PERTANYAAN TERTULIS ESSAI

1. langkah agar data dan informasi untuk uraian jabatan setiap posisi dapat dikumpulkan
= dentifikasi kebutuhan informasi: Tentukan informasi apa yang diperlukan untuk menganalisis
uraian jabatan setiap posisi. Informasi ini dapat mencakup tanggung jawab pekerjaan, kualifikasi
pendidikan, keterampilan yang diperlukan, pengalaman yang relevan, dan atribut lain yang
diharapkan.
Kumpulkan deskripsi pekerjaan yang ada: Peroleh deskripsi pekerjaan yang sudah ada, baik
dalam bentuk dokumen maupun dalam sistem manajemen sumber daya manusia (SDM) yang
digunakan di perusahaan. Ini akan menjadi titik awal yang berguna dalam mengumpulkan data.

Wawancara dengan pemegang jabatan: Ajukan pertanyaan kepada pemegang jabatan yang
sedang atau telah mengisi posisi yang ingin Anda uraikan. Wawancara ini dapat memberikan
wawasan tentang tanggung jawab mereka, tugas sehari-hari, dan kualifikasi yang diperlukan.

Observasi langsung: Amati secara langsung atau mintalah izin untuk menghadiri pekerjaan atau
proyek yang sedang dikerjakan oleh pemegang jabatan yang relevan. Observasi ini dapat
membantu Anda memahami pekerjaan yang dilakukan, tugas-tugas spesifik, dan keterampilan
yang diperlukan.

Konsultasi dengan tim atau rekan kerja: Diskusikan dengan tim atau rekan kerja yang
berinteraksi langsung dengan pemegang jabatan yang relevan. Mereka mungkin dapat
memberikan perspektif tambahan tentang pekerjaan tersebut dan informasi tentang kualifikasi
yang diharapkan.

