in association

with

USA • Europe • Australia • India •

Hong Kong • Singapore • Indonesia

Effective Recruitment
& Interview Proceses
For :

PT. Lutan Edukasi

Artha Gading Niaga Blok G No. 19
Jl. Bulevar Artha Gading
Kelapa Gading Barat
July 29-30, 2005 Jakarta Utara 14240
Tel. (021) 4585 0861 (hunting)
Fax. (021) 4585 0862
www.gmlperformance.com
 Fasilitator Anda

Andreas Imawanto
 Graduated as psychology at Maranatha University
 Management Consultant
 Experienced in workshop development, and Facilitation,
Leadership, Motivation.
 Extensive experienced as a psychologist and people
development

Abhipraya Dibyaguna
 Management Consultant
 Experienced in Recruitment, Assessments Center, and
Development in Human Resource function.
 Licensed Psychologist from Bandung Islamic University

2
 TATA GRAHA
• Waktu
• Rehat Kopi
• Makan Siang
• Hand Phone/ Beeper
• Tidak Merokok
• Toilet
• Pintu Darurat

TEPAT WAKTU !!!

3
 PERKENALAN

Nama
Posisi
Perusahaan
Ceritakan pengalaman anda ketika
direkrut oleh perusahaan anda
Ice breaker:

4
 Tujuan Pelatihan

1. Mengenal Proses dan Alur Kerja Rekrutmen

2. Pengertian Kompetensi dan penggunaannya dalam
proses rekrutmen dan Interview
3. Profil kompetensi utama di dunia perbankan : Back
Office dan Front Office
4. Metode Behavior Event Interview (BEI) dan
pengaruhnya pada keberhasilan rekrutmen
5. Tips & Trik dalam Behavior Event Interview (BEI)
6. Mengenali Jebakan dalam Behavior Event Interview
(BEI)
7. Pengembangkan kemampuan dalam pelaksanaan
Behavior Event Interview (BEI)
5
 “Untuk membangun organisasi yang sehat, semuanya
diawali dengan proses rekrutmen dan seleksi yang
tepat terhadap orang-orang yang tepat. Jika proses
ini tidak dilakukan dengan efektif, Anda akan menemui
kegagalan pada langkah berikutnya”.
John Chambers
CEO Cisco System

6
 Kondisi Pelanggan di Abad 21……….
Pelanggan di Abad 21 Pelanggan akan mencari
lebih berwawasan produk perbankan yang
cocok dengan
Pelanggan di Abad 21 kebutuhan jangka
lebih kritis dalam panjang.
analisa
Pengharapan Pelanggan menuntut
Pelanggan di abad 21 Pelanggan kesempurnaan
lebih sering menuntut pada dunia pelayanan dan
perbankan kemudahan transaksi
Pelanggan di abad 21
lebih membutuhkan Pelanggan bersikap
informasi yang kritis terhadap
strategis akuntanbilitas dan
sangat sensistif
terhadap isyu

7
 ……..Meningkatkan Tuntutan SDM
Pelanggan akan mencari Penguasaan proses
perbankan yang
produk perbankan yang
komprehensif
cocok dengan
kebutuhan jangka Sensitif terhadap
panjang. kebutuhan pelanggan

Pelnggan menuntut Peningkatan Menomorsatukan

kesempurnaan Tuntutan pelayanan hanya
pelayanan dan SDM untuk pelanggan
kemudahan transaksi Perbankan
Mampu memecahkan
masalah pelanggan
Pelanggan bersikap
kritis terhadap Menjaga kepercayaan
akuntanbilitas dan dan integritas institusi
sangat sensistif perbankan
terhadap isyu
8
 Fakta dan Hasil Riset

Dampak Rekruitmen berbasis kompetensi terhadap

kinerja dan turnover pada Staff Sales

Sales Control Group Competency

Sales Performance $ 175,000 $ 250,000

Turnover 30 % 11 %

Sumber : Competency at Work, M. Spencer,1993

9
 Perbandingan Kualitas Manajemen SDM

10% Terbawah 10% teratas

HR Index HR Index
(42 perusahaan) (43 perusahaan)

