Tata Cara Penyimpanan, Peminjaman dan Pemusnahan Rekam

Medis

No. Dokumen No. Revisi Halaman

SPO/ /II/2023 00 1/2

BALAI KESEHATAN
JALA MEDIKA

Tanggal terbit Ditetapkan di Makassar

Kepala Balai Kesehatan Jala Medika,
STANDAR
PROSEDUR Januari 2023
OPERASIONAL
dr. Laras Indri Palupi
Letda Laut (K/W) NRP 23623/P
Penyimpanan berkas rekam medis adalah kegiatan menyimpan berkas
PENGERTIAN pasien di ruang rekam medis setelah melalui proses pengolahan berkas
rekam medis
Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk mengatur penyimpanan
berkas rekam medis secara teratur, tertib, sistematis, dan efektif agar dengan
TUJUAN
mudah, cepat dan tepat dapat di temukan kembali apabila diperlukan dalam
pelayanan di Balai Kesehatan Jala Medika.
Keputusan Kepala Balai Kesehatan Jala Medika Nomor
KEBIJAKAN Kep/ /I/2022 tanggal Januari 2022 tentang kebijakan layanan
klinis di Balai Kesehatan Jala Medika.
1. Rekam medis pada fasilitas kesehatan tingkat pertama wajib
di simpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 2 (dua)
tahun terhitung dari tanggal pasien terakhir pasien berobat.
2. Setelah batas waktu yang di tentukan terlampaui, rekam
medis dapat di musnahkan.
a. Prosedur retensi status rekam medis :
PROSEDUR
 Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir
 Setelah 2 (dua) tahun dari kunjungan terakhir pasien
tersebut tidak berkunjung, berkas di ambil dari rekam
medis yang masih aktif, kemudian catat dalam buku
retensi rekam medis.
 Retensi dilakukan satu tahun sekali setiap bulan
Desember.
b. Prosedur pemisahan status rekam medis dari aktif menjadi
inaktif
 Dilihat dari kunjungan terakhir
 Tata Cara Penyimpanan, Peminjaman dan Pemusnahan Rekam
Medis

No. Dokumen No. Revisi Halaman

SPO/ /II/2023 00 2/2

BALAI KESEHATAN
JALA MEDIKA

 Rekam medis yang tidak aktif selama 2 tahun terhitung

dari kunjungan terkhir pasien, berkas di pisahkan di
ruang lain/terpisah dari status rekam medis aktif
kemudian catat di buku catatan rekam medis inaktif
 Status rekam medis inaktif di kelompokan sesuai
dengan tahun terakhir kunjungan
c. Prosedur pemusnahan
 Status rekam medis yang sudah memenuhi syarat
untuk di musnahkan di laporkan kepada Kepala Balai
Kesehatan Jala Medika
 Kepala Balai Kesehatan Jala Medika membuat surat
keputusan tentang pemusnahan status rekam medis.
 Pembentukan tim pemusnahan dari unsur rekam
medis dan tata usaha dengan SK Kepala Balai
Kesehatan Jala Medika.
 Tim pemusnah membuat berita acara pemusnahan
yang ditandatangani ketua dan sekertasris dan di
ketahui Kepala Balai Kesehatan Jala Medika
 Berita acara pemusnahan status rekam medis yang
asli di simpan di Balai Kesehatan Jala Medika.
 Khusus untuk arsip status rekam medis yang rusak
atau tidak dapat di baca dapat langsung di musnahkan
dengan terlebih dahulu di catat dalam buku catatan
pemusnahan.
 Pemusnahan di laksanakan dengan dibakar biasa di
saksikan pihak ketiga dan tim pemusnah.

1. Ruang Pendaftaran
UNIT TERKAIT 2. Poli Umum
3. Poli Gigi
4. Poli KIA