Audit Operasional atau Manajemen Untuk Menilai Efektivitas Fungsi Sumber Daya

Manusia Pada PT. Astra Internasional – Toyota 2000

Seiring dengan berkembangnya dunia usaha yang semakin komplek, maka suatu
perusahaan sebagai suatu entitas harus bersaing secara kompetitif agar perusahaan dapat
melanjutkan keberlangsungan usahanya. Berkembangnya kondisi ekonomi dan bisnis dalam era
globalisasi, mengaharuskan perusahaan untuk dapat menyesuaikan diri dengan keinginan
masyarakat. Oleh karena itu, para pengusaha berlomba-lomba dalam memajukan aktivitas usaha
mereka dan perusahaan harus dapat melakukan perencanaan yang tepat untuk memenuhi
kebutuhan tersebut. Perencanaan tersebut dapat terpenuhi tidak terlepas dari pentingnya sumber
daya manusia yang baik untuk meningkatkan efektivitas dalam perusahaan.

Efektifitas dapat dipahami sebagai derajat keberhasilan suatu organisasi atau perusahaan
dalam usahannya untuk mencapai apa yang menjadi tujuan organisasi atau perusahaan tersebut
(Johny Setiawan, 1988). Adanya pengelolaan sumber daya manusia yang tepat dapat
menunjukan bahwa perusahaan bisa mendapatkan, mengembangkan, menggunakan,
mengevaluasi dan memelihara karyawan dalam segi kuantitas atau jumlah dan tipe atau kualitas
yang tepat dalam satu bidang yang sesuai dengan kualifikasi yang ditentukan guna mencapai
tujuan perusahaan (Handoko, 2000: 4 dalam Pramono, 2012).

Pengelolaan sumber daya manusia diharapkan mampu menyelenggarakan semua

fungsinya sehingga aktivitas sumber daya manusia yang ada dapat mendukung strategi yang
telah diterapkan oleh perusahaan secara efektif dan efesien. Audit operasional dapat memberikan
gambaran mengenai kondisi perusahaan, baik kelemahan maupun keunggulan perusahaan saat
ini. Audit operasional juga berfungsi untuk memberikan petunjuk bagaimana memperbaiki
kelemahan-kelemahan tersebut sehingga efektifitas dan efisiensi perusahaan dapat dilaksanakan
dengan maksimal. Kadang-kadang audit jenis ini disebut juga audit manajemen atau audit
kinerja. Sampai saat ini audit operasional memang masih jarang dilakukan oleh perusahaan.
Penyebabnya mungkin karena belum ada peraturan yang mewajibkan perusahaan untuk
menerapkan audit manajemen dalam kegiatan operasional bisnisnya. Biasanya audit ini akan
dilakukan jika muncul beberapa permasalahan yang menuntut perusahaan untuk melakukan.
Misalnya, turn over karyawan sangat tinggi, penurunan kinerja karyawan, dan sebagainya. Audit
fungsi sumber daya manusia dapat dilakukan pada semua fungsifungsi operasionalnya yaitu:
perencanaan, seleksi, penerimaan, pelatihan dan pengembangan, penilaian kinerja, sistem
kompensasi, hubungan karyawan dan fungsi pemutusan kinerja (Pangkey, 2007). Audit
operasional membantu aktivitas-aktivitas sumber daya manusia dalam menyeleksi dan menilai
tenaga kerja yang ditempatkan dalam perusahaan. Selain itu, audit operasional mampu
menseragamkan fungsi manajemen secara sentralisasi maupun desentralisasi menurut job
description masing-masing divisi atau departemennya. Pelaksanaanya bisa oleh pihak perusahaan
sendiri maupun pihak luar (Pramono, 2012).

AUTO 2000 Cabang Malang Sutoyo merupakan perusahaan yang berorientasi pada
peningkatan volume penjualan. AUTO 2000 Cabang Malang Sutoyo merupakan dealer resmi
Toyota terbesar di Kota Malang dengan penjualan mencapai lebih dari 100 miliar rupiah per
tahunnya. Di samping itu, AUTO 2000 Cabang Malang Sutoyo tidak hanya melayani penjualan
mobil Toyota, tetapi juga melayani penjualan suku cadang asli Toyota. Selain itu, AUTO 2000
Cabang Malang Sutoyo juga melayani berbagai macam service seperti Toyota Home Service
(THS), Booking Service, dan lain-lain yang juga semakin memanjakan pelanggan yang membeli
mobil bermerek Toyota tersebut. Sebagai perusahaan yang mememiliki tujuan tersebut,
perusahaan harus didukung oleh sumber daya yang baik sehingga perusahaan dapat mencapai
tujuannya. Audit operasional fungsi sumber daya manusia disini bukan dimaksud untuk mencari-
cari kesalahan dari bagian yang bertanggungjawab, namun dapat digunakan oleh pihak
manajemen dalam mengambil keputusan yang strategis dan untuk perbaikan dimasa yang akan
datang.

