BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN

3.1 Deskripsi Organisasi

3.1.1 Gambaran Umum Organisasi
Toko Fian adalah jenis toko minimarket yang berada di jln Bantul. Toko Fian sudah berdiri sejak
tahun 2005 dan terus berkembang sampai saat ini dan memiliki 2 cabang toko.
Setiap cabang mendapat omset kurang lebih Rp 500.000.000. di setiap cabang toko memiliki
karyawan yang terdiri dari 7 orang yang memiliki shif setiap 7 jam sekali di setiap toko memiliki
kepala toko.
Permasalahan pada Toko Fian ini adalah proses transaksi masih bergantung pada karyawan
kepercayan atau kepala toko, di samping itu pemilik tidak benar benar tahu laba yang diperoleh
setiap bulan minggu maupun harian dan juga pemilik tidak tahu berapa jumlah stok barang di
gudang dan pemilik merasa kesulitan ketika diminta untukm laporan pajak tahunan.
3.1.2 Struktur Organisasi dan Jobs Desc

PEMILIK TOKO

KEPALA TOKO

KASIR TOKO 1 KASIR TOKO 2

Gambar 3.1 Struktur Organisasi

Pada gambar 3.1 menjelaskan tentang hierarki / struktur pekerjaan di Toko Fian ini,
adapun job desciprion atas masing-masing orang sebagai berikut :
1. Pemilik : Bertanggung jawab atas pengambilan keputusan berkaitan dengan kebijakan
kebijakan strategis toko. Misalnya menambah karyawan, ekspansi toko, pembayaran pajak,
pengembangan sistem informasi, serta aturan-aturan kerja toko
2. Kepala Toko : Bertanggung jawab atas jalannya operasional toko, yaitu memastikan setiap
kasir dan karyawan menjalankan tugasnya dengan baik dan mendapatkan hasil yang
maksimal.
3. Kasir / Karyawan : Bertanggung jawab menangani transaksi rutin harian serta bertanggung
jawab melayani konsumen yang datang ke toko.

3.1.3 Workflow Sistem Lama

Berdasarkan penelitian dan pengamatan, sistem yang digunakan dalam pelayanan aktivitas
penjualan dan pembelian saat ini masih belum menggunakan sistem. Setiap transaksi direkap
melalui nota yang dibuat oleh kasir. Adapun proses-proses bisnis yang saat ini berjalan sebagai
berikut :
1. Transaksi Penjualan (menjual barang ke customer)
a. Pembeli datang ke toko.
b. Karyawan menyambut pembeli dengan ucapan selamat datang.
c. Pembeli memilih barang.
d. Pembeli membayar barang.
e. karyawan menerima uang costumer.
f. karyawan memberikan uang dari costumer ke kepala toko.
g. kepala toko menerima uang dan memberikan uang kembalian kepada karyawan
lain.
h. karyawan memberikan uang kembalian kepada costumer.
i. Selesai.
2. Transaksi Pembelian (membeli barang dari supplier)
a. Pemilik menelepon supplier.
b. Supplier mengantar barang ke toko.
c. Pemilik membayar pelunasan barang yang sebelumnya.
d. Barang masuk gudang.
e. Selesai.
3. Merekap laporan
a. Mendata stok barang di gudang.
 b. Mendata barang keluar dan barang masuk.
c. Menghitung jumlah barang terjual dalam sehari.

d.Menjumlah barang dan laba.

e.Menganalisis grafik keuntungan dan kerguian setiap bulanya.

4. Laporan Pajak

a.Mendata pajak apa saja yang harus di bayar berdasarkan laporan

b.Menyerahkan laporan ke kepala toko.

c.Pemilik Toko menyiapkan dana untuk membayar.

