4 Pedoman Penyusunan SOP UPTD

BAGAIMANA
TUGAS
DENGAN DILAKSANAKAN
BENAR
SEHINGGA
PELAYANAN BERKELANJUTAN
BUKU 1
PEDOMAN PENYUSUNAN
STANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR
UPTD PENGELOLAAN
AIR LIMBAH DOMESTIK
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

DIREKTORAT JENDERAL CIPTA KARYA
DIREKTORAT PENGEMBANGAN PENYEHATAN LINGKUNGAN PERMUKIMAN
BUKU 1
PEDOMAN PENYUSUNAN
STANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR
UPTD PENGELOLAAN
AIR LIMBAH DOMESTIK
PENGANTAR
“Dalam rangka Penyelenggaraan pengelolaan air

peningkatan limbah domestik bertujuan untuk
institusionalisasi meningkatkan akses pelayanan air lim-
layanan air limbah bah domestik yang ramah lingkungan,
domestik, Direktorat sehingga tercapai peningkatan kualitas
Pengembangan kehidupan masyarakat dan lingkungan
Penyehatan Lingkungan yang lebih baik dan sehat. Undang-
Permukiman, undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang
Direktorat Jenderal Pemerintahan Daerah, menyatakan bahwa pengelolaan air
Cipta Karya bersama limbah termasuk dalam urusan wajib Pemerintah Daerah
mitra melakukan dan merupakan pelayanan dasar bagi masyarakat. Selan-
pendampingan kepada jutnya dalam Peraturan Presiden Nomor 2 tahun 2015
Pemerintah Daerah, tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional
sehingga diharapkan 2015–2019 juga menyatakan pencapaian universal akses
terbentuk operator sanitasi pada tahun 2019.
air limbah domestik
dalam bentuk Unit Menjawab tantangan universal sanitasi tersebut,
Pelaksana Teknis Dinas Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat
(UPTD).” bersama Pemerintah Daerah berkomitmen untuk
meningkatkan akses air limbah domestik berupa
pembangunan infrastruktur air limbah di kabupaten/kota
yang meliputi sistem pengelolaan air limbah setempat
(on-site system), sistem pengelolaan air limbah terpusat
(off-site system) dan pembangunan Instalasi Pengolahan
Lumpur Tinja (IPLT). Agar sistem pengelolaan air limbah
ini dapat berkelanjutan maka harus disertai dengan
komponen pendukung yaitu regulasi air limbah domestik,
institusionalisasi layanan, penyadaran perubahan perilaku
masyarakat dan promosi pelayanan, serta kebijakan
pendanaan maupun penagihan retribusi pelanggan.
Dalam rangka peningkatan institusionalisasi layanan air

limbah domestik, Direktorat Pengembangan Penyehatan
Lingkungan Permukiman, Direktorat Jenderal Cipta
Karya bersama mitra melakukan pendampingan kepada
Pemerintah Daerah, sehingga diharapkan terbentuk
operator air limbah domestik dalam bentuk Unit
Pelaksana Teknis Dinas (UPTD). UPTD yang telah
i
terbentuk perlu dibina sehingga terjadi peningkatan
kompetensi dan kapasitas baik itu sumberdaya manusia,
manajemen operasi asset, manajemen pelanggan dan
manajemen pendapatan.
Untuk meningkatkan kompetensi dan kapasitas UPTD

air limbah domestik tersebut, Direktorat Pengembangan
PLP bersama IUWASH telah menyusun sejumlah materi
referensi berdasarkan pengalaman implementasi lapangan,
berupa, antara lain: 1) Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur UPTD Pengelolaan Air Limbah
Domestik, 2) Flipchart dan Buku Saku Sistem Pengelolaan
Air Limbah Domestik Setempat, 3) Flipchart dan Buku
Saku Sistem Pengelolaan Air Limbah Domestik Terpusat
- Skala Permukiman, 4) Panduan Pengelolaan Air Limbah
Domestik Perkotaan. Selain UPTD, materi ini dapat juga
dipergunakan oleh dinas terkait maupun pemangku
kepentingan lainnya dalam menyelenggarakan pengelolaan
air limbah domestik masing-masing wilayah serta dapat
disesuikan dengan kondisi dan karekteristiknya daerah
masing masing.
Dalam kesempatan ini kami mengucapkan terimakasih

kepada para pihak yang telah membantu menyusun
materi ini. Semoga materi ini memberikan manfaat bagi
peningkatan kualitas lingkungan dan kesehatan masyarakat
Indonesia secara menyeluruh.
Terima kasih.
Jakarta, Maret 2016

Direktur Jenderal Cipta Karya
Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat
Dr. Ir. Andreas Suhono, M.Sc
ii
PENGANTAR
U
"Tujuan dari PTD PAL yang telah dibentuk diberbagai Kota/Ka-
Penyusunan SOP bupaten memiliki tanggung jawab yang cukup besar
UPTD PAL ini adalah dalam mengelola lumpur tinja dari tangki-tangki
sebagai salah satu septik rumah tangga, sistem pembuangan air limbah do-
referensi/database mestik (skala kecil dan besar), serta mengawasi pembinaan
contoh SOP bagi dan membantu kelompok-kelompok masyarakat dalam
UPTD dalam mengelola sistem-sistem sanitasi komunal. Pada akhirnya,
menyusun SOP di UPTD ini juga diharapkan dapat menjamin keberlanjutan
UPTD Air Limbah teknis dan keuangan dari semua fasilitas-fasilitas sanitasi
di masing-masing yang dibangun oleh Pemerintah Indonesia dan mitra-mitra
daerah. " lainnya.
Untuk mendukung pelaksanaan tanggung jawab UPTD

PAL ke depan, IUWASH telah berkomitmen akan
memperkuat tanggung jawab UPTD-PAL melalui
beragam pendampingan teknis, pelatihan staf UPTD-
PAL, pemodelan tarif dan pengelolaan pendapatan, juga
pembuatan rencana usaha, termasuk pembuatan Standar
Operasional Prosedur (SOP).
Tujuan dari penyusunan SOP UPTD PAL ini adalah seba-

gai referensi bagi UPTD PAL dan untuk membentuk data
base contoh meliputi SOP Administrasi/Prosedur maupun
SOP Teknis/Instruksi Kerja/Tata Kerja Individu/Tata Kerja
Penggunaan Alat yang dapat dijadikan rujukan bagi UPTD
yang akan menyusun SOPnya sendiri, pada lingkup aspek-
aspek strategis pengelolaan sebuah UPTD PAL seperti
Manajemen Administrasi Lembaga Operator, Sumber Daya
Manusia, Manajemen Operasi Aset, Manajemen Pelanggan,
Manajemen Pendapatan.
Selain merujuk kepada standar ISO sebagai kesepakatan

Internasional dalam manajemen mutu, memenuhi peratur
an perundang-undangan yang berlaku merupakan sebuah
keniscayaan. UPTD PAL juga harus menerapkan/meng
ikuti aturan penyusunan dan penerapan tentang SOP yang
sifatnya “mandatory”. Saat ini telah terbit Permendagri
no 52 Tahun 2011 tentang Standar Operasional Prosedur
iii
di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota
maupun Permenpan Reformasi Birokrasi No. 35 Tahun
2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional
Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP-AP).
Dari proses penerjemahan tujuan dan identifikasi terha-

dap potensi sumber daya pendukung UPTD PAL yang ada,
serta proses diskusi dengan stakeholder IUWASH, disim-
pulkan ada 28 SOP prioritas yang harus disusun dan telah
diselesaikan sebagaimana disajikan daftarnya pada Bab 3
dan hasilnya pada lampiran dokumen SOP.
Format Dokumen SOP yang dihasilkan ini menggunakan

pendekatan ISO. Dalam penerapannya di masing-masing
UPTD PAL nanti, perbedaan format ini kami pandang tidak
terlalu signifikan, sebagaimana dijelaskan dalam Bab 2 buku
laporan ini. Penyesuaian Dokumen dan Format SOP akan
relatif mudah dilakukan, karena pada intinya hasil penyu-
sunan SOP ini sudah kami upayakan seumum/se”generic”
mungkin, sebelum diadopsi oleh masing-masing UPTD,
sementara bentuk struktur organisasi UPTD PAL yang ada
belum ada yang rigid dan seragam di semua UPTD PAL.
Penyusun mengakui bahwa dari hasil penyusunan ini masih

banyak sekali hal-hal yang harus disempurnakan. Kami
membuka peluang saran dan masukan untuk kebaikan kita
bersama.
Jakarta, 1 Februari 2016

Penyusun,
USAID IUWASH
iv
2. DAFTAR ISI
Pengantar i
BAB 1 PENDAHULUAN
1

1.1 Latar Belakang
1
1.2 Tujuan dan Sasaran
2
1.3 Rujukan Penyusunan SOP
3
1.4 Pengertian 4
1.5 Manfaat 5
1.6 Prinsip 6
1.6.1 Prinsip Penyusunan SOP
6
1.6.2 Prinsip Pelaksanaan SOP
7
BAB 2 JENIS , FORMAT, DOKUMEN &

PENETAPAN SOP
9

2.1 JENIS 9
2.1.1 SOP berdasarkan Sifat Kegiatan
9

2.1.1.1 SOP Teknis/Instruksi Kerja/ 9
Tata Kerja Individu

2.1.1.2 SOP Administratif/Prosedur
10
2.2 FORMAT 12
2.2.1 Format Umum SOP
12

2.2.1.1 Langkah Sederhana (simple Steps)
12

2.2.1.2 Tahapan berurutan (Hierarchical Steps) 13

2.2.1.3 Grafik (Graphic)
13

2.2.1.4 Diagram Alir (Flowcharts)
13
2.2.2 Format SOP UPTD PAL

14
2.2.2.1 Format Diagram Alir Bercabang

(Branching Flowcharts)
15
v

2.2.2.2 Penggunaan 5 Simbol Flowcharts 15

2.2.2.3 Pelaksana dipisahkan dari kegiatan
16
2.3 DOKUMEN SOP UPTD PAL

17
2.3.1 Dokumen SOP UPTD PAL tersusun
(pendekatan ISO)
17

2.3.1.1 Format Narasi Prosedur
17

2.3.1.2 Diagram Alir Prosedur
19
2.3.2 Dokumen SOP UPTD PAL
pengembangan (Permenpan RB 35/2012) 19
2.3.2.1 Unsur Dokumentasi
20
2.3.2.1.1 Halaman Judul (Cover)
20
2.3.2.1.2 Keputusan Pimpinan
Kementrian/Lembaga/Pemda
20
2.3.2.1.3 Daftar isi dokumen
SOP UPTD PAL
20
2.3.2.1.4 Penjelasan singkat penggunaan 21
2.3.2.2 Unsur Prosedur 21

2.3.2.2.1 Bagian Identitas
21
2.3.2.2.2 Bagian Flowchart
23

2.4 PENETAPAN DOKUMEN SOP AP
24

PETUNJUK PEMAKAIAN 25
CONTOH-CONTOH SOP UPTD PAL
BAB 3 DAFTAR HASIL PENYUSUNAN SOP

UPTD PAL 29

LAMPIRAN
1. Lampiran 1: Daftar SOP UPTD PAL
2. Lampiran 2: Dokumen SOP UPTD PAL
vi
1. PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang
Dengan ketertarikan dan dukungan kuat dari pemerintah

daerah, IUWASH telah memperkenalkan konsep
pembentukan UPTD PAL sebagai bagian integral dari
kebijakan sanitasi berkelanjutan. UPTD PAL ini akan
bertanggung jawab mengelola lumpur tinja dari tangki-
tangki septik rumah tangga, sistem pembuangan air limbah
(skala kecil dan besar), serta mengawasi dan membantu
kelompok-kelompok masyarakat dalam mengelola sistem-
sistem sanitasi komunal.
UPTD ini juga berfungsi sebagai operator fasilitas-fasilitas

sanitasi di tingkat kabupaten dan melapor pada kepala
Satuan Kerja Perangkat Daerah yang bertanggung jawab
mengelola UPTD PAL (SKPD Induk). Pada akhirnya,
UPTD ini diharapkan dapat menjamin keberlanjutan teknis
dan keuangan dari semua fasilitas-fasilitas sanitasi yang
dibangun oleh Pemerintah Indonesia dan mitra-mitra
lainnya.
GAMBAR 1: KERANGKA KERJAKerja

Kerangka PENGELOLAAN AIR Domestik
Layanan Air Limbah LIMBAH DOMESTIK
PERKOTAAN
Sumber: Materi Prebid Meeting - IUWASH, 21 Mei 2015
1
Kebijakan Sanitasi berkelanjutan sendiri merupakan
kebijakan yang mengintegasikan hubungan sistem dan
sub sistem air limbah berupa layanan Sistem Setempat
(San 1), Sistem Komunal (San 2), Sistem Terpusat (San 3)
maupun Pengelolaan Lumpur Tinja Terpadu (San 4) dengan
Institusi Penanggung Jawab Pengelolaan Air Limbah/UPTD
PAL, upaya Pemicuan Perubahan Perilaku serta Penegakan
Peraturan dan Hukum dalam sektor Air limbah. Gambaran
hubungan tersebut sebagaimana tertuang dalam gambar
Kerangka Kerja Layanan Air Limbah Domestik dibawah ini.
UPTD PAL diharapkan akan berkontribusi pada

pembuatan kebijakan dan penarikan retribusi untuk
layanan penyedotan lumpur tinja terjadwal, UPTD PAL
juga akan menjamin keberlangsungan fasilitas-fasilitas
sanitasi yang dibangun oleh pemerintah dan pihak-pihak
terkait lainnya. Sejalan dengan hal itu, IUWASH telah
berkomitmen akan memperkuat tanggung jawab UPTD-
PAL melalui beragam pendampingan teknis, pelatihan staf
UPTD-PAL, pemodelan tarif dan pengelolaan pendapatan,
juga pembuatan rencana usaha, termasuk pembuatan
standar operasional prosedur (SOP).
Dalam konteks UPTD, Standar Operasional Prosedur

UPTD PAL yang disusun harus mencerminkan/dapat
menggambarkan profil dan perilaku SDM UPTD PAL
negara yang memiliki integritas, produktivitas, dan
bertanggungjawab serta memiliki kemampuan memberikan
pelayanan yang prima melalui perubahan pola pikir (mind
set) dan budaya kerja (culture set) dalam sistem manajemen
pemerintahan.
1.2 Tujuan dan Sasaran
Tujuan dari penyusunan SOP UPTD PAL ini adalah untuk

membentuk data base contoh meliputi SOP Administrasi/
Prosedur maupun SOP Teknis/Instruksi Kerja/Tata Kerja
Individu/Tata Kerja Penggunaan Alat yang dapat dijadikan
rujukan bagi UPTD yang akan menyusun SOP pada lingkup
2
1. PENDAHULUAN
aspek-aspek strategis pengelolaan sebuah UPTD PAL

sebagai berikut:
1. Manajemen Administrasi Lembaga Operator
2. Sumber Daya Manusia
3. Manajemen Operasi Aset
4. Manajemen Pelanggan
5. Manajemen Pendapatan
SOP-SOP hasil penyusunan ini dapat dirujuk secara

selektif oleh masing-masing UPTD disesuaikan dengan
struktur organisasi UPTD PAL yang ada, jumlah penduduk
yang harus dilayani, serta fasilitas-fasilitas air limbah yang
telah dimiliki maupun yang akan dikembangkan.
Sasaran yang diharapkan dapat dicapai melalui kegiatan

penyusunan SOP UPTD PAL ini adalah:
1. Setiap UPTD PAL setidaknya secara selektif dapat
menggunakan hasil kegiatan penyusunanan SOP ini
sebagai bahan untuk mengembangkan SOPnya
masing-masing sesuai prioritas, skala pelayanan,
fasilitas serta sumber daya yang dimilikinya.
2. Terjadinya penyempurnaan proses penyelenggaraan
tata kelola pemerintahan;
3. Terjadinya peningkatan ketertiban dalam
penyelenggaraan pemerintahan;
4. Terjadinya peningkatan kualitas pelayanan kepada
masyarakat.
1.3. Rujukan Penyusunan SOP
Untuk mencegah adanya perbedaan pemahaman dan

variasi format dokumen SOP yang dihasilkan, meskipun
pada hakekatnya tidak ada bentuk SOP yang rigid/
kaku, kegiatan penyusunan yang diselesaikan pada awal
bulan Februari 2016 dan rencana implementasi SOP di
lingkungan UPTD PAL ini mengacu kepada referensi umum
ISO 9001 : 2008 dan update ISO 9001: 2015 serta dua
referensi/rujukan khusus sebagai berikut:
3
"Standar 1. Permendagri no 52 Tahun 2011 tentang Standar
Operasional Operasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah
Prosedur adalah Provinsi dan Kabupaten/Kota
serangkaian instruksi 2. Permenpan Reformasi Birokrasi No. 35 Tahun
tertulis yang 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar
dibakukan mengenai Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
berbagai proses (SOP-AP).
penyelenggaraan
aktivitas organisasi, Penggunaan beberapa rujukan diatas dimaksudkan
bagaimana dan untuk dapat memperoleh manfaat dari masing-masing
kapan harus rujukan, pedoman dan peraturan, misalnya dalam hal
dilakukan, dimana kesederhanaan format, jumlah simbol yang dipakai, dan lain
dan oleh siapa sebagainya.
dilakukan."
1.4. Pengertian
1. Standar Operasional Prosedur adalah serangkaian

instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai
proses penyelenggaraan aktivitas organisasi,
bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan
oleh siapa dilakukan;
2. Standar Operasional Prosedur Administrasi
Pemerintahan (SOP AP) adalah standar operasional
prosedur dari berbagai proses penyelenggaraan
administrasi pemerintahan yang sesuai dengan
peraturan perundang-undangan yang berlaku;
3. Administrasi pemerintahan adalah pengelolaan
proses pelaksanaan tugas dan fungsi pemerintahan
yang dijalankan oleh organisasi pemerintah;
4. SOP administratif adalah prosedur standar yang
bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang
dilakukan oleh lebih dari satu orang SDM UPTD
PAL atau pelaksana dengan lebih dari satu peran
atau jabatan;
5. SOP teknis/Instruksi Kerja/Tata Kerja Individu
adalah prosedur standar yang sangat rinci dari
kegiatan yang dilakukan oleh satu orang SDM UPTD
PAL atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan.
4
1. PENDAHULUAN
1.5. Manfaat
1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan SDM

UPTD PAL dalam menyelesaikan pekerjaan yang
menjadi tugasnya;
2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang
mungkin dilakukan oleh seorang SDM UPTD PAL
dalam melaksanakan tugas;
3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan
tugas dan tanggung jawab individual dan organisasi
UPTD PAL secara keseluruhan;
4. Membantu SDM UPTD PAL menjadi lebih mandiri
dan tidak tergantung pada intervensi manajemen,
sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan
dalam pelaksanaan proses sehari-hari;
5. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas;
6. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan
memberikan SDM UPTD PAL cara konkrit
untuk memperbaiki kinerja serta membantu
mengevaluasi usaha yang telah dilakukan;
7. Memastikan pelaksanaan tugas SDM UPTD PAL
dapat berlangsung dalam berbagai situasi;
8. Menjamin konsistensi pelayanan kepada
masyarakat, baik dari sisi mutu, waktu,
dan prosedur;
9. Memberikan informasi mengenai kualifikasi
kompetensi yang harus dikuasai oleh SDM UPTD
PAL dalam melaksanakan tugasnya;
10. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan
kompetensi SDM UPTD PAL;
11. Memberikan informasi mengenai beban tugas
yang dipikul oleh SDM dalam melaksanakan t
ugasnya;
12. Sebagai instrumen yang dapat melindungi SDM
dari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan
melakukan penyimpangan;
13. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas;
5
14. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-
kesalahan prosedural dalam memberikan
pelayanan;
15. Membantu memberikan informasi yang diperlukan
dalam penyusunan standar pelayanan, sehingga
sekaligus dapat memberikan informasi bagi kinerja
pelayanan.
1.6. Prinsip

1.6.1. Prinsip Penyusunan SOP
a) Kemudahan dan kejelasan. Prosedur-prosedur
yang distandarkan harus dapat dengan mudah
dimengerti dan diterapkan oleh semua SDM UPTD
PAL bahkan bagi seseorang yang sama sekali baru
dalam pelaksanaan tugasnya;
b) Efisiensi dan efektivitas. Prosedur-prosedur yang
distandarkan harus merupakan prosedur yang paling
efisien dan efektif dalam proses pelaksanaan tugas;
c) Keselarasan. Prosedur-prosedur yang distandarkan
harus selaras dengan prosedur-prosedur standar
lain yang terkait;
d) Keterukuran. Output dari prosedur-prosedur yang
distandarkan mengandung standar kualitas
atau mutu baku tertentu yang dapat diukur
pencapaian keberhasilannya;
e) Dinamis. Prosedur-prosedur yang distandarkan
harus dengan cepat dapat disesuaikan dengan
kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang
berkembang dalam penyelenggaraan administrasi
pemerintahan;
f) Berorientasi pada pengguna atau pihak yang
dilayani. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus
mempertimbangkan kebutuhan pengguna
(customer’s needs) sehingga dapat memberikan
kepuasan kepada pengguna;
g) Kepatuhan hukum. Prosedur-prosedur yang
distandarkan harus memenuhi ketentuan dan
peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku;
6
1. PENDAHULUAN
"Prinsip Pelaksanaan h) Kepastian hukum. Prosedur-prosedur yang

SOP, Konsisten, distandarkan harus ditetapkan oleh pimpinan
Komitmen, Perbaikan sebagai sebuah produk hukum yang ditaati,
Berkelanjutan, dilaksanakan dan menjadi instrumen untuk
Mengikat, melindungi SDM UPTD PAL atau pelaksana dari
Terdokumentasi kemungkinan tuntutan hukum.
dengan baik dan
melibatkan unit-unit 1.6.2. Prinsip Pelaksanaan SOP
terkait." a) Konsisten. SOP harus dilaksanakan secara
konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapa pun,
dan dalam kondisi yang relatif sama oleh seluruh
jajaran organisasi pemerintahan;
b) Komitmen. SOP harus dilaksanakan dengan
komitmen penuh dari seluruh jajaran organisasi, dari
tingkatan yang paling rendah dan tertinggi;
c) Perbaikan berkelanjutan. Pelaksanaan SOP harus
terbuka terhadap penyempurnaan-penyempurnaan
untuk memperoleh prosedur yang benar-benar
efisien dan efektif;
d) Mengikat. SOP AP harus mengikat pelaksana dalam
melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur
standar yang telah ditetapkan;
e) Seluruh unsur memiliki peran penting. Seluruh
SDM UPTD PAL melaksanakan peran-peran
tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan.
Jika SDM UPTD PAL tertentu tidak melaksanakan
perannya dengan baik, maka akan mengganggu
keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak
pada terganggunya proses penyelenggaraan
pemerintahan;
f) Terdokumentasi dengan baik. Seluruh prosedur yang
telah distandarkan harus didokumentasikan dengan
baik, sehingga dapat selalu dijadikan acuan atau
referensi bagi setiap pihak-pihak yang memerlukan.
7
"Dengan ketertarikan dan dukungan kuat dari
pemerintah daerah, IUWASH telah memperkenalkan
konsep pembentukan UPTD PAL sebagai bagian integral
dari kebijakan sanitasi berkelanjutan. UPTD PAL ini
akan bertanggung jawab mengelola lumpur tinja dari
tangki-tangki septik rumah tangga, sistem pembuangan
air limbah (skala kecil dan besar), serta mengawasi dan
membantu kelompok-kelompok masyarakat dalam
mengelola sistem-sistem sanitasi komunal."
15
2. JENIS, FORMAT, DOKUMEN
DAN PENETAPAN SOP
2.1 Jenis
Adapun jenis-jenis SOP yang ada dalam kegiatan

penyelenggaraan pemerintahan adalah seperti pada uraian
berikut ini.
2.1.1. SOP berdasarkan Sifat Kegiatan

Berdasarkan sifat kegiatan maka SOP dapat
dikategorikan ke dalam dua jenis, yaitu:
2.1.1.1 SOP Teknis/Instruksi Kerja/Tata

Kerja Individu
Prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan
yang dilakukan oleh satu orang SDM UPTD PAL
atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan.
Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti
sehingga tidak ada kemungkinan-kemungkinan
variasi lain.
SOP teknis ini pada umumnya dicirikan dengan:

1) Pelaksana kegiatan berjumlah satu orang atau
satu kesatuan tim kerja atau satu jabatan
meskipun dengan pemangku yang lebih dari satu;
2) Berisi langkah rinci atau cara melakukan
pekerjaan atau langkah detail pelaksanaan
kegiatan.
SOP teknis banyak digunakan pada bidang-bidang

yang menyangkut pelaksana tunggal yang memiliki
karakteristik yang relatif sama dan dengan
peran yang sama pula, antara lain: dalam bidang
teknik, seperti: perakitan kendaraan bermotor,
pemeliharaan kendaraan, pengoperasian alat-alat,
dan lainnya; dalam bidang kesehatan, pengoperasian
alat-alat medis, penanganan pasien pada unit gawat
darurat, medical check-up, dan lain-lain.
Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan,

SOP teknis diterapkan pada bidang-bidang yang
9
dilaksanakan oleh pelaksanatunggal atau jabatan
tunggal, antara lain: pemeliharaan sarana dan
prasarana, pemeriksaan keuangan (auditing),
kearsipan, korespondensi, dokumentasi, pelayanan-
pelayanan kepada masyarakat, kepegawaian dan
lainnya.
Contoh SOP Teknis adalah: SOP Pengujian Sampel

di Laboratorium, SOP Perakitan Kendaraan, SOP
Pengagendaan Surat dan SOP Pemberian Disposisi.

SOP teknis ini merupakan kebutuhan organisasi
Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah
dalam pelaksanaan tugas dan fungsi yang dimilikinya
disamping SOP yang bersifat administratif. Untuk itu
maka SOP jenis ini harus dibuat guna memperlancar
pelaksanaan tugas dan fungsi sehari-hari satuan
organisasi/satuan organisasi di lingkungan
Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah guna
mendukung efektivitas dan efisiensi pelaksanaan
tugas dan fungsi yang dimilikinya.
2.1.1.2 SOP Administratif/Prosedur

SOP administratif adalah prosedur standar yang
bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang
dilakukan oleh lebih dari satu orang SDM UPTD
PAL atau pelaksana dengan lebih dari satu peran
atau jabatan.
SOP administratif ini pada umumnya dicirikan

dengan:
1) Pelaksana kegiatan berjumlah banyak atau lebih
dari satu SDM UPTD PAL atau lebih dari satu
jabatan dan bukan merupakan satu kesatuan yang
tunggal;
2) Berisi tahapan pelaksanaan kegiatan atau
langkah-langkah pelaksanaan kegiatan yang
bersifat makro ataupun mikro yang tidak
menggambarkan cara melakukan kegiatan.
10
DAN PENETAPAN SOP
"SOP Administratif
digunakan untuk SOP administratif mencakup kegiatan lingkup
proses-proses makro dengan ruang lingkup yang besar dan tidak
perencanaan, mencerminkan pelaksana kegiatan secara detail
penganggaran dan dan kegiatan lingkup mikro dengan ruang lingkup
lainnya atau secara yang kecil dan mencerminkan pelaksana yang
garis besar proses- sesungguhnya dari kegiatan yang
proses dalam siklus dilakukan.
penyelenggaraan
adminsitrasi Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan
pemerintahan." lingkup makro, SOP administratif dapat digunakan
untuk proses-proses perencanaan, pengganggaran,
dan lainnya, atau secara garis besar proses-
proses dalam siklus penyelenggaraan administrasi
pemerintahan.
SOP administratif dalam lingkup mikro, disusun

untuk proses-proses administratif dalam
operasional seluruh instansi pemerintah, dari mulai
tingkatan unit organisasi yang paling kecil sampai
pada tingkatan organisasi yang tertinggi, dalam
menjalankan tugas pokok dan fungsinya.
Contoh SOP Administrasi adalah: SOP Melayani

Penyedotan Lumpur Tinja, SOP Menangani Keluhan
Pelanggan, SOP Mencetak, mendistribusikan &
Menerima Pembayaran Rekening Tagihan.
11
2.2 Format
Empat faktor yang dapat dijadikan dasar dalam penentuan

format penyusunan SOP yang akan dipakai oleh suatu
organisasi adalah:
1) Berapa banyak keputusan yang akan dibuat dalam
suatu prosedur;
2) Berapa banyak langkah dan sub langkah yang
diperlukan dalam suatu prosedur;
3) Siapa yang dijadikan target sebagai pelaksana SOP;
dan
4) Apa tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan
SOP ini.
Format terbaik SOP adalah format yang sederhana dan dapat menyampaikan
informasi yang dibutuhkan secara tepat serta memfasilitasi implementasi SOP
secara konsisten sesuai dengan tujuan penyusunan SOP.
2.2.1 Format Umum SOP

Secara umum Format SOP dapat kita kategorikan
ke dalam empat jenis, yaitu:
2.2.1.1Langkah sederhana
(Simple Steps),
Simple steps adalah bentuk SOP yang paling
sederhana. SOP ini biasanya digunakan jika
prosedur yang akan disusun hanya memuat
sedikit kegiatan dan memerlukan sedikit
keputusan yang bersifat sederhana. Dalam simple
steps ini kegiatan yang akan dilaksanakan
cenderung sederhana dengan proses yang
pendek yang umumnya kurang dari 10 (sepuluh)
langkah.
12
DAN PENETAPAN SOP
2.2.1.2 Tahapan berurutan

(Hierarchical Steps)
Hierarchical Steps ini merupakan format
pengembangan dari simple steps. Format ini
digunakan jika prosedur yang disusun panjang,
lebih dari 10 langkah dan membutuhkan informasi
lebih detail, akan tetapi hanya memerlukan sedikit
pengambilan keputusan. Dalam hierarchical steps,
langkah-langkah yang telah diidentifikasi dijabarkan
kedalam sub-sub langkah secara terperinci.
2.2.1.3 Grafik (Graphic)

Format Grafik (graphic) dipilih, jika prosedur
yang disusun menghendaki kegiatan yang panjang
dan spesifik. Dalam format ini proses yang panjang
tersebut dijabarkan ke dalam sub-sub proses
yang lebih pendek yang hanya berisi beberapa
langkah. Format ini juga bisa digunakan jika dalam
menggambarkan prosedur diperlukan adanya suatu
foto atau diagram. Format grafik ini bertujuan untuk
memudahkan dalam memahami prosedur yang ada
dan biasanya ditujukan untuk pelaksana eksternal
organisasi (pemohon).
2.2.1.4 Diagram Alir (Flowcharts)

Flowcharts merupakan format yang biasa
digunakan jika dalam SOP tersebut diperlukan
pengambilan keputusan yang banyak (kompleks)
dan membutuhkan opsi jawaban (alternatif jawaban)
seperti: jawaban “ya” atau “tidak”, “lengkap”
atau “tidak”, “benar” atau “salah”, dsb. yang akan
mempengaruhi sub langkah berikutnya. Format
ini juga menyediakan mekanisme yang mudah
untuk diikuti dan dilaksanakan oleh para pelaksana
(pegawai) melalui serangkaian langkah-langkah
sebagai hasil dari keputusan yang telah diambil.
Penggunaan format ini melibatkan beberapa simbol
yang umum digunakan dalam menggambarkan
proses (umumnya berjumlah 30 simbol). Simbol-
13
"Format SOP dalam simbol tersebut memiliki fungsi yang bersifat
bentuk flowcharts khas (teknis dan khusus) yang pada dasarkan
terdiri dari 2 dikembangkan dari simbol dasar flowcharts (basic
(dua) jenis yaitu : symbols of flowcharts) yang terdiri dari 4 (empat)
Linear Flowcharts simbol, yaitu simbol kapsul (terminator), simbol
(diagram Alir Linier) kotak (process), simbol belah ketupat (decision) dan
dan Branching anak panah (arrow).
Flowcharts (diagram
alir bercabang)." Format SOP dalam bentuk flowcharts ini terdiri
dari 2 (dua) jenis yaitu: Linear Flowcharts (diagram
alir linier) dan Branching Flowcharts (diagram alir
bercabang).
Linear Flowcharts dapat berbentuk vertikal dan

horizontal. Ciri utama dari format linear flowcharts
ini adalah ada unsur kegiatan yang disatukan,
yaitu: unsur kegiatan atau unsur pelaksananya dan
menuliskan rumusan kegiatan secara singkat di
dalam simbol yang dipakai. SOP format ini umumnya
dipakai pada SOP yang bersifat teknis.
Sedangkan Format Branching Flowcharts memiliki

ciri utama dipisahkannya unsur pelaksana dalam
kolom-kolom yang terpisah dari kolom kegiatan dan
menggambarkan prosedur kegiatan dalam bentuk
simbol yang dihubungkan secara bercabang-cabang.
Dalam format ini simbol yang digunakan tidak diberi
tulisan rumusan singkat kegiatan. Tulisan hanya
diperlukan untuk memberi penjelasan pada simbol
kegiatan yang merupakan pengambilan keputusan
(simbol “decision” atau belah ketupat). SOP format
ini umumnya dipergunakan untuk SOP Administratif.
2.2.2 Format SOP UPTD PAL

Format SOP UPTD PAL lebih mengacu kepada format
SOP Administrasi Pemerintahan dari sisi penggambaran
diagram alirnya, namun dalam narasinya menggunakan
format umum (ISO 9001:2008) dengan pertimbangan
kemudahan dan pemahaman didalam proses
14
DAN PENETAPAN SOP
penyusunannya, terutama bagi institusi/SDM yang baru

pertama kali menyusun sebuah SOP.
2.2.2.1 Format Diagram Alir Bercabang

(Branching Flowcharts)
Format yang dipergunakan dalam SOP UPTD
PAL adalah sebagaimana SOP AP yakni format
diagram alir bercabang (branching flowcharts). Hal
ini diasumsikan bahwa prosedur pelaksanaan tugas
dan fungsi UPTD PAL adalah identik dengan instansi
Pemerintah Daerah yang akan memuat kegiatan
yang banyak (lebih dari sepuluh) dan memerlukan
pengambilan keputusan yang banyak.

