KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami ucapkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat -Nya kami
dapat menyelesaikan buku Pedoman Pengorganisasian Unit Humas dan Pemasaran Rumah
Sakit Khusus Mata Mencirim Tujuh Tujuh ini.
Buku Pedoman Pengorganisasian ini dibuat sebagai acuan bagi Humas dan Pemasaran
dalam menjalankan tugas-tugasnya dan akan berguna untuk perencanaan dan penetapan
kebutuhan ketenagaan Humas dan Pemasaran Rumah Sakit Khusus Mata Mencirim Tujuh
Tujuh.
Kami menyadari sepenuhnya bahwa buku Pedoman Pengorganisasian Humas dan
Pemasaran ini belum sempurna. Hal ini disebabkan keterbatasan pengetahuan, kemampuan dan
sumber bacaan yang diperoleh, untuk itu dengan hati terbuka kami bersedia menerima saran
dan kritikan yang membangun dari pembaca, guna penyempurnaan buku Pedoman
Pengorganisasian ini.
Akhir kata kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu
menyelesaikan buku Pedoman Pengorganisasian ini. Semoga buku pedoman ini bermanfaat
bagi semua pihak yang membutuhkannya.

Medan,
Kepala Unit Humas dan Pemasaran
Rumah Sakit Khusus Mata Mencirim Tujuh Tujuh

Budi Mulia Ginting, SP

1
 DAFTAR ISI

Hal

KATA PENGANTAR..................................................................................................................i
DAFTAR ISI................................................................................................................................ii
BAB I PENDAHULUAN....................................................................................................1
BAB II GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT KHUSUS MATA MENCIRIM
TUJUH TUJUH........................................................................................................4
BAB III VISI, MISI, MOTTO, DAN FALSAFAH RUMAH SAKIT KHUSUS MATA
MENCIRIM TUJUH TUJUH.................................................................................5
BAB IV STRUKTUR ORGANISASI UNIT HUMAS DAN PEMASARAN...................7
BAB V URAIAN JABATAN..................................................................................................8
BAB VI TATA HUBUNGAN KERJA..................................................................................12
BAB VII POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL................................13
BAB VIII KEGIATAN ORIENTASI..................................................................................14
BAB IX PERTEMUAN/RAPAT.......................................................................................19
BAB X PELAPORAN...........................................................................................................21

2
 BAB I

PENDAHULUAN

Humas dan pemasaran rumah sakit mempunyai peran yang sangat penting dalam manajemen
rumah sakit. Dengan strategi pengelolaan humas dan yang tepat diharapkan dapat meningkatkan
produk layanan Rumah Sakit Khusus Mata Mencirim Tujuh Tujuh serta jumlah kunjungan pasien di
Rumah Sakit Khusus Mata Mencirim Tujuh Tujuh, sehingga bisa memberikan kemanfaatan yang
optimal dan berkelanjutan terhadap masyarakat. Peran strategis humas dan pemasaran bagi Rumah
Sakit Khusus Mata Mencirim Tujuh Tujuh untuk masa kini dan yang akan dating.
Peran humas bagi rumah sakit sangat penting dalam memberikan informasi kepada masyarakat.
Selain sebagai ujung tombak dalam program/kegiatan yang dilakukan di rumah sakit baik kegiatan
yang bersifat institusional maupun kegiatan-kegiatan sosial kemasyarakatan yang mampu mendekatkan
hubungan baik antara rumah sakit dengan masyarakat luas. Selain itu, humas rumah sakit juga
berperan penting dalam memberikan penjelasan terkait dengan kejadian-kejadian luar biasa yang
dialami rumah sakit. Misalnya, update jumlah korban bencana alam, kasus malpraktek.
Dibutuhkan manajemen kehumasan rumah sakit yang solid dan mempunyai pengetahuan,
keterampilan dan sikap dalam berkomunikasi dengan masyarakat dan media. Selain itu strategi dalam
pengelolaan humas yang tepat tentunya akan meningkatkan citra produk dan layanan rumah sakit dan
akan meningkatkan kepercayaan masyarakatterhadap rumah sakit sehingga dapat memberikan manfaat
yang optimal bagi masyarakat ataupun rumah sakit. Dengan adanya humas yang baik maka proses :
marketing rumah sakit akan menjadi lebih mudah karena masyarakat akan lebih terbangun
kepercayaannya karena sebuah citra rumah sakit yang baik