3.2 Analisis

3.2.1 Analisis Kelemahan Sistem

Analisis kelemahan sisitem diperuntukan untuk mengetahui apa saja yang kurang optimal
dari sistem yang sedang berjalan saat ini. Untuk mengidentifikasi masalah, harus
dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efesiensi,
dan pelayanan pelanggan. Dalam penelitian ini, penulis menggunakan metode analisis
PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, dan Service). Dari
analisis ini akan didapatkan beberapa masalah utama.
3.2.1.1 Analisis Performance
Performance atau kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran suatu proses
kerja dalam suatu aspek masalah performance atau kinerja ketika suatu sistem
yang dijalankan tidak mencapai sasaran atau tujuan. Kinerja atau Performance
merupakan suatu kemampuan sistem dalam menyelesaikan suatu tugas dengan jelas
sehingga sasaran atau tujuan dapat dicapai. Untuk memperbaiki tugas-tugas tersebut
seorang pemimpin harus dapat mencari solusi untuk dapat mempercepat sasaran yang
dicapai. Peningkatan kinerja dilakukan supaya kinerja suatu sistem yang baru menjadi
lebih efektif. Kinerja dapat diukur dengan jumlah produksi (Throughput), dan waktu
tanggap (Respon Time). Berikut analisis kinerja pada Toko Fian
 3.2.1.1 Analisis Performance

Hasil Analisis
Faktor Departemen Tugas Masalah Solusi /
Peluang
PERFORMANCE Karyawan Bertanggung Selain bertugas Dibuatkan
jawab menangani melayani system kasir
dan membantu konsumen.karyawa dengan
pembeli n juga menerima pengoperasian
uang dari konsumen yang
kemudian diberikan mudah,serta
kepada kepala toko. memposisikan
Hal ini tidak efektif kasir dekat
selain proses yang dengan
lama,lalu lintas konsumen
antar karyawan sehingga
akan terganggu konsumen
dapat langsung
membayar ke
kasir
Kepala Toko Bertanggung Kepala toko Dengan adanya
jawab atas mendapat laporan system kasir
jalannya transaksi dari selain
operasional
seluruh karyawan pekerjaan
toko, yaitu
yang melayani kepala toko
memastikan
konsumen jadi lebih
setiap kasir
ringan, dengan
dan karyawan
menjalankan
adanya kasir

tugasnya maka proses

dengan baik kepala toko
dan dalam
mendapatkan hasil mengetahui
 yang jumlah
maksimal. transaksi lebih
mudah dengan
mendapat
informasi dari
kasir
Pemilik Toko Bertanggung 1.Tidak 1. Dibutuhkan
jawab atas mengetahuin jumlah system dengta
pengambilan laba yang di peroleh fitur laporan
keputusan
setiap bulan, penghasilan
berkaitan
minggu maupun setiap toko
dengan
hari 2. dalam
kebijakankebijakan
2. Tidak system
strategis toko.
Misalnya
mengetahui stok terdapat list

menambah barang yang ada di view yang

karyawan, gudang menampilkan
ekspansi toko, 3.Kesulitan dalam jumlah barang
pembayaran perekapan laporan yang
pajak, pajak tahunan tersedia,data
pengembang barang masuk
an sistem
dan keluar
informasi,
gudang
serta aturanaturan
3. system kasir
kerja
ditambah
toko.
dengan fitur
perhitungan
SPT Tahunan
dengan rumus
1% * omset 1
tahun
3.2.1.2 Analisis Informasi (Information)
Informasi merupakan elemen yang sangat penting dalam pemasaran atau promosi
suatu produk barang atau jasa, dan sangat menunjang seorang pemimpin dalam
mengambil suatu keputusan. Dengan sistem informasi yang baik, maka akan
menghasilkan informasi yang bermanfaat yang berguna bagi pemimpin untuk menangani
masalah dan sebagai pendukung untuk mengambil suatu keputusan, sehingga informasi
yang diperoleh akurat, tepat waktu, dan relavan. Berikut analisis Informasi pada Toko
Fian.
3.2.1.2 Analisis Information

