PENGANTAR BERORGANISASI

1. Pengertian Organisasi
Organisasi adalah kumpulan orang yang mempunyai tujuan sama, dan
beraktivitas untuk mencapai tujuan tersebut sekumpulan orang tertata rapi, ada
pengurus ada anggota, Dalam organisasi diperlukan keserasian antara anggota
agar tercapai tujuan bersama, agar dapat serasi, maka dalam organisai diperlukan
kesamaan visi dan misi.
Visi adalah: Cara pandang tentang Organisai dan tujuan serta alasan mengapa
tujuan tersebut
tercapai.
Misi adalah: Tujuan yang luas dan jangka yang panjang.
Organisasi yang anggotanya mempunyai visi
dan misi yang sama akan mudah untuk dikembangkan, sebaliknya jika
organisasi sulit dikembangkan disebabkan karena tidak sama misi atau tidak
sefahamnya terhadap visi-misi
1
 Organisasi. Ketidaksamaan visi misi anggota
tentang organisasi dapat menyebabkan perbedaan
dalam menentukan kegiatan, cara menjalankan
progam dan hal-hal teknis lainnya.
Visi misi organisasi dilaksanakan secara
terperinci dengan melakukan berbagai kegiatan,
program, aktivitas organisasi. Kumpulan hasil
kegiatan akan membentuk tujuan organisasi dalam
jangka panjang.

2. Kegunaan Organisasi
Organisasi diperlukan jika kegiatan untuk
mencapai tujuan organisasi tersebut terlalu besar

untuk dikerjaan sendiri. Besarnya pekerjaan atau

kegiatan tersebut menyangkut banyaknya

kegiatan, besarnya manusia yang harus dilibatkan,

besarnya dana yang diperlukan, besarnya

perlengkapan yang diperlukan.

Manfaat organisasi bagi masyarakat adalah
membantu masyarakat mencapai tujuan secara
bersama-sama. Disamping itu dengan organisasi
2
 masyarakat atau sekumpulan orang dapat
menyimpulakan pendapat komentar, dan dapat
maningkatkan efektivitas penggerak masyarakat.
Bagi induvidu, organisasi bermanfaat dapat
meringankan beban kerja, mempercepat pencapai
tujuan bersama, secara praktis organisasi dapat
menambah teman, bertukar pengalaman memupuk
jiwa sosial dan toleransi antar sesama.

3. Prinsip-prinsip Organisasi
a. Prinsip kebebasan individu-kelompok
Organisasi terdiri dari kelompok individu –
individu, Individu mengikhlaskan
kepentinganya untuk kepentingan kelompok;
Kepentingan bersama (yang disepakati secara
bersama).
Kebebasan individu atau anggota dibatasi

olah kebebasan anggota lain dan aturan

bersama. Demikian juga kebebasan bersama
dalam batasan tertentu atau tidak boleh
melanggar kebebasan individu.
3
b. Prinsip Tujuan
Tujuan organisasi adalah: gabungan dari
tujuan anggotanya.Tujuan organnisasi bersifat

umum, yang kemudian diperinci dalam target

kegiatan atau progam. Dengan demikian, tujuan

individu berorganisasi yang tidak sesuai dengan
tujuan organisasi berarti individu tersebut

belum melakukan sosialisasi dalam organisasi

c. Prinsip Penataan
Hubungan antara anggota dan hubungan
antara aktivitas dalam Organisasi diatur dalam

proses hubungan organisasi, agar dapat serasi

dalam pencapaian tujuan organisasi.

Pola hubungan antara anggota dan

komunikasi dalam organisasi tersebut dibentuk

oleh tolak ukur yang sengaja diciptakan
melalui beberapa cara antara lain dengan
membuat slogan, motto, dan kata-kata hikmah
yang selalu didengungkan oleh ketua, pengurus
atau pembimbing organisasi tersebut.

4
 d. Prinsip Dinamika
Organisasi selalu mempunyai kemajuan
dan perkembangan. Kemajuan Organisasi

ditandai dengan tercapainya tujuan anggota,

berjalannya progam dan tercipatnya kegiatan-

kegiatan baru.

4. Prinsip-prinsip santri dalam berorganisasi di

pondok.
a. Organisasi sebagai alat belajar
Dalam lingkungan Pondok Modern
Nurussalam semua kegiatan, aktivitas santri

ditujukan sebagai sarana belajar, sarana

pendidikan. Dalam kaitannya dengan

berorganisasi di OSPM/KGP dan

lingkunganya, santri dapat belajar

 berorganisasi sebagai persiapan nanti ketika

terjun di Masyarakat.
b. Organisasi sebagai tempat pengabdian /

beramal

5
 Untuk menjalankan disiplin dan sunnah
kegiatan santri, diperlukan penataan yang
sistematis dalam Organisasi santri yaitu
OSPM/KGP. Dengan menjalankan organisasi
santri tersebut berarti kita telah ikut
menjalankan sunnah dalam mendidik santri di
lingkungan pondok
c. Organisasi sebagai alat bergaul
Untuk mengatur pola hubungan antar
santri dalam kegiatan yang kosntruktif,
dibuatlah sarana pertemuan OSPM/KGP.
Dengan berorganisasi persaudaraan antar santri
tidak hanya didasari oleh kedekatan emosional
saja tetapi juga kedekatan secara organisatoris.

5. Kedudukan OPPM terhadap Organisasi

RAYON, KONSULAT, GUDEP, dan

KEPANITIAAN
a. OSPM sebagai di luar Induk
Di dalam lingkungan Pondok Organisasi
santri diatur dalam organisasi induk
OSPM/KGP, yang kemudian dilaksanakan
6
secara praktis dalam departemen, bagian dan
seksi.
Organisasi OPPM/KGP sebagai organisasi
induk menjalankan kegiatan yang mencakup
partispasi semua anggota.
b. Kegiatan Organisasi di luar OPPM
OSPM/KGP dalam beberapa hal tidak dapat
menjalankan fungsinya, karena cakupan suatu
kegiatan yang sangat spesifik atau hanya
terhadap kelompok tertentu, maka dibuatlah
suatu organisasi-organisasi lainnya yaitu
Organisasi Konsulat, Rayon, Gudep.
Organisasi Konsulat dan Rayon hanya
diikuti oleh rayon dan konsulat yang
bersangkutan oleh karenanya tidak termasuk
dalam kegiatan OSPM secara langsung.
Sedangkan Gudep tidak termasuk dalam OSPM
karena bentuk kegiatannya sangat spesifik,
hanya menyangkut kegiatan kepramukaan.

7
c. Kepanitiaan
Dalam hal ini kepanitiaan yang sifatnya
tidak rutin, hanya pada saat tertentu saja
dibuatlah Organisasi kepanitiaan. Kepanitiaan
dibentuk karena kegiatan spesifik, dalam waktu
tersebut dilakukan organisasi untuk
mengefektifkan kerja dan kaderisasi kemampuan
memimpin dari pengurus atau anggotanya.

8
 STATUS DAN PERAN PENGURUS
ORGANISASI
1. Defenisi status dan peran
a. Status secara etimologi (asal usul kata)
bermakna kedudukan, posisi.
b. Peran sinonimnya adalah pemain atau actor.
c. Status pengurus Organisasi (SPO), Memiliki

pengertian bahwa seseorang menduduki satu

posIsi dalam organisai untuk dapat membantu

menjalankan program kerja/kegiatan organisasi

tersebut, dan untuk mencapai tujuan

organisasi.
d. Peran Pengurus Organisasi (P2O), memiliki

pengertian bahwa seorang yang mendapatkan

kesempatan ber-posisi (berada) di satu

kelompok organisasi, mendapatkan

 kesempatan juga bermain aktif demi

mendukung kehidupan berorganisasi.

e. Jadi peran pengurus organisasi di OSPM/KGP

adalah potret cermin seorang pengurus

keseluruhan yang andil dalam mengurus untuk

9
 bermain aktif yang dijiwai oleh pengahayatan

nilai-nilai Pondok Modern Nurussalam,

sehingga memiliki prilaku dan sikap yang

berdedikasi (berjuang) tinggi, memiliki

semangat berprestasi dan loyalitas (ketaatan)

yang penuh serta memegang disiplin amanah.

f. Jadi, singkat kata, bahwa peran pengurus

OSPM/KGP adalah bermain aktif, dinamis,

kreatif, berlatih mengambil inisiatif untuk

mengembangkan potensi diri dan organisasi:

g. Misi pengurus OSPM/KGP adalah:
 Membantu menegakkan disiplin
 Membantu meningkatkan pendidikan

mental sesuai dengan tujuan

2. Bagaimana Pengurus berperan sebagai

pemandu Tranformasi nilai di Pondok

Modern
Apa yang dimaksud dengan tranformasi nilai?
Tranformasi artinya mengalihkan, memindahkan

10
 Nilai adalah kode etik yang terbangun oleh
adat kebiasaan, agama, norma, dan kaidah/
peraturan yang menjadi kaidah manusia
akhirnya menjadi 'kebiasaan' dalam prilaku
kehidupannya.
 Apakah nilai-nilai Pondok Modern

Nurussalam yang harus di

alihkan/dipindah kepada santri? Nilai nilai

yang harus ditransferkan kepada santri

adalah seluruh nilai-nilai yang bersumber

dari 'penghayatan' ajaran Islam (aqidah,

syari'ah, dan akhlaq), Panca Jiwa, Motto,

dan slogan- slogan filsafat-filsafat hidup

Pondok Modern Nurussalam Sidogede.

