I

Pengembangan Kapasitas Organisasi

Tujuan:
Fasilitator mempunyai pengetahuan dasar tentang dasar-dasar
pengembangan kapasitas organisasi

Untuk membahas tentang pengembangan kapasitas organisasi, maka

terlebih dahulu perlu dimengerti apa maksud dari kapasitas organisasi
itu sendiri. Kapasitas organisasi dimengerti sebagai kemampuan
individu dan organisasi atau bagian dari organisasi untuk menampilkan
fungsi-fungsi secara efektif, efisien dan berkelanjutan guna pencapaian
tujuan organisasi. Definisi ini bukan sesuatu yang statis (berhenti),
tetapi merupakan proses yang dinamis dan berkelanjutan,dan
sumberdaya manusia merupakan pusat dari pengembangan kapasitas

Pengembangan kapasitas organisasi bermakna serangkaian upaya

untuk meningkatkan kemampuan organisasi dan bagian-bagian yang
ada di dalamnya untuk menjadi organisasi yang efektif, efisien dan
berkelanjutan. Pengembangan kapasitas adalah konsep yang lebih luas
dibandingkan dengan pengembangan organisasi, karena di dalamnya
termasuk seluruh sistem, lingkungan atau konteksnya di dalam
organisasi, individu dan masyarakat yang bergerak dan berinteraksi
(dan bukannya sebagai organisasi kecil). Dalam hal pengembangan
program, dipikirkan juga semua faktor yang berdampak pada
kemampuan untuk mengembangkan, melaksanakan dan hasil yang
dapat dilanjutkan.

“Mengapa organisasi harus berkembang? Mengapa harus ada kegiatan

pengembangan kapasitas organisasi? Organisasi saya telah baik, besar
dan terkenal! Lembaga donor telah banyak bekerjasama dengan kami!”
Itulah yang sering muncul ketika program pengembangan kapasitas
ditawarkan kepada lembaga-lembaga nirlaba, lembaga pemerintahan
dan juga kepada beberapa lembaga usaha kecil.
.
Kalau lembaga telah besar, sukses dan terkenal; mengapa harus
melakukan program pengembangan kapasitas organisasi? Untuk
menjawab pertanyaan ini maka sangat baik kita merefleksikan cerita di
bawah ini.

Siapa tidak kenal kesebelasan Jerman. Kesebelasan Jerman

merupakan salah satu kesebelasan hebat, selain Spanyol, Perancis,
Inggris dan Belanda. Setiap lawan yang akan bertemu dengan tim

1
Inggris dan Belanda. Setiap lawan yang akan bertemu dengan tim
Jerman pasti harus berpikir keras untuk bisa mengalahkannya atau
kalau boleh memilih lebih baik tidak ketemu dengan tim itu. Berbagai
piala kejuaraan dunia maupun eropa telah diraihnya, dan bukan hanya
sekali saja. Para pemainnya juga merupakan pemain yang sangat
dikenal, dari jamannya Frank Beukenbeuer, C.H. Rumeinege, Rudi
Voller hingga Michael Ballack. Jerman merupakan negara adidaya
(superpower) untuk sepakbola. Lain halnya dengan Yunani, dalam hal
sepakbola dikenal sebagai negara kelas tiga (3) untuk ukuran tim
sepakbola di kawasan Eropa. Para pemainnya pun tidaklah terkenal
dan demikian juga klubnya lokal mereka juga kurang dikenal di
masyarakat selain di lingkungan Yunani. Dibandingkan dengan
Jerman, kesebelasan Yunanni memang tidak ada apa-apanya.

Namun demikian, dalam piala Eropa 2004, kesebelasan Jerman yang

terk enal sebagai adidaya sepakbola, kuat dan berpengalaman sebagai
juara diberbagai turnamen hanyalah tinggal sejarah. Sebagai
kesebelasan yang selalu ditakuti lawan-lawannya, ternyata tidak
berdaya berhadapan dengan tim kelas dua-nya (cadangan) Ceko. Dan
tim Jerman pun harus pulang kandang di babak awal piala Eropa.
Lain halnya dengan Yunani yang dianggap sebagai kesebelasan kelas
tiga di kawasan Eropa, ternyata mampu melaju hingga ke final dengan
mengkandaskan tim-tim tangguh seperti Perancis dan Ceko. Bahkan
Yunani mampu menjadi juara dalam piala Eropa 2004 ini dengan
mengalahkan slah satu tim yang bertaburan bintang, yaitu Portugal.
Yunani kini telah disejajarkan dengan tim-tim elit Eropa lainnya dan
bukan lagi kesebelasan kelas tiga di wilayah Eropa dan bahkan dunia.

Dari berbagai informasi kekalahan Jerman diakibatkan oleh beberapa

hal, baik dari dalam kesebelasan Jerman maupun dari luar. Dari
internal kesebelasan Jerman sebagai penyebabnya adalah banyak
pemain bintang yang sudah tua dan regenerasi tidak berjalan baik,
belum padunya permainan antara yang generasi tua dengan yang
muda. Faktor eksternal yang menyebabkan kesebelasan Jerman
tersingkir adalah kesebelasan lain berhasil melakukan regenerasi dan
banyak memakai pemain muda dan permaian bola modern adalah
bermain cepat dan fisik serta konsentrasi yang memadai. Kesebalasan
Jerman walaupun diisi dengan pemain-pemain tenar, akhirnya tidak
mampu bersaing dengan tim lainya.

Adakah organisasi di sekitar kita yang bernasib sama dengan tim

Jerman dalam piala Eropa 2004 itu? Kalau kita mau melihat
sebenarnya cukup banyak, baik itu organisasi yang bersifat profit
maupun non profit yang bernasib sama seperti kesebelasan Jerman.
Lihat saja kalau orang menyebut pompa air listrik, kebanyakan orang
akan menyebut “Sanyo”. Tapi apa yang terjadi dengan “Sanyo” sendiri,
ternyata lebih sedikit ditemui di pasaran dibandingkan dengan merk-

2
ternyata lebih sedikit ditemui di pasaran dibandingkan dengan merk-
merk pompa yang lain. Kita juga bisa belajar dari klub sepakbola di
tanah air ini, seperti Persib, Persebaya, PSMS Medan. Klub-klub
tersebut adalah klub yang besar dan terkenal. Tapi dalam
perjalanannya, mereka sekarang harus terlempar dari divisi utama
sepak bola Indonesia. Dan kalau kita jeli untuk melihat di sekeliling
kita, maka kita akan menemukan contoh-contoh semacam tim Jerman.

Nah, mungkinkah organisasi atau lembaga kita akan bernasib seperti

“Jerman” atau beberapa hal yang menjadi contoh tersebut? Apa yang
harus dilakukan agar lembaga kita tidak menjadi “Jerman”

Berdasarkan gambaran atau cerita tentang Jerman dan juga beberapa

contoh organisasi tersebut maka jika tidak ingin hanya menjadi
sejarah maka pengembangan (kemampuan) organisasi bukan hanya
keharusan bagi organisasi yang kecil saja. Organisasi yang besar dan
mapan pun harus melakukan pengembangan organisasi karena
disekitarnya selalu berubah, baik itu yang bersifat mendukung atau
menjadi ancaman terhadap dirinya.

Di Indonesia dan juga di berbagai negara, jumlah LSM selalu

bertambah dari waktu ke waktu dan jumlah donor juga semakin
menurun. Di sisi lain pemerintah juga tengah mengembangkan dirinya
untuk menggunakan strategi yang selama ini dipergunakan oleh LSM
dalam memberi pelayanan kepada masyarakat. Dan di pihak lain,
masyarakat sendiri kemampuannya telah meningkat untuk terlibat
dalam pembangunan dan mengatasi masalah mereka sendiri. Kondisi
ini menjadi ancaman dan tantangan tersendiri bagi LSM, baik dalam
upaya mencari donor maupun dalam mendapatkan kerjasama dengan
masyarakat. Oleh karena itu LSM harus mengembangkan dirinya serta
lebih profesional dan efisien agar kredibel di mata donor, penerima
manfaat, lembaga lain dan juga pemerintah.

Dari refleksi yang dilakukan oleh LSM di Philipina (IIRR, 1997) ada
beberapa alasan mengapa kinerja atau kualitas organisasi menjadi
penting, yaitu karena :

1. Kemampuan berkompetisi atau bersaing dengan LSM lain semakin

besar sebagai akibat semakin mengecilnya jumlah dana dan lembaga
donor serta sumberdaya-sumberdaya lain,
2. Kemampuan mengadaptasi perubahan lingkungan yang cepat
dengan tanpa kehilangan relevansi atau identitas masing-masing
organisasi,
3. Meningkatnya kualitas program dan pelayanan yang lebih berfokus,
berdampak dan juga luas atau besar.

3
Apa yang direfleksikan oleh LSM di Philipina tersebut sebenarnya
sama dengan yang dialami oleh LSM-LSM di Indonesia

Pentingnya pengembangan organisasi sebenarnya juga telah ditulis

dalam buku Manajemen Organisasi Nirlaba (Anonimus 1989). Dalam
buku tersebut dijelaskan bahwa daur hidup organisasi mirip dengan
perkembangan manusia. Daur dimulai dengan masa pacaran dan bila
tidak gagal (terjadi perpisahan) akan masuk pada tahapan bayi,
dilanjutkan pada masa kanak-kanak, dan berkembang kepada masa
remaja, selanjutnya menjadi dewasa dan matang. Tahap berikutnya
mengalami penurunan menjadi aristokrasi, kemudian menjadi birokrasi
awal dan berlanjut menjadi birokrasi, dan jika terus berlanjut organisasi
menjadi mati. Dijelaskan bahwa di setiap tahap perkembangannya,
organisasi tersebut harus melakukan usaha agar berkembang lebih
baik dan semakin eksis. Dengan melakukan pengembangan atau
peningkatan kemampuan maka kemampuan organisasi tidak semakin
menurun dalam menghadapi tuntutan perubahan atau bahkan tidak
menjadi mati. Bagi organisasi yang telah mencapai puncak
kematangan, peningkatan kemampuan organisasi tetap dibutuhkan agar
tidak terjerumus kepada fase penurunan kemampuan yang kemudian
berlanjut kepada kematian, seperti yang dialami oleh tim Jerman.

Gambar: Daur Hidup Organisasi Nirlaba

Matang

P Remaja
Dewasa Aristokrasi
e
r
k Kanak-kanak
e Birokrasi
m Birokrasi awal
Bayi
b
a
n
g Pacaran
a Mati
n

Waktu

Sumber : Anonimus 1989, Manajemen Organisasi Nirlaba, P3M

Jakarta hal. 9.

4
Komponen Organisasi yang Efektif

LSM sebagai suatu organisasi, sebenarnya tidak berbeda jauh dengan

ormas, koperasi partai, dan bahkan dengan perusahaan. Sebagai suatu
organisasi maka apa yang diharapkan adalah mencapai tujuan
organisasi secara efektif dan efisien. Untuk mencapai tujuannya
tersebut maka organisasi perlu dikelola dengan baik.

Agar organisasi berkembang secara efektif, maka perlu diketahui

komponen atau bagian-bagian yang penting dalam suatu organisasi.
Menurut Booth dan Morin (1996) dalam buku “Assessing
Organizational Capacity Through Participatory Monitoring and
Evaluation” menyebutkan bahwa organisasi yang efektif membutuhkan
kompetensi (kemampuan) dalam tujuh (7) komponen kehidupan
organisasi. Ketujuh komponen tersebut adalah :

1. Governance
Governance lebih merujuk atau mengarah kepada kepemimpinan dan
pembagian tugas serta kewenangan dalam suatu LSM. Kepemimpinan
terkait dengan pengungkapan atau perwujudan dan pengelolaan
kewenangan dalam LSM yang telah dibagikan oleh pengurus yayasan
atau tim manajemen. Pengurus yayasan memberikan kebijakan-
kebijakan pokok (global), menjaga independensi pengawasan terhadap
eksekutif (badan pelaksana), dan menjamin bahwa perencanaan
strategis yang disusun efektif untuk mencapai misi organisasi.

Kepemimpinan yang efektif mendorong keterlibatan dan partisipasi

dari anggota, staf serta konstituen LSM dalam seluruh kegiatan LSM
untuk menjamin kesuksesan dan keberlanjutan (keberlangsungan)
program dan organisasi. Anggota dan konstituen LSM perlu
bekerjasama dengan eksekutif dan pengurus yayasan dalam
menentukan dan membuat VISI organisasi, mengidentifikasi MISI
yang akan dipilih untuk mencapai visi serta menentukan sasaran yang
obyektif dan realistis.

2. Praktek-Praktek Manajemen
Sistem manajemen adalah mekanisme untuk mengkoordinasi kegiatan
serta fasilitasi berbagai proses dalam organisasi. Sistem yang
dimaksud adalah sistem perencanaan, program, informasi, sumberdaya
manusia dan adminsitrasi personalia, pembiayaan dan akutansi,
pelaporan dan kontrol keuangan, serta pengadaan barang.

3. Sumberdaya Manusia
Sumberdaya manusia mempunyai arti semua orang yang terlibat dalam
kerja LSM, yaitu eksekutif, staf, anggota, volunteer, konstituen, donor

5
kerja LSM, yaitu eksekutif, staf, anggota, volunteer, konstituen, donor
dan pengurus yayasan. Sumberdaya manusia tersebut haruslah
mempunyai motivasi, peluang dan ketrampilan yang dibutuhkan untuk
berkontribusi positif terhadap organisasi.
Dalam organisasi yang matang, uraian tugas serta pendelegasian tugas
selalu diperbaharui sesuai dengan perubahan rencana, prioritas serta
kondisi organisasi. Pekerjaan akan dialokasikan untuk menjamin
koordinasi, komunikasi serta alur kerja yang lancar. Staf dan volunteer
akan diminta kinerjanya sesuai dengan ketrampilan dan kemampuan
mereka.
Motivasi orang untuk kerja dalam organisasi selalu bermacam-macam,
misalnya karena uang, keinginan melayani, peluang untuk menerapkan
ketrampilan dan kepentingan tertentu, panggilan jiwa atau keagamaan,
status sosial, keamanan, peluang untuk bepergian, peluang untuk
peningkatan, atau kombinasi dari berbagai motivasi tersebut. LSM
perlu memberi insentif yang bervariasi untuk penghargaan yang
sesuai dengan motivasi kerjanya dan juga siap memberi sanksi.
Setiap LSM mempunyai budaya. Budaya ini dimunculkan dalam
bagaimana bekerja, berpikir serta berperasaan untuk mencapai misi dan
respon (tanggapan) terhadap situasi yang mempengaruhi tujuan,
program dan pelaksanaannya. Budaya organisasi tumbuh melalui
pertukaran informasi tentang sejarah, pengalaman, tradisi, bahasa dan
nilai-nilai diantara para anggota. Budaya organisasi dibentuk melalui
orientasi dan pelatihan untuk menularkan pola pikiran dan perilaku
organisasi, atau melalui cara lain adalah melalui penerimaan staf yang
telah mempunyai nilai-nilai yang sama.

4. Sumberdaya Keuangan
Sistem dan prosedur keuangan harus terintegrasi dengan rencana
strategis dan rencana operasional dari suatu LSM, dan harus juga sesuai
dengan kebutuhan donor serta konstituen.
Suatu LSM perlu memiliki sumberdaya keuangan yang bervariasi.
Telah tumbuh kesadaran dalam LSM untuk memiliki donor yang
bervariasi, mengembangkan alternatif sumberdaya dalam komunitas
mereka (misalnya bantuan dalam bentuk barang dan pembayaran
untuk layanan yang diberikan), dan membangun kerjasama dengan
perusahaan.

5. Pemberian Pelayanan
Indikator paling kuat untuk menilai efektivitas dan kesuksesan dari
suatu LSM adalah kualitas layanan mereka, yaitu layanan yang sesuai
diberikan dalam suatu pembiayaan yang selalu efesien.

6. Hubungan Eksternal
LSM yang efektif akan menerima dan menanggapi secara tepat kondisi
sosial, politik, ekonomi, ekologi dan kekuatan lain disekelilingnya.

6
sosial, politik, ekonomi, ekologi dan kekuatan lain disekelilingnya.
Dalam membangun hubungan kerjasama yang positif dalam konteks
yang lebih besar, LSM harus dikenal oleh pihak-pihak yang tepat di
dalam suatu masyarakat, menjaga kinerjanya, serta memperluas
pengaruhnya melalui kerjasama dengan pemerintah, jaringan donor dan
LSM lain yang bekerja dalam sektor dan wilayah yang sama.

7. Keberlanjutan
Keberlanjutan mempunyai arti kepada kelangsungan jangka panjang
atas organisasi, program atau proyek. Keberlanjutan akan dapat dicapai
jika ke-enam komponen yang telah diidentifkasikan di atas
diperhatikan dan dilaksanakan dengan baik.
Keberlanjutan program akan tercapai bila konstituen menganggap
bahwa layanan yang mereka terima penting dan bermanfaat bagi diri
dan keluarganya.

Intervensi Pengembangan Organisasi

Agar organisasi semakin lama semakin berkembang untuk menjadi
efektif serta keberlangsungannya terjamin maka perlu dilakukan upaya
(intervensi). Menurut San Juan (1997) intervensi perbaikan organisasi
ada 4 jenjang atau level.

1. Tingkatan Strategis
Pada tingkatan ini perencanaan strategis sangat berguna untuk
menentukan arah dan membentuk disain organisasi. Ketika banyak
LSM hidup menggunakan perencanaan strategis, hanya sedikit
yang secara nyata menerapkan sistem manajemen strategis yang
telah ditentukan di awal proses perencanaan terdahulu. Sistem
tersebut tidak memungkinkan organisasi secara terus-menerus
sensitif dan responsif (tanggap) terhadap perkembangan internal
dan eksternal. Bahkan dalam beberapa organisasi, hasil dari
perencanaan strategis dianggap sebagai kitab suci yang tidak boleh
diperbaiki sesuai perkembangan lingkungan eksternal dan internal.

2. Manajemen Operasi
Intervensi pada tingkatan manajemen operasi terutama difokuskan
pada sistem internal dan struktur. Intervensi di sini ditujukan
kepada disain organisasi. Beberapa faktor yang mempengaruhi
kesulitan penerapan dalam menjaga sistem di organisasi adalah
adanya kesulitan mengatasi perkembangan tugas, adanya
kesenjangan waktu pimpinan lembaga dalam memberi perhatian
terhadap manajemen internal, kesenjangan antara pelatihan
manajemen dan keahlian yang dibutuhkan.
3. Manajemen dan pengembangan Proyek atau Program

7
 Seperti halnya dalam manajemen operasi, kelemahan dalam
manajemen program atau proyek akan menjadi penanda atas
kelemahan kinerja organisasi. Beberapa faktor yang biasa dialami
LSM dalam mengukur kinerja proyek atau program mereka adalah
tidak diketahuinya apa yang akan diukur sebagai kinerja program
atau proyeknya, kesejangan antara sistem dan perma salahan yang
dihadapi dalam perencanaan, dan lebih jauh lagi adalah adanya
kelemahan dalam sistem monitoring-evaluasi mereka.

4. Pengembangan Kelembagaan
Intervensi pengembangan kelembagaan diartikan sebagai
pengembangan kapasitas organisasi untuk mengatur kerjasama dan
hubungan dengan entitas sosial lain di masyarakat. Melalui
kerjasama dan hubungan ini organisasi akan mampu berperan lebih
besar lagi atas peran sosial mereka dibandingkan kalau organisasi
harus melakukan sendiri.

