TATA LAKSANA PROSEDUR PEMBUATAN SURAT

A. PENGERTIAN SURAT MENYURAT

Menurut Kamus Besaar Bahasa Indonesia, edisi ketiga tahun 2002, kata surat mempunyai arti
kertas yang bertulis atau secarik kertas sebagai tanda atau keterangan sesuatu yang ditulis.
Jadi surat adalah alat komunikasi tertulis yang disampaikan dari satu pihak kepada pihak lain,
baik atas nama pribadi maupun atas nama organisasi atau perusahaan
           Sebuah surat dibuat dan dikirimkan dengan maksud agar si penerima surat mengerti
maksud si pembuat surat. Oleh sebab itu agar isi surat sampai sesuai dengan kehendak si
pengirim/ si pembuat surat, maka dalam membuat surat harus memenuhi kriteria sebagai
berikut :
1.     Surat harus dibuat dalam bentuk yang menarik
2.    Surat hendaknya dibuat dengan bahasa yang mudah dimengerti, tidak bertele-tele dan
menggunakan bahasa yang baik dan benar
3.    Hindari penggunaan kata dan kalimat yang tidak perlu dan dapat membingungkan pihak
penerima
4.    Isi langsung kepada pokok permasalahan
5.    Menggunakan bahasa yang sopan dan menarik
         Jika seseorang / organisasi melakukan komunkasi secara terus – menerus dan tidak
mendapat tanggapan, maka dapat diambil kesimpulan bahwa komunikasi tersebut tidak
berhasil dan tidak berkelanjutan, serta hal ini tidak dapat dikatakan surat menyurat. Oleh
karena itu, surat-menyurat atau korespondesi adalah gubungan komunkasi tertulis yang
dilakukan secara terus-menerus, secara timbal bailik antara yang satu dengan yang lainnya.
 Didalam sebuah organisasi, korespondensi dapat di bagi menjadi 2 macam, yaitu :
1.     Korespondensi ekstern adalah hubungan surat menyurat yang dilakukan oleh organisasi
dengan pihak luar
2.    Korespondensi intern adalah hubungan surat menyurat antar pejabat dalam sebuah
organisasi/kantor dan dapat juga antar kantor cabang dan pusat atau sebaliknya

B. TUJUAN DAN FUNGSI SURAT

Manusia dalam melakukan tugas dan pekerjaannya pasti memiliki tujuan, baik itu untuk
kepentingan dirinya atau untuk tujuan bersama. Bagitu pula dalam surat-menyurat, tentu
memiliki tujuan
Adapun tujuan membuat surat adalah ;
Ø    Untuk menyampaikan pesan/informasi
Ø    Untuk memperlancar arus informasi
Ø Untuk membuat sipenerima paham dan mengerti terhadap isi surat sehingga kominkasi dapat
berkelanjutan
 Disamping tujuan di atas, surat sebagai alat komunikasi mempunyai 7 fungsi :
1.  Sebagai wakil atau duta si penulis dan pengirim surat
Disini surat berperan menjadi pembawa misi untuk menyamnpaikan isi surat mewakilik si
penulis surat. Sipenulis surat tidak perlu datang sendiri untuk menmui orang yang dituju
cukup diwakili oleh surat yang dibuatnya
2       Alat pengingat / berpikir
Apabila suatu saat isi surat diperlukan kembali dapat diambil kembali dari surat yang telah
disimpan atau diarsipkan

3.    Bukti Hitam Putih

Dalam sebuah organisasi apabila terjadi suatu masalah, maka surat dapat dijadikan sebagai
hitam di atas putih seperti contoh : surat perjanjian, kuitansi, faktur, surat tanda terima dan
lain-lain
4.    Dokumen Historis
Arsip yang telah di simpan lama dapat digali kembali untuk mengetahui sejarah masa lampau
5.    Jaminan keamanan
Surat keterangan jalan adalah contoh surat yang akan memberikan jaminan keamanan dalam
perlajanan
6.    Pedoman dan Dasar Bertindak
Misalnya surat keputusan, surat perintah, surat tugas adalah surat sebagai pedoman dan dasar
untuk melakukan tindakan/pekerjaan yang diberikan atasannya
7.     Alat promosi
Dalam Kop surat akan tertera nama perusahaan dan jenis usaha untuk dapat dilihat oleh si
penerima surat yang sekaligus berfungsi sebagai promosi

