMAN PENYELENGGARAAN TERTIB ADMINISTRASI

Email HMP (font size 12)

II. PEDOMAN TEKNIS

1. Jika penandatanganan adalah ketua umum dan sekretaris umum, ditandai

7. Kalimat pembuka diawali dengan kata “Assalamualaikum Wr.Wb”, dengan

Anda mungkin juga menyukai