2.2.2. Menggunakan hanya Lima Simbol
Flowcharts
Simbol yang digunakan dalam SOP AP hanya terdiri
dari 5 (lima) simbol, yaitu: 4 (empat) simbol dasar
flowcharts (Basic Symbol of Flowcharts) dan 1
(satu) simbol penghubung ganti halaman (Off-
Page Conector). Kelima simbol yang dipergunakan
tersebut adalah sebagai berikut:
1) Simbol Kapsul/Terminator ( ) untuk
mendeskripsikan kegiatan mulai dan berakhir;
2) Simbol Kotak/Process ( ) untuk
mendeskripsikan proses atau kegiatan eksekusi;
3) Simbol Belah Ketupat/Decision ( ) untuk
mendeskripsikan kegiatan pengambilan keputusan;
4) Simbol Anak Panah/Panah/Arrow ( ) untuk
mendeskrpsikan arah kegiatan (arah proses
kegiatan);
5) Simbol Segilima/Off-Page Connector ( ) untuk
mendeskripsikan hubungan antar simbol yang
berbeda halaman.
Dasar penggunaan 5 (lima) simbol dalam

penyusunan SOP AP adalah:
1) SOP AP mendeskripsikan prosedur administratif,
yaitu kegiatankegiatan yang dilaksanakan oleh lebih
15
dari satu pelaksana (jabatan) dan bersifat makro
maupun mikro dan prosedur yang
2) bersifat teknis yang detail baik yang menyangkut
urusan administrasi maupun urusan teknis;
3) Hanya ada dua alternatif sifat kegiatan
administrasi pemerintahan yaitu kegiatan eksekusi
(process) dan pengambilan keputusan (decision);
4) Simbol lain tidak dipergunakan disebabkan
karena prosedur yang dideskripsikan bersifat umum
tidak rinci dan tidak bersifat teknis disamping itu
kegiatan yang dilakukan oleh pelaksana kegiatan
sudah langsung operasional tidak bersifat teknikal
(technical procedures) yang berlaku pada peralatan
(mesin);
5) Penulisan kegiatan dalam prosedur bersifat aktif
(menggunakan kata kerja tanpa subyek) dengan
demikian banyak simbol yang tidak dipergunakan,
seperti: simbol pendokumentasian, simbol persiapan,
simbol penundaan, dan simbol lain yang sejenis;
6) Penyusunan SOP AP ini hanya memberlakukan
penulisan flowcharts secara vertikal, artinya bahwa
branching flowcharts dituliskan secara vertikal
sehingga hanya mengenal penyambungan simbol
yang menghubungkan antar halaman (simbol
segilima/off-page connector) dan tidak mengenal
simbol lingkaran kecil penghubung dalam satu
halaman.
2.2.2.3 Pelaksana dipisahkan dari

kegiatan
Penulisan pelaksana dalam SOP UPTD PAL
ini dipisahkan dari kegiatan. Oleh karena itu
untuk menghindari pengulangan yang tidak
perlu dan tumpang-tindih (overlapping) yang
tidak efisien maka penulisan kegiatan tidak
disertai dengan pelaksana kegiatan (aktor)
dan dipisahkan dalam kolom pelaksana
tersendiri.
16
DAN PENETAPAN SOP
Dengan demikian penulisan kegiatan

menggunakan kata kerja aktif yang diikuti
dengan obyek dan keterangan seperti:
menulis laporan; mendokumentasikan surat
pengaduan; mengumpulkan bahan rapat;
mengirim surat undangan kepada peserta;
meneliti berkas, menandatangani draft surat
net, mengarsipkan dokumen. Penulisan
pelaksana (aktor) tidak diurutkan secara
hierarki tetapi didasarkan pada sekuen
kegiatan sehingga kegiatan selalu dimulai dari
sisi kiri dan tidak ada kegiatan yang dimulai
dari tengah maupun sisi kanan dari matriks
flowcharts.
2.3 Dokumen SOP UPTD PAL

Secara umum dokumen SOP selalu dikaitkan dengan
format SOP. Format SOP sesuai konsep umum yang
berlaku dinyatakan bahwa tidak ada format SOP yang baku
(standar), yang mempengaruhi format SOP adalah tujuan
dibuatnya SOP tersebut. Dengan demikian maka apabila
tujuan penyusunan SOP berbeda maka format SOPnya
pun akan berbeda. Informasi yang dimuat dalam dokumen
SOP meliputi: Unsur Dokumentasi dan Unsur Prosedur.
2.3.1 Dokumen SOP UPTD PAL tersusun

Dokumen SOP yang telah kami susun ini adalah
dokumen SOP umum yang disusun melalui pendekatan
ISO 9001:2008, diperbaharui ISO 9001:2015
2.3.1.1 Format Narasi Prosedur

Penulisan format Narasi Prosedur sebagaimana yang
telah dihasilkan dalam penyusunan SOP UPTD PAL
ini secara konsisten menggunakan format sebagai
berikut:
17
"Narasi Prosedur Bagian Header dari format tersebut memuat
terdiri dari unsur- identitas prosedur.
unsur: Unit kerja › Judul Prosedur
terkait, tujuan, › Unit Kerja yang menjadi penanggung jawab
ruang lingkup, prosedur
referensi, definisi, › Tanggal Pengesahan
Batasan, Prosedur, › Nomor revisi
Dokumen
Terkait, Indikator Sedangkan kerangka Narasi Prosedur terdiri dari
Keberhasilan dan unsur-unsur sebagai berikut.
Lampiran." 1. Unit Kerja Terkait, mencakup unit kerja yang
menjadi penanggung jawab prosedur dan unit lain
yang terlibat dalam pelaksanaan prosedur.
2. Tujuan, bisa merupakan tujuan yang ingin
dicapai dari pelaksanaan Prosedur atau tujuan dari
penyusunan prosedur. Tujuan dituliskan sebagai
kalimat aktif yang dimulai dengan kata kerja.
3. Ruang Lingkup, cakupan dalam prosedur, bisa
berupa gambaran kapan dimulai hingga berakhirnya
kegiatan dalam prosedur atau unit kerja tempat
Prosedur berlaku.
4. Referensi, berupa kebijakan organisasi, standar-
standar, atau perundangan yang berlaku.
5. Definisi, pengertian istilah-istilah yang digunakan
dalam penulisanProsedur agar mudah dipahami.
6. Batasan, persyaratan yang harus dipenuhi
dalam pelaksanaan prosedur.
7. Prosedur, urutan langkah pelaksanaan aktivitas.
Kalimat yang mencerminkan langkah-langkah
prosedur. Biasanya diawali dengannama unit kerja
sebagai subyek dan diikuti dengan kata kerja aktif.
8. Dokumen Terkait, mencakup dokumen
Sistem Tata Kerja yang terkait, formulir yang relevan
dengan Prosedur yang ditulis, atau bentuk rekaman
yang menjadi bukti pelaksanaan Prosedur.
9. Indikator keberhasilan, dapat berupa jenis
dan kualitas input proses, waktu penyelesaian satu
siklus Prosedur, atau jenis, kualitas dan jumlah otput
proses yang diinginkan.
18
DAN PENETAPAN SOP
"Diagram 10. Lampiran, biasanya terdiri dari Diagram Alir

Alir Prosedur dan dokumen terkait lainnya, misalnya blangko
menjelaskan langkah- formulir yang digunakan pada prosedur tersebut,
langkah kegiatan contoh surat terkait Prosedur, dll.
secara berurutan
dan sistematis dari 2.3.1.2 Diagram Alir Prosedur
prosedur yang Bagian Diagram Alir ini berupa flowcharts yang
distandarkan." menjelaskan langkah-langkah kegiatan secara
berurutan dan sistematis dari prosedur yang
distandarkan, yang berisi: Nomor kegiatan; Uraian
kegiatan yang berisi langkah-langkah (prosedur);
Pelaksana yang merupakan pelaku (aktor) kegiatan;
Mutu Baku yang berisi kelengkapan, waktu, output
dan keterangan.
Sebagai institusi yang baru lahir, sebagaimana

yang sudah dijelaskan dalam latar belakang diatas,
Penyusun maupun satu UPTD PAL belum bisa
melakukan benchmarking terhadap UPTD PAL yang
lain yang terbilang mapan/sudah berpengalaman/
matang dalam penerapan SOP. Oleh sebab itu
pengisian MUTU BAKU pada diagram alir prosedur
pada SOP-SOP yang kami susun direkomendasikan
untuk dilakukan sendiri oleh masing-masing UPTD
PAL pada tahap implementasi, untuk kemudian
dievaluasi secara berkala.
2.3.2 Dokumen SOP Pengembangan

SOP Pengembangan yang harus diterapkan oleh
UPTD PAL ke depan adalah SOP-SOP yang secara
spesifik harus memenuhi ketentuan yang berlaku,
contohnya Permenpan RB 35 Tahun 2012 tentang
Pedoman Penyusunan Standar Operasional
Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP-AP).
Sesuai Pedoman Penyusunan Unsur dokumentasi

merupakan unsur dari Dokumen SOP yang
berisi hal-hal yang terkait dengan proses
19
pendokumentasian SOP sebagai sebuah dokumen.
Adapun unsur dokumentasi SOP UPTD PAL antara
lain mencakup:
2.3.2.1 Unsur Dokumentasi
2.3.2.1.1 Halaman Judul (Cover)

Halaman judul merupakan halaman pertama
sebagai sampul muka sebuah dokumen SOP AP.
Halaman judul ini berisi informasi mengenai:
› Judul SOP AP;
› Instansi/Satuan Kerja;
› Tahun pembuatan;
› Informasi lain yang diperlukan.
2.3.1.1.2 Keputusan Pimpinan

Kementerian/ Lembaga/Pemda
Karena Dokumen SOP AP merupakan pedoman
setiap pegawai (baik pejabat struktural,
fungsional, atau yang ditunjuk untuk
melaksanakan satu tugas dan tanggung jawab
tertentu), dokumen ini harus memiliki kekuatan
hukum. Dalam halaman selanjutnya setelah
halaman judul, disajikan keputusan Pimpinan
Induk Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah
tentang penetapan dokumen SOP AP.
2.3.1.1.3 Daftar isi dokumen SOP

UPTD PAL
Daftar isi ini dibutuhkan untuk membantu
mempercepat pencarian informasi dan menulis
perubahan/revisi yang dibuat untuk bagian
tertentu dari SOP AP terkait. (Catatan: Pada
umumnya, karena prosedur-prosedur yang di
SOP-kan akan mencakup prosedur dari seluruh
unit kerja, kemungkinan besar dokumen SOP
AP akan sangat tebal. Oleh karena itu, dokumen
ini dapat dibagi ke dalam beberapa bagian, yang
masing-masing memiliki daftar isi).
20
DAN PENETAPAN SOP
2.3.1.4 Penjelasan singkat penggunaan

Sebagai sebuah dokumen yang menjadi
manual, maka dokumen SOP UPTD PAL
memuat penjelasan bagaimana membaca
dan menggunakan dokumen tersebut. Isi
dari bagian ini antara lain mencakup: Ruang
Lingkup, menjelaskan tujuan prosedur dibuat
dan kebutuhan organisasi; Ringkasan, memuat
ringkasan singkat mengenai prosedur yang
dibuat; dan Definisi/Pengertian-pengertian umum,
memuat beberapa definisi yang terkait dengan
prosedur yang distandarkan.
2.3.2.2 Unsur Prosedur

Unsur prosedur merupakan bagian inti dari dokumen
SOP AP. Unsur ini dibagi dalam dua bagian, yaitu Bagian
Identitas dan Bagian Flowchart.

2.3.2.2.1 Bagian Identitas
Bagian Identitas dari unsur prosedur dalam
SOP AP dapat dijelaskan sebagai berikut:
1) Logo dan Nama Instansi/Satuan
Kerja/Unit Kerja, nomenklatur satuan/unit
organisasi pembuat;
2) Nomor SOP AP, nomor prosedur yang
di-SOP-kan sesuai dengan tata naskah dinas yang
berlaku di Kementerian/Lembaga/Pemerintah
Daerah;
3) Tanggal Pembuatan, tanggal pertama kali
SOP AP dibuat berupa tanggal selesainya SOP AP
dibuat bukan tanggal dimulainya pembuatannya;
4) Tanggal Revisi, tanggal SOP AP direvisi
atau tanggal rencana ditinjauulangnya SOP AP
yang bersangkutan;
5) Tanggal Efektif, tanggal mulai
diberlakukan SOP AP atau sama dengan tanggal
ditandatanganinya Dokumen SOP AP;
21
6) Pengesahan oleh pejabat yang
berkompeten pada tingkat satuan
kerja. Item pengesahan berisi nomenklatur
jabatan, tanda tangan, nama pejabat yang disertai
dengan NIP serta stempel/cap instansi;
7) Judul SOP AP, judul prosedur yang di-
SOP-kan sesuai dengan kegiatan yang sesuai
dengan tugas dan fungsi yang dimiliki;
8) Dasar Hukum, berupa peraturan
perundang-undangan yang mendasari prosedur
yang di-SOP-kan beserta aturan pelaksanaannya;
9) Keterkaitan, memberikan penjelasan
mengenai keterkaitan prosedur yang
distandarkan dengan prosedur lain yang
distandarkan (SOP AP lain yang terkait secara
langsung dalam proses pelaksanaan kegiatan dan
menjadi bagian dari kegiatan tersebut).
10) Peringatan, memberikan penjelasan
mengenai kemungkinankemungkinan yang
terjadi ketika prosedur dilaksanakan atau tidak
dilaksanakan. Peringatan memberikan indikasi
berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan
berada di luar kendali pelaksana ketika prosedur
dilaksanakan, serta berbagai dampak lain yang
ditimbulkan. Dalam hal ini dijelaskan pula
bagaimana cara mengatasinya bila diperlukan.
Umumnya menggunakan kata peringatan, yaitu
jika/apabila-maka (if-than) atau batas waktu (dead
line) kegiatan harus sudah dilaksanakan;
11) Kualifikasi Pelaksana, memberikan
penjelasan mengenai kualifikasi pelaksana yang
dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada
prosedur yang distandarkan. SOP Administrasi
dilakukan oleh lebih dari satu pelaksana, oleh
sebab itu maka kualifikasi yang dimaksud adalah
berupa kompetensi (keahlian dan ketrampilan)
bersifat umum untuk semua pelaksana dan bukan
bersifat individu, yang diperlukan untuk dapat
melaksanakan SOP ini secara optimal.
22
DAN PENETAPAN SOP
"Bagian Flowchart 12) Peralatan dan Perlengkapan,

merupakan uraian memberikan penjelasan mengenai daftar
mengenai langkah- peralatan utama (pokok) dan perlengkapan yang
langkah (prosedur) dibutuhkan yang terkait secara langsung dengan
kegiatan beserta mutu prosedur yang di-SOP-kan.
baku dan keterangan 13) Pencatatan dan Pendataan, memuat
yang diperlukan." berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh
pejabat tertentu. Dalam kaitan ini, perlu dibuat
formulir-formulir tertentu yang akan diisi oleh
setiap pelaksana yang terlibat dalam proses.
(Misalnya formulir yang menunjukkan perjalanan
sebuah proses pengolahan dokumen pelayanan
perizinan. Berdasarkan formulir dasar ini, akan
diketahui apakah prosedur sudah sesuai dengan
mutu baku yang ditetapkan dalam SOP AP).
Setiap pelaksana yang ikut berperan dalam
proses, diwajibkan untuk mencatat dan mendata
apa yang sudah dilakukannya, dan memberikan
pengesahan bahwa langkah yang ditanganinya
dapat dilanjutkan pada langkah selanjutnya.
Pendataan dan pencatatan akan menjadi
dokumen yang memberikan informasi penting
mengenai “apakah prosedur telah dijalankan
dengan benar”.
2.3.2.2.2 Bagian Flowchart

Bagian Flowchart merupakan uraian mengenai
langkah-langkah (prosedur) kegiatan beserta
mutu baku dan keterangan yang diperlukan.
Bagian Flowchart ini berupa flowcharts yang
menjelaskan langkah-langkah kegiatan secara
berurutan dan sistematis dari prosedur yang
distandarkan, yang berisi: Nomor kegiatan;
Uraian kegiatan yang berisi langkah-langkah
(prosedur); Pelaksana yang merupakan pelaku
(aktor) kegiatan; Mutu Baku yang berisi
kelengkapan, waktu, output dan keterangan. Agar
SOP AP ini terkait dengan kinerja, maka setiap
aktivitas hendaknya mengidentifikasikan mutu
23
baku tertentu, seperti: waktu yang diperlukan
untuk menyelesaikan persyaratan/kelengkapan
yang diperlukan (standar input) dan outputnya.
Mutu baku ini akan menjadi alat kendali mutu
sehingga produk akhirnya (end product) dari
sebuah proses benar-benar memenuhi kualitas
yang diharapkan, sebagaimana ditetapkan dalam
standar pelayanan.
Untuk memudahkan dalam pendokumentasian

dan implementasinya, sebaiknya SOP AP memiliki
kesamaan dalam unsur prosedur meskipun
muatan dari unsur tersebut akan berbeda sesuai
dengan kebutuhan instansi masing-masing.
2.4 Penetapan Dokumen SOP
Penetapan SOP sebagai sebuah peraturan yang mengikat

bagi seluruh unsur yang ada di setiap organisasi/satuan/unit
kerja di Lingkungan Kementerian/Lembaga/ Pemerintah
Daerah diharapkan dapat diaplikasikan oleh pegawai dalam
pelaksanaan tugas dan fungsi di setiap tingkatan organisasi
yang mandiri baik di tingkat pusat maupun di instansi
vertikal yang ada di daerah, demikian pula halnya dengan
Dokumen SOP UPTD PAL ini perlu ditetapkan oleh Ka
SKPD Induk dari UPTD PALnya itu sendiri.
24
PETUNJUK PEMAKAIAN CONTOH-CONTOH
SOP UPTD PAL
A. Prasyarat dan pemahaman sebelum

menerapkan SOP
Masalah utama dalam menerapkan hasil penyusunan

SOP UPTD PD PAL ini adalah ketidak sesuaian antara
Stuktur Organisasi UPTD eksisting di Kota/Kabupaten
dengan Pelaksana/Unit Kerja yang disarankan ada dalam
(menjalankan) SOP. Oleh karena itu pimpinan UPTD
PAL/SKPD lnduk sebelum berniat menerapkan SOP-
SOP (secara selektif) hasil kegiatan penyusunan ini,
dapat melakukan pemetaan personil dan mendistribusikan
tanggung jawab pelaksanaan SOP maupun pelaksana lain/
unit kompetensi lain yang terlibat dalam SOP. SOP yang
ada dalam buku ini merupakan salah satu referensi dalam
penyusunan SOP, diperlukan improvisasi dan penyesuaian
sesuai dengan keadaan UPTD (sumber daya manusia,
ketersediaan sarana-prasarana/asset dan lainnya).
Penggunaan istilah “Unit Kompetensi” yang diartikan

sebagai pelaksana aktifitas/unit kerja dalam langkah-
langkah prosedur dan dipakai untuk memudahkan serta
menghindari kebingungan yang mungkin timbul akibat
istilah fungsi sudah dipakai dalam Struktur UPTD PAL
yang ada.
Dalam prakteknya 1 personil bisa saja menjadi penanggung

jawab dari 1 satu satuan “unit kompetensi” atau lebih,
hal ini dapat disesuaikan dengan potensi dan kecakapan
personil yang bersangkutan.
B. Cara Pengisian Format SOP
Bagian Header dari Format SOP tersebut memuat atau

harus diisi dengan identitas sbb:
1. Judul Prosedur
2. Unit Kerja yang menjadi penanggung jawab prosedur
3. Tanggal Pengesahan
4. Nomor revisi
25
Bagian Badan (body) dari Format SOP yang harus diisi,
tidak harus semuanya namun menyesuaikan dengan
karakteristik SOPnya sendiri, antara lain adalah sbb:
Unit Kerja Terkait Mencakup unit kerja yang menjadi penanggung jawab
prosedur dan unit lain yang terlibat dalam pelaksanaan
prosedur,
Tujuan Bisa merupakan tujuan yang ingin dicapai dari pelaksanaan

Prosedur atau tujuan dari penyusunan prosedur, Tujuan
dituliskan sebagai kalimat aktif yang dlmulai dengan
kata kerja.
Ruang Lingkup Cakupan dalam prosedur, bisa berupa gambaran kapan

dimulai hingga berakhirnya kegiatan dalam prosedur atau
unit kerja tempat Prosedur berlaku.
Referensi Berupa kebijakan organisasi, standar-standar, atau

perundangan yang berlaku.
Definisi Pengertian istilah-istilah yang digunakan dalam

penulisan Prosedur agar mudah dipahami.
Batasan Persyaratan yang harus dipenuhi dalam pelaksanaan

prosedur.
Prosedur Urutan langkah pelaksanaan aktivitas. Kalimat yang

mencerminkan langkah-langkah prosedur. Biasanya diawali
dengan nama unit kerja sebagai subyek dan diikuti dengan
kata kerja aktif.
Dokumen Terkait Mencakup dokumen Sistem Tata Kerja yang terkait,

formulir yang relevan dengan Prosedur yang ditulis, atau
bentuk rekaman yang menjadi bukti pelaksanaan Prosedur,
26
PETUNJUK PEMAKAIAN CONTOH-CONTOH
SOP UPTD PAL
lndikator keberhasilan Dapat berupa jenis dan kualitas input proses, waktu
penyelesaian satu siklus Prosedur, atau jenis, kualitas dan
jumlah otput proses yang diinginkan.
Lampiran Biasanya terdiri dari Diagram Alir dan dokumen terkait

lainnya, misalnya blangko formulir yang digunakan pada
prosedur tersebut, contoh surat terkait Prosedur, dll.
C. Contoh SOP
Contoh SOP yang terisi lengkap adalah sebagaimana

terlampir dalam laporan Akhir Penyusunan SOP
UPTD PAL.
D. Petunjuk membaca SOP
Contoh-contoh SOP yang ada di dalam buku ini disusun

terdiri dari : narasi, diagram alir dan dokumen pendukung
berupa blangko dan formulir, karena itu kepada pengguna
buku ini mohon memperhatikan beberapa hal berikut :
1. Bacalah terlebih dahulu narasi SOP dan instruksi kerja
yang ada secara bertahap meliputi, unit kerja terkait,
tujuan, ruang lingkup, procedur, indicator keberhasilan
dan lampiran yang menyertai. Hal ini dimaksudkan
untuk menghindari ketidaktepatan atau kesalahan
interpretasi dari SOP yang ada.
2. Setelah itu barulah dilanjutkan dengan membaca
diagram alir yang menyertai dalam bentuk flow chart.
Pada diagram alir ini akan terlihat dengan mudah
tahapan kegiatan serta pelaksana atau unit kompetensi
yang terlibat dalam sebuah SOP
3. Perhatikan apakah SOP tersebut juga dilengkapi dengan
dokumen pendukung berupa blangko atau formulir dan
lainnya untuk mendukung SOP yang ada.
27
SOP yang ada dalam buku ini merupakan
salah satu referensi dalam penyusunan SOP,
diperlukan improvisasi dan penyesuaian
sesuai dengan keadaan UPTD (sumber daya
manusia, ketersediaan sarana-prasarana/
asset dan lainnya).
35
3. DAFTAR HASIL PENYUSUNAN SOP
DAFTAR SOP UPTD PAL BERDASARKAN KELOMPOK ASPEK STRATEGIS

PENGELOLAAN UPTD PAL
NO NO SOP

MANAJEMEN & ADMINISTRASI OPERATOR
1 1.A.1 SOP Menyusun Rencana Kerja & Anggaran UPTD PAL
2 1.A.2 SOP Menyusun Laporan Kinerja Triwulanan UPTD PAL
3 1.B.1 SOP Memonitor dan Mengevaluasi Pengelolaan UPTD PAL
4 1.B.1.1 TKI Penyiapan Pelaksanaan Monev
5 1.C.1.1 SOP Menerima Surat Masuk
6 1.C.1.2 SOP Menyiapkan Surat Keluar
7 1.C.1.3 TKI Pengiriman Surat Keluar
8 1.C.2 SOP Mengusulkan Pemeliharaan Gedung & Kantor
9 1.C.3 SOP Mengusulkan Pemeliharaan Kendaraan Dinas
10 1.D.1 SOP Mengajukan Uang Muka Kerja
11 1.D.2 SOP Mengajukan Pembayaran Pihak ke-3

SUMBER DAYA MANUSIA
12 2.A.1 TKI Cara Menyusun SOP
13 2.B.1 TKI Cara Penyusunan Uraian Kerja (Job Description)
14 2.D.1 SOP Perekrutan Tenaga Kerja
15 2.D.1.1 SOP Proses Seleksi
16 2.E.1 TKI Melakukan Asesmen Kinerja Tenaga Kerja
29
NO NO SOP
ASET OPERASI
17 3.D.1 TKI Mengoperasikan & Memelihara Truk Tinja
18 3.D.2 SOP Melayani Penyedotan Tinja
19 3.D.2.1 TKI Menyedot Lumpur Tinja
20 3.D.2.2 TKI Mengangkut & Membuang Lumpur Tinja
21 3.D.4 SOP Menyiapkan Administrasi & Teknis LLTT
22 3.D.5 SOP Menyedot Lumpur Tinja LLTT
23 3.D.6 SOP Mengangkut dan Membuang Lumpur Tinja LLTT
MANAJEMEN PELANGGAN
24 5.A.2 SOP Mengisi dan Memutakhirkan Data Pelanggan
25 5.A.3 SOP Menerima Pelanggan Baru LLTT
26 5.B.1 TKI Komunikasi dengan Pelanggan menggunakan Telepon
27 5.C.1 SOP Menangani Keluhan Pelanggan
PENDAPATAN
28 6.C.1 SOP Mencetak, Mendistribusikan & Menerima Pembayaran
Rekening Tagihan
30
MANAJEMEN &
ADMINISTRASI
OPERATOR
Book SOP Template rev.indd 1 3/14/16 8:53 PM

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
UNIT KERJA : TATA USAHA
NOMOR : 1.A.1/SOP/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0
JUDUL : MENYUSUN RENCANA BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahun
KERJA & ANGGARAN HALAMAN : 1 dari 3

I. UNIT KERJA TERKAIT

1) Tim Kerja (ad Hoc)
2) Administrasi Umum
3) Tata Usaha
4) Ka UPTD PAL
5) Ka SKPD Induk
II. TUJUAN
Memberikan panduan langkah-langkah yang harus ditempuh kepada unit kompetensi terkait
di lingkungan UPTD dalam menyusun Rencana Kerja dan Anggaran.
III. RUANG LINGKUP
Prosedur ini meliputi langkah penyiapan & pemberitahuan kepada seluruh unit kompetensi
di lingkungan UPTD melalui pengarahan pimpinan dan pemberitahuan/perintah tertulis,
pembentukan TIM Kerja, proses penyusunan Rencana Kerja & Anggaran oleh Tim Kerja dan
proses persetujuan Ka SKPD Induk.
IV. PROSEDUR
1. Ka UPTD PAL memberikan arahan kepada unit-unit kompetensi di UPTD

untuk menyusun Rencana Kerja & Anggaran sesuai Renstra SKPD Induk
dan memerintahkan Tata Usaha untuk menyiapkan konsep Surat Perintah
Penyusunan.
2. Tata Usaha menyiapkan konsep Surat Perintah Penyusunan Usulan Rencana
Kerja & Anggaran UPTD dan menyerahkan ke Ka UPTD
3. Ka UPTD PAL meneliti konsep surat. Bila perlu perbaikan, konsep surat
dikembalikan ke Tata Usaha. Bila sudah setuju dgn usulan, maka Ka UPTD PAL
menandatangani Surat Perintah Penyusunan Rencana Kerja & Anggaran UPTD
PAL dan menyerahkannya kepada Tata Usaha.
4. Tata Usaha menerima Surat Perintah Penyusunan Rencana Kerja & Anggaran
UPTD yg sudah ditanda tangani Ka UPTD PAL untuk didistribusikan ke
Administrasi Umum.
5. Administrasi Umum mendistribusikan Surat Perintah Penyusunan Rencana
Kerja & Anggaran UPTD PAL kepada Tim Kerja

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0
JUDUL : MENYUSUN RENCANA BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahun
KERJA & ANGGARAN HALAMAN : 2 dari 3

6. Tim Kerja menerima Surat Perintah Penyusunan Rencana Kerja & Anggaran
Ka UPTD PAL dari Administrasi Umum dan menyusun draft usulan Rencana
Kerja & Anggaran mengacu pada usulan program-program teknis yang diterima
dari Unit Kompetensi yang ada di UPTD
7. Ka UPTD memeriksa dan memproses persetujuan draft Usulan Rencana
Kerja & Anggaran. Bila masih diperlukan perbaikan, maka draft usulan akan
dikembalikan ke Tim Kerja untuk dikoreksi. Bila draft usulan sudah dianggap
baik, maka Ka UPTD menyetujui dengan menanda tangani Usulan Rencana
Kerja & Anggaran UPTD PAL.
8. Ka. UPTD menyerahkan Usulan Rencana Kerja & Anggaran UPTD PAL kepada
Ka SKPD Induk
9. Ka SKPD Induk menerima Usulan Rencana Kerja dan Anggaran UPTD PAL.
Bila masih memerlukan perbaikan, maka berkas usulan dikembalikan ke Ka
UPTD. Bila disetujui, maka akan diproses pada tahapan berikutnya.
10. Proses pengusulan RK&A UPTD selesai.
V. INDIKATOR UKURAN KEBERHASILAN
1. Proses penyusunan & pengusulan Rencana Kerja & Anggaran tepat waktu
VI. LAMPIRAN
1. Diagram alir Prosedur Menyusun Rencana Kerja & Anggaran UPTD PAL
Disiapkan oleh: Disetujui oleh: Disahkan oleh:
Tata Usaha Ka UPTD Ka

Ka SKPD
UPTDInduk
PAL
Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun Tanggal - bulan - tahun

DIAGRAM ALIR PROSEDUR MENYUSUN RENCANA KERJA & ANGGARAN UPTD PAL
SOP No: 1.A.1/SOP-RKA/ADM/bulan/tahun
PELAKSANA/UNIT KOMPETENSI MUTU BAKU
No Kegiatan Tim Kerja Administrasi Ka UPTD Ka SKPD

Tata Usaha KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT
(Ad Hoc) Umum PAL Induk
Memberikan arahan kepada unit-unit kompetensi di UPTD

untuk menyusun RK&A sesuai Renstra SKPD Induk dan MULAI
1 memerintahkan Tata Usaha untuk menyiapkan konsep
Surat Perintah.
Menyiapkan konsep Surat Perintah Penyusunan Usulan 2

2
Rencana Kerja & Anggaran UPTD.
Meneliti konsep surat. Bila perlu perbaikan, konsep surat 1. Draft Surat
dikembalikan ke Tata Usaha. Bila sudah setuju dgn usulan, Perintah;
3 maka Ka UPTD PAL menandatangani Surat Perintah 3 2. Jadwal
PERBAIKAN Penyusunan
Penyusunan Rencana Kerja & Anggaran UPTD PAL.
RK&A UPTD PAL
Menerima Surat Perintah Penyusunan Rencana Kerja & 1. Surat Perintah Penyusunan
✔ RK&A ditanda tangani Ka UPTD
4 Anggaran UPTD yg sudah ditanda tangani Ka UPTD PAL 4 PAL; 2. Agenda Penyusunan
untuk didistribusikan. SETUJU RK&A UPTD PAL di tanda tangani
Mendistribusikan Surat Perintah Penyusunan Rencana Kerja

5 & Anggaran UPTD PAL kepada Tim Kerja. 5
Menerima Surat Perintah Penyusunan Rencana Kerja &

6 Anggaran Ka UPTD PAL dari Administrasi Umum dan
menyusun draft usulan Rencana Kerja & Anggaran mengacu 6
pada usulan program-program teknis yang diterima dari
Unit-unit Kompetensi yang ada di UPTD.
Memeriksa dan memproses persetujuan draft Usulan

7 Rencana Kerja & Anggaran. Bila masih diperlukan perbaikan, X
maka draft usulan akan dikembalikan ke Tim Kerja untuk 7 Usulan RK&A Usulan RK&A di ttd
dikoreksi. Bila draft usulan sudah dianggap baik, maka Ka TIDAK
UPTD PAL Ka UPTD PAL
UPTD menyetujui dengan menanda tangani Usulan Rencana ✔
Kerja & Anggaran UPTD PAL. SETUJU
8 Menyerahkan Usulan Rencana Kerja & Anggaran UPTD PAL

kepada Ka SKPD Induk. 8
Menerima Usulan Rencana Kerja dan Anggaran UPTD PAL.

