KelasHR

Menyusun
Kode Unit Kompetensi
M .70SDM01.010.2 SKKNI
MSDM 2020

Uraian Jabatan

Rabu, 12 Oktober 2022

Fasilitator:
Saiful Anwar Al-Fatih
Founder KelasHR
Professional HR Practitioner & Corporate Trainer
KelasHR 1. Memiliki pengetahuan, keterampilan, dan sikap
kerja yang dibutuhkan dalam menyiapkan,
merancang, dan menyusun uraian jabatan sesuai
dengan struktur organisasi yang diterapkan.
2. Menetapkan metode dan perangkat analisis jabatan
dalam bentuk dokumen tertulis.
3. Mengidentifikasi informasi pekerjaan dari setiap
jabatan dari berbagai narasumber di dalam
Tujuan organisasi.
4. Menganalisis data dan jabatan berdasarkan metode
Pelatihan: dan perangkat analisis jabatan yang ditetapkan.
5. Menentukan komponen uraian jabatan sesuai
format job description yang telah ditetapkan.
6. Membuat uraian jabatan setiap posisi jabatan
berdasarkan data dan informasi jabatan yang telah
dikumpulkan.
7. Menetapkan uraian jabatan berdasarkan Standar
Operasional Prosedur (SOP) yang berlaku di
organisasi.
 KelasHR

UNIT KOMPETENSI
UNIT KOMPTENSI ELEMEN KOMPETENSI
1. Melakukan Analisis Jabatan
M.70SDM01.010.2
Menyusun Uraian Jabatan
2. Menetapkan Uraian
Jabatan.
KRITERIA UNJUK KERJA
Metode dan perangkat analisis jabatan ditetapkan dalam bentuk
1.1
dokumen tertulis.
Informasi pekerjaan dari setiap jabatan diidentifikasi dari berbagai
1.2
nara sumber di dalam organisasi.
Data dan informasi jabatan dianalisis berdasarkan metode dan
1.3
perangkat analisis jabatan yang ditetapkan.
Komponen uraian jabatan ditentukan sesuai format job description
2.1
yang telah ditetapkan.
Uraian jabatan setiap posisi jabatan dibuat berdasarkan data dan
2.2
informasi jabatan yang telah dikumpulkan.
Uraian jabatan ditetapkan berdasarkan Standar Operasional Prosedur
2.3
(SOP)yang berlaku di organisasi.
 KelasHR

Kebutuhan
3 Jenis Analisis Dalam Perencanaan Tenaga Kerja Jumlah
Personil

Analisis Beban
Kerja Formasi Personil
(Demand)
Jumlah GAP
Analisis
Angkatan Kerja Ketersediaan
Perencanaan Personil
Tenaga Kerja (Supply)

Analisis Pekerjaan Uraian Jabatan &

Jenis Spesifikasi
(Profil Job & SDM) Jabatan
 KelasHR
MANFAAT
URAIAN JABATAN
1. Sebagai Panduan Kerja.
2. Sebagai Dasar untuk Evaluasi suatu Jabatan.
3. Sebagai Acuan untuk Menilai Kinerja Karyawan.
4. Sebagai Acuan untuk menguji tingkat Kompetensi
Pemegang Jabatan.
5. Sebagai Dasar untuk mengidentifikasi Kebutuhan
Pelatihan.
6. Sebagai Dasar bagi Auditor Organisasi dalam
meng evaluasi Organisasi dan Tata Kelola suatu
Jabatan / Pekerjaan
 KelasHR
PROCESS FRAMEWORK

CORPORATE BUSINESS ORGANIZATIONAL JOB ANALYSIS

STRATEGY PROCESS STRUCTURE PROCESS

OUTPUTS:
OTHER VARIABLES: JOB DESCRIPTION
Company ability to pay OUTPUTS: JOB EVALUATION
PROCESS &
Workforce market JOB VALUE
Minimum wage JOB SPESIFICATION

•Fair
•Motivate
•Competitive
•Compliance Pay For Person: Basic Wage

WAGE STRUCTURE Pay For Position: Job Allowance

& 3 COMPONENTS:
WAGE SCALE
Pay For Performance: Reward
 KelasHR

ASPEK DALAM ANALISIS JABATAN (Job Analysis)

1. URAIAN JABATAN (Job Description): Uraian Tugas, Tanggung

Jawab, Kondisi Pekerjaan , dan Hubungan dengan Bagian lain.

