Chapter 7

Manajemen Proyek dan Saran

HRM untuk Implementasi HRIS
 STATISTICS

 Telah Diperkirakan Bahwa Kegagalan Proyek HRIS

Biaya Organisasi Di Amerika Serikat Saja
Setidaknya $ 100 Miliar Setahun (Ewusi-Mensah,
1997).
 Dari Sistem Yang Diselesaikan, Lebih dari 55%
Akan Melebihi Perkiraan Biaya Dan Waktu.
 Hanya 13% Proyek SI yang Selesai Dianggap
Berhasil Oleh Eksekutif Yang Mensponsori Mereka

Kavanagh, Human Resource Information Systems, Third Edition© 2015 SAGE Publications, Inc.
2
TAHAP MANAJEMEN PROYEK
 Initiation
 Pengembangan Konsep Proyek Dan Proposal
Proyek (Project Charter)
 Required Tasks
 Strukturrincian kerja
 Rencana Kerja & Paket
 Project Execution
 Pelacakan Dan Laporan Kemajuan Berkala
 Project Close-out
 Implementasi, Evaluasi, dan Pemeliharaan HRIS

Kavanagh, Human Resource Information Systems, Third Edition© 2015 SAGE Publications, Inc.
 PERTIMBANGAN KUALITAS
MANAJEMEN PROYEK
 Six Sigma
 Digunakan Untuk Menilai Efektivitas Proses SDM
 Definisikan, Ukur, Analisis, Tingkatkan, dan
Kontrol (DMAIC) Pendekatan

 Kembangkan Rencana Kerja Keseluruhan

Kavanagh, Human Resource Information Systems, Third Edition© 2015 SAGE Publications, Inc.
PM APPROACHES AND TOOLS

 Performance Evaluation And Review (PERT)

 The Critical Path Method (CPM)
 Gantt Chart

Manfaat Utama Adalah Kontrol Yang Lebih Ketat

Atas Proses Untuk Memastikan Keberhasilan
Implementasi HRIS.

Kavanagh, Human Resource Information Systems, Third Edition© 2015 SAGE Publications, Inc.
 PM APPROACHES AND TOOLS: PERT

 Metode Untuk Menganalisis Tugas Yang

Terlibat Dalam Menyelesaikan Proyek Yang
Diberikan, Waktu Yang Dibutuhkan Untuk
Menyelesaikan Setiap Tugas, Dan Waktu
Minimum Yang Dibutuhkan Untuk
Menyelesaikan Total Proyek.

Kavanagh, Human Resource Information Systems, Third Edition© 2015 SAGE Publications, Inc.
PM APPROACHES AND TOOLS: CPM

 Menggunakan Algoritma Berbasis Matematika

Untuk Menjadwalkan Serangkaian Kegiatan
Proyek

 Dikembangkan Oleh Dupont Dan Remington

Rand Corporation Untuk Mengelola Proyek
Pemeliharaan Pabrik.

Kavanagh, Human Resource Information Systems, Third Edition© 2015 SAGE Publications, Inc.
PM APPROACHES AND TOOLS: GANTT
 Representasi Grafis Durasi Tugas Terhadap
Perkembangan Waktu Dalam Sebuah Proyek.
 Kebanyakan Orang Mungkin Membuat Gantt
Chart Secara Formal Tanpa Menyadari Bahwa
Mereka Telah Melakukannya.
 Petunjuk Cara Mengembangkan Gantt Chart
Dan Kemudian Menyamarkannya Menjadi Pert
Chart Ada Di Website Berikut :
Http://Ganttproject.Biz/.

Kavanagh, Human Resource Information Systems, Third Edition© 2015 SAGE Publications, Inc.
 GANTT CHART EXAMPLE AND
CONSTRUCTION
Dalam contoh berikut ada tujuh tugas, berlabel A hingga G. Beberapa tugas dapat dilakukan secara bersamaan (A dan B) sementara
tugas lainnya tidak dapat dilakukan hingga tugas pendahulunya selesai (C tidak dapat dimulai hingga A selesai). Selain itu, setiap
tugas memiliki tiga perkiraan waktu: perkiraan waktu optimis (O), perkiraan waktu yang paling mungkin atau normal (M), dan
estimasi waktu pesimis (P). Waktu yang diharapkan (TE) dihitung menggunakan distribusi probabilitas beta untuk perkiraan waktu,
menggunakan rumus(O + 4M + P) ÷ 6. (Gambar 6.1)
Time estimates
Activity Predecessor Expected time
Opt. (O) Normal (M) Pess. (P)
A — 2 4 6 4.00
B — 3 5 9 5.33
C A 4 5 7 5.17
D A 4 6 10 6.33
E B, C 4 5 7 5.17
F D 3 4 8 4.50
G E 3 5 8 5.17