9 Bila masih memerlukan perbaikan, maka berkas usulan
dikembalikan ke Ka UPTD. Bila disetujui, maka akan diproses X
pada tahapan berikutnya.
9
TIDAK
SETUJU
10 Proses pengusulan RK&A UPTD selesai. SELESAI ✔

NOTES

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
NOMOR : 1. A.2/SOP/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0
JUDUL : MENYUSUN LAPORAN BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahun
KINERJA HALAMAN : 1 dari 4
TRIWULANAN

1) Tim Kerja (Ad Hoc)
2) Administrasi Umum
3) Tata Usaha
4) Ka UPTD PAL
5) Ka SKPD Induk
II. TUJUAN
1) Memberikan panduan kepada unit kompetensi terkait yang terlibat dalam

kegiatan menyusun Laporan Triwulanan agar dapat melaksanakan tugasnya
sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
2) Kegiatan penyusunan Laporan Triwulanan terselenggara tepat waktu.
III. RUANG LINGKUP
Prosedur ini meliputi langkah penyiapan & pemberitahuan kepada seluruh unit kompetensi
di lingkungan UPTD melalui pengarahan pimpinan dan pemberitahuan/perintah tertulis,
pembentukan TIM Kerja, proses penyusunan Laporan Triwulanan oleh Tim Kerja dan proses
persetujuan Ka SKPD Induk.
IV. REFERENSI
V. DOKUMEN TERKAIT
VI. DEFINISI
VII. PROSEDUR
1. Ka. UPTD PAL memberikan arahan kepada unit-unit kompetensi di UPTD

agar menyusun Laporan Kinerja UPTD dan memerintahkan Kepala Tata Usaha
untuk menyiapkan konsep Surat Perintah dari Ka UPTD
2. Tata Usaha menerima perintah menyiapkan konsep Surat Perintah Menyusun
Laporan Kinerja Triwulanan dan SK Pembentukan TIM Kerja dari Ka UPTD PAL

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0
TRIWULANAN
3.
Tata Usaha menyerahkan Konsep Surat Perintah Menyusun Laporan Kinerja
Triwulanan UPTD dan Konsep SK TIM Kerja
4. Ka UPTD meneliti konsep surat perintah menyusun laporan Kinerja Triwulanan
dan konsep SK TIM. Bila perlu perbaikan, konsep surat dikembalikan ke Tata
Usaha. Bila sudah setuju dgn draft, maka Ka UPTD PAL menandatangani Surat
Perintah Menyusun Laporan Kinerja UPTD PAL dan SK TIM Penyusun.
5. Tata Usaha menerima Surat Perintah Menyusun Laporan Kinerja Triwulanan
UPTD dan SK Tim Penyusun yg sudah ditanda tangani Ka UPTD PAL untuk
didistribusikan.
6. Administrasi Umum mendistribusikan Surat Perintah Menyusun Laporan
Kinerja Triwulanan UPTD dan SK Tim kepada seluruh anggota Tim Kerja
7. Tim Kerja menerima Surat Perintah Menyusun Laporan Kinerja Triwulanan
UPTD dari Administrasi Umum dan menyusun draft usulan Laporan Kinerja
Triwulanan UPTD mengacu pada laporan kinerja dari setiap unit kompetensi
yang ada di UPTD
8. Ka UPTD memeriksa dan memproses persetujuan draft Laporan Kinerja
UPTD. Bila masih diperlukan perbaikan, maka draft Laporan Kinerja akan
dikembalikan ke Tim Kerja untuk dikoreksi. Bila draft Laporan Kinerja sudah
dianggap baik, maka Ka UPTD menyetujui dengan menanda tangani Laporan
Kinerja UPTD PAL.
9. Ka UPTD menyerahkan Laporan Kinerja UPTD PAL kepada Kepala SKPD
Induk
10. Ka SKPD Induk menerima Laporan Kinerja UPTD PAL. Bila masih memerlukan
perbaikan, maka berkas usulan dikembalikan ke Ka UPTD. Bila disetujui, maka
akan diproses pada tahapan berikutnya.
11. Proses menyusun Laporan Kinerja Triwulanan selesai.

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0
TRIWULANAN
VIII. INDIKATOR UKURAN KEBERHASILAN
Penyerahan laporan kinerja Triwulanan dapat dilakukan tepat waktu.
IX. LAMPIRAN
1. Diagram alir SOP Penyusunan Laporan Kinerja
Tata Usaha Ka UPTD Ka SKPD Induk

DIAGRAM ALIR PROSEDUR MENYUSUN LAPORAN KINERJA TRIWULANAN UPTD PAL
SOP No: 1.A.2/SOP-LTW/ADM/bulan/tahun
No Kegiatan Tim Kerja Administrasi Ka UPTD Ka SKPD

Tata Usaha Kelengkapan Waktu Output
(Ad Hoc) Umum PAL Induk
Memberikan arahan kepada unit-unit kompetensi di UPTD agar menyusun

MULAI
1 Laporan Kinerja UPTD dan memerintahkan Kepala Tata Usaha untuk
menyiapkan konsep Surat Perintah dari Ka UPTD
Menerima perintah menyiapkan konsep Surat Perintah Menyusun Laporan

2 Kinerja Triwulanan dan SK Pembentukan TIM Kerja dari Ka UPTD PAL 2
Menyerahkan Konsep Surat Perintah Menyusun Laporan Kinerja Triwulanan 1. Draft Surat Perintah;
3 UPTD dan Konsep SK TIM Kerja. (Diusulkan setiap pertengahan bulan 2. Jadwal Penyusunan
3 Laporan TRW
Maret, Juni, September & Desember)
UPTD PAL
Meneliti konsep surat perintah menyusun laporan Kinerja Triwulanan dan 1. Surat Perintah
konsep SK TIM. Bila perlu perbaikan, konsep surat dikembalikan ke Tata 1. Surat Perintah
4 4 Penyusunan
Usaha. Bila sudah setuju dgn draft, maka Ka UPTD PAL menandatangani Penyusunan
PERBAIKAN
Laporan TRW di
Surat Perintah Menyusun Laporan Kinerja UPTD PAL dan SK TIM Penyusun. Laporan TRW
ttd Ka UPTD PAL
Menerima Surat Perintah Menyusun Laporan Kinerja Triwulanan UPTD

5 dan SK Tim Penyusun yg sudah ditanda tangani Ka UPTD PAL untuk 5 ✔
didistribusikan. SETUJU
Mendistribusikan Surat Perintah Menyusun Laporan Kinerja Triwulanan

6 UPTD dan SK Tim kepada seluruh anggota Tim Kerja 6
Menerima Surat Perintah Menyusun Laporan Kinerja Triwulanan UPTD

dari Administrasi Umum dan menyusun draft usulan Laporan Kinerja
7 Triwulanan UPTD mengacu pada laporan kinerja dari setiap unit 7
kompetensi yang ada di UPTD
Memeriksa dan memproses persetujuan draft Laporan Kinerja UPTD. Bila

masih diperlukan perbaikan, maka draft Laporan Kinerja akan dikembalikan PERBAIKAN
8 ke Tim Kerja untuk dikoreksi. Bila draft Laporan Kinerja sudah dianggap
baik, maka Ka UPTD menyetujui dengan menanda tangani Laporan Kinerja 8
✔
UPTD PAL.
SETUJU
9 Menyerahkan Laporan Kinerja UPTD PAL kepada Kepala SKPD Induk

9
Menerima Laporan Kinerja UPTD PAL. Bila masih memerlukan perbaikan, PERBAIKAN
10 maka berkas usulan dikembalikan ke Ka UPTD. Bila disetujui, maka akan 10
diproses pada tahapan berikutnya.
✔
11 Proses menyusun Laporan Kinerja Triwulanan selesai. SETUJU
SELESAI

NOTES

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
NOMOR : 1.B.1/SOP/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0
JUDUL : MEMONITOR DAN BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahun
MENGEVALUASI HALAMAN : 1 dari 4

1) Tata Usaha
2) Tim Monitoring & Evaluasi
3) Ka UPTD PAL
4) Ka SKPD Induk
II. TUJUAN
1) Prosedur ini dibuat sebagai panduan dalam menyelenggarakan kegiatan

Monitoring dan Evaluasi terhadap penyelenggaraan pengelolaan UPTD PAL
2) Untuk memastikan bahwa tata kelola yang dilakukan di UPTD PAL
diselenggarakan dengan prinsip efektif dan efisien
3) Untuk memastikan :
a. Kesesuaian kegiatan dengan prosedur dan kebijakan yang berlaku
b. Pencapaian target dalam konteks rencana tahunan
4) Perbaikan sistem dapat dilakukan secara berkelanjutan dan dapat dilaksanakan
sesuai rekomendari Monitoring dan Evaluasi.
III. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup semua tahapan kegiatan Monitoring dan Evaluasi mulai dari penyusunan
program Monev termasuk indikatornya, penetapan anggota Tim, pelaksanaan Kegiatan Monev
dan pembuatan laporan serta pemantauan tindak lanjut hasil temuan.
IV. REFERENSI
V. DOKUMEN TERKAIT
VI. DEFINISI
VII. PROSEDUR
1) Ka SKPD Induk memerintahkan pelaksanaan Monev ke KA UPTD dengan

indikator yang sudah ditentukan, beserta usulan anggota Tim

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0
2) Ka UPTD menerima perintah pelaksanaan kegiatan Monev dari Ka SKPD Induk

dan memerintahkan Fungsi Bagian TU untuk mempersiapkan Pelaksanaan
program Monitoring & Evaluasi dengan membuat draft SK TIM beserta juklak-
juknisnya.
3) Tata Usaha membuat draft SK TIM dengan indikator yang akan diperiksa
tertuang dalam SK TIM, dilengkapi dengan Juklak & Juknis pelaksanaan Monev.
4) Ka UPTD PAL memeriksa dan meneliti draft SK TIM, bila masih ada kekurangan
akan dikembalikan ke Fungsi Bagian TU. Bila sudah setuju, maka Ka UPTD akan
memaraf draft SK TIM MONEV dan menyerahkannya ke SKPD Induk.
5) Ka SKPD Induk memeriksa dan meneliti draft SK TIM, bila masih ada kekurangan
akan dikembalikan ke Ka UPTD. Bila sudah setuju, maka diproses selanjutnya.
6) Ka SKPD Induk menerbitkan/menanda tangani SK Pembentukan Tim Monev
7) Tim Monev menjalankan TKI Penyiapan Kegiatan Monev (TKI 1.B.1.1)
8) Tim Monev melakukan pertemuan perkenalan dengan unit-unit kompetensi
UPTD PAL
9) Tim Monev melaksanakan kegiatan Monev sesuai Surat Tugas dan indikator
yang mau diperiksa.
10) Tim Monev melakukan analisa kesesuaian pelaksanaan prosedur (Juklak &
Juknis kegiatan Monev serta Peraturan, Pedoman, SOP, TKI yang berlaku di
lingkungan UPTD PAL) dan pencapaian hasil Monitoring Evaluasi dibandingkan
dengan Rencana Tahunan UPTD.
11) Tim Monev mempelajari hasil analisa. Bila diperlukan verifikasi, maka tim
Monev membuat dan menyerahkan Laporan Temuan Awal kepada UPTD
dan memberikan waktu kepada pihak UPTD untuk memberikan klarifikasi/
penjelasan kepada TIM MONEV. Bila tidak diperlukan verifikasi, maka langsung
menuju proses penyusunan Laporan Hasil Temuan (LHP)
12) Ka UPTD PAL menerima Laporan Temuan Awal dan Rekomendasi
13) Ka UPTD PAL menindak lanjuti Laporan Temuan Awal dan Rekomendasi
dengan melakukan tindakan koreksi dan klarifikasi kepada TIM MONEV,
sebelum Penyusunan Laporan Hasil Monitoring & Evaluasi difinalkan.
14) Tim Monev menyusun hasil temuan final ke dalam LHP (Laporan Hasil
Pemeriksaan) dan menyerahkan Laporan Hasil Pemeriksaan kepada Ka SKPD
Induk dengan tembusan disampaikan kepada Ka UPTD PAL.

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0
15) Ka SKPD Induk memeriksa Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) dari TIM MONEV.
Bila tidak setuju dengan LHP, SKPD Induk akan mengembalikan laporan ke Tim
Monev, bila setuju dengan LHP, Pelaksanaan Monev selesai.
16) Pelaksanaan Monitoring & Evaluasi selesai
Tim Monev dapat menemukan hasil temuan yang dapat dijadikan acuan dalam upaya
pembenahan pengelolaan berkesinambungan.
IX. LAMPIRAN
1. Diagram Alir Prosedur Monitoring dan Evaluasi
Tata Usaha Ka UPTD PAL Ka SKPD Induk

DIAGRAM ALIR PROSEDUR MEMONITOR DAN MENGEVALUASI PENGELOLAAN UPTD PAL
SOP No: 1.B.1/SOP-Monev/ADM/bulan/tahun

No Kegiatan
Tata Usaha Tim Monev Ka UPTD PAL Ka SKPD Induk Kelengkapan Waktu Output
Memerintahkan pelaksanaan Monev ke KA UPTD dengan indikator yang sudah MULAI

1 ditentukan, beserta usulan anggota Tim.
Menerima perintah pelaksanaan kegiatan Monev dari SKPD Induk dan memerintahkan
Ka TU untuk mempersiapkan Pelaksanaan program Monitoring & Evaluasi dengan
2 membuat draft SK TIM beserta juklak-juknisnya. (Program Monev dilakukan minimal 2x 2
dalam setahun).
Membuat draft SK TIM dengan indikator yang akan diperiksa tertuang dalam SK TIM,
3 dilengkapi dengan Juklak & Juknis pelaksanaan Monev. (Penyebutan anggota tim 3
termasuk pendamping (fasilitator) dari UPTD)
✔
4 Memeriksa dan meneliti draft SK TIM, bila masih ada kekurangan/perlu perbaikan, maka SETUJU
PERBAIKAN
draft SK TIM akan dikembalikan ke Kepala TU. Bila sudah setuju, maka Ka UPTD akan 4
memaraf draft SK TIM MONEV dan menyerahkannya ke SKPD Induk. X
Memeriksa dan meneliti draft SK TIM, bila masih ada kekurangan akan dikembalikan ke 5 ✔
5 Ka UPTD. Bila sudah setuju, maka diproses selanjutnya.
X
PERBAIKAN SETUJU
6 Menerbitkan/menanda tangani SK Pembentukan Tim Monev 6

7 Menjalankan Tata Kerja Individu (TKI) Penyiapan Kegiatan Monev (TKI 1.B.1.1)
TKI 1.B.1.1
8 Melakukan pertemuan perkenalan dengan unit-unit kompetensi UPTD PAL 8

9 Melaksanakan kegiatan Monev sesuai Surat Tugas dan indikator yang mau diperiksa 9
Melakukan analisa kesesuaian pelaksanaan prosedur (Juklak & Juknis kegiatan Monev 10
10 serta Peraturan, Pedoman, SOP, TKI yang berlaku di lingkungan UPTD PAL) dan
pencapaian hasil Monitoring Evaluasi dibandingkan dengan Rencana Tahunan UPTD.
X ✔
Mempelajari hasil analisa. Bila diperlukan verifikasi, maka tim Monev membuat dan TIDAK PERLU PERLU
menyerahkan Laporan Temuan Awal kepada UPTD dan memberikan waktu kepada 11
11 pihak UPTD untuk memberikan klarifikasi/penjelasan kepada TIM MONEV. Bila tidak
diperlukan verifikasi, maka langsung menuju proses penyusunan Laporan Hasil
Temuan (LHP)
12 Menerima Laporan Temuan Awal dan Rekomendasi 12

Menindak lanjuti Laporan Temuan Awal dan Rekomendasi dengan melakukan tindakan
13 koreksi dan klarifikasi kepada TIM MONEV, sebelum Penyusunan Laporan Hasil 13
Monitoring & Evaluasi (final).
Menyusun hasil temuan final ke dalam LHP (Laporan Hasil Pemeriksaan) dan
14 menyerahkan Laporan Hasil Pemeriksaan kepada Ka SKPD Induk dengan tembusan
disampaikan kepada Ka UPTD PAL.
14
Memeriksa Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP)dari TIM MONEV. Bila tidak setuju dengan X
15 LHP, SKPD Induk akan mengembalikan laporan ke Tim Monev, bila setuju dengan LHP, TIDAK 15 ✔
Pelaksanaan Monev selesai. YA
16 Pelaksanaan Monitoring & Evaluasi selesai SELESAI

NOTES

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
UNIT KERJA : TIM MONITORING &
EVALUASI NOMOR : 1.B.1.1/TKI/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0
JUDUL : PENYIAPAN PELAKSANAAN BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahun
MONITORING DAN HALAMAN : 1 dari 12
EVALUASI
I. TUJUAN
1) Memastikan bahwa pelaksanaan setiap tahapan kegiatan Monitoring dan

Evaluasi disiapkan dengan baik, terencana dan terarah.
2) Menyiapkan alat bantu pelaksanaan monitoring dan evaluasi berupa formulir-
formulir yang diperlukan pada setiap tahapan proses
3) Menjaga kesinambungan manajemen perbaikan berkesinambungan, karena
selalu menggunakan format baku, terdokumentasikan dengan baik dan selalu
dapat dibandingkan dari waktu ke waktu.
II. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup semua tahapan kegiatan Monitoring dan Evaluasi mulai dari tahapan
penyusunan program & penetapan anggota Tim, persiapan dan pelaksanaan Kegiatan Monev,
pembuatan laporan serta pemantauan tindak lanjut hasil temuan.
III. REFERENSI
IV. DOKUMEN TERKAIT
SOP No. 1.B.1 tentang Prosedur Monitoring dan Evaluasi Manajemen Pengelolaan UPTD PAL
V. DEFINISI
VI. PROSEDUR
6.1. Pembuatan Program Monitoring Evaluasi

1) Program Monitoring Evaluasi dibuat setiap tahun oleh Tim menggunakan
Formulir Indikator Program Monitoring Evaluasi (FR-01), disetujui oleh Ka
UPTD PAL dan disahkan oleh Ka SKPD Induk
2) Program Monitoring Evaluasi menguraikan Indikator-indikator yang akan
diperiksa masing-masing fungsi/unit kerja dan waktu pelaksanaannya.
3) Tim Monitoring Evaluasi yang terdiri ketua tim dan anggota yang tidak
berbenturan kepentingan dengan fungsi/unit kerja yang diperiksa
4) Sasaran pemeriksaan oleh Tim Monitoring Evaluasi adalah seluruh unit
kompetensi yang berada di organisasi UPTD PAL

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0
EVALUASI
5) Tim Monitoring Evaluasi minimal terdiri atas 2 orang yang bertindak sebagai
Ketua tim Monitoring Evaluasi dan Anggota, dan tidak berasal dari unit
kompetensi yang akan diperiksa.
6) Lingkup kegiatan Monitoring Evaluasi disesuaikan tugas dan tanggungjawab
masing-masing unit-unit kompetensi dalam Struktur dan Tupoksi organisasi
UPTD PAL.
6.2. Persiapan Pelaksanaan Monitoring Evaluasi

1) Ketua Tim Monitoring Evaluasi menyusun rencana pada Formulir Jadwal
Monitoring Evaluasi (FR-02) yang disampaikan ke unit kompetensi yang akan
diperiksa paling lambat 3 (tiga) hari sebelum pelaksanaan.
2) Tim Monitoring Evaluasi menyiapkan daftar pertanyaan menggunakan Formulir
Checklist Monitoring Evaluasi (FR-03) dan peralatan pemeriksaan lain yang
diperlukan.
3) Berdasarkan rencana Monitoring Evaluasi yang telah diterima, unit kompetensi
yang akan diperiksa menunjuk personil yang memiliki tugas dan tanggung jawab
di dalam pelaksanaan kegiatan yang akan diperiksa untuk mendampingi Tim
Monitoring Evaluasi selama pelaksanaan pemeriksaan.
6.3. Pelaksanaan Monitoring Evaluasi

1) Kegiatan Monitoring Evaluasi diawali dengan mengadakan pertemuan
pembuka (Opening Meeting) yang dihadiri oleh Tim Monitoring Evaluasi dan
unit kompetensi yang akan diperiksa, untuk menjelaskan maksud, tujuan dan
memastikan jadwal Monitoring Evaluasi.
2) Kegiatan Monitoring Evaluasi dilaksanakan berdasarkan jadwal Monitoring
Evaluasi yang telah disepakati Tim Monev dengan unit kompetensi yang akan
diperiksa, antara lain meliputi kegiatan pemeriksaan dokumen-dokumen
terkait, wawancara dengan unit kompetensi yang diperiksa atau pekerja dan
observasi di lapangan.
3) Temuan pemeriksaan dan rencana perbaikan dikonfirmasi kepada unit
kompetensi yang diperiksa pada saat pelaksanaan Monitoring Evaluasi dan
dicatat dalam Formulir Temuan Monitoring Evaluasi (FR-06) dan Formulir
Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FR-07).
4) Pada saat pertemuan penutup (Closing Meeting), Tim Monitoring Evaluasi
menjelaskan hasil temuan pemeriksaan yang ditemukan kepada unit kerja
yang diperiksa.

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0
EVALUASI
6.4. Penyusunan dan penerbitan Laporan Pelaksanaan Monitoring Evaluasi

1) Laporan Pelaksanaan Monitoring Evaluasi (FR-04) disusun Ketua Tim
Monitoring Evaluasi paling lambat 3 (tiga) hari setelah pemeriksaan berakhir,
dilengkapi dengan Formulir Temuan Monitoring Evaluasi (FR-06) dan salinan
dari Formulir Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FR-07) yang dibuat oleh Tim
Monitoring Evaluasi yang dirangkum pada Formulir Pemantauan Tindaklanjut
Permasalahan atau ketidak sesuaian (FR-05).
2) Laporan disampaikan kepada Ka UPTD PAL dan Unit Kompetensi yang
diperiksa, sebagai bahan untuk Tinjauan Manajemen.
3) Rekaman Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FR - 07) yang
dibuat oleh Tim Monitoring Evaluasi, disimpan dan dipelihara oleh Tata Usaha.
6.5. Pemantauan Tindakan Perbaikan

1) Tim Monitoring dan Evaluasi memantau pelaksanaan hingga tindak lanjut
temuan dinyatakan ditutup sesuai target yang ditetapkan unit kompetensi yang
diperiksa untuk dilaporkan kepada Ka UPTD PAL.
2) Unit Kompetensi yang bertanggung jawab melaksanakan tindakan perbaikan
secara proaktif melaporkan perkembangan tindakan perbaikan yang
dilakukannya kepada Tim Monitoring Evaluasi dan bila tindakan perbaikan
telah dilaksanakan, unit kompetensi yang diperiksa menyampaikan kepada Tim
Monitoring Evaluasi untuk diverifikasi dan dinyatakan selesai/ tertutup oleh
Tim Monev.
3) Hasil verifikasi dicatat dalam Formulir Tindakan Perbaikan dan Pencegahan
(FR-07) yang relevan dan pada Rekaman Formulir Pemantauan Tindakanlanjut
Permasalahan atau Ketidaksesuaian (FR- 05) dinyatakan tertutup/selesai.
4) Bila tindakan perbaikan tidak dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana, maka
unit kompetensi yang bertanggung jawab melaksanakan tindakan perbaikan
harus segera membuat rencana tindakan perbaikan dan pencegahan (FR-07)
yang baru dan disampaikan kepada Tim Monitoring Evaluasi.
5) Ketua Tim Monitoring Evaluasi memutakhirkan data dengan menggunakan
Rekaman Formulir Pemantauan Tindak lanjut Permasalahan atau
Ketidaksesuaian (FR-05).

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0
EVALUASI
VII. INDIKATOR UKURAN KEBERHASILAN
Penggunaan alat bantu (formulir-formulir) yang disediakan berhasil memudahkan kerja Tim
Monev dalam menyelenggarakan kegiatan Monev secara efisien dan efektif.
VIII. LAMPIRAN

1. Formulir Program Monitoring & Evaluasi (Indikator Monev) (FR-01)
2. Formulir Jadwal Monitoring & Evaluasi (FR-02)
3 Formulir Checklist Monitoring & Evaluasi (FR-03)
4. Formulir Laporan Pelaksanaan Monitoring & Evaluasi (FR-04)
5. Formulir Pemantauan Tindaklanjut Permasalahan/Ketidaksesuaian (FR-05)
6. Formulir Temuan Monitoring & Evaluasi (FR-06)
7. Formulir Permintaan Tindakan Perbaikan & Pencegahan (FR-07)
8. Formulir Daftar Hadir (FR-08)
TIM MONEV Ka UPTD PAL Ka SKPD Induk

FORMULIR PROGRAM MONITORING & EVALUASI (FR-01)
TKI No: 1.B.1.1/TKI-Penyiapan Monev/ADM/bulan/tahun
No. Dokumen : FR-01

Tanggal Terbit :
PROGRAM MONITORING & EVALUASI Revisi : 0
Halaman :
TAHUN SEBELUM TAHUN INI

INDIKATOR MONITORING
NO TRIWULAN JUMLAH TRIWULAN JUMLAH TARGET PENCAPAIAN (%) KETERANGAN
& EVALUASI
I II III IV I II III IV
A TARGET PENCAPAIAN (HASIL 20 25 15 30 18 30 20 35 103 90 114%
KUANTITATIF)
1 Sedot (CONTOH INDIKATOR)
2 Penagihan
B KESESUAIAN KEGIATAN DGN

PEDOMAN/SOP/JUKLAK (HASIL
KUALITATIF)
Keterangan:
Disetujui oleh: Diperiksa oleh: Dibuat oleh:
( ) ( ) ( )
Tanggal: Tanggal: Tanggal:

FORMULIR JADWAL MONITORING & EVALUASI (FR-02)
No. Dokumen : FR-02

Tanggal Terbit :
JADWAL MONITORING EVALUASI Revisi : 0
Halaman :
NO KEGIATAN UNIT KOMPETENSI PEMERIKSA LOKASI WAKTU HARI TANGGAL

FORMULIR CHECKLIST MONITORING & EVALUASI (FR-03)
No. Dokumen : FR-03

Tanggal Terbit :
LOGO UPTD PAL JADWAL MONITORING EVALUASI Revisi : 0
Halaman :
HASIL (*)
NO ITEM CEK/VERIFIKASI REFERENSI TERPERIKSA KETERANGAN
SESUAI TIDAK SESUAI

FORMULIR LAPORAN PELAKSANAAN MONITORING EVALUASI
No. Dokumen : FR-04

Tanggal Terbit :
LOGO UPTD PAL LAPORAN PELAKSANAAN MONITORING EVALUASI Revisi : 0
Halaman :
1. Tanggal Pelaksanaan Monitoring Evaluasi : s/d

2. Susunan Tim Monitoring Evaluasi Ketua :

Anggota :

Anggota :
3. Hasil Monitoring Evaluasi :
HASIL (*)
NO AKTIFITAS YANG DIPERIKSA REFERENSI KETERANGAN
SESUAI TIDAK SESUAI

FORMULIR PEMANTAUAN TINDAK LANJUT PERMASALAHAN/KETIDAK SESUAIAN
No. Dokumen : FR-05

FORMULIR PEMANTAUAN TINDAK LANJUT Tanggal Terbit :
LOGO UPTD PAL
PERMASALAHAN/KETIDAK SESUAIAN Revisi : 0
Halaman :
1. Status per tanggal: Sumber (*) :
URAIAN TARGET WAKTU

NO RENCANA TINDAK LANJUT PENANGGUNGJAWAB STATUS KETERANGAN
KETIDAK SESUAIAN/PERMASALAHAN PENYELESAIAN
(*) : DIISI DENGAN TINJAUAN MANAJEMEN/ HASIL PEMERIKSAAN LAINNYA
Dibuat oleh:
( )

No. Dokumen : FR-07

FORMULIR PERMINTAAN TINDAKAN Tanggal Terbit :
LOGO UPTD PAL
PERBAIKAN & PENCEGAHAN Revisi : 0
Halaman :
URAIAN KETIDAK SESUAIAN/

NO TARGET WAKTU PENYELESAIAN PENANGGUNGJAWAB STATUS KETERANGAN
PERMASALAHAN
Dibuat oleh:
( )

No. Dokumen : FR-06

Tanggal Terbit :
LOGO UPTD PAL FORMULIR TEMUAN MONITORING EVALUASI Revisi : 0
Halaman :
Lokasi Pemeriksaan: Tanggal:
KATEGORI TEMUAN (*)

REFERENSI KLAUSUL/
NO UNIT KOMPETENSI URAIAN TEMUAN KETERANGAN
KETIDAK ELEMEN/DOKUMEN
OBSERVASI
SESUAIAN
(*): Berikan tanda (√) pada kolom yang sesuai
Dibuat oleh:
( )

FORMULIR DAFTAR HADIR TIM MONITORING & EVALUASI (FR-08)
DAFTAR HADIR
KEGIATAN :
HARI/TANGGAL :
TEMPAT :
NO NAMA LENGKAP & GELAR JABATAN NIP GOL HP TANDA TANGAN
1 TIM MONEV
2 KETUA TIM MONEV
3 ANGGOTA TIM MONEV
4 ANGGOTA TIM MONEV
TERPERIKSA
Dibuat oleh:
( )

NOTES

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
NOMOR : 1.C.1.1/SOP/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0
JUDUL : MENERIMA SURAT MASUK BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahun
HALAMAN : 1 dari 3
I. TUJUAN
Prosedur ini merupakan pedoman dalam proses Penerimaan Surat Masuk ke UPTD PAL
II. UNIT KERJA TERKAIT
1. Pencatat Surat (Administrasi Umum)

2. Tata Usaha
3. Ka.UPTD PAL
III. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup aktivitas proses menerima surat masuk sampai kepada pendistribusian
dan pendelegasian untuk menindak lanjuti surat masuk tersebut.
IV. REFERENSI
1. Peraturan Pembentukan beserta jabaran Tupoksi/SOTK UPTD PAL

2. Pedoman Kebijakan Jaminan Kualitas Layanan UPTD PAL (belum ada)
V. DOKUMEN TERKAIT
1. Prosedur Penyiapan Surat Keluar UPTD PAL

2. Instruksi Kerja Individu Pengiriman Surat Keluar UPTD PAL
3. Pedoman Korespondensi UPTD PAL (belum ada)
VI. REFERENSI
VII. PROSEDUR
1. Fungsi Pencatat Surat (Staf Administrasi & Umum) menerima surat dari luar
UPTD PAL/Nota Dinas dari Ka UPTD.
2. Pencatat Surat (Administrasi & Umum) mencatat nomor surat pada Form 01:
Agenda Surat Masuk.

