LAPORAN AKTUALISASI

PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL

GOLONGAN II ANGKATAN III

HALAMAN JUDUL
Optimalisasi Pengelolaan Arsip Surat Keluar Melalui Digitalisasi Arsip di
Pelabuhan Perikanan Nusantara Kwandang

Oleh:
Nama : Girmawan, A.Md
NIP : 199902022020121002
Unit Kerja : PPN Kwandang

BALAI DIKLAT APARATUR KELAUTAN DAN PERIKANAN SUKAMANDI

BADAN RISET DAN SUMBER DAYA KELAUTAN DAN PERIKANAN
KEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN
TAHUN 2021

I
 LEMBAR PERSETUJUAN
LAPORAN AKTUALISASI
PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL
GOLONGAN II ANGKATAN III

Rancangan Aktualisasi ini diajukan oleh :

Nama Peserta : Girmawan, A.Md
NIP : 199902022020121002
Jabatan : Pelaksana Terampil – Arsiparis
Unit Kerja : Pelabuhan Perikanan Nusantara Kwandang
Judul Rancangan Aktualisasi : Optimalisasi Pengelolaan Arsip Surat Keluar
Melalui Digitalisasi Arsip di Pelabuhan Perikanan

Nusantara Kwandang

Telah disetujui untuk diseminarkan

Pada Jumat, 19 November 2021

Peserta, Coach,

Girmawan, A.Md Edy Sutanto, A.Pi, M.Pd

NIP. 199902022020121002 NIP. 196303031986031005

II
 LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN AKTUALISASI
PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL
GOLONGAN II ANGKATAN III

Nama : Girmawan, A.Md

NIP : 19990202202012 1 002
Jabatan : Pelaksana Terampil – Arsiparis
Unit Kerja : Pelabuhan Perikanan Nusantara Kwandang
Judul Rancangan Aktualisasi : Optimalisasi Pengelolaan Arsip Surat Keluar
Melalui Digitalisasi Arsip di Pelabuhan Perikanan

Nusantara Kwandang

Telah diuji didepan Tim Penguji

Pada hari Selasa, 23 November 2021
Mentor Coach

Adil Sinohaji, A.Md Pi, S.Pi Edy Sutanto, A.Pi, M.Pd

NIP. 197906042005021001 NIP. 196303031986031005

Penguji

Suhana, S.E
NIP. 197501142003121001

Mengetahui,
Kepala Balai Diklat Aparatur KKP

R. Hernan Mahardika, S.St.Pi.M.M

NIP. 197908162002121003

III
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat, hidayah, dan
karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan Laporan Aktualisasi
dengan judul “Optimalisasi Pengelolaan Arsip Surat Keluar Melalui Digitalisasi Arsip di
Pelabuhan Perikanan Nusantara Kwandang”

Penulis menyadari bahwa keberhasilan penyusunan ini tidak terlepas dari

bantuan dari berbagai pihak. Untuk itu penulis mengucapkan terima kasih dan
penghargaan kepada:

1. Kepala Balai Diklat Aparatur KKP Bapak R. Hernan Mahardika yang telah
memfasilitasi kegiatan Latsar CPNS Golongan II Angkatan III
2. Bapak Edy Sutanto, A.Pi, M.Pd selaku coach yang senantiasa memberikan
bimbingan dalam penyusunan rancangan aktualisasi;
3. Bapak Adil Sinohaji, A.Md Pi, S.Pi selaku mentor yang memberikan arahan dan
masukan dalam penyusunan rancangan aktualisasi;
4. Seluruh Widyaiswara yang telah menyampaikan materi dan wawasan selama
mengikuti rangkaian kegiatan Pelatihan dasar CPNS KKP;
5. Teman-teman seperjuangan Latsar CPNS Golongan II Angkatan III yang mengikuti
semua tahapan dengan baik.

Semoga tuhan yang maha Esa membalas segala kebaikan dan ketulusan seluruh
pihak pihak yang telah membantu dalam menyusun Rancangan Aktualisasi ini.

Kwandang, 22 September 2021

Penulis,

Girmawan, A.Md
NIP. 19990202202012 1 002

IV
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ......................................................................................................... I

LEMBAR PERSETUJUAN ............................................................................................ II
LEMBAR PENGESAHAN ............................................................................................. III
KATA PENGANTAR ..................................................................................................... IV
DAFTAR ISI .................................................................................................................. V
DAFTAR GAMBAR ..................................................................................................... VII
DAFTAR TABEL......................................................................................................... VIII
BAB I PENDAHULUAN ................................................................................................ 1
A. Latar Belakang .................................................................................................... 1
A. Tujuan ................................................................................................................. 2
B. Ruang Lingkup .................................................................................................... 3
BAB II TUGAS DAN PERAN ASN ................................................................................ 4
A. Visi dan Misi Organisasi ...................................................................................... 4
A. Tugas dan Fungsi ASN ........................................................................................ 5
B. Nilai-nilai ANEKA ................................................................................................. 7
C. Kedudukan dan Peran ASN dalam NKRI ........................................................... 12
BAB III ANALISA ISU-ISU DAN GAGASAN SOLUSI ................................................. 13
A. Identifikasi Isu-isu .............................................................................................. 13
B. Isu-isu yang diangkat ......................................................................................... 14
C. Data dan Fakta .................................................................................................. 15
D. Gagasan Pemecahan Isu .................................................................................. 15
BAB IV RANCANGAN AKTUALISASI ........................................................................ 16
A. Pengisian Formulir Rencana Kegiatan ............................................................... 16
B. Jadwal Rencana Aktualisasi .............................................................................. 32
BAB V PELAKSANAAN AKTUALISASI ...................................................................... 33
A. Waktu dan Tempat Aktualisasi .......................................................................... 33
B. Uraian Kegiatan ................................................................................................. 33
C. Realisasi Kegiatan Aktualisasi ........................................................................... 33
D. Rincian Kegiatan Aktualisasi .............................................................................. 33
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN .......................................................................... 51
A. Kesimpulan ........................................................................................................ 51
B. Saran ................................................................................................................. 51

V
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................................... 52
LAMPIRAN .................................................................................................................. 54

VI
 DAFTAR GAMBAR

Foto 1 Struktur Organisasi PPN Kwandang ................................................................... 5

Foto 2 Diagram Alur Kegiatan ..................................................................................... 32
Foto 3. Dokumentasi Kegiatan 1 ................................................................................ 35
Foto 4. Diskusi Dengan Sesama Pegawai .................................................................. 38
Foto 5. Proses Pengelompokan Arsip ........................................................................ 38
Foto 6. Folder Arsip Dalam Back Up File .................................................................... 44
Foto 7. Proses Unggah Kedalam Back Up File ........................................................... 45
Foto 8. Proses Pembuatan QR Code ......................................................................... 47
Foto 9. QR Code Yang Telah Siap Digunakan ........................................................... 47
Foto 10. Pemberian QR Code Pada Boks Arsip ......................................................... 47
Foto 11. Penyimpanan Arsip Non Digital Kedalam Boks Arsip ................................... 48
Foto 12. Penyimpanan Arsip Ke Ruang Arsip ............................................................. 48

VII
 DAFTAR TABEL

Tabel 1. Identifikasi Isu .........................................................................................................................13

Tabel 2. Isu yang Diangkat ...................................................................................................................14
Tabel 3 Jumlah Surat Keluar PPN Kwandang tahun 2020 ..............................................................15
Tabel 4. Form Rencana Kegiatan ........................................................................................................31
Tabel 5. Jadwal Rencana Aktualisasi .................................................................................................32
Tabel 6. Rincian Kegiatan 1 .................................................................................................................36
Tabel 7 Datar Arsip Surat Keluar PPN Kwandang tahun 2020...................................................................38
Tabel 8. Rincian Kegiatan 2 .................................................................................................................39
Tabel 9. Rincian Kegiatan 3 .................................................................................................................43
Tabel 10. Rincian Kegiatan 4 ...............................................................................................................45
Tabel 11. Rincian Kegiatan 5 ...............................................................................................................50

VIII
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dalam Undang-Undang No.5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN),
Aparatur Sipil Negara merupakan pegawai negeri sipil dan pegawai pemerintah
dengan perjanjian kerja yang diangkat oleh pejabat pembina kepegawaian dan
diberikan tugas dalam suatu jabatan pemerintahan atau diberikan tugas negara
lainnya serta digaji berdasarkan peraturan perundang-undangan. Pegawai Negeri
Sipil yang selanjutnya disingkat PNS adalah warga negara Indonesia yang
memenuhi syarat tertentu kemudian diangkat sebagai Pegawai ASN secara tetap
oleh pejabat pembina kepegawaian untuk menduduki jabatan pemerintahan.
Berdasarkan UU No.5 tahun 2014 Pasal 12 Seorang ASN memiliki peran sebagai
perencana, pelaksana, dan pengawas penyelenggaraan tugas umum pemerintahan
dan pembangunan nasional melalui pelaksanaan kebijakan dan pelayanan publik
yang profesional, bebas dari intervensi politik, serta bersih dari praktik korupsi,
kolusi, dan nepotisme. Untuk dapat menjalankan peran tersebut dengan baik maka
seorang Pegawai Negeri Sipil harus menjalankan tugas dan kewajiban sesuai
dengan nilai dasar, asas prinsip, kode etik dan kode perilaku, yang dalam Peraturan
Pemerintah No. 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil.

