PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(SOP) LEGALISIR IJAZAH UNTUK MENINGKATKAN

EFEKTIFITAS PELAYANAN AKADEMIK DI LEMBAGA
LAYANAN PENDIDIKAN TINGGI WILAYAH VI JAWA
TENGAH

Rancangan Aktualisasi Nilai-Nilai Dasar ASN BerAKHLAK

di Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah VI

Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil

GOLONGAN II

Disusun oleh:
Nama : Diah Kanthi Okpitasari A. Md.
NIP : 198910022022032008
Jabatan : Pengelola Informasi Akademik
Satuan Kerja : Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi
Wilayah VI
Angkatan : CIII
Nomor Presensi :9
Mentor : Sri Hartono, S.Kom., M.Kom.
Coach : Drs. Ibrahim, M.M.

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI

KEMENTERIAN PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN,
RISET DAN TEKNOLOGI
2022

i
 LEMBAR PENGESAHAN
RANCANGAN AKTUALISASI

Judul : Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP)

Legalisir Ijazah untuk Meningkatkan Efektifitas
Pelayanan Akademik di Lembaga Layanan Pendidikan
Tinggi Wilayah VI
Nama : Diah Kanthi Okpitasari, A. Md.
NIP : 198910022022032008
Angkatan : CIII
Nomor Presensi :9
Jabatan : Pengelola Informasi Akademik
Unit Kerja : Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah VI

Semarang, 4 November 2022

Coach, Mentor,

Drs. Ibrahim, M.M. Sri Hartono, S. Kom., M. Kom.

NIP 196409231985031001 NIP 197807292009121003

Penguji,

Dra. Esty Sulistianingsih,M.Si

NIP 196710211990022001

ii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa atas Rahmat dan
KaruniaNYA sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan rancangan
aktualisasi nilai-nilai dasar ASN berAKHLAK dengan judul “Penyusunan
Standar Operasional Prosedur (SOP) Untuk Meningkatkan Efektifitas
Pelayanan Akademik di Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah VI”
yang dibuat sebagai salah satu syarat kelulusan Pelatihan Dasar Calon
Pegawai Negeri Sipil (Latsar CPNS) di Kementerian Pendidikan Kebudayaan
Riset dan Teknologi.
Rancangan aktualisasi bertujuan untuk menerapkankan nilai-nilai dasar
PNS yaitu BerAKHLAK (Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten,
Harmonis, Loyal, Adaptif, dan Kolaboratif), serta nilai-nilai dan prinsip dalam
Smart ASN dan Manajemen ASN. Rancangan ini memuat rencana kegiatan
yang dilakukan selama masa habituasi sebagai pemecahan isu yang sudah
diidentifikasi ada di unit kerja Penulis.
Penulisan rancangan aktualisasi ini dapat terselesaikan dengan baik dan
tepat waktu, tentunya tak lepas dari doa, dukungan dan bimbingan dan
berbagai pihak. Oleh sebab itu, penulis dengan rasa hormat ingin
menyampaikan rasa terima kasih sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Bimo Widyo Andoko, S.H., M.H. selaku Kepala LLDIKTI Wilayah
VI Jawa Tengah yang telah memberikan dukungan kepada penulis
dalam pelaksanaan Pelatihan Dasar Calon Pegawai Sipil (CPNS) tahun
2022.
2. Bapak Adhrial Refaddin, S.I.P., M.P.P. selaku Kepala Bagian Umum
LLDIKTI Wilayah VI yang telah memberikan pengarahan kepada penulis.
3. Bapak Sri Hartono, S. Kom., M. Kom. selaku Ketua Pokja Akademik dan
Kemahasiwaan dan sekaligus sebagai Mentor yang telah membimbing,
memberikan masukan, memberikan arahan kepada penulis dalam
penyusunan rancangan aktualisasi ini.
4. Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Kementerian
Pendidikan Kebudayaan Riset dan Teknologi, Ibu Amurwani Dwi
Lestariningsih, S.Sos., M.Hum. yang telah memberikan kesempatan

iii
 untuk mengikuti Pelatihan Dasar CPNS Tahun 2022.
5. Bapak Drs. Ibrahim, M. M., selaku Coach Kelompok I Angkatan CIII yang
membimbing, memberikan saran dan kritik, serta memotivasi penulis
dalam penyusunan rancangan aktualisasi ini.
6. Penguji rancangan aktualisasi, Ibu Dra. Esty Sulistianingsih, M.Si. yang
telah memberikan banyak saran dan masukan dalam rancangan
aktualisasi.
7. Teman-teman seperjuangan Pelatihan Dasar CPNS, khususnya
Angkatan CIII Kelompok I Tahun 2022 atas kerjasama dan
kekompakaannya.
8. Teman-teman CPNS di LLDIKTI Wilayah VI atas dukungan, semangat,
kekompakan, kebersamaan yang selama ini terjalin untuk penulis.
9. Seluruh Brayat Agung LLDIKTI Wilayah VI atas semangat dan rasa
kekeluargaan yang diberikan penulis.
10. Orang tua dan kakak tercinta yang selalu mendoakan setiap hari dan
mensuport penulis.
11. Suami terkasih yang selalu menjadi best partner in life selama ini yang
selalu memberikan motivasi, arahan, doa, support, saran kepada
penulis.
Penulis menyadari dalam penyusunan rancangan aktualisasi ini masih
banyak terdapat kekurangan. Oleh karena itu, kritik dan saran yang
membangun dan dapat menyempurnakan penyusunan rancangan ini sangat
penulis harapkan.

Semarang, 4 November 2022

Diah Kanthi Okpitasari, A. Md.

NIP.198910022022032008

iv
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ......................................................................................i

LEMBAR PENGESAHAN ........................................................................... ii
KATA PENGANTAR .................................................................................. iii
DAFTAR ISI ................................................................................................ v
DAFTAR TABEL ........................................................................................vi
DAFTAR GAMBAR ..................................................................................vii
BAB I PENDAHULUAN .............................................................................. 1
A. Latar Belakang .....................................................................................1
B. Gambaran Unit Kerja ,Visi, Misi, Tujuan, Nilai-nilai ...............................3
1. Gambaran Umum Unit Kerja .............................................................3
2. Visi organisasi ...................................................................................4
3. Misi organisasi ..................................................................................4
4. Tujuan organisasi ..............................................................................4
5. Nilai-nilai organisasi ..........................................................................4
6. Struktur Organisasi ...........................................................................5
7. Tugas dan Fungsi Unit Kerja .............................................................6
8. Jabatan dan Uraian Tugas Peserta ...................................................6
BAB II RANCANGAN AKTUALISASI ........................................................ 8
A. Identifikasi Isu dan Kegiatan ................................................................9
B. Rancangan Aktualisasi .......................................................................23
C. Jadwal Pelaksanaan Aktualisasi ................................................ ........39
BAB III PENUTUP ....................................................................................40
DAFTAR PUSTAKA .............................................................................................42

v
 DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Identifikasi Isu............................................................................. 11

Tabel 2.2 Analisis Isu Berdasarkan Metode APKL ..................................... 17
Tabel 2.3 Analisis USG .............................................................................. 19
Tabel 2.4 Matriks Akar Permasalahan Beserta Gagagas Kegiatan
Pemecahan Masalah.................................................................. 2
Tabel 2.5 Rancangan Aktualisasi ............................................................... 23
Tabel 2.6 Jadwal Pelaksanaan Aktualisasi ................................................. 38

vi
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Struktur Organisasi LLDIKTI Wilayah VI .....................................5

Gambar 2.1 Fishbone diagram ....................................................................21

vii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 5 Tahun
2014 tentang Aparatur Sipil Negara, dijelaskan bahwa Pegawai Negeri
Sipil (PNS) adalah warga negara Indonesia yang memenuhi syarat
tertentu untuk diangkat sebagai pegawai Aparatur Sipil Negara (ASN).
ASN merupakan profesi bagi pegawai negeri sipil dan pegawai pemerintah
yang memiliki perjanjian kerja pada instansi pemerintah. Pegawai ASN
berfungsi sebagai pelaksana kebijakan publik, pelayanan publik dan
perekat dan pemersatu bangsa. Lebih lanjut pada pasal 63 dijelaskan
bahwa calon PNS wajib menjalani masa percobaan dan pada Pasal 65
dijelaskan bahwa calon PNS yang akan diangkat menjadi PNS harus lulus
pendidikan dan pelatihan.
Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil (Latsar CPNS) adalah
pendidikan dan pelatihan dalam masa prajabatan yang dilakukan secara
terintegrasi untuk membangun integritas moral, kejujuran, semangat,
motivasi nasionalisme dan kebangsaan, karakter kepribadian yang unggul
dan bertanggung jawab, serta memperkuat profesionalisme juga
kompetensi bidang. Pelatihan Dasar CPNS bertujuan untuk
mengembangkan kompetensi CPNS yang dilakukan secara terintegrasi.
Kompetensi diukur berdasarkan kemampuan menunjukkan sikap perilaku
bela negara, mengaktualisasikan nilai-nilai dasar PNS dalam pelaksanaan
tugas jabatannya, mengaktualisasikan kedudukan dan peran PNS dalam
kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia; dan menunjukkan
penguasaan Kompetensi Teknis yang dibutuhkan sesuai dengan bidang
tugas.

