PUSKESMAS ……………………….

PROSEDUR MUTU
Logo PKM
PENGENDALIAN DOKUMEN
No. Dok.: POS-WMM-01 No. Rev.: 0 Tgl. Berlaku: 9 Februari 2010 Hal: 1 / 9

Jabatan Tanda Tangan

Dibuat Oleh KelompokII

Diperiksa Oleh WMM

Disetujui dan Disahkan

Kepala Puskesmas
Oleh

1.0 TUJUAN
 PUSKESMAS ……………………….
PROSEDUR MUTU
Logo PKM
PENGENDALIAN DOKUMEN
No. Dok.: POS-WMM-01 No. Rev.: 0 Tgl. Berlaku: 9 Februari 2010 Hal: 2 / 9

Prosedur ini menguraikan cara-cara untuk menangani semua dokumen yang

berhubungan dengan Sistem Manajemen Mutu, sehingga dokumen-dokumen
tersebut dapat dikendalikan dengan baik sebelum dan setelah penerbitannya.

2.0 RUANG LINGKUP

Berlaku terhadap dokumentasi Sistem Manajemen Mutu yang diterapkan di

Puskesmas dan yang berhubungan dengan itu.

3.0 REFERENSI

Standar ISO 9001:2008 pasal 4.2.3

4.0 DEFINISI

Dokumen : Pedoman untuk bekerja

5.0 PROSEDUR

5.1 Tanggung jawab

Tanggung-jawab untuk memperoleh keyakinan, bahwa semua

dokumen yang berhubungan dengan Sistem Manajemen Mutu
dikendalikan dengan baik, terletak pada Wakil Manajemen Mutu.

5.2 Identifikasi dokumen

Prosedur diberi identifikasi dengan kode POS dan nomor

5.2.2 Formulir diberi identifikasi sesuai dengan kode unit.

5.2.3 Identifikasi untuk dokumen-dokumen selain yang disebut di

atas diidentifikasikan dengan judul nama dokumennya.

5.3 Pengesahan

5.3.1 WMM bertanggung-jawab atas penyusunan dan penerbitan

Pedoman Mutu. Sebelum diterbitkan asli dan semua salinan
Pedoman Mutu harus diperiksa oleh WMM dan disahkan oleh
Kepala Puskesmas. Perubahan pada Pedoman Mutu harus
disetujui oleh Kepala Puskesmas setelah ditinjau oleh WMM
 PUSKESMAS ……………………….
PROSEDUR MUTU
Logo PKM
PENGENDALIAN DOKUMEN
No. Dok.: POS-WMM-01 No. Rev.: 0 Tgl. Berlaku: 9 Februari 2010 Hal: 3 / 9

5.3.2 WMM mengkoordinasi penyusunan Prosedur dan

mengesahkan asli dan salinan terkendali. Perubahan Prosedur
diusulkan oleh staf atau personal lainnya kepada WMM untuk
dilaksanakan dan disahkan oleh WMM.

5.3.3 Apabila diperlukan, Instruksi Kerja/Working Instruction (WI)

disusun dan diterbitkan oleh fungsi terkait dan disahkan oleh
kepala dari fungsi terkait atau oleh Wakil Manajemen Mutu
(WMM)

5.3.4 Formulir seperti yang disebut dalam 5.2.2 disahkan oleh

Masing-masing pimpinan unit yang terkait setelah diperiksa.

5.3.5 Perubahan dokumen dapat diusulkan oleh staf, atau personil

lainnya di Puskesmas dan diajukan kepada WMM. Persetujuan
harus diperoleh dari personil yang semula mengesahkan
dokumen tadi atau oleh personil lain yang ditunjuk .

5.3.6 Perubahan-perubahan dokumen harus ditinjau dan disahkan

oleh otoritas yang sama dengan yang meninjau dan
mengesahkan sebelumnya, kecuali ditentukan lain.

Informasi dan latar-belakang yang mendasari penyusunan

dokumen yang ditinjau harus tersedia bagi fungsi yang
melakukan tinjauan tersebut.