Aktivitas SDM
Jumlah pelamar berkualifikasi per posisi 8.24 36.55

Persentase karyawan baru dari test seleksi tervalidasi 4.26 29.67

Persentase posisi jabatan yang diisi dari dalam perusahaan 34.90 61.46
Persentase dari Rencana Formal SDM termasuk rekrutment,
Dan aspek SDM lainnya 4.79 46.72

Jumlah waktu pelatihan (jam) bagi karyawan berpengalaman 13.40 72.00

Persentase karyawan yang mendapat penilaian kinerja scr teratur 41.31 58.67
Persentase karyawan yang mendapat umpan balik dari berbagai
sumber (360) 23.36 87.27

Persentase karyawan yang memenuhi syarat dengan status kontrak 30.00 8.98

Sumber : Adapted from The HR Scorecard, Linking People, Strategy, & Performance, Brian E.
10 Becker, Mark A. Huselid, David Ulrich
 Proses Rekrutmen & Seleksi

11
 Pengertian Rekrutmen & Seleksi

Proses untuk mencari, mengenali dan menarik pelamar yang

memenuhi kualifikasi serta memilih kandidat untuk mengisi
Jabatan yang lowong (kosong)

Pelamart Kandidat Karyawan Baru

Pelamar
Kandidar
Pelamar

Pelamar

Rekrutmen Seleksi

12
 Alur Rekrutmen Secara Umum
A
Pertumbuhan Karyawan seperti apa • Persyaratan
Ekspansi Pasar yang dibutuhkan Jabatan
Jabatan kosong untuk melakukan • Penentuan
pekerjaan? Kompetensi
1

B
Mencari sumber
Perencanaan rekrutmen:
SDM untuk Bagaimana caranya • Internal
Seluruh merekrut ? • External
Perusahaan 2

C
• Test Akademik
Bagaimana caranya
• Psikotest
menyeleksi ?
• Interview
3

13
 Karyawan seperti apa yang
Mengenal Posisi Jabatan dibutuhkan untuk
melakukan pekerjaan?
1

Analisa sangat komprehensif

, Pemegang kewenangan,
Tugas Multi-fungsi, Top
Perencanaan Strategis Analisa Komprehensif ,
Manager
Wewenang fungsional,
Implementasi Strategi,
Tugas kompleks
Middle Manager
Analisa pemecahan
masalah,
Wewenang unit Analisa pada
First Line Manager pekerjaannya,
kerja, Aktivitas
sehari-hari, Tugas Wewenang
Operasional untuk
Staff & Officer menyelesaikan
masalah,
Tugas Spesifik.
Operator

Analisa sederhana, Mengikuti prosedur kerja, Bekerja di lapangan, Tugas

14 rutin
 Mengenali Kebutuhan Kompetensi

Ahli: memiliki keahlian

dalam sutau bidang,
spesilisasi, kebutuhan
aktualisasi diri,
membentuk sikap kerja
Expert

Pengalaman :
Berpengalaman dalam
Experience suatu bidang, mengejar
karir, sikap kerja telah
terbentuk

Fresh Graduate Baru Lulus:Belum

pengalaman atau
pengalalam terbatas,
Baru bekerja secara
Tingkat Kompetensi penuh, Sikap kerja
belum terbentuk
Secara Umum
15
 A
Menyusun Kriteria • Persyaratan Jabatan
• Penentuan
Rekrutmen & Seleksi Kompetensi

Persyaratan Jabatan Penentuan Kompetensi

Membaca Memahami Memahami Mengetahui

Job Persyaratan Kandidat Kompetensi
Description Jabatan yang dicari yg dibutuhkan

Acuan untuk Memilih

Kandidat yang sesuai
Tolak dgn persyaratan Terima

Kriteria dalam
Rekrutmen dan Seleksi
16

Berbagai Sumber Rekrutmen
External
• Advertising (suratkabar,
majalah, radio, internet)
• College Recruiting
• Executive Search
• Community Recruiting
(mosque,church,supermarket)
• Client Reference
• Headhunter
• Outsourcing
• _____________________
• _____________________
• _____________________
17
Bagaimana caranya
merekrut ?
2
Internal
• Employee Referral
• Internal Database
• Internal Board
• Job Posting
• __________________
• __________________
• __________________
• __________________
• __________________
• __________________
• __________________
• __________________
 B
Sumber Rekrutmen Pada Mencari sumber
rekrutmen:
Program ODP Internal - External

Internal : Referensi
Dari Dalam
perusahaan Branch Recruiting

(?)

