Konsep Proyek Perubahan

Sunarto Diklat Kepemimpinan Tingkat IV

Tim Agenda Proyek Perubahan Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai
nartoareksuroboyo@gmail.com Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan
17 April 2017
 TujuanPembelajaran
1. Memberikan bekal pengetahuan tentang konsepsi proyek
perubahan
2. Peserta mampu menyusun gagasan proyek perubahan
hasil belajar
Menjelaskan konsep proyek perubahan,
memahami kedudukan mata diklat Proyek
Perubahan dengan mata diklat yang lain
dalam Diklat Kepemimpinan, serta
memahami pemilihan proyek perubahan
Memahami pembuatan gagasan proyek
perubahan

Memahami kriteria penilaian proyek

perubahan
 1
1 Konsepsi Proyek Perubahan

Materi
Materi Pokok
Pokok
2
2 Penilaian Proyek Perubahan

Penyusunan Gagasan Proyek Perubahan

3
3
ProyekPerubahanDiklatpimIV
Sebagai wahana untuk meningkatkan dan
mengevaluasi kepemimpinan peserta dalam
membuat rancangan yang berisikan inovasi pada
tahapan operasional dan kemampuan
kepemimpinan dalam menerapkan atau
melaksanakan hasil rancangan proyek
perubahan
 MEMBANGUN RUMAH

Menyusun
lantai
Membangun
tiang dan
dinding

Membangun Output “Proyek

atap rumah
Membeli Perubahan”
tanah
Membangun
pondasi
Outcome :

Output tiap tahapan

pemilihan proyek perubahan
1 Memperhatikan saran-saran atasan / mentor

2 Sesuai area tugas sebagai eselon IV yang didudukinya

3 Terlebih dahulu harus dianalisis : feasible (memberikan

manfaat yang besar dibandingkan dengan usaha dan
biaya yang dikeluarkan)
4 Dapat diimplementasikan walaupun dengan keterbatasan
sumberdaya yang ada.
5 Mempertimbangkan kesetaraan gender.
 AREA PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL

Bidang
Bidang Tata Organisasi
Kerja Tata
Laksana Perombakan Struktur
Tata Persuratan, Pengadaaan Organisasi, Rightsizing,
Barang dan Jasa, monitoring, Downsizing, Budaya Kerja.
kearsipan, pelaporan,
penganggaran dll.

Bidang Program
Bidang Sumber
Peningkatan Efisiensi Daya Manusia
dan efektifitas
Carrier Path, Remunerasi,
Program dan
Rewards and Punishment,
Kegiatan.
Placement dll.
 Tahapan Proyek Perubahan
Diskusi 1: Diskusi 2:
gagasan merancan
proper g
proper

laboratoriu
m
evaluasi
kepemimpinan
kepemimpina
n peserta

membangu
n
komitmen Presenta
bersama Presentas
i rencana si hasil
proper proper

penjelasan
Merancan Implementasi
penjelasan g proyek proper
proper perubahan
 KETERKAITAN
AGENDA PEMBELAJARAN
Diagnosa
Organisasi

Penguasaan Proyek
Diri Perubahan
Inovasi
Pemimpin
Perubahan
Peserta
Tim Effektif
Diklat
 TAHAP PENYELENGGARAAN
DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV
17 hari 2 hari
Tahap III Tahap V:
Merancang Evaluasi
Perubahan
dan
13 hari Membangun
Tim
Tahap I:
Diagnosa
Kebutuhan 60 hari kalender
Perubahan Tahap IV
Organisasi Breakthrough II:
7 hari kalender Leadership
Laboratory
Tahap II:
Membangun
Komitmen
bersama
(taking
ownership)
1. Pilar-pilar kebangsaan Membangun komitmen bersama 1. Kecerdasan Emosi
2.Integritas
Peserta, 2.Pengenalan potensi diri
3.Standar Etika Publik
mentor, 3.Berfikir Kreatif dan Inovasi
4.SANKRI
tim kerja, 4.Koordinasi dan Kolaborasi
5.Pembekalan Isu Aktual
stakeholder, 5.Membangun Tim Efektif
Substantif Lembaga
coach 6.Benchmarking ke Best Practice
6.Diagnostic Reading
7.Merancang Proyek Perubahan
7.Inovasi
8.Seminar Presentasi Proyek Perubahan
8.Penjelasan Proyek
9.Pembekalan Implementasi Proyek
Perubahan
Perubahan

