BAB I

PENDAHULUAN
A. Latar belakang
Zaman yang semakin maju menuntut manusia untuk menciptakan teknologi yang lebih
canggih, praktis, efektif dan efisien. Begitu pula dalam kemajuan bisnis disektor
pemerintah dan swasta Untuk dapat mengolah manajemen diperlukan informasi yang
teliti, tepat dan cepat. Dalam perkantoran / Rumah Sakit arsip digunakan untuk
membantu dalam penyediaan informasi. Mengingat peranan arsip yang begitu penting
bagi kehidupan berorganisasi, maka keberadaan arsip di kantor / rumah sakit benar-
benar dapat mendukung dalam penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personil
dalam organisasi. Tujuan kearsipan itu sendiri adalah menyediakan data dan informasi
secepat-cepatnya dan setepat-tepatnya kepada yang memerlukan. Untuk dapat
mencapai tujuan tersebut diperlukan pengelolaan arsip yang efektif dan efisien dengan
cara memahami masalah apa yang terkandung didalam arsip. Sistem penyimpanan
arsip dikatakan baik apabila waktu arsip yang diperlukan dapat diketemukan kembali
dengan cepat dan tepat, sehingga diperlukan penataan arsip yang sistematis dan efektif,
karena sistem penyimpanan arsip tidak lepas dari kegiatan penataan arsip dan
penemuan kembali.

1
 BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Asas Gabungan
Asas Gabungan adalah penyelenggaraan kearsipan dengan memadukan kebaikan asas
sentralisasi dengan kebaikan asas desentralisasi. Kelebihan pengelolaan arsip yang
menggunakan asas gabungan, yaitu sebagai berikut :
1. Keseragaman prosedur dan tata kerja.
a. Prosedur
 Dalam penetapan tahap demi tahap dalam rangkaian pekerjaan maka
antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus betul – betul
terdapat saling hubungan yang sangat erat yang keseuruhannya
menuju kea rah satu tujuan.
 Dan tiap – tiap tahap itu harus betul – betul merupakan suatu
kerja yang nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian
seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksud.
 Harus ditetapkan pula skill atau kecakapan dan keterampilan
tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas
termaksud. Jadi ini dimaksudkan untuk tidak memperpanjang prosedur
kerja.
 Tata kerja, procedur kerja, dan system kerja itu harus disusun
sedemikian rupa sehingga memiliki stabilitas dan fleksibilitas..
 Perlu diperhatikan bahwa penyusunan system, prosedur, dan tata
kerja harus selalu disesuaikan dewngan kemajuan jaman dan
teknologi, jadi haru dijaaga updateednessnya.
 Untuk penggambaran tentang penerapan sesuatu prosedur tertentu
sebaiknya dipergunakan tanda – tanda atau symbol dan skema atau
bagan prosedur dengan setepat – tepatnya.
 Untuk menjamin tata kerja, prosedur kerja, dan system kerja yang
setepat – tepatnya, maka adanya buku – buku pedoman ( manuals )
tentang hal – hal itu mutlak perlu dipersiapkan.

2
2. Efisiensi kerja
Tatausaha sebagai suatu bidang kerja hendaknya direncanakan, dibina,
dikendalikan, atau pendeknya ditata dengan sebaik-baiknya. Apabila tidak ditata
dengan sebaik-baiknya akan menjadi kumpulan aktivitas yang tak keruan.
Akibatnya mungkin kesimpang-siuran dalam penyediaan keterangan-keterangan
yang diperlukan dalam suatu organisasi, mungkin bukannya membantu berhasilnya
pekerjaan-pekerjaan operatif, melainkan sebaliknya malah merintangi, mungkin
pula menyebabkan lambatnya pelaksanaan unsur-unsur administrasi lainnya, tetapi
yang pasti ialah mengakibatkan penghamburan berbagai sumber kerja.
Penataan terhadap tatausaha dan pelaksanaan bidang kerja itu sendiri harus selalu
berkiblat pada efisiensi. Efisiensi perlu sekali dijadikan satu-satunya dasar
pemikiran, ukuran baku, dan tujuan pokok bagi semua pelaksanaan kerja
ketatausahaan. Misalnya dalam menulis surat hendaknya diutamakan pokok soalny
yang jelas daripada bahasanya bahsanya dengan kata-kata poetis yang indah. Alat
tulis yang dapat dipakai secra cepat dan lancer adalah lebih penting daripada
pulpen emas 24 karat yang tintanya sering macet kalau dipakai dalam pelaksanaan
tatausaha.
Efisiensi adalah suatu asas dasar tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha
dengan hasilnya. Perbandingan ini dapat dilihat dari 2 segi yaitu:
1. Segi Usaha
Suatu kegiatan dapat dikatakan efisien apabila suatu hasil tertentu tercapai dengan
usaha yang sekecil-kecilnya. Pengertian “usaha” dapat dikembalikan pada 5 unsur
yang dapat juga disebut sumber-sumber kerja, yakni:
a. Pikiran
b. Tenaga
c. Waktu
d. Ruang
e. Benda, termasuk uang

3
Usaha huruf C adalah yang efisien karena memberikan perbandingan yang terbaik
dilihat dari sudut usaha, yaitu paling sedikit mengeluarkan 5 sumber kerja untuk
mencapai hasil tertentu yang diharapakan.
2. Segi Hasil
Suatu kegiatan dapat disebut efisien kalau dengan suatu usaha tertentu
memberikan hasil yang sebanyak-banyaknya, baik yang mengenai mutunya
ataupun jumlah satuan hasil itu.

Usaha huruf C adalah yang efisien karena menunjukakan perbandingan yang

terbaik ditinjau dari sudut hasil, yaitu memberikan hasil yang paling besar
mengenai jumlah atau mutunya.
Konsepsi tentang efisiensi sebagai perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan
hasilnya itu dapat diterapkan dalam berbagai bidang, dari kehidupan pribadi yang
bersifat perorangan sampai lapangan pekerjaan yang luas. Apabila diterapkan
dalam bidang kerja apapun, maka terdapatlah efisiensi kerja.

4
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan
Asas Gabungan adalah penyelenggaraan kearsipan dengan memadukan kebaikan asas
sentralisasi dengan kebaikan asas desentralisasi
Efisiensi adalah suatu asas dasar tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha
dengan hasilnya. Perbandingan ini dapat dilihat dari 2 segi yaitu:
1. Segi Usaha
Suatu kegiatan dapat dikatakan efisien apabila suatu hasil tertentu tercapai dengan
usaha yang sekecil-kecilnya. Pengertian “usaha” dapat dikembalikan pada 5 unsur
yang dapat juga disebut sumber-sumber kerja, yakni:
a. Pikiran
b. Tenaga
c. Waktu
d. Ruang
e. Benda, termasuk uang