C. JENIS-JENIS SURAT
Jenis-Jenis surat ternyata tidak hanya satu tetapi ada bermacam-macam jenis surat.
Surat-surat dapat dikelompokan berdasar pada sifat surat, wujud surat, kemanan isinya,
proses penyelesaiannya, jumlah penerima atau sasarannya, maksud dan tujuannya serta dinas
pos. Mari kita membahasnya satu persatu
1.   Jenis surat berdasarkan sifatnya
      Berdasarkan sifatnya surat dapat dibagi memjadi 5 macam, yaitu surat pribadi, surat niaga,
surat sosial dan surat resmi. Dibawah ini kita akan membahasanya satu persatu
v Surat Pribadi
Adalah surat yang dibuat oleh seseorang ( atas nama pribadi ) yang berisi tentang hal-
hal yang bersifat pribadi. Surat pribadi dibagi menjadi 2 macam, yaitu surat pribadi yang
bersifat kekeluargaan ( misalnya surat dari anak kepada orang tuanya, surat perkenalan
dengan seseorang , surat dari dan untuk saudara dan sebagainya) dan surat pribadi yang
bersifat resmi ( misalnya surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin tidak masuk
kerja/sekolah, surat dari seorang pegawai yang sisinya tentang permohonan cuti dan
sebagainya) Surat Pribadi yang bersifat resmi dapat disebut pula setengah resmi
v Surat Niaga
Adalah surat yang terdapat dalam dunia bisnis atau dunia niaga atau surat yang dibuat
dan dikirim dari satu badan usaha/perusahaan ditujukan kepada badan usaha/perusahaan
lainnya. Contoh : Surat perkenalan, surat permintaan penawaran, surat penawaran dan lain-
lain
v Surat Dinas Pemerintah
Adalah surat yang dibuat oleh instansi pemerintah yang isinya mengenai soal
kedinasan. Surat dinas disebut juga dengan surat jabatan karena surat tersebut dibuat dan di
tanda tangani seseorang atas nama jabatanya dalam suatu instansi ( bukan atas pribadi )
contoh : surat  tugas, surat instruksi, surat perintah, surat keputusan dan sebagainya.
v Surat Sosial
Adalah surat yang dibuat oleh lembaga-lembaga sosial yang isinya tentang kegiatan
sosial dan bukan mencari keuntungan semata-mata
v Surat Dinas Swasta
Adalah surat yang dipergunakan oleh instansi swasta yang isinya menyangkut
kepetingan instansi swasta tersebut. Contoh : surat undangan rapat rutin /berkala, surat
panggilan pegawai, surat peringatan untuk pegawai.
2.    Jenis Surat Berdasarkan Wujudnya
Berdasarkan wujudnya ( secara fisiknya ) surat dapat dibagi menjadi 5 macam, yaitu
kartu pos, warkat pos, surat bersampul, memorandum dan nota, telegram dan teleks. Hal ini
akan kita bahas sekarang satu persatu-satu
v Kartu Pos
Adalah selembar kertas karton tipis yang berukuran 10 x 15 Cm yang digunakan untuk
menulis surat yang isinya singkat dan tidak bersifat rahasia, Kartu Pos dikeluarkan oleh
Perum Pos dan Giro atau pihak swasta. Biasanya penggunaan kartu pos in untuk surat yang
isinya tidak menyangkut rahasia pribadi ataupun rahasia perusahaan/instansi sehingga jikalau
terbaca oleh orang yang tidak berkepentinganpun tidak akan merugikan pihak manapun
v Warkat Pos
Adalah sehelai kertas yang dicetak sedemikian rupa sehingga apabila dilipat dapat
berupa sebuah amplop dan apabila dibuka di dalamnya dapat digunakan untuk menuls surat.