Agar seluruh nilai dasar, asas prinsip, kode etik dan kode perilaku seorang
ASN dapat tertanam dan diimplementasikan, maka perlu dilakukan pembinaan dan
pembelajaran baik yang ber sifat synchronous maupun ansychronus. Pembinaan
dan pembelajaran ini dilakukan melalui pelatihan dasar yang mengacu dalam Pasal
63 ayat 3 dan 4 Undang-undang No. 5 Tahun 2014 yang menyatakan bahwa CPNS
wajib menjalani masa percobaan yang dilaksanakan melalui proses diklat
terintegrasi

Untuk membangun integritas moral, semangat, kejujuran, motivasi

nasionalisme, kebangsaan, menciptakan karakter kepribadian yang unggul
bertanggung jawab, memperkuat profesionalisme, serta kompetensi bidang yang
dapat mendukung terciptanya tata kelola pemerintahan yang baik. Agar tata kelola
pemerintahan yang baik dapat tercapai maka diperlukan adanya dukungan dari
sistem administrasi pemerintahan yang akuntabel serta transparan. Salah satu

1
upaya dalam mewujudkan hal tersebut adalah dengan melakukan pengelolaan
arsip yang baik dan benar. Dalam Peraturan Arsip Nasional No. 09 Tahun 2018
tentang pedoman pengelolaan arsip dinamis, Pemeliharaan Arsip Dinamis adalah
kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip baik fisik maupun
informasinya yang meliputi kegiatan pemberkasan dan penyimpanan Arsip Aktif,
penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif, dan Alih Media Arsip. Penyelenggaraan
kearsipan ini juga bertujuan untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam
pengelolaan arsip yang autentik dan terpercaya dengan adanya sumber daya
manusia yang profesional, sarana dan prasarana yang memadai serta adanya
dukungan dari pemerintah sehingga meningkatkan kualitas pelayanan publik. Oleh
karena itu pengelolaan arsip ini menjadi perhatian khusus, terutama pemanfaatan
teknologi dalam pengelolaan arsip. Contoh pemanfaatan teknologi dalam
pengelolaan arsip adalah dengan melakukan digitalisasi arsip.

Mengingat dari hal tersebut dan setelah dilakukan pengamatan terhadap

pengelolaan arsip di Pelabuhan Perikanan Nusantara Kwandang, Penulis
menemukan isu yang perlu ditindaklanjuti agar terciptanya pengelolaan arsip yang
baik yaitu “Optimalisasi Pengelolaan Arsip Surat Keluar Melalui Digitalisasi Arsip di
Pelabuhan Perikanan Nusantara Kwandang”. Alasan dari tindak lanjut terhadap isu
tersebut adalah karena belum optimalnya Pengelolaan arsip Surat keluar di PPN
Kwandang.

A. Tujuan

Tujuan dari penulisan laporan Aktualisasi yang menjadi bagian dari rangkaian
kegiatan Pelatihan Dasar CPNS KKP Golongan II Angkatan III ini adalah sebagai
berikut:

1. Melaporkan kegiatan aktualisasi melalaui kegiatan dan tahapan–

tahapannya guna menyelesaikan isu yang ada di satuan kerja.
2. Melaporkan penerapan nilai-nilai dasar PNS pada Satuan Kerja serta peran dan
kedudukan ASN ke dalam tahapan kegiatan-kegiatan aktualisasi.
3. Melaporkan pelaksanaan penyelenggaran pengelolaan arsip Surat keluar di
PPN Kwandang melalui digitalisasi Arsip.

2
B. Ruang Lingkup

Ruang Lingkup laporan aktualisasi ini yaitu dilaksanakan selama masa off
campus bertempat di Pelabuhan Perikanan Nusantara Kwandang tepatnya di
bagian Tata Usaha. Waktu pelaksanaanya adalah selama kurang lebih 1 Bulan
dengan sistem 5 hari kerja. Setiap kegiatan yang ada di Aktualisasi ini memiliki
tahapan tahapan yang disusun berdasarkan hasil diskusi dengan Mentor maupun
Coach.
Rancangan Aktualisasi ini difokuskan dalam hal Pengoptimalan pengelolaan
arsip surat keluar melalui Digitalisasi arsip dengan memanfaatkan Google Drive
sebagai media penyimpanan arsip Digital dan Penggunaan Permen KP No. 08
tahun 2021 Tentang Penyelenggaraan Arsip Di Lingkup Kementerian Kelautan dan
Perikanan psebagai pedoman untuk melakukan pemberkasan arsip non digital.
Dalam pelaksanaan setiap kegiatan, penulis berusaha mengaitkannya dengan Nilai
dasar seorang ASN yaitu, Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika publik, Komitmen
mutu, Anti korupsi dan peran kedudukan PNS yang meliputi manajemen ASN,
Whole of government dan pelayanan publik.

3
 BAB II
TUGAS DAN PERAN ASN

A. Visi dan Misi Organisasi

Sesuai dengan Visi Presiden Republik Indonesia 2020 – 2024, Visi Kementerian
Kelautan dan Perikanan 2020-2024, Visi Direktorat Jenderal Perikanan Tangkap
2020-2024, Maka PPN Kwandang memiliki visi “Terwujudnya Perikanan Tangkap
di Pelabuhan Perikanan Nusantara Kwandang yang maju dan berkelanjutan serta
masyarakat yang Mandiri dan Sejahtera untuk mewujudkan Indonesia Maju yang
Berdaulat, Mandiri, dan Berkepribadian berlandaskan Gotong-Royong.”
Untuk mewujudkan Visi bersama Kementerian Kelautan dan Perikanan 2020-
2024, Visi Direktorat Jenderal Perikanan 2020-2024 dan Visi Pelabuhan Perikanan
Nusantara Kwandang 2020-2024, Maka Pelabuhan Perikanan Nusantara
Kwandang melaksanakan Misi yang bersinergi dengan Misi Presiden 2020-2024,
Misi Kementerian Kelautan dan Perikanan 2020-2024 dan Misi Direktorat Jenderal
Perikanan Tangkap 2020-2024, maka Pelabuhan Perikanan Nusantara Kwandang
melaksanakan misi sebagai berikut:

Misi 1. Peningkatan Kualitas Manusia Indonesia

˗ Penumbuhan Kewirausahaan Masyarakat Perikanan Tangkap
˗ Kesetaraan gender
Misi 2. Struktur Ekonomi Yang Produktif, Mandiri, dan Berdaya Saing
˗ Peningkatan Nilai Tambah dari Penggunaan fasilitas Pelabuhan
Perikanan Nusantara Kwandang
˗ Fasilitasi pengembangan Industri Perikanan Tangkap untuk
Menyongsong Revolusi Industri 4.0
Misi 4. Mencapai Lingkungan Hidup Yang Berkelanjutan
˗ Pemantauan pengelolaan dan pemanfaatan Sumber Daya Perikanan
Misi 8. Pengelolaan Pemerintahan yang Bersih, Efektif, dan Terpercaya
˗ Reformasi Birokrasi lingkup Pelabuhan Perikanan Nusantara Kwandang
PPN Kwandang memiliki nilai-nilai yang terkandung dalam sebuah slogan yaitu
“MILENIAL”, yang memiliki arti sebagai berikut:

4
 1. Muda : PPN Kwandang memiliki semangat, Harapan baru dan peka
Terhadap perubahan zaman.
2. Integritas : Sikap teguh dan konsisten sesuai dengan nilai-nilai dan
peraturan.
3. Layani : Memberikan pelayanan prima pada seluruh Stakeholder.
4. Energik : Bersemangat dan antusias dalam menjalankan segala
pekerjaan.
5. Nyaman : Lingkungan pelabuhan yang nyaman bagi setiap pegawai dan
Stakeholder.
6. Inovasi : Memiliki gagasan dan ide baru demi menunjang seluruh
Pekerjaan.
7. Akselerasi : Percepatan dalam melaksanakan pekerjaan dan pelayanan
8. Lestari : Mendukung suber daya Ikan yang berkelanjutan.

Foto 1 Struktur Organisasi PPN Kwandang

A. Tugas dan Fungsi ASN

Tugas dan fungsi seorang ASN tertuang dalam Pasal 11 Undang – Undang No.
05 Tahun 2014 Tentang Aparatur Sipil Negara, Meliputi:
1. Melaksanakan kebijakan publik yang dibuat oleh Pejabat Pembina
Kepegawaian sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan;
2. Memberikan pelayanan publik yang profesional dan berkualitas;
3. Mempererat persatuan dan kesatuan Negara Kesatuan Republik Indonesia.

5
 Dalam Pasal 2 Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia
Nomor 20 Tahun 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis
Pelabuhan Perikanan, pelabuhan perikanan memiliki tugas melaksanakan
pengelolaan dan pelayanan pemanfaatan sumber daya ikan, serta keselamatan
operasional kapal perikanan. Pada pasal 14 Permen KP Nomor 20 Tahun 2014
pelabuhan perikanan terdapat bagian Tata Usaha yang memiliki tugas sebagai
pelaksanaan dan penyusunan rencana dan program, dan anggaran, rumah tangga,
hukum, organisasi, ketatalaksanaan, administrasi kepegawaian, keuangan, umum,
pengelolaan Barang Milik Negara, pengendalian lingkungan, serta pelayanan
masyarakat perikanan.
Pengelolaan arsip sendiri termasuk dalam tugas yang diemban oleh bagian Tata
usaha, dimana dalam melakukan setiap kegiatan Pengelolaan Arsip tersebut
dijalankan oleh Seorang Arsiparis. Berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia (ANRI) Nomor 4 Tahun 2017 tentang Pelaksanaan Tugas dan
Jabatan Fungsional Arsiparis, seorang arsiparis terampil memiliki tugas sebagai
berikut:
1. Melakukan kegiaran penerimaan dan pembuatan arsip dalam rangka
penciptaan arsip;
2. Melakukan pemberkasan arsip aktif;
3. Menata arsip inaktif yang akan dipindahkan;
4. Melaksanakan restorasi arsip kertas
5. Mencetak materi pameran yang akan didisplay dalam rangka pameran arsip
tekstual dan virtual;
6. Mengemas bahan pameran dalam rangka pameran arsip tekstual dan virtual;
7. Melaksanakan display pameran arsip dalam rangka pameran tekstual dan
virtual;
8. Memandu pameran arsip dalam rangka pameran arsip tekstual dan visual.
Sedangkan fungsi seorang ASN tertuang dalam Pasal 10 Undang-undang No.
05 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara , yaitu :
1. Pelaksana kebijakan publik;
2. Pelayan publik; dan
3. Perekat dan pemersatu bangsa.

