PENGENDALIAN DOKUMEN

EKSTERNAL UPAYA KESEHATAN

MASYARAKAT (UKM)
No. Dokumen :
No. Revisi :
SOP Tanggal Terbit :
Halaman :
Puskesmas dr.Wiwik Sundari
Kedungjajang NIP: 197503092005012011

1. Pengertian Pengendalian Dokumen Eksternal adalah sistem pengelolaan

dokumen/surat menyurat, yang meliputi sistem penomoran maupun
penyimpanan dokumen yang bersumber dari luar organisasi yang
telah ditetapkan oleh manajemen untuk dianut sebuah organisasi.
2. Tujuan Sebagai acuan dalam mengendalikan dokumen eskternal di
Pusesmas.
3. Kebijakan Surat Keputusan Kepala Puskesmas No 445 / /427.35.23/2016
tentang Pengendalian Dokumen Eksternal Upaya Kesehatan
Mayarakat (UKM).
4. Referensi Keputusan bupati lumajang no.64 tahun 2001 tentang pedoman pola
klasifikasi kearsipan di lingkungan pemerintah kebupaten Luamajang.
5. Prosedur 1. Alat :
1. Dokumen;
2. Stempel.
2. Bahan :
ATK
6. Langkah-langkah 1. Penaggung jawab UKM melakukan verivikasi terhadap seluruh
dokumen eksternal untuk mengetahui apakah dokumen tersebut
masih bisa diarsipkan/digunakan ayau tidak;
2. dokumen eksternal yang sudah di verivikasi kemudian diberi kode,
tanda dengan tulisan dan warna ketentuan;
3. cap dengan tulisan “INDUK” bewarna merah untuk dokumen
eksternal terbitan baru;
4. cap dengan tulisan “TERKENDALI” berwarna merah untuk
dokumen eksternal salinan resmi yang dikendalikan lalu diberi
“NOMOR” pada nomor salinan yang sesuai dengan daftar
distribusi;
5. cap dengan tulisan “TIDAK TERKENDALI” berwarna merah
untuk dokumen ekstrernal yang tidak dikendalikan;
6. cap dengan tulisan “KADALUARSA” bewarna merah untuk
dokumen eksternal asli yang sudah tidak berlaku lagi;
7. setiap pemegang dokumen eksternal bertanggung jawab untuk
menjamin bahwa hanya dokumen eksternal yang masih berlaku
saja yang digunakan;
8. dokumen eksternal yang tidak berlaku lagi haus segera di
singkirkan;
9. dokumen ekternal yang digunakan, dicatat dalam daftar induk
dokumen eksternal dan ditandatangani oleh Management
Representatif;
10. dokumen ekternal yang terkait dengan setiap kegiatan yang ada di
dalam Puskesmas Kedungjajang harus berada di tempat yang telah

1/3
 ditentukan serta terjamin keabsahanya.
7. Bagan Alir

8. Hal yang perlu Menitik beratkan pada proses pengendalian dokumen eksternal.
diperhatikan
9. Unit terkait 1. Puskesmas

2/3
 2. Puskesmas pembantu
3. Ponkesdes
10. Dokumen Terkait Semua dokumen kegiatan UKM
11. Rekaman No Yang dirubah Isi Perubahan Tgl.mulai diberlakukan
Historis
perubahan

3/3