Hasil Analisis
Faktor Departemen Tugas Masalah Solusi / Peluang
Information Karyawan Bertanggung Penghitungan Dalam proses
jawab menangani uang/transaksi perhitungan dalam
dan membantu menggunakan system,dicantumkan
pembeli kalkulator label yang di isi
secara manual oleh kasir untuk
rawan terjadi dihitung. Seperti
kesalahan jumlah barang
dibeli,harga barang.
Sehingga kasir
dapat mengetahui
runtutan proses
perhitungan
Kepala Toko Bertanggung 1.Sering terjadi 1.dengan adanya
jawab atas kesalahan deklarasi rumus
jalannya perekapan perhitungan
operasional
laporan harian keuntungan untuk
toko, yaitu
maupun harian maupun
memastikan
bulanan. bulanan,sehingga
setiap kasir
2.Perekapan hanya dengan satu
dan karyawan
bulanan sering button proses
 menjalankan terlambat perhitungan laporan
tugasnya sehingga terbuat secara
dengan baik informasi yang otomatis.
dan
dihasilkan
mendapatkan hasil
rentan salah dan
yang
tidak efisien
maksimal.
Pemilik Toko Bertanggung 1.Perekapan 1. Dibutuhkan
jawab atas laporan harian system dengan fitur
pengambilan atau bulanan laporan penghasilan
keputusan
sering terlambat setiap toko
berkaitan
sehingga 2.Dibuthkan system
dengan
memperlambat yang dapat
kebijakankebijaka
pengambilan menyajikan laporan
n
strategis toko.
keputusan harian,bulanan dan

Misalnya pembelian stok pajak.

menambah barang dan
karyawan, pembayaran
ekspansi toko, pajak.
pembayaran
pajak,
pengembang
an sistem
informasi,
serta aturanaturan
kerja
toko.

3.2.1.3 Analisis Ekonomi (Economic)

 Nilai suatu informasi ditentukan oleh dua hal yaitu manfaat dan biaya untuk
mendapatkan informasi tersebut. Dengan kemampuan sistem baru secara optimal,
beberapa biaya dapat dipangkas, salah satunya adalah biaya SDM. Secara ekonomi
sistem yang berjalan sebelumnya masih belum efektif dan efesien. Pertimbangan
ekonomi akan dilakukan dengan melakukan perbandingan sejauh mana manfaat dari
sistem lama yang diperoleh. Berikut analisis ekonomi pada Toko Fian adalah sebagai
berikut :
3.2.1.3 Analisis Economy

Hasil Analisis
Faktor Departemen Tugas Masalah Solusi / Peluang
Economy Pemilik Toko Bertanggung 1.dengan system 1. Dibutuhkan
jawab atas penjualan yang system yang
pengambilan masih dapat
keputusan
sederhana,membuat meringankan
berkaitan
pekerjaan beban karyawan
dengan
memerlukan sehingga tidak
kebijakankebijaka
sumber daya perlu menambah
n
strategis toko.
manusia lebih,atau sdm

Misalnya jam kerja mereka 2.Dibutuhkan

menambah yang bertambah. system yang
karyawan, Sehingga akurat dalam
ekspansi toko, memerlukan biaya menyajikan
pembayaran lebih untuk laporan.
pajak, menggaji para
pengembang
karyawan
an sistem
2.Pengambilan
informasi,
keputusan yang
serta aturanaturan
salah dikarenakan
kerja
toko. laporan yang salah
dan tidak akurat
menyebabkan biaya
 yang seharusnya
dapat dipangkas
menjadi biaya
ekstra
3.2.1.4 Analisis Pengendalian (Control)
Analisis Kontrol digunakan untuk meningkatkan kinerja sistem, mendeteksi
penyalahgunaan sistem dan menjamin keamanan data dari pihak luar yang tidak
berkepentingan. Dengan adanya Kontrol, maka tugas maupun kinerja yang mengalami
gangguan bisa diperbaiki. Pengendalian untuk keamanan sistem yang ada pada Toko Fian
dalam menyebaran informasi masih sulit. Hal ini terlihat dari informasi dengan
menggunakan brosur dimana pembuatannya masih manual dan memerlukan waktu
keamanan dari data, dan informasi menjadi kurang terjaga.
3.2.1.4 Analisis Control