Program Audit Operasional SDM pada PT. Astra Internasional Tbk- Toyota Auto 2000
Cabang Malang Sutoyo Program audit operasional SDM yang digunakan penulis dalam
penelitian ini mencakup dua tahapan utama, yaitu tahap audit pendahuluan dan tahap audit
mendalam. Tahap audit pendahuluan dilakukan dengan cara wawancara dengan Manajer bagian
SDM, memberikan kuesioner kepada Manajer SDM, melakukan pengamatan terhadap aktivitas
atau fungsi SDM . tujuan pelaksanaan tahap audit pendahuluan ini adalah untuk mendapatkan
informasi yang berguna berkaitan dengan aktivitas yang dijalakan oleh bagian SDM. Tahap audit
mendalam dilakukan dengan mengumpulkan data-data secara lebih spesifik dengan wawancara
lebih khusus dengan pihak manajemen dalam hal ini adalah manajer bagian SDM, dan
melakukan observasi pada lingkungan kerja. Pada tahap ini dilakukan analisis atas data-data
yang telah dikumpulkan dengan membandingkan antara kriteria dengan aktivitas aktual yang
pada masing-masing fungsi spesifik yang ada pada bagian SDM. Kemudian dievaluasi dan
dinilai efektivitasnya, yang diakhiri dengan pemberian rekomendasi guna meningkatkan
efektivitas fungsi SDM pada PT. Astra Internasional Tbk- Toyota Auto 2000 Cabang Malang
Sutoyo. Hasil Analisis Fungsi Perencanaan SDM PT. Astra Internasional Tbk- Toyota Auto 2000
Cabang Malang Sutoyo telah melakukan proses perencanaan SDM sesuai dengan peraturan atau
prosedur yang telah ditetapkan. AUTO 2000 Cabang Malang Sutoyo harus melibatkan karyawan
yang berkompeten dibidangnya dalam perencanaan SDM agar pemenuhan perencanaan SDM
benar-benar bisa sesuai dengan kebutuhan perusahaan cabang. Seringkali saat membutuhkan
tenaga kerja perusahaan cabang tidak dapat begitu saja melakukan proses rekrutmen. Untuk
melakukan perencanaan karyawan dan rekrutmen, perusahaan cabang harus membuat annual
plan terlebih dahulu untuk tahun berikutnya. Dengan melihat UU no 13 tahun 2003 tentang
ketenagakerjaan pasal 4 bahwa perusahaan harus memberdayakan tenaga kerja secara optimal
dan manusiawi, tetapi apabia melihat pada kasus diatas, maka dapat disimpulkan bahwa prosedur
perencanaan SDM sangatlah bertolak belakang dengan Undang-undang yang sudah diatur.
Peneliti disini merekomendasikan agar perusahaan mereview atau mempelajari ulang hal tersebut
sehingga prosedur perencanaan dapat berjalan lebih tertata sesuai dengan kebutuhan perusahaan
sehingga tidak memberatkan kepada karyawan bagian penjualan. Dari analisis di atas yang
membandingkan antara kriteria, penyebab, dan akibat, maka penulis menyimpulkan bahwa
fungsi perencanaan SDM pada PT. Astra Internasional Tbk- Toyota Auto 2000 Cabang Malang
Sutoyo tidak berjalan secara efektif. Fungsi Rekrutmen SDM PT. Astra Internasional Tbk-
Toyota Auto 2000 Cabang Malang Sutoyo telah melakukan proses rekrutmen SDM secara baik
yang sesuai dengan prosedur dan peraturan yang diterapkan oleh kantor pusat. Hal ini
menunjukkan bahwa fungsi SDM telah berjalan sesuai dengan aturan dan menunjukkan effect
yang positif, yang mendapatkan karyawan berkualitas dan sesuai dengan kebutuhan. Rekrutmen
harus dilakukan seoptimal mungkin menyesuaikan kualifikasi pelamar dengan persyaratan yang
dibutuhkan secara spesifik untuk masing-masing jenis pekerjaan yang ditawarkan. Dari analisis
di atas yang membandingkan antara kriteria, penyebab, dan akibat, maka penulis menyimpulkan
bahwa fungsi rekrutmen SDM berjalan secara efektif.
 Fungsi Seleksi dan Penempatan SDM Dari analisis di atas yang membandingkan antara
kriteria, penyebab, dan akibat, maka penulis menyimpulkan bahwa fungsi seleksi dan
penempatan SDM berjalan secara efektif sesuai dengan tujuannya, yaitu memperoleh tenaga
kerja yang berkualitas dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Perusahaan melakukan dengan
baik sesuai dengan SOP yang berlaku pada perusahaan. Walaupun AUTO 2000 Cabang Malang
Sutoyo memiliki SOP dan panitia seleksi yang berkompeten, tetapi sebaiknya perusahaan
mengevaluasi seleksi SDM secara berkala agar tetap berjalan sesuai dengan harapan dan tujuan
perusahaan. Fungsi Pelatihan dan Pengembangan SDM PT. Astra Internasional Tbk- Toyota
Auto 2000 Cabang Malang Sutoyo telah melakukan pelatihan dan pengembangan SDM sesuai
dengan standar operasional prosedur (SOP) yang diberlakukan. Tetapi penulis disini ingin
merekomendasikan perusahaan untuk memberikan wadah kepada karyawan terkait dengan
program pelatihan dan pengembangan SDM dalam menyalurkan saran dan perbaikan. Proses
evaluasi juga dilakukan lebih baik lagi sehingga dapat menilai efektivitas dari pelatihan yang
dilakukan. Dari analisis di atas yang membandingkan antara kriteria, penyebab, dan akbat, maka
penulis menyimpulkan bahwa fungsi pelatihan dan pengembangan SDM berjalan secara efektif.