Untuk dapat mewujudkan tujuan tersebut, tentunya para calon PNS

harus mempunyai nilai-nilai dasar yang akan menjadi dasar penguatan
budaya di instansi pemerintah untuk mendukung pencapaian kerja
individu dan tujuan organisasi/instansi. Seorang ASN harus menerapkan
1
nilai-nilai core values BerAKHLAK, yaitu Berorientasi Pelayanan,
Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, dan Kolaboratif.
Pelatihan dasar CPNS dilaksanakan melalui mekanisme Blended
Learning yang terdiri dari pelatihan mandiri, distance learning, dan
pembelajaran klasikal. Dalam pelatihan dasar CPNS terdapat aspek
penting yaitu aktualisasi yang bertujuan untuk mengaktualisasikan
nilainilai BerAKHLAK di unit kerja. Terdapat berbagai tahapan dalam
implementasi aktualisasi yang dimulai dari merancang aktualisasi,
pelaksanaan, hingga pelaporan. Kegiatan aktualisasi mengacu pada
jabatan penulis sebagai pengelola informasi akademik di Lembaga
Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah VI. Sebagai seorang Calon PNS
harus memiliki kontribusi pada unit kerja khususnya pada LLDIKTI Wilayah
VI dalam rangka meningkatkan kualitas, Integritas, dan profesionalisme
yang diharapkan dapat memperbaiki, meningkatkan dan
mengimplementasikan ilmu dan kemampuan yang diterima penulis
selama masa diklat.

LLDIKTI Wilayah VI khususnya Pokja Akademik dan Kemahasiswaan

dimana penulis ditempatkan memberikan berbagai macam layanan
kepada Perguruan Tinggi dalam rangka meningkatkan mutu pendidikan
tinggi. Salah satu layanan yang diberikan adalah pelayanan legalisir
ijazah. Pada pelaksanaannya pelayanan legalisir ijazah ini masih kurang
efektif dan efisien karena masih menggunakan pelayanan manual dan
adanya perubahan pada prosedur sehingga perlu adanya pembaharuan.

Maka dari itu penulis akan mengangkat judul “Penyusunan Standar

Operasional Prosedur Untuk Meningkatkan Efektifitas Pelayanan
Legalisir Ijazah di Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah VI”
dalam rangka aktualisasi pada Latsar CPNS 2022.

2
B. Gambaran Unit Kerja ,Visi, Misi, Tujuan, Nilai-nilai
1. Gambaran Umum Unit Kerja
Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi (LLDIKTI) adalah satuankerja
pemerintah di wilyah yang berfungsi membantu pengingkatan mutu
penyelenggaraan pendidikan tinggi yang dibentuk oleh Menteri. LLDIKTI
merupakan transformasi lembaga dari Koordinasi Perguruan Tinggi
Swasta (Kopertis) yang dahulu mengkoordinasikan perguruan tinggi
swasta di tiap wilayah kerja. Berdasarkan Peraturan Menteri Riset,
Teknologi, Dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 15 Tahun
2018 tanggal 9 April 2018 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Lembaga
Layanan Pendidikan Tinggi. Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi atau
yang disingkat menjadi LLDIKTI adalah satuan kerja di lingkungan
Kemendikbudristek yang mempunyai tugas dan fungsi di bidang
peningkatan mutu penyelenggaraan pendidikan tinggi di wilayah kerjanya
yang dipimpin oleh seorang Kepala. Diseluruh Indonesia terdapat 16
LLDIKTI, dan untuk Wilayah Jawa Tengah ditetapkanLLDIKTI Wilayah VI.
2. Visi Organisasi
LLDIKTI Wilayah VI menjadi institusi yang prima dalam
pelayanan pendidikan tinggi dalam rangka membentuk insan
Indonesia yang cerdas komprehensif.

3. Misi Organisasi
1) Pelaksanaan regulasi dari pemerintah dalam pengawasan,
pengendalian dan pemantauan PTS di Jawa Tengah
2) Fasilitator bagi semua stakeholder pendidikan tinggi khususnya PTS
dalam penguat (empower), pemberdaya (enabler) dan penyedia
(provider) layanan pendidikan tinggi
3) Penyelaras sistem pendidkan tinggi, baik terhadap strategi nasional,
pembangunan daerah, pembangunan lintas sektor dan perkembangan
global. Interaksi Perguruan tinggi dengan masyarakat yang
mencerminkan hubungan timbal balik yang selaras dan saling
menguntungkan.

4. Tujuan Organisasi
Tujuan pelaksanaan program kegiatan LLDIKTI Wilayah VI
ditetapkan berdasarkan visi dan misi LLDIKTI Wilayah VI untuk
3
 mempercepat terwujudnya: .
4) Sistem penyelenggaraan Perguruan Tinggi Swasta yang otonom dan
akuntabel
5) Perguruan Tinggi Swasta yang bermutu dan relevan dengan kebutuhan
pembangunan, sehingga berkontribusi terhadap peningkatan daya
saing
6) Akses yang berkeadilan untuk semua lapisan masyarakat
7) Interaksi Perguruan tinggi dengan masyarakat yang mencerminkan
hubungan timbal balik yang selaras dan saling menguntungkan.

5. Nilai-nilai Organisasi

Nilai-nilai LLDIKTI Wilayah VI Jawa Tengah adalah :

a. Integritas; konsistensi dalam menjalankan regulasi pemerintah

terkait pengawasan, pengendalian dan pembinaan perguruan tinggi
swasta di Jawa Tengah.

b. Tangkas; Sigap dan gesit dalam pelayanan terhadap perguruan

tinggi swasta di Jawa Tengah.

c. Kualitas; memberikan pelayanan publik yang berkualitas penuh

dedikasi, komitmen, kesungguhan dan kerja keras sesuai program
pemerintah.

LLDIKTI VI juga berkomitmen melayani dengan CERIA, yaitu Cepat,

Efisien, Responsif, Inovatif, Akuntabel. Selain itu LLDIKTI VI
berkomitmen bekerja dengan budaya CINTA KASIH, yaitu Cakap dan
Cerdas, Inisiatif dan Inspiratif, Nasionalisme Tinggi, Transparan,
Amanah, Komitmen Tinggi, Aspiratif, Sabar dan Sopan, Istiqomah,
dan Humanis

4
6. Struktur Organisasi

Gambar 1.1. Struktur Organisasi LLDIKTI Wilayah VI

7. Tugas dan Fungsi Unit Kerja

LLDIKTI mempunyai tugas melaksanakan fasilitasi peningkatan

mutu penyelenggaraan pendidikan tinggi. Dalam melaksanakan tugas,
LLDIKTI menyelenggarakan fungsi:
1. pelaksanaan pemetaan mutu pendidikan tinggi;
2. pelaksanaan fasilitasi peningkatan mutu penyelenggaraan
pendidikan tinggi;
3. pelaksanaan fasilitasi peningkatan mutu pengelolaan perguruan
tinggi;
4. pelaksanaan fasilitasi kesiapan perguruan tinggi dalam penjaminan
mutu eksternal;
5. pelaksanaan fasilitasi penilaian angka kredit pendidik dan tenaga
kependidikan perguruan tinggi;
6. pelaksanaan fasilitasi pendirian perguruan tinggi dan pembentukan
program studi;
7. pelaksanaan kerja sama;
8. pengelolaan data dan informasi perguruan tinggi;