External : Iklan Surat Kabar

Dari Luar
Job Fair (Bursa Kerja)
perusahaan
College Job Fair

18
 Proses Identifikasi Bagaimana caranya
menyeleksi ?
3
Instrumen Seleksi

Melakukan Job Analysis dan

Competency Identification

Merupakan proses untuk mengidentifikasi dan

menentukan persyaratan kompetensi serta elemen
tugas untuk suatu jabatan tertentu.

Job Specification Selection Tools

Competency Profile Identification

19
 Proses Seleksi

Faktor Keputusan

Keurutan
Proses
Ketersediaan
Waktu
Budget
Jumlah
Jabatan Keputusan
lowong Oursource
Jumlah Kebijakan
Kandidat Seleksi
Fasilitas
Pendukung
Wewenang
pengambilan
keputusan
20
 Metoda Seleksi

Test Psikologis
Observasi
Reference Check
Metoda Screening
Test Potensi
Akademik
Interview
Medical test

21
 C
Menyusun Proses Seleksi • Test Akademik
• Psikotest
Pada Program ODP • Interview

Faktor Keputusan

4 tahap
Seleksi
Waktu yang Budget yg
Cepat Optimal
Antisipasi Outsource
Kader SDM Persiapan &
Jml Kandidat Psikotest
Kebijakan
Banyakt
ODP
Fasilitas
Besar
Otoritas HRD,
Line Manager &
Direksi
22
 C
Memilih Metoda Seleksi • Test Akademik
• Psikotest
Pada Program ODP • Interview

Test
Potensi Medical
Psikotest
Akademik Test
Hiring Kader
ODP
Final Classroom
Interview Training
Interview
ODP
On-The-Job
Training

Placement
Mengukur Mengukur Pertimbangkan
Pengetahuan Potensi kesehatan fisik
Perbankan Pengembangan Front Office

Menggunakan Keputusan Akhir

Competency dari Direksi Back Office
Based Interview
23
 Sekilas Tentang Kompetensi

24
 Pengertian Kompetensi

Kompetensi
Kombinasi antara ketrampilan (skill), atribut personal, dan
pengetahuan (knowledge) yang tercermin melalui perilaku
kinerja (job behavior) yang dapat diamati, diukur dan
dievaluasi.
Kompetensi merupakan faktor penentu keberhasilan kinerja.
Fokus kompetensi adalah perilaku yang merupakan aplikasi
dari skill, atribut personal dan pengetahuan.

25
 Pengertian Kompetensi
Knowledge
Skill
Personal Attribute

Kompetensi

Observable Behavior
(Perilaku yang tampak )

Job Performance
(Kinerja)

26
 Elemen Kompetensi

Customer Orientation

Kompetensi Knowledge
Skills
(Perilaku yg dapat
diobservasi)

Pengetahuan terhadap
Ketrampilan kebutuhan pelanggan
berkomunikasi Personal
dengan pelanggan Ekstrovert dan menyukai
Attribute
interaksi dengan orang
lain

27
 Job Description Vs Competency

Menerangkan tugas yang Menerangkan persyaratan

harus dikerjakan dalam yang menjadi kunci
satu posisi keberhasilan seseorang
dalam pekerjaan
Menjadi dasar seseorang
dalam melaksakanakan Acuan Penilaian
pekerjaannya Keberhasilan Pekerjaan

Elemen Pekerjaan Elemen Manusia

Karakteristik Hasil kerja Karakteristik Hasil Kerja
yang harus dipenuhi yang baik
Orientasi Hasil Orientasi Proses

28
 Jenis Kompetensi

Kompetensi Inti : Kompetensi yang harus dimiliki

semua karyawan sebagai cerminan nilai dan
Umum budaya perusahaan

Kompetensi Fungsi: Kompetensi yang harus dimiliki

dalam melaksanakan fungsi organisasi
Contoh : Kompetensi Back Office, Kompetensi HR,
Kompetensi Manajerial

Kompetensi Pekerjaan: Kompetensi yang harus

dimiliki untuk melaksanakan pekerjaan secara
khusus
Contoh : Marketing Analysis, Product Knowledge,
Khusus Accounting

29
 Contoh Kompetensi Inti
Definisi Kompetensi
Effective Kemampuan untuk mendengarkan secara
aktif, mengekspresikan gagasan dan
Communication memudahkan pendengar untuk
menangkap inti permasalahan.

