QUALITY SYSTEMS

Penjamin Kualitas (Quality Assurance)

Penjamin kualitas/mutu biasa dikenal dengan istilah Quality Assurance, awal mulanya
digunakan dalam dunia bisnis produk dan jasa dengan tujuan menumbuhkan budaya peduli mutu.
Jaminan mutu perlu diterapkan dalam perusahaan guna mendapatkan kepercayaan serta kepuasan
pelanggan akan produk yang dihasilkan dan pelanggan pun menjadi loyal dalam pemakaian
produk. Salis (2010) mengatakan jaminan mutu adalah sebuah cara memproduksi produk yang
bebas dari cacat dan kesalahan. Jaminan mutu merupakan pemenuhan produk secara spesifikasi
dan konsisten untuk menghasilkan produk yang lebih baik dari awal. Pada konsep penjamin mutu
pengendaliannya hanya pada siklus proses produksi, beda dengan konsep manajemen mutu yang
melibatkan semua aspek baik dari manajemen hingga produksi. Penjamin kualitas adalah seluruh
rencan dan tindakan sistematis yang penting untuk menyediakan kepercayaan yang digunakan
untuk memuaskan kebutuhan tertentu dari kualitas (Elliot, 1993). Konsep manajemen
mutu/kualitas adalah untuk memaksimalkan keuntungan yang dapat diperoleh dengan penggunaan
biaya seminimal mungkin. Hal ini agar tercapai pengelolaan proses dari seluruh aktivitas bisnis
yang dilakukan oleh semua fungsi organisasi perusahaan.
Tujuan kegiatan penjamin kualitas menurut Yorke (1997) terhadap kualitas adalah sebagai
berikut:
1. Membantu memperbaiki serta meningkatkan secara efektif dan berkelanjutan melalui
praktek yang terbaik dan mau mengadakan perkembangan
2. Mempermudah memperoleh dorongan, baik pinjaman uang maupun sarana dorongan lain
dari lembaga yang dapat dipercaya
3. Menyediakan informasi kepada masyarakat luas dengan sasaran maupun waktu secara
konsisten, dan jika tidak mungkin, membandingkan standar yang sudah dicapai dengan
standar pesaing
4. Menjamin tidak akan ada hal-hal yang tidak dikehendaki.
Ada beberadap manfaat dalam Quality Assurance diantaranya adalah:
1. Memberikan kepuasan kepada konsumen
2. Memotivasi tim untuk melakukan pekerjaan dengan lebih baik dan mempunyai kualitas
tinggi
3. Meningkatkan efisiensi operasional
4. Mendapatkan kualiatas produk yang tinggi
5. Mengurangi pemborosan
6. Menghindari pekerjaan yang berulang-ulang yang dapat mengakibatkan kerugian pada
perusahaan dalam segi keuangan ataupun waktu
7. Meningkatkan efisiensi operasional
Adapun macam-macam Quality Assurance, yaitu:
1. Total Quality Assurance merupakan jaminan maupun penjamin mutu kelalui kualitas
perusahaan dengan lebih merata maupun total. Penjamin total terhadap mutu sesuatu
industri beserta bahan-bahan yang dibuat di dalamnya memanglah sangat sentral sebab
berkaitan dengan sasaran jangka pendek ataupun jangka panjang yang sudah dipatok oleh
industri.
2. Hospital Quality Assurance merupakan jaminan ataupun penjamin ataupun penjamin
kualitas buat suatu produk yang ditawarkan oleh industri hospital semacam hotel ataupun
hal-hal yang berkaitan dengan pariwisata
3. Aplikasi Quality Assurance merupakan jaminan atau jaminan kualitas buat suatu produk
yang dihasilkan oleh industri tekhnologi yang berbasis fitur lunak yang membenarkan
kalua produk fitur lunak yang industri tawarkan merupakan produk yang digunakan serta
memuaskan pelanggan.
Berikut dijelaskan jenis-jenis Quality Assurance, antara lain sebagai berikut:
1. Total Quality Managemen (TQM) di dalam metode ini digambarkan pendekatan
manajerial yang sukses dalam jangka panjang berdasarkan kepuasan pelanggan
2. Pengujian kegagalan (Failure Tasting) dalam metode ini perusahaan melakukan pengujian
secara rutin terhadap produk yang dihasilkan untuk menentukan apakah terdapat kegagalan
ataupun kerusakan pada produk tersebut.
