Perubahan Rekam Medis ke Rekam Medis Elektronik (RME)

di Klinik Ibu dan Anak Bidan Anggi Aprilia

Nama : Anggi Aprilia Kurnia

Unit kerja : Klinik ibu dan anak Bidan Anggi Aprilia
Jabatan : Kepala Manajemen Pelayanan

A. LATAR BELAKANG
Judul Proyek : Perubahan Rekam Medis ke Rekam Medis Elektronik (RME)
Deskripsi : Proyek perubahan ini merupakan tindak lanjut dari Permenkes
Nomor 24 tahun 2022 tentang Rekam Medis sebagai salah satu
transformasi digitalisasi pelayanan kesehatan sehingga rekam
medis perlu diselenggarakan secara elektronik dengan prinsip
keamanan dan kerahasiaan data dan informasi. Proyek perubahan
ini mengacu kepada :
1. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 18 Tahun 2022 tentang
Penyelenggaraan Satu Data Bidang Kesehatan Melalui
Sistem Informasi Kesehatan (Berita Negara Republik
Indonesia Tahun 2022 Nomor 956);
2. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 24 Tahun 2022 tentang
Rekam Medis (Berita Negara Republik Indonesia Tahun
2022 Nomor 829);
3. Keputusan Menteri Kesehatan Nomor
HK.01.07/MENKES/1423/2022 tentang Pedoman Variabel
dan Meta Data Pada Penyelenggaraan Rekam Medis
Elektronik;
4. Keputusan Menteri Kesehatan Nomor
HK.01.07/MENKES/1559/2022 tentang Penerapan Sistem
Pemerintahan Berbasis Elektronik Bidang Kesehatan dan
Strategi Transformasi Digital Kesehatan
 5. Surat Edaran Nomor Hk.02.02/D/7093/2023 Tentang
Penyelenggaraan Rekam Medis Elektronik Yang
Terinteroperabilitas Dengan Platform Satusehat
Berdasarkan acuan tersebut diatas diharapkan dapat meningkatkan
mutu pelayanan kesehatan di Klinik Ibu dan Anak Bidan Anggi
Aprilia.
Sponsor : Pimpinan Klinik
Project Leader : Anggi Aprilia Kurnia
Sumber Daya : Sumber daya tim IT (tenaga rekam medis) di Klinik Ibu dan
Tim Anak Bidan Anggi Aprilia:

1. Rendi Lesmana
2. Nurwafa Hafitasari

B. LATAR BELAKANG (Burning Platform)

1. Deskripsi / : TUGAS DAN FUNGSI UNIT KERJA
Tupoksi
Sesuai SOTK di Klinik Ibu dan Anak Bidan Anggi Aprilia
yang telah di sah kan oleh Pimpinan/Pemilik.
Bagian Manajemen Pelayanan :
a. Menyediakan pihak ke 3 dalam kerjasama penyediaan
rekam medis elektronik
b. Pelaksanaan MOU antara Klinik dengan Penyedia RME
c. Pelaksanaan pelatihan tim IT (tenaga rekam medis)
2. Area pelayanan : a. Data rekam medis pasien sulit diakses oleh tenaga
yang bermasalah kesehatan secara mudah, berkesinambungan dan real time.
b. Belum tercapainya kelengkapan, konsistensi, dan akurasi
data pasien di rekam medis.
c. Pencatatan data pasien di rekam medis yang tidak lengkap,
inkonsisten, serta akurasinya yang masih rendah
merupakan faktor utama penurunan kualitas dalam
pelayanan
kesehatan.
 3. Area pelayanan : a. Pendaftaran,
yang mengalami b. UGD,
perubahan c. Ruang Pemeriksaan Medis Dasar,
d. Instalasi Farmasi,
e. Laboratorium,
f. Nurse Station,
g. Ruang Rawat Inap,
h. Ruang pelayanan ANC,
i. Ruang Nifas

C. MAKSUD DAN TUJUAN

1. Maksud
Dengan adanya proyek perubahan ini, terselenggaranya Implementasi Rekam Medis
Elektronik Di Klinik Ibu dan Anak Bidan Anggi Aprilia.
2. Tujuan
Proyek perubahan rekam medis ke rekam medis elektronik ini segera terselenggara
Implementasi Rekam Medis Elektronik Di Klinik Ibu dan Anak Bidan Anggi Aprilia
paling lambat tanggal 31 Desember Tahun 2023 dan sesuai dengan standar.

D. MANFAAT
1. Meningkatkan mutu pelayanan kesehatan;
2. Memberikan kepastian hukum dalam penyelenggaraan dan pengelolaan rekam medis;
3. Menjamin keamanan, kerahasiaan, keutuhan, dan ketersediaan data rekam medis.

E. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup perubahan adalah di lingkungan Klinik Ibu dan Anak Bidan Anggi Aprilia,
dimana lingkup yang akan di lakukan perubahan adalah di bagian pendaftaran.
F. OUTPUT KUNCI
1. Output : terselenggaranya Rekam Medis Elektronik Di Klinik Ibu dan Anak Bidan Anggi
Aprilia.
2. Project Purpose : Perubahan ke Rekam Medis Elektronik
3. Overal Goal : Mewujudkan penyelenggaraan dan pengelolaan rekam medis yang
berbasis digital dan terintegrasi.

G. TAHAPAN
1. Mengidentifikasi permasalhan, kebutuhan dan kesesuaian penyedia jasa RME
2. Penyediaan sarana dan prasarana
3. Rekrutmen tim IT / rekam medis
4. Pelaksanaan kerjasma dengan penyedia RME
5. Pelatihan tim IT / tenaga rekam medis di Klinik

H. TATA KELOLA PROYEK

PIMPINAN
KLINIK

Manajemen Penyedi
Pelayanan a RME

Tim IT

Sosialisasi Kepada Pelatihan

Tenaga Lainnya
I. Project Sponsor :
1. Pimpinan Klinik
Sebagai mentor dalam proyek perubahan, tupoksi nya yaitu :
a. Bertindak sebagai pembimbing berdasar pada pimpinan Klinik
b. Memberikan dukungan
c. Sebagai atasan langsung memberikan kesepakatan persetujuan atas dokumen
rancangan proyek perubahan
d. Menandatangani MOU/Kerjasama dengan penyedia RME.
e. Memantau setiap perkembangan proyek perubahan
f. Berperan sebagai inspirator bagi proyek leader dalam melakukan inovasi yang
dilakukan.
2. Project Leader : Anggi Aprilia Kurnia A.Md. Keb
3. Peran project leader :
a. Menyusun rancangan proyek perubahan.
b. Mendelegasikan pembuatan laporan rancangan proyek perubahan.
c. Menggalang komunikasi dan kesepakatan dengan penyedia RME
d. Memimpin implementasi keseluruhan tahapan yang telah dirancang dengan
mendayagunakan seluruh sumber daya yang dimiliki.
e. Menggerakkan seluruh pegawai klinik dalam mendukung keseluruhan tahapan
implementasi.
f. Mendelegasikan penyusunan laporan proyek perubahan secara utuh dan lengkap.
g. Menyerahkan laporan implementasi proyek perubahan kepada pimpinan klinik sesuai
jadwal yang telah dilaksanakan.
4. Penyedia RME
a. Menandatangani MOU/Kerjasama
b. Melaksanakan / mengerjakan proyek RME di Klinik
c. Melatih Tim IT/ tenaga rekam medis
d. Sosialisasi penggunaan RME terhadap seluruh pegawai Klinik.
e. Maintenance rutin RME
 5. Tim Kerja
a. Anggi Aprilia Kurnia : Project leader/Manajemen pelayanan
b. Rendi Lesmana : Tim IT
c. Nurwafa Hafitasari : Tim IT

J. ANGGARAN KEGIATAN
Estimasi Biaya :
1. Instalasi dan MOU Rp. 10.000.000
2. Penyediaan Komputer : Rp. 35.000.000
3. Penyedian Mebeulair : Rp. 9.000.000
4. ATK, Snack, makan rapat-rapat Rp. 3.000.000

K. IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH

Berikut adalah identifikasi masalah jika salah satu atau lebih hal tersebut terjadi saat
pelaksanaan proyek perubahan maka akan mengakibatkan hal-hal sebagai berikut :
Potensi Masalah Akibat
1 Tim IT dan pegawai lainya tidak 1 Perubahan memerlukan waktu lebih
mampu beradaptasi cepat terhadap lama
proyek perubahan
2 Penyedia RME tidak sesuai 2 Proyek perubahan terhambat
dengan kesepakatan
3 Anggaran tidak tersedia untuk 3 Proyek perubahan sulit terlaksana
proyek perubahan

L. RESIKO
Resiko yang dihadapi dan perlu diantisipasi adalah pada saat implementasi proyek perubahan
terkait kurang maksimal dalam melaksanakan peran dan tugasnya, maka yang harus
dilakukan adalah strategi komunikasi dengan penyedia RME harus terjadwal rutin.
M. KRITERIA KEBERHASILAN
1. Data rekam medis mudah diakses oleh pegawai pada saat bertugas.
2. Tercapainya kelengkapan, konsistensi, dan akurasi data
3. Pencatatan data rekam medis pasien lengkap, konsisten, akurasi tinggi.
4. Aplikasi minim error.
5. Rekam medis terintegrasi antar pelayanan di Klinik.
6. Penyimpanan data base rekam medis tidak ada kendala.

N. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN

1. Tim IT dan pegawai lainnya mampu beradaptasi serta dapat mengoperasikan aplikasi
RME.
2. Pimpinan dan pegawai lainnya mendukung sehingga proyek perubahan dapat terlaksana
dengan baik.
3. Terciptanya kerjasama tim proyek perubahan dan dengan penyedia RME.
4. Terjadinya komunikasi yang baik antar pegawai dan penyedia RME.