VMS - CONS Transmart

VENDOR MANAGEMENT SYSTEM
(VMS) CONSIGNMENT SUPPLIER
System Transformation
DAFTAR ISI
TUJUAN DOKUMEN
01
GAMBARAN UMUM
02
ALUR PROSES TDR

VMS
03
PENGGUNAAN APLIKASI
TDR VMS
04
RINGKASAN DOKUMEN
05
TUJUAN DOKUMEN
Tujuan dari dokumen pelatihan Vendor Management System (VMS) adalah :
Memudahkan pihak pemasok atas informasi sistem aplikasi B2B Trans Retail Indonesia
Memudahkan pihak pemasok dalam memahami proses pemunculan Purchase Order pada
aplikasi VMS
Memudahkan pihak pemasok dalam memahami proses pemunculan data Receiving Advice dan
proses litigasi VMS
Memudahkan pihak pemasok dalam memahami proses pemunculan data Proforma Invoice dan
proses litigasi pada aplikasi VMS
TUJUAN DOKUMEN
Tujuan dari Dokumen VMS adalah :
Memudahkan pihak pemasok dalam memahami proses Invoicing pada aplikasi VMS
Memudahkan pihak pemasok dalam memahami penggunaan fungsi – fungsi aplikasi VMS
TUJUAN DOKUMEN
01
GAMBARAN UMUM
02
ALUR PROSES VMS

03
PENGGUNAAN APLIKASI VMS

04
RINGKASAN DOKUMEN
05
GAMBARAN UMUM
GAMBARAN UMUM
Vendor Management System yaitu aplikasi yang

digunakan untuk melakukan proses pemunculan
dokumen Purchase Order (PO) hingga untuk dilanjutkan
pada proses invoice (Pembayaran).
GAMBARAN UMUM
Vendor Management System dapat diakses pada

Web VMS: vms.transretail.co.id:9300/vms-web yang
dapat diakses melalui web Browser seperti Mozila
Firefox atau Google Chrome.
Untuk informasi lebih detil anda dapat menghubungi
Tim VMS Support: vms_support@transretail.co.id Atau
menghubungi pada line : 021 - 53153149
TUJUAN DOKUMEN
01
GAMBARAN UMUM
02
ALUR PROSES VMS