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
NOMOR : 1.C.1.1/SOP/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0
JUDUL : MENERIMA SURAT MASUK BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahun
HALAMAN : 2 dari 3
3. Pencatat Surat (Staf Administrasi & Umum) mengisi Informasi Dasar (asal
surat, nomor surat, perihal) pada lembar disposisi (Form 03: Lembar Disposisi
Ka. UPTD PAL) dan meneruskan berkas Surat Masuk kepada Tata Usaha
4. Tata Usaha memeriksa dan meneliti kelengkapan berkas Surat Masuk, serta
memaraf lembar disposisi.
5. Ka UPTD PAL menerima berkas Surat Masuk, meneliti serta menuangkan
pendelegasian/arahan/petunjuk untuk merespon Surat Masuk dimaksud ke
dalam Lembar Disposisi yang telah disiapkan.
6. Tata Usaha mendistribusikan berkas Surat Masuk sesuai Disposisi Ka UPTD PAL
1. Seluruh Surat Masuk dipastikan sampai, direspon dengan baik dan tepat
2. Tidak ada komplain dari Stake holder terkait respon terhadap materi/substansi
termaktub dalam Surat Masuk
IX. LAMPIRAN
1. Diagram Alir Prosedur Penerimaan Surat Masuk
Pencatat Surat Tata Usaha Ka UPTD PAL

DIAGRAM ALIR PROSEDUR MENERIMA SURAT MASUK
SOP No: 1.C.1.1/SOP-SM/ADM/bulan/tahun

No Kegiatan Pencatat
Surat Tata Ka. Uptd Pal Kelengkapan Waktu Output
(Adm & Umum Usaha
Menerima Surat dari luar UPTD PAL/Nota Dinas dari Ka SKPD MULAI 1. Surat Dari Luar/Nota Dinas Ka Dinas/Ka.
1
Induk Badan; 2: Disposisi Ka Dinas/Ka Badan (LD01)
2 Mencatat nomor surat ke dalam buku Agenda Surat Masuk 2 1. Agenda Surat Masuk
Menyiapkan, mengisi info dasar dan poin penting dari isi surat
3 pada Lembar Disposisi Ka UPTD. 1. Lembar Disposisi Ka UPTD (LD02)
3
Memeriksa dan meneliti kelengkapan berkas Surat Masuk, serta

4 memaraf lembar disposisi 4
Menerima berkas Surat Masuk, meneliti serta menuangkan

5 pendelegasian/arahan/petunjuk untuk merespon Surat Masuk 5
dimaksud ke dalam Lembar Disposisi yang telah disiapkan.
Mendistribusikan berkas Surat Masuk sesuai Disposisi Ka UPTD

6
PAL. (Alternatif disposisi : 1. Arsipkan Surat; 2. Jalankan SOP No SELESAI
1.C.1.2 (Menyiapkan Surat Keluar))

NOTES

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
NOMOR : 1.C.1. 2/SOP/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0
JUDUL : MENYIAPKAN SURAT BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahun
KELUAR HALAMAN : 1 dari 4
1. Unit Kompetensi Terkait

2. Pencatat Surat (Administrasi Umum)
3. Tata Usaha
4. Ka UPTD PAL
II. TUJUAN
Prosedur ini merupakan pedoman dalam proses Penyiapan Surat Keluar dari UPTD PAL
III. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup aktivitas proses menyiapkan Surat Keluar, dari pembuatan draft Surat
Keluar oleh Unit Kompetensi Terkait atau Tata Usaha sampai surat ditanda tangani oleh Ka
UPTD PAL. Pendistribusian surat keluar diatur dalam Instruksi Kerja tersendiri.
IV. REFERENSI
1. Peraturan Pembentukan beserta jabaran Tupoksi/SOTK UPTD PAL

2. Pedoman Kebijakan Jaminan Kualitas Layanan UPTD PAL
3. Pedoman Korespondensi UPTD PAL
V. DOKUMEN TERKAIT
1. Instruksi Kerja Pendistribusian Surat Keluar
VI. DEFINISI
VII. REFERENSI

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0
VIII. PROSEDUR
1. Ka UPTD memberikan disposisi/memerintahkan unit kompetensi terkait
menyiapkan surat keluar, melalui Tata Usaha
2. Tata Usaha menerima disposisi dari Ka UPTD untuk dijalankan/didistribusikan
3. Mendistribusikan perintah mengkonsep surat dari Ka UPTD
4. Mengkonsep Surat Keluar sesuai disposisi Ka UPTD PAL dan membubuhkan
paraf.
5. Menerima dan mencatat Konsep Surat Keluar, lalu meneruskan ke Tata Usaha
atau menerima hasil koreksi Konsep Surat Keluar untuk dikembalikan ke Unit
Kompetensi terkait pengkonsep surat.
6. Mengkonsep Surat Keluar sesuai perintah Ka UPTD PAL
7. Meneliti konsep Surat Keluar
8. Menilai Konsep Surat Keluar, bila masih perlu perbaikan, bisa dikembalikan ke
Pencatat Surat untuk diperbaiki oleh konseptor Surat Keluar, membubuhkan
paraf bila konsep Surat Keluar sudah dianggap baik serta meneruskannya ke Ka
UPTD PAL
9. Menilai dan meneliti Konsep Surat Keluar. Koreksi bila diperlukan. Bubuhkan
tanda tangan bila Konsep Surat sudah dianggap baik.
10. Menerima Konsep Surat Keluar yang sudah ditanda tangani Ka UPTD. Lakukan
penomoran, tuliskan tanggal dan Cap/Stempel UPTD PAL serta catat dalam
buku agenda Surat Keluar.
11. Menjalankan Tata Kerja Individu Pengiriman Surat Keluar (TKI No. I.C.1.3)
12. Mengarsipkan tanda terima pengiriman Surat Keluar.

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0
IX. INDIKATOR UKURAN KEBERHASILAN
1. Seluruh Surat Keluar dari Ka UPTD disiapkan dgn baik oleh staf yang kompeten.
2. Tidak ada keluhan dari Stake holder terkait respon terhadap materi/substansi
termaktub dalam Surat Keluar
X. LAMPIRAN
1. Diagram Alir Prosedur Penyiapan Surat Keluar
Petugas Pencatat Surat Tata Usaha Ka UPTD PAL

DIAGRAM ALIR STANDAR OPERASI & PROSEDUR PENYIAPAN SURAT KELUAR
SOP No: 1.C.1.2/SOP-PySK/ADM/bulan/tahun
No Kegiatan Unit
Pencatat Surat Waktu
Kompetensi Tata Usaha Ka. Uptd Pal Kelengkapan Output
(Adm & Umum)
Terkait
Memberikan disposisi/memerintahkan unit kompetensi MULAI

1 menyiapkan surat keluar, melalui Tata Usaha
2 Menerima Disposisi dari Ka UPTD untuk dijalankan/didis- 2

tribusikan
Mendistribusikan perintah mengkonsep surat dari ALT.1 1: Disposisi Ka UPTD (LD02) kepada
3 Ka UPTD 3 Unit/Staf untuk menyiapkan Surat
Keluar; 2. Berkas Surat Masuk
Mengkonsep Surat Keluar sesuai disposisi Ka UPTD PAL ALT.2
4 dan membubuhkan paraf. 4
Menerima dan mencatat Konsep Surat Keluar, lalu

meneruskan ke Tata Usaha atau menerima hasil koreksi
5 Konsep Surat Keluar untuk dikembalikan ke Unit Kompe- 5
tensi terkait pengkonsep surat.
6 Mengkonsep Surat Keluar sesuai perintah Ka UPTD PAL
7 Meneliti konsep Surat Keluar 7
Menilai Konsep Surat Keluar, bila masih perlu perbaikan, X ✔

bisa dikembalikan ke Pencatat Surat untuk diperbaiki oleh KOREKSI SETUJU
8 konseptor Surat Keluar, membubuhkan paraf bila konsep 8
Surat Keluar sudah dianggap baik serta meneruskannya
ke Ka UPTD PAL.
X
Menilai dan meneliti Konsep Surat Keluar. Koreksi bila KOREKSI
9 diperlukan. Bubuhkan tanda tangan bila Konsep Surat 9
sudah dianggap baik.
✔
Menerima Konsep Surat Keluar yang sudah ditanda SETUJU
tangani Ka UPTD. Lakukan penomoran, tuliskan tang- 10
10 gal dan Cap/Stempel UPTD PAL serta catat dalam buku 1. Agenda Surat Keluar
agenda Surat Keluar.
Menjalankan Tata Kerja Individu Pengiriman Surat Keluar TKI

11 (TKI No. I.C.1.3) No. 1.C.1.3
1. Tanda Terima Surat Keluar dari Kurir

12 Mengarsipkan tanda terima pengiriman Surat Keluar SELESAI
UPTD atau Tanda Terima dari Jasa
Pengirim

NOTES

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
NOMOR : 1.C.1.3/IK/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0
JUDUL : PENGIRIMAN BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahun
SURAT KELUAR HALAMAN : 1 dari 2
I. TUJUAN
Memastikan Surat Keluar yang berasal dari UPTD PAL terdistribusi dan sampai ke alamat
intitusi/individu yang dituju.
II. INSTRUKSI KERJA
1. Menerima surat keluar yang sudah ditandatangani Ka. UPTD PAL

2. Menomori surat keluar dan membubuhkan stempel UPTD sesuai ketentuan
yang berlaku.
3. Mengcopy surat
4. Mencatat No Surat Keluar pada Agenda Surat Keluar
5. Menyimpan/mengarsipkan hasil copian surat tersebut.
6. Mencetak alamat dan memasukkan surat ke dalam amplop
7. Memutuskan cara pengiriman surat, memakai jasa pengiriman atau tidak
(pilih salah satu)
8. Membuat tanda terima surat keluar dan menyerahkannya ke Kurir UPTD, bila
diputuskan tidak memakai jasa pengiriman
9. Menuliskan resi pengiriman dan menyerahkan ke perusahaan jasa pengiriman
10. Menerima bukti pengiriman dari kurir/jasa pengiriman

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
NOMOR : 1.C.1.3/IK/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0
JUDUL : PENGIRIMAN BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahun
SURAT KELUAR HALAMAN : 2 dari 2
III. LAMPIRAN
1. Diagram Alir Tata Kerja Individu Pengiriman Surat Keluar
Pencatat Surat Tata Usaha Ka UPTD PAL

DIAGRAM ALIR TATA KERJA INDIVIDU PENGIRIMAN SURAT KELUAR
SOP No: 1.C.1.3 TKI PENGIRIMAN SURAT KELUAR/SDM/bulan/tahun

No Kegiatan
Pencatat Surat Kelengkapan Waktu Output
MULAI
1 Menerima Surat Keluar yang sudah ditandatangani Ka UPTD
Menomori surat keluar dan membubuhkan stempel UPTD sesuai ketentuan 2

2 yang berlaku.
3 Mengcopy surat 3
4 Mencatat No Surat Keluar pada Agenda Surat Keluar 4
5 Menyimpan/mengarsipkan hasil copian surat tersebut. 5
6 Mencetak alamat dan memasukkan surat ke dalam amplop 6

X ✔
TIDAK YA
Memutuskan cara pengiriman surat, memakai jasa pengiriman atau tidak (pilih 7
7 salah satu)
Membuat tanda terima surat keluar dan menyerahkannya ke Kurir UPTD, bila
8 diputuskan tidak memakai jasa pengiriman 8
9 Menuliskan resi pengiriman dan menyerahkan ke perusahaan jasa pengiriman 9
10 Menerima bukti pengiriman dari kurir/jasa pengiriman SELESAI

NOTES

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
NOMOR : 1.C.2/SOP/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0
JUDUL : MENGUSULKAN BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahun
PEMELIHARAAN GEDUNG HALAMAN : 1 dari 3
& KANTOR
1) Operator Pemeliharaan Umum

2) Pelayanan Teknis
3) Pencatat Barang Inventaris (Staf Adm & Umum)
4) Kas & Pembukuan
5) Tata Usaha
6) Ka UPTD
II. TUJUAN
Memberikan panduan kepada unit kompetensi terkait dalam kegiatan pengusulan

Pemeliharaan/perawatan Gedung & Kantor
III. RUANG LINGKUP
Prosedur ini meliputi proses pengusulan kegiatan, validasi kebenaran usulan, persetujuan
usulan, hingga pencairan biaya pelaksanaan perawatan/pemeliharaan Gedung
IV. REFERENSI
Pedoman Perawatan dan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana UPTD (belum ada)
V. DOKUMEN TERKAIT
VI. PROSEDUR
1) Operator Pemeliharaan mempersiapkan berkas pengajuan usulan Pemeliharaan

Gedung dengan mengisi Form Permohonan Pemeliharaan Gedung, untuk
ditanda tangani Pelayanan Teknis.
2) Pelayanan Teknis mengusulkan kegiatan Pemeliharaan Gedung & Kantor dan
menyerahkan usulan kepada Tata Usaha.
3) Memeriksa usulan apakah sesuai program dan pagu anggaran pada Rencana
Kegiatan & Anggaran tahun berjalan. Bila tidak sesuai, berkas dikembalikan
untuk dikoreksi. Bila telah sesuai dgn RP&A tahun berjalan menuju proses
berikutnya.

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0
& KANTOR
4) Melakukan pengecekan kesesuaian item pekerjaan yang diusulkan dibandingkan

dengan kondisi fisik di lapangan. Hasil pengamatan dituangkan dalam lembar
pemeriksaan/verifikasi dan ditambahkan dalam berkas untuk diserahkan
kepada Kas dan Pembukuan
5) Kas & Pembukuan menerima berkas dari Pencatat Barang dan menyiapkan
voucher/cheque sesuai besaran biaya yang diusulkan untuk diserahkan kepada
Tata Usaha.
6) Kepala UPTD memeriksa usulan. Bila setuju maka Ka. UPTD memberikan
tanda tangan persetujuan pada dokumen (usulan dan voucher Biaya). Bila Ka.
UPTD menolak usulan, berkas usulan dikembalikan ke Pelayanan Teknis
7) Kas & Pembukuan membayar usulan Biaya Pemeliharaan yg telah disetujui Ka.
UPTD PAL kepada Pelayanan Teknis untuk membiayai kegiatan Pemeliharaan
Gedung.
8) Pelayanan Teknis menerima Pencairan dana untuk Pembiayaan Pemeliharaan
Gedung & Kantor
1) Proses administrasi pengajuan pemeliharaan/perawatan gedung dan kantor

berlangsung dengan tertib, lancar, efektif dan efisien.
2) Kerusakan Gedung & Kantor dapat diminimalisir dengan program perawatan
berkala dan rutin
3) Umur pakai Sarana dan Prasarana UPTD dapat dicapai secara optimal

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0
& KANTOR
VIII. LAMPIRAN
1) Diagram Alir SOP Pengajuan Usulan Pemeliharaan Gedung & Kantor
Adm & Umum Tata Usaha Ka UPTD PAL

DIAGRAM ALIR PROSEDUR MENGUSULKAN PEMELIHARAAN GEDUNG & KANTOR
SOP No: 1.C.2/SOP-PmGd/ADM/bulan/tahun
No Kegiatan Operator Pencatat Barang

Pemeliharaan Pelayanan Inventaris (Adm & Kas & Pembukuan Tata
Teknis Ka. Uptd Kelengkapan Waktu Output
Umum Umum) Usaha
Mempersiapkan berkas pengajuan usulan

Pemeliharaan Gedung dengan mengisi Form 1. Form
1 Permohonan Pemeliharaan Gedung, untuk MULAI Pemeliharaan
ditanda tangani Pelayanan Teknis. Gedung
Menanda tangani usulan kegiatan Pemeliharaan

2 Gedung & Kantor dan menyerahkan usulan
kepada Tata Usaha
2
Memeriksa usulan apakah sesuai program dan X

pagu anggaran pada Rencana Kegiatan & Ang-
TIDAK SESUAI RP&A
garan tahun berjalan. Bila tidak sesuai, berkas
3 dikembalikan untuk dikoreksi. Bila telah sesuai 3
dgn RP&A tahun berjalan menuju proses beri-
kutnya.
✔
Melakukan pengecekan kesesuaian item peker- SESUAI RP&A
jaan yang diusulkan dibandingkan dengan
Lembar
kondisi fisik di lapangan. Hasil pengamatan
Pemeriksaan/
4 dituangkan dalam lembar pemeriksaan/verifikasi 4 verifikasi lapangan
dan ditambahkan dalam berkas untuk diserah-
kan kepada Kas dan Pembukuan.
Menerima berkas dari Pencatat Barang dan

menyiapkan voucher/cheque sesuai besaran 1. Blangko Voucher/
5 5 9 Cheque
biaya yang diusulkan untuk diserahkan kepada
Tata Usaha.
✔
Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas BERKAS
dari Kas & Pembukuan. Bila kelengkapan dan X LENGKAP
persyaratan belum sesuai, berkas dikembalikan DITOLAK/DIPERBAIKI
6 ke Pelayanan Teknis. Bila kelengkapan dan 6
persyaratan sudah sesuai, berkas diparaf untuk
diserahkan kepada Kepala UPTD.
Memeriksa usulan. Bila setuju maka Ka. UPTD

memberikan tanda tangan persetujuan pada do- X
7 kumen (usulan dan voucher Biaya). Bila Ka. UPTD DITOLAK
menolak usulan, berkas usulan dikembalikan ke SELESAI 7
Pelayanan Teknis.
Membayarkan usulan Biaya Pemeliharaan yg Voucher/Cheque yg

Pencairan sudah diisi besaran
telah disetujui Ka. UPTD PAL kepada Pelayanan Voucher/
8 Teknis untuk membiayai kegiatan Pemeliharaan dan penerimanya
Cheque serta sudah di tanda
Gedung. DISETUJUI
tangan Ka UPTD PAL
✔
Menerima pencairan dana untuk Pembiayaan SELESAI Bukti pencairan
9 Pemeliharaan Gedung & Kantor Voucher/Cheque

NOTES

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0
PEMELIHARAAN HALAMAN : 1 dari 3
KENDARAAN DINAS
1) Operator Pemeliharaan Umum

2) Pelayanan Teknis
3) Pencatat Barang Inventaris (Staf Adm & Umum)
4) Kas & Pembukuan
5) Tata Usaha
6) Ka UPTD
II. TUJUAN
Memberikan panduan kepada unit kompetensi terkait dalam kegiatan pengusulan

Pemeliharaan/perawatan Kendaraan Dinas
III. RUANG LINGKUP
usulan, hingga pencairan biaya pelaksanaan perawatan/pemeliharaan Kendaraan Dinas
IV. REFERENSI
Pedoman Perawatan dan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana UPTD (belum ada)
V. DOKUMEN TERKAIT
VI. PROSEDUR
1) Operator Pemeliharaan Umum mempersiapkan berkas pengajuan usulan

Pemeliharaan Kendaraan Dinas dengan mengisi Form Permohonan
Pemeliharaan Kendaraan Dinas, untuk ditanda tangani Pelayanan Teknis.
2) Pelayanan Teknis menanda tangani usulan kegiatan Pemeliharaan Kendaraan
Dinas dan menyerahkan usulan kepada Tata Usaha
3) Tata Usaha menerima dan memeriksa usulan apakah sesuai program dan

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0
KENDARAAN DINAS
pagu anggaran pada Rencana Program & Anggaran tahun berjalan. Bila tidak
sesuai, berkas dikembalikan untuk dikoreksi. Bila telah sesuai dgn RP&A tahun
berjalan menuju proses berikutnya.
4) Pencatat Barang Inventaris melakukan pengecekan kesesuaian item pekerjaan
yang diusulkan dibandingkan dengan kondisi fisik di lapangan. Hasil pengamatan
dituangkan dalam lembar pemeriksaan/verifikasi dan ditambahkan dalam
berkas untuk diserahkan kepada Kas dan Pembukuan.
5) Kas dan Pembukuan menerima berkas dari Pencatat Barang dan menyiapkan
voucher/cheque sesuai besaran biaya yang diusulkan untuk diserahkan kepada
Tata Usaha.
6) Tata Usaha menerima dan memeriksa kelengkapan berkas dari Kas
& Pembukuan. Bila kelengkapan dan persyaratan belum sesuai, berkas
dikembalikan ke Pelayanan Teknis. Bila kelengkapan dan persyaratan sudah
sesuai, berkas diparaf untuk diserahkan kepada Kepala UPTD.
7) Ka UPTD memeriksa usulan. Bila setuju maka Ka. UPTD memberikan tanda
tangan persetujuan pada dokumen (usulan dan voucher Biaya). Bila Ka. UPTD
menolak usulan, berkas usulan dikembalikan ke Pelayanan Teknis.
8) Kas dan Pembukuan membayarkan usulan Biaya Pemeliharaan yg telah
disetujui Ka. UPTD PAL kepada Pelayanan Teknis untuk membiayai kegiatan
Pemeliharaan Kendaraan Dinas.
9) Pelayanan Teknis menerima pencairan dana untuk Pembiayaan Pemeliharaan
Kendaraan Dinas.
1) Proses administrasi pemeliharaan/perawatan Kendaraan Dinas berlangsung

dengan tertib, lancar, efektif dan efisien.
2) Kerusakan Kendaraan Dinas dapat diminimalisir dengan program perawatan
berkala dan rutin
3) Umur pakai Kendaraan Dinas dapat dicapai secara optimal

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0
KENDARAAN DINAS
VIII. LAMPIRAN
1) Diagram Alir SOP Mengusulkan Pemeliharaan Kendaraan Dinas
Operator Pemeliharaan Umum Tata Usaha Ka UPTD PAL

DIAGRAM ALIR STANDAR OPERASI & PROSEDUR MENGUSULKAN PEMELIHARAAN KENDARAAN DINAS
SOP No: 1.C.3/SOP-PKD/ADM/bulan/tahun
No Kegiatan Operator Pencatat Barang

Pelayanan Tata
Pemeliharaan Inventaris (Adm & Kas & Pembukuan Ka. UPTD Kelengkapan Waktu Output
Teknis Usaha
Umum Umum)
Mempersiapkan berkas pengajuan usulan

Pemeliharaan Gedung dengan mengisi Form MULAI 1. Form Pemeliharaan
1 Permohonan Pemeliharaan Gedung, untuk ditanda Gedung
tangani Pelayanan Teknis.
Menanda tangani usulan kegiatan Pemeliharaan

2 Gedung & Kantor dan menyerahkan usulan kepada 2
Tata Usaha
Menerima dan memeriksa usulan apakah sesuai X

program dan pagu anggaran pada Rencana Pro- TIDAK SESUAI RP&A
3 gram & Anggaran tahun berjalan. Bila tidak sesuai, 3
berkas dikoreksi. Bila telah sesuai dgn RP&A tahun
berjalan menuju proses berikutnya.
✔
SESUAI RP&A
Melakukan pengecekan kesesuaian item pekerjaan
yang diusulkan dibandingkan dengan kondisi fisik
di lapangan. Hasil pengamatan dituangkan dalam 4 Lembar Pemeriksaan/
4 lembar pemeriksaan/verifikasi dan ditambahkan verifikasi lapangan
dalam berkas untuk diserahkan kepada Kas dan
Pembukuan
Menerima berkas dari Pencatat Barang dan

menyiapkan voucher/cheque sesuai besaran biaya 5 1. Blangko Voucher/
5 Cheque
yang diusulkan untuk diserahkan kepada Tata Usaha
X
Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas
dari Kas & Pembukuan. Bila kelengkapan dan DITOLAK/ BERKAS
persyaratan belum sesuai, berkas dikembalikan ke DIPERBAIKI LENGKAP
6 Pelayanan Teknis. Bila kelengkapan dan persyaratan 6
sudah sesuai, berkas diparaf untuk diserahkan
kepada Kepala UPTD.
Memeriksa usulan. Bila setuju maka Ka. UPTD mem- X

berikan tanda tangan persetujuan pada dokumen
DITOLAK
7 (usulan dan voucher Biaya). Bila Ka. UPTD menolak SELESAI 7
usulan, berkas usulan dikembalikan ke Pelayanan
Teknis.
Membayarkan usulan Biaya Pemeliharaan yg telah Voucher/Cheque yg

disetujui Ka. UPTD PAL kepada Pelayanan Teknis sudah diisi besaran
8 untuk membiayai kegiatan Pemeliharaan Kend-
8 dan penerimanya serta
araan Dinas. DISETUJUI sudah di tanda tangan
Ka UPTD PAL
✔
Menerima pencairan dana untuk Pembiayaan SELESAI Bukti pencairan
9 Pemeliharaan Kendaraan Dinas Voucher/Cheque

NOTES

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
NOMOR : 1.D.1/SOP/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0
JUDUL : MENGAJUKAN UANG BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahun
MUKA KERJA HALAMAN : 1 dari 3

1) Operator Pemeliharaan
2) Operator IPLT
3) Pelayanan Teknis
4) Kas & Pembukuan
5) Tata Usaha
6) Ka UPTD
II. TUJUAN
Memberikan panduan proses yang harus ditempuh kepada unit kompetensi terkait dalam
pengusulan Uang Muka Kerja Kegiatan
III. RUANG LINGKUP
usulan, hingga Pembayaran Uang Muka Kerja untuk biaya pelaksanaan kegiatan.
IV. PROSEDUR
1) Operator Pemeliharaan/Operator IPLT menyiapkan berkas usulan Pengajuan

Uang Muka Kerja
2) Pelayanan Teknis mengajukan Uang Muka Kerja dengan mengisi dan
menandatangani Form Uang Muka Kerja serta melengkapi dengan berkas
usulan
3) Tata Usaha memeriksa kelengkapan berkas usulan. Bila masih ada kekurangan/
perlu perbaikan berkas dikembalikan. Bila berkas sudah lengkap, maka Tata
Usaha memerintahkan Kas dan Pembukuan utuk menyiapkan voucher/cheque .
4) Kepala UPTD memeriksa usulan. Bila Ka. UPTD menolak usulan, berkas usulan
dikembalikan ke Fungsi Bag. Pelayanan Teknis. Bila setuju maka Ka. UPTD
memberikan tanda tangan persetujuan pada dokumen Permohonan Uang
Muka Kerja.
5) Tata Usaha menerima berkas dan membubuhkan paraf serta menyerahkan

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0
JUDUL : MENGAJUKAN UANG BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahun
MUKA KERJA HALAMAN : 2 dari 3

berkas pengajuan Uang Muka Kerja ke Ka UPTD.

6) Ka UPTD Memeriksa usulan. Bila Ka. UPTD menolak usulan, berkas usulan
dikembalikan ke Kepala Pelayanan Teknis. Bila setuju maka Ka. UPTD
memberikan tanda tangan persetujuan pada dokumen Permohonan Uang
Muka Kerja.
7) Pelayanan Teknis menerima berkas usulan Uang Muka Kerja yang sudah
disetujui dan mengajukan pencairan UM Kerja ke Kas dan Pembukuan
8) Kas dan Pembukuan membayarkan Uang Muka Kerja kepada Pelayanan Teknis
9) Pelayanan Teknis menerima Uang Muka Kerja untuk kegiatan yang dilakukan
Operator Pemeliharaan/Operator IPLT

1) Terjaganya jadwal pencairan biaya kegiatan sesuai kemajuan (Uang Muka
sebagai bagian dari rencana tahapan kegiatan)
VI. LAMPIRAN
1) Diagram Alir SOP Pengajuan Uang Muka Kerja
Kas dan Pembukuan Tata Usaha Ka UPTD PAL

DIAGRAM ALIR STANDAR OPERASI & PROSEDUR MENGAJUKAN UANG MUKA KERJA (UMK)
SOP No: 1.D.1/SOP-UMK/ADM/bulan/tahun
No Kegiatan Operator Pemeliharaan/ Pelayanan

Kas & Pembukuan Tata Usaha Ka. UPTD Kelengkapan Waktu Output
Operator Iplt Teknis
Mempersiapkan berkas pengajuan

usulan Pemeliharaan Gedung
1 dengan mengisi Form Permohonan MULAI
Pemeliharaan Gedung, untuk ditanda
tangani Pelayanan Teknis.
1. Blangko Form
Uang Muka Kerja;
Mengajukan Uang Muka Kerja dengan 2 2. Usulan Kegiatan yang Berkas usulan
2 mengisi dan menandatangani Form sudah disetujui Uang Muka
Uang Muka Kerja serta melengkapi Ka. UPTD PAL; 3. Jadwal Kerja lengkap
dengan berkas usulan Pelaksanaan Kegiatan;
4. laporan Pelaksanaan
kegiatan sebelumnya.
Memeriksa kelengkapan berkas usulan. Berkas usulan
Bila masih ada kekurangan/perlu Uang Muka
KOREKSI Kerja lengkap
perbaikan berkas dikembalikan. Bila
3 3 dan sudah
berkas sudah lengkap, maka Tata Usaha
memerintahkan Kas dan Pembukuan divalidasi Ka
utuk menyiapkan voucher/cheque . Bag TU
Menerima berkas dan menyiapkan

voucher/cheque untuk ditanda tangani 4
4 Ka UPTD. Menyerahkan berkas ke Tata
Usaha
Menerima berkas dan membubuhkan

5 paraf serta menyerahkan berkas penga- 5
juan Uang Muka Kerja ke Ka UPTD.
Memeriksa usulan. Bila Ka. UPTD meno-

lak usulan, berkas usulan dikembalikan
X
ke Kepala Pelayanan Teknis. Bila setuju DITOLAK
6 SELESAI 6
maka Ka. UPTD memberikan tanda
tangan persetujuan pada dokumen
Permohonan Uang Muka Kerja.
✔
Menerima berkas usulan UM kerja yang SETUJU
7 sudah disetujui dan mengajukan pen-
cairan UM Kerja ke Kas dan Pembukuan 7
Berkas usulan Uang
Membayarkan Uang Muka Kerja ke- Pencairan
8 Muka Kerja lengkap dan
pada Pelayanan Teknis 8 Uang Muka
sudah disetujui/ACC
Kerja
Ka UPTD PAL
9 Menerima Uang Muka Kerja SELESAI

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0
JUDUL :
MENGAJUKAN BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahun
PEMBAYARAN PIHAK KE-3 HALAMAN : 1 dari 3

1) Pihak Ke-3
2) Kas & Pembukuan
3) Tata Usaha
4) Ka UPTD
II. TUJUAN
Memberikan panduan kepada Pihak Ke-3 dan unit kompetensi internal terkait dalam proses
pembayaran tagihan Pihak ke-3
III. RUANG LINGKUP
Prosedur ini meliputi proses pengajuan penagihan, validasi kebenaran pengajuan sesuai
dokumen kontrak yang syah, persetujuan pembayaran, hingga pencairan tagihan.
IV. REFERENSI
V. DOKUMEN TERKAIT
1. Contoh Invoice Penagihan

2. Surat Perintah Membayar
VI. PROSEDUR
1) Pihak Ke-3 mengajukan penagihan kepada Ka UPTD PAL

2) Ka UPTD menerima Tagihan dari Pihak Ke-3, meneliti dan mendisposisikan
kepada Tata Usaha untuk pemrosesan berikutnya.
3) Tata Usaha memeriksa kelengkapan berkas penagihan dan kesesuaian antara
usulan dengan jadwal pencairan dalam Kontrak. Bila ada catatan/ketidak
sesuaian antara berkas penagihan dengan isi kontrak maka Tata Usaha
melampirkan catatan rekomendasi penangguhan/penolakan proses.
4) Kas dan Pembukuan menyiapkan Voucher/Cheque Pembayaran Tagihan Pihak
ke-3 untuk dilampirkan dalam berkas tagihan

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0
JUDUL :
MENGAJUKAN BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahun
PEMBAYARAN PIHAK KE-3 HALAMAN : 2 dari 3

5) Kepala UPTD memeriksa berkas tagihan. Bila setuju maka Ka. UPTD
memberikan tanda tangan persetujuan pada Surat Persetujuan Pencairan dan
menandatangani voucher pembayaran/cheque. Bila Ka. UPTD menolak usulan,
berkas tagihan dikembalikan ke Pihak Ke-3.
6) Kas dan Pembukuan menerima berkas Persetujuan Pembayaran Tagihan serta
membayarkannya pada pihak Ke-3 serta menyimpan bukti pembayaran kepada
Pihak Ke-3
7) Pihak Ke-3 menerima pembayaran.
1) Proses pengajuan administrasi tagihan berlangsung tertib dan dapat

dipertanggung jawabkan
2) Waktu penyelesaian kewajiban kepada Pihak ke-3 berlangsung secara optimal
VIII. LAMPIRAN
1) Diagram Alir SOP Pembayaran kepada Pihak ke-3
Kas & Pembukuan Tata Usaha Ka UPTD PAL

DIAGRAM ALIR PROSEDUR MENGAJUKAN PEMBAYARAN PIHAK KE-3
SOP No: 1.D.2/SOP-BP3/ADM/bulan/tahun
No Kegiatan
Pihak Ke-3 Kas & Pembukuan Tata Usaha Ka. Uptd Kelengkapan Waktu Output
1. Kontrak/Surat Perintah
Kerja; 2. Berita Acara
Prestasi Pekerjaan yg
1 Mengajukan penagihan kepada MULAI sudah ditanda tangani
Ka UPTD oleh Pelayanan Teknis
maupun Pengawas
Pekerjaan/Jasa Pihak
ke-3
Menerima Tagihan dari Pihak Ke-3,
2 meneliti dan mendisposisikan 1. Disposisi Ka UPTD
kepada Tata Usaha untuk 2 kepada Kepala TU
pemrosesan berikutnya.
Memeriksa kelengkapan berkas

LENGKAP/
penagihan dan kesesuaian antara
usulan dengan jadwal pencairan SESUAI 1. Surat Persetujuan
dalam Kontrak. Bila ada ketidak KONTRAK Pencairan;
3 TIDAK LENGKAP
sesuaian antara berkas penagihan 3 2. Catatan alasan
dengan isi kontrak maka Tata penangguhan/
Usaha melampirkan Catatan penolakan proses
rekomendasi penangguhan/
penolakan proses
4 4
Menyiapkan Voucher/Cheque
Voucher/cheque sesuai
Pembayaran Tagihan Pihak ke-3
termin Kontrak
untuk dilampirkan dalam berkas
Memeriksa berkas tagihan. Bila

DITOLAK/DITANGGUHKAN
5 setuju maka Ka. UPTD memberi-
kan tanda tangan persetujuan SELESAI 5
pada Surat Persetujuan Pencairan
dan menandatangani voucher
pembayaran/cheque. Bila Ka.
UPTD menolak usulan, berkas
tagihan dikembalikan ke Pihak
Ke-3.
Menerima berkas Persetujuan

Pembayaran Tagihan serta mem-
6 1. Bukti Pembayaran
bayarkannya pada pihak Ke-3 serta
6 Pihak Ke-3
menyimpan bukti pembayaran SETUJU
kepada Pihak Ke-3
7 SELESAI
Menerima pembayaran.