6
B. Nilai-nilai ANEKA

1. Akuntabilitas
Akuntabilitas merujuk pada kewajiban setiap individu, kelompok atau institusi
untuk memenuhi tanggun jawab yang menjadi amanahnya. Sebagaimana amanah
seorang PNS adalah menjamin terwujudnya nilai-nilai publik. Beberapa nilai yang
perlu diterapkan untuk mewujudkan lingkungan kerja yang Akuntabel adalah
sebagai berikut:
a) Kepemimpinan
Lingkungan yang akuntabel tercipta dari atas ke bawah dimana pimpinan
memainkan peranan yang penting seperti pimpinan mempromosikan lingkungan
yang akuntabel dapat dilakukan dengan menjadi role model memberikan contoh
pada orang lain, adanya
Komitmen yang tinggi dalam melakukan setiap pekerjaan Akan memberikan efek
positif bagi pihak lain untuk berkomitmen pula.
b) Transparansi
Tujuan dari adanya transparansi adalah:
1) Mendorong komunikasi yang lebih besar dan kerjasama antara kelompok
internal dan eksternal
2) Memberikan perlindungan terhadap pengaruh yang tidak seharusnya dan
korupsi dalam pengambilan keputusan
3) Meningkatkan akuntabilitas dalam keputusan-keputusan
4) Meningkatkan kepercayaan dan keyakinan kepada pimpinan secara
keseluruhan.
c) Integritas
Dengan adanya integritas menjadikan suatu kewajiban untuk menjunjung tinggi
dan mematuhi semua hukum yang berlaku, undang-undang, kontrak, kebijakan,
dan peraturan yang berlaku. Dengan adanya integritas institusi, dapat memberikan
kepercayaan dan keyakinan kepada publik dan/atau stakeholders.
d) Tanggungjawab (Responsibilitas)
Tanggungjawab organisasi dan perseorangan memberikan kewajiban bagi
setiap individu dan lembaga, bahwa terdapat suatu konsekuensi dari setiap
tindakan yang telah dilakukan, karena adanya tuntutan untuk bertanggungjawab
atas keputusan yang telah dibuat.

7
e) Keadilan
Dengan adanya keadilan maka dapat menjaga kepercayaan dan kredibilitas
sautu organisasi yang Akan menjadikan kinerja menjadi optimal.
f) Kepercayaan
Dengan adanya kepercayaan maka akan melahirkan akuntabilitas. Dengan kata
lain, lingkungan akuntabilitas tidak akan lahir dari hal- hal yang tidak dapat
dipercaya.
g) Keseimbangan
Dengan adanya keseimbangan antara akuntabilitas dan kewenangan, serta
harapan dan kapasitas maka Akan menjadikan akuntabilitas dalam lingkungan
kerja.
h) Kejelasan
Dengan adanya kejelasan dapat mengetahui kewenangan, peran dan
tanggungjawab, misi organisasi, kinerja yang diharapkan organisasi, dan sistem
pelaporan kinerja baik individu maupun organisasi.
i) Konsistensi
Dengan adanya konsistensi dari sebuah kebijakan, prosedur, sumber daya akan
memiliki konsekuensi terhadap tercapainya lingkungan kerja yang memiliki
akuntabilitas serta menjamin adanya stabilitas yang baik.
2. Nasionalisme
Nasionalisme merupakan pandangan tentang rasa cinta yang wajar terhadap
bangsa dan negara, dan sekaligus menghormati bangsa lain. Diharapkan dengan
nasionalisme yang kuat, maka setiap pegawai ASN memiliki orientasi berpikir
mementingkan kepentingan publik, bangsa dan negara. Nilai-nilai yang terkandung
dalam nasionaisme adalah sebagai berikut:
1) Ketuhanan : religius, tidak membeda-bedakan suku, ras, dan
Agama;
2) Kemanusiaan : Sopan santun serta adil pada semua orang, humanis;
3) Persatuan : Cinta tanah air, rela berkorban demi kepentingan
Negara;
4) Kerakyatan : Bijaksana, menghargai adanya perbedaan pendapat;
5) Keadilan : Bersikap adil, tolong menolong, bekerja keras.

8
3. Etika Publik
Etika publik merupakan refleksi tentang standar/norma yang menentukan baik
atau buruknya, benar/salah perbuatan, tindakan dan keputusan untuk
mengarahkan kebijakan publik dalam rangka menjalankan tanggung jawab
pelayanan publik.
Etika publik memiliki nilai-nilai yang tertera pada Pasal 4 Undang- Undang No.5
Tahun 2014 sebagai berikut:
1) Memegang teguh nilai-nilai dalam ideologi Negara Pancasila;
2) Setia dan mempertahankan Undang-Undang Dasar Negara Kesatuan
Republik Indonesia 1945 serta pemerintah yang sah;
3) Mengabdi kepada Negara dan rakyat Indonesia;
4) Menjalankan tugas secara profesional dan tidak berpihak;
5) Membuat keputusan berdasarkan prinsip keahlian;
6) Menciptakan lingkungan kerja yang non diskriminatif;
7) Memelihara dan menjunjung tinggi standar etika yang luhur;
8) Mempertanggungjawabkan tindakan

9) Memiliki kemampuan dalam melaksanakan kebijakan

10) Memberikan layanan kepada publik secara jujur, tanggap, cepat, tepat,
akurat, berdaya guna, berhasil guna, dan santun;
11) Mengutamakan kepemimpinan berkualitas tinggi;
12) Menghargai komunikasi, konsultasi, dan kerjasama;
13) Mengutamakan pencapaian hasil;
14) Mendorong kesetaraan dalam pekerjaan, dan
15) Meningkatkan efektivitas sistem pemerintahan yang demokratis sebagai
perangkat sistem karir.
Kode etik merupakan aturan-aturan yang mengatur tingkah laku dalam suatu
kelompok dalam bentuk ketentuan tertulis yang agar dapat dipegang teguh oleh
sekelompok dalam melaksanakan tugas jabatannya. Hal ini bertujuan untuk
menjaga martabat dan kehormatan ASN, adapun kode etik menurut Pasal 5
Undang-Undang No.5 Tahun 2014 sebagai berikut:
1) Melaksanakan tugasnya dengan jujur, bertanggungjawab, dan berintegritas
tinggi;
2) Melaksanakan tugasnya dengan cermat dan disiplin;

9
3) Melayani dengan sikap hormat, sopan, dan tanpa tekanan;
4) Melaksanakan tugasnya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan;
5) Melaksanakan tugasnya sesuai dengan perintah atasan atau pejabat yang
berwenang sejauh tidak bertentangan dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan dan etika pemerintahan;
6) Menjaga kerahasiaan yang menyangkut kebijakan Negara;
7) Menggunakan kekayaan dan barang milik Negara secara bertanggungjawab,
efektif, dan efisien;
8) Menjaga agar tidak terjadi konflik kepentingan dalam melaksanakan tugasnya;
9) Memberikan informasi secara benar dan tidak menyesatkan kepada pihak lain
yang memerlukan informasi terkait kepentingan kedinasan;
10) Tidak menyalahgunakan informasi intern negara, tugas, status, kekuasaan, dan
jabatannya untuk mendapat atau mencari keuntungan atau manfaat bagi diri
sendiri atau untuk orang lain;
11) Memegang teguh nilai dasar ASN dan selalu menjaga reputasi dan integritas
ASN, dan
12) Melaksanakan ketentuan peraturan perundang-undangan mengenai disiplin
pegawai ASN.
4. Komitmen Mutu
Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, setiap aparatur harus memiliki
kesadaran tinggi untuk memahami esensi dari komitmen mutu dalam setiap
memberikan pelayanan kepada publik sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan yang berlaku. Pelayanan publik yang memiliki mutu bagus
Akan memainkan peran yang sangat penting dalam menciptakan lingkungan dan
masyarakat yang lebih adil dan sejahtera. Komitmen mutu memiliki beberapa nilai-
nilai sebagai berikut:
1) Efektivitas dalam hal ini memiliki arti konsisten, sistematis, tepat sasaran, serta
praktis.
2) Efisiensi dalam hal ini berati dalam hal mengerjakan menggunakan Cara
termudah, biaya termurah, waktu tercepat, memiliki beban paling ringan, serta
tepat sasaran.

10
3) Inovasi dalam hal ini mampu berfikir kreatif, kesesuaian dengan
taggungjawabnya, memungkinkan untuk dicoba dengan kemajuan teknologi
yang ada, kemudahan untuk diamati, berdaya guna, serta praktis.
4) Berorientasi mutu dalam hal ini memiliki komitmen dalam mengedepankan
kualitas hasil pelayanan publik yang baik, sehingga customer merasa
terpuaskan dengan mendapatkan pelayanan.
5. Anti Korupsi
Kata korupsi berasal dari bahasa Latin coruptio dan corruptus yang berarti
perbuatan yang tidak baik, buruk, dapat disuap dan tidak bermoral. Sedangkan
anti korupsi merupakan sebuah tindakan menolak perbuatan korupsi yang dapat
merugikan perekonomian masyarakat maupun keuangan negara. Anti korupsi
memiliki nilai-nilai sebagai berikut:
1) Kejujuran dalam membangun integritas yang tinggi dalam melakukan suatu
pekerjaan;
2) Kepedulian adalah bentuk kepekaan pada lingkungan;
3) Kemandirian merupakan tanda tidak mudah tergantung pada orang lain
dalam berbagai hal, termasuk dalam menjalankan pekerjaan;
4) Kedisiplinan adalah menaati hukum dan norma-norma yang berlaku di
lingkungan kerja dan lingkungan masyarakat;
5) Tanggung Jawab adalah kesadaran untuk menunaikan amanah maupun
tugas yang diemban;
6) Kerja keras berarti bekerja dengan sungguh-sungguh dan sebagai bentuk
pengabdian yang sebaik-baiknya pada lembaga;
7) Kesederhanaan bergaya hidup tidak boros dan mewah;
8) Keberanian memiliki arti berani melaporkan kecurangan dan berani
memperbaiki dir, serta membela kebenaran;
9) Keadilan adalah turut adil di dalam menerapkan hokum tidak pilih kasih dan
tidak memihak.

