Ahmad Rinaldi

2001103010096
Resume Komunikasi Bisnis/34

Proses Komunikasi
Komunikasi merupakan aliran darah dalam organisasi, Komunikasi termasuk struktur
yang dilewati pesan dan cara informasi disampaikan, disamping isi pesan itu sendiri. Komunikasi
adalah proses transaksi (dua arah), yang dinamis dan dapat dipecah menjadi 6 fase:
1. Pengirim mempunyai gagasan.
2. Pengirim mengubah gagasan menjadi pesan.
3. Pengirim mengirimkan pesan
4. Pengirim menerima pesan
5. Pengirim menginterpretasikan pesan
6. Penerima bereaksi dan mengirimkan umpan balik kepada pengirim
Proses komunikasi diulangi sampai kedua belah pihak selesai mengekspresikan diri.
Proses ini efektif hanya bila setiap langkah sukses. Dengan kata lain, gagasan tidak dapat
dikomunikasikan bila ada langkah dalam proses ini dilewati atau tidak dapat diselesaikan.

Hambatan Komunikasi
Meskipun sudah melakukan keenam fase diatas, hambatan lain juga dapat menghalangi
untuk berkomunikasi secara efektif. Komunikasi dikatakan berhasil hanya jika penerima mampu
memahami pesan yang dimaksud oleh si pengirim. Gangguan adalah segala campur tangan
dalam proses komunikasi yang mengubah atau mengaburkan yang diartikan oleh pengirim.

Hambatan Komunikasi antar Manusia

Untuk dapat saling memahami, pengirim dan penerima harus mempunyai pengertian
yang sama mengenai kata, gerakan badan, nada suara, dan simbol-simbol. Komunikator yang
efektif melakukan semua yang dapat dilakukan untuk menghadapi hambatan seperti perbedaan
dalam persepsi dan bahasa, pendengaran yang buruk, keterlibatan emosional, perbedaan budaya,
dan gangguan fisik.
Perbedaan Persepsi dan Bahasa
Sebagai pengirim, anda memilih rincian yang tampaknya penting bagi anda, proses yang
dikenal sebagai persepsi selektif. Sebagai penerima, anda mencoba menyesuaikan rincian baru
ke dalam pola yang sudah ada dalam diri anda. Bila rincian tidak benar-benar cocok, anda
cenderung untuk mengubah informasi itu ketimbang mengatur ulang pola yang sudah ada.
Bahasa adalah kode bebas yang pengartinnya tergantung pada definisi bersama. Akan
tetapi, ada keterbatasan mengenai seberapa jauh dua orang dapat mempunyai pengertia yang
sama mengenai suatu kata.

Pendengaran yang Buruk

Kita membiarkan pikiran kita sewaktu-waktu mengembara, ditambah kemungkinan
melamun bila kita terpaksa mendengarkan informasi yang sulit dipahami atau hanya sedikit scara
langsung menyangkut kepentingan kita. Bila lelah atau memikirkan masalah lain, kita mungkin
kekurangan minat.

Gangguan Emosional
Sulit menyusun pesan jika kita dalam keadaan kecewa, marah atau takut. Gagasan dan
perasaan sering membuat anda sulit bersikap obyektif. Demikian pula, bila orang lain sedang
emosional, dan mungkin mengabaikan atau salah menangkap pesan. Walaupun praktis tidak
mungkin menghindari semua komunikasi ketika emosi terlibat, anda harus waspada akan
kemungkinan lebih besar terjadinya kesalahpahaman yang menyertai pesan emosional.

Perbedaan Budaya
Berkomunikasi dengan orang dari nergara lain merupakan contoh paling ekstrem
mengenai betapa latar belakang dan budaya yang berbeda dapat menghalangi komunikasi.
Sebenarnya, hal ini merupakan salah satu hambatan komunikasi yang tersulit untuk diatasi,
terutama apabila penerima juga mempunyai umur, pendidikan, status sosial, posisi ekonomi,
agama, atau pengalaman hidup yang jauh berbeda dari kita.
Gangguan Fisik
Hambatan komunikasi sering kali bersifat fisik: hubungan buruk, akustik yang jelek,
tulisan yang tak dapat dibaca. Walaupun gangguan jenis ini tampaknya kecil, hal ini dapat
menghambat pesan yang sebenarnya efektif. Penerima pesan mungkin terganggu oleh kursi yang
tidak nyaman, cahaya yang redup, masalah kesehatan, atau beberapa kondisi yang menimbulkan
gangguan. Semua gangguan ini pada umumnya tidak menghambat komunikasi tetapi akan
mengurangi konsentrasi penerima.

Hambatan Komunikasi dalam Organisasi

Komunikasi bisnis sering terganggu karena materinya sering rumit dan kontroversial.
Jumlah pesan bisnis yang disampaikan setiap hari amat banyak, dan peluang untuk terjadinya
umpan balik sering terbatas, sehingga sulit untuk meluruskan salah pengertian ketika itu terjadi,
Dengan memahami berbagai tipe hambatan komunikasi yang ada dalam organisasi, anda dapat
meningkatkan peluang untuk mengatasinya.

Kelebihan Beban Informasi dan Pesan yang Bersaing

Penelitianyang baru dilakukan oleh organisasi Gallup menemukan bahwa pada hari biasa
rata-rata karyawan kantor mengirimkan dan menerima 190 pesan. Sebagai akibatnya, banyak
orang tenggelam dalam pesan, dan akan mengabaikan berita yang menurut mereka tidak penting,
menunda menanggapinya, atau menjawab tidak lengkap dan akurat.

Penyaringan yang Tidak Tepat

Menyaring adalah membuang atau menyingkat informasi sebelum pesan itu diteruskan
kepada orang lain. Dalam bisnis, banyak saringan antara anda dan penerima. Menelepon
seseorang bisa menghabiskan waktu seminggu bila orang yang anda telepon dilindungi oleh para
penjaga pintu, atau saringan semacam. Lebih buruk lagi, teori informasi mengatakan bahwa
“setiap sambungan melipatgandakan gangguang dan memotong pesan menjadi separuhnya.”
Iklim Komunikasi Tertutup atau Tidak Memadai
Gaya manajemen yang mengarahkan dan otoriter menghambat pertukaran informasi
secara bebas dan terbuka menjadi ciri komunikasi efektif. Demikian pula, menyediakan lalu
sedikit saluran akan menghambat komunikasi, sedangkan terlalu banyak saluran akan mengubah
pesan bergerak ke atas, ke bawah, atau ke samping lewat organisasi.

Cara Mengatasi Hambatan dan Memperbaiki

Lima sifat orang:
1. Persepsi. Mereka dapat memperkirakan bagaimana anda akan menerima pesan mereka.
2. Ketepatan. Mereka menciptakan “pertemuan pikiran”
3. Kredibilitas. Mereka dapat dipercaya.
4. Kendali. Mereka membentuk jawaban anda
5. Keserasian. Mereka memelihara hubungan yang bersahabat dan menyenangkan anda.
Komunikator yang efektif akan berusaha keras menyempurnakan pesan yang mereka
sampaikan. Apabila melakukan kesalaham, mereka belajar dari kesalahan itu. Bila memo ditulis
dengan buruk sehingga tidak mendapat jawaban yang diharapkan, mereka akan mengubah
pendekatan di lain waktu.