NOTES

NOTES

SUMBER DAYA
MANUSIA

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
UNIT KERJA : TIM PENYUSUN SOP
NOMOR : 2.A.1/TKI/SDM/bulan/tahun
REVISI KE : 0
JUDUL :
MENYUSUN SOP BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahun
HALAMAN : 1 dari 4
1) Ka SKPD Induk
2) Ka UPTD
3) Tata Usaha
4) Pelayanan Teknis
5) Tim Penyusun SOP
II. TUJUAN
Prosedur Penyusunan SOP ini dibuat untuk menghasilkan SOP yang menggambarkan
keterkaitan proses antar unit kompetensi di dalam UPTD PAL maupun dengan stake holder
lain. Manfaat SOP antara lain sebagai berikut :
1. Menjamin kepastian/konsistensi proses, waktu yang dibutuhkan, proses
internal maupun layanan eksternal.
2. Memudahkan pengendalian kegiatan, karena proses kerja antar unit kompetensi
sudah disepakati.
III. RUANG LINGKUP
Prosedur ini meliputi kegiatan penetapan proses, ruang lingkup, jenis dokumen SOP yang
akan dibuat sesuai kebutuhan operasional UPTD, pendefinisian penanggung jawab proses,
hingga proses penulisan SOP nya serta diikuti dengan langkah uji coba pemahaman, perbaikan
hingga pengesahan SOP untuk diterapkan.
IV. DEFINISI
V. PROSEDUR
1. Menetapkan proses yang akan dibuat SOPnya serta definisikan batasan lingkup
SOPnya
2. Kumpulkan data dan referensi pendukung, termasuk apakah sudah ada/sudah
memiliki SOP?
3. Bila sudah ada SOP, gunakan SOP eksisting sebagai rujukan
4. Bila belum pernah dibuat SOPnya, cari rujukan/ referensinya

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0
JUDUL :
HALAMAN : 2 dari 4
5. Tentukan batasan lingkup proses

6. Tentukan jenis dokumen yang akan dibuat
7. Susun definisi istilah-istilah yang akan digunakan
8. Definisikan penanggung jawab proses, pihak terkait dan pihak yang menyetujui
SOP
9. Tetapkan input, output dan urutan langkah proses
10. Tetapkan faktor pengambil keputusan dalam proses
11. Tetapkan indikator keberhasilan
12. Buat draft Diagram Alir Proses
13. Wawancara dengan individu yang terlibat dan pihak terkait.
14. Buat Diagram Alir Detail
15. Buat Narasi Dokumen
16. Uji kesesuaian dengan kondisi lapangan lagi. Apakah diagram alir sudah sesuai
dengan proses yang terjadi ? Bila tidak, lakukan wawancara dengan individu
yang terlibat atau pihak terkait lainnya.
17. Bila sudah sesuai, dokumen disahkan oleh Pejabat berwenang.
VI. INDIKATOR UKURAN KEBERHASILAN
1) SOP tersedia untuk seluruh proses bisnis yang terjadi di dalam UPTD PAL
2) SOP yg telah disyahkan telah melalui tahapan uji implementasi, sehingga semua
unit/fungsi di dalam UPTD sudah mampu membaca & memahami dokumen
SOP dan melaksanakan kegiatan sebagaimana tertuang dalam SOP.

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0
JUDUL :
HALAMAN : 3 dari 4
VII. LAMPIRAN
1) Diagram alir Instruksi Kerja Penyusunan SOP
Tim Penyusun SOP Ka Sub Bag TU Ka UPTD PAL

DIAGRAM ALIR MENYUSUN SOP
SOP No: 2.A.1/TIK-SOP/SDM/bulan/tahun
No Kegiatan
Tim Penyusun Sop Kelengkapan Waktu Output
Menetapkan proses yang akan dibuat SOPnya serta definisi- MULAI Daftar SOP yg
1 dibutuhkan
kan batasan lingkup SOPnya
X
TIDAK
Mengumpulkan data dan referensi pendukung, termasuk 2
2
apakah sudah ada/sudah memiliki SOP? ✔
YA
3 Bila sudah ada SOP, gunakan SOP eksisting sebagai rujukan 3 Data SOP yang sudah ada
4 Bila belum pernah dibuat SOPnya, cari rujukan/ referensinya 4
5 Menentukan batasan lingkup proses 5
6 Menentukan jenis dokumen yang akan dibuat 6
7 Menyusun definisi istilah-istilah yang akan digunakan 7
Mendefinisikan penanggung jawab proses, pihak terkait

8 dan pihak yang menyetujui SOP 8
9 Menetapkan input, output dan urutan langkah proses 9
10 Menetapkan faktor pengambil keputusan dalam proses 10
11 Menetapkan indikator keberhasilan 11
12 Membuat draft Diagram Alir Proses 12

Melakukan wawancara dengan individu yang terlibat dan Draft 1 Diagram alir
13 13
pihak terkait. proses
14 Membuat Diagram Alir Detail Draft 2 Diagram Alir

14 Proses
15 Membuat Narasi Dokumen 15
Uji kesesuaian dengan kondisi lapangan lagi. Apakah X

diagram alir sudah sesuai dengan proses yang terjadi ? Bila TIDAK
16 16
tidak, lakukan wawancara dengan individu yang terlibat
atau pihak terkait lainnya. SESUAI
Bila sudah sesuai, dokumen disahkan oleh Pejabat ber-

17 SELESAI
wenang.

NOTES

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
UNIT KERJA : PENGELOLA SDM
NOMOR : 2.B.1/TKI/SDM/bulan/tahun
REVISI KE : 0
JUDUL : PENYUSUNAN URAIAN BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahun
JABATAN (JOB HALAMAN : 1 dari 4
DESCRIPTION)
Prosedur ini dibuat untuk menjelaskan bagaimana cara menyusun dan menuangkan penulisan
Uraian Jabatan (job description) di lingkungan UPTD PAL, yang manfaatnya antara lain
diharapkan sebagai berikut :
1) Memberi kekuatan dan kepastian tentang hak dan kewenangan suatu jabatan.
2) Untuk keperluan Perencanaan SDM
3) Untuk Proses Recruitmen dan seleksi SDM
4) Penilaian Kinerja
5) Training dan pengembangannya
II. RUANG LINGKUP
Dalam prosedur ini penyusunan uraian jabatan harus bisa memberikan jawaban atas
kebutuhan SDM di lingkungan UPTD sesuai dengan tujuan yang disebutkan di dalam butir-
butir tujuan di atas.
III. REFERENSI
IV. DOKUMEN TERKAIT
SOP 2.A.1 tentang Perekrutan SDM di lingkungan UPTD PAL
V. PROSEDUR
Dalam menulis dan menuangkan Uraian Jabatan di lingkungan UPTD PAL, maka unsur-unsur/
elemen yang harus ada antara lain adalah sebagai berikut :
1. Nama Jabatan, contohnya Supir, Tenaga Pemasaran Sanitasi, dlsb.
2. Kode Jabatan (Job Code), hal ini dibutuhkan apabila manajemen SDM sudah
menerapkan sistem pengelolaan SDM yang terkomputerisasi.
3. Lokasi Jabatan: di unit/fungsi mana atau di bagian mana jabatan tersebut berada.
4. Supervisor/Koordinator jabatan tersebut: Kepada siapa tugas-tugas jabatan
tersebut harus dilaporkan.
5. Posisi Jabatan dalam Struktur Organisasi
6. Fungsi Jabatan

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0
DESCRIPTION)
7. Tugas Pokok Jabatan, menguraikan pekerjaan-pekerjaan utama dan umum yang

harus dilakukan dalam jabatan yang bersangkutan.
8. Persyaratan Jabatan
9. Tanggal disusunnya uraian jabatan tersebut dan versi dokumen
10. Nama penyusun Uraian Jabatan (author), untuk keperluan pelacakan dalam
rangka memberikan penjelasan bila dibutuhkan.
11. Pengesahan (approval) oleh Pejabat yang berwenang.
VI. LAMPIRAN
Lampiran 1: Contoh penulisan Uraian Jabatan
Unit/Fungsi Terkait Ka UPTD Ka SKPD Induk

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0
DESCRIPTION)
Lampiran 1: Contoh Penulisan Uraian Jabatan
IDENTITAS JABATAN
1. Nama Jabatan : Kepala Tata Usaha

2. Kode Jabatan : (sesuai nomenklatur sistem kepegawaian UPTD
PAL/DINAS yang berlaku)
3. Tingkat Jabatan: (sesuai nomenklatur sistem kepegawaian UPTD
PAL/DINAS yang berlaku)
4. Unit Kerja : Kantor Pusat
Bagian : Tata Usaha
5. Supervisor : Kepala UPTD PAL
6. Posisi Jabatan:
Kepala UPTD PAL
è Kepala Tata Usaha
Jabatan Fungsional
Staf Fungsional Staf Fungsional

Adm/Keu/Umum Teknis
Staf Fungsional Staf Fungsional
Adm/Keu/Umum Teknis
Staf Fungsional
Staf Fungsional
Adm/Keu/Umum Teknis
Staf Fungsional
Staf Fungsional
Adm/Keu/Umum Teknis
7. Fungsi Jabatan
Mengkoordinasikan dan mengendalikan Staf Administrasi, Staf Keuangan dan Staf
Umum
8. Tugas Pokok
a) Menyusun Rencana Kerja Tata Usaha
b) Menyusun rencana operasional staf Administrasi, Keuangan dan Umum

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0
DESCRIPTION)
c) Mengkoordinasikan dan menyelenggarakan kegiatan operasional manajemen

kas, akuntansi dan perpajakan.
d) Melaksanakan pencairan anggaran di UPTD PAL sesuai batas kewenangannya.
e) Merencanakan dan menjaga tersedianya dana untuk kepentingan operasional
UPTD PAL
f) Menyelenggarakan kegiatan tata usaha UPTD PAL
g) dst....
9. Tanggung Jawab Jabatan:

9.1. Tanggung Jawab Administrasi:
a) Menanda tangani dokumen-dokumen sesuai kewenangannya
b) Memberikan paraf pada dokumen yang menjadi kewenangan Kepala
UPTD PAL
9.2 . Tanggung Jawab Keuangan :
a) Memberikan otorisasi pengeluaran dan penerimaan kas/bank sesuai
batas kewenangannya
9.3. Tanggung Jawab Supervisi :
a) Kas dan Pembukuan
b) Pengelola Rekening Tagihan
c) Administrasi dan Umum
d) Pengelola SDM

10. Persyaratan Jabatan
10.1. Pendidikan Formal
Sarjana S-1 semua disiplin ilmu, diutamakan akuntansi/ekonomi/manajemen
10.2. Pelatihan yang relevan
a) Diklat Kepemimpinan
b) Manajemen Keuangan tingkat lanjut
c) Budgeting
d) Manajemen Perpajakan
e) dst.
10.3. Pengalaman Jabatan yang diperlukan
a) Sesuai ketentuan pola pengembangan karir yang berlaku
10.4. Pengalaman Kerja/Penugasan yang diperlukan
a) Masa kerja sebagai PNS minimal 10 tahun
b) dst.

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
NOMOR : 2.D.1/SOP/SDM/bulan/tahun
REVISI KE : 0
JUDUL : MEREKRUT SUMBER DAYA BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahun
MANUSIA (SDM) HALAMAN : 1 dari 4
1. Pengelola SDM
2. Tata Usaha
3. Kepala UPTD PAL
II. TUJUAN
Mendapatkan SDM yang memenuhi ketentuan didalam Uraian Jabatan (Job Description) dan
kebutuhan formasi SDM
III. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup aktivitas mendata kebutuhan SDM di tiap Unit Kompetensi UPTD
PAL, memvalidasi usulan kebutuhan, memutuskan di level pimpinan (Ka. UPTD PAL), yang
mempertimbangkan representasi dari unsur-unsur calon pemakai.
IV. REFERENSI
V. DOKUMEN TERKAIT
Standar Operasi Prosedur Proses Seleksi SDM (SOP 2.D.1.1)
VI. DEFINISI
VII. PROSEDUR
1. Pengelola SDM Mempersiapkan proses perekrutan berdasarkan program yang

telah dibuat dalam Rencana Kerja & Anggaran tahun berjalan atau berdasarkan
arahan pimpinan.
2. Pengelola SDM menyusun daftar kebutuhan/formasi dari setiap Unit kerja
untuk dijadikan Daftar Kebutuhan SDM UPTD PAL
3. Tata Usaha memvalidasi data & daftar/buku kebutuhan/formasi serta Juklak
Pelaksanaan Proses Perekrutan SDM yang disusun Pengelola SDM, untuk
diserahkan dan mendapatkan penetapan dari KA UPTD PAL.

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0
4. KA UPTD PAL Meneliti berkas usulan Buku Daftar Kebutuhan SDM UPTD
PAL beserta usulan Juklak Pelaksanaan Proses Perekrutan SDM UPTD PAL
yang berasal dari Tata Usaha. Bila ditolak/membutuhkan perbaikan usulan,
berkas dikembalikan ke Tata Usaha untuk diperbaiki. Bila usulan disetujui, maka
Ka UPTD PAL menetapkan Buku Daftar Kebutuhan SDM UPTD PAL beserta
Juklak Proses Pelaksanaan Rekruitmen SDM UPTD PAL.
5. Tata Usaha menerima mandat pelaksanaan proses rekruitment SDM untuk
diteruskan ke Pengelola SDM
6. Pengelola SDM menerima mandat melaksanakan Proses Rekruitment dengan
cara membentuk Tim Seleksi
7. Pengelola SDM menjalankan SOP Proses Menyeleksi SDM (SOP 2.D.1.1)
8. Pengelola SDM melakukan pemberkasan dan mengirim bahan usul penerbitan
SK dan penetapan NIP bagi pelamar yang dinyatakan lulus seleksi.
9. Tata Usaha selaku ketua Tim Seleksi melaporkan hasil proses seleksi ke Ka
UPTD, sekaligus mengusulkan penetapan Calon Pegawai hasil seleksi.
10. KA UPTD PAL meneliti berkas laporan dan usulan. Bila ditolak/membutuhkan
perbaikan usulan, berkas dikembalikan ke Tata Usaha untuk dikembalikan/
diperbaiki. Bila usulan disetujui, maka Ka UPTD PAL menetapkan Hasil Proses
Seleksi dan menerbitkan Surat Pemberitahuan Pemanggilan Calon Pegawai
UPTD PAL bagi Pelamar yg lulus seleksi.
11. Pengelola SDM menyampaikan Surat Pemanggilan Calon Pegawai
12. Pengelola SDM menempatkan Calon Pegawai pada formasi jabatan sesuai Surat
Keputusan Penempatan Pegawai Baru yg telah ditetapkan oleh Ka. UPTD PAL.
13. Pengelola SDM memantau dan membimbing Pegawai Baru menjalani Masa
Orientasi di lingkungan kerja UPTD PAL.
1. Terpilihnya SDM yang memenuhi kebutuhan untuk mengelola UPTD PAL

secara profesional.

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0
IX. LAMPIRAN
1. Diagram Alir SOP Perekrutan SDM
Staf Administrasi Ka Sub Bag TU Ka UPTD PAL

DIAGRAM ALIR PROSEDUR MEREKRUT SUMBER DAYA MANUSIA (SDM)
SOP No: 2.D.1/SOP-RKT/SDM/bulan/tahun

No Kegiatan
Pengelola SDM Tata Usaha Ka. UPTD PAL Kelengkapan Waktu Output
Mempersiapkan proses perekrutan berdasarkan program yang telah dibuat

MULAI
1 dalam Rencana Kerja & Anggaran tahun berjalan atau berdasarkan arahan
pimpinan.
Menyusun daftar kebutuhan/formasi dari setiap Unit kerja untuk dijadikan Daftar kebutuhan tenaga/formasi di Ling-
2 Daftar Kebutuhan SDM UPTD PAL 2 kungan UPTD PAL
Memvalidasi data & daftar/buku kebutuhan/formasi serta Juklak Pelaksanaan 1. Draft Buku daftar kebutuhan tenaga/
3 Proses Perekrutan SDM yang disusun Pengelola SDM, untuk diserahkan dan formasi di Lingkungan UPTD PAL; 2. draft
mendapatkan penetapan dari KA UPTD PAL 3 Juklak Pelaksanaan Recruitmen SDM
Meneliti berkas usulan Buku Daftar Kebutuhan SDM UPTD PAL beserta usulan
Juklak Pelaksanaan Proses Perekrutan SDM UPTD PAL yang berasal dari Tata
Usaha. Bila ditolak/membutuhkan perbaikan usulan, berkas dikembalikan KOREKSI Formasi Kebutuhan SDM & Juklak Proses
4 ke Tata Usaha untuk diperbaiki. Bila usulan disetujui, maka Ka UPTD PAL 4 Recruitmen di ttd Ka UPTD PAL
menetapkan Buku Daftar Kebutuhan SDM UPTD PAL beserta Juklak Proses
Pelaksanaan Rekruitmen SDM UPTD PAL. SETUJU
Menerima mandat pelaksanaan proses rekruitment SDM untuk diteruskan ke

5
Pengelola SDM 5
Panitia Seleksi terbentuk (Ketua: Ka Bag.
6 Melaksanakan Proses Rekruitment atau dengan cara membentuk Tim Seleksi 6 TU, anggota: 1. Ka Bag Pelayanan Teknis,
2. F. Pengelola SDM)
Menjalankan SOP Proses Menyeleksi SDM (SOP 2.D.1.1)

(Melaksanakan proses seleksi, yakni diawali dengan Pengumuman lewat mas
7 SOP 2.D.1.1
media, melakukan pendaftaran, seleksi administrasi, tes tertulis, tes psikotes
dan wawancara.)
Melakukan pemberkasan, dan mengirim bahan usul penerbitan SK dan

8 penetapan NIP bagi pelamar yang dinyatakan lulus seleksi. 8
Melaporkan hasil proses seleksi ke Ka UPTD, sekaligus mengusulkan peneta-

9 pan Calon Pegawai hasil seleksi. 9
Meneliti berkas laporan dan usulan. Bila ditolak/membutuhkan perbaikan usu-
lan, berkas dikembalikan ke Tata Usaha untuk diperbaiki. Bila usulan disetujui,
10 maka Ka UPTD PAL menetapkan Hasil Proses Seleksi dan menerbitkan Surat 10
Pemberitahuan Pemanggilan Calon Pegawai UPTD PAL bagi Pelamar yg lulus
seleksi.
11 Menyampaikan Surat Pemanggilan Calon Pegawai 11

Menempatkan Calon Pegawai pada formasi jabatan sesuai Surat Keputusan
12 Penempatan Pegawai Baru yg telah ditetapkan oleh Ka. UPTD PAL. 12
Memantau dan membimbing Pegawai Baru menjalani Masa Orientasi di ling-

13 SELESAI
kungan kerja UPTD PAL.

NOTES

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
NOMOR : 2.D.1.1/SOP/SDM/bulan/tahun
REVISI KE : 0
JUDUL : PROSES MENYELEKSI SDM BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahun
HALAMAN : 1 dari 3
1. Pelamar
2. Pengelola SDM/TIM Seleksi
3. Tata Usaha (selaku Calon Pengguna SDM)
4. Pelayanan Teknik (selaku Calon Pengguna SDM)
5. Kepala UPTD PAL
II. TUJUAN
Prosedur ini dimaksudkan untuk menjamin obyektifitas proses seleksi.
III. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup aktivitas proses seleksi; yang terdiri dari Wawancara Pendahuluan,
mengisi formulir aplikasi,Tes potensi, minat dan kepribadian, wawancara lanjutan, pemeriksaan
kesehatan dan keputusan lulus tidaknya.
IV. REFERENSI
V. DOKUMEN TERKAIT
Prosedur Merekrut SDM (SOP No. 2.D.1)
VI. PROSEDUR
1. Pengelola SDM/Tim seleksi mulai melaksanakan Proses Seleksi dengan

melakukan Wawancara Pendahuluan (Preliminary Interview) secara singkat.
2. Pelamar mengisi Formulir aplikasi tentang Data Pribadi dan Informasi lainnya,
antara lain tentang tingkat pendidikan, pekerjaaan, kegiatan -kegiatan yang
pernah dilakukan, minat, agama dlsb.
3. Pengelola SDM/Tim Seleksi melakukan pengecekan tentang diri pelamar kepada
para pihak Pemberi Referensi yg dirujuk pelamar dalam Formulir Aplikasi.
4. Pengelola SDM/Tim Seleksi melakukan Tes Psikologis yang antara lain meliputi
Aptitude test (potensi/kapasitas), Interest Test (tes minat), Inteligence test (tes
kecerdasan) dan Personality Test (tes Kepribadian).

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
NOMOR : 2.D.1.1/SOP/SDM/bulan/tahun
REVISI KE : 0
JUDUL : PROSES MENYELEKSI SDM BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahun
HALAMAN : 2 dari 3
5. Pengelola SDM/Tim Seleksi melakukan wawancara lanjutan berdasarkan hasil

isian aplikasi dan hasil tes Psikologis (Employment Interview)
6. Calon pengguna SDM melakukan wawancara terakhir kepada Calon Pegawai
7. Pengelola SDM/Tim Seleksi melakukan Pemeriksaan Kesehatan sesuai
spesifikasi formasi jabatan.
8. Pengelola SDM/Tim Seleksi menyimpulkan hasil proses seleksi dan
menginformasikannya kepada Calon Pegawai.
9. Calon Pegawai yang dinyatakan LULUS mengikuti proses selanjutnya (lihat
SOP 2.D.1.).
1. Terpilihnya SDM yang memenuhi kebutuhan untuk mengelola UPTD PAL

secara profesional.
VIII. LAMPIRAN
1. Diagram Alir SOP Proses Seleksi SDM
Pengelola SDM Tata Usaha Ka UPTD PAL

DIAGRAM ALIR SOP PROSES MENYELEKSI SDM
SOP No: 2.D.1.1/SOP-SLK/SDM/bulan/tahun
No Kegiatan Pengelola Calon Pengguna Sdm

Pelamar Sdm/ (Tu/Pelayanan Kelengkapan Waktu Output
Tim Seleksi Teknis/Ka Uptd)
Melakukan Wawancara Pendahuluan (Preliminary MULAI

1 Interview) secara singkat
Mengisi Formulir aplikasi tentang Data Pribadi

dan Informasi lainnya, antara lain tentang tingkat 2
2 pendidikan, pekerjaaan, kegiatan -kegiatan yang
pernah dilakukan, minat, agama dlsb.
Melakukan pengecekan tentang diri pelamar

3 kepada para pihak Pemberi Referensi yg dirujuk
pelamar dalam Form Aplikasi (bisa melalui lisan 3
maupun tertulis)
Melakukan Tes Psikologis yang antara lain meliputi

Aptitude test (potensi/kapasitas), Interest Test
4 (tes minat), Inteligence test (tes kecerdasan) dan 4
Personality Test (tes Kepribadian)
Melakukan wawancara lanjutan berdasarkan hasil

5 isian aplikasi dan hasil tes Psikologis (Employment 5
Interview)
6 Melakukan wawancara terakhir kepada Calon

Pegawai 6
Melakukan Pemeriksaan Kesehatan sesuai

7 spesifikasi formasi jabatan. 7
GUGUR
Menyimpulkan hasil proses seleksi dan
8 menginformasikannya kepada Calon Pegawai
SELESAI 8
LULUS
9 Mengikuti proses selanjutnya (lihat SOP 2.D.1.) SELESAI

NOTES

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
NOMOR : 2.E.1/SOP/SDM/bulan/tahun
REVISI KE : 0
JUDUL : MELAKSANAKAN BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahun
ASESMEN PEGAWAI HALAMAN : 1 dari 4

Prosedur ini dibuat untuk mengetahui hal-hal sebagai berikut:

• Mengetahui kemampuan orang/staf dalam kaitan pengembangan SDM UPTD PAL
sesuai dengan kebutuhan yang ada dalam Uraian Jabatan (Job Description)
• Mempersiapkan SDM dalam rangka promosi jabatan di lingkungan UPTD PAL
II. RUANG LINGKUP
Prosedur ini meliputi kegiatan penilaian kompetensi SDM yang dilakukan oleh Tim yang
dibentuk atau dibantu oleh Lembaga Asesmen untuk mengetahui kemampuan sesuai dengan
Job Description.
III. DEFINISI
1) Kesanggupan/kemampuan kerja (Depandability)

Kesanggupan/kemampuan melaksanakan tugas2 yang dibebankan; menuruti
petunjuk2, tidak banyak memerlukan pengawasan langsung; secara teratur
hadir di tempat pekerjaan
2) Mutu Pekerjaan (Quality)
Membuat sedikit kesalahan; selalu mampu memperbaiki kesalahan; memenuhi
hasil kerja yang sudah ditentukan mutunya
3) Jumlah Hasil Pekerjaan (Quantity)
Jumlah pekerjaan yang diselesaikan sesuai dengan yang ditetapkan dengan
tingkat ketelitian yang dipersyaratkan selalu terpelihara.
4) Kesanggupan melaksanakan beberapa tugas (Versality)
Mampu melaksanakan bermacam2 pekerjaan; mau menerima tugas baru
5) Kerja sama (Cooperation)
Mau mengikuti petunjuk-petunjuk; kerjasama baik dengan teman sejawat dan
atasan; sopan
6) Ketrampilan (Resourcefulness)
Memiliki pengetahuan tentang pekerjaan sehingga mampu menentukan cara
yang paling tepat untuk mengatasi masalah2 yang dihadapi

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0

7) Perhatian/Minat (Interest)
Berminat pada pekerjaannya dan meningkatkan kemampuannya; berinisiatif.
8) Kemampuan Fisik (Physical Endurance)
Kecocokan keadaan jasmani untuk pekerjaan ini.
IV. PROSEDUR
4.1 Fungsi Pengelola SDM menyiapkan pelaksanaan asesmen dengan membentuk Tim
Asesmen sesuai kebutuhan organisasi.
Tim Asesmen minimal terdiri dari unsur sbb:

1) Atasan Langsung staf yang dinilai
2) Atasan Calon Pengguna staf
3) Fungsi Pengelola SDM
Dalam hal keterbatasan tenaga penilai atau adanya kebutuhan khusus, maka bila diperlukan
pekerjaan ini dapat didelegasikan kepada konsultan Asesmen SDM
4.2 Tim asesmen melaksanakan Penilaian dalam skala angka 1-5 terhadap faktor-faktor kunci
yang terukur dengan skala penilaian kuantitatif sederhana. Angka 5 adalah nilai yang paling
tinggi menurun sampai di angka 1 yang paling rendah.
Faktor-faktor yang dinilai dalam prosedur ini adalah:
1) Kesanggupan/kemampuan kerja (Depandability)
2) Mutu Pekerjaan (Quality)
3) Jumlah Hasil Pekerjaan (Quantity)
4) Kesanggupan melaksanakan beberapa tugas (Versality)
5) Kerja sama (Cooperation)
6) Keterampilan (Resourcefulness)
7) Perhatian/Minat (Interest)
8) Kemampuan Fisik (Phisical Endurance)
4.4 Tim asesmen merangkum hasil penilaian Asesmen ke dalam Formulir Hasil Asesmen SDM

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0

Fungsi Pengelola SDM dapat menggunakan hasil asesmen untuk mengisi formasi kebutuhan
staf di lingkungan UPTD PAL
VI. LAMPIRAN
1) Formulir Ringkasan Hasil Asesmen SDM
Pengelola SDM Tata Usaha Ka UPTD PAL

Formulir Hasil Asesmen
LOGO STAF UPTD PAL
UPTD PAL Tahun............../..............
Tanggal :
NIP/NPP :
Nama :
Jabatan : Berapa Unit

lama: Kompetensi
Tugas/ :
Uraian Jabatan :
Beri tanda O (lingkaran) pada kotak skala nilai dibawah ini, sesuai dengan penilaian Saudara:
FAKTOR-FAKTOR Luar biasa Sangat Memenuhi Memenuhi Gagal

Memuaskan Memuaskan Segala syarat Syarat Minimal Memenuhi
Syarat
(BS) (B) (C) (K) (KS)
1. KESANGGUPAN/ 5 4 3 2 1
KEMAMPUAN KERJA
Kesanggupan/ Sangat dapat Selalu Seringkali Sekali-kali Sering
kemampuan diandalkan dapat dapat tidak dapat tidak dapat
melaksanakan tugas2 dan memberi diandalkan diandalkan. diandalkan. diandalkan.
yang dibebankan; semangat dalam
menuruti petunjuk2, orang2 lain. banyak hal.
tidak banyak
memerlukan
pengawasan langsung;
secara teratur hadir di
tempat pekerjaan.
2. MUTU PEKERJAAN Senantiasa Kadang2 Selalu Biasanya dapat Seringkali tidak

Membuat sedikit menonjol. menonjol. memuaskan. diterima. memuaskan.
kesalahan; selalu mampu
memperbaiki kesalahan;
memenuhi hasil kerja
yang sudah ditentukan
mutunya.
3. JUMLAH HASIL
PEKERJAAN Senantiasa Seringkali Selalu Seringkali di Senantiasa di
Jumlah pekerjaan yang melampaui melampaui memenuhi bawah ukuran bawah ukuran
diselesaikan sesuai ukuran ukuran ukuran standard yang standard yang
dengan yang ditetapkan, standard. standard. standard ditetapkan. ditetapkan.
ketelitian selalu terpeli- yang
hara mutunya. ditetapkan.