3. Statistical Process Control (SPC) metode yang telah dikembangkan oleh Walter Shewart
dan Western Electri Company dan Bell Telephone Laboratories, di mana metodologi ini
melakukan pengelolaan dan pengendalian produk menggunakan metode statistik
(Wardiana, 2002).
Stebbing (1993) menguraikan kegiatan penjamin mutu sebagai berikut:
 1. Penjamin kualitas bukan pengendalian kualitas atau inspeksi. Meskipun program penjamin
kualitas (quality assurance) mencakup pengendalian kualitas atau inspeksi, namun kedua
kegiatan tersebut hany merupakan bagian dari komitmen terhadap mutu secara menyeluruh
2. Penjamin kualitas merupakan kegiatan pengecekan yang biasa saja dilakukan dan pada
bagian pengendalian kualitas tidak harus bertanggung jawab pernuh terhadap pekerjaan
yang dilakukan orang lain.
3. Penjamin kualitas bukan menjadi tanggung jawab departemen perancangan. Serta
penjamin kualitas bukanlah menjadi keputusan bagian perancangan ataupun teknik.
Namun membutuhkan orang lain yang dapat bertanggung jawab serta memutuskan apa
yang dibutuhkan pada bagian perancangan.
4. Penjamin kualitas tidak lah membutuhkan biaya yang besar untuk dokumentasi dan
sertifikasi yang berkaitan dengan penjaminan kualitas tidaklah membutuhkan biaya besar
5. Aktivitas penjamin kualitas merupakan aktivitas pengendalian melalui prosedur yang
benar, maka dapat dicapai perbaikan dalam efisiensi, produktivitas, dan profitabilitas.
6. Penjamin kualitas mampu memprediksi segala sesuatu sejak awal sampai akhir proses
pekerjaan.
7. Penjaminan kualitas adalah kegiatan yang dapat dicapai dengan biaya yang efektif untuk
meningkatkan kreativitas.
ISO 9000
Para professional mutu menggunakan istilah ”standar” untuk menyatakan berbagai macam
makna, seperti metric (ukuran), spesifikasi, ukuran, statement, kategori, segmen, perilaku, atau
pengelompokan. Akan tetapi, pada umumnya ketika merek memperbincangkan standar, mereka
membicarakan hal yang terkait dengan manajemen mutu. Bakuan manajemen menunjuk
kebutuhan organisasi akan pelatihan, audit mutu, dan system manajemen mutu. Seri ISO 9000,
sebagai contoh adalah salah satu set standar Internasional untuk manajemen mutu dan jaminan
mutu. Standar dikembangkan untuk membantu perusahaan mengefektifkan pendokumentasian
dari unsur-unsur yang mereka harus pelihara sebagai suatu system mutu yang efisien. Seri
bukanlah dikhususkan untuk satu industri tertentu, melainkan berlaku secara universal. ISO 9000
dapat membantu perusahaan memuaskan pelanggannya, memenuhi persyaratan regulasi dan
mencapai peningkatan mutu yang berkesinambungan. Biarpun demikian, sebagai langkah
pertama, banyak professional mutu akan menceritakan mengenai tingkat dasar suatu system mutu,
bukan suatu jaminan yang lengkap akan mutu. Fakta-fakta mengenai ISO 9000 antara lain
dijelaskan sebagai berikut.