Berbagai kombinasi atas intervensi pada tingkatan strategis,

operasional dan program/proyek akan membagi strategi atau proses
pengembangan organisasi kepada sasaran yang berbeda, yaitu
individu, kelompok atau tim, antar kelompok, organisasi secara
keseluruhan, dan hubungan luar organisasi. Intervensi ini dapat
diwujudkan dalam beberapa tipe, yaitu pelatihan, konsultasi, magang,
pertemuan-pertemuan yang terstruktur, dan umpan balik.

Menurut proyek ACCESS, dalam proposalnya tentang CB ACCESS

disebutkan bahwa pendekatan pengembangan kapasitas organisasi
mencakup 3 (tiga) tingkatan penting yang saling kait yaitu: tingkat
individual, organisasional dan institutional (kelembagaan).

Tingkat individual berkaitan dengan perkembangan sikap dasar

(attitude), kemampuan dan keterampilan analisis, serta komitmen
individual tehadap gerakan rakyat/transformasi sosial. Tingkat
organisasional berhubungan dengan dinamisasi internal dan
posisioning organisasi dengan basis sosial/konstituennya melalui
penguatan struktur organisasi, sistem, dan manajemen yang demokratis
dan tanggung gugat (accountable). Sedang di tingkat
institusional/kelembagaan berhubungan dengan dinamisasi eksternal
untuk mendorong posisioning organisasi bersama basis
sosialnya/konstituennya dalam relasinya terhadap institusi negara dan
pasar.

Berdasar jenis-jenis intervensi tersebut, lalu pengembangan organisasi

yang bagaimana agar menghasilkan organisasi yang efektif, efisien
serta profesional? Untuk menjawab hal tersebut ilustrasi atau cerita
berikut ini bisa memberi gambaran kita untuk memilih metode
pengembangan organisasi yang bagaimana yang sesuai.

8
pengembangan organisasi yang bagaimana yang sesuai.
“Suatu hari ada seorang tamu datang berkunjung di
kantor NASA. Di kantor tersebut dijumpainya seorang
tukang sapu yang sedang membersihkan lantai halaman
salah satu ruangan kantor. Tamu tersebut mendekati
tukang sapu dan bertanya, “Apa yang sedang Saudara
kerjakan?” Tukang sapu itu menjawab, “Saya sedang
ikut membantu menemukan misteri angkasa luar.” Tamu
itu bingung dan tanyanya lagi’ “Bagaimana Anda bisa
membantu menemukan misteri luar angkasa?”
“Saya membantu menemukan misteri luar
angkasa dengan bekerja membersihkan ruangan
ini,” jawabnya,” walaupun hanya menyapu
lantai, saya percaya bahwa hasil kerja saya

Bagaimana mungkin seorang tukang sapu mampu merasakan dan

menyadari bahwa pekerjaannya berarti bagi suatu hasil yang tidak
berkaitan langsung dengan pekerjaannya? Coba sekarang bayangkan
kembali cerita itu dan lokasinya adalah tempat kerja kita. Mungkinkah
Anda menemukan jawaban seperti tukang sapu di kantor NASA itu?

Cukup sulit untuk menemukan orang dan lingkungan kerja seperti

dimiliki yang oleh tukang sapu di NASA. Biasanya seorang tukang
sapu merasa dirinya tidak mempunyai arti apa-apa bagi keberhasilan
organisasi dan pihak manajemen sendiri jarang atau tidak pernah
berpikir bahwa seorang tukang sapu berpengaruh terhadap out put
suatu organisasi. Bisa jadi dalam suatu organisasi perasaan dan sikap
tidak tahu perannya terhadap keberhasilan suatu organisasi itu terjadi
pada level yang jauh lebih tinggi dari tukang sapu.

Nah model pengembangan organisasi yang dipilih sebaiknya, selain

mampu menciptakan efektivitas, efisiensi dan profesionalitas, namun
mampu juga menciptakan individu-individu yang sadar terhadap fungsi
dirinya terhadap pencapaian tujuan organisasi dan juga pengaruhnya
terhadap orang atau pihak lain di organisasinya.

Secara umum tahap-tahap pengembangan organisasi sama seperti

halnya pengembangan program atau proyek yang meliputi tahapan
sebagai berikut:
1. Diagnosa atau assessment atau penjajakan kebutuhan
pengembangan organisasi,
2. Penyusunan rencana pengembangan organisasi sebagai tindak lanjut
hasil diagnosa,
3. Pelaksanaan rencana pengembangan pengembangan organisasi,
4. Diagnosa kembali.

Beberapa pertimbangan yang harus diperhatikan dalam memilih

metode pengembangan organisasi dan melaksanakan proses

9
metode pengembangan organisasi dan melaksanakan proses
pengembangan organisasi, yaitu :

1. Pengembangan organisasi dibuat agar bagian di dalam organisasi

merasa bahwa seluruh proses pengembangan organisasi menjadi
milik mereka dan pengembangan organisasi mereka adalah tangung
jawabnya sendiri. Untuk itu maka sebesar mungkin melibatkan
partisipasi dari seluruh staf atau bagian dalam organisasi dalam
proses pengembangan organisasi,
2. Keterlibatan staf yang tingi tersebut selain meningkatkan rasa
memiliki akan proses pengembangan organisasi dan tangung jawab
atas perkembangan organisasi, juga akan meningkatkan
kemampuan staf dalam mengatasi permasalahan yang ada dalam
organisasi serta lebih memahami keberadaan, peran, tanggung jawab
dan permasalahan pihak-pihak lain di dalam organisasinya,
3. Adanya jaminan kerahasiaan atas proses penilaian setiap orang
terhadap organisasinya. Kerahasiaan ini sangat penting untuk
membuat orang merasa aman dan nyaman memberi penilaian
terhadap organisasi seperti apa yang dilihat, dirasakan dan diyakini.
Perasaan nyaman dan aman akan mendorong hasil penilaian
terhadap organisasi mendekati realitas yang sebenarnya dan saat
melakukan analisa terhadap permasalahan di dalam organisasi juga
lebih tajam,
4. Adanya jaminan dan komitmen untuk tidak membawa informasi
hasil diskusi atau permasalahan selama proses pengembangan
organisasi di luar forum pengembangan organisasi,
5. Metode yang dipilih dalam pengembangan organisasi hendaknya
metode yang relatif mudah dan bisa dipahami sebagain besar orang
di dalam organisasi. Pemilihan metode yang relatif mudah ini sangat
penting karena untuk keberlanjutan dari proses pengembangan
organisasi karena kalau menggunakan metode yang sulit maka
proses pengembangan akan terhambat sebagai kesulitan menerapkan
metode itu atau kemungkinan berhenti karena tidak bisa
menerapkan metode yang dipilih,
6. Metode yang dipilih harus sesuai dengan kondisi organisasi. Sebagai
contoh saat ini banyak alat atau perangkat assessment atau diagnosa
organisasi dan sebagian besar sifatnya umum atau generik. Bila
salah satu perangkat itu akan dipergunakan maka sangat penting
untuk dilakukan penyesuaian agar sesuai dengan kondisi lembaga.
Jika tidak maka hasil diagnosa kurang sesuai dengan kenyataan
yang terjadi di organisasi yang didiagnosa,
7. Metode yang dipilih haruslah merupakan metode yang
memungkinkan organisasi untuk melacak perkembangan lembaga
dari waktu ke waktu. Hal ini sangat penting karena kita ingin
organisasi maju dari waktu ke waktu dan mengetahui bagian mana
yang perlu diprioritaskan serta apa hasil dari kegiatan
pengembangan kelembagaan yang telah dilakukan pada waktu

10
 pengembangan kelembagaan yang telah dilakukan pada waktu
sebelumnya. Dengan demikian jika menyusun rencana
pengembangan organisasi untuk waktu berikutnya kita bisa melihat
berdasarkan hasil atau gambaran organisasi di waktu sebelumnya.
Dengan demikian organisasi dapat menyusun rencana perbaikan
secara terencana dan bukan secara acak. Akhirnya metode ini
akhirnya akan mendorong organisasi menjadi organisasi pembelajar.

Sebenarnya cukup banyak sekali metode-metode untuk pengembangan

organisasi yang telah ada dan dikenal, baik di kalangan LSM maupun
organisasi lainnya. Beberapa metode yang dikenal diantaranya
Institutional Development Framework (IDF), Balance Score Card,
Strength, Weakness, Opportunity and Treat (SWOT), Organizational
Self Assessment (OSA), Organizational Capacity Assessment (OCA)
dan lain sebagainya. Namun demikian dalam pembahasan dibuku ini
hanya akan dibahas tentang OCA saja.

Pada bab selanjutnya dari buku ini akan disampaikan pengertian

metode Organizational Capacity Assessment (OCA) dan langkah-
langkah memfasilitasi pengembangan organisasi menggunakan metode
tersebut.

11
 II
Pengertian OCA
Tujuan
Fasilitator mempunyai pemhaman tentang pengertian, tujuan, fungsi dan
prinsip-prinsip OCA serta peran OCA dalam ACCESS

12
6. Presentasi hasil penilaian dan penyusunan rencana pengembangan
organisasi,
7. Pelaksanaan pengembangan organisasi,
8. Kembali ke diskusi penilaian di masing-masing organisasi.

Jika suatu organisasi telah menerapkan rencana pengembangan

organisasi, maka tahap berikutnya organisasi tersebut harus melakukan
penilaian kembali untuk melihat sejauhmana perkembangan organisasi
serta evaluasi terhadap rencana atau strategi pengembangan yang telah
dilaksanakan dan menentukan prioritas pengembangan untuk waktu
berikutnya. Proses ini akan selalu berlanjut dan akan membentuk siklus
atau spiral. Tahapan OCA beserta pihak yang berperan akan dijelaskan
lebih lengkap dalam Bab III.

Gambar: Siklus atau Spiral OCA

Spiral OCA

Penilain kembali
Penyusunan Rencana
Pengembangan Organisasi

Penyusunan
perangkat Diskusi penilaian
penialain Organisasi
Pelaksanaan Rencana
Pengembangan Organisasi

Presentasi hasil dan Penyusunan

RencanaPengembangan
Organisasi

Tujuan dari OCA adalah organisasi pengguna menjadi lebih efisien

dan efektif serta mempunyai daya saing yang tinggi. Efisiensi dalam
sebuah organisasi dimaknai sebagai kemampuan organisasi untuk
menghasilkan hasil kerja dan dampak tertentu dengan menggunakan
sumberdaya dalam jumlah tertentu (Drucker, 1992). Semakin efisien
suatu organisasi maka akan semakin rendah penggunaan sumberdaya
untuk menghasilkan suatu produk tertentu. . Efisiensi ini disebabkan
antara lain karena prosedur organisasi relatif sederhana, jelas dan
dipahami oleh semua; serta mampu memotivasi orang untuk bekerja
secara cermat, rapi dan cepat; semua aturan mudah dijalankan; bahan-
bahan kerja mudah diperoleh karena sistem pengarsipan yang rapi dan
mudah diakses, ketersediaan sumberdaya yang siap pakai; dan

13
mudah diakses, ketersediaan sumberdaya yang siap pakai; dan
menghindarkan pemborosan dana dan sumberdaya lainnya.

Efektif dalam kamus besar baha Indonesia dimengerti sebagai manjur

atau mujarab, atau dalam bahasa lain adalah tepat sasaran. Menurut
Komarudin dalam Ensiklopedi Manajemen (1994) efektivitas sendiri
dimengerti sebagai suatu keadaan yang menunjukkan tingkat
keberhasilan kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Drucker (1992) menjelaskan bahwa efektivitas diartikan
sebagai kemampuan suatu organisasi untuk melakukan pekerjaan yang
tepat untuk tujuan yang tepat. Tercapainya tujuan manajemen tidak
selalu diikuti dengan efisiensi yang maksimum. Dalam bahasa lain
suatu kegiatan dapat dinilai efektif, tapi belum tentu efisien. Sebagai
contoh adalah membunuh seekor nyamuk dengan bom atom adalah
efektif, namun tidak efisien karena biayanya besar.

Dalam organisasi seluruh kegiatan harus direncanakan agar bisa efektif

dan efisien, dan dalam pelaksanannya juga harus diupayakan se-efektif
dan se-efisien mungkin.

Daya saing dimengerti sebagai kemampuan organisasi untuk bersaing

dengan organisasi lain dalam mendapatkan sumberdaya dan
sumberdana. Organisasi yang efisien dan efektif biasanya mempunyai
daya saing tinggi. Nilai dan etika yang diyakini oleh suatu organisasi
dan dipraktekkan dalam kehidupan keseharian organisasi juga akan
meningkatkan daya saing dari suatu organisasi itu.

Berdasarkan pengertian dan tujuan tersebut, OCA mempunyai

beberapa fungsi sebagai berikut:
1. Sebagai cermin untuk melihat kinerja atau kemampuan organisasi.
Kemampuan organisasi bukan hanya terlihat dari sisi kapasitas saja,
namun juga dilihat dari tingkat konsensusnya. Kapasitas sendiri
dimengerti sebagai tingkat kemampuan organisasi dinilai oleh staf
dalam organisasi dan konsensus dipahami sebagai tingkat
kesepakatan antar staf dalam organisasi terhadap kapasitas yang
dimilikinya.
2. Sebagai alat untuk memantau dampak dari hasil penerapan strategi.
Dengan melakukan diagnosa atau penjajakan kembali menggunakan
perangkat OCA yang sama seperti pada penjajakan sebelumnya,
maka akan dapat dilihat sejauhmana perkembangan organisasi dan
juga hasil serta dampak dari penerapan strategi pengembangan
organisasi yang telah disusun ditahun sebelumnya.
3. Sebagai alat untuk meningkatkan komunikasi dan kerjasama dalam
organisasi. Dalam penerapannya pada tahap diagnosa, OCA
menggunakan suatu bentuk diskusi yang terstruktur dan melibatkan
seluruh bagian dalam organisasi. Demikian halnya dalam seluruh
tahapan yang lain, OCA menggunakan pendekatan team building

14
 tahapan yang lain, OCA menggunakan pendekatan team building
dengan melibatkan seluruh bagian dalam organisasi menjadi
kelompok-kelompok kecil untuk mengerjakan suatu bagian dari
rencana pengembangan organisasi. Penggunaan diskusi yang
terstruktur dan pelibatan semua bagian dan perangkat dalam
organisasi mendorong untuk perbaikan sistem komunikasi dalam
organisasi dan juga kerjasama antar orang serta antar bagian dalam
organisasi. Hal lain yang akan terlihat adalah munculnya kesadaran
bahwa seluruh bagian dan orang dalam organisasi mempunyai peran
penting dan peran masing-masing akan sangat mempengaruhi hasil
kerja dari bagian dan orang lain, selain terhadap dirinya sendiri.
4. Sebagai alat untuk meningkatkan kinerja organisasi. Hasil diagnosa
akan menunjukkan sejauhmana kinerja lembaga dinilai oleh staf
dalam organisasi serta seberapa besar tingkat kesepakatan antar staf
terhadap hasil penilaian itu. Hasil diagnosa ini kemudian dianalisa
penyebabnya dan ditentukan bagaimana cara mengatasi masalah
tersebut secara efektif dan efisien terutama dengan hanya
menggunakan sumberdaya yang dimiliki oleh organisasi terlebih
dahulu. Pemecahan ini akan meningkatkan kinerja bagian-bagain
tertentu di dalam organisasi dan akhirnya akan berdampak
memperbaiki secara keseluruhan kinerja organisasi.

Metode OCA mempunyai 3 (tiga) sisi, yaitu sebagai Perangkat,

Proses dan Layanan. Maksud dari ketiga hal tersebut adalah:
Sebagai perangkat, OCA merupakan perangkat penilaian kapasitas
organisasi yang digunakan untuk mengukur dan menggambarkan
tingkat kapasitas dan konsensus organisasi, dan pada waktu selanjutnya
juga digunakan untuk menilai dampak atas efektivitas kegiatan
pengembangan organisasi yang telah dilaksanakan.
Sebagai proses, OCA membuat secara bersama -sama seluruh orang di
dalam organisasi dari berbagai fungsi, jabatan, jenjang untuk berdiskusi
mengidentifikasi dari berbagai sudut pandang untuk
pertumbuhan/perkembangan yang lebih baik, mengembangkan
kesepakatan untuk menentukan dan memilih kegiatan pengembangan
organisasi di masa datang, menerapkan serta memantau perkembangan
organisasi dan strategi pengembangannya.
Sebagai layanan pengembangan organisasi, OCA (dalam hal ini
fasilitator OCA) akan membantu atau memfasilitasi pengembangan
organisasi kepada organisasi pengguna secra keseluruhan yaitu
mensosialisaikan OCA, memfasilitasi penyusunan perangkat penilaian,
melakukan tabulasi data penilaian dan analisa hasil penilaian,
mempresentasikan hasil penilaian, serta memfasilitasi penyusunan
rencana pengembangan organisasi sebagai tindak lanjut hasil penilaian.

B. Prinsip-Prinsip OCA.

15
Sebagai suatu metode OCA mempunyai 3 (tiga) prinsip utama yang
harus dipegang oleh pengguna OCA, baik fasilitator OCA maupun
organisasi pengguna. Prinsip-prinsip dalam OCA adalah:

1. Dari, Oleh dan Untuk Pengguna. Perangkat OCA dibuat oleh

organisasi pengguna dengan menggunakan teknik yang
dikembangkan dalam OCA. Penilaian terhadap organisasi juga
dilakukan sendiri oleh orang-orang dalam organisasi itu sendiri dan
bukan oleh pihak lain. Penyusunan rencana pengembangan
organisasi sebagai tindak lanjut penilaian juga disusun oleh orang-
orang dalam organisasi tersebut dan selanjutnya pelaksanaan dari
rencana juga dilakukan oleh organisasi itu sendiri. Fasilitator
hanya memfasilitasi proses pengembangan perangkat penilaian dan
pelaksanaan penilaian, melakukan tabulasi hasil penilaian dari
peserta penilaian serta memfasilitasi penyusunan rencana
pengembangan organisasi.
2. Partisipasi. Partisipasi diartikan sebagai semaksimal mungkin
seluruh orang dalam organisasi dilibatkan secara aktif dalam
seluruh tahapan OCA di dalam organisasi. Jika kondisi tidak
memungkinkan, misalnya staf terlalu banyak dan memang sulit
untuk dikumpulkan semua pada satu waktu, maka harus ada
keterwakilan lintas bidang dan lintas jenjang. Maksud keterwakilan
disini adalah harus secara representatif seluruh jenjang kepangkatan
atau kedudukan dari paling tinggi hingga paling rendah dan semua
bidang atau bagian dalam lembaga terwakili. Karena partisipasi
yang aktif ini, maka fasilitator OCA hanya berfungsi membantu
atau memfasilitasi dan menjadi moderator agar proses OCA
berjalan lancar dan menghasilkan perkembangan lembaga yang
sebaik mungkin. Sebagai subyek adalah seluruh orang dalam
organisasi.
3. Kerahasiaan. Kerahasiaan ini menjadi prinsip untuk menjaga
netralitas dan kenyamanan serta keamanan dari setiap orang dalam
organisasi dan juga kenyamanan dan keamanan dari organisasi
yang dinilai. Kerahasiaan ini ada dalam isu-isu yang didiskusikan
dalam proses OCA, hasil penilaian organisasi dari tiap orang dan
hasil OCA dari suatu organisasi. Dalam melaksanakan OCA
terdapat berbagai diskusi yang kadang perlu untuk melihat kondisi
riil atau nyata dalam organisasi, karena itu apa yang dibahas dalam
proses OCA menjadi rahasia mereka yang terlibat diskusi dan tidak
boleh dibawa keluar. Demikian halnya dalam proses penilaian
berlangsung rahasia, dimana penilaian dari tiap orang terhadap
organisasinya hanya diketahui oleh dirinya sendiri. Fasilitator yang
mengumpulkan hasil penilaian juga harus wajib menjaga
kerahasiaan ini, dalam arti siapa pun tidak diperbolehkan melihat
hasil penilaian selain hasil penilaian dirinya sendiri. Hasil OCA
dari suatu organisasi juga menjadi rahasia bagi organisasi itu

16
 dari suatu organisasi juga menjadi rahasia bagi organisasi itu
sendiri, Fasilitator tidak diperbolehkan memberikan hasil OCA dari
suatu organisasi kepada pihak lain selain kepada organisasi yang
dinilai tersebut. Antar Fasilitator OCA juga tidak diperbolehkan
berbagi hasil OCA dari organisasi yang mereka fasilitasi. Namun
demikian organisasi diperbolehkan atau diberi wewenang penuh
untuk memberikan atau memperlihatkan hasil OCA kepada pihak
lain, dengan catatan itu dilakukan atas kemauan pihak organisasi itu
sendiri.

