PT.

LEO KORINSIA

PROSEDUR
JUDUL KOMUNIKASI

DOCUMENT NO. PK/LK/HRD/012R/III/2014

TANGGAL BERLAKU : 2 Maret 2014

HANYA DOKUMEN YANG DITANDATANGANI OLEH YANG BERWENANG

YANG BOLEH DIGUNAKAN SEBAGAI DOKUMENT KERJA

DIBUAT OLEH DIPERIKSA OLEH DISETUJUI OLEH

Nama : Nama Nasya Santoso Nama : Nasya Santoso

Tgl : 2 Maret 2014 Tgl 2 Maret 2014 Tgl : 2 Maret 2014
 No. Dok PK/LK/HRD/012R/III/14
PROSEDUR KOMUNIKASI Revisi 0
PT. LEO KORINSIA Tanggal 02 Maret 2014

RIWAYAT REVISI

No. Revisi Tanggal Ringkasan Perubahan Hal Disetujui Oleh

 No. Dok PK/JT/HRD/012R/I/20
PROSEDUR KOMUNIKASI
Revisi 0
Tanggal 01 Januari 2020
ALUR DOKUMEN KETERANGAN
KOMUNIKASI INTERNAL

Mulai

Staff/Pegawai SStaff/Pegawai
Menerima Menerima informasi
keluhan/Complain yang terkait dengan
& melaporkan mutu dan lingkungan
kepada dan melaporkan
atasan kepada atasan
Informasi sistem menajemen ketenagakerjaan :
Atasan informasi yang berasal dari berbagai
Formulir sumber mengenai ketenagakerjaan, baik
Menerima informasi tersebut, informasi dan
dan melaporkannya kepada GA internal maupun eksternal.

GA & QC Inernal : Seluruh jajaran manajemen dan pegawai

aMengkaji keluhan/masalah
dan mengkoordinasikan
dengan pihak terkait (internal)
MR / GA / QC & Dept terkait
Memperoleh keluhan / masalah
tersebut dan menindaklanjuti
kepihak terkait
Selesai
Daftar informasi perusahaan.
keluhan dan
tindak lanjut Eksternal : Pelanggan atau pihak lain yang
berkepentingan.
G.A akan menangani komunikasi yang terkait dengan masalah
ketenagakerjaan.
Informasi Sistem Manajemen Ketenagakerjaan
adalah informasi yang berkaitan dengan
Kesehatan dan Keselamatan Kerja
karyawan, Sistem Ketenagakerjaan,
prosedur intruksi kerja peraturan
perundangan ketenagakerjaan dan K3 dan
persyaratan lainnya.

Komunikasi internal dapat di lakukan dengan cara,

KOMUNIKASI EKSTERNAL
antara lain :
- Rapat umum, rapat antara bagian/Departemen,
Mulai
rapat manajemen, dsb.
MR / GR / QC & MR / GR / QC & - Surat edaran, memo, pemberitahuan, dll
Dept terkait Dept terkait
Mengumpulkan Menerima Formulir
informasi yang komunikasi PIHAK EKSTERNAL :
informasi / keluhan
terkait dengan dari pihak eksternal - Masyarakat
ketenaga kerjaan yang terkait dengan
yang akan ketenagakerjaan - Customer (Pelanggan)
disampaikan ke dan, melaporkan - Pemerintah
kepada GA

MR / GA / Dept
terkait GA & Dept Terkait
Mengkarji Informasi dari pihak eksternal, antara lain :
keluhan / - Kepuasan pelanggan
Mekomunikasika informasi dari
n informasi pihak ekstenal dan -Keluhan dan surat teguran dari instansi pemerintah
tersebut kepihak merumuskan
eksternal penyelesaiannya

Selesai
Informasi penerapan Sistem Manajemen Ketenagakerjaan
disampaikan ke pihak eksternal antara lain :
- Kebijakan Sistem Manajemen Ketenagakerjaan
- Sasaran Sistem Manajemen Ketenagakerjaan
-Tanggapan terhadap keluhan pihak eksternal

Formulir
1. PK/JT/HRD/012-1/I/20 : Informasi dan Tindak lanjut
2. PK/JT/HRD/012-2/I/20 : Daftar informasi Keluhan dan Tindak Lanjut
3. PK/JT/HRD/012-3/I/20 : Formulir Komunikasi Eksternal
 Tanggal
FORMULIR INFORMASI DAN TINDAK LANJUT Bag/Dept
PK/LK/012R-01/III/14 Dibuat
PT. LEO KORINSIA

INFORMASI / KELUHAN SUMBER

DITUNJUKAN KEPADA BAGIAN / DEPARTEMEN :