Fungsi Penilaian Kinerja SDM Perusahaan telah memiliki standar penilaian kinerja yang
terstruktur dan terdokumentasikan dengan baik sehingga dapat digunakan sebagai pedoman baku
untuk masing-masing karyawan pada setiap jenjang pekerjaan, karena bukan hanya saja
karyawan yang merasakan dampak dari program ini, tetapi juga perusahaan. Penulis
merekomendasikan untuk tetap mempertahankan program ini karena dapat membangun motivasi
karyawan. Dari analisis di atas yang membandingkan antara kriteria, penyebab, dan akibat, maka
penulis menyimpulkan bahwa fungsi penilaian kinerja SDM berjalan secara efektif. Fungsi
Perencanaan dan Pengembangan Karir PT. Astra Internasional Tbk- Toyota Auto 2000 Cabang
Malang Sutoyo telah memiliki program perencanaan dan pengembangan karir yang baik,
didokumentasikan dan dievaluasi secara periodik. Penulis merekomendasikan untuk tetap
mempertahankan program ini karena dapat membangun motivasi karyawan, dan tetap terbuka
dalam keterlibatan kesempatan pengembangan karir. Dari analisis di atas yang membandingkan
antara kriteria, penyebab, dan akibat, maka penulis menyimpulkan bahwa fungsi perencanaan
dan pengembangan karir berjalan secara efektif.
 Fungsi Kompensasi dan Balas Jasa PT. Astra Internasional Tbk- Toyota Auto 2000
Cabang Malang Sutoyo telah memiliki program kompensasi dan balas jasa dengan baik, karena
diadakannya program ini membuat karyawan semakin termotivasi bekerja lebih baik. Kepuasan
karyawan dalam bekerja dan timbal balik yang diterima karyawan merupakan faktor penting
untuk meningkatkan kualitas dan mutu perusahaan. Penulis merekomendasikan untuk tetap
mempertahankan program ini karena agar karyawan tetap termotivasi dalam bekerja sehingga
mampu medukung upaya pencapaian tujuan perusahaan. Dari analisis di atas yang
membandingkan antara kriteria, penyebab, dan akibat, maka penulis menyimpulkan bahwa
fungsi kompensasi dan balas jasa sudah berjalan secara efektif.