Nota perubahan digunakan sebagai pengantar untuk suatu

perubahan dokumen, harus disimpan/dipelihara oleh Wakil
Manajemen Mutu atau yang ditunjuknya.

5.3.7 Perubahan bagian dokumen harus dijelaskan pada lembar

pengendalian atau lampiran yang disertakan atau dengan cara
lain yang sesuai.

5.4 Pengendalian

Pengendalian dokumen dapat dilakukan melalui jaringan komputer

kantor (LAN). WMM dapat mengakses file masing-masing bagian,
namun tidak dapat merobahnya (read only). Demikian pula sebaliknya,
masing-masing bagian dapat mengakses file WMM maupun bagian
lain. Hal ini dilakukan guna menghindari banyaknya file hard copies.
 PUSKESMAS ……………………….
PROSEDUR MUTU
Logo PKM
PENGENDALIAN DOKUMEN
No. Dok.: POS-WMM-01 No. Rev.: 0 Tgl. Berlaku: 9 Februari 2010 Hal: 4 / 9

5.4.1 Salinan dokumen yang terkendali harus diberi tanda

“TERKENDALI” dengan stempel, dengan huruf berwarna
selain hitam, atau pengesahan aslinya dengan tanda-tangan asli.
Dokumen induk/asli tidak distempel, tetapi dengan tanda-
tangan asli.

5.4.2 Dokumen terkendali harus selalu digantikan dengan yang baru

bila ada perubahan, sedangkan dokumen yang lama ditarik
kembali dan dimusnahkan.

5.4.3 Dokumen yang tidak berlaku lagi, tetapi perlu disimpan sebagai
referensi, harus distempel “KADALUARSA” dari warna yang
bukan hitam.

5.4.4 Bagian-bagian harus mengendalikan dokumen di bagiannya

masing-masing dan memelihara daftar dokumen dan daftar
rekaman yang berlaku untuk bagian masing-masing

5.4.5 Salinan Pedoman Mutu dan Prosedur, pada WMM harus

berupa salinan induk (master copy), selain Daftar Induk.

5.4.6 Untuk dokumen luar

Bagian-bagian yang menerima dokumen dari luar harus
mengendalikan distribusi dokumennya, kemudian dokumen luar
tersebut harus dimasukkan ke dalam daftar dokumen.
Bagian-bagian dapat memberikan 1 (satu) salinan daftar
dokumen luar kepada Wakil Manajemen Mutu atau memberi
kebebasan bagi WMM untuk mengakses file Daftar Dokumen

5.4.7 Brosur-brosur yang dibuat oleh Puskesmas dan dipergunakan

sebagai bahan promosi harus disimpan/dipelihara oleh Bagian
yang ditugaskan, Penyimpanan menggunakan sistem
sedemikian sehingga memudahkan pencarian dan
pengambilannya.

5.4.8 Semua barang cetakan atau brosur untuk keperluan promosi

hanya dapat dicetak/diterbitkan bila ada persetujuan Kepala
Puskesmas setelah ditinjau oleh WMM atau personil yang
ditunjuk.
 PUSKESMAS ……………………….
PROSEDUR MUTU
Logo PKM
PENGENDALIAN DOKUMEN
No. Dok.: POS-WMM-01 No. Rev.: 0 Tgl. Berlaku: 9 Februari 2010 Hal: 5 / 9

5.4.9 Setiap halaman Pedoman Mutu, Prosedur yang direvisi harus

diidentifikasi dengan nomor , revisi, tanggal revisi, nomor dan
jumlah halamannya.

5.5 Status Revisi

5.5.1 Revisi diberi nomor urut angka ( 0, 1, 2, 3 dst.).

5.5.2 Semua revisi harus dicatat pada lembar pengendalian yang

memuat uraian tentang revisi tersebut.

5.5.3 Khusus untuk daftar dokumen, status revisinya diidentifikasi

dengan tanggal pengesahan dokumen terkendali.