TINDAK LANJUT WAKTU PELAKSANA PENANGGUNG JAWAB

Nama : ....................................
Jabatan : ....................................
Tanda Tangan :

1) Diisi oleh yang menerima informasi / keluhan

2) Diisi oleh yang menindaklanjuti informasi / keluhan
 FORMULIR Tanggal
DAFTAR INFORMASI KELUHAN DAN TINDAK LANJUT Bag/Dept
PK/LK/HRD/012R-02/III/14 Dibuat
PT. LEO KORINSIA Diperiksa

Tanggal Penanggung Jawab/ Status

No Tanggal Sumber Informasi/Keluhan Tindak Lanjut
Selesai akhir
 FORMULIR Tanggal
DAFTAR KOMUNIKASI KEPADA PIHAK EKSTERNAL Bag/Dept
PK/LK/HRD/012R-02/III/14 Dibuat
PT. LEO KORINSIA Diperiksa
No Tanggal Perihal Keterangan
PT. LEO KORINSIA
PROSEDUR KERJA
No. Dok PK/LK/HRD/04R/II/14
Lampiran 1
Berlaku 14 Februari 2014
BAGIAN : HRD DEPT
PROSEDUR KERJA
NO. URAIAN PELAKSANAAN DOKUMEN PENDUKUNG
IJIN MENINGGALKAN PEKERJAAN
1 Surat Ijin 1. Karyawan yang akan meminta ijin, mengajukan Line Chip Form surat ijin
Karyawan permohonan ijin kepada Line Chip/Ka. Bagian/
Manager masing-masing.

2. Setelah disetujui barulah mengajukan ijin ke bagian

HRD Dept.
3. HRD Dept terlebih dahulu menanyakan apa dan HRD Dept Check list
berapa lama dll.
4. Apabila alasan bisa diterima, kemudian dibuatkan
surat ijin yang ditandatangani oleh ysb. Ksbg,
Manager masing-masing dan HRD Mgr.

5. SI yang diberikan rangkap 4, yang harus di serahkan File ijin Karyawan

kepada bagian HRD Dept, Adm Prod, Security dan
karyawan ysb.
6. HRD Dept mencatat sesuai nomor urut dalam buku
SI karyawan

2 Cuti Melahirkan 1. Karyawan mengajukan surat permohonan cuti satu Line Chip
bulan sebelum masa kelahiran yang dilampiri surat
keterangan dari dokter Surat Permohonan Form cuti

2. Karyawan memberitahukan kepada Kabag.

Manager masing-masing
3. Permohonan disampaikan kepada HRD Dept. HRD Dept
4. Setelah di cek kemudian HRD Dept Membuatkan
surat keterangan cuti yang di tandatangani oleh
Kabag. Manager ysb dan HRD Manager serta
mengetahui Presdir.

5. Kemudian SKC di fotocopy 1 lbr untuk ysb, HRD

Dept dan Accounting Dept.
6. Cuti melahirkan di berikan 3 bulan.
3 Cuti Sakit 1. Karyawan mengajukan surat permohonan cuti yang Line Chip
dilampiri surat keterangan dari dokter. Surat Permohonan Form Cuti
2. Karyawan memberitahukan kepada Kabag. Manager
masing-masing.
3. Permohonan disampaikan kepada HRD Dept. HRD Dept
4. Setelah di cek kemudian HRD Dept, Membuatkan
surat keterangan cuti yang di tandatangani oleh
Kabag, Manager ysb dan HRD Manager serta
mengetahui Presdir.

5. Kemudian SKC di fotocopy 1 lbr untuk ysb, HRD

Dept dan Accounting Dept.

