BAB III

PENGELOLAAN PROYEK

3.1. Ruang Lingkup (Scope) Proyek

Proyek pembangunan Sistem Informasi Administrasi Pembelajaran adalah
proyek untuk membangun sistem informasi pengelolaan data di sebuah organisasi
yang bergerak di bidang pendidikan yaitu SD Negeri 62 Pangkalpinang. Sistem
informasi yang akan dibangun tersebut diberi nama Analisa dan Perancangan
Sistem Informasi Administrasi Pembelajaran Pada SD Negeri 62 Pangkalpinang
Berbasis Aplikasi Desktop. Sistem informasi tersebut harus dapat :
a. Mengentri data siswa
b. Mengentri data guru
c. Mengentri mata pelajaran
d. Mengentri ekstrakulikuler
e. Mengentri absensi
f. Cetak leger
g. Cetak jadwal
h. Entri daftar nilai
i. Cetak raport

3.2. Tujuan Proyek

Tujuan proyek ini adalah membangun sistem yang dapat memberikan
informasi yang berkaitan dengan permasalahan yang sering di timbulkan karena
terdapat kesulitan dalam proses pencarian data. Sehingga membuat penyelesaian
sistem informasi administrasi pembelajaran di SD Negeri 62 Pangkalpinang yang
terintegrasi dibuat secara otomatis oleh sistem. Dengan demikian akan
memberikan kemudahan serta keuntungan baik bagi sekolah maupun guru.
.

36
3.2.1. Faktor Penentu Keberhasilan
Berikut adalah beberapa faktor penentu keberhasilan proyek, yaitu :
a. Komitmen dan dukungan dari pihak manajemen
b. Komitmen dan dukungan dari tim proyek
c. Ketersediaan sumber daya manusia yang sesuai dengan kompetensi masing –
masing
d. Kerjasama yang baik dari semua pihak yang sesuai dengan kompetensi masing
– masing
e. Kontinuitas pelaksanaan proyek
f. Disiplin pelaksanaan sesuai dengan rencana kerja proyek
g. Dokumentasi proyek yang baik dan lengkap
h. Tersedianya semua fasilitas pendukung proyek yang sesuai dan memadai

3.3. Project Execution Plan

Proses mengkoordinasikan sumber daya yang ada untuk menjalankan
sejumlah pekerjaan di dalam proyek agar menghasilkan produk sesuai yang
ditargetkan.

3.3.1. Identifikasi skateholder

Stakeholders merupakan individu, sekelompok manusia, komunitas, atau
masyarakat baik secara keseluruhan maupun secara parsial yang memiliki
hubungan serta kepentingan terhadap perusahaan. Masyarakat dapat dikatakan
stakeholder jika memiliki karakteristik yaitu mempunyai kekuasaan, legitimasi,
dan kepentingan terhadap perusahaan.

Tabel 3.1

Identifikasi Stakeholder

No Nama Stakeholder Rincian

1 SD Negeri 62 Pangkalpinang 1. Kepala Sekolah

37
 a) Hamka, S.Pd
2. Wakil Kepala Sekolah
a) Suparlan Dulaspar
3. Bendahara
a) Kurnia
b) Wartini
2 CV. Fajar Artha Prima 1. Project Manager
a) Yusnita, A.Md
2. Programmer
a) Zaldi
b) Elvera Oktasari
3. System Analist
a) Nidia Sari
4. Designer
a) Letty Latifah
5. Keuangan
a) Siti Aisyah
6. Instruktur
a) Maryana

Peran Masing-Masing Stakeholder di terangkan sebagai berikut :

a. SD Negeri 62 Pangkalpinang.
Tabel 3.2
Peran Stakeholder 1

SD Negeri 62 Pangkalpinang (System User)

No Rincian Nama StakeHolder Peran

1 Kepala Sekolah a. Orang yang ditunjuk oleh Dinas

Pendidikan sebagai atasan atau
pimpinan sekolah.
b. Merumuskan tujuan dan menentukan

