PT…...............

Alamat:................
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

NOTULEN

JUDUL : PEMAHAMAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2000

PEMBICARA : IBU DEWI
LEMBAGA : SURVEYOR INDONESIA

A. PENDAHULUAN
1. Tantangan perusahaan saat ini datang dari perilaku pelanggan, persyaratan standar, kemajuan
teknologi, hypercompetition, aturan pemerintah dan pasar global. Dalam menghadapi semua tantangan
tersebut pemerintah harus memiliki SDM, metoda, infrastruktur, peralatan dan produk atau jasa yang
mendukung.
2. Internatioanal Organization for Standardization (ISO) adalah suatu Organisasi Internasional untuk
Standarisasi yang beranggotakan Badan-badan Standar Nasioanl (satu negara diwakili oleh satu
organisasi nasionalnya-kurang lebih 150 negara). Didirikan pada tahun 1947 dan berpusat di Geneva,
Switzerland. ISO bekerja sebagai kesatuan sistem dan pelayanan untuk menciptakan konsensus global
standar Internasioanl dimana standar yang dikeluarkan bersifat sukarela.
3. Alasan-alasan dasar Sistem Manajemen Mutu (SMM)-ISO 9000 :
a. SMM membantu organisasi untuk meningkatkan kepuasan pelanggan
b. Pendekatan SMM mengajak organisasi untuk menganalisis persyaratan pelanggan, menetapkan
proses yang memberi sumbangan bagi pencapaian produk yang diterima oleh pelanggan dan
menjaga proses-proses ini terkendali
c. SMM memberikan keyakinan pada organisasi dan pelanggannya bahwa sistem diatas mempu
memberikan produk yang konsisten dan memenuhi persyaratan
d. Dengan SMM dapat memberikan karangka kerja bagi perbaikan berkelanjutan dalam meningkatkan
kepuasan pelanggan dan kepuasan pihak berkepentingan lainnya.
4. Tujuan utama implementasi Quality Manajemen System ISO 9001:2000 adalah memberikan kepuasan
terbaik bagi semua pihak terkait (Interested Parties) melalui perbaikan berkesinambungan dan
pencegahan ketidaksesuaian. Pihak-pihak yang berkepentingan dalam suatu organisasi perusahaan
meliputi pemiliki/pemegang saham, pemasok, pelanggan dan negara,masyarakat dan LSM.
5. Keuntungan penerapan SMM
a. Keuntungan bagi pelanggan : lebih sedikit masalah terhadap produk dan jasa, terpenihinya
kebutuhan dan keinginan pelanggan dan kepuasan yang lebih besar.
b. Keuntungan bagi perusahaan : peningkatan mutu produk/jasa dan konsistensi, peningkatan
performasi yang berkesinambungan, peningkatan pangsa pasar dan keuntungan, penurunan biaya
dan pemborosan, penurunan ketidak sesuaian dan kerusakan, dan percepatan dalam pemecahan
masalah.
c. Keuntungan bagi karyawan : peningkatan kompetensi dan motivasi, kejelasan tanggungjawab,
wewenang dan standar kerja, pengakuan dan penghargaan lebih baik.
B. DOKUMENTASI DAN IMPLEMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2000
1. Why dokumentasi : Plan What You Do dan Do What You Plan
2. Hirarki dokumentasi SMM :