Hasil Analisis
Faktor Departemen Tugas Masalah Solusi / Peluang
Control Kepala Toko Bertanggung 1.Kepala toko 1.Dibutuhkan
jawab atas tidak dapat system yang
jalannya mengetahui dapat
operasional
trend penjualan mengetahui
toko, yaitu
sehingga tidak trend kepadatan
memastikan
dapat penjualan.
setiap kasir
mengantisipasi
dan karyawan
menjalankan
lonjakan

tugasnya penjualan di jam

dengan baik tertentu.
dan
mendapatkan hasil
yang
maksimal.
Pemilik Toko Bertanggung 1.Pemilik toko 1. Dibutuhkan
jawab atas tidak dapat system untuk
 pengambilan mengontrol memonitoring
keputusan transaksi di transaksi setiap
berkaitan setiap toko toko kapan saja.
dengan
kapan saja.
kebijakankebijakan
strategis toko.
Misalnya
menambah
karyawan,
ekspansi toko,
pembayaran
pajak,
pengembang
an sistem
informasi,
serta aturanaturan
kerja
toko.
3.2.1.5 Analisis Efisiensi (Effeciency)
Efesiensi yang digunakan dari sistem yang dikembangkan adalah sumber daya
yang tersedia meliputi manusia, informasi, waktu, uang, ruang, dan keterlambatan
pengolahan data. Dengan adanya sistem baru diharapkan terciptanya suatu system
pengolahan informasi yang mengurangi biaya operasional dan menambah efektifitas dan
efisiensi pada Toko Fian.
3.2.1.5 Analisis Eficiency

Hasil Analisis
Faktor Departemen Tugas Masalah Solusi / Peluang
Eficiency Karyawan Bertanggung Penghitungan Dibutuhkan
jawab menangani yang lambat dan system yang
dan membantu tidak akurat dapat
pembeli membuat tidak memudahkan
efisien. dalam
 penghitungan
Kepala Toko Bertanggung 1.Sering terjadi 1.Dibutuhkan
jawab atas kesalahan system yang
jalannya perekapan dapat membuat
operasional
laporan harian laporan secara
toko, yaitu
maupun otomatis
memastikan
bulanan. berdasarkan
setiap kasir
2.Perekapan transaksi
dan karyawan
menjalankan
bulanan sering harian/bulanan.

tugasnya terlambat
dengan baik sehingga
dan informasi yang
mendapatkan hasil dihasilkan
yang rentan salah dan
maksimal. tidak efisien
Pemilik Toko Bertanggung 1.Perekapan 1. Dibutuhkan
jawab atas laporan harian system dengta
pengambilan atau bulanan fitur laporan
keputusan
sering terlambat penghasilan
berkaitan
sehingga setiap toko
dengan
memperlambat 2.Dibutuhkan
kebijakankebijakan
pengambilan system yang
strategis toko.
Misalnya
keputusan dapat

menambah pembelian stok meringankan

karyawan, barang dan beban karyawan.
ekspansi toko, pembayaran
pembayaran pajak.
pajak, 2.Penambahan
pengembang sdm yang
an sistem
sebetulnya dapat
informasi,
dipangkas
 serta aturanaturan menjadi biaya
kerja ekstra dan
toko. membuat
pengeluaran
tidak efisien
3.2.1.6 Analisis Pelayanan (Service)
Dalam Pelayanan atau service akan memakan banyak manusia atau karyawan
untuk melayani konsumen apabilan terjadi penumpukan konsumen jika masih
menggunakan system lama. Hal utama dalam Pelayanan adalah informasi yang diberikan.
Pada sistem lama terkadang banyak informasi yang masih kurang dapat memberikan
kenyamanan konsumen karena banyaknya pemesanan. Berikut adalah analisis pelayanan.
3.2.1.6 Analisis Service

Hasil Analisis
Faktor Departemen Tugas Masalah Solusi / Peluang
Service Karyawan Bertanggung 1.Pengecekan 1.Dibutuhkan
jawab menangani barang yang system yang
dan membantu diinginkan dapat mengecek
pembeli pembeli yang ketersediaan
biasa masih suatu barang.
dicari secara 2. Dibuatkan
manual,ada atau system kasir
tidak adanya dengan
suatu barang pengoperasian
membuat yang
konsumen mudah,serta
menunggu lama. memposisikan
2.Aliran uang kasir dekat
yang harus dengan
diberikan ke konsumen
kepala toko dan sehingga
 harus menunngu konsumen dapat
kembalian dari langsung
kepala toko juga membayar ke
memperlambat kasir
pelayanan.
Kepala Toko Bertanggung 1.Dikarenakan 1.pemanfaatan
jawab atas setiap toko salah satu
jalannya hanya ada 1 karyawan
operasional
kepala toko dan menjadi kasir.
toko, yaitu
semua transaksi
memastikan
di kerjakan oleh
setiap kasir
kepala toko
dan karyawan
menjalankan
otomatis proses

tugasnya menjadi lamban.

dengan baik
dan
mendapatkan hasil
yang
maksimal.