3
 BAB II

GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT

Rumah Sakit Khusus Mata Mencirim Tujuh Tujuh merupakan rumah sakit khusus dengan
pelayanan kekhususan atau subspesialistik mata yang dilengkapi dengan pelayanan penunjang medis
24 jam.

Rumah Sakit Khusus Khusus Mata Mencirim Tujuh Tujuh terletak Jln. Sei Mencirim No. 77,
Kelurahan Babura, Kecamatan Medan Baru, Kota Medan, Provinsi Sumatera Utara, Telpon (061)
4522886.

Pendirian Rumah Sakit Khusus Khusus Mata Mencirim Tujuh Tujuh didasari atas upaya untuk
memenuhi keinginan masyarakat dalam hal layanan yang lebih unggul dan luas yang berkaitan dengan
penyakit mata.
Rumah Sakit Khusus Mata Mencirim Tujuh Tujuh merupakan rumah sakit khusus swasta
dengan klasifikasi C. Rumah Sakit Khusus Mata Mencirim Tujuh Tujuh memberikan beragam jenis
Pelayanan medis dan penunjang antara lain Poliklinik Rawat Jalan yang meliputi Unit Gawat Darurat ,
Poliklinik Mata beserta subspesialistik nya, Unit Refraksi, serta Rawat Inap yang terdiri dari kelas I,
II, III, dan VIP yang dilengkapi dengan pelayanan penunjang seperti USG Mata, NCT, OCT, Foto
Fundus, Laser, Laboratorium, Farmasi, dan Ruang Operasi.
Visi Rumah Sakit Khusus Mata Mencirim Tujuh Tujuh adalah : Menjadi rumah sakit khusus
mata terbaik dan terjangkau di kota Medan tahun 2026.

Misi yang ditetapkan adalah :

1) Memberikan pelayanan bermutu kepada pasien dan penunjang

2) Memberikan layanan sesuai kebutuhan, efektif, efisien dan terukur.

Berdasarkan visi dan misi tersebut disusunlah Rencana Strategis (Renstra) sesuai kebutuhan
Rumah Sakit Khusus Mata Mencirim Tujuh Tujuh yang terdiri dari rencana kerja jangka pendek,
menengah dan jangka panjang dengan target Rumah Sakit Khusus Mata Mencirim Tujuh Tujuh
mampu memberi layanan yang unggul. Kebijakan umum Rumah Sakit Khusus Mata Mencirim Tujuh
Tujuh adalah setiap pasien yang datang berobat akan dilayani kebutuhannya secara tuntas ( one stop
service) begitu pula dengan layanan rawat jalan yang bersifat one day care dengan tersedianya
keperluan perawatan dan pengobatan pasien, tindakan medis, obat-obatan maupun alat-alat kesehatan
dan bahan medis habis pakai yang diperlukan, begitu pula dengan ketersediaan tenaga dokter, tenaga
perawat dan tenaga kesehatan lainnya yang ahli di bidangnya. Seluruh pelayanan akan diberikan
sesuai dengan hak pasien. Kebijakan ini merupakan kebijakan yang telah ada sejak rumah sakit ini
berdiri dan merupakan nilai dasar bagi Rumah Sakit Khusus Mata Mencirim Tujuh Tujuh.