SEMINAR HASIL Laboratorium

PELAKSANAAN PROYEK ERUBAHAN Kepemimpinan
dan SHARING SESSION
Peserta, mentor,
tim kerja, stakeholder,
coach
 Penilaian Proyek Perubahan
Perencanaan Inovasi
No. Indikator Bobot
(%)
1 Jenis Perubahan 10
2 Cakupan manfaat perubahan 10
3 Kejelasan Tahap perubahan 10
4 Peta Pemangku kepentingan 10
Kualitas Jenis Perubahan Jumlah 40

Manajemen Perubahan
No. Indikator Bobot
(%)
1 Jumlah kegiatan Memobilisasi 15
Dukungan
2 Pernyataan Dukungan 15
3 Capaian Tahap Perubahan 30
Jumlah 60
 Penilaian Perencanaan Inovasi
Kualitas Jenis Perubahan
Level Kualitas Jenis Perubahan Kualitas
4 Gagasan orisinal (baru sama sekali). Manfaat
3 Sebagian gagasannya baru. Perubahan
2 Replikasi dengan modifikasi/adaptasi.
1 Replikasi tanpa modifikasi. Kualitas Kualitas Peta
Tahap Pemangku
Kualitas Manfaat Perubahan Perubahan Kepentingan
Level Kualitas Manfaat Perubahan
4 Bermanfaat bagi pemangku kepentingan
pengguna.
3 Organisasi secara keseluruhan.
2 Sebagian unit di organisasi.
1 Terbatas pada unit yang bersangkutan.
 Penilaian Perencanaan Inovasi
Kualitas Tahap Perubahan
Level Kualitas Tahap Perubahan
4 Keterkaitan antara perubahan (inovasi) dengan hasil Kualitas
yang diharapkan dan tahap perubahan tergambar secara Manfaat
jelas. Perubahan
3 Keterkaitan antara perubahan (inovasi) dengan hasil yang
diharapkan tergambar secara jelas dan tahap perubahan tidak
tergambar dengan jelas. Kualitas Kualitas Peta
2 Keterkaitan antara perubahan tergambar jelas, tapi tahap Tahap Pemangku
perubahan tidak dirumuskan dengan jelas. Perubahan Kepentingan
1 Keterkaitan antara perubahan dengan hasil tidak tergambar
dengan jelas.
Kualitas Peta Pemangku Kepentingan
Level Kualitas Peta Pemangku Kepentingan Perubahan
4 Semua pemangku kepentingan berikut potensi resistensi (kontra) dan dukungan (pro) tergambar
dengan jelas.
3 Peta pemangku kepentingan tidak mencakup semua pemangku kepentingan, potensi resistensi dan
dukungan tergambar dengan jelas.
2 Peta pemangku kepentingan mencakup semua pemangku kepentingan, potensi resistensi dan
dukungan tidak tergambar dengan jelas.
1 Peta pemangku kepentingan tidak mencakup semua pemangku kepentingan, potensi resistensi dan
dukungan belum tergambar dengan jelas.
 Penilaian Manajemen Perubahan

Jumlah
kegiatan 15 Pernyataan
30 Capaian
15% % Tahap
Memobilisasi % Dukungan Perubahan
Dukungan

Level Jumlah Kegiatan
memobilisasi dukungan
4 Lebih dari 5 kegiatan
3 4 – 5 kegiatan
2 2 – 3 kegiatan
1 0 – 1 kegiatan
Level pernyataan dukungan
4 Semua pemangku kepentingan
mendukung
3 Lebih banyak yang memberi
dukungan
2 Kira-kira separuh dari pemangku
kepentingan memberi
dukungan
1 Sebagian kecil dari pemangku
kepentingan memberi
dukungan
Level Capaian Tahap Perubahan
4 Capaian melebihi tahap peruba-
han tergambar dalam roadmap
3 Mampu mencapai tahap
perubahan
2 Tidak mampu mencapai tahap
perubahan karena faktor yang
diluar kendali
1 Tidak mampu mencapai tahap
perubahan karena faktor yang
ada di pesertanya
 Format Proyek Perubahan
Identifikasi Jenis dan Jumlah Format :
1. Format Gagasan Proyek Perubahan
2. Format Rancangan Proyek
Perubahan
3. Format Laporan Akhir (Laporan
Pelaksanaan Proyek Perubahan)
Gagasan
proyek perubahan

