TUGAS KELOMPOK

Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Akuntansi

Dosen Pengampuh: Dr. Mulyati Akib, S. E., Akt., M. Si.

OLEH:

KELOMPOK 5

KELAS A

AGISTA B1C121004

ASRIANI B1C121016

GIACINTA MARIANA LA IDARU B1C121028

ISMAIL UMAR B1C121036

KOMANG MARTINI B1C121042

M ALBAR B1C121045

MUAHMMAD FARHAD AL RIFKY B1C121051

JURUSAN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS HALU OLEO

KOTA KENDARI

2023
 SISTEM PENGGAJIAN

A. DEFINISI

Menurut Mulyadi (2001:17) sistem akuntansi gaji dan upah dirancang untuk menangani transaksi
perhitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya, perancangan sistem akuntansi penggajian dan
pengupahan ini harus dapat menjamin validitas, otorisasi kelengkapan, klasifikasi penilaian, ketepatan waktu
dan ketepatan posting serta ikhtisar dari setiap transaksi penggajian dan pengupahan. Fungsi yang digunakan
seperti fungsi kepegawaian, fungsi akuntansi, fungsi manajemen sumber daya manusia, dan lain-lain. Sistem
penggajian dan pengupahan juga akan memudahkan setiap perusahaan untuk dalam meningkatkan
pengendalian internal terhadap gaji dan upah. Sehingga hal ini dapat membantu perusahaan dalam mencapai
tujuan yang dikehendaki.

Slip gaji adalah bukti resmi penghasilan yang diperoleh selama sebulan dari perusahaan tempat Anda
bekerja. Pada slip tersebut biasanya terdapat rincian penghasilan serta potongan-potongan dari perusahaan.

Berdasarkan Peraturan Pemerintah (PP) No. 78 Tahun 2015, slip gaji adalah bukti pembayaran atau
penerimaan upah dari perusahaan kepada pegawainya yang sah. Dalam dokumen ini terdapat beberapa
informasi tertuliskan tentang nominal gaji dan tunjangan yang didapatkan seseorang beserta dengan rincian
potongan apabila ada keperluan perlu dibayarkan.

Bukti penerimaan upah ini memang tidak selalu dibutuhkan setiap bulannya oleh karyawan. Karenanya
yang bersangkutan bisa meminta langsung kepada divisi keuangan atau HRD untuk diberikan slip gaji bila
memang sedang membutuhkan dokumen tersebut.

Format Slip Gaji

Pada praktiknya, setiap perusahaan memiliki format slip upah karyawan yang berbeda-beda. Meski begitu,
tetap ada komponen wajib yang perlu dicantumkan oleh semua perusahaan.

Melansir dari situs lifepal.co.id, berikut komponen wajib yang tertera dalam format slip gaji perusahaan:

1. Data umum karyawan dan perusahaan

Dalam slip gaji, tentu harus ada identitas jelas atas perusahaan dan karyawan yang bersangkutan.

2. Gaji pokok

Gaji pokok adalah upah dasar yang dibayarkan perusahaan atas pekerjaan yang dijalani karyawan setiap
bulannya.

3. Tunjangan

Tunjangan adalah tambahan gaji di luar gaji pokok yang diberikan kepada karyawan oleh perusahaan.
Tunjangan sendiri terbagi menjadi dua kategori, yaitu tunjangan tetap dan tunjangan tidak tetap. Tunjangan
tetap seperti tunjangan jabatan dan keluarga diberikan rutin bersamaan dengan gaji. Sedangkan tunjangan
tidak tetap seperti tunjangan transportasi dan makan siang diberikan sesuai kehadiran atau absensi karyawan.

4. Potongan
 Potongan merupakan pengurangan tertentu yang diberlakukan pada gaji karyawan, baik berdasarkan
peraturan pemerintah maupun perusahaan itu sendiri.

Beberapa potongan wajib yang biasanya diberlakukan adalah potongan pajak penghasilan (PPh21), premi
asuransi BPJS Kesehatan, dan potongan iuran BPJS Ketenagakerjaan.

Kemudian, kadang kala ada pula potongan pinjaman apabila karyawan memang memiliki pinjaman pada
perusahaan.