C. Hal spesifik dalam OCA

Berdasarkan penjelasan tentang OCA maka dapat disimpulkan

beberapa hal yang merupakan kekhasan atau hal yang spesifik dari
OCA, yaitu :

1. Perangkat OCA atau alat penilaian organisasi dibuat sendiri oleh

organisasi pengguna, bukan dibuat oleh para ahli atau pihak lain.
Dengan demikian, perangkat penilaian yang dihasilkan adalah
perangkat yang spesifik dan sesuai untuk organisasi yang membuat
tersebut.
2. Perangkat penilaian dan dalam pelaksanaan penilaian menggunakan
diskusi yang terstruktur untuk meningkatkan keabsahan dari
penilaian diri tersebut. Selain meningkatkan keabsahan, berdasarkan
pengalaman, proses diskusi ini sudah memecahkan beberapa
permasalahan yang ada dalam organisasi. Masalah yang biasanya
tanpa sengaja sudah terpecahkan dalam diskusi tersebut adalah
pertukaran informasi dan pemahaman akan fungsi serta tugas orang
dan bagian lain.
3. OCA mampu mengukur konsensus yang ada dari hasil penilaian
para peserta penilaian. Nilai konsensus tersebut akan membantu
dalam menganalisa dimana letak permasalahan yang sebenarnya dan
strategi yang tepat untuk mengatasi permasalahan tersebut.
4. Perangkat penilaian biasanya disusun secara bersama-sama dari
organisasi yang sejenis atau setipe. Antar organisasi sejenis yang
menyusun perangkat penilaian dan melakukan penilaian diri dapat
melakukan perbandingan organisasinya dengan organisasi lainya
dengan menggunakan hasil OCA mereka.

D. Kedudukan OCA dalam Program ACCESS

17
OCA oleh ACCESS dipilih sebagai metode untuk membantu organisasi
mitra mengembangkan kemampuannya sehingga organisasi mitra
tersebut efektif, efisien dan kinerjanya semakin baik serta pada
akhirnya masyarakat yang didampingi oleh organisasi mitra akan
mendapatkan dampak program semaksimal mungkin.

ACCESS menyadari bahwa pengembangan organisasi merupakan

tangung jawab organisasiitu sendiri. Oleh karena itu ACCESS
menawarkan kepada organisasi mitra yang siap dan mau untuk
menerapkan OCA. Karena itu, dalam menyusun rencana
pengembangan organisasi, prioritas dan strategi yang dipilih organisasi
mitra tersebut haruslah berdasar pada kemampuan dan sumberdaya
yang dimiliki. Hasil dari OCA merupakan tangung jawab organisasi itu
sendiri. Untuk pelaksanaan OCA, pihak ACCES hanya memberi
dukungan penyediaan fasilitator OCA.

Di dalam kerangka pengembangan kapasitas organisasi di ACCESS,

OCA sendiri hanya merupakan salah satu dari tiga cara untuk
penjajakan dan perencanaan. Dua kegiatan penjajakan dan perencanaan
yang lainnya adalah dilakukan oleh konsultan dan dilakukan sendiri
oleh staff ACCESS. Dari penjajakan dan perencanaan tersebut akan
muncul tiga kategori kegiatan pengembangan kapasitas, yaitu
pengembangan kapasitas umum, pengembangan kapasitas spesifik dan
pengembangan kapasitas yang terintegrasi dalam pengembangan
masyarakat.
Pengembangan kapasitas umum yang dikelola oleh ACCESS
dimengerti sebagai kegiatan pengembangan kapasitas yang hampir
sebagian besar organisasi yang difasilitasi membutuhkannya, misalnya
pelatihan manajemen keuangan, lokakarya manajemen strategis.
Pengembangan kapasitas spesifik merupakan kegiatan pengembangan
kapasitas yang hanya dibutuhkan oleh satu atau sedikit organisasi yang
difasilitasi. Organisasi yang membutuhkan harus bertanggung jawab
sendiri menentukan jenis kegiatan serta pelaksanaannya.
Pengembangan kapasitas yang terintegrasi dalam pengembangan
masyarakat merupakan pengembangan kapasitas yang dilakukan untuk
peningkatan kualitas pelaksanaan program dan ini dilakukan untuk
mendukung keberhasilan pelaksanaan program, sebagai contoh adalah
pelatihan PRA, pelatihan Community Led Assessment and Planning
Process (CLAPP). Lebih lanjut informasi tentang kerangka
pengembangan kapasitas ACCESS dapat dilihat dalam lampiran
tentang Kerangka Pengembangan Kapasitas Program ACCESS.

Organisasi pengguna OCA sangat ditekankan lebih mengutamakan

prioritas pengembangan organisasi yang dapat diatasi menggunakan
sumberaya internal dalam organisasi mereka sendiri. ACCESS tidak
menjanjikan untuk memberi bantuan untuk pelaksanaan rencana
pengembangan organisasi dari organisasi yang difasilitasi

18
pengembangan organisasi dari organisasi yang difasilitasi
menggunakan OCA. Seperti yang telah diterangkan sebelumnya,
tanggung jawab terhadap hasil OCA ada ditangan organisasi itu sendiri.
Namun demikian organisasi tersebut dapat mengupayakan untuk dapat
memanfaatkan kegiatan-kegiatan pengembangan kapasitas organisasi
yang dimiliki oleh ACCESS. Harusnya organisasi tersebut juga
mengupayakan untuk memanfaatkan berbagai kegiatan
pengembangan kapasitas yang dilakukan oleh donor atau organisasi
lain yang sesuai dengan kebutuhannya. Strategi lain, untuk kegiatan
pengembangan kapasitas yang spesifik, organisasi yang telah di OCA
itu bisa mengajukan proposal untuk mendapatkan dukungan kepada
ACCESS atau pihak-pihak lain.

19
 III
Tahapan OCA
Tujuan:
Fasilitator mengetahui tahap-tahap pelaksanaan OCA dan pihak yang
terlibat serta apa peran masing-masing dalam tiap tahapan.

20
A. Identifikasi dan penentuan lembaga-lembaga sejenis

Tahap ini dilakukan, terutama jika satu perangkat akan digunakan

untuk beberapa organisasi, kalau perangkat OCA hanya akan
digunakan untuk satu organisasi maka tahap ini tidak ada. Kegiatan
yang dilakukan adalah menyusun indikator dari yang dimaksud
dengan sejenis tersebut dan menentukan atau menseleksi
organisasi-organisasi yang dianggap sejenis. Penentuan lembaga-
lembaga yang sejenis ini adalah fase tahap permulaan dari OCA
dan merupakan tahapan yang kritis. Disebut kritis karena salah satu
ciri OCA adalah perangkat spesifik yang hanya cocok untuk suatu
organisasi yang spesifikasinya sama dan bila lain maka harus
menggunakan perangkat lain. Bila dalam tahapan penentuan ini ada
kesalahan yaitu dengan mengikutkan beberapa organisasi yang
tidak sejenis, maka perangkat yang nantinya dibuat akan tidak
sesuai untuk beberapa organisasi anggota atau peserta. Dan bisa
jadi hasil penilaian untuk suatu organisasi akan bias dan para staf
(anggota penilai) tidak akan puas. Jika yang akan menggunakan
dan menyusun perangkat OCA hanya satu lembaga maka proses
identifikasi lembaga-lembaga sejenis tidak perlu dilakukan lagi.

Tujuan:
Identifikasi dan penentuan organisasi-organisasi sejenis
bertujuan untuk mendapatkan organisasi sejenis atau setipe.
Sejenis yang dimaksudkan adalah organisasi yang mempunyai
kesamaan bentuk organisasi (perkumpulan, yayasan atau jaringan)
dan cara kerja (memberikan layanan langsung kepada masyarakat,
dan filosofi, misi serta program yang selama ini dijalankan;
misalnya kelompok organisasi pemberdayaan masyarakat desa,
kelompok organisasi pemerhati lingkungan hidup, kelompok
organisasi pengembangan ekonomi rakyat, kelompok organisai
pendamping usaha kecil, dan lain-lain.

Pihak yang terlibat:

1. Pihak yang akan mengelola OCA. Sebagai contoh adalah
misalkan eksekutif dari suatu jaringan atau koalisi (misalkan:
WALHI, ASEMHAKI, Masyarakat Belajar di Sumatera),
eksekutif dari suatu proyek atau organisasi (misalkan INPI-
PACT, ACCESS, HAPP-PACT).
2. Organisasi pengguna OCA. Organisasi yang telah dipilih oleh
pihak pengelola OCA akan ditawari untuk menggunakan OCA
dan diberi kesempatan untuk menentukan apakah tipe
organisasinya sesuai dengan indikator yang telah disusun dan
juga mereka secara sadar mau untuk menerapkan OCA dengan
segala konsekuensinya.

21
 3. Fasilitator penyusunan perangkat OCA membantu pihak yang
akan mengelola OCA dalam menentukan indikator serta dalam
memilih organisasi-organisasi yang sejenis.

B. Sosialisasi OCA

Sosialisasi merupakan tahapan pengenalan OCA kepada organisasi

yang akan menggunakan. Dengan sosialisasi calon pengguna akan
faman bentuk, pengertian, maksud dan tujuan, tahapan serta pihak-
pihak yang terlibat dalam OCA dan juga konsekuensi dari
pelaksanaan OCA. Dalam sosialisasi juga dijelaskan tentang
“organisasi sejenis”. Dan jika sosialisasi dilakukan sebagai periode
setelah ada perangkat yang disusun oleh organisasi sejenis
sebelumnya, maka sosialisasi terhadap perangkat perlu juga
diberikan. Sosialisasi ini diharapkan membantu organisasi untuk
secara dewasa menentukan atau mengambil keputusan
menggunakan OCA atau tidak. Sosialisasi semaksimal mungkin
diberikan kepada seluruh orang dalam organisasi dan kalau tidak
mungkin mereka yang hadir dalam sosialisasi secara representatif
mewakili seluruh bagaian dan struktur yang ada dalam organisasi.
Jika OCA dilaksanakan oleh suatu proyek (misalnya ACCESS,
HAPP-PACT, INPI-PACT), maka dalam sosialisasi perlu
dijelaskan pula kedudukan OCA terhadap kegiatan dan bidang-
bidang lain dalam proyek itu.

Tujuan:
Pengambil kebijakan dan staf di organisasi calon pengguna OCA
memahami bentuk, maksud dan tujuan, tahapan dan konsekuensi
dari OCA (dan juga perangkat OCA jika perangkat telah disusun
sebelumnya) sehingga membantu organisasinya untuk memutuskan
secara sadar apakah akan menggunakan OCA atau tidak.

Pihak yang terlibat:

1. Organisasi calon pengguna OCA (dalam hal ini pengambil
kebijakan dan staf di organisasi) berperan untuk memahami
bentuk, maksud dan tujuan, tahapan dan konsekuensi dari OCA
(dan juga perangkat OCA jika perangkat telah disusun
sebelumnya) sehingga membantu organisasinya untuk
memutuskan secara sadar apakah akan menggunakan OCA atau
tidak.
2. Fasilitator berperan untuk memberi penjelasan atas bentuk,
maksud dan tujuan, tahapan dan konsekuensi dari OCA (dan
juga perangkat OCA jika perangkat telah disusun sebelumnya)
kepada pengambil kebijakan dan staf di organisasi calon
pengguna OCA

22
 Waktu yang Diperlukan:
Antara 2 - 4 jam.

C. Penyusunan perangkat

Perangkat disusun secara bersama -sama oleh perwakilan bagian-

bagian yang ada dalam suatu organisasi. Bila perangkat yang dibuat
akan digunakan oleh banyak organisasi, maka anggota penyusun
perangkat OCA adalah perwakilan dari organisasi-organisasi calon
pengguna perangkat. Keseluruhan dari anggota penyusun perangkat
harus memperlihatkan keterwakilan dari bagian atau divisi
(misalkan pengurus, penasehat, program, bagian administrasi,
keuangan, perbekalan, dan tenaga lapang) dan seluruh jenjang
dalam suatu organisasi (misalkan direktur, koordinator, kepala
bagian, staf senior, dan staf yunior). Keterwakilan dari semua
bagian sangat penting untuk menghasilkan perangkat yang ideal
dan sesuai dengan organisasi yang membuat. Waktu yang
dibutuhkan untuk merancang perangkat adalah 5 hari dan ditambah
dengan 2 hari lagi untuk perbaikan penulisannya. Jika yang
menyusun perangkat hanya satu lembaga, waktu yang digunakan
relatif lebih cepat.

Tujuan:
Tahapan penyusunan perangkat bertujuan menghasilkan satu
perangkat OCA yang sudah dinamai dan sesuai serta disepakati
untuk digunakan oleh organisasi-organisasi yang membuat.

Pihak yang terlibat:

1. Peserta penyusunan perangkat berperan :
?? Menjadi pihak yang membuat dan mensepakati bagian dan
indikator organisasi yang ideal yang kemudian disepakati
menjadi perangkat OCA serta mensepakati nama indikator,
?? Mensosialisasikan proses dan hasil penyusunan perangkat
kepada organisasinya.
2. Fasilitator berperan :
?? Membantu peserta mendisain satu perangkat OCA dengan
menggunakan teknik penyusunan perangkat OCA,
?? Membuat pertanyaan-pertanyaan diskusi dalam perangkat.

23
 Waktu yang Diperlukan:
Keseluruhan waktu yang diperlukan antara 8-10 hari yang terbagi
dalam:
?? Lokakarya penyusunan perangkat dan diikuti seluruh
peserta: 3 hari
?? Penyelesaian perangkat oleh perwakilan peserta lokakarya:
2 – 3 hari
?? Pembuatan pertanyaan diskusi dan program pengolahan
data: 3 – 4 hari

D. Uji Coba Perangkat.

Tahapan ini sebenarnya tentatif, bisa dilakukan dan bisa tidak.

Namun berdasar pengalaman sangat baik bila tahapan ini tetap
dilakukan. Perangkat yang telah disusun dan disepakati perlu untuk
diujicoba terlebih dahulu. Ujicoba dilakukan dengan melakukan
penilaian satu atau dua organisasi menggunakan perangkat yang
telah disusun. Dari ujicoba akan didapatkan masukan dari peserta
ujicoba tentang kesesuaian bahasa perangkat dan tingkat
pemahaman peserta penilaian, urutan indikator, pengelompokan
indikator, kejelasan pertanyaan serta kesesuaian pertanyaan dengan
indikator yang akan dinilai. Masukan ini kemudian digunakan
untuk memperbaiki perangkat yang telah dibuat sebelumnya.
Perbaikan perangkat hasil ujicoba hanya diperbolehkan
memperbaiki bahasa dan letak indikator. Perbaikan tidak boleh
merubah arti indikator serta mengurangi atau menambah indikator.

Tujuan:
Perangkat OCA sesuai dengan kondisi organisasi dan anggota
organisasi yang akan dinilai karena sudah disempurnakan sesuai
dengan masukan dari hasil ujicoba.

Pihak yang Terlibat

1. Peserta penilaian dalam hal ini orang-orang dari organisasi
yang dinilai dan berperan untuk menilai organisasi mereka dan
memberi masukan kepada perangkat yang dipergunakan itu.
Organisasi yang dipilih untuk ujicoba adalah organisasi yang
terlibat dalam penyusunan perangkat.
2. Fasilitator berperan :
?? Memfasilitasi proses penilaian organisasi yang diujicoba
agar peserta bisa menilai organisasi mereka secara baik dan
benar menggunakan perangkatyang telah disusun,
?? Mencari masukan atas perangkat yang digunakan dari
peserta penilaian dan dari proses penilaian,

24
 ?? Menyempurnakan atau memperbaiki perangkat OCA
berdasarkan masukan-masukan yang didapat.

Waktu:
Pelaksanaan ujicoba membutuhkan waktu sekitar 8 – 10 jam.

E. Diskusi Penilaian Organisasi

Penilaian organisasi dilakukan untuk masing-masing organisasi

secara sendiri-sendiri. Diskusi penilaian di tiap organisasi
dilakukan oleh para staf atau orang dalam satu organisasi secara
bersamaan menggunakan perangkat yang telah disusun serta
diperbaiki. Walaupun dilakukan secara bersama-sama hasil
penilaian setiap orang harus dijaga kerahasaiannya. Masing-masing
orang akan mempunyai satu lembar penilaian yang akan digunakan
untuk menilai organisasinya. Lembar penilaian ini akan
dikumpulkan oleh fasilitator. Peserta diskusi penilaian minimal
harus mengambarkan adanya keterwakilan dari seluruh bagian dan
seluruh jenjang kepangkatan dalam organisasi yang akan dinilai,
namun demikian sangat dianjurkan untuk melibatkan seluruh orang
dalam organisasi bila organisasinya tidak terlalu besar atau lebih
dari 30 orang.

Tujuan:
Setiap peserta diskusi penilaian memberi nilai atas kinerja
organisasinya pada lembar penilaian menggunakan metode dan
perangkat OCA.

Pihak yang Terlibat:

1. Peserta penilaian berperan :
Melakukan penilaian terhadap organisasinya dengan
mengikuti prosedur penilaian OCA dan mengikuti prinsip-
prinsip OCA.
2. Fasilitator berperan :
?? Sebagai moderator diskusi dalam proses penilaian
sehingga diskusi penilaian tetap mengacu pada aturan OCA
serta menaati waktu dan norma yang telah disepakati,
?? Mendorong terciptanya suasana penilaian yang nyaman
untuk semua orang yang terlibat dalam penilaian,
?? Menjaga kerahasiaan hasil penilaian setiap orang.

25
 Waktu yang dibutuhkan:
Berdasarkan pengalaman waktu dibutuhkan untuk tahapan ini
dengan menggunakan 80-100 indikator dengan peserta kurang dari
30 adalah 8 jam. Pelaksanaan bisa dilakukan dalam satu hari
ataupun kalau kondisi tidak memungkinkan bisa dilakukan selama
2 hari.

F. Tabulasi data dan Persiapan Presentasi Hasil

Penilaian.

Hasil penilaian tiap orang yang berupa lembar penilaian yang telah
terisi semua- dikumpulkan oleh fasilitator. Fasilitator kemudian
memasukkan hasil penilaian setiap orang ke dalam sistem
pengolahan data OCA. Hasil dari penilaian ini akan ditampilkan
dalam bentuk grafik yang akan menggambarkan tingkat kapasitas
dan konsensus organisasi pada tiap kapasitas atau area utama dan
perbandingan antar kapasitas utama serta kapasitas dan konsensus
untuk tiap indikator. Berdasarkan hasil OCA itu fasilitator
menganalisa apakah indikator-indikator mana yang menyebabkan
nilai kapasitas dari suatu area utama rendah. Dari nilai indikator
yang ada, fasilitator juga menganalisa faktor penyebab dari
rendahnya nilai suatu indikator, apakah isu-isu yang ada dalam
diskusi di hari sebelumnya juga menjadi penyebab dari tinggi atau
rendahnya nilai suatu indikator ataukah kira-kira ada penyebab lain
yang logis. Proses analisa ini akan sangat berguna saat fasilitator
membantu peserta menganalisa penyebab dari tinggi atau
rendahnya nilai dari suatu indikator. Kegiatan lain yang dilakukan
fasilitator pada tahap ini adalah mempersiapkan media-media yang
akan digunakan untuk fasilitasi nanti serta teknik yang akan dipakai
dalam menyusun rencana pengembangan organisasi sebagai tindak
lanjut hasil OCA.

