I. Pendahuluan
A. Latar Belakang
1. Profil Klinik Pratama Rawat Inap Harapan Sehat
A. Gambaran Umum Klinik Pratama Rawat Inap Harapan Sehat
Berawal dari Dokter Praktek Mandiri yang di tekuni oleh pemilik
bernama dr. Moh. Hisyam Rifqi, yang mana pertama kali praktek
dibuka pada tahun 2015 bertempat di Jalan Pahlawan No 117
Mayang, dokter Hisyam memberikan pelayanan pemeriksaan kepada
masyarakat dibantu oleh tenaga sejawat dokter, perawat dan tenaga
adminisrasi. Teman sejawat dokter yang membantu terdiri dari 2
orang, perawat 2 orang, dan tenaga administrasi 2 orang.
Praktek dibuka setiap hari, pagi hari pukul 08.00 sampai dengan pukul
11.00, sedangkan untuk sore hari pukul 16.00 sampai dengan pukul
21.00 wib. Bentuk fasilitas yang ada di tempat praktek yakni ruang
tunggu, ruang adminisrasi, ruang periksa pasien, ruang tindakan, serta
ruang pengambilan obat.
Dengan berjalannya waktu dan telah dilakukannya evaluasi terhadap
kunjungan pasien setiap bulan, menunjukkan peningkatan yang
signifikan dan mendapat respon yang baik dari masyarakat. Jumlah
kunjungan perhari mencapai 30-40 pasien, dan perbulan mencapai
700 pasien. Praktek madiri tersebut ditekuni oleh dokter hisyam
sekitar ... tahun, sampai akhirnya terpikir dibenak dokter hisyam untuk
merubah praktek mandirinya menjadi sebuah klinik. Pemikiran untuk
mendirikan klinik tidak hanya timbul dari keinginan dokter pribadi,
tetapi juga antusias pasien yang sering berobat di dokter praktik
mandiri. Maka dari itu dokter Hisyam mulai membangun klinik sejak
bulan November 2015 yang beralamatkan di jalan Mumbulsari No. 177
Mayang.
Klinik Harapan Sehat berada di bawah naungan PT. Insan Sehat
Medika yang mana di pimpin oleh Bapak H. Umar Zakki. PT. Insan
Sehat Medika sendiri berdiri pada tanggal 02 Maret 2015 dan
bersekretariatan di Jalan Pahlawan No. 117 Mayang. Proses
pembangunan Klinik Harapan Sehat berlangsung selama 1 tahun 2
bulan. Pada akhir tahun 2016, dimulailah pengrekrutan karyawan,
mulai dari dokter, perawat, bidan, tenaga medis sampai non medis
lainnya. Untuk izin operasional Klinik Harapan Sehat disahkan
beroperasi sejak tanggal tanggal 6 Januari 2017 sampai dengan 6
Januari 2022 dengan Nomor Surat yaitu 440/722/414/2017.
Klinik Harapan Sehat berada diwilayah kecamatan Mayang tepatnya
di Dusun Klayu, Desa Mayang, sedang di kecamatan Mayang ada
tujuh desa yakni Desa Mayang, Desa Tegal Rejo, Desa Sumber
Kejayan, Desa Seputih, Desa Tegal Waru, Desa Sidomukti dan Desa
Mrawan. Disamping itu di kecamatan Mayang, Klinik Harapan Sehat
juga berdampingan dengan 4 kecamatan, yakni Kecamatan
Mumbulsari, Kecamatan Pakusari, Kecamatan Silo dan Kecamatan
Kalisat.
Beberapa fasilitas kesehatan yang berada di Kecamatan Mayang
meliputi 1 fasilitas kesehatan pemerintah yakni Puskesmas Mayang,
yang memiliki 3 Pustu dan 7 Polindes, serta 2 fasilitas kesehatan
swasta yakni Klinik Harapan Sehat dan Klinik Bhakti Pratama.