6.0 DOKUMENTASI
Lampiran

- (A) Formulir Daftar Induk Dokumen

- (B) Contoh Cap/Stempel
- (C) Rincian Revisi
 PUSKESMAS ……………………….
PROSEDUR MUTU
Logo PKM
PENGENDALIAN DOKUMEN
No. Dok.: POS-WMM-01 No. Rev.: 0 Tgl. Berlaku: 9 Februari 2010 Hal: 6 / 9

Lampiran A

BAGIAN :K IA
DAFTAR INDUK DOKUMEN
Nomor/Tempat Tanggal
No Judul Dokumen No. Revisi
Dokumen Berlaku
1 VISI, MISI PKMS SUDIRA -/MAP 1B RAK.2 - 23 JAN 10
2 KEBIJAKAN MUTU PKMS SUDIRA -/MAP 1B RAK.2 - 23 JAN 10
3 SASARAN MUTU PKMS SUDIRA -/MAP 1B RAK.2 - 23 JAN 10
KESEPAKATAN KERJA DLM -/MAP 1B RAK.2
4 - 23 JAN 10
PELAKSANAAN ISO
PEDOMAN MUTU PM.01/MAP 1 B RAK.2 23 JAN 1023
5 0 JAN 1023 JAN
10
PROSEDUR PENGENDALIAN POS-WMM-01/MAP 1 B RAK
6 0 23 JAN 10
DOKUMEN 2
PROSEDUR PENGENDALIAN POS-WMM-02/MAP 1 B RAK
7 0 23 JAN 10
REKAMAN 2
PROSEDUR AUDIT INTERNAL POS-WMM-03/MAP 1
8 0 23 JAN 10
RAK 2
PROSEDUR PENGENDALIAN PRODUK
9
YG TIDAK SESUAI
10 PROSEDUR TINDAKAN KOREKSI
11 PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN
REKAP LAPORAN PWS-KIA FORMAT 1/MAP MERAH
12 - 2003
RAK 2
13 SURAT KETERANGAN SAKIT -/
 PUSKESMAS ……………………….
PROSEDUR MUTU
Logo PKM
PENGENDALIAN DOKUMEN
No. Dok.: POS-WMM-01 No. Rev.: 0 Tgl. Berlaku: 9 Februari 2010 Hal: 7 / 9

Lampiran B : Contoh Cap / Stempel Pengendalian Dokumen

1. Salinan / Copy dokumen yang dikendalikan diberi cap/stempel berikut, dengan

warna selain hitam di halaman muka :

Terkendali
Copy No. :
Dikeluarkan Oleh:
Tgl Dikeluarkan :

2. Dokumen yang sudah tidak valid / tidak berlaku / direvisi, tapi masih perlu
disimpan diberi cap/stempel berikut dengan warna selain hitam :

Kadaluwarsa
Jangan dipakai

3. Dokumen yang diterima dari luar, diberi tanda cap/stempel berikut :

Diterima
Dari Tgl.
 PUSKESMAS ……………………….
PROSEDUR MUTU
Logo PKM
PENGENDALIAN DOKUMEN
No. Dok.: POS-WMM-01 No. Rev.: 0 Tgl. Berlaku: 9 Februari 2010 Hal: 8 / 9

Lampiran C

FORMULIR RINCIAN REVISI

Revisi tanggal:
…………………………………………………………………………………………
…………

Tempat yang direvisi:

…………………………………………………………………………………………
…….

Sekarang berbunyi:
…………………………………………………………………………………………
……….

…………………………………………………………………………………………
…………

Semula:
…………………………………………………………………………………………
…………

…………………………………………………………………………………………
…………

Pengendali dokumen:
 PUSKESMAS ……………………….
PROSEDUR MUTU
Logo PKM
PENGENDALIAN DOKUMEN
No. Dok.: POS-WMM-01 No. Rev.: 0 Tgl. Berlaku: 9 Februari 2010 Hal: 9 / 9

(…………………………………)