3.2.2 Analisis Kebutuhan Sistem

3.2.2.1 Analisis Kebutuhan Fungsional.

1.Kebutuhan User Karyawan

a. Sistem harus bisa mengolah data barang yang meliputi

harga,stok,nama,kode barang.
b. Sistem harus bisa mengolah data pelanggan.
c. Sistem harus bisa melakukan transaksi penjualan yang meliputi membuat
laporan secara otomatis di setiap hari dan bulanya.
d. Sistem harus bisa melakukan transaksi dengan supplier.
 2.Kebutuhan User Kepala Toko

a. Sistem harus bisa menampilkan laporan penjualan baik harian,bulanan

atau tahunan.
b. Sistem harus bisa menampilkan data stok barang yang ada ataupun habis.

3.Kebutuhan User Pemilik Toko.

a. Sistem dapat menampilkan laporan hasil laba rugi.

b. Sistem harus bisa menampilkan data trend penjualan.

3.2.2.1 Analisis Kebutuhan Non Fungsional.

1.Kebutuhan Minimum.

a. Operating Sistem : Windows 7,8,10.

b. Database : MySQL.
c. Proccessor : Intel i 7.
d. RAM : 8GB.
e. Mouse & Keyboard : Standart.
f. Printer :Printer Thermal.
g. Barcode Input :Barcode Reader.
h. Monitor : 1024 x 720.

3.3 Perancangan Sistem

Setelah melalui beberapa tahapan analis sistem, maka langkah selanjutnya yang
harus dilakukan ialah proses perancangan sistem. Pada proses ini berisi tejemahan dari
usulan kebutuhan sebelumnya, menjadi sistem informasi bebasis komputer. Berikut ialah
proses peracangan system yang digunakan.
3.3.1 Perancangan Proses
Perancangan proses menggambarkan permodelan proses yang ada aplikasi
penjualan Toko Fian, adapun permodelan proses yang dibahas pada rancangan ini adalah
Flowchart sistem dan Data Flow Diagram (DFD)
3.3.1.1 Flowchart Sistem
 Flowchart sistem menggambarkan gambaran umum sistem secara keseluruhan,
dari flowchart sistem ini dapat dilihat jumlah storage penyimpanan yang dibutuhkan.
Berikut flowchart sistem aplikasi penjualan di Toko Fian.

Gambar 3.2 Flowchart Sistem

3.3.1.2 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) adalah pemodelan proses yang mengilustrasikan
aktivitasaktivitas yang dilakukan dan bagaimana data berpindah dari aktivitas yang satu
ke aktivitas yang lain. Di diagram ini juga dijelaskan user yang berinteraksi langsung
dengan sistem dan aliran data dari masing-masing user. Berikut adalah DFD dari sistem
aplikasi penjualan di Toko Fian.

1. Diagram Konteks
 Gambar 3.3 Diagram Konteks
2. DFD Level 1

Gambar 3.4 DFD Level 1

3.3.2 Perancangan Basis Data
Basis data merupakan kumpulan data terhubung (Interrelated Data) yang
disimpan secara bersamaan pada suatu media, tanpa mengatap satu sama lain atau tidak
perlu suatu kerangkapan data, data disimpan dengan ciri-ciri tertentu sehingga mudah
untuk digunakan atau ditampilkan kembali. Permodelan basis data yang akan digunakan
dalam rancangan ini adalah Entity Relasionship Diagram (ERD), Relasi Tabel, dan
Struktur Tabel.
3.3.2.1 Relasi Tabel
Relasi tabel menggambarkan tentang hubungan antar tabel lengkap dengan atribut
primary key dan foreign key beserta constrain lainnya. Adapun rancangan relasi tabel
dari sistem informasi penjualan Toko Fian sebagai berikut :

Gambar 3.5 Relasi Tabel