2. SPESIFIKASI PEKERJAAN (Job Spesifikasi) : Persyaratan Personil :

Pendidikan, Sertifikat Teknis, dan Kepribadian.

3. EVALUASI PEKERJAAN (Job Evaluation) : Besar kecilnya tanggung

jawab dan resiko. Ranking dan Struktur Gaji.
 KelasHR

Metode Dan Perangkat

Analisis Jabatan
(Job Analysis)
 KelasHR
Proses pengumpulan data dan informasi tentang pekerjaan
(5W+2H) sehingga darinya dapat disusun uraian jabatan &
spesifikasi jabatan

Inputs Proses Outputs

Apa analisis • 5W + 2H ttg
Job
• Pengumpulan • Uraian
Jabatan &
jabatan itu?
data
• Metode & • Penyusunan • Spesifikasi
Perangkat informasi jabatan Jabatan
• Responden • Verifikasi data
• Penetapan hasil
analisis jabatan.
 KelasHR

Manfaat •
•
Kejelasan tugas & tanggung jawab bagi Pemangku Jabatan.
Dapat mengetahui Kebutuhan Pelatihan.
Analisa •
•
Perencanaan Pengembangan Karyawan.
Akurasi atas Kinerja Karyawan, mudah di evaluasi.
Jabatan (Job • The right man on the right position.

Analysis) • Kemudahan dalam penetapan Garis Promosi Jabatan.

NOTED :
URAIAN JABATAN MENGURAIKAN TENTANG SUATU PEKERJAA N SEDANGKAN
ANALISA JABATAN MENENTUKAN PERSYARATAN TEKNIS UNTUK SUATU
JABATAN ATAU PEKERJAAN.
 KelasHR
1. Mengumpulkan data jabatan dari responden di lingkungan
perusahaan berdasarkan prosedur yang berlaku untuk
diproses lebih lanjut;
2. Mengidentifikasi data jabatan berdasarkan macam, jenis,
dan sifat jabatan serta membuat daftar rekapitulasi data
Apa saja tugas jabatan sesuai dengan jenis jabatan sebagai bahan analisis
jabatan;
seorang Analis 3. Menganalisis data jabatan sesuai dengan prosedur dan
metode penyusunan untuk bahan penyusunan informasi
Jabatan? jabatan, analisa beban kerja, evaluasi jabatan agar
memperlancar pelaksanaan tugas;
4. Melakukan koordinasi dengan unit kerja lain yang
menangani penyusunan informasi jabatan, analisa beban
kerja, dan evaluasi jabatan sesuai dengan prosedur yang
berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
5. Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan
prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan
pertanggungjawaban.
KelasHR
 KelasHR

Sumber: Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 12 Tahun 2011

Tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan
Sumber: Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 12 Tahun 2011 Tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan
 KelasHR

Sumber: Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 12 Tahun 2011

Tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan
 KelasHR

Informasi Jabatan
( Job Information)
 KelasHR

What? Apa nama jabatannya? Apa nama unit kerjanya? Apa misi jabatan ini? Apa saja tugas,
kewajiban, tanggung jawab dan wewenangnya? Apa bahan dan perangkat kerja yang
diperlukan?