5
 9. pelaksanaan evaluasi dan pelaporan fasilitasi peningkatan mutu
perguruan tinggi; dan
10. pelaksanaan administrasi.
8. Jabatan dan Uraian Tugas Peserta

a. Jabatan Peserta
Berdasarkan Keputusan Menteri Pendidikan, Kebudayaan,
Riset, dan Teknologi Nomor 2483/B/01/2022 tentang
Pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan
Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi,
terhitung mulai 1 Maret 2022 mengangkat Diah Kanthi Okpitasari, A.
Md. sebagai Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) yang menduduki
jabatan Pengelola Informasi Akademik pada unit kerja Lembaga
Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah VI.
b. Tugas Peserta
Berdasarkan Peraturan Menteri Pendidikan Dan
Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 2015 Tentang
Uraian Jabatan Di Lingkungan Kementerian Pendidikan Dan
Kebudayaan, pengelola informasi akademik memiliki tugas
mengelola informasi akademik pendidikan memiliki tugas
Menganalisis data dan menyusun saran pemecahan masalah,
konsep pedoman, dan konsep petunjuk pelaksanaan di bidang
sarana pendidikan sebagai bahan informasi dan penyusunan
kebijakan pimpinan, dengan rincian sebagai berikut:

1) Mengumpulkan data akademik dari unit kerja dan sumber

lain sebagai bahan analisis;
2) Menginput data akademik sesuai format pengolahan data;
3) Mengklasifikasikan data akademik sesuai dengan jenisnya
untuk memudahkan pengolahan;
4) Mengolah data akademik sebagai bahan analisis;
5) Menyusun rekapitulasi data akademik sesuai dengan jenis
data sebagai bahan informasi;
6) Melakukan verifikasi dan validasi data akademik untuk
6
 mengetahui kebenaran dan kakuratan data;
7) Menyajikan data akademik sebagai bahan informasi;
8) Menyimpan data akademik agar mudah digunakan kembali;
9) Menyiapkan bahan evaluasi pelaksanaan akademik;
10) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada kepala atasan
sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas; dan
11) Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh
atasan.

7
 BAB II
RANCANGAN AKTUALISASI

LLDIKTI merupakan salah satu lembaga pemerintah yang memberikan

layanan guna meningkatkan mutu dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi
yang efektif dan efisien. Untuk mencapai tujuan penyelenggaraan pendidikan
tinggi yang berkualitas, maka LLDIKTI memiliki berbagai fungsi yang tertuang
dalam Permendikbud No.35 tahun 2021. Dalam menjalakan fungsi – fungsi
tersebut, LLDIKTI wilayah VI memiliki beberapa bagian kelompok kerja yang
bertanggungjawab atas tugasnya masing masing. Salah satu kelompok kerja
tersebut adalah Akademik dan Kemahasiswaan yang memiliki tugas
melakukan penerimaan mahasiswa baru baik mahasiswa reguler maupun
mahasiswa pindahan, melaksanakan proses belajar mengajar perencanaan,
penilaian angka kredit jabatan fungsional dosen dan tenaga fungsional
lainnya, fasilitasi dan pemberian bimbingan teknis, peningkatan kompetensi
dan kualifikasi, pengembangan karier dan profesi, dan pemberianpenghargaan
pendidik dan tenaga kependidikan, pengembangan dan pendayagunaan
sarana dan prasarana perguruan tinggi serta pemantauan dan evaluasi
pendayagunaan sumber daya perguruan tinggi.
Sebagai bagian dari Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil (Latsar
CPNS), rancangan aktualisasi disusun berdasarkan isu-isu yang ditemukan
pada unit kerja yaitu Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah VI,
khususnya pada bagian pengelolaan data dan informasi akademik sesuai
jabatan penulis yaitu pengelola informasi akademik, dengan tetap
mengimplementasi nilai- nilai dasar ASN BerAKHLAK. Beberapa isu yang
ditemukan di LLDIKTI VI diidentifikasi dan dideskripsikan, kemudian dianalisis
menggunakan metode APKL (Aktual, Problematik, Kekhalayakan dan
Kelayakan) dan dilanjutkan dengan analisis USG (Urgency, Seriousness dan
Growth) untuk menentukan isu prioritas. Setelah itu, menentukan faktor
penyebab dari isu prioritas dengan metode Fishbone Diagram. Dari metode
inilah dapat disusun gagasan pemecahan isu dan kegiatan untuk
melaksanakan pemecahan isu tersebut

8
A. Identifikasi Isu dan Kegiatan
Selama melaksanakan tugas sebagai CPNS sejak 31 Mei 2022 di Bagian
Akademik dan Kemahasiswaan Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah
VI penulis menemukan beberapa isu antara lain Belum optimalnya Perguruan
Tinggi Swasta dalam melampirkan PIN ( Penomoran Ijazah Nasional ) pada SK
kelulusan wisudawan terkait pelaporan wisuda di bagian akademik LL DIKTI
Wilayah VI, Belum efektifitasnya pelayanan legalisir ijazah bagi pemohon di
bagian akademik LLDIKTI Wilayah VI, Belum optimalnya penggunaan sistem
pengarsipan di bagian akademik LLDIKTI Wilayah VI, Masih banyaknya
Perguruan Tinggi Swasta yang mengajukan Permohonan Pembatalan Batch
PIN ( Penomoran Ijazah Nasional ) pada LLDIKTI Wilayah VI.

Berdasarkan isu-isu tersebut diatas, penulis berupaya untuk mengidentifikasi

isu manakah yag menjadi isu prioritas penanganan. Identifikasi isu tersebut
antara lain:

1. Belum optimalnya Perguruan Tinggi Swasta dalam melampirkan PIN

(Penomoran Ijazah Nasional) pada SK kelulusan wisudawan terkait
pelaporan wisuda di bagian Akademik LLDIKTI Wilayah VI.

LL DIKTI Wilayah 6 sudah memiliki sistem yang mencakup data data yang
berkaitan dengan akademik dan kemahasiswaan, salah satunya data pada
pelaporan wisuda. Pelaporan Wisuda itu sendiri dalam sistem LLDIKTI
memiliki 6 item yaitu Kode Perguruan Tinggi, Nama Perguruan Tinggi,
Tanggal Wisuda, Peserta, Time Update, Pemroses, dan Aksi. Agar
pelayanan validasi data peserta wisuda yang diajukan Perguruan Tinggi
Swasta ke bagian Akademik dapat berjalan optimal dibutuhkan dokumen
pendukung yang lengkap sebagai syarat dalam standar pelayanan
pelaporan wisuda di LLDIKTI Wilayah VI. Salah satunya syarat yang harus
dipenuhi oleh Perguruan Tinggi Swasta dalam ajuan pelaporan wisuda
adalah bahwa SK kelulusan yang berisi data wisudawan harus dilampirkan
lengkap dengan PIN/NINA.Tetapi masih banyak ditemukan Perguruan
Tinggi Swasta yang tidak melampirkan PIN/NINA dalam SK kelulusan

9
 Wisudawan pada saat pengajuan penyelenggaraan wisuda.

2. Belum efektivitasnya pelayanan legalisir ijazah bagi pemohon di LLDIKTI

Wilayah VI.

Salah satu fungsi dari legalisir ijazah adalah agar lembar fotocopy yang
dimiliki keasliannya dapat divalidasi karena sudah tertera cap stempel
dan tanda tangan dari pihak terkait. LLDIKTI Wilayah VI mempunyai
tugas melaksanakan fasilitasi peningkatan mutu penyelenggaraan
pendidikan tinggi di provinsi Jawa Tengah. Dalam melaksanakan tugas
fasilitasi peningkatan mutu tersebut, LLDIKTI Wilayah VI memiliki fungsi-
fungsi, salah satunya adalah mengelola data dan informasi di bidang
akademik.

Dengan tugas tersebut, pelayanan legalisir ijazah di LLDIKTI Wilayah VI

belum efektif dan efisien karena masih manual. Masih banyak pemohon
dari perguruan tinggi swasta yang datang langsung ke kantor LLDIKTI
Wilayah VI untuk meminta Legalisir Ijazah dan masih banyak Perguruan
Tinggi Swasta yang belum mengetahui Perguruan Tinggi mana saja yang
dinaungi oleh LLDIKTI Wilayah VI sehingga hanya karena domisili di
wilayah Jawa Tengah, alumni dari Perguruan Tinggi Swasta tersebut
datang ke kantor LLDIKTI Wilayah VI.

3. Belum optimalnya penggunaan sistem kearsipan di bagian akademik

LLDIKTI Wilayah VI.

Di LLDIKTI Wilayah VI sudah memiliki sistem kearsipan sendiri, dimana

sistem tersebut berbasis aplikasi web yang digunakan oleh pengelola
arsip-arsip statis dan dinamis serta dokumen-dokumen lainnya sebagai
akuntabilitas LLDIKTI Wilayah VI dalam memberikan layanan kepada
masyarakat khususnya Perguruan Tinggi Swasta di Jawa Tengah. Akan
tetapi, dalam prosesnya belum berjalan lancar dan belum optimal dalam
penginputan dokumen arsip ke dalam sistem, masih banyak dokumen-
dokumen arsip yang belum terinput khususnya di fungsi Akademik dan

10
 belum dipilah mana arsip yang sudah musnah dan yang masih aktif
sehingga masih ada dokumen arsip yang masih berada di ruangan
akademik.