Bagan Gantt dibuat menggunakan Microsoft Project (MSP). Catatan (1) critical path berwarna merah, (2) slack adalah garis
hitam yang terhubung ke aktivitas non-kritis, (3) karena Sabtu dan Minggu bukan hari kerja dan dengan demikian dikeluarkan dari
jadwal, beberapa batang pada bagan Gantt lebih panjang jika melewati akhir pekan. (Gambar 6.2)

Kavanagh, Human Resource Information Systems, Third Edition© 2015 SAGE Publications, Inc.
 GENERAL IT FACTORS AFFECTING PM
SUCCESS
1. Memecahkan Masalah yang Tepat.
2. Memiliki Pengembang Sistem Yang Peka
Terhadap Masalah SDM Dan Mau Belajar
Tentang Kendala Dalam Fungsionalitas SDM.
3. Memiliki Manajer Proyek Yang Memahami
Sifat Dinamis Setiap Proyek HRIS Dan
Keterkaitan Di Antara Berbagai Faktor
Selain itu, Tiga Faktor Umum Yang
Mempengaruhi Keberhasilan PM adalah Time,
Cost, And Scope.
Kavanagh, Human Resource Information Systems, Third Edition© 2015 SAGE Publications, Inc.
 THE HRM PERSPECTIVE:
PERSYARATAN ORGANISASI
1. Identifikasi Komite Pengarah dan Project
Charter
 Pemilihan Sponsor Proyek

2. Configuring The PM Team

 Perwakilan Dari Unit Fungsional yang Terkena Dampak, SDM dan IT Paling
Terkemuka
 Team Training

3. Identifikasi Sumber Daya dan Kendala

yang muncul

Kavanagh, Human Resource Information Systems, Third Edition© 2015 SAGE Publications, Inc.
 THE HRM PERSPECTIVE:
PERSYARATAN ORGANISASI
4. Mengontrol Proyek Creep
 Project Creep Didefinisikan Sebagai Pembesaran
Batas Asli Proyek Seperti Yang Didefinisikan
Dalam Project Charter.
5. Pemilihan Tim Pelaksana
 Tim Pelaksana Juga Memiliki Tanggung Jawab
Utama Untuk Komunikasi Dengan Seluruh
Organisasi

Kavanagh, Human Resource Information Systems, Third Edition© 2015 SAGE Publications, Inc.
 THE HRM PERSPECTIVE:
PERSYARATAN ORGANISASI
6. Pelatihan Dan Dokumentasi
 Dokumentasi Sistem yang Lengkap, Akurat, Dan
Terkini Sangat Penting Untuk Implementasi HRIS
yang Berhasil.
 Pelatihan Dalam Proses Kelompok Dan Metode
“Manajemen Perubahan”.
 Pelatihan Sistem Baru

Kavanagh, Human Resource Information Systems, Third Edition© 2015 SAGE Publications, Inc.
 MIGRASI DATA

Data migration (atau konversi) melibatkan

pengidentifikasian data mana yang harus
dimigrasikan dan berapa banyak data
historis yang harus disertakan, serta
proses aktual pemindahan data.
 Pengembang perlu menentukan kapan dan
bagaimana mengonversi data, waktu yang
diperlukan untuk mengalokasikan konversi data,
dan implikasi apa pun untuk konversi data pada
waktu henti sistem.
 Keputusan harus dibuat sehubungan dengan
seberapa jauh ke belakang untuk mengkonversi
data dan bagaimana mengkonversi data dari
struktur data sistem yang lebih lama ke struktur
data sistem yang baru..

