OPERATIONS MANAGEMENT IN HEALTH CARE

Corinne M. Karuppan
Nancy E. Dunlap
Michael R.Waldrum
MANAJEMEN OPERASI
Dosen Pengampu : RESUME
Prof. Dr. Muhardi, SE.,M.Si.

Kelompok III PART I

Oleh : Wini Sukmawati Getting Organized to Pursue
(20090322528) Excellence in Healthcare
Delivery
MMRS
Chapter III
Project Management
Pages 82-132
Pengantar….
Kelompok I (BAB I)
Kondisi Manajemen Kesehatan
Kelompok II (BAB II)
Manajemen Strategi (Arah)
Kelompok III (BAB III)
Lalu kegiatan apa dan bagaimana mengetahui apa yang perlu dilakukan
oleh organisasi ?
Di situlah “Manajemen Proyek” masuk .
Proyek…
Menunjukkan serangkaian aktivitas tim yang dirancang untuk menghasilkan produk atau layanan
yang unik.
Karakteristik:
1. Tidak rutin, atau bagian dari operasi bisnis yang sedang berlangsung
2. Jumlah aktivitas yang dilakukan banyak
3. Jangka waktu yang terikat
4. Biaya tinggi
5. Bersifat sementara
Manajemen Proyek …
Manajemen proyek adalah pendekatan sistematis untuk merencanakan dan mengarahkan proses proyek untuk mencapai
tujuan proyek tertentu. Manajemen proyek sulit karena harus diimbangi dengan banyaknya kendala yang akan muncul. Tidak
pernah ada cukup waktu, biaya, atau orang untuk melakukan segala sesuatu yang ingin dicapai oleh sebuah organisasi.
Oleh karena itu, pilihan perlu dibuat untuk menentukan ruang lingkup proyek sehingga dapat diselesaikan tepat waktu dan
sesuai anggaran. Kendala yang bersaing ini kadang-kadang disebut kendala rangkap tiga
( Haughey , 2011; Gambar 3.1):