Tujuan:
?? Didapatkannya gambaran kemampuan organisasi berdasar hasil
penilaian dari tiap peserta yang diolah menggunakan program
OCA,
?? Fasilitator mempunyai langkah-langkah fasilitasi presentasi
hasil OCA (termasuk: pertanyaan-pertanyaan probing dan bahan
presentasi) dan penyusunan rencana pengembangan organisasi.

Pihak yang Terlibat :

26
 Fasilitator berperan:
??Melakukan tabulasi dari lembar penilaian tiap-tiap peserta
penilaian,
??Melakukan analisa hubungan sebab-akibat dari tiap kapasitas
utama dan antara kapasitas utama dengan indikator serta antar
indikator,
??Mempersiapkan langkah-langkah presentasi hasil penilaian dan
penyusunan rencana tindak lanjut serta mempersiapakan media-
media yang akan digunakan.

Waktu yang dibutuhkan:

Waktu yang dibutuhkan untuk tabulasi dan analisa hasil beserta
persiapan presentasi biasanya minimal adalah satu hari penuh.

G. Presentasi Hasil Penilaian dan Penyusunan Rencana

Pengembangan Organisasi.

Pada tahap ini tim penilai berkumpul kembali untuk melihat

gambaran organisasi mereka berdasar hasil penilaian yang telah
mereka lakukan pada hari sebelumnya. Fasilitator
mempresentasikan hasil penilaian mereka. . Selain presentasi
tentang hasil OCA, fasilitator juga membantu peserta memahami
apa yang dimaksud nilai kapasitas dan nilai konsensus serta
ilustrasi sederhana untuk membantu peserta mengetahui dari mana
asal nilai konsensus dan kapasitas tersebut. Pemahaman akan nilai
kapasitas dan konsensus ini sangat penting untuk membuka
pemahaman awal mereka tentang pengaruh hasil OCA terhadap
organisasinya. Mereka juga diminta untuk merefleksikan, apakah
hasil OCA itu sesuai dengan realita dalam organisasinya selama ini.

Tahap ini bisa langsung dilanjutkan dengan proses penyusunan

rencana tindak lanjut. Untuk penyusunan rencana tindak lanjut
dapat diawali dengan mencari kapasitas atau indikator mana yang
akan menjadi prioritas untuk lebih dikembangkan. Dari prioritas
yang telah ditetapkan, kemudian dicari akar permasalahannya dan
kemudian menyusun strategi prioritas untuk mengatasi akar
permasahan. Pada akhirnya peserta akan membuat rencana kerja
selama 1-2 tahun dari tiap strategi prioritas. Dalam memilih
strategi prioritas diutama strategi yang bisa dioperasionalkan atau
dilaksanakan berdasar sumberdaya yang telah dimiliki lembaga.

Tujuan :

27
 ?? Peserta presentasi mampu menjelaskan pengertian hasil OCA
atas organisasi mereka,
?? Organisasi yang di OCA mempunyai rencana kerja
pengembangan organisasi berdasarkan hasil OCA dan
berdasarkan kemampuan yang mereka miliki sendiri.

Pihak yang Terlibat:

1. Peserta berperan:
?? Memahami gambaran kemampuan organisasi mereka
sebagai hasil penilaian OCA,
?? Menyusun rencana kerja pengembangan organisasi
mereka,
?? Mendokumentasikan hasil OCA dan rencana kerja
pengembangan organisasi,
2. Fasilitator:
?? Membantu peserta agar mereka mempunyai pengertian atau
pemahanan atas hasil penilaian organisasi mereka,
?? Membantu peserta untuk membuat rencana kerja
pengembangan organisasi yang berdasar pada hasil OCA
dan siap dioperasionalkan.

Waktu yang dibutuhkan:

Presentasi hasil membutuhkan waktu minimal adalah 3 jam. Jika
dilanjutkan dengan penyusunan rencana pengembangan organisasi
maka dibutuhkan waktu tambahan minimal 5 jam. Kebutuhan
waktu untuk presentasi sangat tergantung dari tingkat pengetahuan
dan keingintahuan peserta serta strategi yang dipilih untuk
mengatasi permasalahan dalam organisasi mereka.

H. Penilaian Ulang.

Setelah minimal 12 bulan dari awal pelaksanaan rencana kerja

pengembangan organisasi maka dapat dilakukan evaluasi atau
penilaian ulang. Penilaian ulang dilakukan sama persis dengan
tahapan E. Diskusi Penilaian Organisasi. Langkah-langkah
penilaian, perngakat yang digunakan, persyaratan peserta dan pihak
yang terlibat sama dengan tahan Penilaian Organisasi. Tahapan ini
sebenarnya merupakan tahapan untuk masuk ke lingkaran baru
dalam spiral dan akan dilanjutkan dengan tahapan-tahapan
berikutnya yang berupa Analisa Hasil Penilaian, Presentasi Hasil
dan Penyusunan Rencana Pengembangan Organisasi dan kemudian
kembali lagi ke tahap Penilaian Organisasi. Jika kondisi organisasi
telah mengalami perkembangan dan perubahan yang tidak sesuai
dengan pernangkat yang digunakan, maka perlu dibuat perangkat
baru yang sesuai dengan kondisi organisasi. Bisanya setelah

28
baru yang sesuai dengan kondisi organisasi. Bisanya setelah
perangkat digunakan untuk menilai 3-4 kali, maka perangkat sudah
kurang sesuai dengan perkembangan organisasi.

29
 IV
Fasilitator OCA
Tujuan
Fasilitator mempunyai pengetahuan tentang siapa dan apa fasilitator
OCA

30
membantu organisasi (dalam hal ini orang-orang dalam organisasi)
melakukan pengembangan organisasi menggunakan metode OCA,
dari tahap penyusunan perangkat hingga kepada tahap penyusunan
rencana pengembangan organisasi.

A. Peran Fasilitator

Secara umum peran yang harus dilakukan oleh fasilitator dalam

OCA adalah hampir mirip dengan peran yang dilakukan oleh Kadangkala
fasilitator dalam diskusi atau lokakarya. Peran fasilitator berbeda pelatihan yang
dengan trainer atau pelatih. Trainer atau pelatih berperan untuk menggunakan
meningkatkan pengetahuan, sikap dan ketrampilan peserta pelatihan. pendekatan
Sedangkan fasilitator berperan membantu peserta mencapai tujuan partisipatif
yang ditentukan oleh peserta. Peran para fasilitator tersebut pada istilah trainer
dasarnya memberikan. menyediakan atau menjadi fasilitas bagi diganti dengan
peserta pelatihan atau lokakarya atau suatu kegiatan sehingga mereka fasilitator.
mampu melakukan kegiatan itu guna mencapai tujuannya. Namun demikian
fasilitator
Secara spesifik peran fasilitator dalam proses OCA dapat dibedakan pelatihan tetap
berdasarkan tahapan pelaksanaan OCA, yaitu pada tahap penyusunan berperan
perangkat penilaian/penjajakan (assessment), pelaksanaan penilaian meningkatkan
organisasi, presentasi hasil dan penyusunan rencana kerja pengetahuan,
peningkatan kapasitas organisasi. sikap dan
ketrampilan
Penyusunan perangkat penilaian dilakukan dengan lokakarya. Pada peserta
tahap ini peran fasilitator bukan hanya sekedar pasif memfasilitasi pelatihan.
jalannya proses penyusunan perangkat saja, dimana segalanya
diserahkan kepada peserta lokakarya. Fasilitator kadang-kadang
memerankan diri sebagai nara sumber yang akan memberikan
masukan kepada peserta terhadap berbagai hal yang belum atau tidak
dimengerti oleh peserta. Peran demikian dimaksudkan agar peserta
tidak hanya sekedar membuat perangkat seadanya, namun perangkat
yang disusun memang sesuai dengan kondisi dan idealnya lembaga
mereka. Dengan masukan dari fasilitator tersebut diharapkan
beberapa hal yang seharusnya masuk dan juga menjadi indikator
penting bagi lembaga penyusun memang ada dalam perangkat itu.

Di tahap penilaian lembaga, dimana penilainya adalah staf-staf di

lembaga bersangkutan, fasilitator lebih banyak berperan sebagai
moderator. Sebagai moderator maka fasilitator mempunyai tugas
untuk menjaga agar pelaksanaan penilaian sesuai dengan aturan
main, yaitu tentang pembagian kesempatan berbicara, alokasi waktu,
mengantisipasi pertengkaran atau diskusi yang berkepanjangan, dll.
Moderator juga mempunyai tugas untuk menjelaskan hal-hal yang
ada dalam perangakat penilaian yang tidak dimengeti oleh para
peserta penilaian, misalnya maksud dari suatu indikator.

31
peserta penilaian, misalnya maksud dari suatu indikator.

Pada tahap presentasi hasil dan penyusunan rencana perbaikan

organisasi, fasilitator berperan seperti pada tahap penyusunan
perangkat. Fasilitator selain memfasilitasi proses pemahaman hasil
OCA dan penyusunan rencana perbaikan organisasi, juga berfungsi
untuk membantu peserta mengerti secara jelas arti hasil OCA dan
dampak-dampaknya serta membantu peserta agar dapat menyusun
rencana secara baik sesuai dengan kebutuhan dan sumberdaya yang
dimiliki. Dengan demikian rencana yang dibuat peserta dengan
bantuan fasilitator akan benar-benar menjadi rencana yang mudah
direalisasikan.

Secara singkat peran fasilitator dalam tahapan pelaksanaan OCA

dapat dilihat dalam tabel berikut ini.

Tahapan OCA Peran Fasilitator

Lokakarya Penyusunan Penyusun alur proses lokakarya

Perangkat Pengatur proses dan jalannya lokakarya
menghasilkan satu perangkat OCA
Menjaga proses lokakarya mengikuti aturan dan langkah
Sosialisasi langkah penyusunan
Memberi penjelasan perangkat OCA
atas bentuk, maksud dan tujuan,
tahapan dan konsekuensi dari OCA (dan juga perangkat
OCA jika perangkat telah disusun sebelumnya) kepada
pengambil kebijakan dan staf di organisasi calon
Diskusi Penilaian pengguna OCA
Moderator proses diskusi penilaian
Menjaga proses penilaian mengikuti aturan dan etika
penilaian OCA dan etika yang telah disepakti
Mendorong terciptanya suasana penilaian yang n
untuk semua
Tabulasi Data dan Analisa Melakukan orang yang
tabulasi terlibatpenilaian
dari lembar dalam penilaian,
tiap
Hasil peserta penilaian,
Melakukan analisa hubungan sebab-akibat dari
kapasitas utama dan antara kapasitas utama dengan

32
 akan digunakan.

Presentasi Hasil dan Membantu peserta dalam memahami pengertian atas

Penyusunan Rencana hasil penilaian organisasi mereka dan dampak hasil
Pengembangan Organisasi penilaian bagi organisasinya,
Membantu peserta untuk membuat rencana kerja
pengembangan organisasi yang berdasar pada hasil OCA
dan siap dioperasionalkan

Mengapa perlu fasilitator?

Fasilitator diperlukan dalam penyusunan perangkat hingga

penyusunan RTL dikarenakan beberapa alasan:
1. Semua bagian di lembaga yang sedang melaksanakan OCA
menjadi subyek yang harus terlibat aktif untuk mendengarkan,
memberi informasi dan mengambil keputusan. Karena itulah
dibutuhkan fasilitator yang bukan subyek dari pembahasan
tersebut sehingga akan mampu netral atau tidak berpihak dalam
membantu jalannya diskusi dan menemukan pemecahan atas
permasalahan yang ada,
2. Secara emosional semua peserta merupakan bagian dari sesuatu
yang dibahas. Fasilitator diharapkan mampu mengambil jarak
dari permasalahan itu dan lebih kritis untuk membantu peserta
melihat dan menganalisa atas apa yang dibahas. Kalau peserta
berasal dari organisasi itu sendiri akan mengalami kesulitan untuk
berfungsi ganda sebagai peserta dan sekaligus sebagai fasilitator.

B . Sikap, Pengetahuan, dan Ketrampilan Fasilitator

1. Sikap
Berdasarkan peran-peran yang harus dimainkan oleh fasilitator
dalam keseluruhan OCA, maka seorang fasilitator OCA harus
mempunyai beberapa sikap diantaranya adalah:
a. Percaya peserta & organisasinya mempunyai
kemampuan.
Fasilitator yang mempunyai sikap seperti ini akan cenderung
mengurangi peran diri sebagai penasihat, guru atau orang tua.
Fasilitator akan cenderung memberi peran kepada orang lain
atau peserta menggunakan kemampuan dirinya mengatasi
permasalahan mereka. Fasilitator lebih berperan membantu
peserta mengeluarkan potensinya atau memudahkan peserta
untuk menerapkan kemampuan dalam mengatasi masalah.

33
 untuk menerapkan kemampuan dalam mengatasi masalah.
b. Memperlakukan peserta adalah orang dewasa
Orang dewasa adalah orang yang yang mempunyai
pengalaman dan mempunyai kemampuan untuk membuat
pilihan secara logis. Karena itu fasilitator yang mempunyai
sikap mempercayai peserta sebagai orang dewasa akan
percaya bahwa pilihan yang dibuat oleh peserta adalah suatu
pilihan logis menurut pengalaman dan analisa mereka.
Fasilitator berperan membantu peserta untuk menganalisa
sejauhmana pilihan tersebut tepat atau tidak.
c. Terbuka
Terbuka mempunyai 2 (dua) pengertian yaitu (1) orang
tersebut akan secara sadar mau menerima pendapat orang lain
bila pendapat tersebut benar dan pendapatnya salah, (2) mau
menerima hal-hal baru yang akan memperkaya pengetahuan
dan ketrampilan. Sikap ini akan sangat membantu fasilitator
dalam memandang berbagai hal bisa lebih luas karena mampu
melihat dari berbagi sudut pandang. Selain itu juga akan
memperkaya proses fasilitasi karena segala sesuatu bisa
dipandang dari berbagai sudut pandang.
d. Jujur
Mau mengungkapkan apa yang sebenarnya terjadi merupakan
salah satu sikap sangat penting. Sebagai contoh, jika fasilitator
tidak tahu ungkapkan bahwa memang tidak tahu dan jangan
bersikap seolah-olah tahu sehingga mengakibatkan
terjerumuskannya peserta. Dalam mengungkapkan
ketidatahuan haruslah bijaksana dan bertanggungjawab
selama fasilitasi. Misalkan dengan menjawab”saat ini saya
belum mempunyai informasi dan akan saya carikan untuk
saya informasikan kepada Anda”. Fasilitator pun harus
bertanggung jawab mencarikan informasi tersebut.
e. Sabar
Sabar terhadap proses merupakan sikap yang penting untuk
keberhasilan dan kualitas fasilitasi. Ketidaksabaran seorang
fasilitator terhadap proses seringkali menyebabkan terjadinya
manipulasi proses fasilitasi karena peran fasilitator menjadi
lebih besar, sehingga proses cepat selesai namun bukan
dihasilkan dan dipahami oleh peserta.

Sebenarnya masih banyak lagi sikap yang dibutuhkan oleh seorang

fasilitator agar menjadi fasilitator yang handal, yaitu ulet, selalu
belajar, ramah, punya selera humor , dan lain-lain. Sikap-sikap yang
ada akan muncul dalam kemampuan seorang fasilitator jika didukung
dengan pengetahuan dan ketrampilan yang cukup.

34
2. Pengetahuan
Berikut ini pengetahuan dasar yang perlu dimiliki oleh seorang
fasilitator OCA, diantaranya adalah :

a. Metodologi OCA
Yang mencakup pengertian, tujuan dan fungsi OCA; tahapan
dan prinsip-prinsip serta cara menghitung hasil OCA.
b. Manajemen organisasi
Pemahaman yang memadai tentang pengelolaan organisasi
sangat mendukung untuk proses fasilitasi OCA karena mau
tidak mau dalam OCA yang akan digarap atau dikelola adalah
manajemen organisasi secara keseluruhan. Beberapa hal
pengetahuan manajemen organisasi yang penting diantaranya
adalah tentang berbagai model atau bentuk organisasi,
struktur organisasi, standar-standar aturan yang ada agar
organisasi berjalan efektif, dan berbagai model perencanaan
dalam organisasi.
c. Teknik fasilitasi yang partisipatif,
Pengetahuan fasilitator OCA bukan sekedar teknik fasilitasi
saja, tetapi juga mengharuskan untuk mempunyai
pengetahuan mengenai teknik fasilitasi partisipatif.
Penggunaan teknik fasilitasi yang partisipatif akan mendorong
keterlibatan aktif seluruh peserta dalam proses OCA.
d. Analisa masalah,
Ada berbagai teknik untuk analisa masalah dan biasanya yang
dikenal adalah analisa sirip ikan dan analisa sebab-akibat
(pohon masalah). Seringkali terjadi pemecahan masalah
dengan tanpa melihat sumber masalah dan akibatnya
seringkali masalah yang dipecahkan tidak terpecahkan.
Kondisi demikian terjadi karena yang disebut sebagai masalah
seringkali adalah gejala (symptom ) dan bukan masalah
sebenarnya. Masalah sebenarnya harus dikaji lebih mendalam
untuk mendapatnya. Hal penting yang perlu dimiliki fasilitator
adalah bagaimana mentransfer atau memberikan pengetahuan
analisa masalah ini kepada peserta agar peserta mampu
menggunakan dengan baik.
e. Mendengar secara aktif, (ketrampilan)
Pengetahuan tentang apa dan bagaimana mendengarkan secara
aktif akan sangat membantu fasilitator merefleksikan dirinya
sendiri sejauhmana dirinya sudah mendengar secara aktif.
Mendengar secara aktif akan sangat membantu fasilitator
memahami apa maksud sebenarnya dari yang diungkapkan
oleh lawan bicara atau peserta.
f. Partisipasi

35
 Apa yang dimaksud partisipasi tujuan serta dampaknya,
bagaimana suatu proses disebut partisipatif, bagaimana cara
membuat partisipasi meningkat adalah pengetahuan yang
harus dimiliki oleh fasilitator OCA. Dengan pemahaman atas
partisipasi ini fasilitator akan mampu menilai seberapa besar
tingkat partisipatifnya suatu program, sistem manajemen,
sistem pengambilan keputusan dan sistem-sistem lain dalam
suatu organisasi. Dan akhirnya fasilitator dapat membantu
orang lain untuk juga melakukan penilaian.
g. Ice breaking (memecah suasana)
Pengetahuan tentang berbagai macam ice breaking atau
permainan akan sangat membantu fasilitator selama proses
fasilitasi. Ice breaking akan membantu menurunkan
ketegangan selama proses fasilitasi atau mencairkan suasana
sehingga kondusif untuk suatu kegiatan. Hal yang perlu
diingat adalah sangat baik memilih ice breaking yang
berkaitan dengan topik yang akan dibahas dan bukan sekedar
permainan saja.