Warkat Pos hanya di lekuarkan oleh Perum Pos Dan Giro
Warkat pos ini terdiri dari 2 bagian, yaitu :
a.    Bagian lurar surat mempunyai 2 fungsi, yaitu :
~  Bagian depan ; untuk menulis alamat yang dituju
~  Bagian belakang : untuk menulis alamat si pengirim
b.    Bagian dalam surat berfungsi untuk menulis isi/berita surat sehingga kalau
 sudah dilipat terlihat seperti amplop surat
v Surat Bersampul
Adalah surat yang isinya ditulis dalam lembaran-lembaran kertas terpisah, kemudian
dilipan dan disimpan/dimasukan dalam sampul tertutp / amplop. Ada 3 kegunaan  sampul
surat ialah :
a.  Menjaga agar isi surat tidak terbaca oleh orang yang tidak berkepentingan
b.  Mengemas surat / berita yang terdiri dari beberapa lembar
c.   Sebagai alas an kesopanan/kepantasan
v Memorandum dan Nota
Adalah surat yang hanya berlaku ( digunakan ) untuk kantor atau suatu organisasi yang
berisi tentang permintaan dan pemberian informasi dan petunjuk. Apakah memorandum dan
nota berbeda ? Jawabnya  Ya. Perbedaannya terletak pada siapa yang membuatnya dan
ditujukan kepada siapa memo dan nota tesebut.
Memo  dibuat oleh pejabat yang lebih tinggi ditujukan kepada bahwahn atau sebaliknya
maupun  kepada pejabat yang setaraf, sedangkan Nota dibuat oleh pejabat yang lebih tinggi
 kepada bawahnya atau antar pejabat yang setaraf dalam suatu kantor. Kertas untuk memo dan
nota umumnya berukuran setengan folio atau setengah kuarto
v Telegram dan Teleks
Telegram adalah surat/berita yang dikirim dari jarak jauh. Sedangkan Teleks adalah
pertukaran berita yang tercetak dari jarak jauh
3.    Jenis Surat Berdasarkan kemanan isinya
Berdasarkan keamanan isinya, surat digolongkan menjadi 4 macam, yaitu surat sangat
rahasia, surat rahasia, surat konfidensial ( terbatas ) dan surat biasa.Mari kita membahasnya
masing-masing dari surat tersebut satu persatu.
v Surat Sangat Rahasia
Surat Sangat Rahasia adalah surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang yang
tidak berkepentingan dan biasanya berkaitan dengan dokumen-dokumen yang berhubungan
erat dengan keamanan negara Contoh : Lembar soal Ujian Nasional maupun dokumen negara
lainnya.
Biasanya surat sangat rahasia diberi kode SRHS atau SR  lalu dilak ban dimasukan ke sampul
kedua yang beri kode SRHS atau SR kemudian dimasukan ke dalam sampul ketiga tanpa
dilak maupun tanpa kode SRHS atau SR
v Surat Rahasia
Surat Rahasia adalah surat yang isinya tidak boleh dibaca oleh orang yang tidak
berkepentingan karena mengandung kerahasiaan
Surat Rahasia  diberi kode RHS atau R. Berbeda dengan surat sangat rahasia, surat rahasia ini
dikirimkan mengunakan dua buah sampul, sampul pertama diberi kode RHS atau R dan dilak
Kemudian dimasukan ke dalam sampul kedua tanpa dilak dan tanpa diberi kode RHS atau R.
Sampul kedua tersebut merupakan sampul biasa
v Surat Konfidensial ( Terbatas )
Surat konfidential adalah surat yang isinya hanya boleh dikethui oleh pejabat yang
bersangkutan
v Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang isinya boleh di ketahui oleh orang lain karena tidak
menimbulkan kerugian siapa saja yang membacanya