Syarat
(BS) (B) (C) (K) (KS)
4. KESANGGUPAN 5 4 3 2 1
MELAKSANAKAN
BEBERAPA TUGAS
Mampu melaksanakan Mampu Hasil Mampu Mampu Hanya mampu
bermacam2 pekerjaan; mengerjakan kerjanya mengerjakan mengerjakan dalam bidang
mau menerima tugas2 pekerjaan pada beberapa pekerjaan pekerjaannya
baru. lain dengan pekerjaan pekerjaan lain yang erat sendiri.
baik (yang lain (yang yang erat hubungannya
tidak ada tidak ada hubungannya dengan
hubungannya hubungannya dengan bidangnya.
dengan dengan bidangnya.
bidangnya. bidangnya)
dapat
diterima.
5. KERJA SAMA 5 4 3 2 1

Mau mengikuti Menumbuhkan Cepat Pada Jarang sekali Tidak mau

petunjuk2; kerja sama semangat menyediakan umumnya bekerja sama bekerja sama
baik dengan teman kerja sama diri untuk bekerja sama atau membantu atau membantu
sejawat dan atasan; yang baik. bekerja baik dan orang orang lain; selalu
sopan. sama dan membantu lain; selalu menggerutu.
membantu orang2 menggerutu.
orang lain; lain; selalu
gembira. gembira.
6. KETRAMPILAN 5 4 3 2 1

Memiliki pengetahuan Dapat Biasanya Sekali2 Jarang dapat Selalu memerlukan

tentang pekerjaan menduga menemukan menciptakan menyelesaikan bantuan untuk
sehingga mampu dan berhasil jalan dan cara2 untuk penyimpangan2 menyelesaikan
menentukan cara yang sepenuhnya cara2 untuk mengatasi sendirian saja. setiap
paling tepat untuk mengatasi mengatasi keadaan yang penyimpangan
mengatasi masalah2 keadaan keadaan luar biasa. dalam pekerjaan.
yang dihadapi. darurat darurat
dengan sendirian
perencanaan saja.
yang baik.
7. PERHATIAN/ 5 4 3 2 1
MINAT
Berminat pada Sangat besar Bersemangat Menunjukkan Pekerja rutin, Tidak perduli.
pekerjaannya dan minatnya; melakukan minat yang bekerja hanya
meningkatkan Self Starter cara baru, normal. bila diminta.
kemampuannya; (berinisiatif mengajukan Belajar
berinisiatif. sendiri). saran2. cara2 baru.

Syarat
(BS) (B) (C) (K) (KS)
8. KEMAMPUAN 5 4 3 2 1
FISIK
Kecocokan keadaan Tenaga dan Senantiasa Effisiensi Seringkali Jelas terhambat

jasmani untuk pekerjaan daya tahan penuh kadang2 kekurangan oleh karena
ini. luar biasa. tenaga dan terhambat tenaga dan terganggunya
daya tahan. oleh keadaan daya tahan yang kesehatan jasmani.
fisiknya. dibutuhkan.
9. PENILAIAN 5 4 3 2 1
POTENSI & KINERJA
SECARA
KESELURUHAN
10. KOMENTAR:
PENILAIAN INI DIBICARAKAN DENGAN STAF YANG BERSANGKUTAN :
Nama Tanda Tangan Tanggal
Staf yang bersangkutan
Penilai (atasan)
Anggota Tim Asesmen
Fungsi Pengelola SDM

ASET OPERASI

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
UNIT KERJA : TIM PENYEDOTAN
LUMPUR TINJA NOMOR : 3.D.1/TKI/Aset/bulan/tahun
REVISI KE : 0
JUDUL : PENGOPERASIAN DAN BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahun
PEMELIHARAAN TRUK HALAMAN : 1 dari 3
TINJA
I. TUJUAN
Prosedur ini dibuat sebagai acuan bagi Petugas Pelaksana Penyedotan Lumpur Tinja untuK
melakukan kegiatan operasi dan pemeliharaan Truk Tinja.
II. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup aktifitas yg harus dilakukan oleh Petugas Pelaksana Penyedotan Lumpur
Tinja berupa teknis operasionalisasi Truk Tinja di lapangan serta bagaimana melakukan
perawatannya.
III. REFERENSI
Buku Manual Pengoperasian dan Perawatan Truk Tinja dari Pabrikan
IV. PROSEDUR

A. PENGECEKAN RUTIN SEBELUM KENDARAAN DIOPERASIKAN
Sebelum Vacuum Truck dioperasikan (start) perlu diperiksa bagian demi bagian atau
masing-masing komponen maupun perlengkapannya antara lain:
1) Periksa isi oli pada Kompresor Udara, lakukan penambahan oli bila diperlukan
atau lakukan penggantian oli secara berkala setiap 10.000 km
2) Periksa tekanan angin pada ban, kondisi dan ketebalan ban, lakukan penambahan
angin bila diperlukan, lakukan penggantian ban bila diperlukan.
3) Periksa klem penjepit slang penyedot dan pembuangan serta klem oli pelumas
ke pompa vacuum.
4) Periksa perlengkapan kendaraan (Kunci roda, dongkrak, segitiga pengaman, ban
cadangan, peralatan P3K, dll.)
B. PERSIAPAN UNTUK OPERASI

1) Hentikan kendaraan pada tempat yang rata dan keras
2) Lakukan pengereman menggunakan rem tangan
3) Hidupkan mesin kendaraan pada putaran rendah/idle. Selama operasi
berlangsung, jangan menginjak pedal gas kendaraan secara berlebihan.
4) Hidupkan pompa vakum ketika akan digunakan. Bila operasi penggunaan
sistem pompa vacuum selesai maka mesin vacuum harus dimatikan

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
LUMPUR TINJA NOMOR : 3.D.1/TKI/Aset/bulan/tahun
REVISI KE : 0
JUDUL : PENGOPERASIAN DAN BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahun
PEMELIHARAAN TRUK HALAMAN : 2 dari 3
TINJA
C. CARA KERJA PENYEDOTAN

Pada saat akan melakukan penyedotan, langkah prinsip yang harus dilakukan pada
terdiri dari:
1) Lakukan langkah-langkah dalam “PERSIAPAN UNTUK OPERASI” seperti
diatas.
2) Siapkan lubang Manhole tangki septik yang akan disedot.
3) Masukkan selang penyedotan / penghisap ke dalam tangki septik.
4) Tutuplah katup (valve) penyedot dan pembuangan / discharge.
5) Buatlah pompa dalam keadaan “vacuum” dengan bantuan pompa
6) Pastikan hubungan antara tangki dan pompa vakum dalam kondisi normal
7) Tunggu sesaat, apabila manometer (pressure gauge) menunjukkan angka
Vacuum ( 0 bar), yaitu minus (-40 psi s/d–0 psi), maka buka valve penyedot
/ suction valve.
8) Perhatikan tanda masuknya lumpur ke tangki melalui sight glass, apabila
ketinggian sudah mencapai maksimum, tutup kembali valve penyedot.
9) Kemudian matikan pompa vakum
10) Sebelum kembali dari Kegiatan Penyedotan, periksa kelengkapan kendaraan
untuk persiapan perjalanan berikutnya/pulang, gulung selang penyedot pada
posisinya semula, untuk kemudian kendaraan dapat segera dijalankan.
1) Kendaraan Truk Tinja terjaga dalam kondisi selalu siap pakai

2) Tidak ada Keluhan Pelanggan terkait dengan kelancaran operasi penyedotan
yang disampaikan ke UPTD PAL
Pelayanan Teknis Pelayanan Teknis Ka UPTD PAL

NOTES

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
UNIT KERJA : TIM SEDOT LUMPUR TINJA
NOMOR : 3.D.2/SOP/Aset/bulan/tahun
REVISI KE : 0
JUDUL : MELAYANI PENYEDOTAN BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahun
LUMPUR TINJA HALAMAN : 1 dari 4

1. Pelanggan
2. Pelayanan Pelanggan
3. Tata Usaha
4. Tim Sedot Lumpur Tinja
5. Pelayanan Teknis
II. TUJUAN
1) Memberikan Layanan Penyedotan Lumpur Tinja
III. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup aktivitas menerima permintaan layanan dari pelanggan, mencatat/
mendokumentasikan permintaan layanan sampai melaksanakan penyedotan, menagih biaya,
melaksanakan pengangkutan dan pembuangan di IPLT, mencatat dan melaporkan hasil
pelayanan.
IV. REFERENSI
V. DOKUMEN TERKAIT
1) Tata Kerja Individu Operasi & Pemeliharaan Truk Tinja (TKI 3.D.1)
2) Tata Kerja Individu Penyedotan Tinja (TKI 3.D.2.1)
3) Tata Kerja Individu Pengangkutan & Pembuangan Lumpur Tinja (TKI 3.D.2.2)
VI. PROSEDUR
1) Pelanggan mengajukan permohonan Pelayanan Sedot Tinja

2) Pelayanan Pelanggan menerima dan mencatat permohonan pelayanan
penyedotan tinja serta menyiapkan Surat Perintah Penyedotan Tinja untuk di
tanda tangan Fungsi
Ka Bag TU
3) Ka Bag TU memvalidasi dan memaraf Permohonan Pelayanan Sedot Tinja dari
Pelanggan

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0

4) Ka Bag Pelayanan Teknis memerintahkan pelayanan Penyedotan Tinja dengan

menanda tangani Surat Perintah Penyedotan Tinja kepada Tim Penyedot Tinja
(Supir Truk Tinja)
5) Tim Penyedot Tinja melaksanakan Tata Kerja Individu Penyedotan Tinja (TKI
3.D.2.1) sesuai Surat Perintah Penyedotan Tinja
6) Tim Sedot Tinja menagihkan biaya pelayanan penyedotan tinja
7) Pelanggan membayar Biaya Pelayanan dan menerima Bukti Pembayaran
8) Tim Sedot Tinja menjalankan Tata Kerja Individu Pengangkutan & Pembuangan
Lumpur Tinja (TKI 3.D.2.2)
9) Tim Penyedot Tinja melaporkan pelayanan Penyedotan Tinja dengan mengisi
Form Pelaksanaan Penyedotan Tinja dan menyerahkannya kepada Ka Bag
Pelayanan Teknis.
10) Bagian Pelayanan Teknis memvalidasi Laporan Hasil Pelayanan dengan menanda
tangani Form Pelaksanaan Penyedotan Tinja.
11) Bag TU menerima laporan pelaksanaan penyedotan berupa Form Pelaksanaan
Penyedotan Tinja
12) Pelayanan Pelanggan menerima salinan Laporan Pelaksanaan Penyedotan Tinja
dan mencatat/mengarsipkannya.
13) Proses Pelayanan Selesai
1) Permintaan Pelayanan Sedot Tinja dapat diselesaikan secara cepat dan

memuaskan.
2) Tidak ada keluhan yang disampaikan oleh Pelanggan atas Pelayanan Penyedotan
Tinja

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0

VIII. LAMPIRAN
1) Diagram Alir Prosedur Pelayanan Penyedotan Tinja
Tim Sedot Tinja Pelayanan Teknis Ka UPTD PAL

DIAGRAM ALIR PROSEDUR MELAYANI PENYEDOTAN LUMPUR TINJA
SOP No: 3.D.2/SOP-Pel-Sdt-Tnj/ASET/bulan/tahun
No Kegiatan Pelayanan Operator Pelayanan

Pelanggan Tata Usaha Kelengkapan Waktu Output
Pelanggan Sedot Tinja Teknis
1 Mengajukan permohonan Pelayanan Sedot Tinja MULAI
1. Surat Permohonan
Menerima dan mencatat permohonan pelayanan penyedotan 1. Surat Permohonan Layanan Layanan Sedot Tinja ditanda
2 tinja serta menyiapkan Surat Perintah Penyedotan Tinja untuk di 2 Sedot Tinja; 2. Surat Perintah tangani Pelanggan; 2. Surat
tanda tangan Fungsi Bag TU Penyedotan Tinja Perintah Penyedotan Tinja
disiapkan
Memvalidasi dengan memaraf Permohonan Pelayanan Sedot

3
Tinja dari Pelanggan 3
1. Surat Permohonan 1. Surat Permohonan
Memerintahkan pelayanan Penyedotan Tinja dengan menanda Layanan Sedot Tinja ditanda Layanan Sedot Tinja ditanda
4 tangani Surat Perintah Penyedotan Tinja kepada Tim Penyedot 4 tangani Pelanggan; 2. Surat tangani Pelanggan; 2. Surat
Tinja (Supir Truk Tinja) Perintah Penyedotan Tinja Perintah Penyedotan Tinja
disiapkan ditanda tangani
TKI Penyedotan 1. Surat Permohonan
Melaksanakan Tata Kerja Individu Penyedotan Tinja (TKI 3.D.2.1) Lumpur Tinja
5 (TKI 3.D.2.1) Layanan Sedot Tinja; 2. Surat
sesuai Surat Perintah Penyedotan Tinja Perintah Penyedotan Tinja
6 Menagihkan biaya pelayanan penyedotan tinja 6
7 Membayar Biaya Pelayanan dan menerima Bukti Pembayaran 7
TKI Pengangkutan
Menjalankan Tata Kerja Individu Pengangkutan & Pembuangan & Pembuangan
8 Lumpur Tinja
Lumpur Tinja (TKI 3.D.2.2) (TKI 3.D.2.2)
Melaporkan pelayanan Penyedotan Tinja dengan mengisi Form 1. Form Pelaksanaan

9 Pelaksanaan Penyedotan Tinja dan menyerahkannya kepada Ka 9 Penyedotan Tinja
Bag Pelayanan Teknis.
Memvalidasi Laporan Hasil Pelayanan dengan menanda tangani

10
Form Pelaksanaan Penyedotan Tinja. 10
Menerima laporan pelaksanaan penyedotan berupa Form

11 11
Pelaksanaan Penyedotan Tinja
Menerima salinan Laporan Pelaksanaan Penyedotan Tinja dan

12
mencatat/mengarsipkannya. 12
13 Proses Pelayanan Selesai SELESAI

NOTES

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
LUMPUR TINJA NOMOR : 3.D.2.1/TKI/Aset/bulan/tahun
REVISI KE : 0
JUDUL : PENYEDOTAN TANGKI BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahun
SEPTIK HALAMAN : 1 dari 4
I. TUJUAN
Sebagai acuan bagi Petugas Pelaksana Penyedotan Lumpur Tinja dalam melakukan pelayanan
penyedotan kepada pelanggan
Memastikan sikap dan perilaku Petugas Penyedotan Tinja yang sopan ketika berhubungan
dengan pelanggan.
II. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup aktifitas terdiri dari kegiatan pemberian layanan penyedotan, menyampaikan
tagihan dan menerima pembayaran jasa pelayanan sedot tinja yang telah selesai dilaksanakan.
III. DOKUMEN TERKAIT
SOP No. 3.D.2 tentang Pelayanan Penyedotan Lumpur Tinja

TKI No. 3.D.3 tentang Pengangkutan Lumpur Tinja
IV. PROSEDUR
1) Tim/Petugas Penyedotan menuju lokasi Pelanggan

2) Tim/Petugas Penyedotan memberikan salam, memperkenalkan diri dan
menyebutkan asal instansi (UPTD PAL), memperlihatkan Surat Tugas dan
menanyakan Kartu Pelanggan, serta menyampaikan kuitansi pembayaran
3) Tim/Petugas Penyedotan meminta ijin masuk rumah kepada Pelanggan.
4) Tim/Petugas Penyedotan menanyakan letak tangki septik dan meminta ijin
untuk didampingi Pelanggan menuju ke lokasi tangki septik.
5) Tim/Petugas Penyedotan melakukan pengecekan keberadaan akses untuk
menyedot tinja. Petugas mengenakan perlengkapan APD/K3, Bila sudah ada
akses, buka tutup Septik Tank dan cek kondisi kepadatan lumpur tinja.
6) Bila tidak ada akses untuk menyedot tinja, Tim/Petugas Penyedotan minta ijin
untuk melakukan pembongkaran. Buat lubang untuk buka tutup Septik Tank.
Bila sudah ada akses, cek kondisi kepadatan lumpur tinja.
7) Jika diperlukan,Tim/Petugas Penyedotan melakukan pengenceran Lumpur Tinja
dengan mengaduk menggunakan bambu/kayu dan menyemprot menggunakan
air.

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0
8) Tim/Petugas Penyedotan melakukan penyedotan menggunakan sarana tangki

vakum
9) Tim/Petugas Penyedotan membersihkan sekitar tempat dan selang penyedotan.
10) Tim/Petugas Penyedotan menutup kembali tangki septik
11) Menerima pembayaran biaya jasa pelayanan penyedotan tinja dan menyerahkan
bukti pembayaran (slip 1) ke Pelanggan
12) Meminta Pelanggan menandatangani Surat Tugas dan Kartu Pelanggan.
13) Tim/Petugas Penyedotan mengucapkan Terima Kasih, menerima kembali Surat
Tugas dan Kartu Pelanggan
14) Tim/Petugas Penyedotan meninggalkan rumah pelanggan, menuju IPLT
1) Pelanggan merasakan puas dilayani oleh petugas yang sopan dan dapat
menyelesaikan Penyedotan Lumpur Tinja dengan cepat
2) Tidak ada Keluhan Pelanggan yang disampaikan ke UPTD PAL

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0
VI. LAMPIRAN
1) Diagram alir Tata Kerja Individu Penyedotan Tangki Septik
Staf Pelayanan Teknis Ka Bag Pelayanan Teknis Ka UPTD PAL

TATA KERJA INDIVIDU TIM/PETUGAS PENYEDOTAN TANGKI SEPTIK
SOP No: 3.D.2.1/SOP-TNK/ASET/bulan/tahun
Operator Penyedotan
No Kegiatan Waktu
Kelengkapan Output
Petugas Penyedotan 1 Petugas Penyedotan 2 (Menit)
(Supir) (Kenek)
Tangki vakum kosong, Surat
Menuju lokasi Pelanggan. (Truk diparkir di rumah pelanggan, pada posisi yang tidak MULAI Petugas tiba di rumah
1 Tugas, Kartu Pelanggan, Bukti
menganggu lalu lintas.) pelanggan
Pembayaran
Memberikan salam, memperkenalkan diri dan menyebutkan asal instansi (UPTD PAL), Surat Tugas, Kartu Pelanggan,
2 memperlihatkan Surat Tugas dan menanyakan Kartu Pelanggan, serta menyampaikan Surat Tugas, Kartu Pelanggan,
Bukti Pembayaran diterima
kuitansi pembayaran. 2 Bukti Pembayaran
pelanggan
3 Meminta ijin masuk rumah kepada Pelanggan. 3

Menanyakan letak tangki septik dan meminta ijin untuk didampingi Pelanggan menuju ke
4
lokasi tangki septik. 4
Melakukan pengecekan keberadaan akses untuk menyedot tinja, memasang perlengkapan

5 APD/K3,Bila sudah ada akses, buka tutup Septik Tank dan cek kondisi kepadatan lumpur tinja. Alat APD/K3
5
Bila tidak ada akses untuk menyedot tinja, minta ijin kepada Pelanggan untuk melakukan
pembongkaran. Buat lubang untuk buka tutup Septik Tank. Bila sudah ada akses, cek kondisi Membawa peralatan (linggis), Tangki septik bisa dibuka
6
kepadatan lumpur tinja. (Untuk Tangki Septik yg dibongkar, penutupan kembali dengan 6 Bambu/ kayu sebesar slang penyedot.
mempertimbangkan akses untuk penyedotan berikutnya.)
Jika diperlukan, lakukan pengenceran Lumpur Tinja dengan mengaduk menggunakan

7 bambu/kayu dan menyemprot menggunakan air. Bambu/ kayu
7
8 Lakukan penyedotan menggunakan sarana tangki vakum Tangki vakum, kondisi kosong Tangki vakum, kondisi kosong
8
Sekitar tangki septik dan

9 Membersihkan sekitar tempat dan selang penyedotan. 9 Air
selang bersih
10 Menutup kembali tangki septik 10 Tangki septik terbuka Tangki septik tertutup
Menerima pembayaran biaya jasa pelayanan penyedotan tinja dan menyerahkan bukti Uang pembayaran sesuai Uang pembayaran sesuai
11 pembayaran (slip 1) ke Pelanggan 11 retribusi retribusi
Surat Tugas dan Kartu

12 Meminta Pelanggan menandatangani Surat Tugas dan Kartu Pelanggan. 12 Surat Tugas dan Kartu Pelanggan
Pelanggan sudah di TTD
13 Mengucapkan Terima Kasih, menerima kembali Surat Tugas dan Kartu Pelanggan
13
14 Meninggalkan rumah pelanggan, menuju IPLT SELESAI Truk tinja menuju IPLT Truk tinja sampai di IPLT

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0
JUDUL : PENGANGKUTAN & BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahun
PEMBUANGAN HALAMAN : 1 dari 3
LUMPUR TINJA
I. TUJUAN
Prosedur ini dibuat sebagai acuan bagi Petugas Pelaksana Penyedotan Lumpur Tinja melakukan
Pengangkutan dan Pembuangan Lumpur Tinja ke Instalasi Pengolahan Lumpur Tinja (IPLT)
II. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup aktifitas terdiri dari pengangkutan dari rumah pelanggan, pendataan asal dan
volume Lumpur Tinja di IPLT, pembuangan Lumpur Tinja sampai meninggalkan IPLT.
III. REFERENSI
IV. DOKUMEN TERKAIT
SOP No. 3.D.2 tentang Pelayanan Penyedotan Lumpur Tinja

TKI No. 3.D.2.1 tentang Petugas Penyedotan Lumpur Tinja
V. DEFINISI
VI. PROSEDUR
1) Tim/Petugas Penyedotan berangkat dari Rumah Pelanggan terlayani menuju

IPLT
2) Tim/Petugas Penyedotan menunjukkan Surat Tugas dan menginformasikan data
truk dan asal penyedotan kepada Petugas Pencatat di IPLT
3) Tim/Petugas Penyedotan mengarahkan truk menuju ke bangunan penerima
Lumpur Tinja di IPLT sesuai dengan arahan petugas IPLT
4) Tim/Petugas Penyedotan melakukan pembuangan/pengosongan lumpur tinja
dengan cara membuka Kran Pembuangan.
5) Tim/Petugas Penyedotan membersihkan ceceran lumpur dan selang,
menggunakan selang air yang diperuntukkan untuk itu di lokasi IPLT
6) Tim/Petugas Penyedotan meninggalkan IPLT

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0
JUDUL : PENGANGKUTAN & BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahun
PEMBUANGAN HALAMAN : 2 dari 3
LUMPUR TINJA
1) Pengangkutan dan Pembuangan Lumpur Tinja tercatat dan dilaksanakan secara

benar di lokasi IPLT
2) Tidak ada Keluhan Pelanggan yang disampaikan ke UPTD PAL
VIII. LAMPIRAN
1) Diagram alir Tata Kerja Individu Pengangkutan & Pembuangan Lumpur Tinja
Tim/Petugas Sedot Tinja Ka Pelayanan Teknis Ka UPTD PAL

TATA KERJA INDIVIDU (TKI) TIM PENYEDOTAN DALAM MELAKSANAKAN PENGANGKUTAN & PEMBUANGAN LUMPUR TINJA
SOP No: 3.D.2.2/SOP-ANK/ASET/bulan/tahun
No Kegiatan Operator Penyedotan

Waktu Output
Kelengkapan (Menit)
Petugas Penyedotan 1 Petugas Penyedotan 2
(Supir) (Kenek)
1 MULAI
Berangkat dari Rumah Pelanggan terlayani terakhir menuju IPLT
Menunjukkan Surat Tugas dan menginformasikan data truk dan asal

2
penyedotan kepada Petugas Pencatat di IPLT. (Pencatatan : Nopol, nama 2 Buku pencatatan Data truk dan asal
supir, volume tangki, asal penyedotan (nama kompleks, atau jalan, dan penyedotan tercatat di Buku
kelurahan)
3 Mengarahkan truk menuju ke bangunan penerima lumpur tinja di IPLT 3 truk, dengan tangki terisi Posisi bak pengumpul di
sesuai dengan arahan petugas IPLT penuh belakang truk.
4 Mengosongkan tangki lumpur tinja 4 Kran Tangki siap dibuka Tangki kosong
Membersihkan truk dan perlengkapannya dengan air yang ada di Air pembersihan Truk Bersih
5 lokasi IPLT 5
6 Meninggalkan IPLT
SELESAI

NOTES

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
UNIT KERJA : PELAYANAN TEKNIS
REVISI KE : 0
JUDUL : PERSIAPAN ADMINISTRASI BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahun
& TEKNIS LLTT HALAMAN : 1 dari 5
I. TUJUAN

1. Pelayanan Teknis
2. Operator Penyedotan Tinja
3. Pelanggan
4. Operator IPLT
II. TUJUAN
Mempersiapkan dan melengkapi persyaratan administrasi dan teknis yang diperlukan untuk
pelaksanaan LLTT
III. RUANG LINGKUP
Lingkup persiapan administratif meliputi kegiatan sbb:

1) Pembuatan Jadwal Bulanan Penyedotan Lumpur Tinja
2) Menerbitkan Berita Acata Sedot Tinja per pelanggan
3) Menerbitkan Kartu Kendali Transportasi Lumpur Tinja.
Lingkup persiapan teknis meliputi hal-hal sbb:

1) Penentuan kendaraan dan petugas,
2) Mengecek kesiapan operator dan peralatan;
3) Mendiskusikan Rencana Kerja Harian Operator Penyedotan Tinja;
4) Mengkonfirmasi kesiapan pelanggan via telepon;
5) Mengkonfirmasi kesiapan IPAL/IPLT;
6) Menetukan rute perjalanan truk tinja;
7) Menyerahkan BA Sedot Tinja dan Kartu Kendali Transportasi Lumpur Tinja
IV. REFERENSI
Pedoman Layanan Lumpur Tinja Terjadwal

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0
V. DOKUMEN TERKAIT

1) SOP Penyedotan Lumpur Tinja LLTT (SOP 3.D.5)
2) SOP Pembuangan Lumpur Tinja LLTT (SOP 3.D.6)
VI. PROSEDUR

1) Pelayanan Teknis menentukan kendaraan dan petugas lapangan yang akan
menjalankan tugas.
2) Pelayanan Teknis memeriksa hal-hal sbb:
a. petugas lapangan dalam kondisi sehat dan siap bekerja,
b. kendaraan sedot tinja dalam kondisi baik
c. volume tangki dalam kondisi tidak penuh.
• Jika siap, lanjutkan,
• Jika tidak siap, diskusikan ulang.
3) Operator Penyedotan Tinja memastikan kelengkapan dan berfungsinya peralatan/

perlengkapan kerja
4) Pelayanan Teknis mendiskusikan rencana kerja harian sesuai Berita Acara Sedot
Tinja
5) Operator Penyedot Tinja mengkonfirmasi kesiapan pelanggan, khususnya untuk

jadwal, pembukaan tutup tangki septik, ketersediaan air dan aksesibilitas kendaraan.
6) Operator Sedot Tinja mengkonfirmasi kesiapan IPAL, khususnya menyangkut

jadwal penerimaan.
7) Operator Sedot Tinja menentukan rute perjalanan
8) Pelayanan Teknis memerintahkan perjalanan dan menyerahkan Berita Acara Sedot

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0
Tinja dan Kartu Kendali Transportasi Lumpur Tinja.
1. Pelayanan Sedot Tinja berlangsung sesuai jadwal yang telah disepakati dengan
pelanggan
2. Tidak ada keluhan yang disampaikan oleh Pelanggan atas Pelayanan Penyedotan
Tinja LLTT
VIII. LAMPIRAN
1) Diagram Alir Prosedur Persiapan LLTT

Operator Penyedotan Pelayanan Teknis, Ka UPTD PAL
Lumpur Tinja

DIAGRAM ALIR PROSEDUR MENYIAPKAN PENYEDOTAN LUMPUR TINJA DALAM LLTT (ADMINISTRATIF)
SOP No: 3.D.4/SOP-Persiapan Adm & Teknis -Sedot LT/ASET/bulan/tahun

No Kegiatan
Pelayanan Teknis Pelanggan Kelengkapan Waktu Output
Menyiapkan Jadwal Penyedotan Lumpur Tinja sesuai

1
Sistem Informasi Manajemen Layanan Lumpur Tinja MULAI SIM LLTT 5 menit
Terjadwal (SIM-LLTT)
(Jadwal dibuat sebulan sekali)
Menghubungi pelanggan untuk menjelaskan tujuan, hak & 10 menit/ Pelanggan paham hak &
2 kewajiban pelanggan, serta mengumpulkan informasi tangki 2 2 Telepon kewajibannya
pelanggan
septik, konfirmasi alamat & jalan akses
Memastikan kesiapan pelanggan untuk menerima layanan

sedot tinja. 5 menit/ Pelanggan menyatakan
3 3 Telepon siap dilayani
• Jika pelanggan siap, lanjutkan. pelanggan
• Jika pelanggan tidak siap, ganti pelanggan lain.
4 Memastikan jadwal pelaksanaan sedot tinja sesuai kesepakatan 5 menit/ Jadwal pelaksanaan disepakati
4 Telepon pelanggan
dengan pelanggan LLTT.
Membuat daftar pelanggan yang akan memperoleh layanan Daftar pelanggan 60 menit Daftar pelanggan yang akan
5 5 dilayani
sedot tinja dalam rentang waktu 1 bulan. sepakat dilayani
Menerbitkan Berita Acara Sedot Tinja untuk tiap pelanggan Daftar pelanggan yang 30 menit Berita Acara sedot tinja
6 yang siap menerima layanan sedot tinja.
6
akan dilayani
7 Menerbitkan Kartu Kendali Transportasi Lumpur Tinja. BA & Kartu Kendali 5 menit BA & Kartu Kendali
SELESAI Transportasi LT
Transportasi LT

DIAGRAM ALIR PROSEDUR MENYIAPKAN PENYEDOTAN LUMPUR TINJA DALAM LLTT ( TEKNIS)
SOP No: 3.D.4/SOP-Persiapan Adm & Teknis -Sedot LT/ASET/bulan/tahun
NO KEGIATAN OPERATOR
PELAYANAN
PENYEDOTAN PELANGGAN OPERATOR IPLT/IPAL KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT
TEKNIS
TINJA
1
Menentukan kendaraan dan petugas lapangan MULAI Checklist Kesiapan 5 menit Surat tugas
yang akan menjalankan tugas. (Dilakukan Teknis
harian)
Memeriksa kondisi a) petugas lapangan dalam X

kondisi sehat dan siap bekerja, b) kendaraan TIDAK Checklist Kesiapan
2 sedot tinja dalam kondisi baik dan c) volume 10 menit Checklist ditandai
3 Teknis
tangki dalam kondisi tidak penuh.
• Jika siap, lanjutkan, YA ✔
• Jika tidak siap, diskusikan ulang. ✔
(Dilakukan harian) YA
Checklist Kesiapan
3
Memastikan kelengkapan dan berfungsinya Teknis 15 menit Checklist ditandai
peralatan/ perlengkapan kerja. (Dilakukan
harian) 3
Berita Acara Sedot
4
Mendiskusikan rencana kerja harian sesuai Tinja 30 menit Rencana kerja harian disepakati
Berita Acara Sedot Tinja. (Dilakukan harian) 3
Mengkonfirmasi kesiapan pelanggan, X

khususnya untuk jadwal, pembukaan tutup TIDAK Telepon
5 tangki septik, ketersediaan air dan aksesibilitas
kendaraan. 3 3 5 menit Pelanggan siap
• Jika tidak siap, diskusikan ulang. YA ✔
(Dilakukan harian)
Mengkonfirmasi kesiapan IPAL, khususnya Telepon

menyangkut jadwal penerimaan.
6 X 3 5 menit IPLT/IPAL siap
• Jika siap, lanjutkan, 3
• Jika tidak siap, diskusikan ulang. (Dilakukan TIDAK
harian) ✔
Berita Acara Sedot Tinja
7 Menentukan route perjalanan. (Dilakukan YA 15 menit Rute ditentukan
harian) 3
Memerintahkan perjalanan dan menyerahkan

8 Berita Acara Sedot Tinja dan Kartu Kendali Berita Acara dan Kartu Berita Acara dan Kartu Kendali di
SELESAI Kendali Transportasi 5 menit
Transportasi Lumpur Tinja. (Dilakukan harian) tangan petugas lapangan

NOTES

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
LUMPUR TINJA NOMOR : 3.D.5/SOP/Aset/bulan/tahun
REVISI KE : 0
JUDUL :
MENYEDOT LUMPUR BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahun
TINJA LLTT HALAMAN : 1 dari 5

I. TUJUAN
1) Sebagai acuan bagi Petugas Pelaksana Penyedotan Lumpur Tinja dalam

melakukan pelayanan penyedotan kepada pelanggan LLTT
2) Memastikan sikap dan perilaku Petugas Penyedotan Tinja LLTT yang sopan
ketika berhubungan dengan pelanggan.
II. PELAKSANA YANG TERLIBAT
1) Operator Penyedotan LLTT

2) Pelanggan LLTT
III. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup aktifitas terdiri dari kegiatan pemberian layanan penyedotan Lumpur Tinja bagi
Pelanggan LLTT
IV. DOKUMEN TERKAIT
SOP No. 3.D.4 tentang Persiapan Administrasi dan Teknis LLTT

SOP No. 3.D.6 tentang Pembuangan Lumpur Tinja LLTT
V. PROSEDUR
1)
Menjalankan kendaraan sedot tinja sesuai rencana dan route perjalanan yang
disepakati
2) Menghentikan kendaraan sedot tinja di tempat yang aman dan tidak mengganggu
lalu lintas sekelilingnya
3) Mencatat waktu kedatangan di Berita Acara Sedot Tinja (BAST).
4) Menemui pemilik bangunan atau wakilnya, memastikan dia adalah pelanggan
yang dituju serta menunjukkan Surat Identitas Petugas LLTT dan BAST
5) Menjelaskan tujuan kedatangan, hak dan kewajiban pelanggan (termasuk
volume lumpur tinja yang akan disedot) serta kerjasama yang diharapkan dari
pelanggan (khususnya air bersih).
6) Memohon persetujuan pelanggan untuk bekerja sama,
• Jika setuju, lanjutkan.
• Jika tidak setuju, langkah 28.