03
PENGGUNAAN APLIKASI VMS

04
RINGKASAN DOKUMEN
05
ALUR PROSES VMS
SUPPLIER VMS CARREFOUR
Proforma Invoice
Invoice
ALUR PROSES VMS
PEMUNCULAN
DOKUMEN
PROFORMA
INVOICE
• LITIGASI HARGA
PEMBUATAN
PEMBAYARAN
INVOICE
TUKAR
FAKTUR
ALUR PROSES VMS
Alur Proses VMS Hal-hal yang harus diperhatikan oleh PEMASOK
PEMUNCULAN Perhatikan notifikasi Proforma Invoice (PFI) pada tampilan
DOKUMEN
PROFORMA
INVOICE 01 Dashboard. Klik pada nomor CDT untuk melihat detil Proforma
• LITIGASI HARGA
Invoice
Proforma invoice adalah dokumen yang harus dikonfirmasi
PEMBAYARAN
PEMBUATAN
Terima atau Tolak atas Harga Pembelian setiap Item yang sudah
INVOICE
02 di order / Harga item yang sudah terjual dalam 1 periode
penjualan (Consignment)
TUKAR FAKTUR
Lakukan konfirmasi Terima, maka tampilan akan langsung
berpindah ke tampilan Invoice. Jika terdapat harga yang tidak
03 sesuai dengan kesepakatan Klik Tolak, maka tampilan akan
berpindah ke tampilan Proforma Invoice Response
Deskripsi Pemunculan Dokumen Proforma Invoice
Proforma Invoice Response adalah dokumen untuk melakukan
pengajuan perevisian Harga Beli Item kepada
Pemunculan Dokumen Proforma Invoice Merchandise/Buyer. Bagi pemasok Beli Putus (Reguler) proses
04 litigasi diinisasi jika terjadi kesalahan dari PO. Namun bagi
merupakan aktivitas lanjutan atas disahkan
Pemasok Consignment dapat mengajukan langsung perevisian
dokumen Receiving Advice oleh pemasok. pada dokumen PFIR (Proforma Invoice Response)
(Pemasok Regular). Proforma Invoice bagi pemasok NOTE : Proses Litigasi diperbolehkan maksimal dengan
(Consignment) adalah dokumen hasil penjualan melakukan 2 (dua) kali penolakan dokumen PFI/PFIR. Proses
yang akan terbit 1 (satu) minggu sekali 05 Litigasi diproses dalam waktu 3 (tiga) hari Kerja. Jika dalam
waktu 3 (tiga) hari belum menerima tanggapan, segera
hubungin team VMS Support. System Transformation
ALUR PROSES VMS
PEMUNCULAN
DOKUMEN
Pemasok melakukan klik “Ubah Dokumen” untuk melakukan
PROFORMA
INVOICE
• LITIGASI HARGA
01 pengisian data informasi pemasok
PEMBAYARAN
PEMBUATAN
INVOICE Pada kolom Detil Invoice, bagi pemasok pastikan mengisi kolom
No Seri Pajak dan konfirmasi serta Konfirmasi No Seri Pajak
02 (Bagi Pemasok PKP). Namun bagi pemasok Non PKP kolom
tersebut harap dikosongkan.
TUKAR FAKTUR
Penyisipan dokumen Faktur Pajak Elektronik (E-tax) bagi

pemasok PKP adalah WAJIB, sesaat setelah mengisi data No
03 Seri Pajak. Lakukan pemeriksaan secara terperinci untuk
Deskripsi Pembuatan Invoice
menghindari penolakan Invoice oleh pihak TRI
Pembuatan Invoice merupakan aktivitas yang Jika data secara keseluruhan sudah diisi dan diperiksa, Klik
tombol “Simpan” untuk menyimpan data terakhir. Tahapan
dilakukan oleh pemasok untuk melakukan 04 selanjutnya Klik “Kirim” untuk submit dokumen. NOTE : Jika
pengisian data informasi pemasok dan data faktur Invoice sudah dikirim, maka tidak bias dilakukan perevisian
pajak elektronik (Pemasok PKP) dan melakukan
Lakukan pencetakan dokumen Invoice setelah melakukan
pencetakan dokumen invoice barcode melalui 05 pengiriman data. Pastikan lembar Invoice yang dicetak terdapat
sistem VMS Barcode pada lembar invoice.
ALUR PROSES VMS
PEMUNCULAN
DOKUMEN
Pemasok membawa berkas dan dokumen – dokumen untuk
PROFORMA
INVOICE
• LITIGASI HARGA
01 keperluan tukar faktur. Invoice Barcode bermatrai, Surat Jalan
Asli, Receiving Report Asli.
PEMBAYARAN
PEMBUATAN Lakukan pemindaian dokumen invoice barcode pada alat pindai
INVOICE
02 invoice yang terletak pada lokasi Account Payble (AP) di lokasi
Head Office Trans Retail Indonesia.
TUKAR FAKTUR
Petugas loket Account Payble akan memberikan Receipt (bukti