Dibuat Diperiksa Disetujui

PT. LEO KORINSIA
BAGIAN : HRD DEPT
NO DESCRIPTION
1 CHECK TIME CARD / ABSENSI
KARYAWAN
2 MEMBUAT RENCANA KERJA
DRIVER
3 MEMBUAT & MENCATAT SJ
KENDARAAN OPERASIONAL
4 CHECK & MENCATAT BIAYA -
BIAYA ATAS KENDARAAN
5 MEMBUAT & MENCATAT IJIN
KARYAWAN
6 MENGURUS IJIN KERJA & IJIN -Sesuai dengan Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing
TINGGAL TENAGA KERJA ASING -Pengajuan TA01 untuk ijin pertama dan TA02 untuk
perpanjagan yang diajukan ke Disnakertrans
7 CHECK LIST INVENTORY
PERUSAHAAN
8 MENCATAT DAN MEMBUAT
DATA KARYAWAN
PROSEDUR KERJA
No. PK/LK/HRD/01R/II/14
Lampiran 1
Berlaku 14 Februari 2014
PROSEDUR DOCUMENTASI
-Data dilaporkan ke HRD Mgr * Recap Time Card
-Data Time Card di * File "absensi karyawan"
terima dari administrasi produksi, checking data dan tanda
tangan
-Menyusun schedule driver/kendaraan sesuai tujuan dari * Kasbon slip
pihak-pihak yang berkepentingan * File kasbon driver
-Membuatkan rencana pemakaian
biaya transportasi (Kas Bon sementara untuk Driver) di
tandatangani oleh HRD Manager dan Presdir
-Setelah schedule disusun, dibuatkan SJ sesuai tujuan dan * Surat jalan
dilaporkan ke HRD Manager * Buku catatan surat jalan
-Mencatat SJ tersebut ke dalam
buku laporan sesuai nomor urut dan dilaporkan ke HRD Mgr
-Dari masing- masing kendaraan ada laporan atas biaya- * Buku "Catatan biaya
biaya yang ada seperti tol, parkir, pembelian BBM, dll. opresional mobil"
* Buku "Catatan pemakaian
-Paying slip dilaporkan & di tandatangani oleh HRD Mgr dan mobil"
Presdir
-Mencatat kilometer dari tiap-tiap kendaraan
-Membuat Motly report atas tiap-tiap kendaraan atas
pemakaiannya dan dilaporkan dan di tandatangani HRD Mgr
dan Presdir
-Setiap karyawan yang ada keperluan diluar harus * Form surat ijin
mengajukan surat ijin * Buku catatan ijin karyawan
-Sebelum diberikan surat ijin karyawan ditanya dahulu
keperluannya berapa lama, dimana dll.
-Surat ijin dibuat dan dicatat dan sesuai no urut dan harus
ditandatangani oleh kepala bagian, personalia dan GM
-Surat ijin 1 lbr untuk adm. Produksi, 1 lbr untuk Personalia,
1 lbr utuk Security dan 1 lbr untuk yang bersangkutan
* RPTKA
* PASPORT
* Buku pencatatan data
TKA
-Pembuatan Visa untuk undangan sesuai yang di maksud ke
kantor Imigrasi & Ham pusat
-Pembuatan KITAS sesuai sponsor di imigrasi sesuai wilayah
kerja
-Pembuatan IKTA di wilayah yang terkait
-Pembuatan Surat Tanda Melapor di Polres sesuai wilayah
-Pembuatan ijin SKLD di Polda sesuai wilayah yang terkait
-Pembuatan ijin keberadaan di Disnakertanas sesuai wilayah
kerja
-Pembuatan SKTTS di tingkat keluarahan & melaporkan di
Dinas Kependudukan sesuai wilayah tinggal
-Membuat data Inventory Perusahaan yang meliputi * File '' Check list inventory
PT. LEO
-Alat-alat kantor KORINSIA"
-Alat-alat dan mesin-mesin di produksi
-Alat-alat / mesin-mesin penunjang lain didalam perusahaan
- Aplikasi/lamaran kerja karyawan *File "Data karyawan"
-Mencatat data-data karyawan berupa kelengkapan
biodata / aplikasi karyawan
-Membuat list karyawan berdasarkan bagian-bagiannya
-Mencatat data karyawan yang keluar
-Mencatat data karyawan yang melahirkan
PT. LEO KORINSIA
PROSEDUR KERJA
No. PK/LK/HRD/01R/II/14
Lampiran 1
Berlaku 14 Februari 2014
BAGIAN : HRD DEPT
No. DESCRIPTION PROSEDUR DOCUMENTASI
9 CHECKING DATA - Data recap time card
PENGGAJIAN
- Checking sesuai atau tidak data hadir & absensi karyawan
- Checking jumlah jam over time
- Setelah di check data di berikan kepada Accounting
- Cross check perhitungan dari accounting dan setelah itu dilaporkan
dan diserahkan dan ditanda tangani oleh HRD Mgr & Presdir
10 MENCATAT & MEMBUAT - Membuat surat keterangan Cuti Hamil, sakit dan ditanda tangani * File "Cuti Hamil / Sakit"
DATA LAIN YANG oleh HRD Mgr & Presdir
DIPERLUKAN
- Membuat surat-surat berdasarkan Working Intruksi dari HRD Mgr
antara lain :
* Surat Peringatan File SP
* Surat Perjanjian Kerja * File "Perjanjian Kerja"
* Surat-surat lain * Buku " Surat Keluar"
11 CHECKING DATA - Recap time card
PENGGAJIAN
- Checking perhitungan Over time Checking list
- Dilaporkan ke HRD Mgr dan Acconting Dept

Dibuat Diperiksa Disetujui