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0
JUDUL :

7) Men-scan barcode pelanggan LLTT

8) Mendatangi tangki septik dan memastikan lubang tangki sudah dalam kondisi
terbuka,
• Jika sudah terbuka, lanjutkan.
• Jika belum terbuka, minta pelanggan membukanya.
9) Pelanggan membuka tutup lubang tangki,
• Jika terbuka, lanjutkan.
• Jika tidak dapat terbuka, langsung ke langkah 26.
10) Menggunakan Alat Pelindung Diri (APD) yaitu sepatu bot karet, kacamata
pelindung, sarung tangan dan topi.
11) Memeriksa kedalaman isi tangki septik dan ketebalan endapan di dasar tangki.
Gunakan tongkat pengukur kedalaman dan senter.
12) Menentukan jalur selang sedot tinja.
13) Memindahkan kendaraan sedot tinja ke posisi yang lebih baik dan mempermudah
penyedotan lumpur tinja
14) Memasang rambu pelaksanaan operasi di sekitar kendaraan sedot tinja.
15) Menghubungkan selang dari kendaraan sedot tinja dan memasukkan ke dalam
tangki septik sampai mencapai 80% kedalaman tangki.
16) Memperkirakan posisi level ketinggian isi tangki kendaraan saat volume
penyedotan tercapai.
17) Menghidupkan pompa sedot tinja dan memastikan terjadinya aliran lumpur
tinja dengan baik
18) Memantau penyedotan lumpur tinja,
• Jika level ketinggian tercapai, penyedotan dihentikan.
• Jika level ketinggian belum tercapai, penyedotan diteruskan.
19) Mengisi Formulir Inspeksi Tangki Septik, termasuk mengambil foto (jika
dibutuhkan).
20) Melepaskan selang sedot tinja setelah memastikan tidak ada lagi lumpur tinja
tertinggal di dalam selang.
21) Membersihkan selang sedot tinja dengan air bersih di tempat yang tidak
mengganggu sampai bersih.
22) Menggulung selang sedot tinja dan mengembalikannya ke tempatnya di
kendaraan sedot tinja.
23) Membersihkan permukaan sekitar lubang tangki septik dan bekas lokasi jalur
selang sedot tinja.
24) Melepas APD dan mengembalikanya ke tempatnya di kendaraan sedot tinja.

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0
JUDUL :

25) Melengkapi isian BAST termasuk volume lumpur tinja yang disedot dan waktu
penyelesaian pekerjaan
26) Meminta pelanggan ikut menandatangani BAST (petugas lapangan dan
pelanggan).
27) Mengembalikan semua rambu dan barang-barang lainnya ke tempatnya di
kendaraan sedot tinja.
28) Menjalankan kendaraan meninggalkan bangunan pelanggan menuju IPAL / IPLT
atau pelanggan selanjutnya.
1) Pelanggan LLTT merasa puas dilayani oleh petugas yang sopan dan dapat
menyelesaikan
Penyedotan Lumpur Tinja dengan cepat
2) Tidak ada Keluhan Pelanggan LLTT yang disampaikan ke UPTD PAL
VII. LAMPIRAN
1) Diagram alir Prosedur Menyedot Tangki Septik LLTT
Staf Pelayanan Teknis Ka Bag Pelayanan Teknis Ka UPTD PAL

DIAGRAM ALIR POSEDUR MENYEDOT LUMPUR TINJA LLTT (1)
SOP No: 3.D.5/SOP-Penyedotan TS/LLTT/ASET/bulan/tahun

Pelanggan Kelengkapan Waktu Output
(Supir) (Kenek)
Menjalankan kendaraan sedot tinja sesuai rencana dan route MULAI

1 BAST 10-30 menit Kendaraan berjalan
perjalanan yang disepakati
Menghentikan kendaraan sedot tinja di tempat yang aman dan

2 BAST 5 menit Tujuan dicapai
tidak mengganggu lalu lintas sekelilingnya. 2
3 Mencatat waktu kedatangan di Berita Acara Sedot Tinja (BAST). 3 BAST 5 menit Waktu tercatat
Menemui pemilik bangunan atau wakilnya, memastikan dia

4 adalah pelanggan yang dituju serta menunjukkan Surat Identitas 4 BAST, Surat Identitas diri 5 menit Petugas dikenali
Petugas LLTT dan BAST.
Menjelaskan tujuan kedatangan, hak dan kewajiban pelanggan

(termasuk volume lumpur tinja yang akan disedot) serta Pelanggan memahami
5 BAST 15 menit
kerjasama yang diharapkan dari pelanggan (khususnya air 5 kedatangan
bersih).
X
Memohon persetujuan pelanggan untuk bekerja sama, - 5 menit Pelanggan siap kerjasama
6 28 TIDAK
• Jika setuju, lanjutkan. 6
• Jika tidak setuju, langsung ke langkah 28.
Men-scan barcode pelanggan LLTT. (Melalui pembacaan

“barcode” , data pelanggan dan kedatangan petugas secara
7 otomatis terlaporkan ke dalam sistem) Smartphone, Barcode 2 menit Barcode ter-scan
(Melalui pembacaan “barcode” , data pelanggan dan kedatangan ✔ 7
petugas secara otomatis terlaporkan ke dalam sistem YA
Mendatangi tangki septik dan memastikan lubang tangki sudah SUDAH BELUM
dalam kondisi terbuka,
8 • Jika sudah terbuka, lanjutkan.
8 - 5-30 menit Tangki septik terbuka
• Jika belum terbuka, minta pelanggan membukanya.
X
Pelanggan membuka tutup lubang tangki, TIDAK
9 26 9 -
• Jika terbuka, lanjutkan.
• Jika tidak dapat terbuka, langsung ke langkah 26.
Menggunakan Alat Pelindung Diri (APD). (APD= Alat Pelindung

Diri: yaitu sepatu bot karet, kacamata pelindung, sarung tangan
10 dan topi.) 10 APD 5 menit APD digunakan
(APD= Alat Pelindung Diri: yaitu sepatu bot karet, kacamata
pelindung, sarung tangan dan topi. *
* berlanjut ke halaman berikutnya

* lanjutan

(Supir) (Kenek)
11 Memeriksa kedalaman isi tangki septik dan ketebalan endapan di Senter, Tongkat Ukur 5 menit Kondisi isi tangki septik
dasar tangki. Gunakan tongkat pengukur kedalaman dan senter. 11 diketahui
12 Menentukan jalur selang sedot tinja. 12 - 5 menit Jalur selang ditentukan
13 Memindahkan kendaraan sedot tinja ke posisi yang lebih baik

13 - 5 menit Kendaraan di posisinya
dan mempermudah penyedotan lumpur tinja
14 Memasang rambu pelaksanaan operasi di sekitar kendaraan 5 menit Rambu terpasang

sedot tinja. 14 Rambu operasi
Menghubungkan selang dari kendaraan sedot tinja dan

15 memasukkan ke dalam tangki septik sampai mencapai 80% 15 Selang sedot tinja 15 menit Selang terpasang di jalurnya
kedalaman tangki.
16 Memperkirakan posisi level ketinggian isi tangki kendaraan saat Sasaran level tangki
16 - 2 menit
volume penyedotan tercapai. diketahui
17 Menghidupkan pompa sedot tinja dan memastikan terjadinya

- 2 menit Pompa hidup
aliran lumpur tinja dengan baik.
17
Memantau penyedotan lumpur tinja,

18 Lumpur tinja disedot sesuai
• Jika level ketinggian tercapai, penyedotan dihentikan. - 5-10 menit
• Jika level ketinggian belum tercapai, penyedotan diteruskan. 18 volume yang diinginkan
19 Mengisi Formulir Inspeksi Tangki Septik, termasuk mengambil Formulir inspeksi tangki
19 5 menit Formulir terisi
foto (jika dibutuhkan). septik
20 Melepaskan selang sedot tinja setelah memastikan tidak ada lagi

- 5 menit Selang terlepas
lumpur tinja tertinggal di dalam selang. 20
21 Membersihkan selang sedot tinja dengan air bersih di tempat

21 Air bersih, ember, sikat 5 menit Selang bersih
yang tidak mengganggu sampai bersih.
22 Menggulung selang sedot tinja dan mengembalikannya ke

tempatnya di kendaraan sedot tinja. * 22 - 5 menit Selang ditempatnya

* lanjutan

(Supir) (Kenek)
Membersihkan permukaan sekitar lubang tangki septik dan Air bersih, ember, sikat 5 menit Lokasi bersih
23 bekas lokasi jalur selang sedot tinja.
24 Melepas APD dan mengembalikanya ke tempatnya di kendaraan

sedot tinja. APD 5 menit APD ditempatnya
Melengkapi isian BAST termasuk volume lumpur tinja yang

25 disedot dan waktu penyelesaian pekerjaan BAST 5 menit BAST terisi
26 Meminta pelanggan ikut menandatangani BAST bersama

(operator penyedotan dan pelanggan). BAST terisi 15 menit BAST ditandatangani
27 Mengembalikan semua rambu dan barang-barang lainnya ke

tempatnya di kendaraan sedot tinja. Rambu 2 menit Rambu ditempatnya
Menjalankan kendaraan meninggalkan bangunan pelanggan

28 menuju IPAL / IPLT atau pelanggan selanjutnya. Kendaraan pergi

NOTES

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
UNIT KERJA : OPERATOR PENYEDOTAN
REVISI KE : 0
JUDUL : MENGANGKUT & BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahun
MEMBUANG LUMPUR HALAMAN : 1 dari 4
TINJA LLTT
I. PELAKSANA YANG TERLIBAT
1) Operator Penyedotan Lumpur Tinja LLTT

2) Operator IPLT/IPAL
II. TUJUAN
1) Sebagai acuan bagi Petugas Pelaksana Penyedotan Lumpur Tinja dalam

melakukan pengangkutan dan pembuangan Lumpur Tinja dalam pola Layanan
Lumpur Tinja Terjadwal (LLTT)
2) Memastikan bahwa LLTT melaksanakan pembuangan Lumpur Tinja di IPLT/
IPAL resmi, sehingga seluruh data yang tercatat dapat dipergunakan sebagai
sumber hitungan pelayanan air limbah kota yang bersumber dari layanan
Lumpur Tinja.
III. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup prosedur ini terdiri dari kegiatan mengangkut lumpur tinja dari (sejumlah)
Pelanggan LLTT, mendatangi IPLT/IPAL, mendata asal, jumlah volume Lumpur Tinja dan
kendaraan yang dipergunakan, serta prosedur teknis operasional lainnya terkait dengan
penggunaan alat serta sarana dan prasarana.
IV. DOKUMEN TERKAIT
1) SOP No. 3.D.4 tentang Prosedur Menyiapkan Administrasi dan Teknis LLTT
2) SOP No. 3.D.5 tentang Prosedur Menyedot Lumpur Tinja LLTT
V. PROSEDUR
1) Operator Penyedotan Lumpur Tinja menjalankan kendaraan sedot tinja sesuai

rencana dan route perjalanan yang disepakati
2) Operator Penyedotan Lumpur Tinja menghentikan kendaraan sedot tinja di
tempat yang ditentukan dan aman.
3) Operator Penyedotan Lumpur Tinja mencatat waktu kedatangan di Kartu
Kendali Transportasi (KKT).

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0
TINJA LLTT
4) Operator IPLT/IPAL memeriksa keabsahan kendaraan Sedot Tinja yang datang.

Bila kendaraan resmi/syah, maka bisa lanjut ke proses berikutnya. Bila kendaraan
yang datang tidak resmi/ bukan kendaraan yang syah maka dipersilahkan keluar
kembali.
5) Operator IPLT/IPAL men-scan barcode kendaraan Truk Tinja.
6) Operator IPLT/IPAL memastikan unit penerima pembuangan Lumpur Tinja
siap menerima pembuangan dari Truk Tinja yang datang.
7) Operator Penyedotan Lumpur Tinja memastikan diri telah menggunakan alat
pelindung diri (APD) yaitu sepatu bot karet, kacamata pelindung, sarung tangan
dan topi.
8) Operator Penyedotan Lumpur Tinja menghubungkan selang dari kendaraan
sedot tinja dengan bagian inlet IPLT atau tangki penerima IPAL
9) Operator Penyedotan Lumpur Tinja mencatat volume lumpur tinja yang akan
dibuang dari kendaraan sedot tinja ke IPLT / IPAL.
10) Operator Penyedotan Lumpur Tinja membuka katup pembuangan truk tinja.
11) Operator Penyedotan Lumpur Tinja memantau pembuangan lumpur tinja (dari
kaca level tangki kendaraan sedot tinja),
• Jika level terendah tercapai, pembuangan dihentikan.
• Jika level terendah belum tercapai, pembuangan diteruskan.
12) Operator Penyedotan Lumpur Tinja menutup katup pembuangan truk tinja
13) Operator Penyedotan Lumpur Tinja melepaskan selang sedot tinja setelah
memastikan tidak ada lagi lumpur tinja tertinggal di dalam selang.
14) Operator Penyedotan Lumpur Tinja membersihkan selang sedot tinja dengan
air bersih di tempat yang tidak mengganggu.
15) Operator Penyedotan Lumpur Tinja menggulung selang sedot tinja dan
mengembalikannya ke tempatnya di kendaraan sedot tinja
16) Operator Penyedotan Lumpur Tinja melepas APD dan mengembalikannya ke
tempatnya di kendaraan sedot tinja.
17) Operator Penyedotan Lumpur Tinja melengkapi isian KKT termasuk volume
lumpur tinja yang dibuang dan waktu penyelesaian pekerjaan.
18) Operator Penyedotan Lumpur Tinja dan Operator IPLT/IPAL menandatangani
KKT.
19) Operator Penyedotan Lumpur Tinja menjalankan kendaraan meninggalkan
IPAL / IPLT.

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0
TINJA LLTT
Kesesuaian antara hasil pencatatan jumlah volume Lumpur Tinja yang masuk ke dan diolah di
IPLT/IPAL dengan besaran proyeksi beban air limbah kota.
VII. LAMPIRAN
Diagram alir prosedur mengangkut dan Membuang Lumpur Tinja LLTT
Operator Penyedotan LT Pelayanan Teknis Ka UPTD PAL

DIAGRAM ALIR PROSEDUR MENGANGKUT DAN MEMBUANG LUMPUR TINJA LLTT (1)
SOP No: 3.D.6/SOP-Angkut-Buang LT/LLTT/ASET/bulan/tahun

No Operator Penyedotan
Kegiatan Waktu
Petugas Penyedotan 1 Petugas Penyedotan 2 Operator IPLT Kelengkapan (Menit) Output
(Supir) (Kenek)
Menjalankan kendaraan sedot tinja sesuai rencana dan
1 route perjalanan yang disepakati. (KKT=Kartu Kendali MULAI KKT 2 menit Kendaraan berjalan
Transportasi
Menghentikan kendaraan sedot tinja di tempat yang
2 2 KKT 2 menit Tujuan dicapai
ditentukan dan aman.
Mencatat waktu kedatangan di Kartu Kendali
3 3 KKT 5 menit Waktu tercatat
Transportasi (KKT).
Memeriksa keabsahan kendaraan Sedot Tinja yang
datang. Bila kendaraan resmi/syah, maka bisa lanjut ke X TIDAK
4 proses berikutnya. Bila kendaraan yang datang tidak 19 4 - 15 menit Kendaraan masuk IPAL/IPLT
resmi/ bukan kendaraan yang syah maka dipersilahkan
keluar kembali. YA ✔
5 Men-scan barcode kendaraan Truk Tinja. 5 Smartphone 2 menit Barcode ter-scan
Memastikan unit penerima pembuangan Lumpur

6 Tinja siap menerima pembuangan dari Truk Tinja yang 6 - 2 menit IPT/IPAL siap menerima
datang.
Memastikan diri telah menggunakan Alat Pelindung
7 Diri/APD. (APD= Alat Pelindung Diri: yaitu sepatu bot 7 APD 5 menit APD digunakan
karet, kacamata pelindung, sarung tangan dan topi.
Menghubungkan selang dari kendaraan sedot tinja

8 dengan bagian inlet IPLT atau tangki penerima IPAL
8 Selang sedot tinja 15 menit Selang terpasang
Mencatat volume lumpur tinja yang akan dibuang dari

9 kendaraan sedot tinja ke IPLT / IPAL. 9 KKT 2 menit Volume buangan tercatat
10 Membuka katup pembuangan truk tinja. 10 - 2 menit Lumpur tinja mengalir keluar
Memantau pembuangan lumpur tinja (dari kaca level

tangki kendaraan sedot tinja),
• Jika level terendah tercapai, pembuangan dihentikan. Lumpur tinja terbuang sesuai
11 - 5-10 menit
• Jika level terendah belum tercapai, pembuangan 11 voulume yang diinginkan
diteruskan.
12 Menutup katup pembuangan truk tinja 12 - 2 menit Lumpur tinja terhenti
Melepaskan selang sedot tinja setelah memastikan

13 tidak ada lagi lumpur tinja tertinggal di dalam selang. 13 - 5 menit Selang terlepas
Membersihkan selang sedot tinja dengan air bersih di

14 tempat yang tidak mengganggu.*
14 Air bersih 5 menit Selang bersih

DIAGRAM ALIR PROSEDUR MENGANGKUT DAN MEMBUANG LUMPUR TINJA LLTT (2)
SOP No: 3.D.6/SOP-Angkut-Buang LT/LLTT/ASET/bulan/tahun
* lanjutan

No Operator Penyedotan
Kegiatan Waktu
Petugas Penyedotan 1 Petugas Penyedotan 2 Operator IPLT Kelengkapan (Menit) Output
(Supir) (Kenek)
Menjalankan kendaraan sedot tinja sesuai rencana dan

15 route perjalanan yang disepakati. (KKT=Kartu Kendali 15 Ember, sikat
Transportasi
Menghentikan kendaraan sedot tinja di tempat yang 16

16 - 5 menit Selang di tempatnya
ditentukan dan aman.
Mencatat waktu kedatangan di Kartu Kendali

17 17 APD 5 menit APD di tempatnya
Transportasi (KKT).
Memeriksa keabsahan kendaraan Sedot Tinja yang

datang. Bila kendaraan resmi/syah, maka bisa lanjut ke
18 proses berikutnya. Bila kendaraan yang datang tidak 18 18 KKT 5 menit KKT terisi
resmi/ bukan kendaraan yang syah maka dipersilahkan
keluar kembali.
19 Men-scan barcode kendaraan Truk Tinja. SELESAI KKT Terisi 5 menit KKT ditanda tangani

NOTES

MANAJEMEN
PELANGGAN

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
UNIT KERJA : PELAYANAN PELANGGAN
REVISI KE : 0
JUDUL : MENGISI & BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahun
MEMUTAKHIRKAN HALAMAN : 1 dari 4
DATA PELANGGAN

1. Kepala UPTD
3. Surveyor
4. Tata Usaha
5. Pelanggan
II. TUJUAN
1) Mengumpulkan dan menperbaharui (update) data pelanggan sesuai format

data base
2) Mengelola kepentingan pelanggan secara efisien dan efektif
III. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup aktivitas pendataan maupun memperbaharui (updating) data pelanggan
menggunakan format isian baku, agar data yang dimiliki UPTD PAL selalu valid dan terkini.
IV. REFERENSI
Pedoman penyusunan data base (belum ada)
V. PROSEDUR
1) Ka UPTD PAL memerintahkan Tata Usaha untuk melakukan pencarian/

pengisian/pemutakhiran data pelanggan
2) Tata Usaha menyiapkan Surat Tugas survei yang ditujukan ke Surveyor
3) Surveyor menerima Surat Tugas survei.
4) Surveyor melakukan survei data pelanggan menggunakan format isian yang
tersedia
5) Pelanggan mengisi Formulir Isian sesuai jenis layanan yang diterima
6) Surveyor mengecek hasil isian Pelanggan dan menyerahkan datanya ke
Pelayanan Pelanggan
7) Pelayanan Pelanggan menerima data hasil survei (data fisik).
8) Pelayanan Pelanggan memasukkan data hasil survei ke data base pelanggan
(proses data entry).

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0
JUDUL : MENGISI & BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahun
MEMUTAKHIRKAN HALAMAN : 2 dari 4
DATA PELANGGAN
9) Tata Usaha melakukan verifikasi/pengecekan kelengkapan data fisik maupun

data elektronik, bila data kurang lengkap atau perlu diperbaiki, maka akan
dikembalikan untuk diperbaiki atau dilengkapi. Bila sudah lengkap dan tidak
ada yang perlu diperbaiki, maka dilanjutkan pada proses berikutnya.
10) Tata Usaha melaporkan hasil kegiatan kepada Ka UPTD
11) Ka UPTD meneliti laporan, bila ada perbaikan, laporan dikembalikan, bila sudah
dianggap memadai maka menuju proses selanjutnya.
12) Pelayanan Pelanggan mengarsipkan Data Fisik & data elektronik tentang
Pelanggan
1. Data base pelanggan handal dan selalu diperbaharui

2. Data base dikelola minimal secara manual (fisik) dan digital (belum memakai
sistem),
3. Data base dikelola menggunakan Sistem Informasi Data Pelanggan (Misalkan
: Sistem Informasi Pelanggan, Customer Relation Management, Geogrhapical
Information System) pada saat sumber daya yang diperlukannya sudah memadai.
VII. LAMPIRAN
1) Diagram Alir Prosedur Mengisi dan Memutakhirkan Data Pelanggan (updating)

2) Format isian Data Pelanggan Sistem Perpipaan
3) Format isian data pelanggan LLTT & Non LLTT
Pelayanan Pelanggan Tata Usaha Ka UPTD PAL

DIAGRAM ALIR PROSEDUR MENGISI DAN MEMUTAKHIRKAN DATA PELANGGAN
SOP 5.A.2 PENGISIAN DAN PEMUTAKHIRAN DATA PELANGGAN
No Kegiatan
Kepala UPTD Tata Usaha Surveyor Pelanggan Pelayanan Pelanggan Kelengkapan Waktu Output
Memerintahkan Tata Usaha untuk melakukan MULAI

1 pencarian/pengisian/pemutakhiran data pelanggan
Menyiapkan SK Tim Pengisian & Pemutakhiran Data

Pelanggan dan Surat Tugas survei yang ditujukan ke 2 Draft SK TIM & Surat Tugas Draft SK TIM & Surat Tugas
2
Surveyor Surveyor Surveyor ditanda tangani
3 Menerima Surat Tugas survei 3
4 Melakukan survei data pelanggan menggunakan 4

format isian yang tersedia
5 Mengisi Formulir Isian sesuai jenis layanan yang Form Isian Data Pelanggan
5 Form Isian Data Pelanggan
diterima terisi
Mengecek hasil isian Pelanggan dan menyerahkan

6
datanya ke Fungsi Pelayanan Pelanggan. 6
7 Menerima data hasil survei (data fisik) 7
8 Memasukkan data hasil survei ke data base

pelanggan (proses data entry)
8
Melakukan verifikasi/pengecekan kelengkapan

data fisik maupun data elektronik, bila data
PERBAIKAN
9
kurang lengkap atau perlu diperbaiki, maka akan 9
dikembalikan untuk diperbaiki atau dilengkapi. Bila
sudah lengkap dan tidak ada yang perlu diperbaiki,
maka dilanjutkan pada proses berikutnya. OK
10 Melaporkan hasil Kerja Tim kepada Ka UPTD 10
Meneliti laporan, bila ada perbaikan, laporan PERBAIKAN

11 dikembalikan, bila sudah dianggap memadai maka 11
menuju proses selanjutnya.
12 Mengarsipkan Data Fisik & data elektronik tentang

Pelanggan SELESAI

DIAGRAM ALIR PROSEDUR MENGISI DAN MEMUTAKHIRKAN DATA PELANGGAN
SOP 5.A.2 PENGISIAN DAN PEMUTAKHIRAN DATA PELANGGAN
FORMULIR DATA PELANGGAN

SISTEM PERPIPAAN - UPTD PAL KOTA/KABUPATEN............
I. DATA PEMOHON
I.1. Data Pemilik Bangunan I.2. Data Pengelola Bangunan

1. Nama : 1. Nama :

2. Pekerjaan / Jabatan : 2. Pekerjaan / Jabatan :

3. Perusahaan : 3. Perusahaan :

4. Alamat : 4. Alamat :

RT /RW RT /RW

Kelurahan : Kelurahan :

Kecamatan : Kecamatan :

Kota/Kab. : Kota/Kab. :

5. Kode Pos : 5. Kode Pos :

6. Nomor Telephone : 6. Nomor Telephone :

7. Nomor Fax : 7. Nomor Fax :

8. Email : 8. Email :


FORMULIR DATA PELANGGAN SISTEM PERPIPAAN - UPTD PAL KOTA/KABUPATEN (II)
SOP No: 5.A.2/SOP-Update_Pipa/PEL/bulan/tahun
II. DATA BANGUNAN 5. Data Pendukung Lainnya

1. Luas Lahan m2

1.
Nama Bangunan : 2. Luas Bangunan m2

2.
Alamat Bangunan
: 3. Jumlah Lantai Lantai

4. Elevasi Lantai Terendah m (di atas / bawah
**Permukaan Jalan)
RT /RW
5. Tingkat Hunian
Kelurahan :
6. Jumlah Penghuni Orang (Untuk Rumah Tangga)
Kecamatan :
7. Jumlah Peg./Karyawan Orang (Untuk Non Rumah Tangga)
Kota/Kab. :
8. Jumlah Kamar Kamar (Untuk Hotel & Apartemen)
3. No. Tgl. IMB : Tingkat Hunian % (Rata-rata per Bulan)

4.
Peruntukan Bangunan *)
9. Jumlah Tempat Tidur Kamar (Untuk Rumah Sakit / Klinik)
Golongan : I. ❑ Rumah Tangga Kategori: I ❑ Tingkat Hunian % (Rata-rata per Bulan)

II. ❑ Niaga Kecil II ❑
10. Jumlah Siswa Orang (Untuk Sekolah /Kampus)

III. ❑ Niaga Besar III ❑

IV. ❑ Sosial IV ❑

V. ❑ Industri V ❑

III. PEMAKAIAN AIR BERSIH *) Peruntukan bangunan sesuai dengan Golongan / Kategori Pelanggan yang
tercantum dalam SK Gubernur/ SK Bupati/ SK Walikota;
1. Sumber dan Pemakaian Air Bersih **) Coret yang tidak perlu
❑ PDAM m3 (rata-rata per bulan)
(Lampirkan Copy Tagihan PAM bulan terakhir) 2. Dalam air limbah terkandung limbah kategori B3
❑ Sumur Bor m3 (rata-rata per bulan) ❑ Ya, Sumber …………………………. Kuantitas : …………………
(Lampirkan Copy Tagihan Dinas PerTamb. bulan terakhir) ❑ Tidak
❑ Sumur Dangkal m3 (rata-rata per bulan)
Jenis Treatment / Pre-treatment air limbah yang ada
❑ Lain-Lain m3 (rata-rata per bulan)
❑ Tidak ada ❑ Grease trap
2. Keperluan Air Bersih ❑ Air Flotation ❑ RBC
❑ Mandi ❑ Cuci Mobil / Bengkel
❑ Extended Aeration ❑ Desinfeksi
❑ Toilet / Urinour / Wastafel ❑ Siram Tanaman
❑ Cuci Pakaian / Laundry ❑ Laboratium ❑ Lain-lain, sebutkan
❑ Dapur / Restoran / Kantin ❑ Pemadam Kebakaran
❑ Penggelontoran / Flushing ❑ Ruang Operasi Kebutuhan Penyambungan
❑ Lain-lain, Sebutkan …………………………………………………… 4.1 No. Manhole terdekat
4.2 Pipa tarikan ❑ Perlu ❑ Tidak perlu
IV. DATA AIR LIMBAH, SANITASI & KEBUTUHAN PENYAMBUNGAN

4.3 Panjang Pipa Tarikan m
1. Jumlah Alat Plumbing / Plumbing Fixture Unit :
1.1 Kran bak mandi / bathub Buah
1.2 Shower Buah
1.3 Wastafel Buah
1.4 Urinoir Buah
1.5 Kran / Faucet Buah
1.6 Bidet Buah
1.7 Floor Drain Buah
1.8 Closet Buah


V. DATA YANG PERLU DILAMPIRKAN PEMOHON 6. Semua air limbah yang masuk ke jaringan pipa UPTD PAL KOTA/KABUPATEN......
1. Foto copy KTP Pemohon / Pemilik / Yang Diberi Kuasa memenuhi ketentuan yang ada dalam SK Gubenur/ SK Bupati/ SK Walikota
2. Foto Copy IMB tentang Baku Mutu Air Limbah Sistem Perpipaan Semua informasi dalam formulir
3. As Build Drawing Sistem Plambing Bangunan, Treatment / Pre-Treatmen dan ini adalah benar dan lengkap. Saya dengan ini membebaskan UPTD PAL KOTA/
Sistem Sanitasi Yang Ada. KABUPATEN...... dari segala tuntutan dan / atau gugatan dari pihak ketiga bila
terjadi sengketa yang timbul dengan keikutansertaan menjadi pelanggan sistem
VI. PERNYATAAN KESANGGUPAN perpipaan
1. Melaksanakan pemasangan dan penyambungan saluran / pipa pembuangan
air limbah dari gedung ke Bak Inspeksi / Inspection chamber (1C) dan dikerjakan
oleh kontraktor yang diakui / terdaftar sebagai rekanan di UPTD PAL KOTA/
KABUPATEN...... atas beban / biaya pemohon.

2. Membayar Biaya Penyambungan (BP) dan jasa pelayanan pembuangan air
limbah sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

3. Memelihara dan mencegah terjadinya ganguan pada saluran air limbah.
4. Tidak membuang sampah / padatan / bahan kimia lainnya ke dalam pipa /

saluran yang dalam waktu singkat atau perlahan-lahan akan menyebabkan Kota/Kabupaten...................................................................................,
terganggunya dan / atau rusaknya sistem jaringan maupun pengolahan limbah
Pemohon
Pemilik / Pengelola / Penanggung Jawab Bangunan
5. Mengijinkan petugas UPTD PAL KOTA/KABUPATEN...... memasuki areal lokasi
pelanggan untuk mengadakan pemeriksaan jaringan / pipa air limbah dan utilitas
lain yang berkaitan dengan sistem pembuangan air limbah.
Materai yang
berlaku
(.............................................................................)