 Bagaimanakah cara implementasi
(penerapan, pelaksanaan) mentransfer

nilai-nilai tersebut? Setelah berniat untuk

beramal, berbuat sebagai pengurus,

selanjutnya kita 'perbaiki niat untuk menuju

postur hati yang istiqomah. Gambaran

konkritnya adalah:

11
 “Hati tidak lagi dinodai oleh virus dan penyakit
serta gangguan riya, demi jabatan, demi wibawa,
demi pengaruh, demi gengsi, demi nama, demi
sanjungan/pujian dan demi-demi lainnya. Penyakit
itu semua menjadi penghambat/penghalang
keistiqomahan hati, sering kita lakukan. Akhirnya
malas, tidak mau bertugas, beramal sampai tidak
mau belajar karena tidak ada yang menyanjung dan
tidak ada orang yang menghormati atau menghargai
diri kita.”
Seharusnya kita tetap memohon kepada
Allah untuk diberikan situasi dan kondisi hati
yang istiqomah dan bisa berlatih sejak sekarang
ini. Dari suasana hati itulah kita akan memiliki
sumber daya untuk banyak inisiatif, kreatif,
dinamis, percaya diri. Dan yang lebih
menakjubkan adalah apa yang keluar dari lisan
kita adalah kalimat kalimat yang dapat dirasakan
dan diterima oleh orang lain karena telah
disemangati oleh taufiq dan cahaya ilahi.
Untuk ini kita berusaha mengamalkan
firman Allah:
‫اتبعىا مه ال يشالكم اجراوهممهتدون‬
12
 Ikutilah orang-orang yang tiada minta
balasan kepadamu, dan mereka adalah orang-
orang yang mendapat petunjuk (QS. Yasin 21)
Ayat di atas mengajarkan kita untuk
bagaimana kita dapat diberi oleh Allah berbagai
petunjuk dikala kita bingung, tidak stabil hati
dan pikiran? Ternyata Allah mengajarkan kita
agar kita berbuat untuk tiada minta
balasan=ikhlas‫ز‬
Dan contoh memanifestasikan /
mengejewantahkan jiwa keikhlasan dalam tugas
kepengurusan amat banyak:
a. Mengajak teman kita 'sesama teman pengurus'

bangun malam sholat malam dengan semangat

"hamdalah "
b. Kita bangunkan adik-adik kita, untuk sholat

malam dengan basmallah, hamdalah dan do'a

c. Membudayakan / membiasakan dalam

menyiapkan buku-buku pelajaran setiap

sehabis sholat ashar dengan ajakan yang tulus

hati.
13
d. Mengajak diri, teman-teman, adik-adik kita

untuk berbahasa. Bercakap-cakap, berdiskusi

santai dikamar, di depan kamar dengan

semangat ilahi Mengajak diri teman-teman,

adik-adik kita untuk membiasakan berdo'a

fatihah bersama dengan orang tuanya dengan

semangat fatihah
e. Mengajak diri adik-adik kita untuk merapikan,

membersihkan, menghias dengan hati yang

terpanggil.
f. Mengajak diri teman-teman, adik-adik kita

untuk bersama-sama pergi ke dapur, sama-

sama makan dengan hati yang penuh

keikhlasan
 Dan ada contoh-contoh lain, bagaimana
menerapkan nilai-nilai budaya sederhana ke
dalam jiwa santri dan teman-teman kita.
Kita menjadi contoh memanfaatkan uang
untuk belanja kebutuhan primer, seperti alat-alat
sekolah, kitab-kitab dan mungkin vitamin yang
membantu kegiatan belajar dan aktivitas.

14
 Kita menjadi contoh berbusana/ pakaian
sejak dari sandal bahkan hingga perabot
kosmetik yang sederhana. Kita menjadi contoh
bersikap dan berpenampilan sederhana tapi
sopan.

Filsafat Sapu Lidi:

Bersatulah! Seperti sapu lidi, jika hanya

sebatang dapat dipatahkan dengan mudah. Namun
jika bersatu akan menjadi lebih kuat.

15
 UKURAN KUALITAS SDM
(CARA KERJA)
PROSES PRODUK JASA
SDM
IMAN CEPAT PASTI
TAQWA MORAL CEPAT
MORAL URUT TEPAT
TERAMPIL MURAH URUT
PROFESSIONAL HEMAT MENYENANGKAN
TANGGUNGJAWAB EFEKTIF SEJUK
SOPAN EFISIEN AMAN
RAMAH OPTIMAL NYAMAN
MEMBANTU AMAN AMAN
MENGHARGAI
ORANG LAIN SINERGIK SERVICE LAIN
INGIN MAJU GOTONG-ROYONG MURAH
TANGGAP KERJASAMA DIPERCAYA
TANGGON KOORDINATIF PROFESIONAL
TERNGGINAS MENYENANGKAN TANPA KUNGU
IKUT MEMILIKI/
TANGGUNG JAWAB PROFESSIONAL DENGAN JAMINAN
DISIPLIN PASTI
SEMANGAT TEKHNIK TEPAT GUNA
KEPEMIMPINAN
ULET DENGAN
KETELADANAN
PROAKTIF DENGAN JAMINAN
MANDIRI
POSITIF
BERSIH
BERWIBAWA
JUJUR
TIDAK MEMERAS
INTERGRITAS

16
 PREVENTIF

DISIPLIN

KOREKTIF PROGRESIF

MATEMATIKA KUALITAS: Q = f (U+C+D)

UNDERST
ANDING

COMMI
TMEN

DISCIPLINE

17
 KOMUNIKASI
A. Pendahuluan

Kata komunikasi bukanlah kata baru lagi bagi

kita, karena komunikasi sudah merupakan bagian
penting dalam setiap gerak hidup kita. Komunikasi
lebih dirasakan lagi pentingnya oleh organisatoris.
Disatukan dan melakukan fungsinya melalui
proses komunikasi. Tanpa komunikasi tak akan
ada interaksi antara perorangan, tak ada kelompok-
kelompok, tak ada pemerintahan bahkan tak ada
suatu masyarakat yang kita kenal dewasa ini.
Komunikasi antar manusia ternyata merupakan
problem utama dari setiap organisasi. Adanya
kesalahan komunikasi dapat merugikan bahkan
pula kalau dapat dinilai dengan bentuk uang, tidak
mustahil mencapai nilai berjuta rupiah. Seorang
pembina dalam tugasnya ternyata menggunakan
sebagian waktunya untuk memotivir. Memberikan
penjelasan berbicara dari mendengarkan orang.
Keterampilan utama baginya ialah kemampuan

18
berkomunikasi secara efektif „membaca‟
orang akan mengetahui dan melaksanakan
sesuatu dengan baik menilai manusia-
manusia. Tulisan berikut ini ingin membahas
hal-hal yang perlu diperhatikan dalam
melakukan komunikasi.

B. Bagaimana “KOMUNIKASI”
Komunikasi berasal dari kata Communi: SAMA
Antar individu komunikasi berarti:
“Pesan yang akan disampaikan oleh
komunikator (pengirim pesan) haruslah diterima
dan mengerti sama oleh komunikan (penerima
pesan)”
Bagi organisasi, komunikasi berarti:
“saluran untuk melakukan dan menerima
pengaruh, mekanisme perubahan serta alat untuk
mendorong dan mempertinggi motivasi dan
merupakan perantara/sarana yang
memungkinkan organisasi untuk mencapai
tujuan. Dengan demikian dapatlah disampaikan,

19
jika mengadakan komunikasi berarti ada tujuan
yang dapat berupa:
- Kita menghendaki seseorang berbuat sesuatu
dan atau
- Kita menghendaki seseorang berfikir atau
merasakan sesuatu cara tertentu.
Untuk mencapai tujuan itu kita melalui suatu
proses selama kita melakukan aktivitas
komunikasi proses ini dapat digambarkan
demikian:
a. Pengiriman pesan, merasakan suatu kebuthan

untuk melakukan komuniksi kemudian ia

menyusun keinginan-keinginan tersebut dalam

lambang-lambang atau kata-kata.

b. Langkah berikut pengirim pesan

menyampaikan atau menyalur tenda tersebut

melalui gelombang-gelombang udara yang

menjadi perantara saluran, misalnya; jika

pengirim pesan menulis sofa, maka kertas dan
pensil lah yang menjadi salurannya.

20
c. Bagi penerima pesan, ketik mendengar tanda-
tanda itu segera memberi arti kepada tanda-
tanda itu menjadi pikiran yang berarti

baginya.
d. Akhir pengirim pesan dapat mengatakan ia

sudah mngomunikasikan pesannya. Jika

terjadi reaksi dan pnerima pesan. Sesuai

dengan yang diinginkannya reaksi penerima

pesan ini dikenal dengan UMPAN BALIK.

Kelancaran proses komunikasi amat

dipengaruhi oleh persamaan bidang-bidang
pengalaman antara pengirim dan penerimma
pesan. Tetapi kita sadar bahwa persamaan ini
tidak dapat terjadi bgitu saja terutama jika kita
masuk dalam proses komunikasi dengan orang
yang abru saja kita kenal. Karenanya ahrus
ada usaha-usaha untuk menyamakan usaha
tadi, baik datangnya dari pengirim maupun
dari penerima pesan.

21
Usaha-usaha mencangkup:
a. Pengenalan terhadap diri sendiri
Pengertian terhadap diri sendiri

merupakan dasar utama suatu proses

komunikasi yang efektif setiap kita
mempunyai keinginan tentang siapa dan apa
kita akan membuat atau membentuk
gambaran diri kita. Gambaran data ini
tersusun dalam persepsi-persepsi jasmaniah
dan sosial kita. Yang kita peroleh melalui
interaksi kita dengan orang lain dan sudah
kuat oleh pengalaman-pengalaman kita.
Gambaran diri yang lemah, kecil, tak berarti
menyulitkan untuk berkomunikasi.
b. Pengenalan terhadap diri orang lain

Jika akan mengerti gambaran diri orang

lain cobalah menerima dan memakai kembali
referensi fikirannya, dan perhatikanlah sudut
pandang yang lain itu berarti kita tidak hanya
menempakan diri sendiri ditempat orang lain
22
seperti penyesuaian diri yang biasa. Tetapi
jauh lebih dalam lagi, yaitu kita berusaha
memahami dan menyelami pikirannya,
melihat dunianya, dan merasakan perasaan-
perasaanya. Berpikir dan merasakan untuk
dan tentang orang lain adalah lebih baik dan
dikehendaki, tetapi berfikir dan merasa
bersama itu lebih baik dan lebih produktif.
Memang ada resiko yang besar yaitu kita
akan semakin tidak setuju dengan apa yang
kita lihat dan kita dengar melalui proses
seperti itu, tapi tujuan dari usaha kita untuk
keluar dari ego kita dan memasuki ego orang
lain, ialah untuk memahami jiwanya bukan
untuk selalu memperoleh persesuaian.
Sekali kita sudah membebankan
pengertian dan pemahaman tentang;
- Bagaimana orang lain melihat realita
- Bagaimana orang lain melihat dan
menanggapi dirinya
- Bagaimana dia memulai hubungan timbal
balik diri kita dengan dia.
23
 Berarti kita akan sanggup membentuk
komunikasi kita menjadi komunikasi yang
betul-betul efektif kita akan terhindar dari
perangkap yang sering terjadi, yaitu berbicara
pada diri sendiri. Apalagi seorang manajer.
Tujuan kita adalah mengadakan komunikasi
yang efektif bukanlah suatu kontes besilat
lidah atau usaha permainan kata-kata. Melalui
komunikasi seorang manapun berusaha untuk
membangun suatu team kerja yang akan
mencapai tujuan bersama.

c. kemauan untuk mendengarkan

Mendengarkan disini bukan hanya
sekedar “to hear” tetapi lebih dari “to listen”

yang berarti kita tidak hanya menggunakan

telinga kita tetapi mengarahkan selalu indera

yang kita miliki untuk mendengarkan.

Beberapa prinsip yang dapat membantu
untuk menjadi pendengar yang baik adalah:

24
 Pendengar harus mempunyai lisan dan

kesediaan untuk mendengarkan.

 Pendengar harus sanggup dan bersedia

menunda penilaiannya sampai pihak

pembicara selesai menyampaikan

komunikasi secara lengkap.