4
 BAB III

VISI, MISI, TUJUAN, FALSAFAH, MOTTO, DAN NILAI

RUMAH SAKIT

Visi Rumah Sakit Khusus Mata Mencirim Tujuh-Tujuh

“Menjadi rumah sakit mata terbaik dan terjangkau di Kota Medan”

Misi Rumah Sakit Khusus Mata Mencirim Tujuh-Tujuh

1. Mengutamakan layanan bermutu krpada pasien dan pengunjung

2. Memberikan layanan sesuai kebutuhan efektif, efisien dan terukur

Motto Rumah Sakit Khusus Mata Mencirim Tujuh-Tujuh

“Enhance your vision / Meningkatkan Kualitas Mata Anda”

Falsafah Rumah Sakit Khusus Mata Mencirim Tujuh-Tujuh

“Mata sehat merupakan jendela dunia dan menjadi salah stu unsur kesejahteraan yang
harus diwujudkan. Kesehatan mata akan terwujud dengan pelayanan yang bermutu,efisien dan
berkualitas”

3.4.1. TUJUAN UMUM :

Sosialisasi kepada masyarakat.

Mengedukasi Pasien dan Keluarga.

Meningkatkan derajat kesehatan masyarakat, khususnya penyakit mata terbanyak.

5
3.4.2. TUJUAN KHUSUS :

Meningkatkan Profesionalisme Sumber Daya Manusia Sesuai Dengan Standar Kompetensi.

Meningkatkan Loyalitas Sumber Daya Manusia Terhadap Rumah Sakit Khusus Mata Mencirim Tujuh
Tujuh.

Memberikan Pelayanan Kesehatan Yang Paripurna (Promotif, Preventif, Kuratif Dan Rehabilitatif)

Meningkatkan Kepuasan Dan Loyalitas Pelanggan.

Meningkatkan Mutu Dan Pelayanan Kesehatan.

Meningkatkan Kebutuhan Pelanggan.

Meningkatkan Pertumbuhan Rumah Sakit.

Memberikan Pelayanan Yang Terjangkau Oleh Semua Lapisan Masyarakat.

Mewujudkan Pengembangan Rumah Sakit Sesuai Harapan Masyarakat Sehingga

Mampu Bersaing di Era Globalisasi.

6
 BAB IV

STRUKTUR ORGANISASI

RUMAH SAKIT KHUSUS MATA MENCIRIM TUJUH TUJUH

7
 BAB V

STRUKTUR ORGANISASI BAGIAN ADMINISTRASI & UMUM

DIREKTUR
RUMAHH
SAKIT

KABAG UMUM,
ADMINISTRASI
& KEUANGAN

KASIE
ADMINISTRASI
& UMUM

UNIT HUMAS & PEMASARAN

Susunan Personalia:
1. Direktur Utama.
2. Kabag Umum, Administrasi & Keuangan : 1
3. Kasie Adminstrasi & Umum :1
4. Unit Humas & Pemasaran :2

8
 BAB VI

URAIAN JABATAN UNIT HUMAS DAN PEMASARAN

1. Melaksanakan penyajian informasi:

- Melakukan penyajian informasi melalui media cetak sebagai sarana promosi dan pemasaran.
- Melaksanakan pembuatan produk-produk promosi dan pemasaran.
- Melaksanakan pencetakan/pembuatan brosur/leaflet/spanduk/banner

2. Melaksanakan promosi dan pemasaran di dalam maupun di luar rumahh sakit

- Memberikan brosur/leaflet kepada tamu atau keluarga pasien
- Memasang spanduk/banner di dalam maupn di luar rumahh sakit
- Memberikan informasi kepada masyarakat yang datang ke rumah sakit
3. Melaksanakan peliputan dan dokumentasi kegiatan
- Meliput kegiatan di rumahh sakit
- Mengunggah kegiatan di sosial media
- Mendokumentasikan kegiatan
4. Menerima dan mendampingi tamu rumah sakit.
5. Menghadapi, mengatasi, membendung, memulihkan dan mengembalikan kepercayaan masyarakat
kepada rumah sakit
6. Memberikan informasi (fasilitas, jadwal dokter) dan info lainnya kepada masyarakat baik yang
datang langsung ataupun bertanya melalui telepon
7. Berkoordinasi dengan unit terkait untuk keluhan / masukan yang diperoleh untuk mendapatkan
pemecahan masalah yang cepat dan tepat
8. Turut serta dalam kegiatan promosi dalam bentuk publikasi massa guna meningkatkan jumlah
pelanggan
9. Menjalin komunikasi dan kerjasama yang baik dengan pihak asuransi, dokter perujuk serta rekanan
rumah sakit lainnya

