TUGAS AKHIR

PERMASALAHAN DAN SOLUSI DARI MATERI SISTEM

ADMINISTRASI KESISWAAN & SDM DAN ORGANISASI
PENDIDIKAN

Disusun Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah

Administrasi dan Supervisi Pendidikan SD

Dosen Pengampu: Dra. Siti Umayaroh, S. Pd., M. Pd

Disusun Oleh:

Hanifah Rana Istiqomah (2001516015030)

PENDIDIKAN GURU SEKOLAH DASAR

FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

2023
Materi 1. Sistem Administrasi di Sekolah
1. Masih ada beberapa sekolah yang belum memiliki staf administrasi untuk menangani
administrasi, sehingga tugas-tugas yang semestinya dilakukan oleh staf administrasi
harus ditangani oleh pendidik. Kondisi ini menyebabkan pendidik harus membagi
waktu mereka antara mengajar di kelas dan menangani tugas-tugas administratif di
sekolah. Akibatnya, beberapa pendidik merasa kesulitan dalam menjalankan kedua
tugas tersebut.

Beberapa solusi yang bisa dilakukan untuk mengatasi permasalahan tersebut antara lain:
a. Merekrut staf ketatausahaan: Sekolah perlu merekrut staf ketatausahaan yang dapat
menangani tugas-tugas administratif sehingga pendidik dapat fokus pada tugas
pengajaran dan pembelajaran di kelas.
b. Pelatihan: Sekolah dapat memberikan pelatihan kepada pendidik untuk mengelola
tugas-tugas administratif dan manajemen waktu sehingga mereka dapat
menjalankan kedua tugas tersebut secara efektif.
c. Pembagian tugas: Sekolah dapat membagi tugas administratif kepada beberapa
pendidik sehingga beban tugas tidak terlalu berat bagi satu orang.
d. Penggunaan teknologi: Sekolah dapat menggunakan teknologi seperti sistem
informasi manajemen sekolah (SIMS) untuk memudahkan tugas administratif dan
meminimalisir waktu yang dihabiskan oleh pendidik.
e. Outsourcing: Sekolah dapat meng-outsourcing tugas administratif kepada pihak luar
yang ahli dalam bidang tersebut. Dengan cara ini, pendidik dapat lebih fokus pada
tugas pengajaran dan pembelajaran di kelas.
2. Sistem administrasi di sekolah sangat tergantung pada keberadaan staf ketatausahaan di
dalamnya. Di beberapa sekolah, tugas staf ketatausahaan menjadi tanggung jawab
sebagian tenaga pendidik tanpa adanya staf khusus. Hal ini menyebabkan pengelolaan
administrasi di sekolah tidak berkembang dan tidak berjalan secara optimal.

Beberapa solusi yang dapat dilakukan untuk mengatasi permasalahan tersebut antara
lain:
a. Merekrut staf ketatausahaan: Sekolah perlu merekrut staf ketatausahaan yang
memiliki keahlian dan keterampilan khusus dalam mengelola administrasi sekolah.
Dengan adanya staf khusus, pengelolaan administrasi akan menjadi lebih optimal
dan berkembang.
b. Peningkatan kualitas pendidikan: Sekolah dapat meningkatkan kualitas pendidikan
bagi tenaga pendidik, termasuk dalam hal pengelolaan administrasi. Hal ini dapat
dilakukan melalui pelatihan atau workshop, sehingga tenaga pendidik dapat
memiliki pengetahuan dan keterampilan yang cukup dalam mengelola administrasi
sekolah.
 c. Kolaborasi dengan sekolah lain: Sekolah dapat melakukan kolaborasi dengan
sekolah lain yang memiliki sistem administrasi yang baik, untuk berbagi
pengalaman dan pengetahuan tentang pengelolaan administrasi yang efektif.
d. Menggunakan teknologi: Sekolah dapat menggunakan teknologi, seperti sistem
informasi manajemen sekolah (SIMS), untuk memudahkan pengelolaan
administrasi sekolah. Dengan adanya teknologi ini, tenaga pendidik dapat fokus
pada tugas pengajaran dan pembelajaran di kelas, sementara administrasi dapat
diurus dengan lebih mudah dan cepat.
e. Pembagian tugas: Sekolah dapat membagi tugas administrasi kepada beberapa
tenaga pendidik, sehingga beban tugas tidak terlalu berat bagi satu orang. Hal ini
akan membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan administrasi
sekolah.
3. Seringkali kita menemukan sebuah kendala dalam proses pendidikan ketika seorang staf
tata usaha di kantor memerlukan waktu berjam-jam untuk mencari arsip sebuah surat
karena sistem pengarsipan yang tidak teratur dan kacau. Selain itu, anggaran pendidikan
yang kurang memadai juga menjadi penghambat dalam proses administrasidi sekolah
dan pembangunan sekolah yang tidak sesuai dengan rencana karena tidak stabilnya
kebutuhan dan pengelolaan.