 Pendengar harus sanggup untuk tidak

memotong pembicaraan, ditengah-tengah

pembicaraanya.
 Pendengar hendaknya mencari intisari

dari pada yang hendak disampaikan oleh

pembicara.
 Pendengar harus sanggup dan bersedia

mengabaikan hal-hal lain yang kan

 merebut perhatiannya (Suara lain,

pendengar lain, orang lain) dan

memberikan perhatian penuh kepada

pihak yang sedang berkomunikasi

dengannya.
 Pendengar hendaknya siap memberikan

tanggapan terhadap pembicarannya yang

disampaikan kepadanya.
25
4. Kemauan untuk memberikan pernyataan
secara jelas
Pada hakekatnya tujuan komunikasi adalah
penyampaian isi hati dan pikiran kita kepada
orang lain.Agar ia dapat berbuat sesuatu atau ia
bersedia berfikir dan atau merasakan sesuatu,
karenanya pernyataan kita harus jelas bagi pihak
pendengar, istilah-istilah yang kita gunakan
haruslah sama dimengerti pihak pendengar
bukan serampangan saja, agar tidak dimengerti
pendengar.
5. Kemauan dan kesanggupan memberikan
umpan balik
Umpan balik merupakan tanggapan
pendengar terhadap pembicara. Umpan balik
yang tepat bertanda keberhasilan suatu proses
komunikasi, tidak jarang ditemui kesulitan untuk
memberikan dan menerima umpan balik karena
pengaruh-pengaruh seperti :
 Kurang pengalaman

26
  Keragu-raguan karena natura dan hilang

sosial yang ada

 Keengganan karena adanyaa resiko yang

harus diambil
 Kekhawatiran dan melontarkan dan

menangkap umpan balik, karena tata cara

dalam organisasi merupakan faktor-faktor

yang dominan untuk memberikan dan

menerima umpan balik.

Proses umpan balik dapat dikaitkan dalam

jendela jauhari sesuatu yang tentang diri saya

yang orang lain...
Tahu Tidak Tahu
Terbuka Rahasia

Rahasia Tak diketahui

 Bila umpan balik diberikan dan diterima
berarti membuka daerah buta dan rahasia.

27
 Berarti daerah terbuka menjadi lebih luas akan
tetapi tidak seluruhnya akan terbuka, karena
tidak semua hal yang ada hubungannya dengan
kita teman kita.
Beberapa pedoman dalam memberi dan
menerima umpan balik
PEMBERI
a. Memperhatikan kesiapan artinya memberi
pada mereka yang siap menerima umpan balik
atau secara konkrit memintanya.
b. Menggambarkan atau memberikan fakta dan
bukan tafsiran.
c. Hanya memberi fakta yang masih hangat dan
baru saja terjadi
d. Mengingat waktu yang ada
e. Memberi fakta yang baru bagi si penerima,
jangan hal-hal yang sudah diketahui
f. Menyangkut hal-hal yang dapat diubah
g. Jangan ada presensi untuk merubah, apalagi
memerintahkan segera ada perubahan
h. Jangan terlalu banyak hal
28
 i. Siap membantu
j. Yang lebih jangan hal yang umum.
MENERIMA
a. Nyatakan secara tegas dalam hal apa umpan
balik yang diperlukan
b. Cek kembali apa yang sudah didengar
c. Berikan anggapan saudara terhadap umpan

balik yang diberikan

6. Kemauan membuka diri
Kemauan membuka diri di sini berarti
kemauan berbicara secara jujur, lengkap tentang

keadaan dirinya terutama keberanian

mengungkapkan emosi yang dirasakan, misalnya

marah.
Menerima satu amarah, hanya merupakan

usaha penundaan yang tidak berarti, karena pada

saat ia meledak tidak dapat lagi mengedalikannya
padahal amarah (walaupun dipendam) dapat
mewarnai suatu komunikasi perlu disalurkan
dengan apa yang membangun. Untuk dapat

29
melampiaskan rasa amarah ke arah yang
membangun, usaha tersebut dapat membantu
yaitu:
 Sadarlah akan emosi diri sendiri
 Akuilah adanya emosi itu. Jangan abaikan
atau menyangkal miliki emosi itu dan

kembangkan rasa tanggungjawab terhadap

akibat emosi itu.

 Kenalilah emosi sendiri supaya seimbang

antara pernyataan pikiran dan perbuatan.

 Usahakan isi emosi sendiri supaya seimbang
antara pernyataan pikiran dan perbuatan.
 Intergrasikan emosi, pikiran dan kemauan

supaya pelampiasannya terarah dan kita

belajar menumbuhkan pribadi sendiri

C. Rintangan-rintangan komunikasi
Sekalipun kita telah mengetahui usaha-usaha
untuk memperlancar proses komunikasi
belumlah menjamin bahwa komunikasi yang

akan kita lakukan akan berhasil tanpa ada

kesalahan dan penyelewengan karena pada

30
waktu berhubungan dengan orang lain ada
beberapa rintangan-rintangan yang dapat timbul
dan dapat menyebabkan komunikasi tidak jalan
sempurna. Rintangan itu mungkin berasal dari
lingkungan sekitar, emosi dirí, pihak-pihak yang
terlibat. Kesulitan bahasa danmasih banyak lagi.
Walaupun sulit melakukan komunikasi secara
sempurna, tetapi dengan kita ketahui dan sadari
rintangan-rintangan yang dapat timbul, akan
membantu kita meningkatkan efektifitas
komunikasi. Para ahli komunikasi lebih
mengemukakan rintangan-rintangan yang sering
timbul dalam proses komunikasi antara lain:
1. Sifat egois
Sifat selalu memikirkan kepentingan diri
sendiri tindakan atau kebijaksanaan yang

diambil pertimbnagan, pribadi, sehingga

senderung kurang menghargai keterangan

yang dikomunikasin orang lain

2. Emosional
31
 Emosi seseorang atau kelompok orang
yang terlibat dalam proses komunikasi amat
memperngaruhi proses komunikasi. Orang
yang emosional akan mudah tersinggung
dan cenderung menilai sesuatu dari segi
negatif yang tentunya tidak menghasilkan
komunikasi yang efektif
3. Hubungan yang tidak serasi antara

pengirim dan penerima pesan

Akibat dari inilah adanya kecurigaan
dan selalu menghubungkan segala sesuatu
bersifat negatif
4. Pengalaman lampau yang tidak baik
Seorang pengirim pesan yang pernah
menimbulkan kesan jelek akan lebih sulit
mengkomunikasikan pesannya. Misalnya
pernah berbohong pada waktu
menyampaikan pesannya pada saat ia akan
menyampaikan pesannya lagi, sulit untuk
pendengarnya akan percaya sekalipun apa
yang ingin disampaikannya benar.
32
 Pengalaman masa lampau yang jelek akan

menghambat komunikasi tetapi pengalaman

yang baik akan lebih mudah komunikasi
5. Lingkungan fisik yang kurang
menguntungkan
Tempat pengap, hujan deras, udara yang
panas, suasana yang gaduh membuat orang
yang sulit untuk konsentrasi sewaktu
memberikan dan menerima pesan
6. Perbedaan status sosial
Harus diakui bahwa perbedaan tingkat
pendidikan dan tata budaya merupakan
hambatan yang paling sering ditemui, orang-
orang yang datang dari tingkat pendidikan
yang setaraf keadaan ekonomi dan tata
budaya yang sam akan lebih mudah
melakukan komunikasi sedangkan
kelompok orang orang yang berbeda tingkat
pendidikan, keadaan ekonomi serta tata
budaya lebih sering mengalami jurang
komunikasi
33
7. Permusuhan
Apabila kita dalam kondisi marah pada
seseorang yang juga kita dalam situasi

permusuhan sebagai pengirim pesan kita

cenderung memiliki kata kata yang tajam,

dan cenderung menafsirkan pesan tersebut

sebagaisebagai serangan, proses komunikasi

otomatis berhenti.
8. Karisma
Karunia yang dimiliki seorang pengirim
pesan sehingga dia dapat menyampaikan

pesannya dengan cara yang begitu

meyakinkan dan menarik, cenderung

mengakibatkan penerima pesan terpukau

 dan tidak bertanya lebih dari lanjut

walaupun akhirnya ia sadar bahwa tidak ada

yang dimengertinya dari pesan yanng

diberikan
9. Stereotip

34
 Merupakan gambaran tertentu mengenal

pribadi seseorang menurut golongannya,

yang bersifat negatif. Menghadapi seseorang
yang distereotifkan ke dalam suku bangsa
tertentu yang disamaraatakan sebagai
penipu, jorok, akan merintangi komunikasi
10. Bela diri
Merupakan rintangan komunikasi yang
paling sering menimbulkan permusuhan /

pertengakaran, ini sering mempengaruhi

orang yang tidak merasa dirinya pasti,

sehingga pertanyaan-pertanyaan yang

diajukan kepadanya sering ditafsirkan

sebagai tuduhan

D. Mulailah dari dalam Keluarga sendiri

Pada dasarnya tidak ada resep khusus untuk
proses keberhasilan komunikasi didalam dan

antara anggota suatu keluarga. Karena pada

hakekatnya anggota keluarga adalah " individu-

35
individu" yang secara harfiah orang lain bagi
pribadi masing-masing anggota tersebut.
Yang perlu mendapat perhatian istimewa
dalam membangun kebiasaan komunikasi efektif
di antara keluarga lain:
1. Hargailah keberadaan tiap anggota, hal ini
lebih dirasakan kepentingannya terhadap anak
kecil karena sering terjadi kehadiran sesorang
anak kecil dalam proses komunikasi tidak
mendapat perhatian sepenuhnya. Akibatnya
tidak jarang terjadi jurang komunikasi antara
anak dan orang tuanya. Pengalaman anak
semasa kecilnya amat menentukan kemampuan
dan berkomunikasi secara aktif di kemudian hari
2. Usahakan waktu yang cukup dan memadai
untuk berkomunikasi
Manusia sibuk sering diartikan manusia modern.
Dan tidak mustahil seluruh waktu yang tersedia
dimonopoli untuk mencapai gelar tersebut
akibatnya waktu yang seyogyanya dimanfaatkan
untuk saling tukar pengalaman dan informasi
36
tersita habis kembali selagi anak yang menjadi
korban. Karena perkembangan keterampilan dan
kemampuan komunikasinya tidak didukung oleh
bimbingan dan pengarahan yang memadai dari
orangtuanya. Atau lebih buruk lagi ia akan
terbiasa dengan ungkapan-ungkapan yang
bernada negatif yang diperoleh dari lingkungan
yang kurang bertanggungjawab.
3. Biasakanlah menggunakan bahasa yang baik
dan benar Sering terjadi kita merasa sedang
berkomunikasi dengan orang lain (suami, istri,
anak) kita lupa pada penggunaan bahasa yang
benar. Bahkan sering terdapat kita justru
membiasakan anak kita melafalkan ungkapan
yang salah, karena terdengar lucu. Tentu saja ini
akan merugikan sang anak, karena ia akan sulit
untuk menggunakan kata-kata dan atau bahasa
yang baik berarti cenderung memberikan
pernyataan yang kurang jelas. Akhirnya
masihlah kita renungkan ungkapan ini, bahwa
kehidupan ini dari KELUARGA

37
E. Cara untuk memperbaiki komunikasi
1. Ingatlah bahwa komunikasi meliputi semua
perilaku kita. Apa yang dikatakan dan

dilakukan tiap hari pada tempat kerja

merupakan bagian komunikasi organisasi

yang terpenting. Kesungguhan hati, kejujuran

tindakan-tindakan yang cocok dengan kata-

kata, usaha untuk bekerjasama.
2. Selalu berusaha untuk mengerti dengan jelas

apa yang sedang anda katakankepada orang

lain. Dan mengapa anda ingin mengatakan hal

itu.
3. Berusaha untuk mengerti suasana pembacaan

itu, dan kemudian sesuaiakanlah.