38
 kebijaksanaan sekolah secara
menyeluruh.
c. Memimpin dan mengawasi
perkembangan sekolah dan
mengambil keputusan yang
diperlukan.
d. Mengkoordinir dan mengontrol
semua bagian yang ada dalam
sekolah sehingga tercipta kerjasama
yang harmonis dan tercapainya
tujuan sekolah.
2 Wakil Kepala Sekolah a. Membantu Kepala Sekolah di dalam
pengelolaan bidang kurikulum.
b. Membantu Kepala Sekolah di dalam
pengelolaan bidang kesiswaan.
c. Membantu Kepala Sekolah di dalam
pengelolaan bidang Sarana dan
Prasarana.
d. Membantu Kepala Sekolah di dalam
pengelolaan bidang hubungan
masyarakat.
3 Bendahara a. Membantu Kepala Sekolah dalam
merumuskan Rencana Kerja Sekolah
(RKS) dan Rencana Kerja Anggaran
Sekolah (RKAS)
b. Mengatur pemasukan dan
pengeluaran keuangan
c. Membuat Laporan Keuangan

39
b. CV. Fajar Artha Prima
Tabel 3.3
Peran Stakeholder 2

CV. Fajar Artha Prima

No Rincian Nama StakeHolder Peran

1 Project Manager 1. Memimpin perencanaan, analisa, dan

pelaksanaan proyek .
2. Melakukan koordinasi mengenai
jadwal proyek secara keseluruhan.
3. Memastikan bahwa semua rencana
proyek telah selesai.
4. Memenuhi setiap persyaratan kualitas
dan waktu sesuai dengan
perencanaan sebelumnya.
5. Melaksanakan perencanaan dan
penjadwalan dalam rangka
pencapaian target proyek dengan
sukses.
6. Memimpin, memberikan arahan dan
dorongan kepada anggota tim proyek.
7. Menjaga hubungan baik dengan
stakeholder lainnya.
8. Mengembangkan dan menyajikan
laporan mengenai proyek kepada
klien.
9. Melakukan pemantauan proyek
secara terus-menerus.
10. Membuat laporan secara terperinci
mengenai kemajuan proyek, jadwal,
anggaran, resiko sampai solusi.

40
 11. Melaporkan hasil kinerja mengenai
pencapaian proyek.
2 Programmer 1. Membangun atau mengembangkan
software atau aplikasi terutama pada
tahap construction dengan melakukan
coding dengan bahasa pemrograman
yang telah ditentukan.
2. Mengimplementasikan requirement
dan desain bisnis ke komputer
dengan menggunakan algoritma /
logika dan bahasa pemrograman.
3. Melakukan testing terhadap software
bila diperlukan.
3 System Analist 1. Membangun atau mengembangkan
software terutama pada tahap
requirement, design, dan sebagian
dalam tahap construction atau
implementation
2. Membuat dokumen requirement dan
design software berdasarkan proses
bisnis customer/client
3. Membuat proposal proyek dan
mempresentasikan hasilnya kepada
stakeholder atau client
4. Membuat desain database bila
aplikasi yang akan dibangun
memerlukan database.
5. Membangun atau mengembangkan
framework / library untuk digunakan
dalam pengembangan software oleh

41
 pemrogrammer.
6. Menentukan lingkup sistem,
mengumpulkan fakta, menganalisa
fakta, dan mengkomunikasikan
temuan-temuan tersebut melalui
laporan analisis system
4 Designer 1. Merancang tampilan layout website
agar menarik dan serasi secara visual
dan user friendly.
2. Mendesain image/gambar/animasi
yang akan digunakan di tampilan
user interface software aplikasi.
3. Membuat desain yang detail, desain
yang detail menggambarkan
bagaimana sistem informasi yang
diusulkan mampu memberikan
kapasilitas yang digambarkan secara
umum dalam desain awal
4. Menulis laporan, semua pekerjaan
dalam desain awal dan desain yang
detail akan dikemas dalam laporan
yang terperinci.
5 Keuangan 1. Membuat laporan keuangan atau
laporan kas bank proyek dan lainnya.
2. Membuat dan melakukan verifikasi
bukti-bukti pekerjaan yang akan
dibayar oleh owner sebagai pemilik
proyek
3. Membuat laporan akuntasi proyek
dan menyelesaikan perpajakan serta

42
 retribusi.
4. Mencatat aktiva proyek meliputi
inventaris, alat-alat proyek dan
sejenisnya
5. Memelihara bukti-bukti kerja sub
bagian administrasi proyek serta
data-data proyek.
6. Membantu project manager terutama
dalam hal keuangan dan sumber daya
manusia sehingga kegiatan
pelaksanaan proyek dapat berjalan
dengan baik.
7. Mengisi data-data kepegawaian,
pelaksanaan, asuransi tenaga kerja,
menyimpan data-data kepegawaian
karyawan dan pembayaran gaji serta
karyawan.
6 Instruktur 1. Memberikan pelatihan (mengajar),
membekali, dan melaksanakan uji
coba sistem yang dibuat.