Analisis data internal: Tinjau data internal yang tersedia di perusahaan, seperti catatan kinerja,
evaluasi karyawan, dan informasi dari sistem SDM. Data ini dapat memberikan wawasan tentang
keberhasilan sebelumnya dalam posisi tersebut dan kualifikasi yang sukses.
2. Komunikasi langsung dari manajemen : pimpinan perusahaan atau manajemen harus secara
langsung mengkomunikasikan perubahan kebijakan SDM kepada seluruh karyawan, ini bisa
dilakukan melalui pertemuan umum, rapat ataupun pengumuman tertulis.
- Sosialisasi sop baru : mengatur sesi sosialisasi khusus untuk menjelaskan dan mendiskusikan
SOP baru kepada karyawan.
- Pelatihan atau workshop : Selenggarakan pelatihan atau workshop khusus untuk membantu
karyawan memahami dan menerapkan SOP dengan benar.
3. Pendidikan dan Komunikasi.
Berikan penjelasan secara tuntas tentang latar belakang, tujuan, akibat, dari diadakannya
perubahan kepada semua pihak. Komunikasikan dalam berbagai macam bentuk.
Ceramah, diskusi, laporan, presentasi, dan bentuk-bentuk lainnya.
• Partisipasi.
Ajak serta semua pihak untuk mengambil keputusan. Pimpinan hanya bertindak sebagai
fasilitator dan motivator. Biarkan anggota organisasi yang mengambil keputusan.
• Memberikan kemudahan dan dukungan.
Jika pegawai takut atau cemas, lakukan konsultasi atau bahkan terapi. Beri pelatihan-pelatihan.
Memang memakan waktu, namun akan mengurangi tingkat penolakan.
• Membangun Hubungan Yang Positif
Karyawan akan lebih bersedia untuk menerima perubahan apabila karyawan
memiliki kepercayaan terhadap manajemen yang menerapkan proses perubahan. Jika manajemen
mampu memfasilitasi terciptanya hubungan yang positif, karyawan dapat lebih menerima proses
perubahan, bahkan oleh para karyawan yang tidak setuju akan adanya perubahan.
• Menerapkan Perubahan Secara Adil
Yang juga menjadi penting untuk mengurangi atau mengatasi adanya penolakan dari karyawan
adalah dengan menerapkan perubahan itu secara adil kepada seluruh karyawan bahkan termasuk
kepada jajaran Top Management. Ini menjadi penting karena ekspektasi karyawan terhadap
perlakuan yang adil adalah sangat penting.
4. Dengan kondisi pandemi saat ini masa orientasi karyawan dapat dilakukan dengan orientasi
pegawai secara virtual atau orientasi jarak jauh cara ini dilakukan untuk memperkenalkan
karyawan baru ke dalam organisasi tanpa membawa mereka ke tempat kerja.
5. Dampak negatifnya yaitu:
- Produktivitas rendah, ketika keterlekatan kerja rendah karyawan cenderung kurang termotivasi
dan kurang bersemangat untuk melakukan pekerjaan mereka, hal ini dapat mengakibatkan
penurunan produktivitas.
- tingkat keberhentian kerja tinggi: karyawan yang kuran puas dengan pekerjaan mereka
cenderung mencari kesempatan kerja di tempat lain.
- kualitas produk atau layanan menurun: jika karyawan tidak terikat pada pekerjaan mereka atau
tidak puas dengan situasi kerja mereka, mereka mungkin tidak memberikan perhatian penuh paa
kualitas produk atau layanan yang mereka hasilkan.
Rekomendasi:
- melakukan survei mendalam untuk memahami faktor2 yang mempengaruhi keterlekatan kerja
dan kepuasan karyawan,
- meningkatkan komunikasi : komunikasi yang jelas dan terbuka dengan karyawan adalah kunci
untuk membangun keterlibatan yang efektif, pimpinan harus mendengarkan permasalahan
karyawan, memberikan umpan balik secara teratur.
- meningkat pengakuan dan memberikan penghargaan atas kontribusi karyawan yang baik adalah
cara efektif untuk meningkatkan keterlibatan dan kepuasan kerja.
6. – observasi langsung: pengamatan atau pencatatan yang dilakukan terhadap objek ditempat
terjadinya.
- Kegiatan terstruktur: kegiatan yang bersifat menunjang, tidak saja pada kegiatan tatap muka
akan tetapi sekaligus berguna juga pada kegiatan mandiri.
- tes pengetahuan (lisan/tertulias): salah satu metode yang digunakan untuk membantu proses
pembelajaran, yerutaman meningkatkan prestasi belajar.
- Portofolio: asesmen terhadap serangkaian dokumentasi karya mahasiswa yang disusun secara
sistematik yang membuktikan upaya, proses, dan hasil belajar serta kemajuan yang dilakukan
mahasiswa dalam jangka waktu tertentu.
- laporan:catatan terperinci sebagai bentuk penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan
maupun tanggung jawab tugas.
8.Negatif:
- ketidakcocokan keterampilan: jika karyawan ditempatkan dalam jabatan yang tidak sesuai
dengan kompetensi mereka, maka mereka tidak mampu menjalankan tugas dengan efektif
- rendahnya motivasi dan kepuasan kerja: ketika karyawan tidak sesuai dengan tuntutan
pekerjaan, mereka cenderung kurang termotivasi dan tidak puas dengan pekerjaan.
- rendahnya pengembangan karyawan: jika pemetaan karir tidak akurat, karyawan tidak akan
mendapatkan kesempatan untuk mengembangkan keterampilan dan potensi mereka secara
optimal.
Rekomendasi:
- Mengevaluasi dan memperbarui pemetaan karir: lakukan evaluasi menyeluruh terhadap
pengelompokan jabatan dan pemetaan karir yang ada.
- membangun fleksibilitas dalam pemetaan karir ; pimpinan dapat menciptakan flektisibilitas
dalam pemetaan karir dengan mempertimbangkan kemampuan
- mengadakan rotasi pekerjaan: pimpinan dapat mempertimbangkan untuk melakukan rotasi
pekerjaan diantara karyawan untuk memberi mereka kesempatan berekplorasi dan
mengembangkan keterampilan baru.
9. – pemeriksaan internal : pihak internal dalam perusahaan seperti departemen hukum atau
SDM, dapat melakukan pemerikasaan terhadap kesepakatan kerja dan peraturan kerja yang
berlaku\
- konsultasi dengan ahli hukum : mengkonsultasikan kesepakatan kerja dengan ahli hukum yang
berpengalaman dalam hukum ketenagakerjaan dapat membantu dalam memverifikasi kesesuaian
dengan peraruturan kerja yang berlaku
Tujuan dari proses verifikasi ini adalah untuk memastikan bahwa kesepakatan kerja di
perusahaan sesuai dengan peraturan yang berlaku, dengan begitu perusahaan dapat memastikan
kepatuhan terhadap hukum dan peraturan, mengurangi resiko hukum, memelihara hubungan
yang baik denan karyawan.
`10. 1. Pekerja yang mengalami keluhan harus melaporkannya kepada atasan langsung atau
departemen yang bertanggung jawab untuk menangani masalah tersebut.
2. Pihak yang menerima keluhan harus mengonfirmasi penerimaan laporan dan memberikan
informasi kepada pekerja tentang langkah-langkah yang akan diambil selanjutnya. Mereka harus
menjelaskan prosedur penyelesaian keluhan dan memberikan estimasi waktu penyelesaian
3. Setelah keluhan diterima, pihak yang berwenang akan melakukan penyelidikan menyeluruh
untuk memahami masalah yang dilaporkan. Ini mungkin melibatkan wawancara dengan pihak
terkait, pengumpulan bukti atau informasi lainnya yang diperlukan untuk mengungkap fakta-
fakta terkait dengan keluhan
4. Setelah penyelidikan selesai, bukti dan temuan akan dievaluasi untuk menentukan kebenaran
keluhan dan tingkat keparahannya. Dalam beberapa kasus, konsultasi dengan departemen terkait
atau pihak lain yang berkaitan dapat dilakukan untuk mendapatkan pandangan dan masukan
tambahan.
5. Setelah evaluasi dan analisis dilakukan, manajemen atau pihak yang berwenang akan
membuat keputusan mengenai tindakan yang akan diambil. Keputusan ini harus didasarkan pada
kebijakan perusahaan, hukum yang berlaku, dan memperhatikan kepentingan semua pihak
terlibat
6. Setelah keputusan diambil, langkah-langkah perbaikan yang relevan akan dilaksanakan. Ini
dapat mencakup sanksi terhadap pihak yang terlibat, perubahan kebijakan, pelatihan karyawan,
perbaikan proses, atau tindakan lain yang dianggap perlu untuk mencegah masalah serupa di
masa depan.
7. Setelah tindakan perbaikan dilakukan, pihak yang bertanggung jawab akan berkomunikasi
dengan pekerja yang melaporkan keluhan untuk memberikan pembaruan mengenai tindakan
yang telah diambil. Mereka juga dapat memberikan rekomendasi atau saran bagi pekerja yang
terkena dampak untuk menghindari masalah serupa di masa depan
8. setelah sejumlah waktu tertentu, hasil dari tindakan perbaikan akan dievaluasi untuk menilai
efektivitasnya. Jika masalah terus berlanjut atau ada keluhan tambahan, langkah-langkah lanjutan
dapat diambil untuk mengatasi situasi tersebut.
Uraian Jabatan
Identifikasi Pekerjaan:
Posisi : staff & manajer
Pimpinan: SDM
Tanggung jawab:
1. Membangun hubungan baik dengan pelanggan
2. komunikator untuk penghubung penghubung perusahaan & Pelanggan
3. Melayani pelanggan lewat telepon
4. email juga bertatap muka secara langsung
5. menyiapkann administrasi maupun segala bentuk formulir yang diperkukan oleh pelanggan
ketika pelanggan menyampaian keluhan
Tingkat pendidikan formal minimum:- minimal D3
Pengalaman Kerja: pernah bekerja setidaknya 1 tahun
Pengetahuan dan kehalian: memiliki keterampilan komunikasi tertulis dan verbal yang baik,
keterampilan negosiasi, memiliki kesabaran, simpati, dan empati, kemampuan mencari solusi
atas masalah.
Wewenang:
- memutuskan prioritas jenis keluhan pelanggan yang akan diselesaikan terlebih dahulu
- mengelola tugas dan tanggung jawab harian
Hubungan Kerja: bertanggung jawab kepada atasannya langsung dan memiliki hubungan kerja
dengan departemen pemasaran, produksi, quality control dan SDM
Tantangan:
- sulitnya berkomunikasi dengan pelanggan sebagai akibat cara berkomunikasi yang berbeda
dengan konsumen yang memiliki latar belakang sosial dan demograsi yang berbeda
- komunikasi dengan pelanggan asing sering mengalami masalah khususnya ketika komunikasi
melalui telepon karena perbedaan cara pengucapan dan ketidakjelasan pengucapan kata-kata
dalam bahasa inggris dan mandarin
- preferensi konsumen yang cepat berubah sehingga jenis-jenis keluhan pelanggan juga cepat
berubah.