4. Ingat bahwa sikap dan nada suara anda serta

gerak isyarat akan mempengaruhi orang lain.

 5. Berusaha untuk mendapat "feedback"

dariorang lain bertanya kepada mereka apakah

mengerti maksudnya lihatlah isyarat-isyarat

bahwa merekamengerti atau tidak.

6. Berusaha untuk membentuk suasana yang
menganjurkan orang lain untuk bertanya
38
 kepada anda kalau mereka kurang mengerti

atau tidak setuju dengan apa yang nada

katakan.
7. Ingatlah bahwa perselisihan pendapat tidak

dihindarkan dalam komunikasi bahwa

seharusnya mengharapkan dan menggunakan

pendekatan untuk mendalami pengertian anda

tentang hal yang sedang dibicarakan. Dari

sudut orang lain, pendapat-pendapat dia

adalah pendapat-pendapat yang betul.

8. Jangan menutup saluran komunikasi dengan

menyebakan orang lain merasatersinggung

karena anda langsung menolak pendapat-

pendapatnya.
9. Anjurkanlah komunikasi dengan cara

mengambil setiap kesempatan untuk

menyampaikan penghargaan atau kekaguman

atas pendapat-pendapat dan tindakan-tindakan

orang lain. Lebih memperhatikan kebaikan-

kebaikan teman sekerja daripada kekurangan-
kekurangan.

39
10. Memperhatikan keluhan-keluhan salah

pengertian yang mengganggukomunikasi

hendaknya sering diumumkan juga

kesempatan untukmengeluarkan pendakwa itu

biasanya mengurangi tegang yang

disebabkanoleh pendekatan itu

11. Berusaha untuk menjadi pendapat yang baik.

Kemampuan tepat adalah keterampilan yang

penting bagi pemimpin Keterampilan seperti

sulit didapat dan hanya didapat dengan latihan

sungguh-sungguh
40
 DASAR-DASAR
PENYELESAIAN MASALAH
I. Mengenal Masalah
A. Mendefinisikan Masalah
B. Mengklasifikasikan Masalah
II. Alternatif Penyelesaian
III. Penyelesaian Terpilih

SASARAN BELAJAR:
Setelah menamatkan bab ini Anda akan dapat:
1. Mendefinisikan masalah yang sedang

dihadapi,dan mengenali masalah yangakan

dihadapi.
2. Mengenali dan menganalisa masalah.
3. Menggunakan kaedah tertentu untuk
menemukan penyelesaian yang dapatditerima

41
I. Mengenal Masalah
A. Mendefinisikan Masalah
Penyebab masalah biasanya adalah suatu

perubahan yang telah terjadi melalui beberapa

sifat, mekanisme atau keadaan tersendiri yang
menghasilkan suatu akibat yang tidak dingini.
Untuk mendefinisikan suatu masalah, kita
terlebih dahulu perlu bertanya kegiatan khusus
atau tingkah laku tertentu apa yang berlaku di
luar kebiasaan atau norma? Kegiatan atau
tingkah laku manakah yang melanggar norma
suatu situasi? Bagaimanakah norma itu
dilanggar? Adakah hasil dari kegiatan atau
tingkah laku yang semacam itu tidak dapat
diterima? Perlukah diubah? Apa hasil yang
diinginkan dari penyelesaian masalah yang ada?
Adalah penting untuk memahami masalah

itu terlebih dahulu sebelum kita mencoba untuk

menyelesaikannya. Proses pengenalan masalah
terdiri dari mendefinisikan dan
mengklasifikasikannya berdasarkan pengalaman
42
yang berkaitan. Kesadaran bahwa ada masalah
merupakan langkah yang sangat penting dalam
proses penyelasaian masalah.
Untuk mengenal dan mendefinisikan
masalah, kita biasa menggunakan sumber
sumber informasi utama sebagai berikut:
1. Data sejarah yang meliputi informasi yang

berkaitan dengan hasil, masalah dan

peyelesaiannya pada masa lalu. Untuk

peristiwa yang senantiasa berulang, kita

perlu menganalisa data pencapaian kegiatan

yang sebelumnya perhari, perbulan, pertahun

atau lebih lama lagi, karena kasusnya

mungkin mengharuskan begitu.

2. Data perencanaan yang membandingkan
hasil dengan tujuan yang seharusnya dicapai.
3. Kritik dari luar termasuk semua pemimpin
yang dipilih, pegawai diangkat, anggota
panitia, dan anggota umum.
4. Bandingkan dengan orang lain yang juga
menghadapi masalah sama, bila kritik sulit

43
 diterima. Perbandingan ini seharusnya
dilakukan secara spontan atau diatur
sedemikian rupa untuk memperoleh hasil
yang baik.

Untuk Tindakan
MENSORTIR DAN MENGKLASIFIKASIKAN ISU
Pada suatu pagi seorang pengawal istana
berkata kepada raja: "Saya bermimpi Tuanku akan
dibunuh pada tengah hari nanti". Raja kemudian

mengambil langkah-langkah tertentu berjaga-jaga,

dan sukses menyelamatkan nyawanya. Pada sore

harinya raja memanggil pengawal tersebut

memberinya hadiah juga hukuman.

Mengapa?
Hadiahnya itu diberikan karena pengawal
tersebut menyelamatkan nyawa raja telah hukuman
itu diberikan karena seharusnya dia tidak boleh

tidur dan bermimpi pada waktu berjaga malama

hari. Pelajaran yang bisa diambil dari kasus di

atas adalah kita seharusnya mengenali,

mengklasifikasikan dan menghadapi masalah

tersebut satu persatu. Pada masa sekarang kita

memberikaan penekanan kepada konsep-konsep

yang alami atau universal, tetapi mengabaikan

aspek-aspek mikro. Kita seharusnya memberikan

perhatian kepada kedua aspek tersebut sekaligus

44
 Kita seharusnya menghadapi suatu masalah
satu persatu. Berikan penghargaan kepada yang
baig baik dan kepada yang tidak baik, tetapi
jelaskan tindakan tersebut. Jangan
mencampuradukkan dan mengacaukan isu-isu yang
berlainan, dan menyamaratakan segala galanya.
Hal ini bagaikan meletakkan tangan kanan Anda
dalam air yang mendidih dan tangan kiri kita
dalam air yang membeku dan mengatakan
temperaturnya rata-rata bagus.

Menegaskan permasalahan secara tepat

adalah merupakan suatu hal yang amat penting.

Jika tidak penyelesaian yang diusulkan tidak
akan mendatangkan hasil yang diinginkan. Jika
anda mengikuti cara yang sistematis dalam
mendefinisikan suatu masalah, andaakan merasa
kaget betapa banyak masalah baru yang akan
muncul tanpa disadari sebelumnya sebagai
masalah.
B. Mengklasifikasikan Masalah
Masalah bisa diklasifikasikan menurut
tingkat resikonya. Kemudian kita memberi

perhatian terhadap masalah yang paling

45
 mengancam keberhasilan suatu usaha. Masalah

yang beresiko kecil bisa dikesampingkan bila

sumber dan peluang untuk menyelesaikannya

tidak tersedia.
II.Alternatif Penyelesaian
Mengenali alternatif penyelesaian adalah
langkah berikutnya dalam menyelesaikan masalah.
Tugas ini dilakukan dengan berbagai cara kita
mendekatinya menurut kebiasaan, bila ada prosedur
operasional yang standar atau seorang pengawas
yang berpengalaman untuk memberitahu kita apa
yang kita harus kerjakan.
Kita juga bisa menggunakan satu pendekatan
ilmiah, pendekatan dengan suatu keputusan,
pendekatan kuantitatif atau pendekatan kreatif.
Kebanyakan situasi di dalam organisasi Islam
menuntut adanya pendekatan kreatif untuk
menyelesaikan masalah.
Kreatifitas bersifat menolong hanya bila alasan
atau kebutuhan akan ide-ide diakui dan dibantu oleh
sikap yang positif terhadap kebebasan pendapat. Ide
46
yang kreatif terbentuk dari landasan pengetahuan
dan pengalaman yang luas diperoleh melalui
pengalaman pribadi, tukar pikiran dengan orang lain,
dan interaksi dengan Qur'an dan Sirah Rasulullah
SAW. Sebagian ide perlu dicetuskan, tetapi tidak
satupun yang patut dinilai sampai proses
mengeluarkan ide tersebut berakhir. Pada tahap ini,
kita perlu membebaskan pikiran bahwa sadar kita
untuk mengumpulkan berbagai fakta dan
pengalaman dengan menarik diri daari keterlibatan
yang aktif pada masalah tersebut. Bergantung
kepada keadaan perorangan, stuidde atau lebih yang
brilian akan muncul. Yang menggiring kita
memusatkan perhatian bagaimana memecahkan
problem tersebut. Tahapan ini mucul dengan lebih
cepat bagi orang dengan pikiran yang lebih tajam
dan peka mau menerima daripada bagi orang orang
yang tidak mempunyai sifat-sifat tersebut.
III. Penyelesaian Yang Terpilih
Peneyelesaian yang terpilih muncul dari proses
pengelompokan alternatif dengan teliti berdasarkan