5. Bonus

Beberapa perusahaan memberikan bonus atau komisi atas prestasi kerja karyawan. Umumnya komponen
bonus ini muncul sekali atau dua kali dalam setahun.

Bonus tahunan atau komisi termasuk dalam pendapatan tidak tetap pada slip gaji. Bonus tahunan biasanya
akan tercantum pada akhir tahun kalender perusahaan tersebut. Sementara jumlah komisi berdasarkan
performa dari masing-masing karyawan.

6. Lembur

Lembur artinya kerja melebihi delapan jam sehari atau 40 hari seminggu. Meski begitu, tidak semua
perusahaan memiliki kebijakan yang sama.

B. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

1. Riwayat Perusahaan

Toko Jaya yang telah bergerak di bidang perdagangan umum ini telah berusia 21 yaitu yang telah didirikan
pada bulan Desember 1993. Perusahaan ini dipimpin dan didirikan oleh Ibu Whanda selaku pemilik Toko
Jaya. Sebelum Ibu Whanda mendirikan Toko Jaya ini, Beliau bekerja sebagai karyawati pada perusahaan
Maspion di kota Surabaya dan kemudian Beliau mengundurkan diri karena ingin mencoba peluang baru
untuk terjun sebagai pengusaha di bidang bisnis yaitu dengan mendirikan Toko Jaya yang terletak di Jalan
Halmahera 39 D Malang, Jawa Timur. Bersama dengan suaminya, Bapak Bagus.

Ibu Whanda sebagai pimpinan dari Toko Jaya ini merupakan orang baru yang baru terjun ke dunia bisnis.
Beliau yang berbekal keuletan dan semangat juang yang tinggi menjadikan Toko Jaya dapat berkembang
dan memiliki daya saing yang tinggi. Sebagai pimpinan Toko Jaya, Ibu Whanda bertugas untuk menjaga dan
mengawasi Toko Jaya.

Toko Jaya merupakan pemasok peralatan pertukangan dan alat serta bahan bangunan yang ada di kota
Malang khususnya di daerah Pasar Besar. Jangkauan pemasaran Toko Jaya tidak hanya berfokus di Kota
Malang, tetapi juga menjangkau daerah-daerah lainnya seperti di sekitar Singosari dan Batu. Toko Jaya
sekarang memiliki 4 karyawan. Masing–masing karyawan telah memiliki tugas yang sama, tetapi 2
karyawan Toko Jaya mempunyai keahlian dalam melakukan servis yang sering dibutuhkan oleh para
pelanggan. Selain itu, Toko Jaya juga memiliki 1 supir.

2. Informasi Perusahaan

Nama toko : Toko Jaya

 Alamat : Jalan Halmahera No. 39D, Malang

Nama pemilik : Ibu Whanda

Tahun berdiri : 1994- sekarang

Karyawan : 4 orang

Supir : 1 orang

Jenis Perusahaan : Perusahaan Dagang (Bahan Bangunan)

