lnstitut Bisnis & Multimedia

JI. Pacuan Kuda No 1-5 Pulomas Jakarta 13210 Telp 021-4714941 I Fax: 021-4714945
email : info@asmi.ac.id
www.ibmasmi.ac.id

Ujian Akhir Semester Genap T.A. 2021-2022

SK. Rektor No.: 016A/SK/IV/2022, Tanggal 4 April
2022

NAMA : Deden Ningrat

NIM 3190016
Mata Kuliah/Kode : Record Manajemen
Fakultas : FE & FIAS ,
Jenjang Dan Program Studi : S1/ S t r a t a s a t u
Hari & dan Tanggal : Kamis , 30 Juni 2022
Waktu Ujian : 90 Menit
Ruang : 603/ Learning Pro
Dosen Penguji : Marissa Anretha, S.Psi.,MM.

1. Berikan beberapa contoh Record/ dokumen yang terdiri dari :

A. Dokumen yang diterima oleh Perusahaan
B. Dokumen yang dikirim oleh Perusahaan,dan
C. Dokumen yang didownload oleh Perusahaan
2. Dalam proses pengawasan lalulintas recods yang diterima dan dikirim, Identitas
apa yang harus dicatat?, dan apa fungsi pencatatan tersebut, berikan
penjelasannya
3. Mengapa Records yang sudah selesai diproses, harus disimpan sebagai arsip ?.
Berikan penjelasan, dan indekslah serta susun menurut urutan Abjad nama-nama
dibawah ini:

1. Abdul Kadir Humardhani 6. Bank Central Asia

2. Prof. Dr. Ir.Effendi Gozali 7. Toko Buku Gramedia
3. Liem Swie Liong 8. Dinas Pertamanan DKI
4. John Mac Arthur 9. Rahayu Salon Kecantikan
5. Kapten Ir. Bambang Sudibjo 10.PT. Astra Motor

4. Dalam menyimpan arsip, dengan beberapa sistem penyimpanan arsip(filing),

Sistem penyimpanan apa saja yang dapat digunakan sesuai yang anda telah
ketahui ?, dan Jelaskan Prosedur atau langkah-langkah Penyimpanan Arsip.

5. Apakah sitiap Arsip harus dimusnahkan ?, dan apakah ada jangka waktu lamanya
arsip harus disimpan ? . jelaskan tentang pemusnahan arsip tersebut
1. A. No. Urut ( untuk mengetahui Jumlah )
Tanggal Terima
Dari Siapa /Nama Lembaga /individu
pengirim Prihal apa
Tgl dokumen dibuat
Dari mana (lokasi/wilayah asal dokumen)
No. dokumen bila ada
Untuk Siapa/ Dep/unit kerja. Apa ( yang dituju
) Sifat dokumennya
Lampirannya ada atau tidak
B. Sistem Abjad
Sistem Nomor
Sistem Subjek/ Prihal
Sistem Kronologis/ Tanggal
Sistem Geografis/ Wilayah/Tempat yang terdiri :

C.

2. Pencatatan penerimaan dokumen

Dokumen yang diterima harus dicatat dalam agenda penerimaan dokumen (secara manual,
atau dengan e-corespondence menggunakan komputer). Pencatatan ini sebagai pengawasan
terhadap dokumen yang diterima sehingga mudah dilacak, dan ditindak lanjuti agar dapat
mempercepat proses penyelesaiannya, bila telah selesai diproses tentu akan menjadi Arsip
yang harus disimpan
Dokumen yang diterima dan yang didistribusikan harus dicatat dalam agenda
penerimaan dan Pendistribusian dokumen (secara manual, atau dengan aplikasi e-
corespondence).Pencatatan ini sebagai pengawasan terhadap dokumen yang masih
dalam proses, sehingga mudah dilacak, dan ditindak lanjuti agar dapat mempercepat
proses penyelesaiannya, dan bila telah selesai diproses, tentu akan difile menjadi
Arsip yangharus disimpan sesuai batas waktu penyimpanan (Jadwal Retensi )

3. Humardhani, Abdul, Kadir Central Asia, Bank

Effendi, Gozali (Prof. Dr. Ir.) Gramedia, Toko Buku
Liem, Swie, Liong Dinas, Pertamanan, DKI
 Mac Arthur, John Rahayu, Salon, Kecantikan
Sudibjo, Bambang (Kapten Ir. ) Astra Motor, PT

4. Adalah sistem penyimpanan arsip yang arsipnya disusun berdasarkan urutan abjad
sesuai dengan kode (Abjad ) dari Nama record yang sudah diindek (sudah menjadi
caption ) contoh Ahmad Junaidi Captionya Junaidi, Ahmad (J) Untuk lebih
lengkapnya, Sistem Abjad digunakan untuk menyimpan Record yang sudah selesai
diproses ( disimpan sebagai Arsip). Sistem penyimpanan ini digunakan untuk
menyimpan Arsip berupa hard copy (dokumen asli ) bukan soft copy
( langkah-lankah proses Penyimpanan )
1. PEMERIKSAAN (apakah sudah selesai diproses )
2. PENGINDEKAN ( menentukan Captions )
3. PENGKODEAAN ( memberi Kode abjad )
4. PENSORTIRAN ( sortir sesuai kode abjad )
5. PENYIMPANAN ( menempatkan arsip pada file )

5. Tidak semua arsip dalam pusat penyimpanan dapat

dimusnahkan ARSIP PENTING 5-25 Tahun Pemusnaanya
BERGUNA 2-10 Tahun
Tidak BERGUNA 1 Bulan

PEMUSNAHAN ARSIP
Pemusnahan Arsip dilakukan denga cara:
1. Dibakar
2. Menggunakan Penghancur Kertas
3. Menggunakan Bahan Kimia
4. Sedangkan Dokumen Elektronik ( di delete /
(dihapus setelah melampaui masa retensinya)
Dalam Pemusnahan harus ada Berita Acara Pemusnahan & Daftar Pertelaahan Arsip
yang dimusnahkan