Mula-mula diterbitkan dalam 1987 oleh Organisasi Internasional untuk Standarisasi (ISO)
suatu lembaga Internasional khusus mengenai standarisasi yang terdiri atas Badan Standar
Nasional dari Sembilan puluh negara, antara lain Indonesia termasuk negara yang menandatangani
dan mengadopsi ke dalam system mutu nasional. ISO ini telah mengalami beberapa kali revisi dan
revisi utama terjadi dalam tahun 2000. Sehubungan dengan itu, dikenal ISO-9000 seri 1987, ISO-
9000 seri 1994, dan ISO-9000 seri 2000. ISO-9000:2000 sekarang meliputi ISO 9000:2000
(tentang definisi), ISO 9001:2000 (persyaratan), dan ISO 9004:2000 (perbaikan mutu
berkelanjutan). ISO 9000:2000 merupakan rangkaian standar mutu yang didasarkan atas delapan
asas manajemen mutu yang manajemen senior dapat terapkan untuk melakukan peningkata mutu
organisasinya, yaitu sebagai berikut:
1. Asas fokus pada pelanggan bermaksud untuk menyadarkan pengusaha bahwa
keberhasilan perusahaan ditentukan oleh loyalitas pelanggan. Untuk itu, perusahaan harus
senantiasa mengetahui kebutuhan dan keinginan pelanggannya. Perusahaan harus
berusaha memberikan sesuatu yang terbaik kepada pelanggannya serta memenuhi harapan
dan bahkan melampaui harapan para pelanggannya.
2. Asas kepemimpinan mengharuskan para pemimpin perusahaan untuk menyadari bahwa
keberhasilan perusahaan tergantung kepada komitmen manajemen untuk menciptakan
lingkungan kerja yang kondusif bagi perbaikan kinerja segenap personil perusahaan. Di
samping itu, semangat dan moral kerja personil sangat tergantung pada motivasi dan
komitmen segenap manajemen perusahaan.
3. Asas pelibatan karyawan mengandung makna bahwa karyawan harus dilibatkan dalam
perumusan kebijakan dan keputusan strategis. Hal ini dimaksudkan agar segenap
karyawan merasa turut memiliki perusahaan. Melalui perlibatan, karyawan akan
terdorong untuk berpartisipasi maksimal dengan segenap potensi insaniyah yang
dimilikinya. Keberhasilan melaksanakan TQM ditentukan oleh kesediaan karyawan untuk
terlibat dalam semua kegiatan dan proses yang dilaksanakan.
4. Asas pendekatan proses diharapkan menimbulkan kesadaran bahwa hasil yang baik hanya
dapat dicapai melalui proses yang baik. Efisiensi dan efektivitas tergantung pada mutu
 proses. Untuk keperluan itu, segenap pihak harus menyadari pentingnya arti serta peranan
proses dalam usaha mencapai tujuan yang efektif dan efisien.
5. Asas menajemen berbasis pendekatan system menuntut agar tim manajemen perusahaan
menyadari perlunya kerja sama lintas fungsi sehingga seluruh kebijakan dan keputusan
yang diambil senantiasa memakai pendekatan system. Keserasian langkah dan kesatuan
penghayatan, serta kesatuan langkah akan menjamin terwujudnya proses pencapaian
tujuan yang efektif dan efisien.
6. Asas peningkatan mutu berkesinambungan menyadarkan bahwa capaian hari ini harus
lebih baik dari yang dicapai kemarin dan yang dicapai di hari-hari yang akan datang harus
lebih baik dari pada capaian hari ini. Dengan semangat demikian, mutu proses dan
keluarga akan semakin baik melalui usaha perbaikan yang berkelanjutan.
7. Asas pendekatan berdasar fakta atas pengambilan keputusan memiliki arti bahwa
keputusan harus diambil berdasarkan informasi yang terkini, lengkap dan relavan. Cara
demikian akan membuat keputusan itu selalu objektif, proporsional, dan rasional sehingga
memiliki peluang untuk didukung oleh semua pihak.
8. Asas hubungan dengan penyalur yang saling menguntungkan mengisyaratkan bahwa
kesinambungan operasi sangat tergantung pada loyalitas pemasok. Perusahaan dan
pemasok saling membutuhkan dan melengkapi. Oleh karena itu, perusahaan harus mampu
merumuskan kebijakan yang saling menguntungkan.