Indikator Perilaku
Key Behavior

• Menyampaikan informasi (lisan & tertulis) dengan menggunakan kalimat

yang jelas dan sistematis.
• Menjaga agar setiap orang tetap mendapatkan informasi.
• Mendengarkan masukan dengan aktif dan memberikan umpan balik.
• Mendorong orang lain untuk berani mengekspresikan pandangan yang
bertolak belakang.

30
 Contoh Kompetensi Fungsi
Sales and Relationship
Building
Definisi Kompetensi
Identifikasi dan menciptakan kesempatan
bagi pendapatan perusahaan melalui
kemampuan menjual dan membangun
relasi

Indikator Perilaku
Key Behavior
• Merespon pertanyaan pelanggan dengan jawaban akurat dan lengkap.
• Mampu antisipasi dan melewati penolakan pada proses penjualan produk
/ pelayanan.
• Melaksanakan upaya penjualan kepada pelanggan yang ada dan
pelanggan prospektif
• Secara efektif mengalokasikan sumber daya maupun waktu kerja untuk
mengelola prospek bisnis baru dan pelanggan yang sudah ada.

Fungsi Sales & Marketing

31
 Contoh Kompetensi Fungsi
Banking Product
Knowledge
Definisi Kompetensi
Pengetahuan dan penguasaan proses
mengenai produk – produk perbankan
secara luas dari segi administrasi maupun
operasional

Indikator Perilaku
Key Behavior
• Menyebutkan variasi produk – produk perbankan
• Mampu menganalisa permasalahan yang berhubungan dengan produk
perbankan.
• Secara cekatan dalam menjalankan kegiatan operasional produk
perbankan
• Mampu memeriksa dan melakukan administrasi berbagai variasi produk
perbankan .

Fungsi Management Trainee

32
 Contoh Kompetensi Pekerjaan
Definisi Kompetensi
Pengetahuan dan ketrampilan dalam
Tax Accounting memahami aturan perpajakan, membuat
analisa pajak serta pembuatan laporan

Indikator Perilaku
Key Behavior

• Memahami berbagai aturan perpajakan dan perkembangannya

• Mampu menganalisa permasalahan yang berhubungan dengan
perpajakan.
• Mampu membuat laporan pajak yang dapat dinyatakan diterima dan syah
berdasarkan aturan.

Posisi Tax Accountant

33
 Manfaat Kompetensi Dalam Proses Rekrutmen

Memudahkan perencanaan dalam

Kemudahan
memilih sumber rekrutmen maupun Perencanaan
alat seleksi

Fokus
Memberikan arah dan memfokuskan Penggalian
pada proses penggalian informasi Informasi

Meningkatkan tingkat komprehensif

Komprehensif
dalam proses yang melibatkan penilaian dlm Proses
beberapa orang.

Pedoman
Menjadi pedoman obyektif dalam Obyektif
memberikan penilaian pada kandidat
34
 Identifikasi Profil Kompetensi

Metode untuk Mendesain Profil Kompetensi:

• Informasi dari Subject-matter-expert (bertanya

kepada Ahli di bidang pekerjaan)

• Interview dengan Job Incumbents (wawancara

dengan pemegang jabatan)

• Focused group discussion (diskusi untuk

membahas faktor keberhasilan suatu pekerjaan)

• Direct observation (melihat secara langsung)

35
 Pedoman dalam Desain Indikator
Perilaku

• Bersifat spesifik dan dapat diamati (observable)

• Merujuk pada perilaku (behavior)

• Diawali dengan kata kerja (verb)

Observable Behavior Verb

36
 Pedoman dalam Desain Indikator Perilaku

Persistence
• Penuh dedikasi dan memiliki kekuatan internal untuk menyelesaikan
tugas (kurang tepat)

• Tetap berfokus pada rencana kerja hingga tujuan akhir tugas dapat
tercapai (behavior-based indicators)