Apa 5W+2H
Why? Mengapa tugas-tugas tsb harus dijalankan?

tentang
Where? Dimana posisi jabatan itu pada struktur organisasi? Dimana lokasi kerja dan
lingkungannya?

pekerjaan
When? Kapan tugas-tugas itu dilakukan? Harian, Mingguan, Bulanan, Triwulanan, Tahunan?
Rutin? Insidentil?

itu? Who? Siapa atau orang yang bagaimana (kompetensi dan komitmen yang dituntut) yang dapat
menjalankan job ini dengan efektif? Ia Melapor pada siapa? Membawahi siapa, berapa
banyak? Berkoordinasi dengan siapa saja?
How? Bagaimana atau dengan cara apa tugas-tugas itu dijalankan?

How Much/ Berapa kapasitas, beban dan target yang harus dicapai,
How Long? dalam batasan waktu berapa lama?
 KelasHR

Analisis Data
Dan Jabatan
 KelasHR

Apa masalah
yang biasa
ditemukan?
 KelasHR
• Masalah terbesar muncul ketika seorang analis
pekerjaan tidak mendapatkan dukungan yang tepat
dari manajemen.
• Manajemen puncak perlu mengkomunikasikannya
kepada manajer tingkat menengah dan karyawan
Kurangnya untuk meningkatkan output atau produktivitas
proses.
Dukungan • Jika komunikasi tidak tepat, karyawan mungkin
akan menganggapnya dan mengartikannya salah
Manajemen dan mulai mencari pilihan lain yang tersedia.
• Mereka mungkin menduga bahwa akan ada
pemberlakuan pemecatan atau tindakan terhadap
mereka.
• Untuk menghindari keadaan seperti itu, manajemen
puncak harus secara efektif mengkomunikasikan
pesan yang benar ke yang berkewajiban terhadap
mereka
 KelasHR

• Jika kita berbicara tentang mengumpulkan data

pekerjaan yang otentik dan akurat, hampir tidak
mungkin untuk mendapatkan data yang nyata dan
Kurangnya asli tanpa dukungan karyawan.

Kerjasama • Jika mereka tidak siap untuk bekerja sama, itu

adalah pemborosan waktu, uang dan usaha
dari manusia untuk melakukan proses analisis
pekerjaan.
Karyawan • Kebutuhannya adalah untuk memberlakukan para
pekerja agar percaya diri dan mengkomunikasikan
bahwa ini akan segera selesai untuk
menyelesaikan masalah mereka.
 KelasHR

• Jika tujuan dan kebutuhan proses analisis

Ketidakmampuan pekerjaan tidak diidentifikasi dengan benar,
untuk seluruh latihan penyelidikan dan melakukan
penelitian adalah sia-sia.
Mengidentifikasi • Manajer harus memutuskan sebelumnya
Kebutuhan Analisis mengapa proses ini dilakukan, apa tujuannya
Pekerjaan dan apa yang harus dilakukan dengan data
yang dikumpulkan dan dicatat.
 KelasHR

• Pendekatan yang seimbang dan tidak bias

adalah suatu keharusan ketika melakukan
Adanya Bias proses analisis pekerjaan.
• Untuk mendapatkan data yang nyata dan asli,
pada Job seorang analis pekerjaan harus tidak memihak
dalam pendekatannya.
Analysis • Jika tidak dapat dihindari, lebih baik untuk
melakukan outsourcing proses atau menyewa
analis pekerjaan profesional.
 KelasHR

• Seorang analis pekerjaan perlu

mempertimbangkan lebih dari satu sumber data
Menggunakan untuk mengumpulkan informasi yang benar.
Sumber Data • Mengumpulkan data dari satu sumber dapat
mengakibatkan ketidakakuratan dan karena itu,
Tunggal mengagalkan seluruh tujuan dalam melakukan
proses analisis pekerjaan.
 KelasHR

