Nama SOP : Pemeliharaan Sarana dan Alat Kantor

Tujuan • Prosedur ini bertujuan untuk memastikan proses

pemeliharaan dan perawatan saran dan alat-alat kantor
berjalan dengan maksimal, sehingga setiap saat kondisi
sarana dan peralatan selalu dalam keadaan siap pakai
atau tidak mengalami gangguan.

Panduan Kebijakan • Proses pemeliharaan dan perawatan sarana serta alat

kantor dilakukan secara rutin dengan mengacu pada
standar pemeliharaan sebagai berikut.
a. Meja, kursi, dan lemari: seluruh unit diinspeksi
setiap satu tahun sekali
b. Dispenser: diinspeksi setiap tiga bulan sekali
c. Slide projector: diinspeksi dan dibersihkan setiap
tiga bulan sekali
d. Kamera/Handycam: diinspeksi dan dirawat setiap
tiga bulan sekali

Prosedur 1. HRGA menyusun schedule inspeksi dan perawatan sarana

dan alat kantor sesuai kebijakan di atas.

2. HRGA melakukan inspeksi dan perawatan sesuai dengan

skedul yang telah ditentukan.

3. Jika ditemukan kerusakan atau dibutuhkan perbaikan,

maka HRGA segera melakukan koordinasi dengan pihak
terkait untuk melakukan perbaikan.

Form yang • Form schedule Perwatan Sarana dan Alat Kantor

Diperlukan • Form Permintaan Perbaikan Sarana dan Alat Kantor
 Alur Kerja (Flowchart) Dokumen yang
Dibutuhkan

Mulai

HRGA menyusun rencana inspeksi perawatan

Form Skedul Perawatan
sarana dan fasilitas kantor (seperti dispenser,
meja kursi, slide projector, dll.).

HRGA melakukan inspeksi dan perawatan

kondisi saran dan fasilitas kantor sesuai dengan
jadwal yang telah disusun

HRGA melakukan koordinasi dengan bagian Form Permintaan

perawatan, jika ditemukan ada sarana dan Perbaikan
fasilitas kantor yang kondisinya rusak

Selesai
Form Jadwal Inspeksi Perawatan Alat Kantor

No. Jenis Alat Kantor Skedul Inspeksi PIC

1 Dispenser Tiga Bulan Sekali, tiap Petugas XY

tanggal 2 Jan., 2 April,
2 Juli, dan 2 Oktober

2 LCD Projector Tiga Bulan Sekali, tiap Petugas XY

tanggal 2 Jan., 2 April,
2 Juli, dan 2 Oktober

3 Kamera/Handycam Tiga Bulan Sekali, tiap Petugas DZ

tanggal 2 Jan., 2 April,
2 Juli, dan 2 Oktober

4 Meja dan Kursi Tiap Tahun sekali Petugas DZ

tanggal 2 Jan.

5 Lemari Tiap Tahun sekali Petugas DZ

tanggal 2 Jan.
Form Permintaan Perbaikan Alat Kantor

Yth. Maintenance

Bersama ini kami meminta perbaikan untuk alat dengan rincian data sebagai berikut.

Jenis Alat :

Jenis Kerusakan :

Lokasi Alat :

Tanggal Permintaan :

Demikian surat permintaan ini disampaikan dan diucapkan terima kasih atas kerja
samanya.

Hormat Kami,

TTD

HRGA