3.3.2. Identifikasi deliverables

Gambaran yang jelas dari produk yang akan dihasilkan proyek. Software,
jenis hardware, laporan teknis, materi training yang perlu diserahkan ke pihak
pemberi tanggung jawab.

43
 Tabel 3.4
Deliverables Check – list

N Deliverables Type Sign-off

o (Softcopy/Hardcopy/l
ainnya)

1 Project Charter Hardcopy 01-30 April 2015

2 Software Aplikasi Softcopy 01-31 Mei 2015

3 Laporan Hardcopy 01-30 Juni 2015

pertanggungjawaban

3.4. Penjadwalan Proyek

Mendefenisikan pekerjaan yang dibutuhkan dalam proyek dan memecah –
mecah menjadi pekerjaan – pekerjaan yang lebih manageable. Pecahan pekerjaan
menjadi pekerjaan yang lebih dapat dikelola disebut dengan defenisi ruang
lingkup. Defenisi ruang lingkup yang baik sangat penting untuk suksesnya sebuah
proyek karena membantu meningkatkan akurasi estimasi waktu, biaya dan sumber
daya, member acuan ukuran kinerja dan pengendalian proyek, dan memperjelas
dalam pertanggungjawaban kerja.

3.4.1. Work Breakdown Structure (WBS)

WBS merupakan dokumen fundanmental dalam manajemen proyek
karena menyediakan dasar untuk perencanaan dan mengelola jadwal, biaya dan
perubahan – perubahan terjadi.

44
 Analisis dan Perancangan Sistem
Informasi Pembelajaran SD
Negeri 62 Pangkalpinang

DEFENITIION ANALISIS DESIGN PROGRAMMING SYSTEM TEST OPERATION

PENDEFINISIAN MENGANALISIS DESAIN PEMBUATAN / PENGUJIAN PENGOPERASIAN

TUJUAN SISTEM INTERFACE PENULISAN SISTEM
CODING

INTERVIEW USER
DESAIN
TAMPILAN DESAIN MODUL
AWAL DAN DAN DOKUMENTASI
AKHIR MODUL UNIT TESTING
SISTEM &
SUBSISTEM
TESTING

Gambar 3.1
WBS Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
Administrasi Pembelajaran SD negeri 62 Pangkalpinang

45
3.4.2. Gantt Chart

Gambar 3.2

Gantt Chart

46
3.5. Rencana Anggaran Biaya (RAB)
RENCANA ANGGARAN BIAYA PROYEK SISTEM INFORMASI
PEMBELAJARAN SISWA PADA SD NEGERI 62 PANGKALPINANG.

LEMBAGA : SD NEGERI 62 PANGKALPINANG

LOKASI PROYEK : KOTA PANGKALPINANG

NAMA PROYEK : SISTEM INFORMASI PEMBELAJARAN

RINCIAN BIAYA PROYEK

Tabel 3.5

Rencana Anggaran Biaya

i. BIAYA PERSONIL
No Personil Tim Proyek Volume Honor/Kegiatan(Rp.) Jumlah(Rp.)

1 Project Manajer 1 orang 3.000.000 3.000.000

2 Programmer 2 orang 1.500.000 3.000.000

3 Sistem Analis 1 orang 2.000.000 2.000.000

4 Designer 1 orang 1.500.000 1.500.000

5 Keuangan 1 orang 1.500.000 1.500.000

6 Instruktur 1 orang 1.500.000 1.500.000

TOTAL A 12.500.000

ii. BIAYA PEMBUATAN SISTEM

No Deskripsi Tugas Jumlah(Rp.)