47
susunan kemungkinan penerimaan dalam batasan-
batasan yang relevan. Tidak ada satupun
penyelesaian dapat dikatan sempurna di mana ia
dapat melenyapkan semua kerusakan dari standar
yang merupakan awal timbulnya masalah. Kita harus
memfokuskan perhatian terhadap penyelesaian-
penyelesaian yang;
a. membatasi kerusakan.
b. Tidak menyebabkan penyimpangan yang
merusak bagian yang lain dari kegiatan yang

tidak direncanakan.
c. Bisa dilaksanakan dalam batas persediaan atau

sumber-sumber yangtersedia
Setiap altenatif yang dijelaskan di atas bisa
berfungsi sebagai penyelesaian masalah. Setiap
alternatif menawarkan cara untuk mencapai hasil
yang diinginkan dalam mencapai keadaan uang
memaksa. Alternatif-alternatif mana yang paling
cocok tergantung pada kriteria - kriteria mana yang
paling sesuai untuk diterapkan dalam situasi tertentu.
Selain itu, suatu alternatif memerlukan pembiayaan
48
sumber materil yang mungkin tidak tersedia
sepenuhnya. Suatu daftar umum dari ciri-ciri
penyelesaian yang bisa diterima mungkin
diperlukan.
Penyelesaian yang bisa diterima harus:
a. sekurang-kurangnya memberikan hasil
minimum dari yang diinginkan,tetapi
b. tidak memerlukan pembiayaan yang lebih besar
daripada dana yang tersedia
Kita perlu menggunakan prosedur yang formal
untuk menyelesaikan masalah. Kaedah ini bukan
saja efisien dan efektif, tetapi cara kerja ini juga
mendokumentasikan pengalaman kita dan
menciptakan laporan/catatan yang dapat dipakai
sebagai acuan bila situasi yang sama muncul di masa
yang akan datang. Hal ini akan menghindarkan kita
dari pengulangan pekerjaan yang mubadzir.
Kadang-kadang kita tidak mungkin
melaksanakan prosedur formal. Hal ini mungkin
disebabkan oleh singkatnya waktu untuk bertindak,
atau keadaan-keadaan lain tertentu, atau faktor-
49
faktor penghalang yang luar biasa, seperti persoalan
yang peka atau pertimbangan keamanan. Kaidah-
kaidah yang tidak formal dalam keadaan tersebut
akan memerlukan persetujuan dari mereka yang
lebih mengerti mengenai masalah yang dihadapi.
Kalau memungkinkan, data yang lengkap perlu
diciptakan apabila penyelesaian masalah tersebut
menjadi mudah.
DAFTAR UNTUK MENCEGAH MASALAH
Pendekatan pencegahan untuk penyelesaian
masalah memerlukan tindakan yang bisa
meminimumkan atau perlu mencegah akibat-akibat
dari masalah yang mungkin terjadi. Untuk
melakukan yang demikian, daftarkan semua masalah
utama yang mungkin terjadi. Kemudian untuk setiap
masalah :
 Kenali masalah tersebut_____________
 Berikan penjelasan tentang masalah tersebut dengan
tepat_______
 Klasifikasikan menurut tingkat resikonya_ ___________
 Kenali kemungkinan penyebabnya____________
 Nilai kemungkinan terjadinya____________
 Putuskan bagaimana menghadapinya___________
50
 STUDI KASUS

PENDEKATAN INTERAKTIF DALAM

PENYELESAIAN MASALAH

1. Apa situasinya?
2. Banyak anggota yang mengeluh karena
terlambat menerima masalah
3. Situasi bagaimana sepatutnya? Anggota
sepatutnya menerima majalah tepat waktu
4. Apa yang dapat mencegah situasi ini berubah?
a. bahan dari berbagai unit lambat
b. terdapat peruban-perubahan yang perlu
dilakukan pada tahap akhir
c. mengatur letak halaman yang waktunya
lebih lama daripada yang diperkirakan
d. bagian pengedaran menghadapi banyak surat
yangterbengkalai
5. Apakah halangan yang paling besar menurut
prioritasnya?

51
6. Materi terlambat datang dari unit yang

bersangkutan
7. Apa yang saya lakukan?
TINDAKAN YANG DIPERLUKAN
1. Survey unit-unit lain untuk mengetahui
penyebab keterlambatan
2. Tetapkan batas waktu dan ikuti
3. Berikan penghargaan kepada responyan lebih

awal
BAHAN-BAHAN YANG DIPERLUKAN
1. Minta seseorang untuk membuat dan menjalan
kan survey
2. Hubungi dan bicara dengan mereka yang ter
lambat
3. Minta ketua organisasi surat seperlunya.

PERSOALAN UNTUK DIDISKUSIKAN

1. Yang mana dari empat sumber informasi yang
direkomendasikan untuk mengidentifikasikan

52
 masalah yang paling tepat? Yang mana yang

paling tidak tepat ?kenapa?

2. Apa peran sumber dalam masalah dalam

memilih suatu penyelesaian?

3. Apa peran pemeliharaan data dalam

mengidentifkasi problem potensial?

4. Bagaimana tingkat resikomemperngaruhi

pemecahan masalah?

LATIHAN PEMAHAMAN
SEBAGAI KETUA DARI "THE CONVENTION COMMITTE OF
THE UNITED CENTRAL SOCIETY" ANDA BARU SAJA DIBERI
TAHU BAHWA BIAYA KEPADA PENYEWAAN FASILITAS DAN
DEKORASI PERTEMUAN AKAN LEBIH MAHAL 50% DARI
PADA BIAYA YANG TELAH ANDA ANGGARKAN. ANDA
TELAH MENGIRIMKAN FORMULIR PENDAFTARAN
PERCETAKAN YANG BERISIKAN INFORMASI TEMPAT DAN
BIAYA PENDAFTARAN BERDASARKAN PERKIRAAN BIAYA
TERDAHULU. PARA ANGGOTA PERKUMPULAN ITU
MENGHARAPKAN FASILITAS PERTEMUAN DENGAN
STANDAR YANG TINGGI, YANG ANDA PUTUSKAN UNTUK
DIBERIKAN KEPADA MEREKA.
53
 Nyatakan apa masalahnya.
1. Daftarkan semua sumber informasi yang
mungkin anda perlukan untuk menyelesaikan

masalah tersebut.
2. Buatkanlah suatu rencana untk memudahkan

anda membuat perbandingan akan berbagai

alternatif dan kelebihannya

3. Nyatakan !!!
54
 PENGAMBILAN KEPUTUSAN
I. Pendahuluan
II. Proses pengambilan keputusan
A. Langkah Pengambilan Keputusan
B. Analisa Keputusan
C. Pendekatan Sistem
D. Proses yang Kreatif
E. Keputusan yang Strategis
III. Pengumpulan Informasi
A. Faktor Utama dalam Pengumpulan
Informasi
B. Metode Pengumpulan Informasi
IV. Memerah Otak
A. Kesesuaian
B. Teknik ke Arah Produktivitas
C. Membuat Kesimpulan
V. Musyawarah
A. Pengertian Musyawarah
B. Pelaksanaan Musyawarah
VI. Petunjuk Bernegosiasi dan Kompromi

SASARAN BELAJAR:
 Menghubungkan proses pengambilan keputusan
dengan pemilihan alternative.

55
  Mengidentifikasi langkah dan tindakan yang

mengarah pada keputusan.

 Menentukan siapa yang patut membuat

keputusan dan bagaimana.

PENDAHULUAN
Walaupun banyak teknik yang dapat kita peroleh
dengan belajar, tetapi membuat keputusan adalah
suatu hal yang tidak begitu mudah untuk dipelajari.
Sebagai pemimpin lebih baik dalam membuat
keputusan daripada pemimpin yang lainnya. Apabila
informasi yang lengkap sukar diperoleh, proses
pengambilan keputusan menjadi lebih sukar.
Seringkali keputusan harus berhadapan dengan
ketidakpastian. Pemimpin harus membuat keputusan
dengan cepat walaupun ada kemungkinan keputusan
itu salah. Tidak membuat suatu keputusan adalah
suatu kesalahan yang lebih jelek lagi. Ditinjau secara
Islam kita harus bekerja untuk mencapai keputusan
yang benar. Jika tiada satu pun alternatif yang baik,
kita terpaksa memilih yang terbaik dari keputusan-
keputusan yang kurang memuaskan. Setelah habis-
habisan kita lakukan semua yang kita mampu dalam
56
situasi seperti itu, sekiranya keputusan kita salah,
Allah akan memberikan satu pahala tersebut.
Pemimpin tidak seharusnya menjadikan semua
proses membuat keputusan sebagai masalah fiqih.
Lebih sering keputusan itu Cuma berkaitan dengan
isu politik, organisasi atau kebijaksanaan umum.
Walaupun masalah tersebut adalah murni fiqih,
pemimpin sepatutnya mengkaji berbagai mazhab
fiqih sebelum memilih satu keputusan yang paling
bermanfaat bagi organisasi dan ummat.
Keterbukaan dalam berfikir merupakan hal yang
essensial dalam pengambilan keputusan.
Pengambilan keputusan adalah satu proses dinamis,
bukan statis. Seseorang perlu memonitor hasil suatu
keputusan dan mengubahnya sesuai dengan
keperluan. Apabila kita mengambil suatu keputusan ,
kita memilih diantara beragam alternative. Pilihan
tidak harus selalu ada di antara yang benar atau yang
salah atau antara putih dan hitam. Terkadang kita
harus memilih diantara yang hamper benar dengan
yang mungkin salah. Suatu keputusan saja terdiri
dari pilihan di antara tindakan yang tak satupun
57
dapat dibuktikan apakah ia lebih dekat kepada
kebenaran daripada keputusan yang lainnya.
Hasil akhir yang diinginkan dari suatu keputusan
adalah tindakan dan perilaku orang-orang tersebut.
Sebelum membuat satu keputusan, kita
menanyakan: apakah keputusan itu betul betul
penting? Satu standar alternatif ialah alternative
untuk tidak berbuat apa-apa. Keputusan diperlukan
apabila keadaan yang ada berkemungkinan akan
bertambah buruk jika tidak ada tindakan apapun
yang diambil suatu peluang yang menjanjikan
mungkin hilang begitu saja kalau kita tidak cepat
bertindak.
Unsur terpenting dalam mengambil keputusan
ialah mendefinisikan masalah, untuk menentukan
apakan suatu keputusan perlu dibuat dan tentang apa
keputusan tersebut. Jika kita memusatkan perhatian
sepenuhnya dan mencoba memahami situasi, kita
mungkin akan dapat mempertimbangkan semua
alternative yang mungkin. Dengan perkataan lain,
kita harus langsung mengarahkan keseluruhan

58
proses untuk menemukan keputusan apa yang
sebenarnya, sebelum sebagaimana mestinya.
Pembuatan keputusan yang efektif tidak
memulai dengan fikiran yang tertutup dan
menganggap bahwa terdapat satu saja cara yang
benar dan yang lainnya salah. Kita haruslah terlebih
dahulu memahami permasalahannya yang dihadapi
dan menggunakan pandangan yang berbeda sebagai
alat untuk memastikan bahwa keseluruhan aspek
penting telah diteliti secara rinci.
Syarat pengambilan keputusan yang efektif
adalah untuk:
a. Memusatkan perhatian untuk memahami

keputusan secara mendalam yakni dengan cara

mendefinisikan permasalahan yang dihadapi,

bukan memberikan jawaban.

b. Mengeluarkan dan mendiskusikan

pandangan-pandangan yang berbeda hingga

kesatuan pandangan dapat dicapai:

mempertimbangkan sejumlah pandangan dan

pendekatan yang berlainan.

59
 c. Mencari sejumlah alternative ketimbang

mencari penyelesaian yang benar.

PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Pengambilan keputusan adalah seni dan ilmu

pengetahuan.
Mengumpulkan, menganalisa dan memanipulasi
informasi secara ilmiah akan mempercepat proses
pengambilan keputusan. Hal ini akan membimbing
kita untuk mengidentifikasikan secara pasti
alternative yang memungkinkan. Untuk memilih
satu alternative kita seringkali perlu
mempertimbangkan kepekaan manusia ketika
memeriksa manfaat atau hal-hal yang diinginkan dan
akibat setiap alternative yang berlawanan.
Pengambilan keputusan yang baik bergantung
kepada penilaian yang sehat dan juga informasi yang
dapat dipercaya.