11
C. Kedudukan dan Peran ASN dalam NKRI

Berdasarkan UU No.5 tahun 2014 Pasal 12 Seorang ASN memiliki peran

sebagai perencana, pelaksana, dan pengawas penyelenggaraan tugas umum
pemerintahan dan pembangunan nasional melalui pelaksanaan kebijakan dan
pelayanan publik yang profesional, bebas dari intervensi politik, serta bersih dari
praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme. Sedangkan fungsi seorang ASN tertuang
dalam Pasal 10 Undang-undang No. 05 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara
, yaitu :
1. Pelaksana kebijakan publik;
2. Pelayan publik; dan
3. Perekat dan pemersatu bangsa
Selanjutnya Pegawai ASN bertugas untuk:
1. Melaksanakan kebijakan yang dibuat oleh Pejabat Pembina Kepegawaian
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
2. Memberikan pelayanan publik yang profesional dan berkualitas.
3. Mempererat persatuan dan kesatuan Negara Kesatuan Republik Indonesia.
Peran dan kedudukan ASN dalam penyelenggaraan pemerintahan adalah
sebagai pelayanan publik, Whole of Government dan Manajemen ASN. Pelayanan
Publik yaitu sebagai segala bentuk kegiatan pelayanan umum yang dilaksanakan
oleh instansi pemerintahan dipusat ataupun daerah dan di lingkungan BUMN/D
dalam bentuk barang dan jasa baik dalam pemenuhan kebutuhan masyarakat.
Whole of Government yaitu pendekatan penyelenggaraan pemerintahan yang
menyatukan upaya kolaboratif pemerintahan mensinergikan dari berbagai sektor
dalam ruang lingkup koordinasi yang lebih bagus untuk mencapai tujuan
pembangunan kebijakan, manajemn program dan pelayanan publik
Manajemen ASN yaitu pengelolaan ASN untuk menghasilkan pegawai ASN
yang professional memiliki nilai dasar, etika profesi, bebas dari intervensi politik,
bersih dari praktik korupsi, kolusi dan nepotisme. Manajemen ASN lebih
mengedepankan kepada pengaturan profesi pegawai harapannya agar selalu
tersedia sumber daya aparatur sipil negara yang unggul seiring dengan
perkembangan zaman.

12
 BAB III
ANALISA ISU-ISU DAN GAGASAN SOLUSI

A. Identifikasi Isu-isu

Berdasarkan hasil diskusi dengan mentor, dengan mempertimbangkan jabatan

penulis sebagai seorang Arsiparis. Maka diperoleh Isu-isu yang terkait dengan
pengelolaan arsip di PPN Kwandang sebagai berikut:

No. Identifikasi Isu Sumber Isu Penyebab Dampak

1. Sarana dan prasarana Pelayanan Pengadaan Arsip masih
dalam pengelolaan arsip di Publik atau disimpan di
PPN Kwandang masih pembangunan ruangan
terbatas. sarana dan masing-masing
prasarana arsip kelompok
belum
dilakukan
2. Masih belum optimalnya Manajemen Masih nyaman Penggunaan
penggunaan tanda tangan ASN dengan cara kertas menjadi
elektronik lama (Tanda boros
tangan basah)
3. Belum adanya sistem Pelayanan Arsip yang Lambatnya
peminjaman arsip yang Publik dipinjam rawan pelayanan
sesuai dengan SOP hilang karena peminjaman
tidak tercatat arsip inaktif
4. Belum Optimalnya Pelayanan Penyimpanan Membutuhkan
pengelolaan arsip surat Publik arsip masih waktu yang
keluar di PPN Kwandang mengandalkan lama apabila
penyimpanan hendak
fisik. Dan melakukan
hanya asal temu kembali
disimpan saja arsip
Tanpa
dilakaukan
pemberkasan
yang baik
benar

Tabel 1. Identifikasi Isu

13
B. Isu-isu yang diangkat

No Isu A P K L Jumlah Peringkat

(1-5) (1-5) (1-5) (1-5)
1. Sarana dan prasarana
dalam pengelolaan arsip di
PPN Kwandang masih 4 4 3 3 14 3
terbatas.
2. Masih belum optimalnya
penggunaan tanda tangan 3 2 2 2 9 4
elektronik
3. Belum adanya sistem
peminjaman arsip yang 3 3 5 4 15 2
sesuai dengan SOP
4. Belum Optimalnya
pengelolaan arsip surat 3 4 5 5 17 1
keluar di PPN Kwandang
Tabel 2. Isu yang Diangkat

Dari keempat isu aktual tersebut, maka dipilih isu yang paling prioritas dengan
menggunakan kriteria Aktualitas (A), Problematik (P), Kekhalayakan (K), dan
Kelayakannya (L), dengan pembobotan 1 sampai dengan 5, yang artinya :

a) Angka 5 : sangat kuat pengaruhnya;

b) Angka 4 : kuat pengaruhnya;
c) Angka 3 : sedang pengaruhnya;
d) Angka 2 : kurang pengaruhnya;
e) Angka 1 : sangat kurang pengaruhnya.

Setelah dilakukan analisis menggunakan metode APKL dan Skala Likert 1-5,
diperoleh nilai tertinggi yaitu 19. Pada isu terkait dengan “Belum Optimalnya
pengelolaan arsip Surat keluar di PPN Kwandang.”

14
C. Data dan Fakta

Jenis Jumlah Ter Digitalisasi % Media Simpan Arsip

Surat Digital
Surat 661 221 33 Flashdisk & PC
Keluar
Surat 403 250 62 Flashdisk & PC
Masuk
Tabel 3 Jumlah Surat Keluar PPN Kwandang tahun 2020

Dari data tersebut maka optimalisasi pengelolaan Surat keluar dan Surat masuk
perlu dilakukan, khususnya melalui digitalisasi arsip. Selain itu media penyimpanan
arsip juga perlu diubah kedalam media yang lebih aman dan lebih mudah diakses.

Dalam laporan Aktualisasi ini, penulis memfokuskan pada pengelolaan arsip

Surat keluar terlebih dahulu dikarenakan keterbatasan waktu dan persentase
digitalisasi Surat keluar yang masih rendah dibandingkan dengan Surat masuk.
Untuk Surat masuk dan arsip yang lain Akan dilakukan setelah selesai masa
aktualisasi.

D. Gagasan Pemecahan Isu

Setelah dilakukan analisis menggunakan metode APKL dan Skala Likert 1-

5, isu yang diangkat adalah “Belum Optimalnya Pengelolaan Arsip Surat keluar di
PPN Kwandang” Maka gagasan pemecahan isu yang Akan dilakukan adalah
dengan “Optimalisasi Pengelolaan Arsip Surat Keluar Melalui Digitalisasi Arsip di
Pelabuhan Perikanan Nusantara Kwandang” Pemecahan isu ini bertujuan untuk
memberikan penyimpanan arsip yang lebih aman dan mudah diakses yaitu dengan
menggunkan Google Drive. Sedangkan untuk arsip non digital akan dilakukan
pemberkasan dengan berpedoman pada tatacara dan peraturan yang ada di
Kementerian Kelautan dan Perikanan yaitu Permen KP No. 08 Tahun 2021 tentang
Penyelenggaraan Kearsipan di lingkup KKP. Dengan gagasan ini diharapkan
tercapai ketepatan dan kecepatan dalam menemukan kembali, mengantisipasi
adanya dokumen yang hilang, efisiensi dalam penggunaan ruangan, peralatan dan
mempermudah dalam penyusutan arsip.

15
 BAB IV
RANCANGAN AKTUALISASI

A. Pengisian Formulir Rencana Kegiatan

Unit Kerja : Pelaksana Terampil Arsiparis, Pelabuhan Perikanan

Nusantara Kwandang

Identifikasi Isu :

1. Sarana dan prasarana dalam pengelolaan arsip di

PPN Kwandang masih Terbatas.
2. Masih belum optimalnya penggunaan tanda tangan
elektronik.
3. Belum adanya sistem peminjaman arsip yang sesuai
dengan SOP
4. Belum Optimalnya pengelolaan arsip surat keluar di
PPN Kwandang

Isu yang Diangkat : Belum Optimalnya Pengelolaan Arsip Surat Keluar di

PPN Kwandang

Gagasan Pemecahan Isu : Optimalisasi Pengelolaan Arsip Surat Keluar Melalui

Digitalisasi Arsip di Pelabuhan Perikanan Nusantara

Kwandang

16
 Keterkaitan Kontribusi Penguatan
No Kegiatan Tahapan Out Put/Hasil Substansi Mata Terhadap Visi-Misi Nilai
. Kegiatan pelatihan Organisasi Organisasi
1. Mengidentifikasi a. Meminta a. Dokumentasi Kaitannya dengan Visi PPN BerAKHLAK
Pedoman arahan dan Kegiatan pelatihan agenda II Kwandang : Berorientasi
Pelaksanaan saran dari b. Catatan hasil Akuntabilitas: “Terwujudnya Pelayanan:
Pemberkasan mentor terkait diskusi Mencatat dan Perikanan Tangkap Menjadi
Arsip rencana dengan meresume hasil dari di Pelabuhan langkah awal
optimalisasi mentor diskusi dengan Perikanan untuk
Digitalisai arsip c. Ringkasan mentor dan hasil Nusantara meningkatkan
surat keluar terkait dengan identifikasi Kwandang yang kualitas
dan penerapan tata cara dan Pedoman maju dan pelayanan
pemberkasan pedoman Pemberkasan Arsip. berkelanjutan serta khususnya
arsip sesuai dlam Nasionalisme : masyarakat yang dalam hal
dengan melakukan Ketika berdiskusi Mandiri dan kearsipan.
pedoman yang pemberkasan dengan mentor Sejahtera untuk Akuntabel:
berlaku arsip selalu mewujudkan Menggunakan
b. Mempelajari menggunakan Indonesia Maju sumber acuan
tata cara dan Bahasa Indonesia yang Berdaulat, yang dapat
pedoman yang baik dan benar Mandiri, dan dipertanggung
Berkepribadian jawabkan, dan