4. Masih banyaknya Perguruan Tinggi Swasta yang mengajukan

Permohonan Pembatalan Batch PIN ( Penomoran Ijazah Nasional ) pada
LLDIKTI Wilayah VI.
Sesuai dengan Permendikbud Nomor 3 Tahun 2020 Tentang Standar Nasional
Pendidikan Tinggi dan Permenristekdikti Nomor 59 tahun 2018 Tentang Ijazah,
Sertifikat Kompetensi, Sertifikat Profesi, Gelar, dan Tata Cara Penulisan Gelar di
Perguruan Tinggi. Perguruan Tinggi Swasta di LLDIKTI Wilayah VI agar senantiasa
berhati-hati dalam menjaga keaslian ijazah, akurasi data dan informasi yang tercantum
di ijazah, serta sesuai aspek legalitasnya. Untuk melindungi masyarakat dari proses
kelulusan mahasiswa dan prosesi wisuda yang tidak sesuai ketentuan, maka bagi
Perguruan Tinggi yang akan menyelenggarakan wisuda, harus mengirimkan data
calon wisudawan/wisudawati yang telah didaftarkan PIN ke LLDIKTI Wilayah VI
selambat-lambatnya dua minggu sebelum pelaksanaan wisuda. Namun masih banyak
yang terkendala dalam memadankan PIN dengan mahasiswa sehingga kode batch
dibatalkan dan pihak Perguruan Tinggi mengajukan untuk dibuatkan surat
permohonan yang menerangkan bahwa nomor tersebut telah dibatalkan pada sistem
Penomoran Ijazah Nasional.

Tabel 2.1. Identifikasi Isu

No Isu-isu yang terjadi Deskripsi Isu Data dan Fakta Dampak

Dampak
LL DIKTI Wilayah 6 sudah
bagi
memiliki sistem yang mencakup
LLDIKTI 6
data data yang berkaitan dengan
adalah
akademik dan kemahasiswaan,
proses
Belum optimalnya salah satunya data pada
validasi
1 pelaporan wisuda. Pelaporan
Perguruan tidak dapat
Wisuda itu sendiri dalam sistem

11
 LLDIKTI memiliki 6 item yaitu dilakukan
Tinggi Swasta dalam Tampilan pada
Kode Perguruan Tinggi, Nama dengan
melampirkan PIN Perguruan Tinggi, Tanggal https://sistem.kopertis6.or.id/kop6/ sesegera

( Penomoran Ijazah Wisuda, Peserta, Time Update, dalam rekap ajuan wisuda mungkin
Pemroses, dan Aksi. Agar sehingga
Nasional ) pada SK perguruan tinggi swasta. Dalam
pelayanan validasi data peserta menghamb
kelulusan wisudawan terkait wisuda yang diajukan Perguruan rekap ajuan wisuda tersebut di at proses
Tinggi Swasta ke bagian lainnya.
pelaporan wisuda di bagian bagian bawah tertulis dikembalikan
Akademik dapat berjalan optimal
Akademik LLDIKTI Wilayah dibutuhkan dokumen pendukung ke PT karena dalam SK Kelulusan

VI. yang lengkap sebagai syarat wisudawan tidak melampirkan

dalam standar pelayanan
PIN/NINA.
pelaporan wisuda di LLDIKTI
Wilayah VI. Salah satunya syarat
yang harus dipenuhi oleh
Perguruan Tinggi Swasta dalam
ajuan pelaporan wisuda adalah
bahwa SK kelulusan yang berisi
data wisudawan harus
dilampirkan lengkap dengan
PIN/NINA.Tetapi masih banyak
ditemukan Perguruan Tinggi
Swasta yang tidak melampirkan
PIN/NINA dalam SK kelulusan
Wisudawan pada saat pengajuan
penyelenggaraan wisuda.

Sebagai Lembaga yang

bersifat pelayanan publik,

yang mempunyai tugas

melaksanakan fasilitasi

peningkatan mutu

penyelenggaraan pendidikan

tinggi di provinsi Jawa Tengah.

Peraturan Menteri Pendidikan,

12
 Dampak
2. . Belum efektifitasnya Kebudayaan, Riset, dan Teknologi Dari daftar Perguruan Tinggi
terhadap
pelayanan legalisir ijazah Nomor 6 Tahun 2022 tentang Ijazah, yang sudah tidak LLDIKTI

bagi pemohon di Sertifikat Kompetensi, beroperasi atau ditutup Wilayah VI:

. Pekerjaan jadi
LLDIKTI Wilayah VI. Sertifikat Profesi, Gelar, dan LLDIKTI VI
terkendala
Kesetaraan masih ditemukan Perguruan terutama jika
ada pekerjaan
Ijazah Perguruan Tinggi Negara Tinggi Swasta yang datang
yang urgent dan
Lain. Pada Pasal 21 ayat (1) langsung ke kantor guna harus

berbunyi “ Dalam hal perguruan Legalisir ijazah dan masih ada diselesaikan
Dampak
tinggi sudah tidak beberapa dari Perguruan
terhadap
beroperasi atau ditutup, pengesahan fotocopy
Tinggi yang seharusnya Perguruan
Ijazah, Transkip Akademik, Tinggi Swasta
melegalisir di LLDIKTI wilayah
adalah :
SKPI, Sertifikat Kompetensi,
lain tetapi datang ke kantor Pemohon
Sertifikat membutuhkan
LLDIKTI VI hanya karena yang
Profesi, atau Surat Keterangan waktu dan biaya
bersangkutan berdomisili di
yang lebih untuk
Pengganti
Jawa Tengah datang ke
dilakukan oleh LLDIKTI. Maka Sub kantor sehingga
tidak efektif dan
bagian Akademik pada Lembaga
efisien
Pendidikan Pemohon juga
harus
Tinggi Wilayah VI perlu segera
menunggu lama
membenahi untuk mewujudkan apabila yang
pelayanan prima serta efektif dan bersangkutan
sedang ada
efisien.
meeting atau
keperluan lain.

13
 Di LLDIKTI Wilayah VI sudah Dampak bagi
memiliki sistem kearsipan sendiri, LLDIKTI
Belum optimalnya
dimana sistem tersebut berbasis Wilayah VI
penggunaan sistem aplikasi web yang digunakan oleh adalah belum

3 kearsipan di bagian pengelola arsip-arsip statis dan berjalannya

dinamis serta dokumen-dokumen arsip secara
akademik LLDIKTI Wilayah
lainnya sebagai akuntabilitas digital di bagian
VI. LLDIKTI Wilayah VI dalam akademik Jadi
memberikan layanan kepada masih ada
masyarakat khususnya Perguruan beberapa arsip
Tinggi Swasta di Jawa Tengah. yang belum
Akan tetapi, dalam prosesnya Gambar di atas adalah diinput ke
belum berjalan lancar dan belum sistem sehingga
penampakan arsip arsip yang
optimal dalam penginputan akan
dokumen arsip ke dalam sistem, Belum terinput pada sistem arsip mempengaruhi
masih banyak dokumen-dokumen Pokja Akademik dan kinerja pada
arsip yang belum terinput saat pencarian
Kemahasiswaan dan belum dipilah
khususnya di fungsi Akademik dan arsip yang
belum dipilah mana arsip yang mana arsip yang masih aktif dan dibutuhkan.
sudah musnah yang perlu
Arsip yang musnah . Dampak bagi
dimasukkan ke sub bagian arsip
Perguruan
untuk dimusnahkan dan yang
Tinggi Swasta
masih aktif sehingga masih ada
adalah data
tumpukan-tumpukan dokumen