Berikut ini ada beberapa pengetahuan yang sangat baik dimiliki oleh
fasilitator agar komunikasi yang dilakukan oleh fasilitator menjadi
lebih efektif. Menurut Willis (1986) komunikasi tidak hanya
sekedar menggabungkan rangkaian kata-kata. Beberapa sisi
komunikasi efektif yang sudah diidentifikasikan diantaranya adalah :
i. Perubahan nada suara
Jika Anda mendengar saya mengatakan, "Aku sayang kamu,"
dengan sangat keras, seluruh elemen baru akan ditambahkan ke
dalamnya. Perubahan nada suara, penekanan yang berikan pada
kata- kata tertentu, dan emosi yang dirasakan ketika
mengucapkan kata-kata itu akan menjadi faktor yang saling
berhubungan dalam menyampaikan kalimat tersebut. Dan,
tergantung pada konteks dimana kalimat itu diucapkan,
perubahan nada suara dapat memberikan pengaruh pada arti
pentingnya pesan dari kata-kata tersebut bagi pendengarnya.
ii. Gunakan kata-kata yang mudah dipahami oleh setiap orang
Kata-kata yang kita gunakan adalah simbol-simbol; kita
mengambilnya untuk mewakili benda-benda dan ide-ide. Dalam
komunikasi sehari-hari, setiap manusia memiliki
persepsi/konotasi tersendiri terhadap setiap kata yang diucapkan
atau didengarkan. Kita harus mengakui fakta ini dalam
komunikasi kita sehari-hari. Dalam memfasilitasi, seorang
fasilitator pun harus memperhatikan fakta tersebut karena
membawa pengalaman dan interpretasi pribadi kita dalam kata-
kata yang digunakan, bahkan seringkali penggunaan istilah-
istilah yang belum tentu dipahami oleh peserta. Jadi selain
mengakui pentingnya dampak dari perubahan nada suara,
fasilitator juga harus pintar-pintar memilih kata-kata yang dapat

36
 fasilitator juga harus pintar-pintar memilih kata-kata yang dapat
dipahami secara universal dan tidak menimbulkan konotasi yang
terlalu besar bagi seseorang.
iii. Gunakan bahasa tubuh yang baik
Kapan pun kita berkomunikasi, kita tidak hanya menyampaikan
kata-kata atau suara dari kata-kata atau kalimat tersebut. Bahasa
tubuh adalah satu istilah yang telah digunakan untuk
mengekspresikan suatu bentuk komunikasi yang tidak bisa
diucapkan dengan kata-kata. Telitilah dua orang yang terlibat
dalam suatu komunikasi. Biasanya mereka menggunakan
gerakan isyarat, sikap tubuh, dan berbagai teknik fisik lainnya
untuk menguatkan dan menginterpretasikan kata-kata mereka.

3. Ketrampilan
Ketrampilan merupakan wujud teknis dari pengetahuan dan sikap
yang dimiliki oleh fasilitator. Kadang kala orang mempunyai
pengetahuan akan sesuatu, namun belum tentu terampil untuk
menerapkan pengetahuannya itu. Sebagai contoh paling mudah
adalah komentator, pengamat atau analis sepak bola mempunyai
pengetahuan yang luas akan permainan sepak bola, namun demikian
komentator tersebut belum tentu terampil bermain bola. Demikian
pula dalam fasilitator, pengetahuan saja belum cukup dan harus
didukung oleh ketrampilannya. Berikut ini beberapa ketrampilan
yang harus dimiliki oleh fasilitator OCA yaitu :
a. Teknik-teknik fasilitasi dalam OCA,
b. Teknik tabulasi data menggunakan format OCA,
c. Teknik untuk menciptakan atau meningkatkan
partisipasi,
d. Teknik mendengar secara aktif,
e. Teknik analisa masalah,
f. Teknik fasilitasi secara partisipatif, (menyimak,
probing, reframing dll).

Beberapa ketrampilan khusus untuk memfasilitasi OCA dapat dilihat

dalam panduan fasilitasi dalam tahapan OCA, mulai dari fasilitasi
sosialisasi hingga fasilitasi presentasi hasil dan penyusunan rencana
pengembangan organisasi pada Bab V hingga Bab IX. Demikian
juga beberapa tips memfasilitasi dapat dilihat dalam tiap bab
tersebut.

Fasilitator OCA diharapkan minimal mempunyai pengetahuan,

ketrampilan dan sikap yang seperti dituliskan dalam panduan ini.
Sebagai fasilitator; seluruh kemampuan fasilitasi yang dimiliki
(sikap, pengetahuan dan ketrampilan) akan tidak berguna jika
fasilitator tersebut tidak bisa memegang dan menerapkan prinsip -
prinsip OCA serta etika fasilitator.

37
C. Etika Fasilitator OCA

Dalam pelatihan fasilitator OCA yang diselenggarakan oleh ACCES,

para peserta merasakan pentingnya memiliki etika fasilitator OCA
yang akan menjadi rambu-rambu dan membantu mereka
mengkontrol diri selama pelaksanaan OCA. Etika tersebut
diwujudkan dalam perilaku yang disepakati oleh para fasilitator
OCA, yaitu :
?? Menjaga kerahasiaan informasi hasil dan selama proses
pelaksanaan OCA,
?? Fair dan netral terhadap LSM yang di OCA,
?? Memiliki visi terhadap pengembangan LSM,
?? Menghargai perbedaan,
?? Tidak memaksakan kehendak,
?? Menghargai pilihan dan keputusan LSM,
?? Menjaga mutu OCA.

Secara lebih spesifik peran, sikap, pengetahuan dan ketrampilan

fasilitator akan terwujud secara spesifik dalam langkah-langkah
memfasilitasi OCA di seluruh tahapan OCA.

38
39
40
 V
Sosialisasi OCA
Tujuan fasilitasi:
Pengambil kebijakan dan staf di organisasi calon pengguna OCA
memahami maksud dan tujuan dan tahapan OCA serta konsekuensi dari
penerapan OCA (dan perangkat OCA jika perangkat telah disusun
sebelumnya) sehingga membantu organisasi untuk memutuskan secara
sadar apakah menggunakan OCA atau tidak.

C. Materi Sosialisasi:

Materi sosialisasi OCA yang perlu disampaikan adalah: Sosialisasi

?? Pengertian OCA, bukan hanya
?? Tujuan OCA, sekedar
?? Fungsi OCA, organissi
memakai
?? Siklus OCA,
OCA, tetapi
?? Prinsip-prinsip OCA,
organisasi
?? Ilustrasi Hasil OCA, mau
?? Ilustrasi perhitungan OCA, mengembangk
?? Apa yang baru dalam OCA, an dirinya dan
?? Peran lembaga dan fasilitator OCA, menggunakan
?? Konteks besar OCA dalam Program Pengembangan OCA sebagai
Kapasitas / ACCESS. salah satu
metode yang
diyakini
D. Bahan/Alat dan Media: sesuai dengan
organisasinya
Bahan, alat dan media yang diperlukan untuk sosialisasi OCA sangat
tergantung dari kondisi daerah atau organisasi yang dikunjungi.
Berikut ini adalah bahan, alat dan media yang perlu dipersiapkan
dalam kondisi minimal, yaitu :
1. Kertas flipchart kosong,
2. Siklus atau Spiral Tahapan OCA ukuran flipchart,
3. Gambar yang sudah dipotong-potong (2 set)
4. Contoh perangkat OCA,
5. Contoh hasil OCA dalam bentuk : Grafik batang, GRID
ukuran flipchart dan Indikator,
6. Kerangka Program Pengembangan Kapasitas ACCESS,
7. Spidol minimal warna hitam dan biru,
8. Lakban kertas,
9. Copy bahan Bab II. Pengertian OCA.

41
E. Peserta Sosialisasi:

Peserta sosialisasi di masing-masing organisasi minimal terdiri

perwakilan dari seluruh bidang dan jenjang di lembaga misalnya:
?? Pengurus/Penasehat/Dewan Penyantun,
?? Direktur/Ketua atau yang setara,
?? Kepala divisi/kepala program/koordinator program/direktur
program atau yang setara,
?? Kepala kantor/koordinator administrasi atau yang setara,
?? Kepala/koordinator keuangan atau yang setara,
?? Staf program,
?? Staf lapangan,
?? Staf pendukung (adminsitrasi/keuangan/office boy).

F. Waktu yang diperlukan:

Waktu yang dibutuhkan untuk sosialisasi minimal adalah : 120

menit.

G. Langkah-langkah sosialisasi

Persiapan sosialisasi.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh fasilitator sebelum
pelaksanaan sosialisasi, diantaranya dalah :
i. Kepastian jadual pelaksanaan sosialisasi di lembaga. Waktu
yang dibutuhkan untuk sosialisasi dipastikan minimal adalah
2 jam.
ii. Profil lembaga yang berisi struktur organisasi, visi, misi,
program yang dilaksanakan oleh organisasi tersebut dan
jumlah semua staf.
iii. Kepastian berapa orang yang akan hadir dalam sosialisasi dan
dipastikan bahwa seluruh bidang dan jenjang di lembaga
terwakili oleh peserta yang akan hadir nanti.
iv. Tempat dan kondisi pelaksanaan sosialisasi (ketersediaan
papan tulis, listrik, bentuk dan luas ruang pertemuan, dll) untuk
menentukan strategi dan bahan serta media yang akan dipakai
dalam sosialisasi.

42
Langkah-langkah sosialisasi
Berikut ini langkah-langkah umum sosialisasi yang dipergunakan
untuk mencapai tujuan sosialisasi.

1. Pengantar
a. Fasilitator memperkenalkan diri dan menjelaskan
tujuan kedatangan dirinya ke lembaga ini (2 menit),
b. Fasilitator meminta peserta untuk memperkenalkan
dirinya masing-masing dengan menyebut nama dan jabatan
serta kapan mereka mulai bekerja di organisasi ini (5 menit),
c. Fasilitator menjelaskan tujuan Sosialisasi OCA (3
menit)
d. Fasilitator meminta peserta untuk menginformasikan
pengalaman mereka dalam pengembangan kapasitas
organisasinya dengan menanyakan kepada mereka “Bagaimana
cara lembaga Anda mengembangkan kapasitas organisasi?” (5-
10 menit). Beberapa contoh jawaban peserta diantaranya
adalah: perencanaan strategis, pelatihan, rapat pembahasan
permasalahan, mengikuti seminar

2. Penjelasan tahapan OCA

e. Fasilitator kemudian menjelaskan bahwa dirinya akan
menjelaskan OCA yang merupakan suatu metode untuk
pengembangan kapasitas organisasi yang dilakukan dengan
melihat dan menyadari kemampuan dirinya sendiri untuk
kemudian meningkatkannya (3 menit)
f. Fasilitator menjelaskan: Pengertian OCA, Tujuan,
Prinsip, Tahapan dan Siklus OCA. Fasilitator memberi
kesempatan kepada peserta untuk menanyakan hal-hal yang
belum dimengerti atas apa yang telah dihelaskan (20 menit).
g. Fasilitator menjelaskan masing-masing tahap dari
siklus OCA tersebut dan dimulai dengan menjelaskan tahapan
Identifikasi dan Penentuan Lembaga Sejenis. Hal yang perlu
dijelaskan adalah tujuan atau keluaran dari tahapan ini dan
siapa terlibat serta indikator yang dipergunakan untuk
menentukan sejenis (5 menit).
h. Fasilitator menjelaskan tahapan berikutnya yang
berupa tahap Sosialisasi. Hal-hal yang perlu diinformasikan
kepada peserta adalah tujuan atau keluaran tahap sosialisasi,
siapa yang terlibat dan peran masing-masing dan perkiraan
waktu yang dibutuhkan untuk tahapan sosialisasi (5 menit)
i. Fasilitator menjelaskan tahapan Penyusunan Perangkat
dengan menginformasikan tentang tujuan, siapa yang terlibat
dan peran masing-masing serta waktu yang dibutuhkan pada
tahapan Penyusunan Perangkat (5 menit)

43
 j. Fasilitator menjelaskan tahapan berikutnya yang
berupa tahap Diskusi Penilaian. Hal yang diinformasikan
adalah tujuan atau keluaran, pihak yang terlibat, serta perkiraan
waktu yang dibutuhkan untuk tahapan Diskusi Penilaian (5
menit),
k. Fasilitator menjelaskan tahapan Tabulasi Data dan
Analisa Hasil Penilaian dengan menginformasikan tujuan atau
keluaran tahapan ini, siapa yang terlibat dan waktu yang
diperlukan (5 menit),
l. Fasilitator menjelaskan tahapan Presentasi Hasil dan
Penyusunan Rencana Pengembangan Organisasi. Informasi
yang diberikan pada tahapan ini adalah tujuan atau keluaran
dari tahapan Presentasi Hasil dan Penyusunan Rencana
Pengembangan Organisasi, siapa yang terlibat dan peran
masing-masing, serta waktu yang diperlukan ( 5 menit ),
m. Fasilitator menjelaskan konsep siklus, dimana setiap
organisasi yang menerapkan OCA setelah menyusun rencana
pengembangan organisasi adalah melaksanakan rencana
tersebut dan dalam kurun waktu 1-2 tahun kemudian akan
melakukan penilaian kembali menggunakan perangkat yang
sama saat penilaian awal dan kemudian melanjutkan tahapan
berikutnya setelah tahap diskusi penilaian (5 menit),
n. Fasilitator menjelaskan bahwa dalam pelaksanaan di
ACCESS saat ini, langkah ini agak sedikit berubah karena
beberapa waktu yang lalu LSM-LSM mitra ACCESS yang
bergerak dalam bidang pengembangan masyarakat (community
development) telah berkumpul dan menyusun satu perangkat
OCA yang dinamakan IDEAL. Karena perangkat telah
disusun, maka sosialisasi dilakukan setelah perangkat ada.
Namun tahap selanjutnya adalah sama seperti tahap yang ada
dalam siklus (5 menit),

3. Tanya jawab dan kesimpulan

o. Fasilitator menanyakan kepada peserta :
?? Menurut Anda Apa fungsi dari OCA yang telah dijelaskan
ini?
?? Apa konsekuensinya bila suatu organisasi akan
menerapkan OCA?
?? Apa yang baru dari OCA dibandingkan dengan metode
pengembangan orgniasi yang biasanya lembaga Anda
gunakan?
?? Apa kelebihan dan kekurangan dari OCA dibandingkan
dengan metode pengembangan organisasi yang biasa
lembaga Anda gunakan? (20 menit),
p. Fasilitator meminta kesan singkat kepada masing-
masing peserta atas proses hari ini. Masing-masing orang

44
 masing peserta atas proses hari ini. Masing-masing orang
diminta kesan atas proses sosialisasi ini dalam 2-3 kata saja (5
menit),
q. Fasilitator menginformasikan bahwa ACCESS
membutuhkan jawaban dari lembaga ini, apakah tertarik atau
tidak untuk menerapakan OCA dengan mengembalikan lembar
kesediaan untuk mengikuti proses OCA kepada ACCESS.
Sampaikan juga informasi bahwa fasilitator akan
meninggalkan satu copy informasi tentang OCA untuk
lembaga ini. Berikan secara resmi kepada Ketua atau
perwakilan dari lembaga itu : a) lembar kesediaan mengikuti
OCA, dan b) copy bahan OCA (5 menit).
r. Fasilitator mengucapkan terima kasih atas kesediaan
lembaga ini dan semua peserta untuk mengikuti proses
sosialisasi dan menunggu jawaban lembaga ini atas
kesediaannya mengikuti proses OCA. Ingatkan bahwa jawaban
ditunggu 1 minggu setelah sosialisasi ini dan dapat dikirim
langsung ke kantor ACCESS di Bali atau ke PO ACCESS di
propinsi di sini ((5 menit).

Catatan:
1. Jika perangkat belum dibuat, silahkan untuk menghilangkan
langkah-langkah yang menggunakan perangkat IDEAL,
2. Pada tahap Tanya jawab dan kesimpulan di langkah o.,
pertanyaan sangat baik disampaikan satu demi satu. Setelah
satu pertanyaan dijawab, baru kemudian disampaikan
pertanyaan berikutnya,
3. Jika ada yang menanyakan peran ACCESS, maka ditanyakan
kembali kepada peserta “ Mengapa ACCESS tertarik untuk
menawarkan OCA kepada lembaga Anda?. Dari jawaban
peserta tambahkan informasi bahwa ACCESS menginginkan
kapasitas organisasi mitra-mitranya berkembang dan pada
akhirnya mampu meningkatkan kualitas layanan dan program
yang diberikan kepada masyarakat dampingannya. Dan untuk
saat ini ACCESS berkeyakinan bahwa OCA merupakan satu
metode yang tepat untuk pengembangan organisasi serta sesuai
dengan prinsip-prinsip yang dianut oleh ACCESS.

45
 BAB VI
Memfasilitasi Diskusi Penilaian
Organisasi
Tujuan fasilitasi :
Setiap peserta diskusi penilaian memberi nilai atas kinerja
organisasinya pada lembar penilaian menggunakan metode dan
perangkat OCA.

Ilustrasi G01

46
A.Bahan fasilitasi:

?? Perangkat penilaian sejumlah peserta penilaian dan ditambah 3

copy untuk persediaan,
?? Lembar penilaian (jumlahnya sama dengan jumlah perangkat),
?? Kertas flipchart,
?? Lakban,
?? Spidol kertas,

B. Peserta

Peserta penilaian adalah seluruh anggota pengurus dan pelaksana

organisasi atau minimal-terdiri perwakilan dari seluruh bidang dan
jenjang di lembaga, misalnya:
?? Pengurus/Penasehat/Dewan Penyantun,
?? Direktur/Ketua atau yang setara,
?? Kepala divisi/kepala program/koordinator program/direktur
program atau yang setara,
?? Kepala kantor/koordinator administrasi atau yang setara,
?? Kepala/koordinator keuangan atau yang setara,
?? Staf program,
?? Staf lapangan,
?? Staf pendukung (adminsitrasi/keuangan/pembantu umum).

H.Waktu yang diperlukan:

Waktu yang dibutuhkan untuk penilaian kira-kira adalah : 8 jam

I. Langkah-langkah penilaian

1. Persiapan.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh fasilitator sebelum

pelaksanaan penilaian, diantaranya dalah :
a. Kepastian jadual pelaksanaan penilaian di organisasi yang
akan dikunjungi dan waktu yang disediakan organisasi
tersebut. Juga perlu didapatkan informasi jam berapa
penilaian akan dimulai. Ingat jika waktu mulai terlalu
siang (diatas jam 10.00) maka kemungkinan penilaian
akan selesai hingga malam atau bahkan bila tidak
memungkinkan bisa dilanjutkan pada hari berikutnya.