***
1. Proyek harus memenuhi spesifikasi kinerja
(kualitas, ruang lingkup, standar).
2. Proyek harus sesuai dengan biaya (orang,
bahan, persediaan, kontrak, dll.)
3. Proyek harus diselesaikan tepat waktu.
Proyek membutuhkan banyak orang dari departemen yang berbeda, dan bahkan organisasi yang berbeda,
Semua pihak yang terlibat mengambil peran dan tanggung jawab khusus sesuai yang ditetapkan yang
diperlukan untuk keberhasilan penyelesaian proyek.
Maka adapun hal-hal yang harus dipertimbangkan dalam pembentukan proyek untuk membantu orang-orang
terkait agar tetap pada jalurnya, yaitu:
1. Pembentukan Piagam Proyek
Piagam Proyek Sebuah dokumen yang dengan jelas menyatakan mengapa proyek dijalankan, apa manfaat
yang diharapkan, siapa anggota tim dan peran yang mereka mainkan, dan garis waktu penyelesaian proyek,
pembentukan piagam ini dilakukan oleh Manajer Proyek
Manajer proyek : mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan proyek dari awal hingga akhir.
2. Tim Proyek
Tim adalah struktur organisasi sementara yang dirancang untuk memanfaatkan keahlian dari banyak
kelompok di seluruh organisasi, dan untuk secara hati-hati menentukan ruang lingkup dan tujuan spesifik
proyek. Tim juga bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas dan menghasilkan kiriman sebagaimana
diuraikan dalam rencana proyek.
3. Kantor Manajemen Proyek (PMO)
Entitas terpisah dengan staf dan administrasinya sendiri yang didedikasikan untuk manajemen proyek.
 TAHAP PROYEK
Setelah Anda memahami peran individu yang terlibat dalam sebuah proyek
dan pentingnya komunikasi yang efektif, kita beralih ke lima fase yang harus
dilalui oleh sebuah proyek (Weiss & Wsocki , 1992):
• Definisi
• Perencanaan
• Eksekusi
• Kontrol
• Penutupan
 Definisi
Fase ini terdiri dari beberapa langkah:
1. Tujuan proyek didefinisikan dan tujuan digambarkan
2. Faktor penentu keberhasilan dijelaskan secara eksplisit.
3. Segala sesuatu yang perlu terjadi sebelum proyek dimulai diuraikan.
4. Pemangku kepentingan untuk proyek diidentifikasi.
5. Sebuah tim proyek, dengan keahlian yang diperlukan, ditugaskan.
6. Semua hambatan yang dapat diperkirakan terhadap proyek diidentifikasi dan
dipahami
"Jika Anda tidak tahu ke mana Anda pergi, Anda mungkin akan berakhir di
tempat lain" (Peter & Hull, 1969, hal. 125).
Perencanaan proyek
Perencanaan melibatkan penyusunan garis besar rinci tentang bagaimana pekerjaan akan dilakukan, termasuk orang, peran, dan
perkiraan sumber daya lainnya. Manajer proyek adalah kunci keberhasilan perencanaan
• Perencanaan dimulai dengan pemahaman yang jelas tentang tujuan yang mendasarinya. Asumsi yang dibuat harus
didokumentasikan pada awal proyek dan divalidasi ulang pada interval tertentu. Asumsi tersebut meliputi kondisi eksternal yang
dapat mempengaruhi proyek, perubahan kebutuhan, penggunaan teknologi, dan bahkan peraturan pemerintah.
• Perencanaan juga melibatkan isu-isu operasional seperti menetapkan anggaran, menetapkan jadwal dengan tonggak utama,
membuat keputusan mengenai keterlibatan personel dan alokasi sumber daya, dan menetapkan ekspektasi kinerja.
• Semua masalah ini biasanya dibahas dalam pertemuan awal yang melibatkan pemangku kepentingan utama proyek. Rencana
proyek adalah peta jalan yang dimaksudkan untuk mengkomunikasikan kepada semua pihak terkait dalam organisasi apa yang
akan terjadi dan kapan.
Jika ada ketidaksepakatan mengenai rencana proyek, yang terbaik adalah menyelesaikan masalah sebelum proyek dimulai.
“Dengan gagal mempersiapkan, Anda sedang bersiap untuk gagal” (Benjamin Franklin)
Eksekusi
Fase ini melibatkan melakukan pekerjaan untuk memberikan produk atau hasil yang diinginkan.
Salah satu kesalahan paling umum yang dilakukan manajer proyek pada tahap ini adalah
membiarkan tujuan proyek bergeser (yaitu, scope creep). Ketika scope creep dibiarkan terjadi,
output dari fase definisi dan perencanaan tidak lagi relevan, dan ini harus dikerjakan ulang.
Komunikasi yang efektif sangat penting selama eksekusi.
“Visi tanpa eksekusi adalah halusinasi” (Thomas Edison, nd ).
Kontrol
Fase ini difokuskan pada pemantauan sistematis dan memastikan bahwa proyek tetap pada
jalurnya. Jika masalah berkembang, pemecahan masalah dapat membantu menentukan di mana
proyek keluar jalur.
1. Apakah orang-orang tidak dimintai pertanggungjawaban atas tugas-tugas mereka? Apakah
asumsi proyek masih sejalan?
2. Apakah keadaan berubah yang memerlukan perubahan dalam rencana proyek?
Saat menilai kendala rangkap tiga—biaya, waktu, dan ruang lingkup—penting untuk menentukan
apakah jadwal kerja aktual, kebutuhan sumber daya, atau biaya berbeda dari dokumen
perencanaan, setiap penyimpangan (jadwal, kinerja teknis, biaya, dll.) dari rencana proyek.,
Identifikasi awal varians dapat memungkinkan rencana untuk kembali ke jalurnya melalui revisi
jadwal dan/atau realokasi sumber daya dll
Penutupan
Penutupan Proyek harus berakhir. Inilah saatnya untuk merefleksikan dan belajar dari apa yang
terjadi selama proyek berlangsung. “Apa yang kita lakukan dengan benar? Apa yang bisa dilakukan
dengan lebih baik? Apakah kita mencapai hasil kualitas yang diinginkan? Apakah kita mencapai
tujuan kita dalam kerangka waktu dan dengan sumber daya yang dialokasikan?” Dengan kata lain,
apakah kita mencapai tujuan kita dalam "tiga kendala?"
Memasukkan proses tinjauan proyek akan berdampak pada keberhasilan proyek selanjutnya karena
manajer proyek dan anggota tim ingin meningkatkan kinerja mereka di masa depan.
Contoh Kasus
RS Jiwa Bradley, Keuangan RS
tidak baik, ingin Meningkatkan
Kualitas pelayanan Geriatri
UNIT GREIATRI (unik meminimalisir
komplikas)
JUAN (Kep. Pelayanan Geriatri)
1. DOKTER PROTOKOL BARU YANG DURASI
LEBIH SINGKAT
2. PATOLOGI MENGURANGI BHP
20 Kegiatan yang ada dan mengurutkan
kegiatan awal-akhir
3.Tata letak (Jalur Kritis)
4. Transfusi didahulukan (Bedah) lama
5. Pergantian pasien dan kebersihan lebih
dipersingkat