14
 arsip yang masih berada di ruang tersebut akan
akademik. sulit terlacak

Sesuai dengan Permendikbud

4. Masih banyaknya Dampak bagi
Nomor 3 Tahun 2020 Tentang
Perguruan
Perguruan Tinggi Swasta Standar Nasional Pendidikan
Tinggi: Akan
yang mengajukan Tinggi dan Permenristekdikti
mempengaruhi
Nomor 59 tahun 2018 Tentang
Permohonan Pembatalan pada proses
Ijazah, Sertifikat Kompetensi,
penyelenggaraa
Batch PIN ( Penomoran Sertifikat Profesi, Gelar, dan Tata
n wisuda
Cara Penulisan Gelar di Perguruan
Ijazah Nasional) pada mahasiswa di
Tinggi. Perguruan Tinggi Swasta di Salah satu surat jawaban
perguruan tinggi
LLDIKTI Wilayah VI. LLDIKTI Wilayah VI agar
permohonan pembatalan Batch tersebut
senantiasa berhati-hati dalam
sehingga akan
menjaga keaslian ijazah, akurasi PIN untuk Perguruan Tinggi
berpengaruh
data dan informasi yang tercantum Swasta dari terhadap ijazah
di ijazah, serta sesuai aspek
LLDIKTI VI yang terdapat calon
legalitasnya. Untuk melindungi
wisudawan dan
masyarakat dari proses kelulusan pada sistem LLDIKTI di bagian
wisudawati.
mahasiswa dan prosesi wisuda
akademik
yang tidak sesuai ketentuan, maka Dampak bagi

bagi Perguruan Tinggi yang akan LLDIKTI

menyelenggarakan wisuda, harus Wilayah VI :

mengirimkan data calon Akan

wisudawan/wisudawati yang telah mempengaruhi

didaftarkan PIN ke LLDIKTI proses kinerja

Wilayah VI selambat-lambatnya pada bagian

15
 dua minggu sebelum pelaksanaan Akademik
wisuda. Namun masih banyak
yang terkendala dalam
memadankan PIN dengan
mahasiswa sehingga kode batch
dibatalkan dan pihak Perguruan
Tinggi mengajukan untuk
dibuatkan surat permohonan yang
menerangkan bahwa nomor
tersebut telah dibatalkan pada
sistem Penomoran Ijazah Nasional.

Isu – isu yang sudah didapatkan, selanjutnya diidentifikasi dengan metode APKL
yaitu singkatan dari Aktual, Problematik, Kekhalayakan, dan Layak. Metode APKL
adalah metode yang digunakan untuk menguji kelayakan suatu isu untuk dicarikan
solusinya. Indikator dari Metode APKL tersebut yaitu Aktual berarti isu tersebut
sedang hangat dibicarakan dan benar-benar terjadi, Problematik berarti isu
tersebut memiliki dimensi masalahyang kompleks, sehingga perlu diselesaikan.
Kekhalayakan berarti isu tersebut menyangkut kepentingan orang banyak. Layak
berarti isu tersebut masuk akal, realistis, relevan dan dapat dimunculkan inisiatif
pemecahan masalahnya. Untuk lebih jelasnya disajikan pada Tabel.

16
 Tabel 2.2. Analisis Isu berdasarkan Metode APKL
No Isu Faktor Keterangan
A P K L

Belum optimalnya   Belum memenuhi syarat

 
Perguruan
Aktual : Isu ini sedang terjadi hingga saat
1.  
Tinggi Swasta dalam ini
  Problematik : Isu ini belum termasuk
melampirkan PIN pada SK kelulusan
 x x  dalam isu yang problematik karena masih
wisudawan terkait pelaporan bisa diselesaikan

wisuda di bagian akademik Kekhalayakan : Isu ini belum memenuhi

unsur kekhalayakan karena hanya
LLDIKTI Wilayah
menyangkut Perguruan Tinggi Swasta
VI. yang belum melampirkan PIN saja.
Layak : Isu ini realistis, relevan dan dapat
dimunculkan pemecahannya.

Belum efektifitasnya pelayanan     Memenuhi syarat

2.
   
legalisir ijazah bagi pemohon di Aktual : Isu ini sedang terjadi sampai
LLDIKTI Wilayah VI. saat ini di LLDIKTI Wilayah VI
Problematik : Isu ini memiliki akar
masalah kompleks yang sehingga perlu
dicarikan solusi untuk dapat menemukan
penyelesaian yang efektif dan efisien
sehingga nantinya akan mewujudkan
pelayanan yang prima, efektif dan
efisien.
Kekhalayakan : Isu ini menyangkut
seluruh PTS yang berstatus tutup dan
pegawai LLDIKTI di sub bagian
akademik.
Layak : Isu ini layak dijadikan isu
prioritas karena dapat dimunculkan
inisiatif permasalahannya.

17
 Belum optimalnya    Memenuhi syarat

   
3. penggunaan sistem Aktual : Isu ini sedang terjadi sampai
    saat ini di LLDIKTI Wilayah VI.
kearsipan di bagian
 Problematik : Isu ini memeliki akar
akademik LLDIKTI Wilayah VI.
 permasalahn yang kompleks, sehingga
perlu diselesaikan permasalahannya.
Kekhalayakan : Isu ini menyangkut
seluruh PTS LLDIKTI Wilayah VI dan
pegawai LLDIKTI Wilayah VI Sub bagian
akademik.
Layak : Isu ini layak dijadikan isu
prioritas karena dapat dimunculkan
inisiatif permasalahannya.

Masih banyaknya Perguruan Tinggi   Belum memenuhi syarat

 
4. Swasta yang mengajukan Permohonan Aktual : Isu ini sedang terjadi sampai
 x x  saat ini di LLDIKTI Wilayah VI.
Pembatalan Batch PIN ( Penomoran
   Problematik : Isu ini belum termasuk
Ijazah Nasional ) pada LLDIKTI Wilayah
  dalam isu yang problematik karena masih
VI. bisa diselesaikan
 
Kekhalayakan : Isu ini belum memenuhi
 unsur kekhalayakan karena hanya
 menyangkut kepentingan Perguruan
Tinggi Swasta saja.
Layak : Isu ini realistis dan relevan dan
dapat dimunculkan inisiatif
pemecahannya.


Berdasarkan Analisis ISU menggunakan tehnik tapisan isu APKL, maka

terdapat dua isu yang memenuhi syarat yaitu Belum efektifitasnya pelayanan legalisir
ijazah di LLDIKTI Wilayah VI serta belum optimalnya penggunaan sistem kearsipan
di bagian akademik LLDIKTI Wilayah VI adalah isu yang layak diangkat menjadi isu
utama. Langkah selanjutnya untuk mengetahui isu mana yang menjadi prioritas

18
dilanjutkan dengan menggunakan analisis USG (Urgency, Seriousness, dan Growth).
Urgency menunjukkan seberapa mendesak suatu isu harus dibahas, dianalisis dan
ditindaklanjuti. Seriousness menunjukkan seberapa serius suatu isu harus dibahas
dan dikaitkan dengan akibat yang ditimbulkan. Growth menunjukkan seberapa besar
kemungkinan isu tersebut menjadi isu yang lebih rumit jika tidak ditangani segera.
Penilaian analisis USG dilakukan dengan menggunakan nilai dengan rentang 1-5
dalam menentukkan tingkat masing masing kriteria. Untuk lebih jelasnya disajikan
pada Tabel 2.3

Tabel 2.3 Analisis USG

KRITERIA PENILAIAN TOTAL
No U S G
IDENTIFIKASI ISU NILAI PRIORITAS
(1-5) (1-5) (1-5)

1. Belum efektifitasnya pelayanan 5 4 4 13

legalisir ijazah bagi pemohon di Prioritas 1
LLDIKTI Wilayah VI.

2. Belum optimalnya penggunaan 4 3 3 10

sistem kearsipan di bagian Prioritas 2
akademik LLDIKTI Wilayah VI.

Keterangan:
U : Urgency
S : Seriousness
G : Growth
Interval Penskoran :
1-Sangat tidak
2-Tidak
3-Cukup
4-Mendesak
5-Sangat mendesak

19
 Berdasarkan analisis isu yang telah dijabarkan menggunakan metode
USG di atas, maka isu yang memiliki skor tertinggi adalah belum
efektifitasnya pelayanan legalisir ijazah bagi pemohon di LLDIKTI
Wilayah VI. Isu ini menempati prioritas lebih tinggi dibandingkan dengan
isu belum optimalnya penggunaan sistem kearsipan di bagian akademik
LLDIKTI Wilayah VI. Beberapa dampak yang dapat ditimbulkan sebagai
berikut :

1. Dampak terhadap LLDIKTI Wilayah VI:

a. Pekerjaan jadi terkendala terutama jika ada pekerjaan yang urgent dan
harus diselesaikan

2. Dampak terhadap Perguruan Tinggi Swasta adalah :

a. Pemohon membutuhkan waktu dan biaya yang lebih untuk datang ke

kantor sehingga tidak efektif dan efisien

b. Pemohon juga harus menunggu lama apabila yang bersangkutan

sedang ada meeting atau keperluan lain.