Pada tanggal 31 Januari 2017 Klinik Harapan Sehat resmi di buka,
dan mulai beroperasi pada tanggal 01 Februari 2017. Beberapa
pelayanan yang ada di Klinik Harapan Sehat adalah poli umum, poli
kia/kb, poli gigi, UGD 24 jam, bersalin 24 jam, rawat inap dengan 10
kamar, apotek, laboratorium serta mobil ambulance. Klinik Harapan
Sehat dipimpin oleh seorang Direktur, dan di bantu oleh beberapa
pegawai diantaranya 3 orang dokter umum, 2 dokter gigi, 5 orang
bidan, 5 orang perawat, 1 orang apoteker, 2 orang asisten apoteker, 1
orang ahli gizi, 2 orang analis kesehatan, 1 orang dibagian
administrasi dan 2 orang dibagian office boy. Seiring berkembangnya
klinik dan meningkatnya jumlah kunjungan pasien, perbaikan mutu
pelayanan selalu di tingkatkan oleh klinik, baik dari segi SDM yang
bertambah, dan fasilitas pelayanan yang semakin berteknologi. Rata-
rata untuk kunjunan rawat jalan perhari sekitar 35 pasien, sedangkan
untuk perbulan rata-rata 900-1000 pasien. Untuk pasien rawat inap
rata-rata perhari klinik harapan sehat merawat sekitar 9-10 pasien,
sedangkan dalam dalam satu bulan sekitar 120-140 pasien. Selain
pelayanan pasien umum kami juga berkerja sama dengan BPJS
Kesehatan untuk memberikan pelayanan bagi peserta JKN KIS, baik
rawat inap maupun rawat jalan.
Pihak managemen klinik juga selalu melakukan evaluasi terhadap
pelayanan di klinik dengan langsung memberikan pertanyaan puas
dan ketidakpuasan terhadap layanan yang diberikan, dan juga
meminta kritik dan saran secara langsung. Dengan berlangsungnya
pelayanan dan evaluasi di Klinik, penilaian masyarakat terhadap Klinik
Harapan Sehat sangat baik, dari segi pelayanan yang diberikan oleh
petugas kesehatan baik pasien rawat jalan dan rawat inap.
B. Visi Organisasi
Menjadi Klinik Pratama terbaik dan berkualitas
C. Misi organisasi
1. Mengutamakan kepuasan pelanggan dan menjadi tempat
pelayanan kesehatan pilihan utama masyarakat;
2. Memberikan pelayanan prima, bermutu serta berkualitas
3. Meningkatkan kualitas SDM yang handal dan bertanggung jawab
D. Motto
“Sehat Wargaku adalah Tujuan Kami”
E. Struktur Organisasi
(terlampir)
2. Kebijakan Mutu
A. Kami jajaran pengelola dan seluruh karyawan Klinik Pratama Rawat
Inap Harapan Sehat berkomitmen untuk memberikan pelayanan
kesehatan kepada masyarakat dengan memperhatikan kebutuhan
dan harapan pelanggan. Kami berkomitmen untuk memperbaiki
proses pelayanan berdasarkan fakta.
B. Ruang Lingkup
Lingkup pedoman mutu ini disusun berdasarkan standar akreditasi Klinik, yang
meliputi: persyaratan umum system manajemen mutu, tanggung jawab
manajemen, manajemen sumber daya, proses pelayanan yang terdiri dari
penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat, yang meliputi: upaya
pelayanan promosi kesehatan lingkungan, pelayanan KIA-KB yang bersifat
UKM, pelayanan gizi uang bersifat UKM, pelayanan pencegahan dan
pengendalian penyakit, pelayanan keperawatan kesehatan masyarakat,
pelayanan kesehatan gigi masyarakat, dan pelayanan lansia dan Pelayanan
Klinis.
Dalam penyelenggaraan UKM dan pelayanan klinis memperhatikan keselamatan
sasaran/pasien dengan menerapkan manajemen risiko.
C. Tujuan
Pedoman mutu ini disusun sebagai acuan bagi Klinik dalam membangun
system manajemen mutu baik untuk penyelenggaraan UKM maupun untuk
penyelenggaraan pelayanan klinis
D. Landasan Hukum Dan Acuan
Landasan hukum yang digunakan dalam menyusun pedoman mutu ini
adalah Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia nomor 75 Tahun
2014 Tentang Pusat Kesehatan Masyarakat dan Keputusan Menteri
Kesehatan Republik Indonesia Nomor 128 tahun 2004 Tentang Kebijakan
Dasar
E. Istilah dan Definisi
a. Pelanggan : orang yang membeli barang atau menggunakan jasa
(Cambridge Internasional Dictionaries)
c. Pasien : orang sakit yang dirawat dokter dan tenaga kesehatan lainnya
di tempat praktek (Yuwono; 2003)
k. Efisiensi : menurut Lubis suatu proses internal atau sumber daya yang
diperlukan oleh organisasi untuk menghasilkan satu satuan output.Oleh
sebab itu efisiensi dapat dikukur sebagai ratio output terhadap input
(Rahardjo Adisasmita, 2011. Pengelolaan Pendapatan dan Anggaran
Daerah)
m. Sasaran mutu : sesuatu yang dicari atau dituju, berkaitan dengan mutu
(Manajemen Mutu, ISO 9001:2015)
n. Perencanaan mutu : penetapan dan pengembangan tujuan dan
kebutuhan untuk kualitas serta penerapan sistem kualitas
B. Pengendalian dokumen
Pengendalian dokumen merupakan hal yang sangat krusial di Klinik. Hal ini
berlaku tidak hanya terkait dokumen akreditasi, namun penting diterapkan
terhadap seluruh dokumen yang digunakan di Klinik. Pengendalian dokumen
diperlukan agar dokumen dapat digunakan sebagaimana mestinya baik sebagai
acuan kerja, bukti kegiatan, bahan evaluasi dan monitoring, serta mencegah
penyalahgunaan melalui terkendalinya kerahasiaan dokumen, proses
perubahan, penerbitan, distribusi dan sirkulasi dokumen.