17
pemberkasan Etika Publik : berlandaskan merupakan
arsip Menunjukan Etika Gotong-Royong” aturan resmi
yang sopan dan pemerintah
menggunakan nada Misi PPN tentang
yang tepat saat Kwandang pemberkasan
berbicara dengan Peningkatan arsip.
mentor Kualitas Manusia Kompeten:
Komitmen Mutu : Indonesia, Struktur Dengan
Mengacu pada Ekonomi Yang membaca dan
pedoman yang Produktif, Mandiri, memahami
berlaku dalam dan Berdaya Saing, peraturan
pemberkasan arsip Mencapai maka dapat
Anti Korupsi : Lingkungan Hidup meningkatkan
Menjaga nilai Yang Berkelanjutan, pengetahuan
integritas dan Pengelolaan dan
kejujuran Pemerintahan yang komepetensi
Bersih, Efektif, dan khususnya
Kaitannya dengan Terpercaya dalam
Agenda III (Peran pengelolaan
dan Kedudukan Turut mendukung arsip.
ASN dalam NKRI) misi PPN Kwandang

18
 Manajemen ASN : yaitu mencapai Harmonis:
Membuat inovasi pengelolaan Bersikap lemah
yang dapat pemerintahan lembut dalam
menunjang kinerja yang efektif dan melayani
seorang arsiparis terpercaya dengan peminjaman
Whole Of berkonsultasi arsip
Government : dengan Mentor Loyal: Patuh
Konsultasi dengan terkait Optimalisasi dan setia pada
mentor, Pimpinan, Pengelolaan Arsip peraturan,
dan rekan kerja Surat Keluar dan khususnya
terkait tatacara dan Penerapan tentang
pedoman Pemberkasan Arsip pengelolan
pemberkasan arsip Sesuai dengan arsip dan
Pelayanan Publik : Pedoman yang peraturan
Dengan berlaku tentang jabatan
menerapkan Arsiparis
pemberkasan arsip Adaptif:
yang sesuai dengan Mampu
tatacara dan beradaptasi
pedoman yang dan
berlaku, dapat memanfaatkan

19
 mempermudah segala bentuk
pelayanan perkembangan
peminjaman arsip terknologi dan
informasi
Kolaboratif:
Membangun
komunikasi dan
kerjasama dari
semua
pihak/pegawai
yang ada di
Unit Kerja guna
mencapai
tujuan
organisasi
2. Memilah/Mengel a. Berdiskusi dan a. Dokumentasi Kaitannya dengan Turut mendukung BerAKHLAK
ompokan Arsip Meminta saran Kegiatan pelatihan agenda II misi PPN Kwandang Berorientasi
Sesuai dengan dan masukan b. Catatan daftar Akuntabilitas : yaitu mencapai Pelayanan:
Kode dari teman- Alat yang Mencatat arahan pengelolaan Melakukan
Klasifikasinya teman pegawai diperlukan dan masukan dari pemerintahan kegiatan
yang pernah dalam teman pegawai yang efektif dan dengan teliti

20
 mengikuti diklat melakukan yang sudah pernah terpercaya dengan demi kualitas
kearsipan digitalisasi melakukan Diklat berkonsultasi pelayanan
b. Mengelompokk dan kearsipan dengan Mentor yang baik
an arsip yang pemberkasan Nasionalisme : terkait Optimalisasi Akuntabel:
memiliki Arsip Menerapkan Sila Pengelolaan Arsip Memastikan
kesamaan c. Daftar arsip Ke-4 dengan Surat Keluar dan arsip dipilah
Klasifikasi beserta Kode melakukan Penerapan sesuai dengan
klasifikasinya musyawarah Pemberkasan Arsip kode klasifikasi
dengan sesama Sesuai dengan dan tidak ada
pegawai yang Pedoman yang yang keliru
pernah mengikti berlaku Kompeten:
Diklat Kearsipan Memahami arti
Etika Publik : dan maksud
Mengajak diskusi dari setiap
pegawai ketika yang kode klasifikasi
bersangkutan tidak arsip
sibuk Harmonis:
Komitmen Mutu : Melakukan
Berdiskusi agar kegiatan dan
diperoleh hasil yang senang hari
maksimal

21
 Anti Korupsi : dan penuh
Menjaga nilai keikhlasan
integritas dan Loyal: Patuh
kejujuran dalam dan setia pada
berdiskusi peraturan,
Kaitannya dengan khususnya
Agenda III (Peran tentang
dan Kedudukan pengelolan
ASN dalam NKRI) arsip dan
Manajemen ASN : peraturan
Berdiskusi dengan tentang jabatan
pegawai yang paling Arsiparis
berkompeten dalam Adaptif:
bodang kearsipan Mampu
Whole Of beradaptasi
Government dan
Konsultasi dengan memanfaatkan
rekan kerja yang segala bentuk
lebih memahami perkembangan
tentang IT terknologi dan
informasi

22
 Pelayanan Publik : Kolaboratif:
Dengan Membangun
menerapkan komunikasi dan
pemberkasan arsip kerjasama dari
yang sesuai dengan semua
tatacara dan pihak/pegawai
pedoman yang yang ada di
berlaku, dapat Unit Kerja guna
mempermudah mencapai
pelayanan tujuan
peminjaman arsip organisasi
3. Membuat a. Menscan arsip a. Dokumentasi Kaitannya dengan Adanya Google BerAKHLAK
Google Drive yang telah Kegiatan pelatihan agenda II Drive dan Berorientasi
untuk dikelompokan b. Dokumentasi Akuntabilitas : Penerapan Pelayanan:
menyimpan sesuai dengan Arsip Non Membuat google Pemberkasan Memastikan
arsip digital dan kode klasifikasi Digital Drive dengan penuh sesuai dengan akun Google
Mempersiapkan b. Mengunggah (Kertas) yang integritas dan Pedoman dapat berfungsi
Boks Arsip arsip yang telah discan tanggung jawab ini sebagai inovasi dengan baik
untuk telah discan c. Boks Arsip Nasionalisme : untuk sehingga dapat
Menyimpan kedalam dan peralatan Menerapkan Sila mempermudah dan meningkatkan
Google Drive Ke-1 melakukan meningkatkan kualitas

23
Arsip Non c. Mempersiapka yang siap scan arsip dengan keefektifan pelayanan
Digital n Peralatan digunakan jujur, Memastikan pelayanan. khususnya
yang Akan seluruh arsip telah Khususnya dalam hal
digunakan ter Scan pelayanan kearsipan.
untuk Etika Publik: peminjaman dan Akuntabel:
menyimpan Menggunakan alat temu kembali Menggunakan
arsip Non scan secara arsip kepada user name
Digital (Boks bergiliran. Karena pegawai dan yang baik
Arsip) Apabila alat scan di stakeholder Kompeten:
Boks arsip Kelompok Mempelajari
tidak Tatausaha PPN tatacara
mencukupi Kwandang hanya membuat Akun
maka saya ada 1. Google Drive
berencana Komitmen Mutu: dengan
membuat Memastikan hasil seksama.
sendiri dari scan dapat dibaca Harmonis:
kardus bekas. dengan baik. Agar Melakukan
mudah dibaca saat kegiatan dan
arsip dipinjam. senang hari
dan penuh
keikhlasan.

24
 Kaitannya dengan Loyal: Patuh
Agenda III (Peran dan setia pada
dan Kedudukan peraturan,
ASN dalam NKRI) khususnya
Manajemen ASN : tentang
Pembuatan Google pengelolan
Drive bertujuan arsip dan
untuk peraturan
mempermudah tentang jabatan
pelayanan Arsiparis
Whole Of Adaptif:
Government Mampu
Konsultasi dengan beradaptasi
teman sesama dan
pegawai yang memanfaatkan
pernah mengikuti segala bentuk
Diklat Kearsipan perkembangan
terkait tata cara terknologi dan
pemberkasan arsip informasi
dan Kolaboratif:
dengan rekan kerja Membangun

25
 yang lebih komunikasi dan
memahami kerjasama dari
teknologi terkait semua
penggunaan pihak/pegawai
Google drive. yang ada di
Pelayanan Publik : Unit Kerja guna
Memberikan mencapai
kemudahan akses tujuan
peminjaman dan organisasi.
temu kebali arsip
di PPN Kwandang.
4. Membuat atau a) Mempersiapka a) Dokumentasi/ Kaitannya dengan Turut mendukung BerAKHLAK
Mempersiapkan n Perangkat Screen Shoot pelatihan agenda II misi PPN Kwandang Berorientasi
Backup Data. Penyimpanan Folder Akuntabilitas : yaitu mencapai Pelayanan:
(Hard Disk). Penyimpanan Menyimpan arsip pengelolaan Memastikan
b) Menyimpan/ Arsip Digital digital dengan pemerintahan seluruh surat
Meng Unggah Dalam Hard penuh yang efektif dan telah terupload
Arsip Digital Disk. integritas dan terpercaya melalui Kompeten:
kedalam Hard tanggung jawab. Optimalisasi Memastikan
Disk. Komitmen Mutu: Pengelolaan Arsip keamanan aku
Memastikan seluruh Google dan

26
 arsip telah Surat Keluar melalui keamanan
tersimpan. digitalisasi Arsip. surat yang
Kaitannya dengan telah diupload
Agenda III (Peran Harmonis:
dan Kedudukan Melakukan
ASN dalam NKRI) kegiatan dan
Pelayanan Publik : senang hari
Memberikan dan penuh
kemudahan akses keikhlasan.
peminjaman dan Loyal: Patuh
temu kebali arsip dan setia pada
di PPN Kwandang. peraturan,
khususnya
tentang
pengelolan
arsip dan
peraturan
tentang jabatan
Arsiparis.
Adaptif:

27
 Mampu
beradaptasi
dan
memanfaatkan
segala bentuk
perkembangan
terknologi dan
informasi.
5. Penerapan a. Menyimpan a. Dokumentasi Kaitannya dengan Adanya Penerapan BerAKHLAK
Optimalisasi Arsip Non kegiatan pelatihan agenda II Pemberkasan Berorientasi
Pengelolaan Digital kedalam b. Dokumentasi Akuntabilitas : sesuai dengan Pelayanan:
Arsip Surat Boks Arsip Boks arsip Membuat berita Pedoman Menjadi
Keluar Melalui dengan yang telah acara pemberkasan ini sebagai inovasi langkah untuk
Digitalisasi Arsip memperhatikan diberi QR arsip sebagai bukti dan Turut meningkatkan
Tatacara dan Code. arsip telah dilakukan mendukung misi kualitas
pedoman yang pemberkasan. PPN Kwandang pelayanan
berlaku. Nasionalisme : yaitu mencapai khususnya
b. Membuat QR Menjaga keamanan pengelolaan dalam hal
Code yang arsip, baik fisik pemerintahan kearsipan.
apabila dipindai maupun yang efektif dan Akuntabel:
akan informasinya. terpercaya Menggunakan

28
 menampilkan Karena setiap arsip Khususnya dalam sumber acuan
folder berisi merupakan asset hal pelayanan yang dapat
Arsip Digital. informasi kantor. peminjaman dan dipertanggung
c. Menempelkan Etika Publik : temu kembali jawabkan, dan
QR Code pada Melayani dengan arsip kepada merupakan
Boks arsip ikhlas dan pegawai dan aturan resmi
d. Menyimpan bertanggung jawab stakeholder. pemerintah
Boks arsip apabila ada yang tentang
pada rak arsip hendak meminja pemberkasan
e. Meminta saran arsip. arsip.
dan masukan Komitmen Mutu: Kompeten:
terkait Memastikan QR Senantiasa
penerapan Code dapat menambah
penyimpanan dipindai, agar ilmu
arsip digital dan pelayanan pengetahuan
penggunaan peminjaman dan tentang
QR Code temu kembali arsip pengelolaan
dapat berjalan arsip. Baik
dengan baik dan melalui
cepat. pemahaman
Anti Korupsi : terkait

29
 Tidak memanipulasi peraturan/men
isi dokumen arsip gikuti seminar
yang ada didalam kearsipan.
Boks arsip. Harmonis:
Kaitannya dengan Bersikap lemah
Agenda III (Peran lembut dan
dan Kedudukan dengan senang
ASN dalam NKRI) hati dalam
Manajemen ASN : melayani
Memposisikan diri peminjaman
sebagai arsiparis arsip
yang siap Loyal: Patuh
membantu dan setia pada
meberikan peraturan,
kemudahan khususnya
aksesibiltas tentang
peminjaman dan pengelolan
temu kembali arsip arsip dan
Whole Of peraturan
Government : tentang jabatan
Tetap melakukan Arsiparis.

30
 koordinasi dengan Adaptif:
mentor dan rekan Mampu
kerja. beradaptasi
serta menerima, dan
menindaklanjuti memanfaatkan
kritik dan saran segala bentuk
terkait Penyimpanan perkembangan
arsip. terknologi dan
Pelayanan Publik : informasi.
Memberikan Kolaboratif:
bantuan kepada Membangun
pegawai jika terjadi komunikasi dan
kendala dalam kerjasama dari
mengakses arsip semua
digital. pihak/pegawai
yang ada di
Unit Kerja guna
mencapai
tujuan
organisasi
Tabel 4. Form Rencana Kegiatan

31
 Mengidentifikasi Pedoman
Pelaksanaan Pemberkasan
Arsip

Memilah/Mengelompokan Arsip
Sesuai dengan Kode
Klasifikasinya Arsip

Membuat Google Drive untuk

menyimpan arsip digital dan
Mempersiapkan Boks Arsip

Membuat atau Mempersiapkan

Backup Data

Penerapan Optimalisasi Pengelolaan

Arsip Surat Keluar Melalui Digitalisasi
Arsip
Laporan Kegiatan

Foto 2 Diagram Alur Kegiatan

B. Jadwal Rencana Aktualisasi

Jadwal rencana Aktualisasi dibuat dengan tujuan agar pelaksanaan Aktualisasi

berjalan secara terstruktur. Berikut adalah jadwal yang telah disusun:
Oktober November
No KEGIATAN I II III IV I II III IV
1. Mengidentifikasi Pedoman √
SEMINAR AKTUALISASI
Pelaksanaan Pemberkasan Arsip
2. Memilah/Mengelompokan Arsip √ √
Sesuai dengan Kode Klasifikasinya
3. Membuat Google Drive untuk √ √ √
menyimpan arsip digital dan
Mempersiapkan Boks Arsip untuk
Menyimpan Arsip Non Digital
4. Membuat atau Mempersiapkan √
Backup Data
5. Penerapan Optimalisasi √ √
Pengelolaan Arsip Surat Keluar
Melalui Digitalisasi Arsip
Tabel 5. Jadwal Rencana Aktualisasi

32
 BAB V
PELAKSANAAN AKTUALISASI

A. Waktu dan Tempat Aktualisasi

Pelaksanaan Aktualisasi ini dilaksanakan selama masa off campus

selama ± 1 bulan terhitung sejak Minggu ke-1 Bulan Oktober sampai dengan
Minggu ke-2 Bulan November 2021. Pelaksanaanya bertempat sub Bagian Tata
Usaha, Pelabuhan Perikanan Nusantara Kwandang.

B. Uraian Kegiatan

Uraian kegiatan ini dilaksanakan sesuai dengan rancangan yang telah dibuat
serta disetujui oleh Coach Dan Mentor. Berikut adalah kegiatan yang telah
dilaksanakan:

1. Mengidentifikasi Pedoman Pelaksanaan Pemberkasan Arsip

2. Memilah/Mengelompokan Arsip Sesuai dengan Kode Klasifikasinya
3. Membuat Google Drive untuk menyimpan arsip digital dan Mempersiapkan
Boks Arsip untuk Menyimpan Arsip Non Digital
4. Membuat atau Mempersiapkan Backup Data
5. Penerapan Optimalisasi Pengelolaan Arsip Surat Keluar Melalui Digitalisasi
Arsip

C. Realisasi Kegiatan Aktualisasi

Dalam pelaksanaanya, Kegiatan aktualisasi tidak mengalami perubahan. Baik

dari waktu pelaksanaan maupun tahapan kegiatannya. Setiap tahap kegiatan
dijalankan sesuai dengan apa yang ada dalam Rancangan aktualisasi yang telah
disusun.

D. Rincian Kegiatan Aktualisasi

Dalam melaksanakan setiap kegiatan yang ada dalam aktualisasi ini, Penulis
senatiasa menerapkan nilai-nilai dasar seorang ASN dan Peran serta Kedudukan
seorang ASN. Berikut Adalah rincian pelaksanaan aktualisasi dari tahap kegiatan
1 s.d tahap kegiatan 5.

33
Kegiatan 1. Mengidentifikasi Pedoman Pelaksanaan Pemberkasan Arsip

Kegiatan ini merupakan tahap pertama dari pelaksanan aktualisasi, yaitu

dengan Cara Mengidentifkasi Pedoman Pelaksanaan Pemberkasan Arsip
berdiskusi serta meminta arahan dari mentor terkait kegiatan yang Akan
dilaksanakan. Pada kegiatan ini yang menjadi bahan diskusi terkait dengan
pedoman dan tatacara Pemberkasan Arsip yang ada dalam Permen KP No.8
tahun 2021 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Kementerian
Kelautan dan Perikanan. Untuk lebih detailnya disajikan pada tabel sebagai
berikut:

Kegiatan Mengidentifikasi Pedoman Pelaksanaan Pemberkasan

Arsip
Tanggal Pelaksanaan 06 Oktober 2021
Output Kegiatan
1. Dokumentasi Kegiatan
2. Catatan hasil diskusi dengan mentor
3. Ringkasan terkait dengan tata cara dan pedoman dalam melakukan
pemberkasan arsip.
1. Tahapan Kegiatan :
Meminta arahan, berdiskusi dan konsultasi kepada Bapak Adil Sinohaji
selaku mentor dan atasan terkait kegiatan yang Akan dilaksanakan dengan
berpedoman pada Permen KP No.8 Tahun 2021.

34
2. Output Kegiatan
Hasil konsultasi tersebut tetuang pada resume sebagai berikut :
1. Mentor menginstruksikan untuk melakukan kegiatan pemberkasan
dengan memperhatikan peraturan terbaru sesuai dengan Permen KP
No.8 Tahun 2021.
2. Mentor menyarankan agar selalu berkoordinasi dengan arsiparis yang
lebih senior agar teciptanya keselarasan dalam pengelolaan arsip.
3. Mentor mendukung penuh kegiatan ini.

Ringkasan terkait dengan tata cara dan pedoman dalam melakukan

pemberkasan arsip :
1. Arsip Kertas
Langkah-langkah pemberkasan meliputi pemeriksaan Berkas,
pengelompokan Berkas dalam folder, penentuan Indeks, pengkodean,
Tunjuk Silang, penyortiran, penyimpanan Berkas, dan memasukkan Arsip
dalam folder
2. Arsip Elektronik
Input Data, Pengelompokan Arsip, Sistem Penyimpanan dan Temu Balik
Arsip Elektronik, Pemeliharaan dan Perlindungan Arsip Elektronik,
Pengelompokan Berkas Arsip dalam Folder.
Dokumentasi Kegiatan :

Foto 3. Dokumentasi Kegiatan 1

35
3. Keterkaitan Substansi Mata pelatihan :
Akuntabilitas : Mencatat dan meresume hasil dari diskusi dengan mentor
dan hasil identifikasi Pedoman Pemberkasan Arsip.
Whole Of Government : Konsultasi dengan mentor, Pimpinan, dan
rekan kerja terkait tatacara dan pedoman pemberkasan arsip
Etika Publik : Menunjukan Etika yang sopan dan menggunakan nada
yang tepat saat berbicara dengan mentor

4. Kontribusi Terhadap VisiMisi Organisasi :

Turut mendukung misi PPN Kwandang yaitu mencapai pengelolaan
pemerintahan yang efektif dan terpercaya dengan berkonsultasi dengan
Mentor terkait Optimalisasi Pengelolaan Arsip Surat Keluar dan Penerapan
Pemberkasan Arsip Sesuai dengan Pedoman yang berlaku.