Untuk menemukan akar permasalahan tersebut, maka tahap selanjutnya

adalah penerapan analisis melalui teknik fishbond diagram ( Ishikawa
Diagram ). Dimana fishbone diagram ini adalah metode yang digunakan
untuk membantu memecahkan masalah yang ada dengan melakukan
analisis sebab dan akibat dari suatu keadaan.

Isu prioritas yang harus diselesaikan adalah belum efektifitasnya pelayanan

legalisir ijazah di LLDIKTI Wilayah VI. Oleh karena itu, hal pertama yang
harus dilakukan adalah menemukan akar penyebab permasalahan melalui
teknis analisis fishbone diagram. Diagram ini akan menampilkan faktor-
faktor yang melatarbelakangi permasalahan tersebut.

Agar lebih jelas,

di bawah ini ditampilkan fishbone diagram.

20
 Gambar 2.4. Fishbone Diagram

Berdasarkan hasil analisis isu dengan menggunakan Fishbone Diagram,

terdapat empat akar permasalahan dari isu terpilih Belum Efektifnya
Pelayanan Legalisir Ijazah Bagi Pemohon di LLDIKTI Wilayah VI.
Penjelasan terkait permasalahan tersebut sebagi berikut :

1. Man : Masih belum adanya SDM yang memahami dalam

pengembangan legalisir ijazah secara daring.

2. Methode : Layanan Legalisir Ijazah, Transkip yang digunakan

masih manual pada bagian akademik LLDIKTI Wilayah VI.

3. Machine : Belum adanya alur pelayanan legalisir ijazah secara

daring di bagian akademik LLDIKTI Wilayah VI.

4. Material : Belum adanya pembaharuan prosedur terkait legalisasi

ijazah

21
 Tabel 2.5. Matriks Akar Masalah dan Gagasan Kegiatan Pemecahan
Masalah
No Akar Permasalahan Gagasan Kegiatan Kelayakan Efisiensi Efektivitas Keterangan
Pemecahan Masalah
Masih belum adanya SDM Berkonsultasi dengan
yang memahami mentor dan coach
1 pengembangan legalisir terkait dengan isu dan
   Prioritas
ijazah secara daring proses pembuatan
rancangan aktualisasi
2 Belum adanya alur Memetakan data
pelayanan legalisir ijazah perguruan tinggi yang
. secara daring di bagian sudah tidak
  
akademik LLDIKTI Wilayah beroperasi atau Prioritas
VI ditutup.

Mengumpulkan dan
menelaah refrensi
tentang pembuatan Prioritas
  
SOP Legalisir

Layanan Ijazah, Transkip Merancang draft SOP

3   
yang digunakan masih legalisir ijazah Prioritas
. manual di bagian akademik
LLDIKTI Wilayah VI. Melaksanakan Focus
Group Discussion
(FGD) dan review
  
draft SOP legalisir Prioritas
ijazah dengan unit
terkait.

Belum adanya pembaharuan Finalisasasi dan

4   
prosedur terkait legalisasi pengesahan SOP Prioritas
. ijazah legalisir ijazah

22
 B. Rancangan Aktualisasi
1. Unit Kerja : Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi
Wilayah VI
2. Jabatan Peserta : Pengelola Informasi Akademik
3. Isu yang Diangkat : Belum efektifnya pelayanan legalisir ijazah bagi
pemohon di LLDIKTI Wilayah VI
4. Gagasan Pemecahan Isu : Penyusunan Standar Operasional Prosedur
(SOP)

Tabel 2.6. Rancangan Aktualisasi

Keterkaitan
Tahapan Kegiatan KeterkaitanTahapan
Kegiatan dan Tanggal Tahapan Kegiatan Output dan
No dan Proses Kegiatan dengan
Rencana Pelaksanaan dengan Panduan Bukti Fisik
Kegiatan Agenda 3
Perilaku Agenda 2

1 2 3 4 5 6
1. Berkonsultasi dengan 1. Berkonsultasi Manajemen ASN ASN BerAKHLAK Output
Berorientasi
mentor dan coach dengan mentor Mengikuti arahan dan Konsep ide
Pelayanan :
terkait dengan isu dan selaku Ketua bimbingan dari coach dan
Konsultasi dan
proses pembuatan Kelompok Kerja dan mentor serta pemecahan
berkomunikasi
rancangan aktualisasi Akademik dan menjaga hubungan masalah
dengan orang lain
Kemahasiswaan baik dalam rangka terkait isu
dengan
Tanggal pelaksanaan: terkait Rancangan perancangan yang diangkat
mengedepankan
8 – 11 November 2022 Aktualisasi aktualisasi untuk sesuai
sopan santun
memecahkan isu dengan
merupakan
Proses : masukan dan
cerminan dari
a. Penulis secara saran mentor
pelayanan publik
proaktif Smart ASN
yang baik
menghubungi a. Literasi digital Bukti Fisik
mentor dalam Memanfaatkan 1. Foto
menentukan jadwal teknologi aplikasi pertemuan
konsultasi percakapan seperti 2. Catatan dan

23
(Adaptif) email, pesan Akuntabel : masukan dari
b. Penulis tetap whatsapp, dan Menyiapkan materi mentor
mengedepankan aplikasi pertemuan rancangan
etika daring untuk aktualisasi dengan
berkomunikasi melakukan cermat dan
dalam menentukan konsultasi dengan sungguh-sungguh
jadwal konsultasi mentor Kompeten :
(Harmonis) b. Pilar digital : Penulis berusaha
c. Berkoordinasi Mengutamakan untuk melaksanakan
dengan ketua etika interaksi tugas dengan
kelompok dalam melalui media kualitas terbaik guna
menentukan jadwal digital meningkatkan sikap
konsultasi dengan c. Implementasi dan pengetahuan
coach digital: Harmonis :
(Kolaboratif) Menggunakan Penulis
teknologi mesin berkonsultasi
2. Menyiapkan komputer dalam dengan cara
bahan konsultasi bekerja berhubungan baik
menyiapkan bahan dan cara
Proses : konsultasi berkomunikasi yang
a. Penulis baik sehingga
mengumpulkan terciptanya suasana
materi materi yang konsultasi harmonis.
akan Loyal :
dikonsultasikan Penulis menjalankan
(Kompeten) tahapan ini dengan
b. Penulis sebaik mungkin
menyiapkan file dengan tujuan
dari materi yang memperbaiki
sudah dikumpulkan pelayanan.
sebagai bahan Adaptif :
konsultasi dengan Pada tahapan ini
cermat dan penulis
sungguh sungguh menyesuaikan

24
(Akuntabel) masukan dan saran
yang diberikan staff
3. Penulis senior pada bagian
berdiskusi dengan kesekretariatan dan
mentor dengan protokoler senior
santun serta sesuai dengan
terbuka atas tujuan rancangan
masukan baik aktualisasi.
berupa kritik Kolaboratif :
maupun saran Bekerjasama
dengan mentor dan
Proses: coach terkait
a. Penulis rancangan
melakukan aktualisasi
diskusi dengan
mentor dan
coach dengan
mengedepankan
sikap santun
(Loyal)
b. Penulis
mencatat saran
atau masukan
terkait
(Adaptif)
c. Penulis
melakukan revisi
pada draft
rancangan
aktualisasi
berdasarkan
masukan dari
mentor dan
coach

25
 (Kompeten)

2. Memetakan data 1. Penulis Manajemen ASN Berorientasi Output

perguruan tinggi yang
melakukan Melakukan pemetaan Pelayanan : Database dari
sudah tidak beroperasi
atau ditutup. pemetaan data data perguruan tinggi Melakukan Perguruan
Tanggal pelaksanaan: Tinggi yang
perguruan tinggi dengan bertanggung pemetaan data sudah tidak
15 – 16 Novemebr
jawab dan dari perguruan tinggi beroperasi
2022
Proses : sumber yang
untuk memperbaiki
a. Penulis terpercaya.
kualitas pelayanan Bukti Fisik
memanfaatkan
Akuntabel : Screenshoot
teknologi berupa atau Foto dari
Bertanggung jawab
aplikasi sistem Smart ASN Database/Exc
dan cermat atas el
kopertis 6 yang a. Literasi digital :
data-data yang
ada dalam Memanfaatkan
sudah dikumpulkan
melakukan teknologi internet
Kompeten :
pencarian dan dalam melakukan
Mampu melakukan
pemetaan PTS pemetaan data
pendataan
pada menu data perguruan tinggi.
perguruan tinggi
PTS b. Pilar digital:
yang sudah tidak
(Adaptif) Mengutamakan
beroperasi.
b. Penulis sumber terpercaya
Harmonis :
melakukan dalam melakukan
Penulis dan mentor
diskusi dengan pemetaan yaitu
saling berkoordinasi
bagian akademik sistem kopertis 6
dengan baik dalam
terkait dengan LLDIKTI Wilayah
menentukan akar
permasalahan VI
permasalahan
legalisir ijazah c. Implementasi
Loyal :
( Kolaboratif) digital: Menggunakan
Penulis tidak
c. Penulis perangkat komputer
meyalahgunakan
melakukan dalam melakukan
data data yang
pendataan pemetaan data
terdapat pada
perguruan tinggi dengan bijaksana