Implementasi ISO 9000 Sebagai Standar Sistem Manajemen Kualitas
Berikut adalah implementasi system manajemen kualitas menurut ISO 9000:2000
1. Identifikasi tujuan yang akan dicapai, bentuk tujuan itu mungkin:
a. Lebih efisien dan menguntungkan
b. Menghasilkan produk dan jasa yang konsisten memenuhi persyaratan pelanggan
c. Mencapai kepuasan pelanggan
d. Meningkatkan pangsa pasar
e. Memelihara pangsa pasar
f. Memperbaiki komunikasi dan moral dalam organisasi
g. Menurunkan biaya dan kewajiban
h. Meningkatkan kepercayaan dalam system produksi
2. Identifikasi pengharapan lain, hal ini merupakan pengharapan dari pihak yang
berkepentingan (stakeholder), seperti:
a. Pelanggan dan pemakai akhir
b. Pegawai
c. Pemasok
d. Pemegang Saham
e. Masyarakat
f. Kreditor
3. Dapatkan informasi tentang seri ISO 9000 dengan cara:
a. Untuk keterangan umum, nantikan brosur ISO 9000
b. Untuk informasi yang lebih terperinci, lihat ISO 9000:2000, ISO 9001:2000, dan ISO
9004:2000
c. Untuk informasi pendukung, mengacu pada situs ISO (www.iso.org)
d. Untuk implementasi studi kasus dan warta pengembangan ISO 9000 di seluruh dunia,
baca publikasi ISO, yaitu ISO Management System.
4. Terapkan seri standar mutu ISO 9000 di dalam system manajemen
a. Putuskan jika sedang mencari-cari sertifikasi bagi system manajemen mutu yang
berkaitan dengan ISO 9001:2000 atau jika sedang menyiapkan untuk menerapkan
suatu penghargaan mutu nasional
b. Pergunakanlah ISO 9001:2000 sebagai basis untuk sertifikasi
c. Pergunakanlah ISO 9004:2000 bersama dengan kriteria penghargaan mutu nasional di
negara yang harus dipersiapkan
5. Dapatkan bimbingan atas topik spesifik dalam system manajemen mutu, topik khusus
standar ini adalah:
a. ISO 10006 untuk manajemen proyek
b. ISO 10007 untuk konfigurasi manajemen
c. ISO 10012 untuk system pengukuran
d. ISO 10013 untuk dokumentasi mutu
e. ISO/TR 10014 untuk mengelola aspek ekonomi mutu
f. ISO 10015 untuk pelatihan
g. ISO/TS 16949 untuk para penyalur mobil
 h. ISO 19011 untuk auditing
6. Tetapkan status perusahaan, tentukan kesenjangan antara system manajemen mutu dan
persyaratan ISO 9001:2000. Boleh menggunakan salah satu yang tersebut di bawah, yaitu:
a. Penilaian sendiri
b. Penilaian oleh organisasi eksternal
7. Tentukanlah proses yang diperlukan untuk menyediakan produk kepada pelanggan.
Tinjaulah kebutuhan ISO 9001:2000 tentang Realisasi Produk untuk menentukan
bagaimana menerapkan atau tidak menerapkan system manajemen mutu yang mencakup:
a. Proses hubungan dengan pelanggan
b. Desain dan/atau pengembangan
c. Pembelian
d. Operasi produk dan jasa
e. Pengendalian alat pengukuran dan pemantauan
8. Kembangkan suatu rencana untuk menutup celah dalam langkah 6 dan yang
dikembangkan dalam proses tahap 7. Identifikasi tindakan yang diperlukan untuk
menutup celah itu. Alokasikan sumber daya untuk melaksanakan tindakan ini. Tentukan
tanggung jawab dan ciptakan suatu jadwal untuk melengkapi tindakan yang diperlukan.
ISO 9001:2000 paragraf 4.1 dan 7.1 menyediakan informasi yang diperlukan untuk
mempertimbangkan ketika mengembangkan suatu rencana.
9. Selesaikan rencana, mulai implementasikan tindakan yang telah diidentifikasi dan jejaki
kemajuan dalam jadwal
10. Dalami penilaian internal yang dilakukan secara periodik, pergunakan ISO 19011 untuk
pedoman dalam auditing, kecapakan auditor, dan pengelolaan program audit.