37
 Pedoman dalam Desain Indikator Perilaku

Kompetensi : Fokus pada Hasil/Focus on Result

Unclear Indicators
• Memiliki kualitas sebagai ‘self starter’
• Berkeinginan dan bermotivasi kuat untuk berhasil dalam
menyelesaikan tugas
• Bersikap positif dan senang terhadap tantangan tugas

Behavior-based Indicators
• Mempertahankan fokus hingga tugas diselesaikan
• Mendiskusikan proses penyelesaian tugas
• Mengajukan pertanyaan untuk mencari alternatif
penyelesaian tugas
• Memberi perhatian pada kualitas kerja yang tidak sesuai
harapan
38
 Exercise – Mendesain Kompetensi

• Bagi dalam sejumlah kelompok – satu kelompok 3 s/d 4

orang

• Tugas :
• Masing-masing kelompok menyusun lima jenis
kompetensi fungsi untuk Back Office atau Front
Office
• Tuliskan definisi masing-masing kompetensi
• Desain dan tuliskan 3 – 4 indikator perilaku untuk
tiap kompetensi

39
 Behavioral Event Interview

40
 Tipe Interview

• Conventional Interview

• Behavioral Event Interview

41
 Conventional Interview
Tidak
Terstruktur • Merupakan jenis interview yang
pertanyaannya tidak didesain secara
Hanya sistematis dan terstruktur. Pertanyaan
Garis
Besar
dirancang hanya dalam garis besar.

Tidak Baku
• Tidak ada format baku yang harus diikuti,
sehingga proses interview dapat berjalan
Beragam
dalam beragam arah.
Arah

Tanpa • Jarang dilengkapi dengan panduan formal

Panduan mengenai sistem rating/skoring interview.
42
 Conventional Interview

• Tidak memiliki Validitas dalam Tidak

memprediksi kinerja Valid

• Rentan terhadap bias dan subyektivitas Gut

Feeling
(gut feeling)

43
 Tipe Pertanyaan Conventional Interview
dan Permasalahannya :
The Therapist

Perasaan • Menanyakan perasaan atau motif seseorang

Motif mengenai beragam aspek.

• Pertanyaan tipikalnya : bagaimana perasaan Anda

dalam menghadapi situasi itu? Atau : apa yang
memotivasi Anda menjadi seorang Salespeople?

• Jawaban dari jenis pertanyaan ini cenderung

mengarah pada motif internal atau perasaan
(feeling), dan karenanya tidak berkaitan dengan
perilaku aktual.

44
 Tipe Pertanyaan Conventional Interview
dan Permasalahannya :
The Theorist

• Menanyakan pemikiran, analisa (atau teori)

Teori
seseorang mengenai situasi tertentu.

• Pertanyaan tipikalnya : Menurut analisa Anda,

apa kelebihan dan kekurangan Anda? Atau :
Mengapa Anda melakukan tugas itu?

• Jawaban dari tipe pertanyaan semacam ini

berisikan hasil analisa atau pemikiran (atau teori)
seseorang mengenai hal tertentu -- dan
cenderung tidak berkaitan dengan perilaku aktual
(actual behavior) orang tersebut

45
 Tipe Pertanyaan Conventional Interview
dan Permasalahannya : The
Fortune Teller

Hipotesa • Menanyakan apa yang akan dilakukan oleh

seseorang dalam satu situasi tertentu di masa
mendatang (atau situasi hipotetis)

• Pertanyaan tipikalnya : Apa yang akan Anda

lakukan jika Anda menghadapi pelanggan yang
kecewa? Atau : Apa yang akan lakukan jika
menemui masalah mutu produk dengan supplier?

• Jawaban futuristik untuk merespon pertanyaan

hipotetis, berdasar riset empirik, cenderung tidak
reliabel.

46
 Behavioral Event Interview

Terstruktur • Merupakan jenis interview yang terstruktur.

Struktur pertanyaan difokuskan pada
pengungkapan contoh - contoh perilaku
Contoh
Masa yang ditampilkan pada masa lalu.
Lalu

• Proses interview ditujukan untuk

Detil mengungkapkan secara detil dan
spesifik contoh perilaku masa lalu.