1 Analisis dan Desain Sistem 400.000

2 Menganalisis Sistem Administrasi Pembelajaran dengan 200.000

melakukan wawancara kepada pihak yang ditunjuk

3 Membuat proses bisnis, Event List dan Activity Diagram 300.000

4 Membuat Use Case Diagram 300.000

47
5 Dokumen Analisa & Desain Sistem 400.000

6 Desain Aplikasi 400.000

7 Membuat Desain Menu Aplikasi + Form Entry 300.000

8 Membuat Desain Raport + Form Report 150.000

9 Programming 700.000

10 Dokumentasi Program 200.000

11 Testing Program 500.000

12 Melakukan test terhadap program 150.000

13 Memberikan catatan list perbaikan 200.000

14 Dokumentasi testing program 100.000

15 Instalasi program 100.000

16 Setting infrastruktur dan software pendukung 100.000

17 Instalasi program ke komputer user 200.000

18 Training user / SDM 100.000

19 Melakukan pelatihan kepada user 100.000

TOTAL B 4.050.000

TOTAL KESELURUHAN 16.550.000

48
3.6. Responsibility Assigment Matrix (RAM)
Tabel 3.6

Perorangan User Analisis Analisis Kontrol Admin Programmer Perancang

Sistem Sistem bisnis Proyek Proyek Database
Unit Kerja

Pendefenisian Tujuan R I I I A A

Menganalisis Sistem C A C R

Interview C R

Desain Interface I C

Desain tampilan awal dan akhir A C

Pembuatan / Penulisan coding C R

Desain modul dan R A A

Dokumentasi modul
Pengujian Sistem C I I R

Unit testing sistem & R C

Subsistem testing
Pengoperasian R

User A A I

Respon Assigment Matrix (RAM)

R : Responsible
A : Approval
C : Consulted
I : Informed

49
3.7. Analisa Resiko (Project Risk)
Tabel 3.7

Rencana penanggulangan Resiko

Rencana Penanggulangan Resiko

: Sisem Informasi
Administrasi
Nama Proyek Project ID : 0000000001
Pembelajaran SD
62 Pangkalpinang

: STMIK ATMA
Sponsor Proyek Unit/Klien : Pangkalpinang
LUHUR

Area Bisnis : Pangkalpinang Manager Proyek :

No. Dokumen : 1111 Nama File

Rencana Aksi Strategi

No Kejadian Resiko Bilamana
Penanggulangan Penanggulangan

1. Adanya tekhnologi Desainnya perlu dirubah Promo garansi dan Meningkatkan

baru yang lebih murah untuk menarik perhatian layanan kualitas yang
dan kualitasnya tidak pelanggan lebih baik lagi
jauh berbeda

2. Harga Barang Utama Mengurangi penggunaan Memaksimalkan Menggunakan

Kebutuhan Naik proyek yang berlebihan kebutuhan proyek barang yang
seminimal mungkin sudah tersedia
dulu

3. Kesalahan Design Revisi design Mengurangi dan lebih Selalu

teliti dalam kesalahan melakukan
yang terjadi kontrol

4. Kesalahan Estimasi Membuat rencana kegiatan Meningkatkan Meningkatkan

proyek kedisiplinan pada ketelitian
karyawan

5. Pendefinisan peran Meningkatkan kinerja dan Memberikan reward dan Membuat kerja
kerja lemah memberikan hasil yang fanismen pada karyawan tim yang
maksimal kompak

6. Adanya solusi yang Save masukan Mencari inovasi yang Menjadikan

lebih baik dari tim kerja baru bagi perusahaan solusi tersebut
lain menjadi lebih
baik lagi

3.8. Rencana Rapat (Meeting Plan)

50
 Tabel 3.8

Rencana Rapat

: Sisem Informasi
Administrasi
Nama Proyek Project ID : 0000000001
Pembelajaran SD 62
Pangkalpinang

: STMIK ATMA
Sponsor Proyek Unit/Klien : Pangkalpinang
LUHUR

Area Bisnis : Pangkalpinang Manager Proyek :

No. Dokumen : 1111 Nama File

Jenis Peserta
No Tujuan Agenda Lama Hari
Rapat

1. Analisis Mengumpulkan seluruh - 5 4 Mingggu

Data kemungkinan data yang
dibutuhkan

2. Analisis Merancang database - 5 2 Minggu

Database

3. Design Merancang Design GUI - 5 2 Minggu

4. Sinkornisas Mensinkronisasikan - 5 3 Minggu

i Sistem seluruh komponen
kebutuhan sistem

5. Pembuatan Penggunaan teknologi - 5 3 Minggu

Sistem pemprograman dan
software yang dibutuhkan
untuk membuat sistem

6. Sistem Test Menemukan (Bugs) - 5 1 Minggu

kesalahan yang masih
terjadi pada sistem

7. Finishing Menyelesaikan semua - 5 1 Minggu

kekurangan sistem yang
ada, dan melakukan debug
pada sistem

Rencana Rapat

51