No. Telepon : 0341-323206

3. Lokasi Perusahaan

lokasi lokasi 2

4. Struktur Organisasi

Stuktur

5. Job Description

1. Pimpinan
 a Menerima laporan hadir karyawan

b Membuat perintah lembur

c Menerima slip gaji lembur dan laporan lembur

d Memvalidasi slip gaji atas laporan lembur

e Menerima laporan pembayaran gaji lembur

f Membuat job list untuk lembur karyawan untuk tenaga kerja tidak tetap

g Menerima job list selesai tervalidasi

h Menerima slip upah

i Melakukan validasi slip upah

j Menerima laporan pembayaran upah

k Menerima slip gaji dan laporan hadir karyawan

l Melakukan validasi terhadap slip gaji laporan kehadiran

m Menerima laporan pembayaran gaji

2. Akuntansi

a Menerima laporan lembur

b Membuat slip gaji lembur

c Menerima slip gaji lembur tervalidasi

d Melakukan pencatatan laporan pembayaran gaji lembur

e Menerima daftar upah

f Membuat slip upah

g Menerima slip upah tervalidasi

h Melakukan pencatan laporan pembayaran upah

i Menerima laporan kehadiran karyawan

j Membuat slip gaji

k Menerima slip gaji tervalidasi

l Melakukan pencatatan laporan pembayaran gaji

3. MSDM

a Membuat form presensi karyawan

b Menerima presensi kehadiran

c Membuat laporan kehadiran karyawan

d Menerima surat perintah lembur dari pimpinan untuk diserahkan kepada karyawan

e Membuat penawaran lembur

f Menerima form lembur yang telah diisi oleh karyawan

g Memeriksa dan menyetujui laporan form lembur yang telah diisi

h Menerima absen lembur

i Membuat laporan lembur

j Menerima slip gaji lembur tervalidasi

k Menyerahkan gaji lembur

l Menerima job list dari pimpinan

m Membuat perintah kerja

n Menerima job list tervalidasi

o Membuat daftar upah

p Menerima slip upah tervalidasi

q Menyerahkan upah

r Menerima presensi kehadiran dari karyawan

s Membuat daftar presensi kehadiran untuk penggajian

t Membuat laporan kehadiran karyawan

u Menerima slip laporan gaji tervalidasi dari karyawan

v Menyerahkan gaji

4. Akuntansi

a Menerima laporan lembur dari MSDM

b Membuat slip gaji

c Menerima slip gaji lembur tervalidasi

 d Melakukan pencatatan laporan pembayaran gaji lembur

e Menerima daftar upah dari MSDM

f Membuat slip upah tervalidasi

g Menerima slip upah tervalidasi

h Melakukan pencatatan laporan pembayaran upah

i Menerima laporan kehadiran karyawan dari MSDM

j Membuat slip gaji

k Menerima slip gaji tervalidasi

l Melakukan pencatatan pelaporan pembayaran gaji

5. Karyawan

a Menerima form presensi karyawan dari MSDM

b Melakukan presensi kehadiran

c Menerima form lembur dari MSDM

d Mengisi form lembur

e Menerima form lembur yang telah disetujui oleh MSDM

f Melakukan lembur

g Menerima gaji lembur

h Menerima gaji

6. Supir

a Menerima perintah kerja dan job list dari MSDM

b Melakukan perintah kerja

c Menerima upah dari MSDM

C. DOKUMEN

1. Dokumen yang Digunakan

Dokumen atau formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang taerjadi dalam organisasi ke
dalam catatan. Dokumen sangat penting dalam akuntansi sebab untuk mencatat dan menghitung gaji dan
upah menggunakan bukti-bukti yang terdapat pada dokumen. Dokumen yang digunakan dalam sistem
akuntansi gaji dan upah adalah:

a. Kartu jam hadir

Kartu jam hadir ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu (MSDM) untuk mencatat jam hadir setiap
karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir berupa daftar hadir biasa.

kartu hadir 2

b. Kartu jam kerja

Kartu jam kerja. Kartu jam kerja merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat waktu yang
dikonsumsi tenaga kerja pada perusahaan apabila terdapat kegiatan lembur. Dokumen ini dibuat oleh
pimpinan dan diserahkan ke MSDM untuk kemudian diberikan karyawan untuk mendapat persetujuan
karyawan untuk melakukan lembur.

jam kerja

c. Daftar gaji dan upah

Daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang memuat informasi mengenai jumlah gaji dan upah bruto
tiap karyawan, potongan-potongan serta jumlah gaji netto tiap karyawan dalam suatu periode pembayaran.

d. Surat pernyataan gaji dan upah (Slip Gaji)

Surat pernyataan gaji dan upah merupakan dokumen yang dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah,
yang merupakan catatan bagi tiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban bagi
karyawan.

TOKO JAYA

: TOKO JAYA

Gambar 3. Slip Gaji

e. Amplop gaji dan upah

Amplop gaji dan upah ini berisi uang gaji karyawan yang memuat informasi mengenai nama karyawan,
nomor identifikasi, dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan atau periode tertentu.
2. Bisnis Proses pada Toko Jaya

a. Proses Bisnis Presensi Toko Jaya

b. Proses Bisnis Lembur Toko Jaya

c. Proses Bisnis Upah Toko Jaya

d. Proses Bisnis Penggajian Toko Jaya

D. SISTEM PENGGAJIAN TOKO JAYA

KARYAWAN PSDM KEUANGAN MANAJER

3
Mulai 1 2
Rekap slip gaji
Presensi
Menyia
pkan Data Data
data karyawan karyawan
karyawa 1 1 Memvalid
n Membu asi Slip
at slip Gaji
Data gaji
Data
karyawan
karyawan
2
1
Mereka
p 1
1
Melaku 1 2 2
presensi
kan
presens
3
Slip gaji yang
i
slip gaji telah
Rekap divalidasi
Presensi
Hasil
presensi 4 3
1