Beberapa solusi yang dapat dilakukan untuk mengatasi permasalahan tersebut antara
lain:

a. Peningkatan sistem pengarsipan: Sekolah perlu meningkatkan sistem pengarsipan

agar arsip-arsip penting mudah ditemukan dan tidak terjadi ketidakteraturan dalam
penyimpanannya. Hal ini dapat dilakukan dengan menyediakan tempat
penyimpanan arsip yang cukup dan memastikan setiap arsip memiliki label dan
keterangan yang jelas.
b. Pelatihan staf tata usaha: Staf tata usaha perlu diberikan pelatihan dalam hal
pengarsipan dan manajemen administrasi agar mampu mengelola dokumen dengan
lebih baik dan efisien.
c. Peningkatan anggaran pendidikan: Pemerintah dan stakeholder lainnya perlu
memberikan perhatian serius terhadap anggaran pendidikan sehingga proses
administrasi di sekolah dan pembangunan sekolah dapat berjalan dengan lebih baik
dan efektif.
d. Penggunaan teknologi: Penggunaan teknologi, seperti sistem informasi manajemen
sekolah (SIMS), dapat membantu memudahkan proses administrasi di sekolah dan
pengelolaan anggaran. Dengan teknologi ini, pengarsipan dapat dilakukan secara
digital dan mudah diakses.
e. Pemantauan dan evaluasi: Sekolah perlu melakukan pemantauan dan evaluasisecara
berkala terhadap sistem administrasi dan pengelolaan anggaran. Hal ini dilakukan
untuk mengidentifikasi masalah yang muncul dan mencari solusi yang tepat untuk
mengatasinya.
Materi 2. Supervisi Administrasi dan Struktur Organisasi Di Sekolah Dasar
1. Masih ada beberapa sekolah dalam struktur organisasi yang tidak memprioritaskan
tugas dan tanggung jawab yang diberikan pada setiap anggota sekolah. Beberapa
anggota sekolah juga tidak melaksanakan tugas mereka sehingga tercipta suasana yang
tidak demokratis dalam menjalankan operasional sekolah.

Beberapa solusi yang dapat dilakukan untuk mengatasi permasalahan tersebut antara
lain:
a. Peningkatan pemahaman tugas dan tanggung jawab: Sekolah perlu memberikan
pemahaman yang jelas mengenai tugas dan tanggung jawab setiap anggota sekolah
sehingga mereka dapat memahami pentingnya peran masing-masing dalam
menjalankan operasional sekolah.
b. Penerapan sistem evaluasi kinerja: Sekolah perlu menerapkan sistem evaluasi
kinerja setiap anggota sekolah untuk memastikan bahwa setiap orang melaksanakan
tugas mereka dengan baik dan sesuai dengan tanggung jawabnya.
c. Pemberian sanksi: Sekolah perlu memberikan sanksi yang tegas kepada anggota
sekolah yang tidak melaksanakan tugasnya. Sanksi ini dapat berupa peringatan
tertulis, pemecatan atau penundaan kenaikan pangkat.
d. Pelatihan kepemimpinan dan manajemen: Sekolah perlu memberikan pelatihan
kepemimpinan dan manajemen kepada kepala sekolah dan para staf untuk
memastikan bahwa mereka dapat memimpin dan mengelola sekolah dengan baik
dan demokratis.
e. Pembentukan komite sekolah: Sekolah perlu membentuk komite sekolah yang
terdiri dari anggota-anggota sekolah yang memiliki tanggung jawab dalam
mengelola operasional sekolah. Dengan begitu, keputusan dalam menjalankan roda
sekolah dapat diambil secara demokratis dan transparan.
2. Perbedaan struktur organisasi di setiap sekolah dipengaruhi oleh lokasi sekolahnya,
sehingga terdapat perbedaan susunan organisasi di sekolah yang berada di perkotaan
dibandingkan dengan yang berada di pegunungan.

Permasalahan perbedaan susunan organisasi di setiap sekolah sebenarnya bukanlah

masalah yang perlu diatasi. Karena perbedaan tersebut tergantung pada karakteristik
dan kebutuhan dari masing-masing sekolah. Namun, beberapa hal yang dapat dilakukan
untuk memastikan bahwa struktur organisasi di setiap sekolah efektif dan efisien antara
lain:
a. Analisis kebutuhan organisasi: Setiap sekolah perlu melakukan analisis
kebutuhan organisasi untuk menentukan struktur organisasi yang paling sesuai
dengan karakteristik dan kebutuhan sekolah.
b. Keterlibatan semua pihak: Penting untuk melibatkan semua pihak yang terkait
dalam penyusunan struktur organisasi, seperti kepala sekolah, staf pengajar, staf
administrasi, dan pihak-pihak terkait lainnya.
c. Fleksibilitas: Struktur organisasi yang dibuat perlu bersifat fleksibel, sehingga
dapat menyesuaikan dengan perkembangan kebutuhan dan karakteristik
sekolah.
d. Evaluasi berkala: Penting untuk melakukan evaluasi berkala terhadap struktur
organisasi yang sudah dibuat untuk memastikan bahwa struktur tersebut masih
sesuai dengan kebutuhan sekolah.
e. Pelatihan dan pengembangan karyawan: Karyawan perlu mendapatkan
pelatihan dan pengembangan yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawab
masing-masing agar dapat bekerja dengan lebih efektif dan efisien dalam
struktur organisasi yang sudah dibuat.