Latar Belakang (Burning issues)

Nama Gagasan Perubahan

Tujuan Perubahan

Manfaat Perubahan

Ruang Lingkup Perubahan

Persetujuan Atasan/Mentor
 G agasan P royek P erubahan
1. LATAR BELAKANG
Mencakup latar belakang perlunya proyek perubahan
dilakukan. Penjelasan berangkat dari kondisi ideal
organisasi yang akan dicapai dan permasalahan yang
dihadapi

2. NAMA GAGASAN PROYEK PERUBAHAN

Gagasan perubahan adalah ide peserta untuk memfokuskan
pada permasalahan tertentu bagi peningkatan kinerja instansi.
 G agasan P royek P erubahan
3. TUJUAN PERUBAHAN
Tujuan yang dimaksud adalah mewujudkan kondisi yang
diinginkan hingga tercapai, dengan mempertimbangkan issue
respon gender.

4. MANFAAT PERUBAHAN
Manfaat perubahan dalam mendukung upaya reformasi
birokrasi dan perbaikan kinerja kebijakan serta kualitas
pelayanan publik yang menjadi tanggung jawab instansinya,
dengan mempertimbangkan issue respon gender.
 G agasan P royek P erubahan
5. RUANG LINGKUP PERUBAHAN
Kegiatan-kegiatan penting yang akan dilakukan dalam melakukan
perubahan. Rumusan kegiatan tersebut disesuaikan dengan
rumusan tujuan

6. PERSETUJUAN ATASAN/MENTOR
membangun komitmen
bersama
koordinasi dan
kolaborasi
adalah kalimat
kunci

paling penting :
dokumen bukti kegiatan
 Tips untuk acuan Peserta

TIM KERJA harus SOLID sehingga perlu dikondisikan:

1. Punya KOMITMEN yang kuat;
2. Kejelasan WEWENANG dan TANGGUNG JAWAB;
3. Terdapat KOMUNIKASI yang BAIK.
4. Tersedia PRASARANA dan SARANA yang BAIK.
5. Terdapat DUKUNGAN dari masing masing ORGANISASI
para STAKEHOLDER.
6. Semua aktifitas TERCATAT dan TERDOKUMENTASI
dengan baik.

24
 Tugas Peserta
1. Menetapkan area perubahan pada unit
organisasi yang dipimpinnya;
2. Berkonsultasi dengan coach/pembimbing
tentang area perubahan;
3. Berkonsultasi dengan mentor/atasan langsung
tentang area perubahan;
4. Mempengaruhi atasan langsung untuk
menerima area perubahan;
5. Mempengaruhi stakeholder langsung untuk
menerima area perubahan;
6. Mempengaruhi bawahan untuk menerima area
perubahan.
 FORMULIR BAGI MENTOR
PADA TAHAP MEMBANGUN KOMITMEN BERSAMA (TAKING OWNERSHIP)
1. Nama Peserta :
2. Instansi :  
3. Topik yang akan dijadikan proyek  :  
perubahan (lingkup eselon IV)
Catatan terhadap Rancangan Proyek Perubahan yang disiapkan peserta

Rekomendasi

................, .......................

Nama mentor
 FORMULIR BAGI COACH
PADA TAHAP MEMBANGUN KOMITMEN BERSAMA (TAKING OWNERSHIP)
1. Nama Peserta :
2. Instansi :  
3. Topik yang akan dijadikan proyek  :  
perubahan (lingkup eselon IV)
Catatan terhadap Rancangan Proyek Perubahan yang disiapkan peserta

Rekomendasi

................, .......................

Nama Coach
 Selamat kembali ke tempat tugas
Semoga sukses dalam menjalankan tahap
Membangun Komitmen (taking ownership)