2 3

Membua
Slip gaji yang
t laporan Laporan
telah di penggaji penggajian
validasi an

1
4
2

Laporan
Slip gaji yang penggajian
telah divalidasi

Selesai 2
KELEBIHAN SISTEM PENGGAJIAN

Kelebihan
Kelebihan dari sistem penggajian ini adalah telah menggunakan komputer yang mengatur semua proses
pembayaran gaji karyawan, dna juga pengendalian intern perusahaan dapat ditangani dengan baik. Selain
itu kelebihan yang lainnya adalah dapat meminimalisasi kecurangan misalnya manipulasi data.

Kekurangan
Kekurangan sistem penggajian yang menggunakan komputerisasi adalah apabila terdapat kesalahan data
pada salah satu database maka akan mengakibatkan kesalahan pada proses pembayaran gaji karyawan.

KELEBIHAN SLIP GAJI

1. Keamanan Lebih Terjamin

Slip gaji dalam bentuk cetak cenderung mudah rusak dan harus disimpan dengan rapat agar tidak
disalahgunakan. Berbeda dengan slip gaji cetak, slip gaji digital dari software slip gaji cenderung lebih aman. Hal
ini dikarenakan data yang ada di dalam aplikasi slip gaji berbasis web, tersimpan dalam server cloud.

Server ini hanya dapat diakses oleh pihak tertentu yang memiliki kewenangan untuk mengelola data-data yang
dimasukkan. Pihak tersebut dapat mengunduh dan mengaksesnya sewaktu-waktu saat dibutuhkan. Oleh
karenanya, tidak semua orang dapat mengaksesnya begitu saja.

2. Meminimalisir human error

Melakukan input data dan menghitungnya secara manual berisiko pada terjadinya human error. Apabila terdapat
kesalahan, kepercayaan karyawan terhadap perusahaan bisa berkurang. Tidak hanya itu, proses-proses lainnya
dapat terganggu, terutama proses yang berkaitan dengan keuangan. Sistem software slip gaji yang serba otomatis
dapat meminimalisir human error. Dengan demikian, data dalam slip gaji lebih valid.

3. Pendataan Gaji Lebih Mudah

Pendataan keuangan merupakan hal yang krusial dalam sebuah perusahaan. Proses ini wajib dilakukan agar
pengelolaan karyawan berjalan dengan lebih baik. Salah satu pos keuangan yang penting adalah gaji karyawan.
Dengan menggunakan program slip gaji berbasis web, pendataan dan pembayaran gaji karyawan akan lebih jelas
dan mudah, apalagi jika perusahaan memiliki banyak karyawan.

4. Perhitungan Gaji Lebih Transparan

Software slip gaji yang menyediakan data dalam bentuk digital membantu perusahaan dalam memberikan
transparansi gaji pada karyawan. Transparansi yang dimaksud di sini adalah data yang tercantum pada slip gaji
digital. Apabila perhitungan gaji lebih transparan, karyawan akan semakin percaya pada perusahaan. Rasa
percaya ini secara tidak langsung akan meningkatkan performa kerja karyawan tersebut.

5. Data Lebih Akurat

Saat menggunakan aplikasi slip gaji, staf HR biasanya hanya akan memasukkan data-data yang mempengaruhi
penghitungan gaji karyawan. Data-data tersebut dapat berupa data presensi, lembur, izin, dan sebagainya. Proses
penghitungan gaji kemudian akan dilakukan secara otomatis oleh aplikasi.

Sistem aplikasi yang serba otomatis akan membuat penghitungan menjadi lebih akurat jika dibandingkan dengan
penghitungan secara manual, mengingat kesalahan penghitungan rawan terjadi pada sistem manual. Data yang
dimasukkan dalam aplikasi juga diperbarui secara real-timeagar staf HR dapat selalu memantaunya.