47
 memungkinkan bisa dilanjutkan pada hari berikutnya.
b. Profil organisasi yang berisi struktur organisasi, visi, misi,
program yang dilaksanakan oleh organisasi tersebut dan
jumlah semua staf.
c. Kepastian berapa orang yang akan hadir dalam penilaian
dan dipastikan bahwa seluruh bagian organisasi terwakili
oleh peserta yang akan hadir nanti.
d. Tempat dan kondisi pelaksanaan penilaian (ketersediaan
listrik /penerangan, bentuk dan luas ruang pertemuan,
kursi, dll)
e. Fasilitator mencoba mendapatkan gambaran akan kondisi
organisasi dari beberapa pihak sebelum memfasilitasi,

2. Langkah-langkah fasilitasi diskusi penilaian

Pengantar:
a. Fasilitator memperkenalkan diri,
b. Fasilitator meminta seluruh peserta memperkenalkan diri,
dengan menyebut nama dan jabatannya serta lamanya
kerja di organisasi ini,
c. Fasilitator mengajak peserta untuk mengamati apakah
peserta yang ada sudah menggambarkan secara
representatif seluruh jenjang dan seluruh bagian dalam
organisasi,
d. Fasilitator menjelaskan bahwa kegiatan hari ini adalah
tindak lanjut dari sosialisasi yang telah dilakukan beberapa
waktu yang lalu. Kegiatan hari ini adalah penilaian
organisasi menggunakan metode OCA dan
mempergunakan perangkat yang telah disusun,
e. Fasilitator menjelaskan sejarah penyusunan perangkat
penilaian dan siapa saja yang ikut dan bagaimana
prosesnya (Jika ada peserta yang ikut dalam proses
penyusunan perangkat, mintalah dia untuk
menjelaskannya),
f. Jelaskan bahwa penilaian ini bersifat rahasia, hanya
organisasi tersebut dan Fasilitator yang mengetahui
hasilnya,
g. Jelaskan bahwa dalam proses penilaian akan didahului
dengan curah pendapat dan baru kemudian peserta
melakukan penilaian atas suatu pernyataan pada lembar
jawaban. Tekankan bahwa curah pendapat tidak
dimaksudkan untuk menghasilkan konsensus, kesimpulan
atau pemecahan masalah, namun hanya merupakan proses
sharing atau berbagi pendapat/informasi saja ,
h. Jelaskan bahwa selama diskusi dalam proses penilaian,
setiap orang harus dengan jelas mengungkapkan apa yang

48
 setiap orang harus dengan jelas mengungkapkan apa yang
ingin dikatakannya; proses diskusi hanya terjadi dalam
ruangan ini dan tidak boleh dilanjutkan di luar atau
disampaikan pada orang yang tidak terlibat proses
penilaian,
i. Bagikan masing-masing satu perangkat IDEAL dan lembar
penilaian kepada setiap peserta. Kemudian jelaskan kepada
mereka bagian mana yang disebut pertanyaan diskusi dan
bagian mana yang disebut indikator yang akan dinilai,
j. Jelaskan cara penilaian dan skala penilaian. Nilai yang
diberikan adalah 1,2,3,4 atau 5. (Lihat penjelasan skala
penilaian pada Penjelasan Nilai).
k. Berikan satu contoh cara penilaian. Jika ada yang kurang
jelas praktekkan satu contoh penilaian lagi. Jelaskan
kembali bahwa penilaian adalah membandingkan kondisi
organisasi kita dengan indikator IDEAL, dan bukan setuju
atau tidak setuju terhadap indikator IDEAL,
l. Jelaskan bahwa hasil penilaian akan menjadi bias atau
kurang bermanfaat atau tidak sesuai dengan kebutuhan
organisasi bila penilaian lebih didasarkan kepada tidak
suka dengan orang atau bagian tertentu dalam organisasi.
Kondisi tersebut juga akan terjadi bila nilai yang diberikan
selama diskusi penilaian lebih tinggi atau lebih rendah dari
kenyataan,
m. Tegaskan bahwa semua indikator harus dinilai oleh setiap
peserta, bila ada peserta yang walaupun hanya tidak
menilai satu indikator saja maka lembar jawaban peserta
tersebut dianggap tidak sah dan tidak bisa dimasukkan
dalam penghitungan OCA,
n. Mintalah salah satu peserta untuk menjadi perekam proses
dengan mencatat isu-isu penting yang didiskusikan, ide-ide
selama diskusi, dll; dengan tidak mencatat nama orang
yang berbicara/mengatakannya,
o. Mintalah peserta untuk tidak meninggalkan proses diskusi
karena satu orang saja keluar akan mengganggu proses
penilaian secara keseluruhan, kecuali pada saat istirahat.
Jika ada yang keluar ruangan, maka proses penilaian
dihentikan menunggu orang tersebut kembali ke ruangan
lagi,
p. Sepakatilah jadual istirahat selama proses penilaian. Perlu
diperhatikan waktu untuk istirahat jumlahnya yang realistis
karena peserta tidak boleh keluar selama proses penilaian,
kecuali pada saat istirahat,
q. Jelaskan bahwa fasilitator akan memberi pertanyaan
diskusi/curah pendapat yang akan didiskusikan peserta dan
setelah setiap rangkaian diskusi selesai mintalah peserta
secara bergilir membacakan indikator yang akan dinilai,

49
 secara bergilir membacakan indikator yang akan dinilai,
r. Tegaskan kembali tentang aturan atau norma proses
penilaian.¤

Penilaian Organisasi:
s. Fasilitator memulai mengajak peserta untuk melakukan
penilaian dengan menjawab beberapa pertanyaan curah
pendapat dahulu dan baru menilai pernyataan di
bawahnya. Tahapan seperti itu (pembacaan pertanyaan-
diskusi-pembacaan indikator-dan penilaian indikator)
diteruskan hingga seluruh indikator dinilai semuanya,
t. Selesai penilaian, fasilitator meminta setiap peserta untuk
melihat kembali lembar jawaban masing-masing: apakah
semua sudah dinilai atau belum,
u. Fasilitator kemudian mengumpulkan lembar jawaban
untuk diolah menggunakan sistem penghitungan OCA,
v. Ajaklah mereka untuk memberikan "tepuk tangan" atas
keberhasilan mereka bercermin pada hari ini dan jelaskan
pada mereka bahwa fasilitator akan datang lagi untuk
mempresentasikan hasil penilaian tersebut.

Sebelum meninggalkan mereka:

?? Fasilitator mengucapkan terima kasih pada peserta,
?? Jelaskan kembali bahwa Anda akan mengolah jawaban-
jawaban peserta untuk mendapatkan gambaran organisasi,
?? Fasilitator menjelaskan kembali bahwa fasilitator dan
ACCESS tidak akan membagikan hasil penilaian pada
organisasi lain,
?? Mintalah kepada organisasi tersebut untuk menyimpan
catatan selama proses penilaian dalam file OCA sebagai
dokumen pengembangan organisasi.

¤ Aturan proses penilaian:

?? Semua peserta harus memberi penilaian atas semua

pernyataan,
?? Dalam setiap pernyataan atau sekelompok pernyataan akan
didahului dengan beberapa pertanyaan untuk curah
pendapat,
?? Curah pendapat dimaksudkan bukan untuk mencari
kesimpulan atau penyelesaian,
?? Setelah curah pendapat selesai (kurang lebih 5 menit), baru
peserta melakukan penilaian atas pernyataan di bawah
pertanyaan tersebut,

50
?? Proses penilaian bersifat pribadi, rahasia dan independen.
?? Peserta penilaian tidak diperkenankan pergi selama proses
penilaian.

Penjelasan nilai
Penilaian dilakukan dengan membandingkan kondisi organisasi
peserta penilaian dengan indikator pada perangkat IDEAL. Nilai
yang diberikan dalam lembar jawaban adalah 1,2,3,4,5. Nilai 1
berarti kondisi organisasi sangat bertolak belakang dengan
kondisi dalam indikator di perangkat IDEAL dan nilai 5 berarti
kondisi organisasi selalu sama seperti kondisi dalam indikator di
perangkat IDEA (atau dalam kata lain kondisi organisasi telah
sempurna). Semakin besar nilai, maka kondisi organisasi
semakin baik. Tidak ada nilai dengan angka pecahan, misal 2,5
atau 1,5 dan sebagainya.
Nilai 1 diberikan bila kondisi organisasi kondisinya selalu
bertolak belakang dengan kondisi dalam indikator
perangkat IDEAL,
Nilai 2 diberikan bila kondisi organisasi sedikit lebih baik
dibanding dengan kondisi organisasi dengan nilai
1 atau kondisi organisasi jarang terlihat seperti
dalam kondisi dalam indicator di perangkat
IDEAL,
Nilai 3 diberikan bila kondisi organisasi kadang-kadang
seperti dalam indikator di perangkat IDEAL,
Nilai 4 diberikan bila kondisi organisasi sering
memperlihatkan kondisi seperti dalam indikator di
perangkat IDEAL,
Nilai 5 diberikan bila kondisi organisasi selalu sama
seperti kondisi indikator dalam perangkat IDEAL.
Nilai 5 merupakan nilai sempurna dan kondisi
organisasi sudah benar-benar ideal.

Tips selama diskusi penilaian:

?? Fasilitator perlu mencatat isu-isu penting selama proses
penilaian untuk membantu proses analisa nantinya,
?? Bacalah pertanyaan curah pendapat sebagaimana tertulis.
Berikan penjelasan jika memang benar-benar diperlukan,
?? Selama curah pendapat, semaksimal mungkin didapatkan
kesepakatan atas contoh peristiwa penting sebelum berlanjut
kepada pertanyaan analisa. Selama analisa tidak perlu
mencapai kesepakatan,
?? Mintalah salah satu peserta secara bergiliran untuk
membacakan tiap-tiap indikator secara jelas dan keras

51
 membacakan tiap-tiap indikator secara jelas dan keras
sebelum melakukan penilaian.
?? Ingatkan bahwa penilaian bersifat pribadi dan hanya menilai
pernyataan (indikator), bukannya pertanyaan curah
pendapat,
?? Usahakan waktu untuk tiap-tiap kelompok curah pendapat
hanya 5 menit,
?? Semaksimal mungkin jangan menggunakan flipchart/papan
tulis. Gunakan hanya untuk mencatat contoh peristiwa
penting. Bila menggunakan flipchart atau papan tulis akan
memperlama proses penilaian,
?? Ingatlah peran Anda hanya fasilitator dan jangan terlibat
dalam proses curah pendapat, berperanlah sebagai moderator
yang baik dan mengupayakan adanya partisipasi yang tinggi
dengan tanpa menunjuk langsung,
?? Jika curah pendapat diluar kontrol (perdebatan, diluar
konteks, dll), mintalah peserta untuk mencatat hal utama dari
isu tersebut dan mintalah peserta untuk mengagendakannya
dalam pertemuan lain untuk dipecahkan atau ditindaklanjuti.
Pusatkan kembali pada pertanyaan curah pendapat,
?? Jika dalam proses sosialisasi dan dari informasi lain yang
didapatkan, diketahui bahwa keberadaan Ketua atau Direktur
membuat peserta penilaian nantinya tidak merasa nyaman,
maka satu hari sebelum penilaian fasilitator bisa
mendiskusikan bagaimana cara memecahkan masalah ini
dengan Direktur/Ketua.
?? Setiap akhir penilaian suatu indicator, perhatikan semua
peserta apakah sudah memberi penilaian atau belum. Bila
ada yang belum memberi penilaian, ingatkan kembali
dengan menanyakan “Apakah semua sudah memberi
penilaian?”
?? Tiap akhir penilaian indikator untuk satu Kapasitas Utama
(Bagian), ingatkan kembali peserta untuk memeriksa apakah
seluruh indicator pada kapasitas utama tersebut sudah diberi
nilai semua,
?? Jika penilaian dimulai terlalu siang dan tidak bisa diteruskan,
maka mintalah kepada semua peserta untuk mengumpulkan
lembar jawaban dan memberi nama atau tanda agar pada
pertemuan besok hari dapat dikembalikan pada yang punya.
Tekankan bahwa fasilitator tetap akan menjaga kerahasiaan
penilaian setiap orang.
?? Jika ada peserta yang selalu diam, maka pada saat-saat
tertentu bisa ditanyakan langsung kepada orang tersebut
dengan melontarkan pertanyaan “Bapak atau Ibu X..akan
menyampaikan informasi?”

52
53
54
 VII
Tabulasi Data Hasil Penilaian
Tujuan tahapan ini:
Didapatkannya gambaran kapasitas dan konsensus organisasi dari hasil penilaian masing-
masing peserta penilaian

55
Berikut ini beberapa hal yang perlu dipersiapkan fasilitator sebelum melakukan tabulasi data,
yaitu :
?? Periksalah kembali seluruh lembar penilaian, apakah semua indikator sudah diberi nilai.
Lembar penilaian yang terisi atau ada nilai semuanya dianggap sah. Jika ada lembar
penilaian dengan indikator tanpa nilai (meski pun hanya satu indikator) atau dinilai tapi
nilainya kurang dari seharusnya (misalnya 0 atau ½) dan lebih seharusnya (5 ½ atau 6) atau
nilai yang diberikan adalah nilai pecahan (misal 1 ½ atau 2 ¼ ), maka lembar penilaian itu
tidak bisa digunakan atau dianggap tidah sah dan disimpan saja sebagai arsip,
?? Berilah nomor urut untuk setiap lembar penilaian yang dianggap sah. Penomoran ini
akan sangat membantu nantinya dalam melakukan pemeriksaan ulang atas data di komputer
dengan data di lembar jawaban,
?? File format penghitungan OCA di disket diusahakan bisa dijalankan (compatible)
dengan komputer yang menggunakan program lebih rendah. Misal file tersebut harus bisa
dibuka menggunakan Windows 95, Windows 97, Windows 98, Windows 2000 dan
Windows XP. Ini akan sangat membantu fasilitator bila ternyata di lokasi fasilitasi hanya
terpaksa harus menggunakan komputer lain dengan program yang lebih rendah dari program
yang dimiliki fasilitator,
?? Carilah informasi, apakah di lokasi tersebut listrik sering padam atau mati, jika ya maka
dalam pengerjaan nanti harus segera melakukan penyimpanan (save data) tiap waktu tertentu
atau komputer diprogram melakukan auto-saving tiap waktu tertentu,
?? Ingat bahwa fasilitator adalah orang yang harus menjaga rahasia dari hasil penilaian
ini. Jangan pernah sekalipun untuk memberikan hasil penilaian kepada siapa pun dan sekecil
apa pun, meskipun itu dengan direktur organisasi tersebut.

Bahan

Komputer,
File format penghitungan OCA,
Lembar jawaban yang telah diberi nomor.

Langkah tabulasi hasil penilaian

Susun atau urutkan lembar jawaban yang sah dari atas ke bawah berdasarkan nomor urut.
Nomor 1 (satu) berada pada susunan teratas.
Bukalah file format penghitungan OCA dan bukalah pada sheet atau lembar OCASCOR.
Sesuaikan jumlah responden pada format perhitungan tersebut dengan jumlah lembar penilaian
peserta yang sah. Misalkan jumlah lembar jawaban sah ada 10 dan jumlah responden
dalam format ada 15, maka jumlah responden harus dibuat menjadi 10. Jika jumlah lembar
jawaban sah lebih dari 15, maka jumlah responden dalam perhitungan harus ditambah sesuai
jumlah lembar jawaban sah.

56
a. Contoh : format perhitungan asli.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
LSM No. Res Mkel-1 Mkel-2 Mkel-3 Mkel-4 Mkel-5 Mkel-6 Mkel-7 Mkel-8 Mkel-9 Mkel-10 Mkel-11 Mkel-12
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

b. Contoh : format perhitungan yang telah disesuaikan menjadi 10 responden.

57
 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

LSM No. Res Mkel-1 Mkel-2 Mkel-3 Mkel-4 Mkel-5 Mkel-6 Mkel-7 Mkel-8 Mkel-9 Mkel-10 Mkel-11 Mkel-12

1 1 2 3 2 3 4 3 4 5 5 4 5
2
3
4
5
6
7
8
9
10
1 2 3 2 3 4 3 4 5 5 4 5
0.50 2.00 3.00 2.00 3.00 4.00 3.00 4.00 5.00 5.00 4.00 5.00

Periksa kembali seluruh pengisian nilai atau data pada format penilaian itu,
Apakah ada satu indikator pada tiap responden (satu cell ) terisi data dua kali (duplikasi).
Contoh seharusnya data untuk responden no 5 di indikator Mkel-5 hanya dinilai 4,
namun terjadi pengulangan sehingga dinilai 44.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

LSM No. Res Mkel-1 Mkel-2 Mkel-3 Mkel-4 Mkel-5 Mkel-6 Mkel-7 Mkel-8 Mkel-9 Mkel-10 Mkel-11 Mkel-12

1 1 2 3 2 3 4 3 4 5 5 4 5
2 2 2 3 3 3 3Terjadi3 5 4 5 4 5
3 4 4 4 4 2 4 3 3 4 4 4 4
kesalahan
4 5 5 4 4 3 3 3 4 3 3 3 5
5 5 5 4 3 44 5 3 3 2 4 4 4
6 5 5 4 3 4 5 3 4 5 4 5 5
Nilai rata-rata kolom 3
7 5 5 menjadi4 lebih
Mkel-5 4 4 5 2 4 3 3 5
8 5 besar 5dari nilai 4maksimal2 4 Jumlah
4 nilai
5 untuk 1 3 4 4 5
3 7,50 3 kolom Mkel-5 menjadi
9 5 (5) yaitu 3 5 5 5 4 4 4 5 5
besar (75)
10 3 3 4 4 4 5 4 5 5 3 4 4
40 39 37 32 75 42 37 35 39 39 40 47
4.00 3.90 3.70 3.20 7.50 4.20 3.70 3.50 3.90 3.90 4.00 4.70

Satu persatu tiap indikator pada tiap responden diperiksa ulang. Apakah tiap nilai indikator
dalam komputer telah sesuai dengan nilai yang ada pada lembar penilaian?