26
 yang sudah tidak sistem kopertis 6
beroperasi atau untuk kepentinga
ditutup. pribadi
(Akuntabel)

Adaptif :
Memanfaatkan
teknologi yang ada
dalam melakukan
pemetaan data
perguruan tinggi
Kolaboratif :
Berdiskusi dengan
pegawai bagian
akademik untuk
membahas
permasalahan
legalisir ijazah

27
3. Mengumpulkan dan 1. Mencari refrensi Manajemen ASN Berorientasi Output
menelaah referensi literatur tentang Melakukan pencarian Pelayanan : Kumpulan
tentang pembuatan SOP legalisir. refrensi literatur Mengumpulkan dan literatur untuk
SOP Legalisir. mengenai SOP menelaah refrensi pembuatan
Proses: legalisir dari laman tentang pembuatan SOP legalisir
Tanggal Pelaksanaan: a. Penulis mencari yang terpercaya SOP Legalisir untuk ijazah yang
18 – 22 November informasi tentang sesuai pedoman yang mendukung telah ditelaah
2022
SOP dari internet, berlaku peningkatan
Bukti Fisik
sehingga lebih pelayanan bagian
1. Hasil
cepat dan efektif Akademik.
cetakan
dan membuka tata Smart ASN Akuntabel:
Mencari informasi refrensi yang
cara SOP sesuai a. Literasi digital
tentang pembuatan telah
ketentuan yang Memanfaatkan
SOP legalisir ijazah dikumpulkan
sudah diatur teknologi internet
secara cermat dan
(Adaptif) dalam menelusuri 2. Catatan
bertanggung jawab.
b. Penulis informasi tentang hasil telaah
Kompeten :
memastikan laman SOP cara
Merekap dan
yang di kunjungi b. Pilar digital: pembuatan
mempelajari dengan
dapat dipercaya, Mengutamakan SOP
seksama refrensi
agar mendapatkan sumber terpercaya SOP yang telah di
informasi yang dalam melakukan unduh di laman
dapat di penelusuran yaitu terpercaya agar
pertanggung c. Implementasi mendapatkan hasil
jawabkan, dan digital: yang optimal.
selesai dengan Menggunakan Harmonis :
tepat waktu perangkat Bekerja sama
(Loyal) komputer dalam dengan mentor, dan
melakukan tim akademik dalam
mempelajari hasil

28
2. Berdiskusi penelusuran temuan SOP yang
dengan pihak – dengan bijaksana kaitannya dengan
pihak terkait hasil standar pelayanan
temuan akademik yang
sudah dibuat
sebelumnya.
Proses: Loyal :
Patuh pada aturan
a. Menghubungi
yang terdapat pada
mentor untuk
standar layanan
berdiskusi tentang
LLDIKTI 6
hasil temuan
Adaptif:
(Harmonis)
Memanfaatkan
b. Berdiskusi
teknologi yang
dengan tim
ada untuk
Akademik terkait
mempermudah
SOP yang
penelusuran tentang
dikaitkan dengan
refrensi literatur
standar pelayanan
SOP legalisir ijazah
legalisasi ijazah di
Kolaboratif:
LLDIKTI Wilayah
Bekerjasama
VI
dengan pihak
(Kolaboratif)
terkait mengenai
hasil temuan
3. Merekapitulasi
terkait mengenai
referensi SOP
SOP leaglisir
yang telah di
ijazah
unduh dari laman
web.

Proses:
a. Dengan disiplin
penulis
merekapitulasi
refrensi dan

29
 disusun dengan
rapi agar mudah
dalam pencarian
data. (Akuntabel)

3. Menelaah
refrensi cara
pembuatan SOP
yang sudah di
kumpulkan.

Proses:
Penulis membaca
dan mempelajari
serta menelaah
SOP yang
dikumpulkan untuk
merancang SOP
yang sesuai
dengan dasar
hukum yang
berlaku.
(Loyal)

4. Merancang draft SOP 1. Mendesain SOP Manajemen ASN Berorientasi Output

legalisir ijazah dalam bentuk alur. Membuat desain Pelayanan : Rancangan
rancangan alur SOP Dalam proses draft SOP
Tanggal Pelaksanaan:
Proses : legalisir ijazah pembuatan suatu Legalisir
29 November – a. Membuat berdasarkan media informasi Ijazah
2 Desember 2022 rancangan dasar penemuan refrensi diperlukan
Bukti Fisik
alur SOP legalisir yang telah didapat perencanaan yg

30
ijazah yang efektif dengan tetap terstruktur sehingga 1. Foto
dan melakukan mempertimbangkan mencerminkan sikap kegiatan
inovasi pada masukan dari mentor yang profesional pembuatan
rancangannya. dan pihak terkait SOP
(Kompeten) lainnya.
2. Cetakan
b. Konsultasi Smart ASN
draft SOP
dengan mentor a. Literasi digital: Akuntabel :
yang telah
terkait kesesuaian Pembuatan Pengerjaan
dibuat
alur SOP rancangan draft SOP rancangan dasar
(Kolaboratif) berdasarkan alur SOP yang

pedoman yang sudah sistematis, runtut

2. Mencetak draft diatur dan dapat
SOP yang sudah b. Pilar digital: diperbaiki sesuai
dirancang. Mengutamakan arahan
etika dalam
Proses : berkomunikasi
a. Mencetak draft terkait pembuatan
Kompeten :
SOP yang sudah alur SOP kepada Pembuatan
dirancang dan pihak terkait rancangan alur
memastikan draft c. Implementasi SOP legalisir
SOP sudah benar digital: ijazah dengan
Memanfaatkan memperhatikan
teknologi dan mencetak
pembuatan alur draft SOP yang
SOP sudah dirancang

Harmonis:
Menghargai
setiap masukan
dan saran dari
mentor
Loyal :
Membuat

31
rancangan alur
SOP legalisir
ijazah dengan
sesuai dengan
aturan
Adaptif:
Menggunakan
media yang
tepat dalam
mendesain dan
membuat alur
SOP
Kolaboratif:
Berkonsultasi
dengan mentor
terkait kesesuaian
alur SOP

32
5. Melaksanakan Focus 1. Mengundang Manajemen ASN Berorientasi
Group Discussion
Mentor, Kepala Menyampaikan Pelayanan :
(FGD) dan review draft
SOP legalisir ijazah Bagian Umum, hasil rancangan Melalui review Output
dengan unit terkait.
Ketua SPI, SOP legalisir ijazah ini penulis
Berita acara
Tanggal Pelaksanaan: Bagian Akademik kepada anggota melakukan telah
7 – 8 Desember 2022 dilaksanakan
untuk melakukan FGD untuk perbaikan tiada
nya FGD
diskusi secara memperoleh henti demi hasil
daring. masukan dan saran Bukti Fisik
yang baik
1. Surat
Undangan
Proses :
FGD
a. Penulis Smart ASN Akuntabel :
2. Foto
berdiskusi dengan a. Literasi digital: Menyiapkan materi kegiatan
mentor terkait Memanfaatkan sistem FGD dengan baik, diskusi
dengan pihak
waktu pelaksanaan yang terdapat pada cermat, dan
terkait
Focus Group LLDIKTI Wilayah 6 bertanggungjawab
3. Notulen
Discussion (FGD) dalam pembuatan rapat FGD
(Adaptif) undangan FGD 4. Foto
b. Penulis b. Pilar digital: kegiatan
menyiapkan materi Kompeten : memperbaiki
Mengutamakan
rancangan
FGD etika dalam Melaksanakan SOP
(Akuntabel) berkomunikasi FGD dengan
dengan pihak baik, seksama
2. Pembuatan dan terkait perihal dan cermat
penyebaran undangan FGD
undangan c. Implementasi
digital: Harmonis :
Proses: Memanfaatkan Pada tahap ini,
a. Membuat perangkat komputer penulis
undangan FGD dalam pembuatan mempresentasik
sesuai dengan undangan an draft SOP
jadwal yang telah sosialisasi dengan secara daring
disepakati bersama bijaksana bersama
(Akuntabel) anngota FGD