3. Kebutuhan dokumentasi SMM berbeda dari satu organisasi dengan organisasi lainnya, tergantung pada:
a. Ukuran organisasi dan tipe kegiatan/aktivitas
b. Keragaman proses dan interaksinya
c. Kompetensi personalia
4. Dokumentasi SMM terdiri dari :
a. Kebijakan Mutu
 sesuai dengan sasaran, koomitmen, evaluasi secara periodik dan dikomunikasikan serta
dipahami.
 Sasaran mutu (SMART) : ditetapkan pada fungsi&tingkatan relevan
 Kebijakan dan sasaran mutu harus dikendalikan
b. Manual Mutu : dokumen yang berisikan garis-garis besar sistem manajemen mutu suatu organisasi,
isi minimum :
 Visi, misi, kebijakan mutu dan sasaran mutu
 Struktur organisasi, tanggung jawab & wewenang
 Lingkup SMM, termasuk rincian pengesampingan
 Bersifat umum dan tidak terinci
 Kebijakan terhadap persyaratan ISO 9001:2000
 Prosedur terdokumentasi
 Uraian dari interaksi antara proses-proses SMM
 Aspek pengendalian dokumen
 Matriks keterkaitan
c. Prosedur/Rencana Mutu : dokumen yang memberikan informasi tentang bagaimana melaksanakan
kegiatan atau proses sesuai dengan persyaratan
 Prosedur berisi : tujuan dan lingkup proses, menjawab pertanyaan (apa yang dikerjakan?, Oleh
siapa?, kapan dan diaman?, apa yang digunakan?, bagaimana pengendaliannya?, bagaimana
pencatatannya?.
 Iso 9001:2000 secara spesifik mensyaratkan organisasi untuk mempunyai prosedur
terdokumentasi untuk kegiatan-kegiatan sebagai berikut : pengendalian dokumen, pengendalian
rekaman, audit internal, pengendalian produk tidak sesuai, tindakan koreksi dan tindakan
pencegahan.
d. Instruksi Kerja : dokumen yang spesifik menjelaskan kegiatan tertentu secara detail, cakupan sangat
sempit mencakup individu atau kelompok yang mengerjakan satu jenis pekerjaan yang sama, format
dapat berupa diagram alir, foto, checklist, uraian singkat dan jelas.
e. Dokumen Pendukung : dalam rangka penerapan SMM yang efektif, mungkin dibutuhkan
pengembangan dokumen lain selain rencana mutu/prosedur mutu terdokumentasi
 Rencana sistem manajemen mutu/program kerja : rencana SMM yang fokus pada penentuan
proses yang dibutuhkan untuk memenuhi sasaran mutu dan persyaratan organisasi secara
efektif dan efisien
 Rencana mutu operasional : dokumen yang menentukan proses dan sumber daya yang
berkaitan diterapkan oleh siapa dan bila pada suatu proyek, produk, proses atau kontrak
tertentu.
f. Flowchart/deskripsi proses : adalah suatu cara untuk mendeskripsikan proses, dimulai dengan
mengidentifikasi semua proses makro yang terkait dengan SMM
g. Record : dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau bukti kegiatan yang telah dilakukan
h. Pengendalian Dokumen
 Sasaran :
i. Menjamin bahwa semua dokumen yang diterbitkan, telah diperiksa kebenaran materinya
dan disahkan oleh petugas yang berwenang
ii. Menjamin distribusi, terutama ketempat/bagian yang memerlukan, hanya yang sah/berlaku
iii. Semua perubahan dilakukan oleh yang berwenang
 Yang penting diperhatikan :
i. Prosedur pengendalian apa yang dipakai?
ii. Siapa yang menjamin dan menyetujui dokumen?
iii. Bagaimana menjamin bahwa dokumen yang sesuai tersedia ditempat yang memerlukan?
iv. Apakah ada prosedur yang menjamin bahwa dokumen yang sudah tidak berlaku segera
ditarik?
v. Bagaimana perubahan diidentifikasi dalam dokumen?
vi. bagaimana revisi yang dipakai dapat diidentifikasi?
vii. Berapa kali revisi sebelum diperbaharui?
 Aspek penting pengendalian dokumen :
i. Hanya dokumen terbaru/uptodate yang dipakai diseluruh lokasi
ii. Pembuatan dan penanggung jawab harus jelas
iii. Perlu prosedur tertulis untuk perubahan, penerbitan, pergantian dokumen dengan record
penerimaan
iv. Adanya identifikasi dokumen
v. Setiap dokumen yang dipakai perlu diberi identifikasi
vi. Perlu daftar semua dokumen dan penanggung jawab
vii. Master seluruh dokumen disimpan dan dipelihara disuatu tempat
viii. Sistem penomoran yang baik : sistematik, menunjukan pengelompokan, menunjukan
peningkatan, membedakan dokumen dan bagiannya dan konsisten.