FORMULIR CHECK LIST SEPTIK TANK
SOP No: 5.A.2/SOP-Update_LLTT/PEL/bulan/tahun
FORMULIR CHECK LIST SEPTIK TANK

Nama Calon Pelanggan :
Alamat :
:
Nomor Identitas Calon Pelanggan :
Kunjungan Awal :
Kunjungan Lanjutan :
(Bila ada Renovasi)
Petugas Survei : Petugas Survei :
Tanggal survei : Tanggal survei :
No. J E N I S I N F O R M A S I H A S I L P E N D A T A A N
A RADIUS LAYANAN
1 Jarak Lokasi Pelanggan ke IPLT/IPAL km, waktu tempuh.....................jam,.................... menit
2 Jarak Lokasi Pelanggan ke Pool Kendaraan km, waktu tempuh.....................jam,.....................menit
.
B BEBAN AIR LIMBAH
1 Jumlah Penghuni dalam 1 rumah ......................... jiwa
2 Jumlah Kloset dalam 1 rumah ......................... buah

C AKSES MOBIL/MOTOR SEDOT TINJA
1 Jarak rumah Capel ke lokasi parkir Mobil Penyedot Tinja yg dimungkinkan ❑ < 25 m ❑ 25-50 m ❑ > 50 m
2 Jenis Alat/kendaraan yg harus digunakan ❑ Mobil ❑ Motor ❑ lainnya,......................... (sebutkan)

D KONDISI & KELENGKAPAN SEPTIK TANK (TERBARU)
1 Batas Fisik Keberadaan Septik Tank ❑ terlihat ❑ Tidak terlihat
2 Area diatas bangunan Septik Tank ❑ bebas ❑ terhalang bangunan permanen ❑ terhalang bangunan non-permanen
❑ tidak bersedia merenovasi ❑ tidak bersedia merenovasi
3 Dimensi Septik Tank (p x l x t) panjang (m) lebar......................(m) ❑ tinggi/kedalaman (m)
4 Volume Tangki Septik ................................ m3
5 Metoda perhitungan hasil pengukuran perkiraan Calon Pelanggan & Petugas Suvei
6 Lubang Pengurasan/Penyedotan ❑ ada ❑ tidak ada, namun Pelanggan ❑ bersedia merenovasi
❑ tidak bersedia merenovasi
Kondisi ❑ bisa dibuka/tutup ❑ tertutup permanen, namun Pelanggan ❑ bersedia merenovasi
7 Lubang Ventilasi ❑ ada ❑ tidak ada ❑ bersedia merenovasi
E KESIMPULAN ❑ Bisa langsung dilayani ❑ Bisa dilayani setelah renovasi ❑ Tidak Bisa Dilayani

Jenis Layanan

❑ LLTT Tanggal perkiraan survei lanjutan : .....................................................
❑ Non LLTT Tanggal perkiraan survei lanjutan : .....................................................
Kunjungan awal Calon Pelanggan, Petugas Survei,

(......................................) (......................................) (......................................)

Kunjungan lanjutan Calon Pelanggan, Petugas Survei,

(......................................) (......................................) (......................................)

3/14/16 8:53 PM
SKETSA DENAH LOKASI CALON PELANGGAN
Nama Calon Pelanggan :
Alamat :
:
Nomor Identitas Calon Pelanggan :
Petugas Survei :
Tanggal survei :
SKETSA DENAH LOKASI

FORMULIR SKETSA DENAH LOKASI CALON PELANGGAN
SOP No: 5.A.2/SOP-Update_LLTT/PEL/bulan/tahun
Petugas Survei, Calon Pelanggan,

Book SOP Template rev.indd 129

(......................................) (......................................)
NOTES

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0
JUDUL : MENERIMA BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahun
PELANGGAN BARU LLTT HALAMAN : 1 dari 4


1. Calon Pelanggan
3. Petugas Survai/Perencana
4. Pengelola Rekening
II. TUJUAN
1. Memberikan gambaran kepada Unit/Fungsi terkait tentang proses dan langkah-

langkah yang harus ditempuh untuk menjadi Pelanggan Layanan Lumpur Tinja
Terjadwal (LLTT)
2. Memastikan kondisi teknis Septik Tank Calon Pelanggan memenuhi standar dan
persyaratan yang diperlukan untuk dilayani dengan LLTT
III. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup aktivitas proses pengisian persyaratan administratif, memastikan

ketersediaan layanan melalui proses validasi teknis, hingga penilaian kelayakan teknis atas
fasilitas yg dimiliki Calon Pelanggan untuk mendukung LLTT
IV. PROSEDUR
1) Calon Pelanggan Mengisi dan menyerahkan Formulir Pendaftaran LLTT

2) Memeriksa kelengkapan pengisian formulir pendaftaran,
• Jika lengkap, lanjutkan
• Jika belum lengkap, kembalikan
3) Mengisi informasi calon pelanggan ke dalam database SIM LLTT dan memberikan
Tanda Bukti Pendaftaran ke Calon Pelanggan.
4) Petugas Survei menjalankan Instruksi Kerja Individu: Survei Calon Pelanggan
5) Mengirim Surat Perintah Verifikasi Calon Pelanggan LLTT.
6) Melakukan survey ke calon pelanggan untuk memverifikasi informasi dalam
formulir pendaftaran.
7) Membuat rekomendasi status keberlangganan dari calon pelanggan (terkait status
penerimaan, kesiapan layanan dan waktu pelayanan)

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0
JUDUL : MENERIMA BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahun
PELANGGAN BARU LLTT HALAMAN : 2 dari 4

8) Menetapkan status keberlangganan calon pelanggan,

• Jika diterima, lanjutkan
• Jika tidak diterima, lanjutkan ke langkah 11
9) Menetapkan klasifikasi, nomor dan atribut pelanggan LLTT bagi calon pelanggan
yang diterima
10) Aktivasi rekening pelanggan LLTT dimana informasi pelanggan masuk ke dalam
sistem penagihan rekening. Selanjutnya, informasi mulai ditagihkannya Rekening
Tagihan disampaikan ke Fungsi Pelayanan Pelanggan untuk diteruskan ke Pelanggan
11) Mengirimkan Surat Pemberitahuan Keberlangganan LLTT ke pelanggan untuk
menginformasikan status keberlangganannya, baik diterima maupun tidak
12) Pelanggan menerima informasi status kepelangganan
1. Waktu proses penerimaan Calon Pelanggan LLTT menjadi Pelanggan secara

keseluruhan berlangsung maksimal 7 hari.
2. Calon Pelanggan selalu terinformasikan oleh Petugas Pelayanan Pelanggan tentang
status proses permohonannya.
VI. LAMPIRAN
1. Diagram Alir SOP Penerimaan Pelanggan Baru LLTT

DIAGRAM ALIR PROSEDUR MENERIMA PELANGGAN BARU LLTT
SOP 5.A.3 Menerima Pelanggan Baru LLTT

No Calon
Kegiatan Pelayanan Perencana/
Pelanggan Pengelola Rekening Kelengkapan Waktu Output
Pelanggan Surveyor
LLTT
1 Mengisi dan menyerahkan Formulir MULAI

Pendaftaran LLTT (lampiran 2).
Memeriksa kelengkapan pengisian formulir

TIDAK
2 pendaftaran, LENGKAP
• Jika lengkap, lanjutkan
• Jika belum lengkap, kembalikan
YA
Mengisi informasi calon pelanggan ke dalam
3 database SIM LLTT dan memberikan Tanda 3 3
Bukti Pendaftaran ke Calon Pelanggan.
4 Mengirim Surat Perintah Verifikasi Calon

Pelanggan LLTT. 4
Melakukan survey ke calon pelanggan untuk
5 memverifikasi informasi dalam formulir 5
pendaftaran
Membuat rekomendasi status keberlangganan

dari calon pelanggan (terkait status
6
penerimaan, kesiapan layanan dan waktu 6
pelayanan).
Menetapkan status keberlangganan calon TIDAK

pelanggan, 7
7 • Jika diterima, lanjutkan
• Jika tidak diterima, lanjutkan ke langkah 11 YA
Menetapkan klasifikasi, nomor dan atribut

8 pelanggan LLTT bagi calon pelanggan yang 8
diterima.
Aktivasi rekening pelanggan LLTT dimana
informasi pelanggan masuk ke dalam sistem
penagihan rekening. Selanjutnya, informasi
9 9
mulai ditagihkannya Rekening Tagihan
disampaikan ke Pelayanan Pelanggan untuk
diteruskan ke Pelanggan
Mengirimkan Surat Pemberitahuan

Keberlangganan LLTT ke pelanggan untuk
10 10
menginformasikan status keberlangganannya,
baik diterima maupun tidak.
Menerima informasi status kepelangganan

11 SELESAI
yang bersangkutan.

NOTES

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
NOMOR : 5.B.1/TKI/Adm/bulan/tahun
REVISI KE : 0
JUDUL : KOMUNIKASI DENGAN BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahun
PELANGGAN MENGGUNAKAN HALAMAN : 1 dari 4
SARANA TELEPON
I. TUJUAN

1) Menjamin komunikasi menggunakan sarana telepon yang terjadi dengan Pelanggan
berlangsung secara sopan, ramah dan efektif.
2) Meningkatkan citra profesionalisme UPTD PAL terhadap para pelanggannya
II. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup aktivitas komunikasi dengan pelanggan baik berupa kegiatan
melakukan sambungan telepon ke pelanggan atau menerima telpon dari pelanggan .
III. REFERENSI
Pedoman Komunikasi di lingkungan UPTD PAL (belum ada)
IV. PROSEDUR
A. PERSIAPAN
Sebelum melakukan aktivitas komunikasi dengan pelanggan menggunakan pesawat telepon,
siapkan peralatan sebagai berikut:
1. Buku Telepon
2. Memo Telepon
3. Alat tulis
Letakkan peralatan tersebut berdekatan dengan pesawat telepon.
B. MENELEPON KELUAR :
1. Siapkan nomor telepon tujuan. Pastikan nomor telepon tujuan sudah benar untuk
menghindari salah sambung.
2. Pencet nomor tujuan.
3. Setelah telepon terhubung, tunggu hingga nada sambung berbunyi selama 3 - 4 kali,
jika tidak ada yang merespon (mengangkat) maka segera tutup kembali telepon
tersebut. Jika ingin mengulang, hubungi kembali setelah 5 - 10 menit lagi.
4. Apabila telepon telah diangkat, biarkan penerima telepon berbicara terlebih
dahulu, biasanya jika perusahaan yang memakai operator profesional maka akan
menjawab dengan menyapa/memberikan salam, menyebutkan nama perusahaan
kemudian menyebutkan dengan siapa penelepon berbicara.

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0
SARANA TELEPON
5. Jawab salam dari penerima telepon.

6. Sebutkan nama diri dan UPTD PAL sebagai institusi asal saudara.
7. Sampaikan kepada siapa anda ingin berbicara. Sebutkan nama orang (kepada
pelanggan perorangan) dan jabatan atau bagiannya (bila pelanggan berasal dari
suatu instansi resmi) serta sampaikan maksud dan tujuan menelepon secara
singkat.
8. Apabila seseorang yang dicari ada, maka mungkin akan segera disambungkan atau
diminta untuk menunggu beberapa saat.
9. Setelah bisa bicara dengan orang yang anda tuju secara langsung, sampaikan pesan
sesuai keperluan. Waktu bicara usahakan antara 3 - 5 menit.
10. Apabila orang yang dicari tidak ada, maka mungkin akan ditanyakan apakah ada
pesan kepada orang yang dicari.
11. Sampaikan pesan sesuai keperluan.
12. Berbicaralah dengan sopan. Gunakan volume suara secukupnya, tidak terlalu keras
dan tidak terlalu pelan.
13. Akhiri percakapan dengan mengucapkan terimakasih dan menutup telepon
terlebih dahulu.
C. MENERIMA TELEPON
1. Pada saat telepon berdering, segera angkat gagang teleponnya sebelum berdering
untuk ke-3 kalinya.
2. Setelah mengangkat telepon, segera ucapkan salam dan beritahukan identitas diri
(nama dan posisi anda sebagai Fungsi Pelayaan Pelanggan UPTD PAL) kemudian
tanyakan keperluan penelepon.
3. Pastikan anda berbicara dengan nada yang sopan dan ramah serta dengan volume
suara yang tidak terlalu keras dan tidak juga terlalu pelan.
4. Apabila penelepon menanyakan orang lain, tanyakan nama dan identitas orang
yang dicari.
5. Apabila orang yang dituju tidak berada ditempat maka beritahukan dengan sopan
dan tawarkan kepada penelepon untuk meninggalkan pesan atau menghubungi
kembali.
6. Apabila anda tidak memahami/tidak jelas dengan perkataan penelepon, maka
mintalah penelepon untuk mengulang kata-kata tersebut atau menggunakan
teknik mengeja. (Alpha = A, Beta = B, dst)

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0
SARANA TELEPON
7. Ucapkan salam dan terima kasih setelah menyelesaikan pembicaraan dengan

penelepon.
8. Letakkan gagang telepon setelah yakin pihak penelepon telah meletakkan gagang
telepon terlebih dahulu.
1. Tidak ada keluhan Pelanggan mengenai kemudahan menghubungi UPTD PAL

2. Tidak ada keluhan Pelanggan atas tingkat kesopanan Fungsi Pelayanan Pelanggan
UPTD PAL dalam menerima atau menelpon Pelanggan.

NOTES

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0
JUDUL : MENANGANI BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahun
KELUHAN PELANGGAN HALAMAN : 1 dari 7

I. TUJUAN

1) Menjamin komunikasi menggunakan sarana telepon yang terjadi dengan Pelanggan
berlangsung secara sopan, ramah dan efektif.
2) Meningkatkan citra profesionalisme UPTD PAL terhadap para pelanggannya
II. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup aktivitas komunikasi dengan pelanggan baik berupa kegiatan
melakukan sambungan telepon ke pelanggan atau menerima telpon dari pelanggan .
III. REFERENSI
Pedoman Komunikasi di lingkungan UPTD PAL (belum ada)
IV. PROSEDUR
A. PERSIAPAN
Sebelum melakukan aktivitas komunikasi dengan pelanggan menggunakan pesawat telepon,
siapkan peralatan sebagai berikut:
1. Buku Telepon
2. Memo Telepon
3. Alat tulis
Letakkan peralatan tersebut berdekatan dengan pesawat telepon.
B. MENELEPON KELUAR :
1. Siapkan nomor telepon tujuan. Pastikan nomor telepon tujuan sudah benar untuk
menghindari salah sambung.
2. Pencet nomor tujuan.
3. Setelah telepon terhubung, tunggu hingga nada sambung berbunyi selama 3 - 4 kali,
jika tidak ada yang merespon (mengangkat) maka segera tutup kembali telepon
tersebut. Jika ingin mengulang, hubungi kembali setelah 5 - 10 menit lagi.
4. Apabila telepon telah diangkat, biarkan penerima telepon berbicara terlebih
dahulu, biasanya jika perusahaan yang memakai operator profesional maka akan
menjawab dengan menyapa/memberikan salam, menyebutkan nama perusahaan
kemudian menyebutkan dengan siapa penelepon berbicara.

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0

5. Jawab salam dari penerima telepon.

6. Sebutkan nama diri dan UPTD PAL sebagai institusi asal saudara.
7. Sampaikan kepada siapa anda ingin berbicara. Sebutkan nama orang (kepada
pelanggan perorangan) dan jabatan atau bagiannya (bila pelanggan berasal dari
suatu instansi resmi) serta sampaikan maksud dan tujuan menelepon secara
singkat.
8. Apabila seseorang yang dicari ada, maka mungkin akan segera disambungkan atau
diminta untuk menunggu beberapa saat.
9. Setelah bisa bicara dengan orang yang anda tuju secara langsung, sampaikan pesan
sesuai keperluan. Waktu bicara usahakan antara 3 - 5 menit.
10. Apabila orang yang dicari tidak ada, maka mungkin akan ditanyakan apakah ada pesan
kepada orang yang dicari.
11. Sampaikan pesan sesuai keperluan.
12. Berbicaralah dengan sopan. Gunakan volume suara secukupnya, tidak terlalu keras
dan tidak terlalu pelan.
13. Akhiri percakapan dengan mengucapkan terimakasih dan menutup telepon terlebih
dahulu.
C. MENERIMA TELEPON
1. Pada saat telepon berdering, segera angkat gagang teleponnya sebelum berdering
untuk ke-3 kalinya.
2. Setelah mengangkat telepon, segera ucapkan salam dan beritahukan identitas diri
(nama dan posisi anda sebagai Fungsi Pelayaan Pelanggan UPTD PAL) kemudian
tanyakan keperluan penelepon.
3. Pastikan anda berbicara dengan nada yang sopan dan ramah serta dengan volume
suara yang tidak terlalu keras dan tidak juga terlalu pelan.
4. Apabila penelepon menanyakan orang lain, tanyakan nama dan identitas orang
yang dicari.
5. Apabila orang yang dituju tidak berada ditempat maka beritahukan dengan sopan
dan tawarkan kepada penelepon untuk meninggalkan pesan atau menghubungi
kembali.
6. Apabila anda tidak memahami/tidak jelas dengan perkataan penelepon, maka
mintalah penelepon untuk mengulang kata-kata tersebut atau menggunakan
teknik mengeja. (Alpha = A, Beta = B, dst)
7. Ucapkan salam dan terima kasih setelah menyelesaikan pembicaraan dengan
penelepon.

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0

8. Letakkan gagang telepon setelah yakin pihak penelepon telah meletakkan gagang
telepon terlebih dahulu.
1. Tidak ada keluhan Pelanggan mengenai kemudahan menghubungi UPTD PAL

2. Tidak ada keluhan Pelanggan atas tingkat kesopanan Fungsi Pelayanan Pelanggan
UPTD PAL dalam menerima atau menelpon Pelanggan.

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0

FORM KELUHAN PELANGGAN

No. Keluhan :
Tanggal Keluhan :
Nama Pelanggan :
Alamat :
No. Kontak Pelanggan :
Jenis Keluhan : Adm & Keu, Teknis
Tindak Lanjut :
Jenis Keluhan :
Petugas yang menangani, Pelanggan,
(.......................................) (.......................................)

DIAGRAM ALIR PROSEDUR MENANGANI KELUHAN PELANGGAN (I)
SOP No: 5.C.1/SOP-KLH/PLG/bulan/tahun

No
Kegiatan Pelayanan Pelayanan
Pelanggan Tata Usaha Ka. UPTD PAL Kelengkapan Waktu Output
Pelanggan Teknis
Menyampaikan keluhan dengan bertatap muka langsung

1 atau melaui media komunikasi/korespondensi telepon, surat, MULAI
faksimile, e-mail atau media sosial lainnya
1. Formulir Keluhan
Menerima, mengklasifikasikan, mencatat jenis keluhan serta Pelanggan; 2.
meminta agar Pelanggan membubuhkan tanda tangan 2 Database Keluhan
2 kedalam Form Keluhan Pelanggan apabila PELANGGAN hadir Pelanggan; 3. Copy
langsung di konter pelayanan/Kantor UPTD PAL. Identitas yg berlaku
(1. Formulir Keluhan Pelanggan; 2. Database Keluhan (SIM/KTP)
Pelanggan; 3. Copy Identitas yg berlaku
Menjawab sesuai Buku “Pedoman Menjawab Pertanyaan YA

Yang Paling Sering Ditanyakan Pelanggan”/Frequently Asked SELESAI
Question (FAQ), sehingga keluhan Pelanggan langsung dapat 3
3
diselesaikan. Apabila keluhan tidak dapat diselesaikan, maka
melangkah ke tahap berikutnya. TIDAK
(1. Pedoman FAQ Layanan)
Meneruskan Keluhan Pelanggan. Apabila keluhan menyangkut Alt.2 (Keluhan Teknis) Alt.1 (Keluhan Adm & Keuangan)
persoalan “administrasi dan keuangan” serta tidak dapat
4 langsung diselesaikan, maka keluhan pelanggan diteruskan
ke Tata Usaha. Apabila keluhan menyangkut persoalan “teknis” 4
tidak dapat langsung diselesaikan, maka keluhan pelanggan
diteruskan ke Pelayanan Teknis
Menerima & menelaah keluhan yg diklasifikasikan jenis

Administrasi & Keuangan. Apabila membutuhkan arahan/ Butuh arahan/kebijakan
5 kebijakan diluar kewenangan Tata Usaha, maka berkas keluhan
diteruskan ke KA. UPTD PAL. Apabila sudah bisa langsung 5
ditangani, maka keluhan diselesaikan. (alternatif 1)
Menerima keluhan Administrasi dan Keuangan,serta

6 memberikan arahan/kebijakan penyelesaiaannya. Tidak dibutuhkan
arahan/kebijakan 6
Menangani dan menyelesaikan keluhan adm & Keu sesuai hasil Arahan/kebijakan
7 analisa sendiri maupun sesuai arahan/kebijakan/petunjuk 7
Ka UPTD PAL.
8 Mencatat proses penanganan & penyelesaian keluhan

pelanggan. 8
Menerima informasi penyelesaian keluhan (Keluhan
9 Administratif dan Keuangan.* SELESAI

DIAGRAM ALIR PROSEDUR MENANGANI KELUHAN PELANGGAN (II)
SOP No: 5.C.1/SOP-KLH/PLG/bulan/tahun
* lanjutan

No
Kegiatan Pelayanan Pelayanan
Pelanggan Tata Usaha Ka. UPTD PAL Kelengkapan Waktu Output
Pelanggan Teknis
Menerima & menelaah keluhan yg diklasifikasikan keluhan Butuh arahan/

10 Teknis. Apabila membutuhkan arahan/kebijakan diluar kebijakan
kewenangan Tata Usaha, maka berkas keluhan diteruskan ke
KA. UPTD PAL. Apabila sudah bisa langsung ditangani, maka 10
keluhan ditangani pada tahap berikutnya (alternatif 2)
11 Menerima keluhan Teknis serta memberikan arahan/kebijakan Tidak dibutuhkan

penyelesaiaannya. arahan/kebijakan 11
Menangani dan menyelesaikan keluhan teknis sesuai hasil

12 analisa sendiri maupun sesuai arahan/kebijakan/petunjuk Ka 12
UPTD PAL . Arahan/kebijakan
13 Mencatat proses penanganan & penyelesaian keluhan 13

pelanggan.
14 Menerima informasi penyelesaian keluhan (Keluhan Teknis).

SELESAI

NOTES

NOTES

PENDAPATAN

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
UNIT KERJA : PENGELOLA REKENING
NOMOR : 6.C.1/SOP/PDPT/bulan/tahun
REVISI KE : 0
JUDUL : MENCETAK, BERLAKU TMT : Tanggal-bulan-tahun
MENDISTRIBUSIKAN & MENERIMA HALAMAN : 1 dari 3
PEMBAYARAN REKENING TAGIHAN

1. Pelanggan
2. Perbankan (mitra kerja sama UPTD PAL)
3. Pengelola Rekening Tagihan
4. Perpajakan, Kas & Pembukuan
5. Tata Usaha
II. TUJUAN
1) Rekening Tagihan Pelanggan dapat tertagih tepat waktu

2) Pelanggan mendapatkan kemudahan pelayanan dalam melakukan pembayaran
rekening tagihan
III. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup aktivitas mencetak, mendistribusikan rekening tagihan serta

memberikan pelayanan pembayaran rekening tagihan sesuai pilihan pelanggan.
IV. PROSEDUR
1) Pengelola Rekening mempersiapkan pencetakan & pendistribusian rekening

tagihan.
2) Pengelola Rekening menginput data tagihan Rekening Pelanggan LLTT &/ Sistem
Perpipaan.
3) Pengelola Rekening mencetak rekening Pelanggan LLTT dan/ Pelanggan Sistem
Perpipaan.
4) Perpajakan, Kas & Pembukuan memeriksa dan menyiapkan kelengkapan perpajakan
yang berlaku sesuai jumlah nominal tagihan (faktur pajak &/ pembubuhan materai
yg sesuai).
5) Tata Usaha menanda tangani Rekening Tagihan yang tercetak
6) Penagih mendistribusikan Rekening Tagihan ke Pelanggan

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0
7) Pelanggan Membayar tagihan sesuai Alternatif pilihan tempat & cara pembayaran
yang tersedia (Alternatif 1. Melalui Penagih yang datang ke rumah; Alternatif
2. Melalui loket di UPTD PAL; Alternatif 3. Melalui fasilitas Perbankan Mitra
Kerjasama UPTD, misalkan fasilitas Virtual Acount Pelanggan/Cash Management
dari Perbankan, Menggunakan ATM dalam jaringan ATM Bersama, Internet Banking
dan lain-lain.)
8) Penagih menerima pembayaran tagihan alternatif 1 dari Pelanggan.
9) Perpajakan, Kas & Pembukuan selaku Petugas Loket menerima pembayaran
tagihan Alternatif 2/ secara tunai dari Pelanggan melalui loket di UPTD
10) Mitra Perbankan menerima pembayaran tagihan Alternatif 3/lewat Mitra Perbankan
dari Pelanggan UPTD
11) Perpajakan, Kas & Pembukuan mencatat/membukukan Pembayaran Tagihan oleh
Pelanggan dan atau melakukan rekonsiliasi penagihan dengan Mitra Perbankan.
12) Pengelola Rekening menerima laporan rekapitulasi Pelanggan yang sudah melakukan
pembayaran
1. Rekening Tagihan tercetak dan terdistribusi tepat waktu.

2. Tidak ada keluhan yang disampaikan oleh Pelanggan atas Pelayanan Pembayaran
Rekening Tagihan

LOGO
UPTD PAL PROSEDUR
REVISI KE : 0
VI. LAMPIRAN
1) Diagram Alir Prosedur Mencetak, mendistribusikan dan menerima pembayaran

Rekening Tagihan
Pengelola Rekening Tata Usaha Ka UPTD PAL

DIAGRAM ALIR PROSEDUR MENCETAK, MENDISTRIBUSIKAN & MENERIMA PEMBAYARAN REKENING TAGIHAN
JASA LAYANAN UPTD PAL
SOP No:6.C.1/SOP-CETAK/PDPT/bulan/tahun

No Kegiatan Mitra Pengelola Perpajakan, Kas
Pelanggan Penagih Tata Usaha Kelengkapan Waktu Output
Perbankan Rekening & Pembukuan
Mempersiapkan pencetakan & MULAI

1
pendistribusian rekening tagihan
2 Menginput data tagihan Rekening Pelanggan 2

LLTT &/ Sistem Perpipaan
3 Mencetak rekening Pelanggan LLTT dan/

Pelanggan Sistem Perpipaan 3
Memeriksa dan menyiapkan kelengkapan
4 perpajakan yang berlaku sesuai jumlah
nominal tagihan (faktur pajak &/ 4
pembubuhan materai yg sesuai)
5 Menanda tangani Rekening Tagihan yang

tercetak 5
6 Mendistribusikan Rekening Tagihan ke

Pelanggan 6
Membayar tagihan sesuai Alternatif pilihan
tempat & cara pembayaran yang tersedia
(Alternatif 1. Melalui Penagih yang datang
ke rumah; Alternatif 2. Melalui loket di UPTD Alt.1
7 PAL; Alternatif 3. Melalui fasilitas Perbankan 7
Mitra Kerjasama UPTD, misalkan fasilitas
Virtual Acount Pelanggan/Cash Management
dari Perbankan, Menggunakan ATM dalam
jaringan ATM Bersama, Internet Banking dan
lain-lain.)
Menerima pembayaran tagihan alternatif 1

8 dari Pelanggan (melalui Penagih) 8
Menerima pembayaran tagihan Alternatif 2/ Alt. 2
9 secara tunai dari Pelanggan melalui loket di
UPTD
9
Menerima pembayaran tagihan Alternatif 3/ Alt. 3

10 10
lewat Mitra Perbankan dari Pelanggan UPTD
Mencatat/membukukan Pembayaran
11 Tagihan oleh Pelanggan dan atau melakukan Rekonsiliasi
rekonsiliasi penagihan dengan Mitra 11
Perbankan
12 Menerima informasi status kepelangganan

yang bersangkutan. SELESAI

NOTES

2. DAFTAR ISI
INDONESIA URBAN WATER SANITATION AND HYGIENE

Mayapada Tower 10th Fl
Jln. Jend. Sudirman Kav.28
Jakarta 12920
Tel. +62-21 522 - 0540

Fax. +62-21 522 - 0539
www.iuwash.or.id

4 Pedoman Penyusunan SOP UPTD

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

4 Pedoman Penyusunan SOP UPTD

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

BAGAIMANA

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

“Dalam rangka Penyelenggaraan pengelolaan air

Dalam rangka peningkatan institusionalisasi layanan air

Untuk meningkatkan kompetensi dan kapasitas UPTD

Dalam kesempatan ini kami mengucapkan terimakasih

Jakarta, Maret 2016

Dr. Ir. Andreas Suhono, M.Sc

Untuk mendukung pelaksanaan tanggung jawab UPTD

Tujuan dari penyusunan SOP UPTD PAL ini adalah seba-

Selain merujuk kepada standar ISO sebagai kesepakatan

Dari proses penerjemahan tujuan dan identifikasi terha-

Format Dokumen SOP yang dihasilkan ini menggunakan

Penyusun mengakui bahwa dari hasil penyusunan ini masih

Jakarta, 1 Februari 2016

BAB 2 JENIS , FORMAT, DOKUMEN &

2.2.2 Format SOP UPTD PAL

2.3 DOKUMEN SOP UPTD PAL

BAB 3 DAFTAR HASIL PENYUSUNAN SOP

1.1 Latar belakang

Dengan ketertarikan dan dukungan kuat dari pemerintah

UPTD ini juga berfungsi sebagai operator fasilitas-fasilitas

GAMBAR 1: KERANGKA KERJAKerja

Sumber: Materi Prebid Meeting - IUWASH, 21 Mei 2015

UPTD PAL diharapkan akan berkontribusi pada

Dalam konteks UPTD, Standar Operasional Prosedur

1.2 Tujuan dan Sasaran

Tujuan dari penyusunan SOP UPTD PAL ini adalah untuk

aspek-aspek strategis pengelolaan sebuah UPTD PAL

SOP-SOP hasil penyusunan ini dapat dirujuk secara

Sasaran yang diharapkan dapat dicapai melalui kegiatan

1.3. Rujukan Penyusunan SOP

Untuk mencegah adanya perbedaan pemahaman dan

1. Standar Operasional Prosedur adalah serangkaian

1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan SDM

"Prinsip Pelaksanaan h) Kepastian hukum. Prosedur-prosedur yang

Adapun jenis-jenis SOP yang ada dalam kegiatan

2.1.1. SOP berdasarkan Sifat Kegiatan

2.1.1.1 SOP Teknis/Instruksi Kerja/Tata

SOP teknis ini pada umumnya dicirikan dengan:

SOP teknis banyak digunakan pada bidang-bidang

Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan,

Contoh SOP Teknis adalah: SOP Pengujian Sampel

2.1.1.2 SOP Administratif/Prosedur

SOP administratif ini pada umumnya dicirikan

SOP administratif dalam lingkup mikro, disusun

Contoh SOP Administrasi adalah: SOP Melayani

Empat faktor yang dapat dijadikan dasar dalam penentuan

2.2.1 Format Umum SOP

2.2.1.2 Tahapan berurutan

2.2.1.3 Grafik (Graphic)

2.2.1.4 Diagram Alir (Flowcharts)

Linear Flowcharts dapat berbentuk vertikal dan

Sedangkan Format Branching Flowcharts memiliki

2.2.2 Format SOP UPTD PAL

penyusunannya, terutama bagi institusi/SDM yang baru

2.2.2.1 Format Diagram Alir Bercabang

Dasar penggunaan 5 (lima) simbol dalam

2.2.2.3 Pelaksana dipisahkan dari

Dengan demikian penulisan kegiatan

2.3 Dokumen SOP UPTD PAL

2.3.1 Dokumen SOP UPTD PAL tersusun

2.3.1.1 Format Narasi Prosedur

"Diagram 10. Lampiran, biasanya terdiri dari Diagram Alir