9
 BAB VII

TATA HUBUNGAN KERJA

 
Hubungan kerja adalah: Menjalin suatu hubungan antara unit/instalasi/bagian/departemen dengan
unit/instalasi/bagian/departemen lainnya dalam suatu institusi yang berhubungan dengan kegiatan
tertentu untuk mencapai tujuan bersama.
Mekanisme hubungan kerja adalah suatu mekanisme yang mengatur pelaksanaan pekerjaan yang
melibatkan beberapa unit kerja dalam satu institusi.

Unit Administrasi Unit PSRS & Keamanan

Umum

Unit Humas &

Unit Kesehatan
Pemasaran
Lingkungan

Kasie Umum&Administrasi

Seluruh unit kerja

uruh unit Kerja

Tata hubungan kerja Unit Humas dan Pemasaran dalam melaksanakan tugas pokok adalah mempunyai
hubungan kerja dengan seluruh unit dan instalasi yang ada di Rumah Sakit Khusus Mata Mencirim
Tujuh Tujuh dengan menerapkan prinsip koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi dengan setiap unit.

10
 BAB VIII

POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL

1. Pola Ketenagaan Unit Humas dan Pemasaran

Jenis Kegiatan Waktu Yang Dibutuhkan

Melayani pertanyaan pasien tentang informasi 5 Menit
Melayani komplain pasien 15 Menit
Jumlah 20 Menit

Jumlah rata-rata pasien yang berkunjung/hari di front desk : 15 orang

Jumlah jam yang diperlukan :
Jumlah rata-rata pasien berkunjung/hari x waktu penyelesaian
60 menit
=15 x 20 menit = 300 menit = 5 Jam
60 menit 60 menit

Jumlah orang yang diperlukan untuk melayani pasien secara langsung dan
melayani komplain :
= Jumlah jam yang diperlukan untuk penyelesaian
Jumlah jam per-shift
= 5 jam = 0,71 = 1 orang
7 jam

2. Kualifikasi Personil Unit Humas dan Pemasaran

No Nama Jabatan Kualifikasi Pendidikan Jumlah

Kepala Unit Humas dan Pemasaran Sarjana (S1) 1
I
Marketing Diploma III (D-3) 1

Syarat Jabatan:

A. Kepala Unit Humas & Pemasaran

1. Pendidikan minimal Sarjana (S1).
2. Pengalaman di bidang humas dan pemasaran lebih dari 2 (dua) tahun.
3. Dapat mengoperasikan komputer (minimal program word dan excel).

B. Marketing
1. Pendidikan minimal Diploma III (D-3)
2. Memiliki kemampuan komunikasi yang baik
3. Dapat mengoperasikan komputer minimal program word dan excel
4. Memiliki kemampuan melakukan pendekatan langsung kepada masyarakat

11
 BAB IX

KEGIATAN ORIENTASI

1. Kegiatan Pokok
Memberikan pemahaman kepada pegawai baru tentang Rumah Sakit secara
umum dan khusus.
2. Rincian Kegiatan
1. Pengenalan Rumah Sakit secara umum.
2. Pengenalan bagian keperawatan dan hospital tour.
3. Sosialisasi dan orientasi khusus di Unit Humas dan Customer Service.
4. Pengenalan ruangan Humas dan Pemasaran dan semua pedoman/panduan serta SPO (Standar
Prosedur Operasional) yang sudah ditetapkan.
Berikut materi-materi orientasi Unit Humas dan Pemasaran Rumah Sakit Khusus Mata Mencirim
Tujuh Tujuh tahun 2016:

No Topik Materi Pemberian Materi

1 Pengarahan Pengarahan : Bagian SDM
lingkungan kerja - lingkungan tempat kerja
- Pos-pos pelayanan
- Ruang rawatan
- Ruangan dalam Rumah Sakit
2 Visi, misi, tujuan - Menjelaskan tentang visi, misi dan Bagian SDM
Rumah Sakit tujuan Rumah Sakit Universitas
Sumatera Utara
- Menjelaskan lingkungan dan
kegiatan setiap pegawai
- Penjelasan UU tentang Rumah Sakit
3 Struktur - Menjelaskan struktur organisasi Bagian SDM
organisasi secara keseluruhan
- Menjelaskan tugas dan fungsi
organisasi
4 Penjelasan Job Pengarahan Job Discraption : Bagian SDM
desk - Mengenal bagian-bagian yang ada di
SDM
- Menjelaskan uraian tugas masing-
masing bagian
5 Pengarahan Pengenalan form yang ada di SDM : Bagian SDM
Form yang ada - Pengenalan form-form yang ada di
di SDM SDM dan menerangkan fungsi dan
kegunaan form tersebut
6 Penjelasan Job Pengarahan Job Description : Ka.Unit Humas
desc - Mengenal bagian-bagian yang ada di
SDM
- Menjelaskan uraian tugas masing-
masing bagian

7 Pengarahan Pengenalan form yang ada di Unit Ka.Unit Humas

Form yang ada Humas :
di Unit - Pengenalan form-form yang ada di
unit humas dan menerangkan fungsi
dan kegunaan form tersebut
- Sosialisasi SPO khusus unit Humas
12
 BAB X

PERTEMUAN/RAPAT

Pertemuan/rapat rutin rencana diadakan tiap awal bulan yang dihadiri oleh semua karyawan di
Bagian Adminstrasi Umum. Akan tetapi, jika terdapat permasalahan atau pembahasan hal-hal dalam
rapat sebelumnya maka akan diadakan rapat tambahan di luar rapat rutin.
Berikut adalah form daftar hadir dan notula yang digunakan saat rapat berlangsung dan
digunakan sebagai bukti pelasanaan rapat.
Cth form daftar hadir:

DAFTAR HADIR

Topik :
Hari / Tanggal :
Waktu :
Tempat :

No Nama Jabatan Tanda Tangan Keterangan

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.

Diketahui oleh,

Nama Lengkap Pimpinan Rapat

Nama Jabatan Pimpinan Rapat

 
13
Cth Form Notula:
NOTULEN RAPAT

Pembahasan :
Hari / Tanggal :
Waktu :
Tempat :
Narasumber :

No. Pembahasan Hambatan Solusi &

Tindak Lanjut

Medan,
Diketahui oleh,
Notulis,
Pimpinan Rapat

14
________________________
Jabatan Pimpinan Rapat
15
 BAB XI

PELAPORAN

1. Pengertian :
Pembuatan laporan adalah suatu proses kegiatan penyampaian hasil
kerja baik baik dalam bentuk tertulis melalui untuk memenuhi
kebutuhan pihak manajemen yang member gambaran tentang tingkat
pelayanan.
2. Tujuan
Terpenuhnya kebutuhan manajemen Rumah Sakit Khusus Mata
Mencirim Tujuh Tujuh
3. Kegunaan
Sebagai dasar pertimbangan pengambilan keputusan bagi pihak
manajemen.
4. Laporan
Laporan dibagi ke dalam :
a. Laporan komplain pasien.
b. Laporan daftar tamu.
c. Laporan Kegiatan di lapangan (marketing)

Medan,
Dibuat Oleh, Diketahui Oleh,
Ka. Humas dan Pemasaran Direktur

Budi Mulia Ginting, SP dr. Syarifuddin A., Sp.M

21
22