Proses pengambilan keputusan bisa juga

dipandang sebagai kotak hitam. Parameter dari
60
situasi yang tersedia dimasukkan sebagai input.
Keputusan diperoleh daripadanya sebagai output.
Kotak tersebut berperan sebagai pencari alternatif.
Kemudian alternative yang terbaik akan dipilih
setelah melakukan satu penilaian yang memadai.
Kotak hitam itu kemudian dibagi menjadi sejumlah
kotak yang lebih kecil. Proses yang terjadi di dalam
kotak tersebut menjadi pembuatan beruntun dari
serangkaian keputusan kecil yang menjadi
komponen keputusan yang menjadi komponen
keputusan yang lebih besar.

A. LANGKAH DALAM PENGAMBILAN

KEPUTUSAN
Dihadapkan pada suatu kebutuhan atau

peluang yang telah dengan baik didiagnosa dan

didefinisikan. Jelas kita harus melakukan hal-hal
berikut untuk mencapai suatu keputusan:
1. Mengenal dengan pasti tindakan

alternative yang dapat diambil dan

mempertimbangkan semua akibat yang

mungkin timbul. Langkah ini relative

61
 langsung, termasuk didalamnya menyusun

sebuah daftar alternatif untuk menghadapi

sebuah situasi tertentu, dengan

menganggap bahwa situasi tersebut telah

dipahami dan didefinisikan. Tetapi

kadangkala situasi yang dihadapi terlalu

rumit bagi alternative-alternatif yang

sederhana. Dalam kasus seperti ini fungsi

intelektual dan kreatif akan dibutuhkan.

2. Kumpulkan informasi relewan yang

mungkin akan membantu menentukan

apakah sesuatu tindakan tertentu itu akan

menghasilkan akibat yang khusus.

Langkah ini ialah mengumpulkan semua

informasi yang relevan. Kemudian kita

harus menilai bagaimana informasi seperti

itu dapat mempengaruhi hubungan antara

sesuatu tindakan dengan beragam

kemungkinan yang mungkin dihasilkan

oleh tindakan tersebut. Dalam beberapa

kasus, informasi yang diperoleh dapat

menyisihkan beberapa kemungkinan

62
 dengan pasti. Dalam kasus yang lain

beberapa informasi mungkin diperlukan

karena setiap jenis informasi hanya

sekedar memberikan gambaran yang

kurang jelas dan tidak konklusif. Masalah

yang biasa dihadapi ialah terdapatnya

terlalu banyak informasi sehingga kita

tidak tahu apa yang harus dilakukan

dengan informasi tersebut, sementara itu

kita kehilangan informasi yang kita

butuhkan.
3. Nilailah kegunaan dari setiap akibat yang

timbul dari setiap alternatif. Langkah ini

biasanya baik dilakukan dengan berdiskusi
bersama mereka yang paling menyadari

akan situasi yang dihadapi, dan mencari

pendapat melalui musyawarah,

sebagaimana yang diperintahkan Qur‟an.

Qur‟an mendukung keterbukaan dan

kejujuran dalam mengeluarkan pendapat

dan tidak mendukung kerahasiaan dalam

berkonsultasi. Uji ulang setiap tindakan

63
 dan akibat yang mungkin timbul dari

penerimaan mereka dari sudut pandang

Islam.
4. Buat satu keputusan dengan memilih satu

alternative yang akan membawa akibat

yang diinginkan. Langkah terakhir

pengambilan keputusan harus dilihat

dalam kerangka kerja sasaran organisasi,

dipilih dengan mempertimbangkan tujuan

organisasi itu sendiri. Karena itu kita bisa

menentukan seberapa jauh suatu

keputusan itu lebih baik atau lebih buruk

dibanging yang lainnya dalam kaitannya

 dengan tujuan-tujuan organisasi.
Untuk mengingat kembali, pembuat keputusan
harus:
a. Mengumpulkan semua alternative tindakan yang

mungkin bisa diambil A1, A2 dan sebagainya.

b. Memnentukan akibat yang mungking timbul

C1,C2 dan sebagainya

c. Memperkirakan kemungkinan bahwa setiap

akibat akan berlaku P1,P2 dan sebagainua.

64
 d. Menilai kegunaan setiap akibat U1,U2 dan

sebagainya.

Dari sisi ini ada sebuah prosedur yang

menggabungkan semua probabilitas (P) dengan
kegunaan (U) untuk menentukan tindakan yang
paling diinginkan (D). secara matematis kita
mendapatkan hubungan fungsional:
U=U (C) D= (U,P)

B. ANALISA KEPUTUSAN
Karakteristik suatu keputusan mungkin
dipengaruhi oleh satu atau lebih dari empat

faktor berikut, masa depan, dampak,

pertimbangan kualitatif dan pengulangan.

 Masa depan merujuk kepada beberapa lama

keputusan yang diambil akan menbikat

organisasi pada waktu yang akan datang.

 Apakah keputusan tersebut berjangka

pendek atau untuk waktu yang panjang.

 Dampak pendek berhubungan
denganpengaruh yang akan dimiliki
65
 keputusan atas bagian-bagian lain dari

organisasi atau organisasi secara

keseluruhan. Apakah pengaruhnya akan

bersifat menyeluruh atau tertentu saja?

Apakah keputusan itu menguntungkan

secara maksimal satu bidang tertentu dengan

mengorbankan bidang yang lain?
 Pertimbangan kualitatif merujuk kepada

kecondongan etis atau pandangan dunia

organisasi. Apakah keputusan yang diambil

akan melemahkan atau menguatkan sifat

keislaman organisasi?
 Sering terulangnya hal-hal yang merujuk

pada frekuensi dengan mana suatu

 keputusan yang sama mungking perlu dibuat
bisakah keputusan itu setelah dibuat, diubah

menjadi satu kebijakan permanen dan dapat

dijadikan standar?
Analisa tersebut dapat menolong menentukan
tingkat wewenang di mana suatu keputusan
dibuat. Pada umumnya seharusnya dibuat pada
tingkat wewenang yang paling rendah jika ada
66
pengetahuan dan pengalaman yang terperinci.
Tetapi keputusan juga perlu diambil pada
tingkat di mana tujuan dari setiap bagian
organisasi dan tujuan keseluruhan dapat
dipenuhi dengan baik. Dan sekaligus
pertimbangan-pertimbangan itu menentukan
hierarki kegiatan dalam sebuah organisasi.
Sebagai contoh, jika jawaban empat persoalan
pada kasus tertentu itu berada pada skala
tinggi, eksekutif harus membuat keputusan.
Hubungan antara karakteristik keputusan
dengan tingkat wewenang pengambilan
keputusan terputus ditunjukkan dalam skema
di bawah ini.

67
C. PENDEKATAN SISTEM
Pembuatan keputusan dapat memperoleh
manfaat dari pendekataan system. Secara

ringkas, ialah semua hal yang mengerjakan jenis

pekerjaan dengan cara yang mengerjakan jenis

pekerjaan dengan cara yang terorganisir.

Hakekat pendekatan system ialah menemukan

apa masalahnya, sebelum mencoba

memecahkannya dan menentukan alasannya

untuk membuat pilihan dan rintangan yang

mungkin ada sebelum memilih pemecahannya.

D. PROSES YANG KREATIF

Proses pengambilan keputusan secara
rasional sebagaimana yang dibicarakan di atas,

seringkali dilengkapi dengan proses membut

keputusan yang kreatif, yang mungkin akan

melibatkan beberapa langkah utama:

 Langkah pertama, kejenuhan, karena

menjadi terlalu terbiasa dengan situasi

aktivitas dan pemikiran yang berkaitan

dengan hal tersebut.

68
  Dalam langkah kedua dari pertimbangan

yang mendlaam. Pembuat keputusan

menganalisa dan mempertentangkan ide-ide

tersebut melalui berbagai sudut.

 Inkubasi adalah langkah ketiga ketika

membuat keputusan meninggalkan usaha

yang dilakukan dengan sadar dan

membiarkan fikiran setengah sadar

(subconscious) bekerja. Satu ide yang bagus

kemudian muncul dalam diri pembuat

keputusan dari langkah ini, yang boleh

didefinisikan sebagai iluminasi.

E. KEPUTUSAN YANG STRATEGIS

 Keputusan-keputusan yang diambil bisa
dikategorikan sebagai administrative atau

strategis. Keputusan keputusan yang berbentuk

administrasi berkaitan dengan tujuan jangka

pendek dan hanya menyentuh persoalan aktifitas

sehari-hari keputusan ini pada dasarnya

merupakan persoalan yang berulang-ulang.

Keputusan strategis lebih kompleks dan

berkaitan dengan tujuan jangka panjang.

69
Konsekuensinya kita sering kali dihadapkan
dengan tugas yang berkaitan dengan keputusan
strategis itu. Pada waktu yang bersamaan kita
harus pertimbangkan sebagai contoh, faktor-
faktor yang mempengaruhi kualitas, kondisi
perekonomian yang ada dan lain sebagainya.
Keputusan-keputusan semacam itu mungkin
terikat dengan kelangsungan organisasi itu
sendiri.

POKOK TINDAKAN
JANGAN MEMBUAT KEPUTUSAN SEMATA-MATA UNTUK
MEMUASKAN HATI ORANG LAIN
Misalnya ada seorang rekan anda mengemukakan suatu proyek
kepada anda, dan anda meluluskannya semata-mata untuk
memuaskan hatinya. Dia tidak akan meyalahkan dirinya karena
telah mengemukakan masalahnya. Mengapa anda tidak
menyatakan keberatan anda? Adalah lebih baik menyatakan
tidak! Dari awal daripada mengecewakannya dikemudian hari.
Jika anda jujur dari permulaannya, dia akan menyukai anda,
pada akhirnya ketika dia merasa bahwa anda satu-satunya
orang yang bisa memberi nasehat yang benar kepadanya,
sementara orang lain hanya memberikan senyuman dan puji
pujian. Bertindaklah secara objektif dan berikan pendapat
anda yang jujur tanpa emosi dan kepentingan pribadi.

70
III. PENGUMPULAN INFORMASI
A. FAKTOR UTAMA DALAM
PENGUMPULAN INFORMASI
Pengumpulan informasi yang baik amat
penting bagi proses pengambilan keputusan

yang baik. Beberapa metode formal dan

informal dapat digunakan untuk mengumpulkan

informasi, termasuk wawancara, daftar

pertanyaan, penggunaan data, laporan dan

catatan dokumentasi. Empat faktor memainkan

peranan penting dalam pengumpulan informasi,

keterkaitan, ketepatan waktu, keabsahan dan

ketepatan atau akurasi.