33
b. Penulis untuk
mengirim pesan menghasilkan
menggunakan masukan,
whatsapp kepada perbaikan
pihak terkait sehingga
diskusi dengan mendapatkan
cara mengucapkan hasil alur SOP
salam, serta sopan yang baik dan
dalam sesuai peraturan
menyampaikan
pesan. Loyal :
(Harmonis) Perbaikan
rancangan SOP
2. akan
Mempresentasikan dilaksanakan
hasil rancangan dengan baik
SOP legalisir ijazah
kepada anggota
FGD Adaptif :
(Harmonis) Mendengarkan
dan mencatat
Proses: saran dan
a. Penulis masukan dari
mempresentasikan anggota FGD
draft SOP secara
daring sehingga
praktis tanpa tatap Kolaboratif :
muka, serta lebih Masukan dan
cepat dan efisien saran yang
dalam dilakukan pada
menyampaikan tahap ini
materi dilakukan oleh
(Kolaboratif) penulis, serta

34
b. Mendengarkan anggota FGD
dan mencatat
saran dan
masukan dari
peserta FGD
(Adaptif)
c. Memperbaiki
rancangan SOP
apabila terdapat
saran dari hasil
diskusi
(Berorientasi
Pelayanan)

35
6. Finalisasasi dan 1. Mempersiapkan Manajemen ASN Berorientasi
Pengesahan SOP
Draft SOP untuk Membangun Pelayanan :
legalisir ijazah
disahkan kerjasama yang Finalisasi dalam Output
Tanggal Pelaksanaan:
baik dengan mentor Pengesahan
13 Desember 2022 SOP legalisir
Proses: dan pihak terkait SOP legalisir
ijazah yang
a. Penulis mengenai draft ijazah bertujuan
telah
mempersiapkan SOP yang akan untuk
disahkan
draft SOP untuk di disahkan setelah mempermudah
sahkan dengan revisi sebelum pelayanan
orientasi mutu, diajukan ke Akuntabel : Bukti Fisik
untuk mengurangi pimpinan untuk Mempersiapkan 1. Foto
kesalahan resmi disahkan draft SOP untuk kegiatan
( Akuntabel ) disahkan pengajuan
b. Berkonsultasi dengan sebaik pengesahan
dengan mentor dan mungkin untuk SOP legalisir
pihak terkait Smart ASN mengurangi ijazah
mengenai draft kesalahan
a. Literasi digital: 2. SOP yang
SOP yang akan di Kompeten :
Mempersiapkan dan sudah
sahkan setelah Mengajukan
Memeriksa kembali disahkan
adanya revisi draft pengesahan
draft SOP yang akan
SOP dari hasil SOP ke
disahkan dengan
FGD pimpinan secara
orientasi mutu, untuk
(Kolaboratif) mandiri sebagai
mengurangi
c. Penulis secara wujud dalam
kesalahan.
mandiri pelaksanaan
b. Pilar digital :
mengajukan tugas dengan
Mengesahkan SOP
pengesahan SOP kualitas terbaik
legalisir ijazah
oleh pimpinan Harmonis :
kepada pimpinan
(Kompeten) Tahap akhir ini
c. Implementasi
dapat dilalui
Digital:
karena adanya
Memanfaatkan
nilai – nilai
teknologi informasi
harmonis
untuk membuat

36
acuan standar sebelumnya
pelayanan dari SOP yang dilakukan
legalisir ijazah yang antara penulis,
telah disahkan dan mentor
Loyal:
Finalisasi
dilakukan demi
nama baik
instansi dengan
memberikan
pelayanan
terbaik
Adaptif:
Finalisasi dapat
dilakukan karena
telah melakukan
berbagai macam
perbaikan
melalui masukan
dan saran yang
telah diberikan
oleh mentor
Kolaboratif:
Berkonsultasi
dengan mentor
dan pihak terkait

37
 C. Jadwal Pelaksanaan Aktualisasi
Pelaksanaan kegiatan pada rancangan aktualisasi ini dilaksanakan pada tahap
habituasi. Aktualisasi nilai-nilai dasar PNS dilaksanakan pada unit kerja yang
bertempat di Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah VI pada tanggal 8
November 2022 hingga 16 Desember 2022. Untuk lebih jelasnya akan disajikan
dalam Tabel 2.6.

Aktualisasi Tabel 2.6 Jadwal Pelaksanaan

Bulan Bulan
November Desember
No Kegiatan Minggu ke Minggu ke

2 3 4 5 1 2 3

1 Berkonsultasi dengan mentor dan coach terkait dengan

isu dan proses pembuatan rancangan aktualisasi

2 Memetakan data perguruan tinggi yang sudah tidak

beroperasi atau ditutup.

3 Mengumpulkan dan menelaah referensi tentang

pembuatan SOP Legalisir

4 Merancang draft SOP legalisir ijazah

5 Melaksanakan Focus Group Discussion (FGD) dan review

draft SOP legalisir ijazah dengan unit terkait.

6 Finalisasasi dan pengesahan SOP legalisir ijazah

38
 BAB III

PENUTUP

Aktualisasi merupakan upaya yang dilakukan untuk melaksanakan atau

mengimplementasikan fungsi dan tugas sebagai Aparatur Sipil Negara (ASN) yang
didasarkan pada nilai-nilai dasar ASN yakni BerAKHLAK (Berorientasi Pelayanan,
Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif dan Kolaboratif). Kegiatan
aktualisasi pun meningkatkan kesadaran penulis akan pentingnya kerjasama yang
baik antara semua pihak yang ada unit kerja.
Rancangan aktualisasi ini disusun dengan sedemikian rupa dengan harapan
dapat meningkatkan pelayanan LLDIKTI Wilayah VI. Isu yang diangkat dalam
Rancangan Aktualisasi ini adalah “ Belum Efektifnya Pelayanan Legalisir Ijazah
bagi Pemohon di Bagian Akademik LLDIKTI Wilayah VI ”. Dengan dijalankannya
Rancangan Aktualisasi ini pada masa habituasi diharapkan dapat membantu
pekerjaan Pokja Akademik dan Kemahasiswaan serta bermanfaat pada peningkatan
mutu pelayanan LLDIKTI Wilayah VI.
Untuk menjalankan aktualisasi ini dilakukan dengan 6 (enam) tahapan kegiatan
yaitu :

1. Berkonsultasi dengan mentor dan coach terkait dengan isu dan proses
pembuatan rancangan aktualisasi

2. Memetakan data perguruan tinggi yang sudah tidak beroperasi atau ditutup.

3. Mengumpulkan dan menelaah referensi tentang pembuatan SOP Legalisir

4. Merancang draft SOP legalisir ijazah

5. Melaksanakan Focus Group Discussion (FGD) dan review draft SOP legalisir
ijazah dengan unit terkait.

6. Finalisasasi dan pengesahan SOP legalisir ijazah

Output dari Rancangan Aktualisasi ini “Penyusunan Standar Operasional

Prosedur (SOP) Legalisir Ijazah Untuk Meningkatkan Efektifitas Pelayanan
Akademik Di Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi Wilayah VI Jawa Tengah “

39
yang sesuai dengan ketentuan peraturan terbaru serta relevan dengan kondisi
saat ini. Penulis berharap semoga dengan Rancangan Aktualisasi ini dapat
bermanfaat dan dapat meningkatkan kualitas pelayanan di LLDIKTI Wilayah VI
terutama pada Pokja Akademik dan Kemahasiswaan dalam memberikan
pelayanan prima ,efektif, dan efisien .

40
 DAFTAR PUSTAKA

Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 Tentang Aparatur Sipil Negara

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2017 tentang
Manajemen Pegawai Negeri Sipil
Peraturan Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia Nomor 10 Tahun
tentang Perubahan atas Peraturan Lembaga Administrasi Negara Nomor 1 Tahun
2021 tentang Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil
Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi
Peraturan Pemerintah Nomor 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan
Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi
Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi nomor 61 tahun 2016
perihal Pangkalan Data Pendidikan Tinggi;
Peraturan Menteri Pendidikan,Kebudayaan, Riset, dan Teknologi Nomor 6 Tahun
2022 tentang Ijazah,Sertifikat Kompetensi,Sertifikat Profesi, Gelar, dan Kesetaraan
Ijazah Perguruan Tinggi Negara Lain.

Keputusan Menteri Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi Nomor

2499/B/01/2022 tentang Pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan

Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi

Keputusan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 13/K1/PDP.07/2022

Tentang Pedoman Penyelenggaraan Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil

Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi

Nomor 20 Tahun 2021 tentang Implementasi Core Values dan Employer Branding

Aparatur Sipil Negara

41
42
43
44