Spesifik • Didesain berdasar pada premis : past

behavior predicts future behavior
Prediksi
(Candidates are most likely to repeat these
Masa behaviors in similar situations in the
Depan
future).
47
 Behavior Event Interview

• Memiliki validitas dan reliabilitas yang tinggi. Validitas

Tinggi

• Dilakukan lebih dari 1 interviewer untuk

Skoring
meningkatkan ketajaman penggalian data Terstandar

• Dilengkapi dengan sistem skoring

Lebih dari
terstandar yang mengacu pada indikator- 1 Interviewer
indikator perilaku

• Hasil Penilaian Akhir atas dasar konsensus Konsensus

Hasil
interviewer sebagai skor final

48
 Proses Behavior Event Interview

1. Persiapan
Kompetensi, Persyaratan jabatan
Panduan pertanyaan
Sistem Skor
Jadwal Interview

2.

49
 Penggunaan Panduan BEI

50
 Pendekatan dalam Behavioral Event Interview

S ituasi yang sedang anda hadapi? (Situation)

T ugas Apa yang anda yang harus diselesaikan?
(Task)

A ksi atau tindakan apa yang anda ambil pada

waktu itu? (Action)

R Apa hasilnya yang dicapai ? (Results)

51
 Pendekatan dalam Behavioral Event Interview

Situation
Apakah Anda bisa menjelaskan situasinya?
Dimana dan kapan situasi itu terjadi?
Siapa saja yang terlibat didalamnya (rekan kerja, atasan,
pelanggan?)
Hal apa yang melatarbelakangi situasi tersebut?

52
 Pendekatan dalam Behavioral Event Interview

Tasks/Actions
Tugas apa yang harus Anda lakukan saat itu?
Apa yang benar-benar Anda lakukan saat itu?
Bagaimana Anda melakukannya?
Langkah-langkah spesifik apa yang Anda lakukan?
Melibatkan siapa saja tindakan yang Anda lakukan?

53
 Pendekatan dalam Behavioral Event Interview

Results
Bisakah Anda menceritakan hasil dari tindakan
Anda tersebut?
Akibat spesifik apa yang dihasilkan dari tindakan
Anda?
Apa yang terjadi setelah Anda melakukan tindakan
tersebut?

54
 Panduan Pertanyaan Terstruktur

Merupakan Acuan dalam membuat

pertanyaan dalam Behavioral Event
Interview Kompetensi

Indikator
Perilaku
Dilakukan secara praktis setelah tahu
pekerjaan dan kompetensi pada terget
posisi
Panduan
Pertanyaan
Langsung diturunkan dari kompetensi
dan indikator perilaku Skoring

Disusun panduan pertanyaan

Disusun sistem skoring untuk menilai

perilaku yang muncul pada kandidat

55
 Contoh Pertanyaan BEI

Kompetensi Sampel Pertanyaan

Persisten Dalam proses menjual, kadang-kadang kita tidak

(Keuletan) berhasil dalam memperoleh transaksi baru.
Dapatkah Anda menceritakan satu
atau dua situasi dimana Anda berkali-kali gagal
mendapatkan klien baru?
Bagaimana situasinya? Langkah spesifik
apa yang Anda lakukan? Bagaimana hasilnya?

Influencing Others Dapatkah Anda menceritakan satu atau dua

kasus tentang usaha Anda untuk memperoleh
pelanggan baru? Apa yang Anda
lakukan? Hasil apa yang Anda peroleh?

56
 Contoh Pertanyaan BEI

Kompetensi Sampel Pertanyaan

Interpersonal Dapatkah Anda menceritakan satu

Understanding situasi dimana Anda menghadapi klien
yang kecewa dengan produk Anda?
Bagaimana situasinya? Langkah spesifik
apa yang Anda lakukan? Bagaimana hasilnya?

Planning & Dalam bekerja kita sering dihadapkan

Organizing pada sejumlah prioritas yang harus dikerjakan
bersamaan. Dapatkah Anda menceritakan satu
atau dua kasus nyata ketika Anda menghadapi
hal serupa? Apa yang Anda lakukan untuk
menghadapinya? Apa akibatnya?