11. Apakah perlu mendemonstrasikan kesesuaiannya? Jika ya, melangkahlah ke tahap 12.
Jika tidak, melangkahlah ke tahap 13. Mungkin memerlukan atau ingin memperlihatkan
kesesuaian (sertifikasi/registrasi) untuk berbagai tujuan, sebagai contoh:
a. Persyaratan kontraktual
b. Alasan pasar atau preferensi pelanggan
c. Persyaratan pengaturan
d. Manajemen risiko
e. Menetapkan sasaran yang jelas mengenai pengembangan kualitas internal (motivasi)
 12. Pertimbangkan audit mandiri. Libatkan suatu badan registrasi/sertifikasi yang diakui
untuk melaksanakan suatu audit dan menjamin bahwa system manajemen mutu
memenuhi persyaratan ISO 9001:2000
13. Lanjutkan peningkatan mutu bisnis, tinjau keefektifan dan kesesuaian dari system
manajemen mutu. ISO 9004:2000 menyediakan suatu metodologi peningkatan.
ISO 14000
Seri ISO 14000 terutama terkait dengan manajemen lingkungan. Artinya, hal yang dikerjakan
organisasi adalah untuk:
1. Meminimalkan efek berbahaya atas lingkungan yang disebabkan oleh aktivitas perusahaan
2. Mencapai peningkatan mutu bersinambungan atas kinerja lingkungan perusahaan.
Secara luas, mayoritas standar ISO sangat dikhususkan untuk produk, material, atau proses
tertentu. Standar yang sudah didapatkan dari seri ISO 9000 dan ISO 14000 adalah suatu reputasi
sedunia yang dikenal sebagai standar system manajemen generik. Generik berarti standar yang
sama dapat diterapkan untuk organisasi manapun, baik skala kecil maupun besar, serta apapun
jenis produknya. Termasuk jika produknya adalah jasa, dalam sektor aktivitas apa saja, dan baik
dari perusahaan bisnis, administrasi pemerintahan, maupun departemen pemerintah. Generik juga
menandakan cakupan apapun dalam lingkup aktivitas organisasi jika ingin membangun suatu
system manajemen mutu atau suatu system manajemen lingkungan. Selanjutnya, system yang
demikian mempunyai sejumlah corak penting yang relevan dengan standar seri ISO 9000 atau ISO
14000 yang menyediakan persyaratan. System manajemen mengacu pada stuktur organisasi untuk
mengelola proses atau aktivitasnya yang mengubah masukan sumber daya itu menjadi produk atau
jasa tertentu yang mewujudkan sasaran organisasi, seperti memuaskan kebutuhan pelanggan
sesuai dengan persyaratan mutu, memenuhi ketentuan peraturan, atau mencapai sasaran
lingkungan. Standar ISO 9000 dan ISO 14000 telah diimplementasikan oleh lebih 760.900
organisasi di 154 negara. ISO 9000 telah menjadi suatu acuan internasional untuk persyaratan
manajemen mutu perusahaan demi perusahaan yang bersangkutan dan ISO 14000 juga dalam
usaha menuju keberhasilan itu jika di dalam organisasi perusahaan dimungkinkan untuk memenuhi
tantangan lingkungan mereka.
Pada ketentuan ISO 14001:2004 dan OHSAS 18001:2007, jika dibandingkan akan ditemukan
bahwa kedua standar manajemen itu sangat mirip satu sama lain dan memiliki elemen-elemen
yang sama yakni:
 1. Kebijakan
2. Sasaran dan tujuan
3. Peran dan tanggung jawab
4. Pelatihan
5. Kontrol pemasok/pembelian
6. Kontrol dokumen
7. Kontrol operasional
8. Kalibrasi
9. Tindakan perbaikan dan pencegahan
10. Rekaman (pencatatan)
11. Auditing
12. Tinjauan manajemen
Walaupun demikian, antara ISO 14001:2004 dan OHSAS 18001:2007 terdapat perbedaan
pokok, yaitu ISO 14001:2004 yang berfokus pada pengelolaan dampak organisasi terhadap
lingkungan eksternal untuk mengurangi polusi dan mematuhi peraturan. Sementara itu, OHSAS
18001:2007 berfokus pada pengelolaan lingkungan internal organisasi untuk memastikan bahwa
tempat kerja aman dan sehat.

Referensi:
Haming, M & Nurnajamuddin, M. 2017. Manajemen Produksi Modern (Operasi Manufaktur dan
Jasa ). Jakarta: PT. Bumi Aksara
Sudarmanto, E dkk. 2022. Total Quality Management. Jakarta: YKM