5. Penguatan Nilai Organisasi : BERAKHLAK

Loyal: Patuh dan setia pada peraturan, khususnya tentang pengelolan
arsip dan peraturan tentang jabatan Arsiparis
Akuntabel: Menggunakan sumber acuan yang dapat dipertanggung
jawabkan, dan merupakan aturan resmi pemerintah tentang pemberkasan
arsip.
Tabel 6. Rincian Kegiatan 1

36
Kegiatan 2. Memilah/Mengelompokan Arsip Sesuai dengan Kode
Klasifikasinya

Dalam Kegiatan ini penulis mengelompokan arsip Surat keluar berdasarkan

waktu penciptaan arsip (Per bulan) kemudian dikelompokan lagi berdasarkan kode
klasifikasinya. Untuk lebih detailnya disajikan pada tabel sebagai berikut:
Kegiatan Memilah/Mengelompokan Arsip Sesuai dengan Kode
Klasifikasinya
Tanggal Pelaksanaan 12 Oktober 2021
Output Kegiatan
1. Dokumentasi Kegiatan
2. Catatan daftar Alat yang diperlukan dalam melakukan digitalisasi dan
pemberkasan Arsip
3. Daftar arsip beserta Kode klasifikasinya
1. Tahapan Kegiatan :
a) Berdiskusi dan Meminta saran dan masukan dari teman-teman
pegawai yang pernah mengikuti diklat kearsipan
b) Mengelompokkan arsip yang memiliki kesamaan Klasifikasi

37
2. Output Kegiatan
1. Daftar Alat yang diperlukan dalam melakukan digitalisasi dan
pemberkasan Arsip (Berdasarkan diskusi dan masukan dari pegawai
lain dan menyesuaikan dengan peralatan yang ada di UPT) :
 Boks Arsip
 Indeks
 Alat Scan
Daftar arsip beserta Kode klasifikasinya
Kode Klasifikasi
No Bulan Jumlah
TU KU KP PI RC OT PL Lainnya
1 Januari 19 2 4 2 1 - - 2 30
2 Februari 17 3 1 - - - 4 3 28
3 Maret 30 3 5 2 2 - 1 - 43
4 April 11 2 4 2 1 - 6 - 26
5 Mei 14 2 3 1 1 - - 2 23
6 Juni 19 5 6 1 0 - - 2 33
7 Juli 22 6 7 1 1 - 2 27 66
8 Agustus 15 5 3 2 1 - 1 3 30
9 September 17 1 1 1 - 1 2 5 28
10 Oktober 8 3 4 1 1 - 1 2 20
11 November 12 2 8 3 1 - - 8 34
12 Desember 8 9 7 1 1 - 3 6 35
13 Arsip surat keluar yang menjadi arsip pribadi dan arsip pimpinan 265
JUMLAH 661

Tabel 7 Datar Arsip Surat Keluar PPN Kwandang tahun 2020

Dokumentasi Kegiatan :

Foto 4. Diskusi Dengan Sesama Foto 5. Proses Pengelompokan Arsip

Pegawai

3. Keterkaitan Substansi Mata pelatihan :

Keterkaitan Substansi Mata pelatihan :
Akuntabilitas: Mencatat arahan dan masukan dari teman pegawai yang
sudah pernah melakukan Diklat kearsipan.

38
 Komitmen Mutu : Berdiskusi agar diperoleh hasil yang maksimal,
Mengelompokan arsip dengan cermat dan teliti.
Etika Publik : Mengajak diskusi pegawai ketika yang bersangkutan tidak
sibuk.
Manajemen ASN : Berdiskusi dengan pegawai yang paling berkompeten
dalam bidang kearsipan
4. Kontribusi Terhadap VisiMisi Organisasi :
Turut mendukung misi PPN Kwandang yaitu mencapai pengelolaan
pemerintahan yang efektif dan terpercaya dengan berkonsultasi dengan
Mentor terkait Optimalisasi Pengelolaan Arsip Surat Keluar dan Penerapan
Pemberkasan Arsip Sesuai dengan Pedoman yang berlaku.
5. Penguatan Nilai Organisasi : BERAKHLAK
Kompeten: Memahami arti dan maksud dari setiap kode klasifikasi arsip
Akuntabel: Memastikan arsip dipilah sesuai dengan kode klasifikasi dan
tidak ada yang keliru. Membuat daftar arsip beserta kode klasifikasinya
Kolaboratif: Membangun komunikasi dan kerjasama dari semua
pihak/pegawai yang ada di Unit Kerja guna mencapai tujuan organisasi
Tabel 8. Rincian Kegiatan 2

39
Kegiatan 3. Membuat Google Drive untuk menyimpan arsip digital dan
Mempersiapkan Peralatan untuk Menyimpan Arsip Non Digital
Dalam Kegiatan ini penulis membuat Akun Google Drive yang akan digunakan
sebagai media penyimpanan Arsip Surat Keluar dan mempersipakan peralatan
guna menyimpan arsip non digital. Untuk lebih detailnya disajikan pada tabel
sebagai berikut:
Kegiatan Membuat Google Drive untuk menyimpan arsip digital
dan Mempersiapkan Peralatan untuk Menyimpan
Arsip Non Digital
Tanggal Pelaksanaan 25 Oktober 2021
Output Kegiatan
1. Dokumentasi Kegiatan
2. Dokumentasi Arsip Non Digital (Kertas) yang telah discan
3. Boks Arsip dan peralatan yang siap digunakan
1. Tahapan Kegiatan :
a) Menscan arsip yang telah dikelompokan sesuai dengan kode
klasifikasi
b) Membuat Akun Google Drive
c) Mengunggah arsip yang telah discan kedalam Google Drive
d) Mempersiapkan Peralatan yang Akan digunakan untuk menyimpan
arsip Non Digital (Boks Arsip)

40
2. Output Kegiatan :

41
3. Keterkaitan Substansi Mata pelatihan :
Akuntabilitas : Membuat google Drive dengan penuh integritas dan
tanggung jawab.
Nasionalisme : Menerapkan Sila Ke-1 melakukan scan arsip dengan jujur,
Memastikan seluruh arsip telah ter Scan.
Etika Publik: Menggunakan alat scan secara bergantian, Hal ini karena
alat scan di PPN Kwandang jumlahnya terbatas.
Komitmen Mutu: Memastikan hasil scan dapat dibaca dengan baik. Agar
mudah dibaca saat arsip dipinjam
Whole Of Government : Melibatkan teman yang lebih memahami tentang
IT, Khususnya tentang Google Drive
Pelayanan Publik : Memberikan kemudahan akses peminjaman dan temu
kebali arsip di PPN Kwandang.

42
4. Kontribusi Terhadap VisiMisi Organisasi :
Turut mendukung misi PPN Kwandang yaitu mencapai pengelolaan
pemerintahan yang efektif dan terpercaya dengan berkonsultasi dengan
Mentor terkait Optimalisasi Pengelolaan Arsip Surat Keluar Melalui
digitalisasi Arsip.
5. Penguatan Nilai Organisasi : BERAKHLAK
Berorientasi Pelayanan: Memastikan akun Google dapat berfungsi
dengan baik sehingga dapat meningkatkan kualitas pelayanan khususnya
dalam hal kearsipan.
Akuntabel: Menggunakan user name yang baik
Kompeten: Mempelajari tatacara membuat Akun Google Drive dengan
seksama, dan berdiskusi dengan rekan yang lebih memahami tentang
penggunaan Google Drive
Harmonis: Melakukan kegiatan dan senang hari dan penuh keikhlasan.
Kolaboratif: Membangun komunikasi dan kerjasama dari semua
pihak/pegawai yang ada di Unit Kerja guna mencapai tujuan organisasi
Tabel 9. Rincian Kegiatan 3

43
Kegiatan 4. Membuat atau mempersiapkan Backup Data
Dalam Kegiatan ini penulis menyimpan hasil scan Arsip surat keluar ke dalam
media penyimpanan berupa Hard Disk, hal ini dilakukan agar apabila data yang
tersimpan dalam Google Drive hilang atau rusak terdapat data cadangan sebagai
pengganti data yang hilang atau rusak. Untuk lebih detailnya disajikan pada tabel
sebagai berikut:
Kegiatan Membuat atau Mempersiapkan Backup Data
Tanggal Pelaksanaan 1 Oktober 2021
Output Kegiatan
1. Dokumentasi/Screen Shoot Folder Penyimpanan Arsip Digital Dalam Hard
Disk
1. Tahapan Kegiatan :
a) Mempersiapkan Perangkat Penyimpanan (Hard Disk)
b) Menyimpan/ Meng Unggah Arsip Digital kedalam Hard Disk

2. Output Kegiatan :

Foto 6. Folder Arsip Dalam Back Up File

44
 Foto 7. Proses Unggah Kedalam Back Up File

3. Akuntabilitas : Menyimpan arsip digital dengan penuh integritas dan

tanggung jawab
Komitmen Mutu: Memastikan seluruh arsip telah tersimpan.
Kaitannya dengan Agenda III (Peran dan Kedudukan ASN dalam
NKRI)
Pelayanan Publik : Memberikan kemudahan akses peminjaman dan
temu kebali arsip di PPN Kwandang

4. Turut mendukung misi PPN Kwandang yaitu mencapai pengelolaan

pemerintahan yang efektif dan terpercaya melalui Optimalisasi
Pengelolaan Arsip Surat Keluar melalui digitalisasi Arsip.