1. Secara umum dokumen-dokumen dalam system manajemen mutu yang
disusun meliputi :
Dokumen level 1 : Kebijakan,
Dokumen level 2 : pedoman/manual,
Dokumen level 3 : standar operasional prosedur,
Dokumen level 4 : rekaman-rekaman sebagai catatan sebagai akibat
pelaksanaan kebijakan, pedoman, dan prosedur.
3. Pengesahan Dokumen
Dokumen disahkan oleh Kepala FKTP.
4. Sosialisasi Dokumen
Agar dokumen dapat dikenali oleh seluruh pelaksana maka perlu dilakukan
sosialisasi dokumen tersebut, khusus bagi SOP, bila rumit maka untuk
melaksanakan SOP tersebut perlu dilakukan pelatihan.
5. Pencatatan Dokumen, Distribusi dan Penarikan Dokumen
Kepala FKTP menunjuk salah satu anggota Tim Mutu/ Tim Akreditasi sebagai
Petugas Pengendali Dokumen. Petugas tersebut bertanggung jawab atas:
1. Penomoran dokumen
Tata cara penomoran Dokumen Penomoran diatur pada kebijakan
pengendalian dokumen, dengan ketentuan:
Semua dokumen harus diberi nomor, Klinik/ FKTP agar membuat
kebijakan tentang pemberian nomor sesuai dengan tata naskah yang
dijadikan pedoman,
Pemberian nomor mengikuti tata naskah FKTP
Pemberian nomor sebaiknya dilakukan secara terpusat.
1. Pencatatan dalam Daftar Dokumen Eksternal atau Internal
2. Menyerahkan dokumen kepada pengusul untuk menggandakan
3. Mendistribusikan dokumen yang sudah diberi stempel terkendali
Distribusi adalah kegiatan atau usaha menyampaikan dokumen kepada unit upaya atau
pelaksana yang memerlukan dokumen tersebut agar dapat digunakan sebagai
panduan dalam melaksanakan kegiatannya. Kegiatan ini dilakukan oleh tim mutu atau
bagian Tata Usaha Klinik/ FKTP sesuai pedoman tata naskah. Distribusi harus
memakai ekspedisi dan/atau formulir tanda terima. Distribusi dokumen bisa hanya
untuk unit kerja tertentu tetapi bisa juga untuk seluruh unit kerja lainnya. Bagi Klinik
yang sudah menggunakan e-fi le maka distribusi dokumen bisa melalui jejaring area
lokal, dan diatur kewenangan otorisasi di setiap unit kerja, sehingga unit kerja dapat
mengetahui batas kewenangan dalam membuka dokumen.
1. Menarik dokumen lama apabila dokumen ini adalah dokumen pengganti serta
mengisi format usulan penambahan/ penarikan dokumen.
2. Mengarsipkan dokumen induk yang sudah tidak berlaku dengan membubuhkan
stempel “Kedaluwarsa” dan kemudian menyimpan dokumen tersebut selama 2
tahun.
3. Memusnahkan dokumen sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan
C. Pengendalian rekaman
Rekam implementasi adalah dokumen yang menjadi bukti obyektif dari kegiatan
yang dilakukan atau hasil yang dicapai sesuai kegiatan yang direncanakan.
Catatan/ rekam implementasi sebagai bukti pelaksanaan kegiatan juga harus
dikendallikan. Organisasi harus menetapkan SOP terdokumentasi untuk mendefi
nisikan pengendalian yang diperlukan untuk iden fiksasi, penyimpanan,
perlindungan, pengambilan, lama simpan dan permusnahan. Catatan/ rekam
implementasi harus dapat terbaca, dapat teridentifikasi dan dapat diakses
kembali.
• Hasil audit
• Kinerja proses