57
 Exercise – Membuat panduan pertanyaan

• Bagi dalam sejumlah kelompok – satu kelompok 3 s/d 4

orang

• Tugas :
• Lihat kembali kompetensi fungsi untuk Back Office
atau Front Office
• Gunakan Kompetensi dan Indikator Perilaku untuk
membuat panduan pertanyaan.
• Buatlah 3 - 4 pertanyaan pada masing – masing
pertanyaan

58
 Sistem Rating dalam BEI

• Mengacu pada indikator perilaku untuk tiap kompetensi

• Menggambarkan skala 4-poin, dengan definisi :

K – Bukti indikator perilaku Kurang ditampilkan

C – Bukti indikator perilaku Cukup bukti ditampilkan
B – Bukti indikator perilaku ditampilkan secara Baik
M – Bukti indikator perilaku ditampilkan secara Memuaskan

59
 Sistem Rating dalam BEI

Definisi Kompetensi
RATING untuk Behavioral Event Interview

Problem Solving & Decision Making

Mengidentifikasi dan menganalisa masalah untuk mencapai solusi yang optimal serta melakukan pengambilan
keputusan secara tepat

Indikator Indikator Negatif

1
Rating
2 3 4 5
Indikator Positif Indikator
Perilaku a Mengabaikan fakta atau informasi yang Mengidentifikasi fakta dan informasi yang Perilaku
relevan, atau hanya mengandalkan pada relevan dengan permasalahan
satu sumber informasi

b Tidak mencoba untuk mencari hubungan Mengidentifikasi hubungan antar fakta dan
antar fakta dan juga tidak mengenali informasi; mengenali hubungan sebab akibat
hubungan sebab akibat

c Sama sekali tidak memberikan alternatif Memberikan sejumlah alternatif tindakan guna
penyelesaian mengatasi persoalan

d Sama sekali tidak mengambil keputuan Mengambil keputusan dan tindakan yang
yang memang dianggap perlu guna dipandang perlu untuk mengatasi masalah
mengatasi masalah

Rating 5-poin
60
 Exercise – Membuat Sistem Skoring

• Bagi dalam sejumlah kelompok – satu kelompok 3 s/d 4

orang

• Tugas :
• Lihat kembali Panduan Pertanyaan
• Gunakan panduan pertanyaan untuk membuat
sistem skor.
• Buatlah sistem skor 4 Poin pada masing –masing
pertanyaan.

61
 Tips & Triks BEI

62
 Langkah-langkah dalam Melakukan BEI

1. Introduksi dan Penjelasan

2. Proses eksplorasi Behavioral Event Interview

• Mengajukan pertanyaan kepada interviewee untuk
mengungkapkan sejumlah sampel perilaku yang
ia lakukan di masa lalu.
• Pertanyaan didasarkan pada indikator perilaku dari
kompetensi yang diperlukan untuk posisi yang akan
diisi.

3. Diskusi Konsensus Skor

• Menentukan Skor dari masing – masing interviewer
• Konklusi dan Ringkasan
63
 Teknik dan Tips dalam Melakukan BEI

Apa yang Harus Dilakukan?

1. Memulai dengan suatu event yang positif

2. Berusaha memperoleh alur cerita/sampel secara runtut

dari awal hingga akhir.
 Tuntun interviewee untuk mengungkapkan cerita atau sampel
perilaku secara runtut/sistematis

64
 Teknik dan Tips dalam Melakukan BEI

3. Ajukan pertanyaan yang berfokus pada situasi aktual dan

nyata. Tuntun interviewee untuk mengungkapkan
pengalaman riil di masa lalu; dan bukan pada respon
hipotetis atau abstraksi.
 Berusaha untuk selalu meminta contoh spesifik; terutama jika
muncul jawaban yang ‘tidak jelas’ (sebagai misal, jawaban seperti
: “Biasanya, saya....”)
 Secara konsisten, meminta dan bertanya fakta spesifik : “Kapan
hal itu terjadi?, Siapa saja yang terlibat? Apa yang Anda lakukan?
Apa yang kemudian terjadi?”

4. Memberikan apresiasi dan ‘reinforcement’ terhadap

respon yang detil dan spesifik.