4.    Jenis Surat Berdasarkan Proses Penyelesaiannya

Berdasarkan Proses penyelesaiannya, surat di bagi menjadi 3 macam yaiut surat sangat
segera, surat segera dan surat biasa. Kita akan membahas masing-masing surat tersebut satu
persatu
v Surat Sangat Segera
Surat sangat segera adalah surat yang cara pengirimannya mendapat perioritas pertama
agar segera sampai kepada penerimnya. Oleh karena itu penyelesaiannya dan pengirimannya
harus dilakukan dalam waktu sesingkat-singkatnya . Untuk kepetingan itu maka surat-surat
lain dapat di kalahkan.
v Surat Segera
Surat Segera adalah surat yang harus disampaikan kepada penerimanya, tapi bukan
berarti yang mendapat perioritas pertama
v Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang harus disampaikan kepada penerimnya, tetapi tidak
mendapat perioritas utama seperti yang terjadi pada surat sangat segera dan surat segera
5.    Jenis Surat Berdasarkan Jumlah penerimanya
Jenis surat berdasarkan jumlah penerimanya atau sasaran yang dituju dapat dibagi
menjadi 3 macam, yaitu surat biasa, surat edaran dan surat pengumuman
v Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang dirimkan kepada seseorang atau kepada seorang pejabat
suatu organisasi
v Surat Edaran
Surat Edaran adalah surat yang dikrimkan kepada beberapa pejabat atau beberapa orang
tertentu
v Surat pengumuman
Surat Pengumuman adalah surat yang memuat berita untuk sejumlah orang atau pejabat
yang namanya tidak disebukan satu per satu
6.   Jenis Surat Berdasarkan maksud dan Tujuannya
Berdasar maksud dan tujuannya surat dapat dibagi menjadi beberapa macam, seperti
surat pemberitahuan, surat perintah, surat instruksi, surat permohonan, surat panggilan, surat
peringatan, surat pengantar, surat tugas, surat keputusan, surat panggilan, surat perinatan,
surat penganar, surat penawaran, surat pesanan, surat pengiriman barang. Mari kita
membahasnya masing-masing jenis surat tesebut
v Surat Pemberitahuan
Surat Pemberitahuan adalah surat yang mempunyai maksud untuk memberitahukan
tentang segala hal yang menyankut kepentingan bersama
v Surat perintah
Surat Perintah adalah surat yang mempunyai maksud memberi perintah kepada bawahan
dengan tujuan untuk melaksanakan tugas di luar pekerjaan rutin. Dengan adanya surat
perintah ini, penerima berhak memperoleh fasilitas-fasilitas yang telah ditetapkan agar dapat
melaksanakan tugasnya dengan efisien dan efektif
v Surat Instruksi
Surat Instruksi pada dasarnya, pengrtiannya sama dengan surat perintah
v Surat permohonan
Surat Permohonan adalah surat yang mempunyai maksud untuk memohon suatu hal,
seperti memohon untuk cuti, memohon untuk memakai suatu kendaran milik perusahan dan
lain sebagainya dengan tujuan untuk kepentingan pribadi maupun untuk kepentingan bersama