Fungsi Keselamatan dan Kesehatan Kerja PT. Astra Internasional Tbk- Toyota Auto
2000 Cabang Malang Sutoyo telah memiliki program keselamatan dan kesehatan kerja yang
baik, program yang telah diatur oleh pemerintah di dalam PP no. 50 tahun 2012 dimana
pemerintah mengatur setiap perusahaan untuk menjamin kesehatan dan keselamatan kerja dalam
rangka sebagai penunjang efektifitas perusahaan. Program kesehatan dan keselamatan kerja
merupakan salah satu program yang harus dipertahankan dan ditingkatkan. Program ini dapat
memberikan rasa aman bagi karyawannya dalam bekerja sehingga dapat fokus dalam pekerjaan.
Penulis merekomendasikan agar perusahaan memberikan penyuluhan kebersihan dan kesehatan
secara berkala kepada karyawan, dengan tujuan untuk meningkatkan kesadaran karyawan akan
kebersihan dan kesehatan khususnya dilingkungan kerja. Dari analisis di atas yang
membandingkan antara kriteria, penyebab, dan akibat, maka penulis menyimpulkan bahwa
fungsi keselamatan dan kesehatan kerja berjalan secara efektif.

Fungsi Pemeliharaan Hubungan Dengan Karyawan PT. Astra Internasional Tbk- Toyota
Auto 2000 Cabang Malang Sutoyo telah memiliki program pemeliharaan hubungan dengan
karyawan yang baik, karena perusahaan telah mempunyai IK (Ikatan Karyawan) AUTO 2000
Cabang Malang Sutoyo. Penulis disini ingin merekomendasikan agar perusahaan memberikan
wadah karyawan berbicara agar lebih dianggap untuk berpendapat tentang atasan mereka, karena
pendapat bawahan untuk atasan mungkin penting bagi kelangsungan kerja dan kepentingan
perusahaan dalam mencapai tujuannya. Dari analisis di atas yang membandingkan antara
kriteria, penyebab, dan akibat, maka penulis menyimpulkan bahwa fungsi pemeliharaan
hubungan dengan karyawan sudah berjalan secara efektif.
 Fungsi Pemutusan Hubungan Kerja dan Pemensiunan Penulis merekomendasikan,
perusahaan juga harus mengevaluasi sistem dan peraturan secara berkala prosedur pemutusan
hubungan kerja dan pemensiunan sehingga peraturan tersebut tetap sesuai dengan perkembangan
zaman. Kebijakan yang mengatur pemutusan hubungan kerja dengan karyawan termasuk
pemensiunan serta peraturan sanksi atas pelanggaran yang dilakukan karyawan mengarah pada
tindakan pemutusan hubungan kerja. Hal ini dimaksudkan agar kebijakan dan prosedur yang ada
sesuai dengan perubahan situasi dan kondisi perusahaan maupun peraturan pemerintahan. Dari
analisis di atas yang membandingkan antara kriteria, penyebab, dan akibat, maka penulis
menyimpulkan bahwa fungsi pemutusan hubungan kerja dan pemensiunan berjalan secara
efektif.

Kriteria:

Dari 10 Fungsi SDM yang diteliti 1 diantaranya, yakni perencanaan SDM tidak berjalan
efektif disebabkan karena tidak fleksibelnya sistem yang terdapat pada fungsi perencanaan SDM.
Untuk mencapai tujuannya, terutama dibagian sales, perusahaan harus mampu mempunyai
tenaga kerja yang sesuai dengan target penjualan yang akan ditetapkan.

Penyebab:

fungsi perencanaan SDM AUTO 2000 Cabang Malang Sutoyo selalu dipersulit apabila
bagian penjualan kekurangan SDM dan ingin menambahnya. Saat membutuhkan tenaga kerja
perusahaan cabang tidak dapat begitu saja melakukan proses rekrutmen. Untuk melakukan
perencanaan karyawan dan rekrutmen, perusahaan cabang harus membuat annual plan, yang
dimana annual plan merupakan proposal tahunan yang dibuat untuk tahun berikutnya atau 1
tahun sekali terkait dengan kebutuhan perusahaan. Prosedur panjang yang ada pada perencanaan
SDM menyebabkan bagian penjualan diharuskan bertahan pada situasi yang dimana mereka
harus kejar target yang tinggi dibandingkan dengan tenaga kerja yang mereka miliki, sehingga
mereka harus bekerja keras dan kesibukan karyawan bagian sales menjadi lebih tinggi.

Akibat:

Hal itu tentu saja membuat kondisi kesehatan karyawan terpengaruh. Sedangkan 9 fungsi
SDM yang berjalan efektif yakni fungsi rekrutmen, fungsi seleksi dan penempatan, fungsi
pelatihan dan pengembangan, fungsi penilaian kinerja, fungsi perencanaan dan pengembangan
karir, fungsi kompensasi dan balas jasa, fungsi keselamatan dan kesehatan kerja, fungsi
pemeliharaan hubungan dengan karyawan, fungsi pemutusan hubungan kerja dan pemensiunan.