• Dari yang terlibat dalam proses analisis

pekerjaan seperti kurangnya waktu dan sumber
daya,

Masalah • Distorsi dari yang berkewajiban,

• Kurangnya komunikasi yang tepat,
lain? • Kuesioner yang tidak tepat dan bentuk-bentuk
lain,
• Tidak adanya verifikasi dan peninjauan proses
analisis pekerjaan, dan
• Kurangnya penghargaan atau pengakuan untuk
memberikan informasi yang asli dan
berkualitas.
 KelasHR
• Uraian Jabatan sudah tidak sesuai dengan struktur
organisasi atau sebaliknya
Temuan Untuk • Uraian jabatan tidak sesuai dengan kebijakan dan
prosedur yang berlaku
Perbaikan • Ada duplikasi tugas atau ada tugas yang tidak jelas
Yang Biasa siapa pemiliknya
Ditemukan • Ada tugas yang seharusnya tidak muncul di jabatan
tertentu atau sebaliknya
Oleh Analis
• Ada seorang pemegang jabatan memegang lebih
Jabatan dari satu jabatan
• Ada tugas-tugas yang tidak ada hubungan dengan
jabatan yang dipegang
 KelasHR

Komponen
Uraian Jabatan
(Job Description, Job Spesification )

Ada Komponen Wajib & Komponen Pelengkap
Wajib:
oUraian Jabatan (Job Description):
o Uraian Tugas
oSpesifikasi Jabatan (Job
Specification):
o Kemampuan yang dituntut
KelasHR
Pelengkap:
Ikhtisar, Misi Jabatan, Wewenang,
Tanggung Jawab, Kewajiban, Peta
Jabatan, Dimensi Jabatan,
Pendidikan, Pelatihan, Pengalaman,
Sertifikasi Kompetensi, Kompetensi
(KSA), Profil psikologis, Korelasi
dan koordinasi, KPI dan Target,
Lingkungan dan resiko kerja, dll
meliputi 5W+2H dari jabatan tsb.
 KelasHR
Contoh Format Uraian Jabatan Paling Sederhana

Nama Jabatan : Staf Rekrutmen

Dept / Bagian : HR / Rekrutmen
Tgl pembuatan : 22 Agustus 2020

Uraian Jabatan Spesifikasi Jabatan

• Akan melakukan …
• Melakukan seleksi administrative atas
lamaran-lamaran yang masuk
• Melakukan test dan wawancara terhadap
kandidat yang lolos seleksi administratif
• Menjelaskan isi dokumen perjanjian kerja
• Harus punya kemampuan …
• Memahami job desc. dan job spec. dari
jabatan yang lowong
• Menguasai prosedur test psikologi dan
wawancara seleksi karyawan
• Memahami hak dan kewajiban karyawan
sesuai isi perjanjian kerja dan peraturan
perusahaan dan dapat menjelaskannya
dengan efektif
 KelasHR

Membuat
Uraian Jabatan
 KelasHR

Sumber: Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 12 Tahun 2011 Tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan
 KelasHR

Sumber: Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 12 Tahun 2011 Tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan
 KelasHR

Sumber: Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 12 Tahun 2011 Tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan
 KelasHR
Contoh Uraian Jabatan Diperusahaan (yang lebih sederhana)
KelasHR Perlu dituangkan dalam sebuah dokumen
resmi, dapat berbentuk sebuah Surat
Keputusan
Ditetapkan dan ditandatangani oleh Anggota
Direksi, bisa Presiden Direktur atau Direktur
Menetapkan HR
Uraian Pada setiap lembar dokumen Uraian Jabatan
Jabatan ada lembar pengesyahan oleh Manager Dept
ybs dan Manager HR Dept
Tanggal penetapan dan edisi penerbitan /
revisi perlu dicantumkan
 KelasHR

• SK Mennaker No. 149 Th 2020 Tentang Penetapan SKKNI

MSDM
• Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara No. 12
Tahun 2011 Tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis
Jabatan
Referensi • Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 20
Tahun 2015 Tentang Uraian Tugas Jabatan Pelaksana Di
Lingkungan Badan Kepegawaian Negara
• Modul Pelatihan Manajemen Personalia, Ippm-jakarta
• Http://Www.Kuet.Ac.Bd/Webportal/Ppmv2/Uploads/151
0019834job%20rotation.Pdf
• Https://Www.Hrhelpboard.Com/Performance-
management/Job-analysis.Htm