v Surat  Panggilan
Surat Panggilan adalah surat yang mempunyai maksud untuk memanggil seseorang
dengan tujuan tertentu tergantung dari siapa yang memanggil orang tersebut
v Surat Peringatan
Surat Peringatan adalah surat yang diberikan kepada seseorang dengan maksud untuk
memberikan peringan kepada orang yang bersangkutan karena orang tersebut melakukan
sesuatu yang melanggar ketentuan. Biasanya surat peringatan ini diberikan sebanyak 3 kali
kepada orang yang bersangkutan
v Surat pengantar
Surat Pengantar adalah surat yang diberikan kepada suatu instansi tertentu dengan
maksud memberi suatu pengantar apabila orang atau barang telah sampai kepada instansi
yang dimaksud
v Surat Tugas
Pada dasarnya, pengrtian surat tugas itu sama dengan pengertian surat perintah dan surat
instruksi
v Surat  Keputusan
Surat Keputusan adalah surat yang dibuat oleh pejabat yang berwenang dengan maksud
memberi suatu keputusan mengenai hal-hal yang dianggap penting dan perlu dengan tujuan
agar dapat dilaksanakan secepat mungkin
v Surat Penawaran
Surat penawaran adalah surat yang dibuat dan dikirmkan oleh penjual kepada calon
pembeli untuk menawarkan barang atau jasa. Penawaran barang atau jasa dari penjual kepada
calon pembeli terjadi karena adanya permintaan penawaran dari calon pembeli aau dapat juga
tanpa adanya permintaan penawaran dari calon pembeli
v Surat  Pesanan
Surat Pesanan adalah surat yang dibuat dengan maksud dan tujuan untuk memesan
barang atau jasa kepada pihak penjual dengan menyebutkan kreteria barang yang diinginkan
v Surat pesanan
Surat Pesanan adalah surat yang dibuat dengan maksud dan tujuan untuk memesan
barang atau jasa kepada pihak pnejual dengan menyebutkan kreteria barang yang diinginkan .
v Surat  Pengiriman Barang
Surat Pengiriman barang adalah surat yang di buat dengan maksud dan tujuan agar
pembeli mempunyai persiapan untuk penerimaan barang tersebut karena  sangat mungkin
apabila barang pesanan tersebut memerlukan tempat penyimpanan ( tempat barang ) khusus
7.    Jenis Surat Berdasarkan Dinas Pos  Surat
Berdasarkan dinas pos surat, maka surat dapat dibagi menjadi 5 macam, yaitu surat kilat
khusus, surat kilat, surat biasa, surat tercatat, dan surat berharga. Mari kita membahas
masing-masing jenis jenis surat yang telah kita sebutkan di atas
v Surat Kilat Khusus
Surat Kilat khusus adalah surat yang harus secepatnya disampaikan kepada penerimanya
secara tercatat. Surat Jenis ini dikirimkan paling dahulu dan biasanya dibuatkan resinya
sebagai tanda bukti penririmannya. Pengiriman surat kilat khusus ini biasanya hanya dapat
dilayani pada kantor pos besar
v Surat Kilat
Surat kilat adalah surat yang harus secepatnya disampaikan kepada penerimanya secara
biasa. Surat ini harus didahulukan dibandingkan dengan surat biasa lainnya, tetapi tidak
secara tercatat. Pengirimannya dapat dilayani di setiap kantor Pos
v Surat Biasa
Surat Biasa adalah surat yang harus disampaikan kepada penerimanya secara biasa
menggunakan sampul biasa dan biayanya relatif lebih murah. Pengiriman surat jenis ini
berdasrkan urutan surat yang ada
v Surat Tercatat
Surat Tercatat adalah surat yang cara pengirimannya biasa, tetapi ada tanda buykti
pengiriman yang diberikan kepada pengirim surat. Pengiriman Surat tersebut di catat oleh
pegawai Pos
v Surat Berharga
Surat Berharga adalah surat yang dapat dipercaya kebenarannya, seperti akte kelahiran,
akte tanah, surat perjanjian, sertifikat tanah, surt izin mendirikan bangungan
 D. BAHASA SURAT
1)       Bahasa yang jelas
Yang dimaksud dengan jelas adalah bahas yang tidak memberi peluang untuk
ditafsirkan secara berbeda. Bahas dikatakan jelas jika dua orang atau lebih mempunyai
penafsiran yang sama tentang suatu maksud .
Faktor penyebab ketidakjelasan adalah mulai dari kesalahan dalam penulisan ejaan
sampai ketidak rapihan penataan alenia.
2)       Bahasa yang lugas
Lugas dapat diartikan sederhana, simple, langsung pada masalah. Dalam dunia bisnis
orang selalu menginginkan segala sesuatu serba cepat dan seca praktis atau lugas. Sehingga
setiap penulisan gagasan, penyelesaian masalah dilakukan tidak bertele-tele atau berbelit-
belit. Penggunaan bahasa harus padat dan hemat tetapi tetap mengandung makna yang
lengkap dan jelas.
3)       Bahasa yang umum
Yang dimaksud dengan bahasa umum dalam pembahasan ini adalah bahas resmi yang
memasyarakat, bahasa baku yang dipakai di depan umum, bahasa yang dipahami oleh semua
lapisan masyarakat. Bahasa umum juga dapat dikatakan sebagai bahas standar.
4)      Kata yang baku
Yang dimaksud dengan kata baku atau standar adalah kata yang dianggap paling benar
ditinjau dari segi penulisan dan pengucapannya.
5)       Ungkapan tetap
Ungkapan tetap atau dapat juga disebut ungkapan idiomatik adalah ungkapan yang
unsurnya terdiri atas dua kata atau lebih yang berpola tetap (konstruksinya berbentuk frasa,
dan disebut frasa transisi)
6)      Pemakaian EYD
a) Penulisan huruf
b) Penulisan kata
c)  Penulisan unsur serapan
d) Pemakaian tanda baca

E. BENTUK – BENTUK SURAT

1)       LURUS PENUH (Full Block Style)
Kepala surat (kop surat) merupakan bagian penting surat yang menunjukkan identitas
instansi asal dari suatu surat. Kepala surat dapat diketik secara sentering horisontal, blok, atau
pivot tergantung dari aturan yang berlaku di suatu instansi baik pemerintah maupun swasta.
Untuk pengetikan kepala surat (kop surat) secara umum diberi ruang 10 kali kait (enter)
untuk menggunakan kertas kuarto dan 12 kait (enter) untuk ukuran kertas folio jika
menggunakan jarak baris 1.
Pengetikan surat bentuk lurus penuh (full block) adalah pengetikan surat yang semua
bagian surat diketik lurus sebelah kiri atau memulai dari pasak kiri. Pengetikan bentuk surat
ini sangat mudah jika dibandingkan dengan bentuk-bentuk surat lainnya. Untuk lebih jelasnya
perhatikan bagan di bawah ini.
  