5. Penguatan Nilai Organisasi : BERAKHLAK

Berorientasi Pelayanan: Memastikan seluruh surat telah terupload
Kompeten: Memastikan keamanan aku Google dan keamanan surat yang
telah diupload
Harmonis: Melakukan kegiatan dan senang hari dan penuh keikhlasan
Loyal: Patuh dan setia pada peraturan, khususnya tentang pengelolan
arsip dan peraturan tentang jaba
tan Arsiparis
Adaptif: Mampu beradaptasi dan memanfaatkan segala bentuk
perkembangan terknologi dan informasi
Tabel 10. Rincian Kegiatan 4

45
Kegiatan 5. Penerapan Optimalisasi Pengelolaan Arsip Surat Keluar Melalui
Digitalisasi Arsip
Dalam kegiatan 5 yang merupakan kegiatan terakhir dalam rangkaian
Aktualisasi ini, Penulis menyimpan Menyimpan Arsip Non Digital kedalam Boks
Arsip, Membuat QR Code, Menempelkan QR Code pada Boks arsip, dan
Menyimpan Boks arsip pada rak arsip. Untuk lebih detailnya disajikan pada tabel
sebagai berikut:

Kegiatan Penerapan Optimalisasi Pengelolaan Arsip Surat

Keluar Melalui Digitalisasi Arsip

Tanggal Pelaksanaan 8 November 2021

Output Kegiatan
1. Dokumentasi kegiatan
2. Dokumentasi Boks arsip yang telah diberi QR Code.
1. Tahapan Kegiatan :
a) Menyimpan Arsip Non Digital kedalam Boks Arsip dengan
memperhatikan Tatacara dan pedoman yang berlaku.
b) Membuat QR Code yang apabila dipindai akan menampilkan folder
berisi Arsip Digital.
c) Menempelkan QR Code pada Boks arsip
d) Menyimpan Boks arsip pada rak arsip
e) Meminta saran dan masukan terkait penerapan penyimpanan arsip
digital dan penggunaan QR Code

2. Output Kegiatan :

46
 Foto 8. Proses Pembuatan QR Code

Foto 9. QR Code Yang Telah Siap

Digunakan

Foto 10. Pemberian QR Code Pada Boks Arsip

47
 Foto 11. Penyimpanan Arsip Non Digital Kedalam Boks Arsip

Foto 12. Penyimpanan Arsip Ke Ruang Arsip

3. Nasionalisme : Menjaga keamanan arsip, baik fisik maupun informasinya.

Karena setiap arsip merupakan asset informasi kantor.

48
 Etika Publik : Melayani dengan ikhlas dan bertanggung jawab apabila ada
yang hendak meminja arsip.
Komitmen Mutu: Memastikan QR Code dapat dipindai, agar pelayanan
peminjaman dan temu kembali arsip dapat berjalan dengan baik dan cepat.
Anti Korupsi : Tidak memanipulasi isi dokumen arsip yang ada didalam
Boks arsip.
Manajemen ASN : Memposisikan diri sebagai arsiparis yang siap
membantu meberikan kemudahan aksesibiltas peminjaman dan temu
kembali arsip
Whole Of Government : Tetap melakukan koordinasi dengan mentor dan
rekan kerja. serta menerima, menindaklanjuti kritik dan saran terkait
Penyimpanan arsip.
Pelayanan Publik : Memberikan bantuan kepada pegawai jika terjadi
kendala dalam mengakses arsip digital.
4. Adanya Penerapan Pemberkasan sesuai dengan Pedoman ini sebagai
inovasi dan Turut mendukung misi PPN Kwandang yaitu mencapai
pengelolaan pemerintahan yang efektif dan terpercaya Khususnya
dalam hal pelayanan peminjaman dan temu kembali arsip kepada pegawai
dan stakeholder.
5. Penguatan Nilai Organisasi : BERAKHLAK
Berorientasi Pelayanan: Menjadi langkah untuk meningkatkan kualitas
pelayanan khususnya dalam hal kearsipan.
Akuntabel: Menggunakan sumber acuan yang dapat dipertanggung
jawabkan, dan merupakan aturan resmi pemerintah tentang pemberkasan
arsip.
Kompeten: Senantiasa menambah ilmu pengetahuan tentang
pengelolaan arsip. Baik melalui pemahaman terkait peraturan/mengikuti
seminar kearsipan.
Harmonis: Bersikap lemah lembut dan dengan senang hati dalam
melayani peminjaman arsip
Loyal: Patuh dan setia pada peraturan, khususnya tentang pengelolan
arsip dan peraturan tentang jabatan Arsiparis.

49
Adaptif: Mampu beradaptasi dan memanfaatkan segala bentuk
perkembangan terknologi dan informasi.
Kolaboratif: Membangun komunikasi dan kerjasama dari semua
pihak/pegawai yang ada di Unit Kerja guna mencapai tujuan organisasi.
Tabel 11. Rincian Kegiatan 5

50
 BAB VI
KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Pelaksanaan aktualisasi dengan judul Optimalisasi Pengelolaan Arsip Surat

Keluar Melalui Digitalisasi Arsip di Pelabuhan Perikanan Nusantara Kwandang
ini mempermudah dalam rangka Peminjaman arsip dan Temu kembali arsip. Hal
ini memberikan pelayanan peminjaman arsip menjadi lebih cepat, fisik arsip tetap
terjaga keutuhan dan keamanannya. Aktualisasi ini memanfaatan IT yang rendah
biaya yang dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja.
Dalam mejalankan serangkaian kegiatan aktualisasi ini, Penulis selalu
menerapkan nilai-nilai dasar seorang ASN yaitu ANEKA serta peran dan
kedudukan ASN. Hal tersebut dijadikan sebagai pedoman atau acuan dalam
melaksanakan setiap kegiatannya yang apabila tidak diterapkan akan
mengakibatkan tidak tercipatanya fungsi ASN sebagai pelaksana kebijakan publik,
memberikan pelayanan publik, sebagai perekat dan pemersatu bangsa dan setiap
output kegiatan yang dihasilkan tidak memiliki mutu kualitas yang baik dan dapat
dipertanggungjawabkan.

B. Saran

Setelah melaksanakan keseluruhan tahapan kegiatan Aktualisasi ini, diperoleh

beberapan usulan agar pengelolaan arsip di PPN Kwandang dapat menjadi lebih
baik sebagai berikut:

1. Menjaga konsistensi dan keberlanjutan penerapan nilai-nilai dasar ASN dan

Peran serta ASN dalam menjalankan setiap tugas dan kegiatan baik terkait
Pengelolaan Arsip maupun kegiatan lain yang ada di PPN Kwandang.
2. Perlunya pengadaan sarana dan prasarana Arsip, Seperti Penyediaan ruang
asip yang lebih memadai Serta perangkat pendukung dalam pengelolaan arsip.
3. Meningkatkan kesadaran dari setiap pegawai Akan pentingnya mengarsipkan
setiap dokumen yang dihasilkan dari setiap kegiatan yang dibiayai oleh
Negara.
4. Perlu adanya penambahan tenaga kearsipan, Khususnya Arsparis yang
memiliki jejang diatas Arsiparis Terampil di PPN Kwandang.

51
 DAFTAR PUSTAKA
Dwiyanto, Agus Dwi. 2019. Modul Pelatihan Dasar Calon PNS
Nasionalisme.Lembaga Administrasi Negara: Jakarta
Fatimah, Elly & Irawati, Erna. 2019. Modul Pelatihan Dasar Calon PNS
Manajemen ASN, Lembaga Administrasi Negara: Jakarta
Kumorotomo, Wahyudi. Wirapradja N & Imbaruddin, Amir. 2019. Modul Pelatihan
Dasar Calon PNS Etika Publik. Lembaga Administrasi Negara: Jakarta
Kusumasasi, Bevaola. Dwiputrianti, S & Allo E. 2019. Modul Pelatihan Dasar
Calon PNS Akuntabilitas. Lembaga Administrasi Negara: Jakarta
Pelabuhan Perikanan Nusantara Kwandang. 2020. Rencana Strategis
RENSTRA 2020 – 2024. Kwandang.
Purwanto, Agus Erwann. Tyastianti, D. Taufiq, A & Novianto, W. 2017. Modul
Pelatihan Dasar Calon PNS Pelayanan Publik. Lembaga Administrasi
Negara: Jakarta.
Republik Indonesia.2017.Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Nomor 4 Tahun 2017 tentang Pelaksanaan Tugas Jabatan Fungsional
Arsiparis. Jakarta : Arsip Nasional Republik Indonesia.
Republik Indonesia.2009. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan. Jakarta : Republik Indonesia.
Republik Indonesia.2014.Undang-Undnag Nomor 5 Tahun 2014 tentang
Aparatur Sipil Negara. Jakarta : Republik Indonesia.
Republik Indonesia.2014. Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik
Indonesia Nomor 20/Permen-KP/2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja
Unit Pelaksana Pelabuhan Perikanan. Jakarta : Kementerian Kelautan dan
Perikanan.
Republik Indonesia.2021. Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik
Indonesia Nomor 08/Permen-KP/2021 tentang Penyelenggaraan Kearsipan
di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan. Jakarta : Kementerian
Kelautan dan Perikanan.
Suwarno, Yogi & Sejati, Tri Atmojo. 2017. Modul Pelatihan Dasar Calon PNS
Whole of Government, Lembaga Administrasi Negara: Jakarta

52
Tim Penulis Komisi Pemerantasan Korupsi. 2014. Modul Pelatihan Dasar Calon

PNS Anti Korupsi. Lembaga Administrasi Negara: Jakarta.

Yuniarsih, T & Taufiq, M. 2019. Modul Pelatihan Dasar Calon PNS

Komitmen Mutu. Lembaga Administrasi Negara: Jakarta

53
 LAMPIRAN

Dokumentasi Kondisi penyimpanan Arsip Surat keluar, Pembuatan Boks

Arsip menggunakan kardus bekas, Diskusi dengan Mentor, dan Kartu bimbingan
Coach dan Mentor.

54