6. Lebih Praktis dan Cepat

Sebelum aplikasi pelaporan gaji dikembangkan, perusahaan umumnya memberikan slip gaji pada karyawan
dalam bentuk cetak. Perusahaan juga akan memberikan slip gaji tersebut secara langsung. Ternyata, jika
ditelusuri, sistem ini memiliki kelemahan. Slip gaji dalam bentuk kertas riskan mengalami kerusakan jika terkena
air.

Keterbatasan halaman dan detail juga menjadi kelemahan slip gaji dalam bentuk cetak. Padahal, slip gaji
merupakan dokumen yang penting. Kelemahan ini tidak ditemukan dalam slip gaji digital. User dapat mengunduh
aplikasi ini dengan mudah di ponsel Android maupun iOS.

Perusahaan dapat memberikan slip gaji dengan mudah tanpa harus bertemu langsung dengan karyawan. Sebab,
slip gaji digital dapat langsung diterima karyawan melalui aplikasi di gadget masing-masing. Proses pemberian slip
gaji lebih praktis dan cepat dengan adanya aplikasi slip gaji.

7. Minim Biaya Operasional

Keberadaan aplikasi slip gaji dapat meminimalisir biaya operasional yang dikeluarkan perusahaan. Perusahaan
tidak perlu mengeluarkan biaya untuk pengadaan peralatan seperti kertas, tinta, pemeliharaan printer, dan
sebagainya. Dengan demikian, pembayaran gaji menggunakan aplikasi menjadi lebih ramah lingkungan.
Perusahaan dan karyawan dapat mengaksesnya dengan mudah melalui perangkat atau gadget masing-masing.

Kesimpulan

Slip gaji adalah salah satu dokumen penting dalam dunia kerja. Pemberian slip gaji pada karyawan
merupakan bentuk tanggung jawab perusahaan terhadap pemenuhan hak karyawan. Maka dari itu,
distribusinya perlu didukung oleh sistem yang baik dan memadai. Kebutuhan akan sistem ini dipenuhi oleh
aplikasi slip gaji. Peranannya sangat penting demi kelancaran proses penggajian karyawan.

Sistem penggajian dan pengupahan merupakan komponen sistem yang penting bagi setiap perusahaan.
Sistem penggajian dan pengupahan merupakan rangkaian prosedur perhitungan dan pembayaran gaji dan
upah secara menyeluruh bagi karyawan secara efisien dan efektif. Tentunya dengan sistem akuntansi gaji
dan upah yang baik perusahaan akan mampu memotivasi semangat kerja karyawan yang kurang produktif
dan mempertahankan karyawannya yang produktif, sehingga tujuan perusahaan untuk mencari laba
tercapai dengan produktifitas kerja karyawan yang tinggi
Kemajuan teknologi saat ini belum dimanfaatkan sepenuhnya oleh perusahaan. Salah satunya Toko Jaya
yang belum menerapkan sistem-sistem tertentu secara terkomputerisasi. Selama ini Toko Jaya hanya
menerapkan sistem penggajian dan pengupahan namun tidak terstruktur dengan baik. Hal ini membuat
Toko Jaya dalam memberikan gaji serta upah terhadap karyawan menjadi kurang efektif dan kurang
terpantau dengan baik

Sehingga Toko Jaya perlu membuat sistem penggajian dan pengupahan dengan menggunakan sistem
terkomputerisasi melalui Microsoft Visio dan Microsoft Access. Hal ini akan membantu Toko Jaya, agar
sistem penggajian dan pengupahan yang diterapkan menjadi lebih terorganisir.
 DAFTAR PUSTAKA
• Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta: Penerbit Salemba Empat.
• Sanusi, Ahmad. 2009. Sistem Akuntansi Gaji dan Upah.
• https://sanoesi.wordpress.com/2009/01/16/sistem-akuntansi-gaji-dan-upah/ ) , diakses pada tanggal 12
Juni 2015.
• Widjajanto, N. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Erlangga.
• https://www.researchgate.net/publication/333173150_Perusahaan_Dagang_Toko_Jaya