2)     BENTUK LURUS (BLOCK)

Bentuk surat ini diketik mulai dari pasak kiri seperti pengetikan bentuk surat lurus
penuh (full block), kecuali tanggal dan salam penutup, nama perusahaan/lembaga, nama yang
akan menanda tangani surat. Hal-hal tersebut diketik mulai dari tengah kertas setelah diberi
spasi 5 ke kanan dan jika surat tersebut terdapat “untuk perhatian” (attention line) dan “Hal”
(subject line), maka diketik secara sentering horizontal.
Mengirim surat yang baik tentunya harus dilengkapi dengan amplop atau sampul. Hal
ini dimaksudkan untuk menjaga kerahasian dan kerapian surat. Selain itu penerima surat
lebih mudah untuk mengenali dari mana surat berasal, apalagi kalau amplop atau sampul
tersebut dilengkapi dengan kop.
Untuk lebih jelasnya perhatikan contoh pengetikan amplop/sampul sebelum mengetahui
tata cara pengetikan surat bentuk lurus (block style):

3)      BENTUK SETENGAH LURUS

Bentuk surat setengah lurus (semi block) hampir sama dengan bentuk lurus (block),
perbedaan terletak pada pengetikan isi saja yaitu setiap alinea, diketik setelah masuk 5 (lima)
spasi.

Untuk lebih jelas perhatikan berikut ini:

4)      BENTUK BERTAKUK
Secara keseluruhan bentuk surat bertakuk (Idented Style) dan bentuk surat setengah
lurus tidak jauh berbeda . Perbedaannya hanya terletak pada cara penulisan alamat tujuan.
Penulisan alamat tujuan yang bergerigi inilah yang disebut bertakuk.
Penulisan garis pertama alamat tujuan dimulai dari margin kiri. Awal baris kedua
dimulai setelah masuk lima hentakan dari awal baris pertama. Awal baris ketiga dimulai
setelah masuk lima hentakan dari awal baris kedua; dan seterusnya
  

5)      Alinea Menggantung (Hanging Paragrafh Style)

Sesuai dengan namanya, alenia pada model ini memang menggantung. Jika pada model
lain awal alenia dimulai dari margin kiri atau masuk lima hentakan ketik, pada model ini
hanya awal alenia yang dimulai dari margin kiri, sedangkan baris berikutnya masuk lima
hentakan ketik dari margin kiri.
 

6)     Bentuk Resmi Indonesi Lama (Official Style )

Bentuk resmi Indonesia lama memiliki penempatan bagian-bagian surat yang khas.
Bentuk surat berperihal ini dipakai oleh instansi pemerintah dan masyarakat umum.

7)      Bentuk Resmi  Indonesia Baru (New Offical Style)

Bentuk resmi Indonesia baru ini tidak jauh berbeda dengan bentuk resmi Indonesia
lama. Pada bentuk ini penulisan notasi tiga serangkai: nomor, lampiran, dan hal tetap pada
posisinya, yaitu di sebelah kiri atas. Demikian pula tanggal, tetap ditempatkan di sebelah
kanan atas.
Posisi alamat tujuan pada bentuk resmi baru ini tidak sama dengan bentuk resmi lama.
Alamat tujuan letaknya di sebelah kiri, turun beberapa spasi dari isi perihal. Pengetikan nama
kota tidak masuk lima hentakan dari awal baris di atasnya.
Perbedaan lain terletak pad penulisan salam penutup, nama organisasi yang
mengeluarkan surat, nama penadatangan, dan jabatan penanda tangan surat. Rangkaian
penulisan bagian surat itu tidak dituliscentering, melainkan ditulis secara block.

D. BAGIAN – BAGIAN SURAT

1.    Kepala Surat
a.    Terletak di bagian atas surat
b.    Berfungsi sebagai identitas diri bagi instansi/ perusahaan yang bersangkutan
c.     Identitas:
1.     nama instansi
2.    lambang/logo
3.    alamat lengkap
4.    nomor telepon, faksimil atau e-mail
 Contoh :
WIKRAMA  Jl. Raya Wangun Kel. Sindangsri
Yayasan Prawitama Bogor
Sekolah menengah kejuruan Po. Box 1 Ciawi Bogor 16720
Telp./Faks. (0251) 242411
e-mail :smk-wikrama@telkom.net