Hasil perhitungan nilai kapasitas dan konsensus untuk tiap-tiap area utama akan terlihat di
sisi (ujung) kanan dari format pengisian tersebut. Nilai kapasitas dan konsensus untuk
grafik batang pada lajur warna merah dan nilai kapasitas dan konsensus untuk grafik
GRID pada tabel warna hijau

58
 Kemitraan- Kemitraan-
Kemitraan- 122 MKELX MPROX MKEUX MSDMX INDOKX KMTRX
121 123

2 2 1 121 98 65 75 35 28
2 2 1 121 112 64 71 35 19
5 5 2 123 102 63 72 33 30
4 4 2 123 107 61 74 34 29
1 5 5 127 113 59 71 39 31
5 1 5 131 106 62 74 37 24
2 3 4 117 99 56 78 37 22
3 3 3 129 110 61 75 36 28
4 4 4 144 112 67 68 40 28
4 4 4 148 108 68 66 38 30
32 33 31 1284 1067 626 724 364 269
3.20 3.30 3.10 128.39 106.70 62.60 72.40 36.40 26.90
Kapasitas 71.3 76.2 59.6 76.2 72.8 59.8
SD 9.5 5.2 3.4 3.4 2.1 3.7
OCA 6.6 4.6 4.1 4.5 5.3 10.4
Konsensus 86.8 90.8 91.8 91.1 89.5 79.3

ScaledKap for Grid 50.9 58.1 35.5 58.1 53.0 35.7

ScaledKon for Grid 75.3 82.4 84.3 83.0 80.0 62.9

Lihat di sheet (lembar) GRID, apakah nilai kapasitas dan nilai konsensus untuk masing-masing
area utama di grafik batang (nilai di lajur berwarna merah) serta nilai kapasitas dan nilai
konsensus setiap area utama grafik GRID (nilai di lajur hijau) telah masuk pada tabel grafik
batang dan grafik GRID. Periksa kembali apakah nilai masing-masing area utama di tiap
tabel telah sama dengan nilai yang ada di OCASCOR.
Lihat grafik GRID. Akan terlihat gambar awal setelah nilai kapasitas dan konsensus untuk tiap
area utama telah kita masukkan (a). Nilai median grafik itu perlu diperbaiki dengan
disesuaikan dengan nilai sebenarnya. Cara mengganti nilai median adalah sebagai berikut :
Memperbaiki nilai median kapasitas dilakukan dengan meletakkan kursor garis median
hingga muncul tulisan “value (x) axis)” dan di-klik dua (2) kali. Akan muncul tabel
FORMAT AXIS, lalu letakkan kursor di pada label SCALE dan diklik satu kali. Pada
bagian ini akan muncul tabel untuk memperbaiki nilai median. Maka isikan masing-
masing dengan :
i). minimum :0
ii). maximum : dua (2) kali nilai median kapasitas. Contoh 2 x 51.94 =
103.88
iii). major unit : sama dengan nilai median kapasitas. Contoh 51.94
iv). minor unit : sama dengan nilai median kapasitas. Contoh 51.94
v). value (y) axis crosses at : sama dengan nilai median kapsitas. Contoh 51.94

59
 Gambar a : Grafik GRID sebelum nilai median diperbaiki.
GRID AREA KAPASITAS
PROFIL : Yayasan XXX

Keterangan:
1 - M-Kelembagaan
2 - M-Program
3
15 2 4 3 - M-Keuangan
4 - M-SDM
KONSENSUS

6
55.23 5 - Indok
Rendah

Tinggi

Value 6 - Kemitraan
Value (y) axis
(x) axis
0.00
0.00 74.49

Rendah KAPASITAS
Tinggi

Memperbaiki nilai median konsensus dilakukan dengan meletakkan kursor garis median
hingga muncul tulisan “value (y) axis)” dan di-klik dua (2) kali. Akan muncul table
FORMAT AXIS, lalu letakkan kursor di pada label SCALE dan diklik satu kali. Pada
bagian ini akan muncul tabel untuk memperbaiki nilai median. Maka isikan masing-
masing dengan :
i). minimum :0
ii). maximum : dua (2) kali nilai median konsensus. Contoh 2 x 81.23
= 162.46
iii). major unit : sama dengan nilai median konsensus. Contoh 81.23
iv). minor unit : sama dengan nilai median konsensus. Contoh 81.23
v). value (y) axis crosses at : sama dengan nilai median kapsitas. Contoh 81.23

60
 Gambar b : Grafik GRID setelah nilai median diperbaiki
GRID AREA KAPASITAS
PROFIL : Yayasan XXX

Keterangan:
162.46 1 - M-Kelembagaan
2 - M-Program
3 - M-Keuangan
4 - M-SDM
KONSENSUS

3 5 4
5 - Indok
Rendah

81.23
Tinggi

1 2
6 6 - Kemitraan

0.00
0.00 51.94 103.88

Rendah KAPASITAS
Tinggi

Grafik Batang dapat dilihat dengan memindahkan kursor ke sheet BAR dan di-klik sehingga
grafik batang akan otomatis muncul disitu. Untuk memunculkan angka maka dapat
dilakukan langkah sebagai berikut:
Memunculkan nilai kapasitas tiap area utama . Letakkan kursor pada salah satu grafik
batang kapasitas dan di-klik dua (2) kali. Muncul tabel “Format Data Series” dan
letakkan kursor pada label “Data Labels” dan di-klik. Pindahkan dan klik kursor pada
“show value ”, angka nilai kapasitas tiap area utama akan secara otomatis muncul.
Memunculkan nilai konsensus tiap area utama . Letakkan kursor pada salah satu grafik
batang konsensus dan di-klik dua (2) kali. Muncul tabel “Format Data Series” dan
letakkan kursor pada label “Data Labels” dan di-klik. Pindahkan dan klik kursor pada
“show value ”, angka nilai konsensus tiap area utama akan secara otomatis muncul.
Untuk melihat nilai masing-masing indikator, pindahkan kursor ke sheet “Nilai Ideal” dan
secara otomatis nilai rata-rata masing-masing indikator akan terlihat dalam grafik tersebut.
Rata-rata merupakan nilai rata-rata, Kapasitas Utama merupakan penjelasan indikator
berasal dari area utama apa, No merupakan nomor tiap indikator dari perangkat penilaian,
dan Indikator menjelaskan isi dari indikator nomor tersebut.

Gambar: Tabel nilai indikator

61
 RATA-RATA INDIKATOR IDEAL TIAP AREA
Rata- Kapasitas
rata Utama NO Indikator

4.00 KEL 1 Visi & misi lbg kita mudah dimengerti & dicerminkan dlm aktivitas setiap pengurus
3.90 KEL 2 Visi & misi lbg kita mudah dimengerti & dicerminkan dlm aktivitas setiap pelaksana
3.70 KEL 3 Kebijakan lbg kita sll mencerminkan visi-misi lbg.

Periksalah masing-masing indikator, apakah isi dari tiap Indikator sama maksudnya dengan
indikator dalam perangkat penilaian.
Untuk mengurutkan indikator berdasarkan nilainya, maka seluruh tabel (mulai dari cell Rata-
rata hingga ke Indikator dan ke bawah hingga ke indikator no 123) di-blok. Letakkan dan
klik kursor pada “Data” di toolbar. Letakkan dan klik kursor pada “Short” dan pada “short
by” pilihlah “Rata-rata”. Jika kita menginginkan indikator akan diurutkan dimulai dari
nilai yang terkecil lebih dahulu, maka kursor diletakkan dan di-klik pada “ascending”.
Namun bila menginginkan indikator diurutkan mulai dari nilai terbesar maka kursor di-klik
pada “descending”.

Catatan :
?? Pengurutan (shortasi) ditujukan untuk memudahkan melihat indikator yang mempunyai
nilai rata-rata rendah (misalnya dibawah 3,0). Berdasarkan hasil pengurutan tersebut,
fasilitator akan lebih mudah untuk memberikan tanda indikator-indikator mana yang
mempunyai nilai rata-rata rendah dan perlu mendapat perhatian (diberi warna tertentu).
Namun setelah pemberian tanda ini, sortasi perlu dikembalikan berdasarkan nomor
indikator sehingga tidak membingungkan peserta penilaian ketika mereka mendapatkan
hasil pengolahan OCA.

Tips
Untuk melakukan pemeriksaan kesalahan duplikasi sebenarnya cukup mudah. Periksa apakah
ada indikator mempunyai nilai lebih dari 5 (lima) atau nilai rata-rata lebih dari nilai
maksimal ( yaitu 5.00). Jika ya maka pasti terjadi kesalahan penulisan. Koreksi dilakukan
dengan memeriksa kembali menggunakan lembar penilaian dengan nomor sesuai dengan
nomor responden (misal nomor 5) dan pada indikator yang sesuai pula (misal indikator Visi-
6).
Penulisan angka yang menggunakan desimal harus menggunakan titik (.) dan bukan koma (,).
Misalkan penulisan yang benar adalah 23.45 dan bukan 23,45.
Jika terdapat 6 kapasitas utama yang akan digambarkan dalam grafik GRID, maka letak
kapasitas utama tersebut harus tersebar merata dimana 3 kapasitas utama akan berada pada
kapasitas rendah dan 3 kapasitas utama berada pada kapasitas tinggi. Demikian juga pada
konsensus, 3 kapasitas utama akan berada pada konsensus rendah dan 3 kapasitas utama
akan berada pada konsensus tinggiJika kondisi tampilan tersebut tidak tercapai, itu berarti
ada kesalahan dalam memasukkan nilai median. Periksalah sekali lagi langkah “b” di atas.

62
 VIII
Persiapan presentasi hasil

Tujuan:
Fasilitator mempunyai langkah-langkah fasilitasi presentasi hasil OCA
(termasuk: pertanyaan-pertanyaan probing dan bahan presentasi) dan
penyusunan rencana pengembangan organisasi.

Ilustrasi gambar G02

63
A. Bahan/Materi:

?? Hasil OCA dari organisasi yang difasilitasi yang terdiri atas i)

grafik batang (barchart), ii) grafik GRID, dan iii) tabel nilai
indikator.
?? Catatan isu dari proses fasilitasi OCA,
?? Profil lembaga.

B. Langkah-langkah analisa hasil

1. Analisa grafik batang.

a. Sekali lagi pahami pengertian nilai kapasitas. Nilai
kapasitas 100% artinya, kemampuan organisasi dinilai oleh
peserta penilaian sama seperti organisasi ideal dalam
perangkat. Semakin rendah nilai kapasitas maka organisasi
dinilai semakin jauh kemampuannya dibandingkan dengan
organisasi yang ideal atau dengan kata lain organisasi
tersebut tingkat kemampuannya masih rendah,
b. Pahami juga pengertian nilai konsensus. Nilai konsensus
100% artinya seluruh anggota penilai sepakat bahwa
kemampuan organisasi seperti yang tercermin dalam nilai
kapasitas yang didapatkan dari penilaian itu. Semakin
rendah nilai konsensus artinya tingkat kesepakatan antar
anggota penilai terhadap kemampuan organisasi semakin
rendah dan nilai kapasitas dari hasil penilaian semakin
diragukan keabsahannya,
c. Urutkan atau buatlah rangking kapasitas utama berdasarkan
nilai kapasitas dari nilai tertinggi ke nilai terendah,
d. Berdasarkan rangking kapasitas utama itu, carilah
penyebab mengapa suatu kapasitas utama memiliki nilai
tinggi dan kapasitas utama lain memiliki nilai rendah.
Lihatlah indikator-indikator pada tiap kapasitas utama;
apakah sebagian besar indikator pada kapasitas utama yang
nilai kapasitasnya tinggi mempunyai nilai tinggi juga?
Demikian juga sebaliknya, apakah sebagian besar indikator
pada kapasitas utama bernilai kapasitas rendah mempunyai
nilai rendah juga?,
e. Urutkan kapasitas utama berdasarkan nilai konsensus dari
nilai tertinggi ke nilai terendah. Coba pikirkan, apa
penyebab suatu kapasitas utama mempunyai konsensus
tinggi dan juga yang lain mempunyai konsensus rendah.
Bukalah kembali catatan selama fasilitasi diskusi penilaian
yang mungkin akan membantu untuk mencari
penyebabnya,

64
 penyebabnya,
f. Artikanlah dengan bahasa Anda sendiri, apa makna dari
masing-masing nilai konsensus dan kapasitas tiap kapasitas
(area) utama,
g. Periksalah sekali lagi, apakah logis nilai kapasitas dan
konsensus tiap kapasitas utama dibandingkan dengan nilai-
nilai dari indikator masing-masing kapasitas utama
tersebut?,

2. Memilih indikator prioritas

a. Lihatlah grafik GRID! Artikan dengan bahasa Anda sendiri,
apa maksud atau pengertian dari kuadran dengan kapasitas
rendah-konsensus rendah,, kuadran dengan kapasitas
rendah-konsensus tinggi, kuadran kapaitas tinggi-
konsensus rendah, dan kuadran dengan kapasitas tinggi-
konsensus tinggi,
b. Periksalah dikuadran mana letak masing-masing area utama
dan area utama mana yang menjadi prioritas pengembangan
organisasi!, Yang menjadi prioritas pengembangan biasanya
adalah yang berada pada kuadran dengan kapasitas rendah
dan konsensus tinggi, karena area utama yang berada
kuadran tersebut tinggal sudah disepakati bahwa
kemampuannya rendah dan lebih mudah ditingkatkan
kapasitasnya dibanding dengan area utama yang berada di
kuadran lainnya,
c. Lihatlah kembali indikator-indikator dari area utama yang
menjadi prioritas pengembangan. Indikator-indikator apa
saja yang menyebabkan kapasitas area utama tersebut
rendah? Indikator penyebab kapasitas area utama rendah
adalah indikator yang mempunyai nilai kapasitas rendah.
Untuk menentukan batas nilai rendah bisa lihat catatan
penentuan nilai rendah,
d. Lihatlah kembali catatan selama proses fasilitasi, apakah
ada informasi yang penting yang menyebabkan suatu
indikator dan juga area utama tersebut mempunyai kapasitas
rendah.
e. Indikator dengan nilai rendah tersebut dapat menjadi
prioritas untuk dikembangkan oleh organisasi tersebut. Jika
terdapat banyak indikator yang nilainya rendah maka perlu
diprioritaskan kembali dengan cara melihat apakah kalau
suatu indikator dipecahkan akan berdampak memperbaiki
indikator lain serta meningkatkan kemampuan area utama
tersebut atau tidak. Jika suatu indikator diperbaiki dan
hasilnya menyebabkan indikator lain serta kemampuan
area utamanya semakin baik, maka indikator tersebut
menjadi prioritas utama pengembangan. Jika suatu indikator
diperbaiki dan hanya menyebabkan peningkatan kapasitas

65
 diperbaiki dan hanya menyebabkan peningkatan kapasitas
indikator tersebut saja, maka semakin rendah prioritasnya,

3.Mencari alternatif kegiatan pengembangan

a. Dari indikator yang menjadi prioritas utama, carilah
penyebab-penyebab mengapa indikator tersebut mempunyai
nilai kapasitas rendah. Gunakan juga catatan selama proses
diskusi, apakah ada sesuatu yang menyebabkan indikator
tersebut dinilai rendah,
b. Carilah penyebab prioritas dengan cara memilih
penyebab yang bisa menjadi penyebab indikator lain
dan/atau menjadi penyebab dari beberapa penyebab lain,
c. Dari penyebab-penyebab yang ada, carilah
kemungkinan kegiatan-kegiatan yang bisa dilakukan oleh
organisasi itu sendiri untuk mengatasi penyebab itu
sehingga bisa meningkatkan kapasitas dari indikator.
Pikirkan juga, apakah kegiatan tersebut jika dilakukan juga
akan berdampak meningkatkan kapasitas indikator yang
lain.
d. Dari alternatif pemecahan yang telah Anda buat
tersebut, alternatif mana yang kira-kira bisa dikerjakan
dengan menggunakan sumberdaya milik organisasi itu
sendiri

4.Refleksi
Apakah hasil OCA dari organisasi ini sudah mendekati kenyataan
berdasarkan informasi yang Anda peroleh dari pihak lain dan
informasi selama proses penilaian? Kalau jauh berbeda dari
informasi yang Anda dapat, kira-kira apa penyebabnya?

C. Persiapan presentasi

1. Gambarlah grafik batang dan grafik GRID ke dalam kertas

plano atau kertas flipchart dalam ukuran yang besar,
2. Copy Indikator yang telah diberi tanda nilai-nilai yang rendah
sebanyak jumlah peserta,
3. Tuliskan pengertian nilai konsensus dan nilai kapasitas dalam
satu kertas plano,
4. Lakukan ilustrasi perhitungan OCA untuk 5 penilai pada
indikator a) semua memberi nilai 5, b) semua memberi nilai 1,
c) masing-masing memberi nilai yang berbeda,
5. Jelaskan dengan bahasa Anda sendiri apa arti nilai kapasitas
dan konsensus pada masing-masing indikator di ilustrasi
perhitungan,

66
 dan konsensus pada masing-masing indikator di ilustrasi
perhitungan,
6. Buatlah contoh analisa dari mulai pemilihan area utama
prioritas dan pemilihan indicator prioritas hingga penyusunan
rencana kerja,
7. Pahamilah langkah-langkah fasilitasi presentasi dan
penyusunan rencana pengembangan organisasi pada bab IX.

Catatan :

1. Penentuan standar nilai rendah dapat

digunakan beberapa cara, diantaranya adalah menggunakan
nilai 3 atau menggunakan nilai tengah hasil penilaian.
?? Penggunaan nilai 3 dikarenakan
dalam melakukan penilaian adalah antara 1-5. Nilai 3
adalah nilai antara 2 dan 4, dan berati juga merupakan nilai
pembatas atau nilai tengah antara kuat dan lemah. Nilai di
bawah 3 itu berarti mendekati kepada kapasitas yang lemah
dan nilai lebih dari 3 berarti mendekati kepada kapasitas
yang kuat. Penggunaan nilai 3 tidak memperhatikan kondisi
tiap-tiap organisasi. Semua organisasi dipandang sama
bahwa 3 merupakan batasan rendah atau tinggi. Jadi bisa
saja suatu organisasi tidak mempunyai indikator dengan
kapasitas rendah kalau nilai indikator semuanya 3 atau
lebih. Demikian pula sebaliknya, suatu organisasi bisa saja
semua indikatornya mempunyai kapasitas rendah jika nilai
kapasitas semua indikator di bawah 3,
?? Penggunaan nilai rata-rata hasil
penilaian. Nilai rata-rata hasil penilaian dapat diperole.h
dengan menjumlah nilai kapasitas dari seluruh indikator dan
hasilnya dibagi dengan jumlah seluruh indikator. Misal
jumlah nilai dari seluruh indicator (123) adalah 433,39,
maka nilai rata-ratanya adalah 3,52,
?? Penggunaan nilai tengah mempunyai
kelebihan karena setiap organisasi akan mempunyai
indikator dengan kemampuan rendah dan juga sebagian
indikator mempunyai kapasitas tinggi. Cara
penghitungannya adalah dengan mencari nilai kapasitas
terendah dari seluruh indikator (misalnya 1,70) dan mencari
nilai kapasitas tertinggi dari seluruh indikator (misalnya
5,0). Nilai tengah didapatkan dengan menjumlah nilai
tertinggi dan nilai terendah dan dibagi 2; yaitu (5,0 + 1,7)/2
= 3,35,
2. Cara lain untuk menentukan indikator yang akan dikembangkan
adalah dengan melakukan analisa sebab akibat dari indikator

67
 adalah dengan melakukan analisa sebab akibat dari indikator
yang ada. Cobalah analisa hubungan sebab-akibat antar
indikator terutama yang disebabkan oleh indikator bernilai
rendah dan apakah muncul satu indikator menjadi penyebab
dari beberapa indikator lain (penyebab bersama),

3. Lihat apakah ada nilai indikator yang saling bertentangan.

Contoh nilai Indikator “Lembaga kita memiliki visi, misi yang
jelas” dinilai 1 karena tidak memiliki, namun demikian dalam
indikator lain “Seluruh staf selalu menjalan visi dan misi
organisasi dalam keseharian mereka” ternyata diberi nilai 5.
Jika hal ini ada maka dalam presentasi nanti bisa juga
dipertanyakan untuk refleksi kepada mereka.

68
 Pengertian Kapasitas dan
Konsensus
Kapasitas:
Menggambarkan sejauhmana
kemampuan organisasi dirasakan atau
dinilai kuat atau lemah* oleh peserta
penilaian

Konsensus:
Menggambarkan tingkat kesetujuan atau kesepakatan semua
peserta atas hasil nilai dari kapasitas organisasi

Keterangan :
* Kuat atau lemah dibandingkan dengan organisasi ideal
seperti tergambar dalam perangkat penilaian.

69
 Ilustrasi Perhitungan dalam OCA

Contoh 1
Indikator no. 1
Penilai : A B C D E
Nilai : 5 5 5 5 5

Kapasitas : (5+5+5+5+5) x 100%

5 x5
5 orang penilai Maksimal nilai =5

: 25 x 100%
25
: 100% (artinya bahwa untuk indikator no. 1 pada
organisasi tersebut dinilai kuat atau kemampuannya
sama seperti dalam perangkat penilaian)
Konsensus : 100% (artinya bahwa semua sepakat bahwa
kemampuan indikatorindikator no. 1 adalah 100%
atau semua sepakat bahwa kemampuan organisasi
sesuai atau sama dengan kondisi ideal sebagai
organisasi yang baik)

Contoh 2
Indikator no. 2
Penilai : A B C D E
Nilai : 1 1 1 1 1

Kapasitas : (1+1+1+1+1) x 100%

5x5
: 5 x 100%
25
: 20% (artinya bahwa indikator no. 2 pada organisasi itu
dinilai lemah atau kemampuannya bertolak belakang
dengan indikator ideal pada perangkat penilaian)

70
Konsensus : 100% (artinya semua sepakat bahwa kemampuan
indikator no. 2 adalah 20% atau semua sepakat bahwa
kemampuan organisasi masih bertolak belakang
dengan kondisi ideal sebagai organisasi yang baik)

Contoh 3

Indikator no. 3
Penilai : A B C D E
Nilai : 1 3 2 4 4

Kapasitas : (1+3+2+4+4) x 100%

5x5
: 14 x 100%
25
: 56%
Konsensus : kurang dari 100 dan lebih dari 10 (artinya bahwa
belum semua anggota team penilai sepakat bahwa
kemampuan indikatorindikator no. 3 adalah
sebesar 56% , tingkat kesepakatan antar mereka
baru….%).
Secara sederhana konsensusnya rendah karena
ada banyak yang tidak sepakat karena ada yang 2
orang yang menilai baik tetapi 2 orang lainnya
memberi nilai tidak baik.
Cara menghitung konsensus ini sederhana, tetapi kurang
membantu peserta memahami bagaimana mencari
nilai konsensus karena nilai konsensus dihitung
per kapasitas utama, bukan per indikator.