Tn. Camber OWNER *SURVEI* Analisa 2th, >65 th 2.500 (untuk

FRANCIN Kep. Perawat mengetahui prioritas kebutuhan pasien)
Don Man. Proyek Tata letak bangsal
BHP Keuangan RS Membaik
Jeniffer Asist 4th (Magister Kep) MP *
(Mutu) (LOYAL dan FOKUS) Waktu layanan
Sue (Anggota)dkk dll

Prioritas masalah
Piagam proyek (Investor) Waktu 65 hari*
55 hari (+)
Contoh Kasus
Bencana Proyek di Maine: Peningkatan Sistem Klaim Medicaid Untuk mematuhi Undang-Undang Portabilitas dan
Akuntabilitas Asuransi Kesehatan tahun 1996 (HIPAA), Departemen Layanan Kemanusiaan Maine melanjutkan dengan sistem
klaim Medicaid berbasis web untuk memproses $1,5 miliar dalam klaim dan pembayaran Medicaid tahunan. Proyek senilai
$25 juta dilaksanakan dengan cara yang mengabaikan prinsip dan metode manajemen proyek yang baik yang mengakibatkan
kegagalan besar dalam pemrosesan klaim untuk pasien Medicaid negara bagian. Dampak yang ditimbulkan antara lain:

• Ratusan ribu pasien Medicaid ditolak perawatannya.

• Dokter harus mengambil pinjaman untuk bertahan dalam bisnis.

• Peringkat kredit Maine terancam.

• Sistem baru mengalami pembengkakan biaya lebih dari $30 juta.

• Sistem baru tidak sesuai dengan HIPAA.

• Pekerjaan untuk pimpinan proyek hilang.

• Kepercayaan antara penyedia dan Medicaid terkikis.

Proyek gagal karena perencanaan yang buruk, jadwal yang tidak realistis, sumber daya yang tidak memadai dan tidak
berpengalaman, teknologi yang belum terbukti, prioritas yang bersaing, kurangnya uji coba, perencanaan kontinjensi yang
buruk, dan kurangnya ahli materi pelajaran yang terlibat (Holmes, 2006).
 Simpulan Kegiatan Manajemen Proyek
1. Tentukan ruang lingkup proyek
2. Jelaskan piagam proyek
3. Tentukan peran dan tanggung jawab individu yang terlibat dalam proyek
4. Mengidentifikasi berbagai fase manajemen proyek
5. Kembangkan struktur rincian kerja
6. Menggambar Priotas masalah
7. Jadwalkan proyek dengan waktu deterministik
8. Jadwalkan proyek dengan waktu probabilistik
9. Diskusikan kelebihan dan kekurangan
10. Memahami penyebab utama kegagalan proyek
Terimakasih