       
2.     Nomor Surat
Berguna untuk:
·       pengarsipan
·       mengetahi banyaknya surat keluar
·       tahun rujukan dalam surat menyurat tahap berikutnya
Berisikan :
·       nomor urut surat
·       kode surat
·       angka bulan
·       angka tahun
Contoh:
Nomor : 045/KOP-GG/VI/05
3.     Tanggal Surat
·       Nama tempat tidak perlu dituliskan apabila sudah tercantum dalam kepala surat.
·       Nama bulan dan angka thun ditulis lengkap
Contoh  : Bandug, 6 September 2005
                    6 September 2005
4.     Lampiran
a.    sebagai penunjuk bagi penerima surat tentang adanya keterangan tambahan selain surat itu
sendiri.
b.   Bila tidak ada lampiran sebaiknya tidak dicantumkan lampiran.
c.    Pencatuman jumlah lampiran dengan huruf atau angka.
Contoh :
Lampiran : satu berkas
Lampiran : 3 helai

5.     Hal Surat
kan dalam surat
kat, jelas dan menarik
 c.     Huruf pertama pada setiap katanya ditulis dengan huruf kapital
n titik
Contoh :
Hal : Undangan Rapat Panitia

6.    Alamat Surat
a.      Alamat dalam ditulis pada kertas surat, sebagai pengontrol baik bagi penerima surat maupun
pengirim.
b.     Alamat luar ditulis pada amplop dengan jelas dan lengkap
Contoh :
Yth. Endang Taurin
Jalan Asia Afrika 123
Bandung 40111

7.     Salam Pembuka
a. Sebagai penghormatan terhadap pihak yang dituju.
b.Digunakan agar surat tidak terasa kaku.
Contoh :
Dengan hormat,
Ibu Rina yang terhormat
8.    Isi Surat
a.  Terbagi atas :
1.      Alinea pembuka, sebagai isi dan alinea penutup
Contoh :
v Bersama ini kami kirimkan kepada Bapak…………..
v Membalas surat Ibu tanggal
Contoh salah :
Dengan ini kami mengajukan surat lamaran untuk ……………….
Bersama ini kami beritahukan bahwa surat Saudara………………

2.     Alinea Isi, merupakan bagian surat yang menerangkan maksud penulisan surat, ketentuan :
a.  Urutan sistematis
b. Setiap alinea mewakili satu gagasan utama
c.  Bahasa sopan dan menarik
d. Perhatikan penulisan ejaan
e.  Hindari pemakaian akronim/singkatan yang belum lazim.

3.      Alinea penutup, berupa simpulan, harapan, ucapan terima kasih atau selamat
Contoh :
Atas bantuan Saudara, kami ucapkan terima kasih
Contoh (salah) :
Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih

9.    Salam Penutup
awal ditulis dengan huruf kapital
ri dengan tanda koma
Contoh :
Hormat kami,
10.    Pengirim Surat
a.    Pihak yang bertanggung jawab atas penulisan/penyimpanan surat
b.    Sebutkan identitas diri: jabatan, nomor induk pegawai, cap dinas.
c.     Nama pengirim tidak bergaris bawah, tidak diberi tanda kurung.
Contoh :
Hormat kami,
       Ttd
Marcelina Utamia
Sekretaris Panitia
11.    Tembusan Surat
a.     Dibuat jika isi surat perlu diketahui pihak lain.
b.     Disusun berdasarkan urutan tingkat/hirarki (dari atas)
c.      Kata arsip/pertinggal tidak perlu dicantumkan
Contoh :
Tembusan :
1.   Kakanwil Depdiknas Jawa Barat
2.  Kakandep Depdiknas Cirebon
12.    Inisial
a.                Singkatan dari nama pengonsep dan pengetik surat.
b.     Berguna untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat.
            Contoh :
                        MU/YE
                                                 Marcelina Utami (Pengonsep)
                                                        Yustina Eka (Pengetik)

E. PENGGUNAAN KERTAS              
1.    Macam-macam kertas untuk surat
a.                  Kertas HVS (Houtvrij Schrijfpapier) untuk mengetik surat asli.
b.                  Kertas tips atau doorslag untuk tembusan
c.                   Onionskin paper, kertas ini tipis namum kuat, digunakan untuk surat-surat yang dikirim
ke luar negri.
d.                  Kertas stensil digunakan untuk surat-surat yang berjumlah banyak.
2.    Ukuran kertas
Ukuran kertas yang digunakan disesuaikan dengan panjang pendeknya isi surat. Unuk surat
yang panjang digunakan kertas berukuran folio dan untuk surat yang sedang atau pedek
 digunakan kertas berukuran kuarto. Selain kertas folio dan kuarto, yaitu kertas skimo, oktavo,
kertas A4, A5, A6 dan sebagainya. Adapun ukuran kertas tersebut adalah sebagai berkut:
a.                Folio brukuran 204 X 330 mm
b.                Kuarto berlukuran 204 X 254 mm
c.                 Sikmo berlukuran 204 X 165 mm
d.                Oktavo berukuran 204 X 127 mm
e.                Memo berukuran 204 X 127 mm
Di samping ukuran kertas diatas, dalam kegiatan surat menyurat dikenal pula ukuran kertas
internasional yaitu;
a.                                  A4 berukuran 210 X 297 mm
b.                                 A5 berukuran 148 X 210mm
c. A6 berukuran 105 /x 148 mm
d. A7 berukuran 74 X 105 mm