Kavanagh, Human Resource Information Systems, Third Edition© 2015 SAGE Publications, Inc.
 SOFTWARE TESTING

Tujuan dari software testing adalah

untuk memverifikasi bahwa HRIS baru
atau yang ditingkatkan memenuhi
persyaratan yang diuraikan selama
analisis dan desain dan untuk
memastikan bahwa ia melakukannya
dengan sesedikit mungkin kesalahan
atau bug dalam program.
 Pertimbangkan contoh dari penggajian. Tim
pengujian dapat bekerja dengan staf SDM
untuk memastikan bahwa modul penggajian
berfungsi dengan baik, menghindari
pembayaran ganda atau pembayaran yang
hilang dan memastikan bahwa cek dicetak.

Kavanagh, Human Resource Information Systems, Third Edition© 2015 SAGE Publications, Inc.
 KONVERSI SISTEM
 System conversion berfokus pada bagaimana HRIS baru atau
yang ditingkatkan akan diperkenalkan ke dalam organisasi,
yaitu bagaimana hal itu akan diimplementasikan. Ada empat
jenis pendekatan konversi untuk implementasi yang dapat
digunakan organisasi saat menerapkan HRIS baru atau yang
ditingkatkan.
 Dalam direct conversion HRIS lama atau proses non-teknis
dimatikan dan yang baru dihidupkan. Ini adalah pendekatan
implementasi tercepat dan seringkali paling murah. Pada saat yang
sama, ini adalah pendekatan yang paling berisiko.
 Dalam parallel conversion, perangkat lunak baru untuk jangka
waktu tertentu sebelum perangkat lunak lama dimatikan. Periode
waktu yang dimaksud biasanya merupakan siklus bisnis yang
berarti bagi organisasi (misalnya, sebulan atau seperempat).
Selama waktu ini, kedua sistem perangkat lunak berfungsi,
menerima input, menjalankan laporan, dan bertanya.
 Positif dari konversi paralel adalah bahwa ada pengujian besar
yang berlangsung sebelum perangkat lunak lama menghilang.
Negatifnya adalah ada risiko bahwa karyawan akan mencoba
menggunakan proses sistem lama daripada berkomitmen penuh
pada sistem baru, dan harus ada entri data ganda yang dilakukan
untuk setiap tugas..

Kavanagh, Human Resource Information Systems, Third Edition© 2015 SAGE Publications, Inc.
 2 PENDEKATAN UNTUK “GO LIVE”
Dalam pilot conversion, sistem baru diimplementasikan di
satu lokasi percontohan. Di organisasi besar dengan unit
bisnis yang diposisikan di seluruh lokasi geografis,
mungkin perlu menggunakan beberapa lokasi sebagai
lokasi percontohan selama konversi.
 Keuntungan dari pendekatan percontohan adalah bahwa lokasi
yang representatif (atau lokasi) dapat dipilih untuk menguji sistem
baru sambil meminimalkan risiko. Penyesuaian apa pun yang
diperlukan dapat dilakukan pada sistem sebelum ditayangkan di
seluruh organisasi.
Dalam phased conversion, sistem dibawa on line melalui
serangkaian komponen fungsional. Misalnya, organisasi
mungkin ingin mengaktifkan HRIS inti terlebih dahulu dan
kemudian menerapkan manajemen rekrutmen dan
pembelajaran.

Kavanagh, Human Resource Information Systems, Third Edition© 2015 SAGE Publications, Inc.
 Hambatan untuk Sukses

 Sumber daya yang tidak memadai –

Kurangnya komitmen manajemen
 Ketidakstabilan tim proyek
 Politik Organisasi
 Analisis kebutuhan yang buruk
 Penghilangan orang-orang kunci dalam tim
proyek
 Kegagalan untuk memasukkan kelompok
kunci dalam analisis kebutuhan
 Kontrol/keterlibatan SDM yang tidak
memadai

Kavanagh, Human Resource Information Systems, Third Edition© 2015 SAGE Publications, Inc.
 Critical Success Factors
 Top Management Support
 Provision Of Adequate & Timely Resources
 Ongoing Communication
 Conducive Organizational Culture
 User Involvement
 Project Champions (Steering Committee)
 Organizational Structure
 Change Management Methodology
 Project Control & Monitoring
 Cross Integration Between Business Systems

Kavanagh, Human Resource Information Systems, Third Edition© 2015 SAGE Publications, Inc.