65
 Teknik dan Tips dalam Melakukan BEI

5. Berbagai Peran dengan Interviewer lain

 Peran: Pioneer, Nahkoda, Sweeper,Reflector, Digger,
Chaser (apa perannya, apa yang dilakukan, apa yang
harus dihindari, bagaimana antisipasinya)
 Berusaha untuk selalu meminta contoh spesifik; terutama jika
muncul jawaban yang ‘tidak jelas’ (sebagai misal, jawaban seperti
: “Biasanya, saya....”)
 Secara konsisten, meminta dan bertanya fakta spesifik : “Kapan
hal itu terjadi?, Siapa saja yang terlibat? Apa yang Anda lakukan?
Apa yang kemudian terjadi?”

6. Mereview kembali posisi jabatan dan persyaratan jabatan

7. Berdiskusi untuk menentukan bobot kompetensi yang
paling utama dan mengenali kompetensi yang sulit
66 ditanya
 Teknik dan Tips dalam Melakukan BEI

Apa yang Harus Dihindari?

1. Hindari pertanyaan yang menuntun interviewee pada

jawaban-jawaban yang bersifat abstrak atau
analitis/teoritis.
 Hindari pertanyaan seperti :”Mengapa Anda melakukan hal itu?” atau
“Apa yang sebaiknya Anda lakukan?” dan sejenisnya.
 Hindari juga pertanyaan yang bersifat analitis/teoritis seperti : “Teknik
penjualan apa yang biasa Anda ambil?”, atau “Faktor apa yang Anda
pertimbangkan dalam melakukan proses penjualan?”. Pertanyaan
yang lebih tepat : “Dapatkan Anda menceritakan contoh nyata
dimana Anda melakukan proses penjualan?”

67
 Teknik dan Tips dalam Melakukan BEI

2. Hindari ‘leading questions’ (pertanyan yang mengarahkan)

atau pertanyaan yang melompat ke konklusi.

• Sebagai contoh pertanyaan semacam : “Jadi Anda mencoba untuk

mempengaruhinya?”

68
 Teknik dan Tips dalam Melakukan BEI

Problem yang Mungkin Muncul dalam Melakukan BEI

dan Cara Mengelolanya

1. Interviewee tidak dapat mengungkapkan kasus/sampel

spesifik seperti yang ditanyakan.
• Berikan contoh mengenai kasus/sampel perilaku
• Beri waktu bagi interviewee untuk berpikir

69
 Teknik dan Tips dalam Melakukan BEI

Problem yang Mungkin Muncul dalam Melakukan BEI

dan Cara Mengelolanya

2. Jawaban tidak jelas dan mengambang.

• Fokuskan arah interview pada hal-hal yang spesifik dan detil
 Sebagai misal, jika terdapat respon seperti : “Saya merasa harus
memberikan respek pada pelanggan saya”, maka harus ditanyakan :
“Dapatkah Anda memberikan contoh spesifik mengenai kapan anda
melakukan hal itu? Bagaimana Anda melakukannya?”

70
 Bias dalam Proses Interview

Leniency Error – Semua kandidat dinilai superior

Central Tendency Error – Semua kandidat dinilai rata-rata

Contrast Effect – Impresi terhadap kandidat sebelumnya

mempengaruhi penilaian terhadap kandidat berikutnya

Halo Effect – Satu atau dua kesan baik/buruk dari kandidat

dijadikan dasar untuk menyimpulkan keseluruhan kualitas
kandidat

71
 Bias dalam Proses Interview

First Impression Error – Mendasarkan keseluruhan

penilaian hanya pada kesan pertama terhadap penampilan
kandidat

“Similar-To-Me-Error” – Menilai kandidat secara positif

karena ia memiliki beberapa kesamaan karakteristik
dengan interviewer

72
 Exercise – Melakukan BEI

Bagi menjadi beberapa kelompok – 1 (satu) kelompok 3

s/d 4 orang
Dua orang berperan sebagai interviewer, dan satu orang
berperan sebagai interviewee (Lakukan secara bergantian)
Gunakan Lembar Role Play yang sudah disiapkan
untuk masing-masing kelompok
Exercise
Melakukan proses behavioral event interview
Melakukan diskusi untuk integrasi rating/skor

73
 Terima Kasih

74
 Hands-out

Kompetensi BackOffice & front

Office
Panduan pertanyaan
Sistem Skoring
6 Roleplay + 1 kunci jawaban
Handy cam
Kertas Besar
Blue Tag
Post-it
Kertas

75