F. TANDA KOREKSI
Tanda-tanda koreksi digunakan untuk memperbaiki kesalahan dari pekerjaaan surat. Bentuk
tanda koreksi bermacam-macam disesuakan dengan kebutuhan.
Bentu-bentuk tanda koreksi dan kegunaannya.
PFELTGT = dapat digunakan untuk memperbaiki kesalahan/menyisipkan bagian yang kurang
      Contoh :
Pesanan kami meliputi kertas HVS, pensil warna,  
v  Dengan sangat mnyesal   kepada Saudara bahwa pesanan Saudara tidak dapat kami penuh,  
v  Pesanan Saudara akan kami kirimkan    pembayaran dilunasi.   
 = tukar tempat
contoh :
v        Siapa  jawaban surat tersebut?
v  Demikianlah surat referensi ini kami berikan tanpa ada suatu ika  kepada kami.
uf  besar
Contoh :
                                                     Atas perhatian , kami ucapkan terima kasih
                                                    nona Ria rosalina tidak dapat masuk kerja hari ini
          pindah ke kanan
 Contoh :
1.       Jl. Kakap Raya 16 Rawamangun Jakarta Timur.
2.           Agar pesann dapat segera kami lakukan       Kami mohon Saudara segera mengirimkan
brosur dan daftar harga.
e.  Koreksi tidak jadi (coretan dibatalkan)
                Contoh ;:
1.              Setelah kami coba ternyata  sabun cuci dan sabun mandi cap segi tiga cukup baik.
2.             Kami hara barang-barang terebut kami terima pada  bulan yang akan datang.
f.   = Sisipkan                                = Paragraf Baru
                Contoh ;
 E. LIPATAN SURAT
.           Lipatan tunggal (Single fold)
Caranya    : Kertas di bagi dua bagaian sama besar, lalu dilipat. 
                                                                                                                                                       
           
2.     Lipatan Baku (Standar Fold)
Caranya : Keras di bagi tiga bagian sama besar, lalu dilipat sehingga AB tepat di EF, lalu ketas dilipat
dengan sumbu EF.
 
.        Lipatan Baku Rendah  (Low Standar Fold)
Caranya : Kertas dibagi tiga bagian (± 90,90 dan 74 mm), lalu dilipat sehingga AB tepat pada EF,
kemudia ketas dilipat dengan sumbu lipat EF
 
4.    Lipatan Akordion (accordion Fold)
Caranya   : Kertas di bagi tiga bagian sama besar. Dengan sumbu CD tepi kertas AB dilipat ke arah atas
tepat padaEF, dan dengan sumbu EF kertas dilipat ke arah bawah sehingga GH tepat pada
CD.
          
5.    Lipatan Akordion Rendah (Low Accordion Fold)
Caranya         : Kertas dibagi tiga bagaian (dua bagian lebih kecil). Kertas dilipat dengan sumbu EF ke
arah atas dan dengan sumbu CD ke arah bawah.

6.    Lipatan Perancis (French Fold)

  Caranya       : Kertas dibagi dua bagian. Dengan sumbu CD kerktas dilipat sehingga AB berhimpit dengan
EF, dan dengan sumbu GH kertas dilipat ke arah kiri.
      
7.    Lipatan Baron (Baronial Fold)
     Caranya    : Kertas dibagi dua sama besar dan dilipat dengan CD sebagai sumbu. Lalu kertas dibagi tiga
bagaian sama, dan dengan sumbu Ij kertas dilipat ke arah kiri, serta dengan sumbu Gh ke arah
kanan.
     
8.  Lipatan Sejajar Ganda (Parallel Double Fold)
     Caranya       :           Kertas dibagi dua bagian sama besar lalu dilipat, dan dibagi
dua      bagian sama, lalu lipat lagi.