71
 IX
Presentasi Hasil dan
Penyusunan Rencana Pengembangan
Organisasi
Tujuan fasilitasi :
?? Peserta presentasi mampu menjelaskan pengertian hasil OCA atas
organisasi mereka,
?? Organisasi yang di OCA mempunyai rencana kerja pengembangan
organisasi berdasarkan hasil OCA dan berdasarkan kemampuan yang
mereka miliki sendiri.

Presentasi hasil mempunyai tujuan agar peserta organisasi atau

seluruh bagian dalam organisasi mendapatkan gambaran organisasi
mereka sebagai hasil penilaian yang telah mereka. Berdasar tujuan
tersebut maka fasilitator pada tahapan presentasi bukan hanya sekedar
memberi penjelasan kepada peserta agar mereka mempunyai hasil
penilaian organisasinya, tapi fasilitator juga harus membantu mereka
agar faham atas hasil penilaian sebagai dasar untuk menyusun
pengembangan organisasi. Sedangkan penyusunan RPO bertujuan
agar organisasi mempunyai rencana pengembangan organisasi
berdasarkan hasil OCA mereka.

72
C. Bahan fasilitasi:

?? Grafik batang hasil OCA dalam ukuran kertas flipchart,

?? Grafik GRID hasil OCA dalam ukuran kertas flipchart,
?? Copy Tabel Rata-Rata Indikator sebanyak jumlah peserta penilaian
dan ditambah 3 copy untuk persediaan,
?? Satu (1) bendel hasil OCA yang berisi 1 copy perangkat, hasil OCA
(grafik batang, GRID, dan tabel rata-rata indikator),
?? Format RPO,
?? Contoh analisa pemilihan area utama prioritas hingga penyusunan
rencana kerja,
?? Kertas flipchart,
?? Plakban,
?? Spidol kertas,

D.Peserta

Peserta penilaian adalah seluruh anggota pengurus dan pelaksana

organisasi atau minimal-terdiri perwakilan dari seluruh bidang dan jenjang
di lembaga, misalnya:
?? Pengurus/Penasehat/Dewan Penyantun,
?? Direktur/Ketua atau yang setara,
?? Kepala divisi/kepala program/koordinator program/direktur program
atau yang setara,
?? Kepala kantor/koordinator administrasi atau yang setara,
?? Kepala/koordina tor keuangan atau yang setara,
?? Staf program,
?? Staf lapangan,
?? Staf pendukung (adminsitrasi/keuangan/pembantu umum).

Staf atau anggota organisasi yang tidak mengikuti proses penilaian

diperbolehkan untuk mengikuti tahapan presentasi dan penyusunan
rencana pengembangan organisasi.

J. Waktu yang diperlukan:

Waktu yang dibutuhkan untuk presentasi dan penyusunan rencana

pengembangan organisasi minimum adalah : 6 jam

73
K. Langkah-langkah fasilitasi

1. Presentasi hasil
a. Fasilitator mengucapkan selamat datang dan selamat bertemu
kembali pada para peserta (2 menit),
b. Fasilitator menjelaskan secara singkat tentang maksud dan tujuan
pertemuan ini; yaitu peserta organisasi atau seluruh bagian dalam
organisasi mendapatkan gambaran organisasi mereka sebagai hasil
penilaian yang telah mereka. Jelaskan bahwa pertemuan hari ini
merupakan satu tahapan dari awal siklus OCA untuk organisasi ini
(5 menit),
c. Fasilitator mengamati apakah peserta sudah menggambarkan secara
representatif seluruh jenjang dan seluruh bagian dalam organisasi,
d. Fasilitator mengajak peserta untuk mensepakati jadual & norma
pertemuan hari ini (5 menit),
e. Fasilitator meminta satu orang peserta sebagai pencatat isu-isu atau
ide-ide yang muncul dalam diskusi (2 menit ),
f. Fasilitator menjelaskan bahwa kemampuan organisasi dinilai dalam
dua dimensi, yaitu nilai kapasitas dan nilai konsensus. Fasilitator
menjelaskan pengertian keduanya dan juga dipertegas dengan
menjelaskan ilustrasi perhitungan nilai kapasitas dan konsensus (20
menit),
g. Fasilitator menanyakan kepada peserta Apa artinya bila ada :
i. Area utama mempunyai nilai konsensus tinggi dan kapasitas
tinggi,
ii. Area utama mempunyai nilai konsensus rendah dan
kapasitasnya rendah,
iii. Area utama mempunyai nilai konsensus tinggi dan kapasitas
rendah,
iv. Area utama mempunyai nilai konsensus rendah dan kapasitas
tinggi,
v. Apa yang menyebabkan kondisi seperti itu terjadi? (10 menit ),
h. Fasilitator menegaskan pengertian atau jawaban dari pertanyaan-
pertanyaan tersebut (20 menit),
i. Fasilitator menanyakan pada peserta “Berapa nilai kapasitas dan
nilai konsensus untuk lembaga yang ideal?” (5 menit), (Nilai 100%
atau 5 untuk masing-masing kapasitas dan konsensus adalah
kondisi ideal bagi suatu organisasi),
j. Fasilitator menjelaskan bahwa penilaian peserta kemarin telah
dianalisa. Tampilkan Grafik Batang hasil penilaian organisasi
tersebut yang telah digambar dalam kertas plano. Jelaskan bagian
mana yang mengambarkan nilai kapasitas dan bagian yang
menggambarkan nilai konsensus (5 menit),
k. Fasilitator meminta peserta mengurutkan (meranking) tiap area
utama berdasarkan nilai kapasitas dari nilai tertinggi ke terendah
dan juga diurutkan berdasar nilai konsensus dari nilai tertinggi ke

74
 dan juga diurutkan berdasar nilai konsensus dari nilai tertinggi ke
nilai terendah (5 menit ),
l. Fasilitator meminta peserta membandingkan gambaran lembaga
yang ideal dan gambaran lembaganya. Mintalah kesan mereka
terhadap perbandingan itu? (5 menit),
m. Fasilitator menjelaskan bahwa hasil penilaian itu merupakan
gambaran umum dari tiap area utama dan gambaran organisasi lebih
rinci atau spesifik dapat dilihat pada tiap indikator yang terlihat
dalam Tabel Rata-Rata Indikator (3 menit),
n. Fasilitator membagikan tabel tersebut kepada setiap peserta dan
menjelaskan pengertian dari tabel itu. Rata-rata merupakan nilai
rata-rata dari tiap indikator. Area Utama merupakan area utama
dari penilaian organisasi yang di dalamnya berisi KEL adalah
manajemen kelembagaan, PRO adalah manajemen program, M -
Keu merupakan manajemen keuangan, MSDM adalah manajemen
sumberdaya manusia, INDOK berarti Informasi dan Dokumentasi,
dan KMTR adalah kemitraan. No merupakan nomor indikator
dalam perangkat penilaian dan Indikator merupakan indikator yang
dinilai. Jelaskan bahwa tiap indikator telah dikelompokkan dalam
masing-masing area utamanya (15 menit),
o. Fasilitator menanyakan kepada peserta “Mengapa nilai suatu
indikator ada yang tinggi dan indikator lain ada yang mempunyai
nilai rendah?” Mintalah mereka untuk melihat catatan selama proses
diskusi untuk menambah informasi diskusi tersebut (10 menit),
p. Fasilitator menanyakan kepada peserta “Apa yang menyebabkan
suatu area utama mempunyai nilai tinggi atau rendah dan adakah
pengaruh nilai indikator dari suatu kelompok area utama terhadap
tinggi rendahnya nilai area utama tersebut?” (10 menit ),
q. Fasilitator membagikan grafik GRID kepada setiap peserta.
Jelaskan pengertian grafik GRID (kuadran) dimana grafik tersebut
merupakan perbandingan antar area utama dalam organisasi itu.
Sebagai contoh grafik itu adalah membandingkan Manajemen
Kelembagaan dibandingkan dengan area utama yang lain
(Manajemen Program, Manajemen Keuangan, Manajemen SDM,
Informasi dan Dokumentasi serta Kemitraan). Manajemen
Kelembagaan berada di posisi Kapasitas rendah - Konsensus
rendah dibandingkan dengan area utama lain (10 menit ),
r. Fasilitator menjelaskan letak dan pengertian kuadran kapasitas
rendah-konsensus rendah, kapasitas rendah-konsensus tinggi,
kapasitas tinggi-konensus rendah dan kuadran kapasitas tinggi-
konsensus tinggi dari grafik tersebut (5 menit),
s. Fasilitator menanyakan kepada peserta “Kuadran mana paling jelek
dan kuadran mana paling baik?” (5 menit),
t. Fasilitator menanyakan pada peserta, “Dimana letak kuadran dari
tiap area utama organisasi kita?” (5 menit),
u. Fasilitator menanyakan pada peserta, “Kuadran mana yang paling
mudah untuk ditingkatkan menuju kuadran dengan kapasitas dan

75
 mudah untuk ditingkatkan menuju kuadran dengan kapasitas dan
konsensus tinggi? Apa alasannya?” (10 menit),
v. Dari jawaban peserta, Fasilitator menegaskan bahwa kuadran yang
paling mudah untuk ditingkatkan menjadi kapasitas dan
konsensusnya tinggi adalah kuadran dengan konsensus tinggi dan
kapasitas rendah. Perbaikan akan lebih mudah bila dimulai
konsensus (kesepakatan) telah tinggi dibanding dengan
meningkatkan kapasitas terlebih dahulu. Demikian halnya bila
kapasitas dan konsensus sama-sama rendah akan lebih mudah
meningkatkan konsensus dahulu dan baru melakukan peningkatan
kapasitas (5 menit),
w. Fasilitator menanyakan kepada peserta “Apakah hasil OCA ini
sudah sesuai dengan kondisi lembaganya seperti kenyataan yang
ada?” (5 menit),

2. Penyusunan Rencana Pengembangan Organisasi

a. Fasilitator menegaskan bahwa tahap berikutnya adalah membuat
rencana pengembangan organisasi sebagai tindak lanjut penilaian
organisasi dengan terlebih dahulu memilih prioritas pengembangan.
Mintakah peserta memilih area utama prioritas dengan memilih area
utama yang mudah dikembangkan yaitu area utama yang berada di
kuadran konsensus tinggi-kapasitas rendah (10 menit),
b. Fasilitator menjelaskan bahwa langkah selanjutnya setelah area
utama prioritas ditentukan adalah (20 menit):

76
 i. Mencari indikator prioritas dari tiap-tiap area utama
prioritas. Indikator prioritas adalah indikator yang mempunyai
nilai rendah. (Gunakan cara penentuan batas nilai rendah-tinggi
suatu indikator berdasarkan yang dipakai dalam persiapan
presentasi),
ii. Dari indikator yang menjadi prioritas utama, carilah
penyebab-penyebab mengapa indikator tersebut mempunyai
nilai kapasitas rendah. Gunakan juga catatan selama proses
diskusi, apakah ada sesuatu yang menyebabkan indikator
tersebut dinilai rendah,
iii. Carilah penyebab prioritas dengan cara memilih
penyebab yang bisa menjadi penyebab indikator lain dan/atau
menjadi penyebab dari beberapa penyebab lain,
iv. Dari penyebab-penyebab yang ada, carilah
kemungkinan kegiatan-kegiatan yang bisa dilakukan oleh
organisasi itu sendiri untuk mengatasi penyebab itu sehingga
bisa meningkatkan kapasitas dari indikator. Pikirkan juga,
apakah kegiatan tersebut jika dilakukan juga akan berdampak
meningkatkan kapasitas indikator yang lain,
v. Dari alternatif pemecahan yang telah Anda buat
tersebut, alternatif mana yang kira-kira bisa dikerjakan dengan
menggunakan sumberdaya milik organisasi itu sendiri.
Alternatif pemecahan yang bisa dilakukan sendiri oleh
organisasi itu merupakan alternatif pemecahan yang dipilih
menjadi kegiatan dalam rencana kerja pengembangan
organisasi,
vi. Menyusun alternatif pemecahan menjadi rencana kerja
dengan format seperti berikut ini :

Indikator Penyebab Kegiatan Hasil Waktu Penanggung Catatan

yang utama untuk yang ingin jawab dan
diperbaiki mengatasi dicapai Mulai Selesai anggota team

c. Berilah satu contoh proses pemilihan indikator prioritas hingga

penyusunan rencana kerja dengan menggunakan bahan-bahan yang
telah disiapkan dalam persiapan presentasi (20 menit),
d. Mintalah peserta berkelompok sesuai dengan banyaknya area utama
prioritas dan menyusun rencana kerja pengembangan organisasi
menggunakan langkah-langkah yang telah dijelaskan. Mintalah
mereka menyusun paling lama 1,5 jam (90 menit),
e. Fasilitator meminta tiap kelompok mempresentasikan hasil kerjanya
yang berupa analisa sebab-akibat dan rencana kerja (60 menit),
f. Fasilitator meminta tiap kelompok untuk memperbaiki hasil
kerjanya berdasar masukan-masukan selama presentasi (30 menit),

77
 g. Fasilitator menegaskan bahwa rencana kerja tersebut dapat dirubah
sekiranya besok peserta menemukan pemikiran yang lebih kritis,
realistis dan efektif. Namun demikian dalam melakukan perubahan
harus menggunakan prinsip-prinsip OCA, terutama partisipasi.
Jangan sampai besok dirubah oleh satu atau segelintir orang saja (2
menit),

3. Penutup
h. Fasilitator mengingatkan bahwa rencana kerja yang mereka susun
adalah prioritas, prioritas bukan berati yang lain diabaikan. Tetapi
yang diutamakan adalah yang menjadi prioritas, bila prioritas sudah
dapat diselesaikan maka harus membuat prioritas baru lagi. Atau
saat melaksanakan prioritas dapat pula mengerjakan yang lain,
namun prioritas tetap diberikan diutamakan (3 menit),
i. Fasilitator meminta penulis untuk mengumpulkan hasil kerja tiap
kelompok yang telah diperbaiki dan menulisnya dalam bentuk yang
lebih kecil untuk arsip lembaga. Berikan satu bendel hasil OCA
organisasi tersebut kepada Ketua/Direktur atau yang mewakili
lembaga untuk disimpan sebagai arsip perkembangan lembaga dan
mintalah mereka untuk menambahinya dengan catatan selama
proses penilaian, presentasi dan rencana kerja serta capaian-capaian
selama pelaksanaan rencana kerja tersebut. Sampaikan kepada
mereka, jika mau rencana kerja itu dapat dibuat dalam kertas besar
dan ditempelkan di ruang dimana semua anggota organisasi bisa
melihat dan melakukan monitoring (5 menit),
j. Fasilitator mengajak peserta untuk tepuk tangan sebagai ucapan
selamat atas hasil kerja hari ini dan hasil kerja selama beberapa hari
ini. Sampaikan selamat atas kerja keras mereka dan juga ucapan
terima kasih atas kerja keras serta proses hari ini. Tegaskan kembali
bahwa fasilitator tetap menjaga kerahasiaan atas hasil OCA dan
apayang terjadi serta hasil kerja mereka hari ini. Organisasi ini
berhak pula untuk menyampaikan hasil OCA serta hasil kerja
mereka kepada pihak lain, tapi bukan fasilitator yang memberikan,
k. Ucapkan terima kasih pada peserta atas pertemuan hari ini dan
jelaskan bahwa masih akan ada satu pertemuan lagi untuk
menyusun rencana tindak lanjut hasil diskusi hari ini dan temuan-
temuan dalam analisa lembaga.

Catatan:
?? Jika ditunggu hingga waktu yang cukup lama, jumlah peserta yang
hadir hadir kurang dari setengah (1/2) jumlah orang dalam organisasi
tersebut, maka tegaskan kembali kepada peserta “Apakah proses ini
akan dilanjutkan dengan jumlah peserta yang ada atau harus ditunda?
Ajaklah peserta untuk mendiskusikan baik-buruknya kegiatan
dilanjutkan dengan jumlah peserta sedikit dan juga baik-buruknya jika

78
 dilanjutkan dengan jumlah peserta sedikit dan juga baik-buruknya jika
kegiatan ditunda.”
?? Jika perlu penjelasan maka jelaskan pengertian median dari grafik
GRID, dimana median adalah nilai tengah (median) dari seluruh nilai
area utama yang berasal dari penilaian mereka,
?? Jika peserta menginginkan penyusunan RPO tidak dilaksanakan pada
hari yang sama setelah selesai presentasi, maka langkah fasilitasi
berhenti pada tahapan presentasi hasil. Sebelum ditutup, fasilitator
meminta peserta untuk melihat secara lebih detil tiap-tiap indikator dan
catatan-catatan diskusi selama penilaian dan presentasi di tiap area
utama yang mereka minati dan mencoba memikirkan alternatif
pemecahan apa yang dapat/harus dilakukan oleh lembaga. Jika mungkin
tentukan hari itu juga kapan pelaksanaan penyusunan RPO akan
dilakukan,
?? Jika peserta ingin tahu bagaimana cara menghitung kapasitas dan
consensus, samapaikan saja ilustrasi pengitungan OCA. Dalam
menyampaikan ilustrasi perhitungan OCA, sangat baik peserta paham
apa yang dimaksud kapasitas dan konsensus serta dampaknya. Untuk
perhitungan OCA yang detil/lengkap Fasilitator tidak perlu memberikan
karena ini akan membuat sebagian besar peserta bingung dan bosan.
Bila ada yang menginginkan, sampaikan bahwa Anda sendiri hanya
dibekali program perhitungan dan bukan cara penghitungan. Pengertian
dan dampak atas kapasitas serta konsensus lebih penting bagi mereka
dibandingkan cara perhitungan. Jika ada yang memaksa, maka katakan
bahwa nanti akan ada pelatihan fasilitator OCA dan jika ada yang
berminat Anda akan mencarikan informasi dan memberikan kepada
orang tersebut.

Tips:

?? Sangat baik bila mereka yang ikut penyusunan RPO harus ikut dalam
presentasi agar mereka mempunyai kesamaan pengertian akan hasil
penilaian organisasi mereka, jika ada peserta penyusunan RPO tidak
mengikuti presentasi maka orang tersebut dapat mengganggu proses
dengan menanyakan kembali hal-hal yang sudah dijelaskan dalam
preentasi,
?? Jika fasilitator mempunyai kesulitan untuk datang memfasilitasi
penyusunan RPO dilain waktu setelah presentasi, baik karena waktu
maupun pembiayaan, maka sangat baik hal ini disampaikan setelah
penilaian dan juga saat sosialisasi sampaikan permasalahan itu.
Sampaikan juga permasalahan/kendala dalam organisasi itu sendiri
untuk mampu mengikuti aturan dan prinsip dalam OCA jika waktu
penyusunan RPO diluar waktu presentasi,
?? Dalam memberi perintah atau pertanyaan, sebaiknya dibuat yang
singkat dan jelas. Dan lebih bagus kalau pertanyaan atau perintah itu

79
singkat dan jelas. Dan lebih bagus kalau pertanyaan atau perintah itu
Anda tulis di flipchart atau papan tulis saat Anda menyampaikan
perintah atau pertanyaan. Penulisan ini dimaksudkan untuk
mengingatkan Anda dan peserta tentang perintah atau pertanyaan itu,
sehingga ketika memberi penjelasan atau mengulang tidak terjadi
pembiasan atau pengulangan yang berbeda,

80