1. Keterkaitan
Informasi dapat digunakan apabila
berkaitan dengan masalah yang timbul.

Secara teknik, apabila informasi tersebut

tidak mempunyai kaitan dengan masalah

yang dihadapi, informasi tersebut bukan

lagi merupakan informasi tetapi merupakan

„berita‟. Apa yang dianggap sebagai

informasi dalam keadaan tertentu mungkin

dianggap berita dalam keadaan lain.

Sebagai contoh, kalau kita mau

71
 memutuskan mengenai suatu tema untuk

rapat tahunan, kenyataan bahwa tempat

gedung persidangan yang terkenal itu

berada di seberang jalan raya, maka hal ini

tentu tidak dianggap sebagai informasi

tetapi berita. Tetapi saat kita memutuskan

di mana tempat untuk mengadakan

pertemuan tersebut, berita yang sama itu

dengan sendirinya menjadi satu informasi

vital.
2. Ketepatan waktu
Informasi tidak akan berguna jika tidak
didapat pada saatnya yang tepat atau isinya

basi. Sebagai contoh, pengetahuan bahwa

kelompok lain telah memilih tema yang

akan kita pilih akan sangat bermanfaat

hanya apabila kita mendapatkannya

sebelum kita membuat keputusan.

Pengetahuan mengenai distribusi para

peserta dari segi tempat tinggal tidak lagi

dianggap sebagai informasi sekiranya sudah

lama diperoleh sehingga pola distribusi

tersebut sudah berubah sepenuhnya sejak

itu.

72
3. Keabsahan
Informasi mestilah sah agar dapat
digunakan untuk membuat keputusan.

Informasi tersebut dapat diterima dalam

system nilai dari si pembuat keputusan.

Sekiranya ingin menjadi sah. Secara khusus,

informasi itu tidak dapat diterima. Sebagai

contoh, data untuk membantu proses

mengambil keputusan tidak perlu

dikumpulkan melalui penipuan atau dengan

cara yang tidak bermoral.

4. Ketepatan
Informasi mestilah tepat. Ketidaktepatan
informasi dapat menyebabkan kerusakan

yang tidak dapat diperbaiki lagi sebagai

dasar pembuatan keputusan. Secara ideal,

proses tersebut adalah tepat. Tetapi dari segi
pandangan yang praktis, kita mesti menguji

ketepatan semua informasi dengan membuat

penelitian terhadap informasi yang berkaitan

dengan menanyakan sumberasalnya

mengenai ketepatan informasi itu. Sebagai

contoh, jika memilih tempat untuk

mengadakan pertemuan tahunan

73
 berdasarkan jaraknya dari jalan utama, satu
peta jalan yang tepat menunjukkan jalan
keluar yang terakhir dan arah putaran jalan-
jalan raya akan menjadi penting untuk
membuat keputusan yang benar.

B. METODE PENGUMPULAN INFORMASI

1. Wawancara
Wawancara informal tidak lebih dari

obrolan sosial dengan orang yang

mempunyai informasi ang kita cari.
Sementara wawancara formal haruslah
mempunyai satu struktur yang baik supaya
bisa benar-benar bermanfaat. Jika mungkin,
berikan kesempatan kepada orang yang
diwawancarai kesempatan untuk
menyiapkan diri dengan memberitahu
kepadanya tujuan dan konteks dari
wawancara tersebut. Tentukan waktu dan
tempat yang sesuai untuk mengurangi
gangguan yang mungkin timbul.
2. Kuesioner
Kuesioner dapat disampaikan secara
pribadi atau melalui pos. kedua hal tersebut

74
 haruslah disusun dengan baik dan jelas agar
mereka mendapat jawaban yang tepat.
3. Pangkalan Data
Pangkalan data yang mengandung
informasi yang dibutuhkan mungkin ada
dalam bentuk cetakan di perpustakaan atau
di Universitas atau lembaga pemerintah.
Sebagai alternative, pangkalan data dapat
diperoleh melalui system data elektronik

melalui computer dapat dihubungkan ke

kantor atau rumah.
4. Laporan
Laporan yang diterbitkan oleh kelompok
riset atau para agen pemakai, dan juga
lembaga akademik atau lembaga
pemerintah, dapat menjadi sumber
informasi yang ingin diperoleh. Tetapi kita
harus selalu menentukan bahwa laporan-
laporan tersebut adalah obyektif dan tidak
kadaluarsa.
5. Dokumen
Dokumen-dokumen yang meliputi buku-
buku, ensiklopedia dan majalah-majalah
dapat diperoleh di perpustakaan. Dokumen
tersebut amat berguna untuk memberikan
75
 latar belakang dan informasi yang

mendasarinya tetapi biasanya tidak

mengandung informasi statistic saat ini.

IV. MEMERAH OTAK / BRAINSTROMING

Memerah otak atau brainstorming adalah satu
teknik untuk merangsang lahirnya ide-ide baru
relevan dan memudahkan pengungkapannya, atau
semata-mata untuk mendapatkan informasi yang
diperlukan dalam sebuah pertemuan. Teknik ini
digunakan apabila kita tidak ada gagasan mengenai
sesuatu perkara tertentu dan perlu diciptakan . teknik
ini merupakan satu persatu yang berstruktur jika
dibandingkan dengan struktur diskusi yang teratur.
Brainstorming harus mempunyai satu topic gagasan
atau gagasan tertentu untuk melahirkan ide-ide.
Kursus ini biasanya mempunyai tiga tahap. Dalam
tahap pertama, anggota kelompok memberikan
pendapat dan akan dicatat oleh seorang pencatat
sehingga semua anggota dapat melihat kembali
pendapat-pendapat itu. Jika ketua kelompok
mendapatkan ide/ gagasan hal itu akan sangat
menolong untuk memulai kursus. Pada tahap ini
kritik terhadap ide/ gagasan mereka disarankan
untuk meminta mereka menyatakan persetujuan dan
76
ketidaksetujuan terhadap gagasan-gagasan mereka
untuk mengurangi perasaan yang tidak diperlukan.
Dalam tahap ketiga, setiap ide dibicarakan dari segi
nilai, kelayakan, prioritas dan sebagainya. Ide-ide itu
kemudian diklasifikasikan mengikuti kriteria yang
disetujui.

A. Kesesuaian
Teknik brainstorming sesuai untuk mengambil
keputusan yang mungkin muncul dari banyak
macam alternatif. Teknik ini dapat digunakan
sepanjang kelompok itu mempunyai

pengetahuan dan memiliki perhatian terhadap

situasi yang dihadapi dan pemimpinnya terbiasa
dengan prosedur proses tersebut. Suatu contoh
penggunaan brainstorming yang efektif ini ialah
apabila sebuah organisasi ingin menentukan
tema pertemuan-pertemuan tahunan. Suatu
kelompok campuran yang terdiri dari pegawai
staff, dan anggota komite boleh merangsang satu
spectrum ide-ide kreatif yang berakar dalam
wawasan dan budaya organisasi. Tema yang
berakhir dapat dipilih dari pengumpulan gagasan
ini.
B. Teknik Ke Arah Produktivitas
77
Sumbangan dari para peserta dalam proses
brainstorming dapat menjadi amat produktif
dengan menggunakan teknik tersebut.

Selanggarakan kursus ini selagi anggota

kelompok berada dalam keadaan segar dan tidak
letih.
a. Adakan suatu kelompok yang mempunyai

anggota yang saling beragam dengan

mempertimbangkan bahwa status mereka

sama, supaya semua orang dapat

memberikan sumbangan secara bebas, dan

mereka juga mempunyai tingkat

pengetahuan yang hamper sama dengan

situasi yang dihadapi.

b. Kecilkan ukuran kelompok secukupnya

untuk memudahkan pengaturan, terapi

kumpulan itu cukup besar untuk

 memberikan sumber gagasan yang potensial,

ukuran kelompok yang terbaik terdiri dari

lima hingga tujuh orang.

c. Tempatkan sedemikian rupa setiap orang

sehingga satu sama lain berhadapan muka

agar diskusi dapat berlangsung dengan baik.

78
 d. Atur waktu secukupnya supaya setiap orang

mempunyai kesempatan untuk urun rembuk,

tetapi jangan terlalu lama supaya kursus

tidak meletihkan.
e. Catat setiap gagasan setiap orang agar dapat

melihatnya, walaupun gagasan itu tampak

ganjil, selagi gagasan itu positif dapat

melahirkan gagasan-gagasan lain.

f. Jangan memberikan penilaian atau komentar
terhadap saran dan kritik pada awal diskusi

terhadap gagasan yang sedang disajikan.

g. Jika perlu, jelaskan kembali masalah

tersebut secara jelas.

C. Membuat Kesimpulan
Tujuan pelajaran brainstorming ialah membuat
kesimpulan dari data yang dikumpulkan. Agar

berjalan semestinya,kursus tersebut perlu

dirancang mengikuti pola berikut:

a. Biarkan setiap orang menyatakan persetujuan

dan ketidaksetujuan pendapatnya atau saran-

sarannya.
b. Susun pendapat atau saran menurut prioritas

dan kelayakannya.
c. Tanyakan cara-cara yang mungkin diikuti

untuk melaksanakan saran yang terbaik.

79
d. Putuskan mana pendapat yang mempunyai

peluang untuk sukses.

e. Sampaikan pendapat-pendapat yang dipilih

tersebut kepada puhak atasan.

80
 ADMINISTRASI OSPM/KGP

PENDAHULUAN

PENGERTIAN ADMINISTRASI
1. Administrasi berasal dari kata latin “Ad” dan
“ministrate” yang berarti melayani, membantu,
atau memenuhi.
2. Administrasi dalam pengertian luas adalah

keseluruhan kegiatan manusia yang bekerjasama

untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dimana
tata usaha termasuk di dalamnya.
3. Administrasi OSPM/KGP adalah keseluruhan

rangkaian perbuatan atau kegiatan dari

sekelompok santri bekerjasama untuk mencapai
visi dan misi yang telah ditentukan oleh
organisasi OSPM/ KGP.

