1) Bagian Personalia mengumpulkan seluruh dokumen yang diarsip, peralatan dan

bahan yang akan dipergunakan dalam penyusunan arsip.

2) Bagian Personalia mempersiapkan data seluruh karyawan yang terdiri dari NIK,
Nama Karyawan, Foto Karyawan dan Bagian untuk melakukan pengelompokkan
Bidang kerja karyawan yang meliputi : Medis, Keperawatan, Kebidanan, Penunjang
Medis, dan Non Medis sehingga mempermudah pencetakan label arsip dan cover
arsip.
3) Bagian Personalia membuat design cover arsip, label, Form check list dokumen,
form peminjaman dokumen, data karyawan serta lembar keikutsertaan pelatihan
baik in house atau ex house training.
4) Bagian Personalia mencetak seluruh dokumen pelengkap setelah design disetujui
oleh atasan.
5) Bagian Personalia memulai penataan dokumen ke dalam plastik-plastik isi binder
dengan urutan penyusunan sebagai berikut :
a. Plastik pertama : Berisi surat lamaran pekerjaan, Daftar riwayat hidup, Foto
copy KTP/ Kartu identitas, Foto ukuran 4x6, Fotocopy Kartu tanda pencari
kerja, Foto copy SKCK (Surat keterangan catatan kepolisian)
b. Plastik kedua : Berisi berkas pendidikan yang terdiri dari ijazah, Transkrip
Nilai, Surat izin praktik untuk masing-masing bidang kompetensi, meliputi :
- SIP (Surat Ijin Praktik)
- SIK (Surat Ijin Kerja)
- STR (Surat Tanda Registrasi)
- SIR (Surat Ijin Radiografer)
- SIPA (Surat Ijin Praktik Apoteker)
- STRA (Surat Tanda Registrasi Apoteker)
- SIAA (Surat Ijin Asisten Apoteker)
- SIF (Surat Ijin Fisioterapis)
c. Plastik ke-tiga : Berisi sertifikat asli maupun foto copy yang pernah diikuti
oleh karyawan yang bersangkutan.
d. Plastik ke-empat : Berisi data keluarga karyawan, meliputi :
- Foto copy kartu keluarga
- Foto copy Akte Kelahiran Karyawan dan Anak
- Foto copy surat nikah
 e. Plastik ke- lima : Berisi surat-surat karyawan, meliputi :
- Surat panggilan kerja
- Surat perjanjian kerja dan penempatan karyawan
- Surat tugas
- Surat-surat lain milik karyawan
f. Plastik ke-enam : Berisi Job desk dan seluruh SK milik karyawan, meliputi :
- SK Calon Karyawan
- SK Karyawan Tetap
- SK Kenaikan karyawan (berkala maupun golongan)’
- SK Jabatan
- SK Penyesuaian Ijazah
g. Plastik ke-tujuh : Berisi dokumen-dokumen penilaian karyawan.
h. Plastik ke-delapan : Berisi catatan-catatan prestasi dan kesalahan karyawan
termasuk surat peringata, teguran maupun catatan lain mengenai karyawan.
i. Plastik ke-sembilan : Berisi updating file data mutasi, rotasi dan demosi
karyawan.
j. Plastik ke-sepuluh : Berisi dokumen kredensial (untuk tenaga medis dan
paramedis)
k. Apabila terdapat dokumen lain dapat ditambahkan sesuai dengan kebutuhan.
6) Bagian Personalia menata plastik file dalam binder sesuai dengan urutan plastik ke
satu sampai terkahir, urut dari atas ke bawah, dilengkapi dengan daftar check list
peminjaman dokumen, Check list dokumen, lembar data karyawan, dan lembar
keikutsertaan pelatihan, kemudian menempelkan cover dan label arsip sesuai
dengan bidang masing-masing.
7) Binder arsip yang sudah lengkap ditata ke dalam almari arsip berdasarkan urutan
nomor NIK Karyawan dari yang terkecil sampai yang terbesar.
PROSEDUR PELAKSANAAN PENGARSIPAN DOKUMEN KARYAWAN