MANFAAT ADMINISTRASI OSPM/KGP

TINJAUAN FILOSOFI ADMINISTRASI

OSPM/ KGP
81
RUANG LINGKUP PEMBAHASAN
ADMINISTRASI OSPM/KGP

Ruang lingkup administrasi OSPM/KGP adalah:

1. Organisasi
2. Management
3. Komunikasi
4. SDM Pengurus
5. Anggaran
6. Sarana dan prasarana
7. Rayon/ Gugus depan

MENCIPTAKAN DINAMIKA MELALUI

KEGIATAN ADMINISTRASI

Motto ‫اإلمام خادم األم‬

Pemimpin itu pelayan ummat

Pengutus OSPM/KGP adalah pelayan ummat,

bukan raja yang serba dilayani. Dalam membina
anggota untuk menyiapkan kader-kader yang
berpengalaman dan berkomudikasi diperlukan
menejemen.
Manajemen OSPM/KGP adalah kegiatan-kegiatan
untuk mencapai sasaran dan tujuan pokok yang telah
82
ditentukan dengan menggunakan orang-orang
sebagai pelaksana. Tujuan pokok tersebut adalah:
1. Berbudi Tinggi
2. Berbadan Sehat
3. Berpengetahuan Luas
4. Berpikiran Bebas
Sedangkan fungsi manajemen OSPM/KGP adalah:
1. Merencanakan program kerja
2. Pengorganisasian (pembagian tugas)
3. Penggerakan (aktivitas)
4. Pengawasan (dilihat, dikontrol)
5. Evaluasi

Adapun tujuan manajemen OSPM/KGP adalah

untuk mendapatkan hasil dedikasi pengurus
OSPM/KGP yang efektif yaitu sesuai dengan yang
telah direncanakan. Kegiatan-kegiatan managemen
masing-masing tidak berdiri sendiri, tapi merupakan
suatu proses kegiatan. Agar proses kegiatan ini dapat
termonitor dan dievaluasi maka pengurus
OSPM/KGP perlu memiliki kelengkapan buku-
buku administrasi. Buku-buku administrasi
OSPM/KGP dibuat dan dilaksanakan oleh pengurus
OSPM/KGP sebagai media komunikasi dan alat
ukur (barometer) terselenggaranya program kerja
83
dan seluruh aktivitas. Buku-buku ini diterbitkan oleh
Sekertaris OSPM/KGP dan didistribusikan kepada
seluruh sub-sub bagian dari organisasi yang ada di
OSPM/ KGP hingga organisasi Rayon dan kamar.
Buku-buku tersebut adalah sebagai berikut:
1. Buku Induk anggota OSPM/KGP
2. Buku Program kerja minggan, bulanan
3. Buku notulen rapat
4. Buku surat masuk
5. Buku surat keluar (ekspedisi)
6. Buku keuangan
7. Buku daftar hadir (absen)
8. Buku data kesehatan
9. Buku data pelanggaran
10. Buku perizinan
11. Buku kasus dan masalah/ konsultasi
12. Buku inventaris bagian
13. Buku catatan peristiwa (log book)
14. Buku laporan khusus dan umum
15. Dll.

84
 MUSYAWARAH
A. Pengertian Musyawarah
Musyawarah ialah suatu proses konsultasi

secara Islam di antara mereka yang mengetahui

masalah-masalah yang dibicarakan, dan paling
baik diperoleh melalui diskusi di antara mereka
yang paling menyadari situasi yang dihadapi.
Musyawarah ialah salah satu prinsip organisasi
pelembagaan yang terpenting dalam Islam.
Qur'an memerintahkan pemimpin islam agar
mengatur permasalahan umatnyamelalui
perundingan di antara mereka. Hal ini
mendorong mereka mengeluarkanpendapat
secara terbuka dan jujur.

Allah Subhanahu Wa Ta'alabefirman:

‫ن‬ ‫م‬ ِ
‫ا‬ ‫و‬ ‫ض‬ ‫ف‬ ‫ل‬َِ
‫ب‬
َ‫ل‬ ‫ق‬ ‫ل‬
ْ ‫ا‬‫ظ‬ ‫ي‬ِ‫ْلِْرهحۚلِنت ل ه ْمٍ ن ِّا غل‬ ّ
ٰ
‫ل‬
‫ا‬ ‫م‬
‫ا‬‫ن‬‫م‬ِ‫ِةَّفب‬
‫ْ ْ َ َفاْ ُع فَْعن‬ ّ ُ َ ْ ْ َ َ ْ‫ظ‬ ۚ َ‫ت َف‬ ‫ن‬‫ك‬
ْ ‫و‬
ُ ‫ل‬
َ‫و‬ َ َ ْ ّ َ
َِ َ َْ ُْ ََ
‫ان‬ ّ
‫ا‬ۚ ‫ح‬
ْ
‫ه‬ ِ
ُ
ْ
‫ل‬ ّ
ِٰ
‫ي‬
‫ال‬ِ‫ه‬
‫ى‬ ‫ل‬‫ل‬‫ع‬ّ
ّٰ
‫ال‬‫ل‬ ‫ك‬َ َّ‫فِاَذا عزمت فت و‬ ُ ‫و‬ ِ
‫ا‬ ‫ل‬
‫ش‬ ۚ ‫ر‬
َ‫و‬‫ف‬ ‫م‬َِ
‫تْ غ‬ ‫س‬
ّ َّ
‫َ َ َ ْ َ َ َ َ حَ وَلُ ْك ُ ْهْم وا‬ ْ ُ ْ َ ْ َ
َ َ ْ َ
‫ت وِّك ْلَِْي‬ ‫ب‬ ‫م‬ ‫ل‬
ْ ِ‫رُ فهىاْل مِ ْر‬
ْ َْ
ََ ُ 85
 "Maka berkat rahmat Allah engkau
(Muhammad) berlaku lemah lembut terhadap
mereka. Sekiranya kamu bersikap keras dan
berhati kasar, tentulah mereka menjauhkan diri
dari sekitarmu. Karena itu maafkanlah mereka
dan mohonkanlah ampun untuk mereka, dan
bermusyawaralah dengan mereka dalam urusan
itu. Kemudian, apabila engkau telah
membulatkan tekad, maka bertawakkallah
kepada Allah. Sungguh, Allah mencintai orang
yang bertawakal." (QS. Ali-'Imran 3: Ayat 159)

B. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam

musyawarah
1. Masalah yang menjadi bahan: bukan masalah

dasar keimanan atau ibadah,tetapi hal-hal

keduniaan, strategi, taktik, dll.

2. Siapa yang menjadi peserta; peserta musyawarah

bukan orang yang penakut,kikir, berambisi, yang

 hanya akan memperoleh hasil yang tidak benar.
3. Etika dan cara melakukan:
86
 Peserta musyawarah, tidak mungkin semua
manusia menjadi peserta, tetapibeberapa orang
yang mewakili. Sebaiknya dicari dari orang yang
mempunyaiilmu mendalam dan ketajaman
pemikiran, yang mepunyai kemampuan
memutuskan dan membatalkan masalah. Di
dalam masyarakat sekelompok orang yang
berhak menjadi peserta musyawarah adalah
orang yang mempunyai pengetahuan mendalam
dan mempunyai perhatian besar terhadap
kepentingan masyarakat.

C. Etika Musyawarah
1. Berlaku lemah lembut
2. Memberi maaf, tidak mudah tersinggung, tidak

mudah marah, jernihkan pikirannya

3. Tawakkal, mohon ampun dan berdo'a agar hasil

yang dicapai betul betul terbaik untuk semua

4. Peserta musyawarah bertanggungjawab terhadap

hasil keputusan bersama

87
D. Manfaat Musyawarah
1. Mengurangi kemungkinan kekeliruan dalam
pengambilan keputusan
2. Menguji suatu pendapat dengan pendapat
lain
3. Mensosialisasikan, memasyarakatkan suatu
masalah
Dalam musyawarah belum tentu suara
terbanyak mutlak harus diikuti, kadangkala

suara minoritas lebih logis dan lebih baik

daripada suara mayoritas.

88
 KEPEMIMPINAN

Adalah proses menggerakkan sekelompok orang

menuju tujuan. Hakikatnya: peran dan proses
mempengaruhi orang lain.

Kepemimpinan merupakan:
 Kekuatan yang tidak jelas wujudnya dalam
hubungan atasa-bawahan
 Memberi dan mengambil karakter dari
lingkungan
 Suatu ketaatan, konsisten
Pemimpin : anggota kelompok yang mempunyai
kelebihan dan konsistensi membawa kelompok
pada tujuan.

Pemimpin efektif:
 Menciptakan visi dan misi masa depan
 Membangun strategi rasional
 Mengkoordinasikan pusat kegiatan di
bawahnya
 Mempunyai motivasi tinggi karena ia inti
gerakan kelompok

Pemimpin adalah leader, supervisor, follower.

89
  Leader : mengarahkan, memotivasi, memberi

contoh
 Supervisor: mampu menyelesaikan problem

organisasi
 Follower: loyal pada atasan, menyesuaikan ide

dan prilaku.

Strategi pemimpin:
 Memimpin dengan kekuatan
 Memimpin dengan visi

TIPE KEPEMIMPINAN

1. Kepemimpinan otokratis
Ciri-cirinya:
 Segala keputusan kebijakan di tangan

pemimpin. Pemimpin = tujuan organisasi

 Teknik pelaksanaan tujuan: ketentuan

pemimpin, tidak ada partisipasi bawahan

 Pemimpin mendikte pembagian kerja

kelompok
  Hubungan pemimpin bawahan= objektif dan
subjektif sangat jelas. Pemimpin can do no

wrong.
Situasi dalam Kepemimpinan Otokrasi:
90
  Bawahan menjadi buta, tunduk, patuh untuk

mudah dikendalikan
 Bawahan takut, curiga-mencurigai, tunduk,

patuh
 Gotong-royong bawahan sangat minim
 Tidak diakui sumbangan, partisipasi
bawahan.

2. Kepemimpinan Demokratis
 Kebijakan dibikin oleh kelompok
 Sumbangan kelompok diakui sepenuhnya
 Pemimpin dan kelompok menghormati
keputusan bersama
 Sikap positif semua pihak atas pelaksanaan
putusan
 Pimpinan dipilih oleh anggota sebagai
pembimbing
 Kelompok punya kebebasan untuk memilih
partner kerja dan metode kerjanya
 Pemimpin bersifat objektif factual
 Kelompok memilih pimpinan dan
mempercayakan pencapaian tujuan pada

pimpinan
 Bawahan maju bersama tujuan
Bawahan menyadari problem organisasi
91
 Bawahan ikut berpartisipasi
 Kepemimpinan bersifat open-manajemen
 Golongan minoritas dihargai dan mendapat

putusan yang sama dengan mayoritas

3. Kepemimpinan Laisse Faire

 Kebebasan mutlak bagi individu dan
kelompok (pimpinan bersifat masa bodoh)
 Alat kerja/ kegiatan disediakan oleh
pimpinan dengan sedikit penjelasan

pemakainnya dan tanpa pengawasan

 Pemimpin tanpa visi, misi, kreatifitas,

inisiatif dan mudah menyerah pada

kelompok
 Pemimpin tidak ambil peduli pada segala

aktivitas kelompok.

Tugas Seorang pemimpin:

a. Menjadi suri tauladan

 Menegakkan dan menjalankan disiplin
 Melaksanakan ibadah: sholat, membaca al-
 quran, ibadah sunnah dll.
 Di dalam prilaku kehidupan sehari-hari:
 Pakaian
 Tutur bahasa
92
  Pergaulan menjaga wibawa
 Sabar, tegas, bijaksana
 3 sifat system among
 Program –evaluasi - solusi
b. Mengenali dan hafal ketua-ketua bagian
c. Selalu menilai program kerja tiap bagian
d. Mengadakan musyawarah secara bertingkat
e. Mengadakan bimbingan dan arahan
f. Mengadakan evaluasi dan solusi secara rutin
g. Berkonsultasi dengan pembimbing dan
atasannya.

93