03 serah terima dokumen) atas penagihan Invoice.
Deskripsi Proses Tukar Faktur Pemasok akan menerima respon / tanggapan invoice diterima
atau ditolak pada status invoice di aplikasi VMS. Status invoice
04 diterima akan berstatus “DISAHKAN” namun jika tidak diterima
Tukar Fatur merupakan aktivitas yang dilakukan akan berstatus “DITOLAK”
oleh pemasok untuk melakukan proses penyerahan
dokumen kepada pihak TRI dalam proses
penagihan
ALUR PROSES VMS
PEMUNCULAN
DOKUMEN
Pembayaran akan dilakukan oleh PT. TRI dalam kurun waktu
PROFORMA
INVOICE
• LITIGASI HARGA
01 tanggal 10 dan 22 setiap Bulan.
PEMBAYARAN
PEMBUATAN
INVOICE
Detil pembayaran dapat terlihat pada menu VMS yaitu Payment
02 Reference Detail (PRD). Pemasok dapat melihat rincian
pembayaran atas Invoice-Invoice yang sudah dibayar.
TUKAR FAKTUR
Dalam Detil rincian pembayaran terdapat juga informasi atas

03 potongan-potongan yang dikenakan. Faktur Pajak Masukan
dapat pemasok lihat di menu E-Faktur
Deskripsi Pembayaran
Pembayaran merupakan aktivitas pembayaran

Tagihan Pemasok kepada pihak TRI. TRI akan
melakukan pembayaran sesuai dengan Term Of
Payment pemasok sesuai kontrak.
TUJUAN DOKUMEN
01
GAMBARAN UMUM
02
ALUR PROSES VMS

03
PENGGUNAAN SISTEM APLIKASI VMS

04
RINGKASAN DOKUMEN
05
ALUR PROSES VMS
LOGIN
Input User dan Password

lalu klik “Sign In”
ALUR PROSES VMS
DASHBOARD
Klik icon “Gembok” untuk

melakukan perubahan
password
NOTE : Batas waktu

Paswword 120 Hari.
ALUR PROSES VMS
UBAH PASSWORD
Klik Ubah Password untuk

merubah
ALUR PROSES VMS
UBAH PASSWORD
Input Password Lama

diikuti Password baru lalu
klik “Submit”
NOTE : Tampilan akan kembali pada layar

input password. Login dengan password Baru
ALUR PROSES VMS
DASHBOARD
Notifikasi atas dokumen

Notifikasi atas dokumen yang belum di proses
Baru
Panel Informasi
tambahan
ALUR PROSES VMS
DASHBOARD
Panel Menu untuk

membuka spesifik
dokumen
ALUR PROSES VMS
PROFORMA INVOICE
Notifikasi atas
dokumen PFI Baru
ALUR PROSES VMS
PROFORMA INVOICE
Tombol
Konfirmasi
“Terima” atau
“Tolak”
NOTE : Jika klik “Terima” dokumen akan berlangsung pada

dokumen Invoice.
Jika Klik “Tolak” dokumen akan berpindah pada dokumen
“Proforma Invoice Response”
NOTE : LITIGASI HARGA HANYA AKAN BERLAKU JIKA

SUDAH MENDAPATKAN ARAHAN DARI
MERCHANDISE/BUYER
ALUR PROSES VMS
PROFORMA INVOICE RESPONSE
Klik “Ok” untuk

melanjutkan
ALUR PROSES VMS
Hilangkan tanda Ceklist Kolom

untuk melakukan keterangan
perubahan dan isi kolom wajib diisi
keterangan
Klik “Simpan” untuk

menyimpan data
terakhir
ALUR PROSES VMS
ALUR PROSES VMS
Klik “Ok” untuk

melanjutkan
ALUR PROSES VMS
Klik “Kirim” untuk

submit dokumen agar
diproses oleh BUYER
/ LITIGATION TEAM
ALUR PROSES VMS
Klik “Ok” untuk

melanjutkan
ALUR PROSES VMS
PROFORMA INVOICE
Notifikasi atas
dokumen PFIR Baru
ALUR PROSES VMS
Filter dokumen
PFIR berdasarkan
Status
ALUR PROSES VMS
Klik “Cancel PFIR”

jika tidak akan
mengajukan PFIR
ALUR PROSES VMS
Klik “Ok” untuk

melanjutkan
ALUR PROSES VMS
Klik “Ok” untuk

melanjutkan
ALUR PROSES VMS
PROFORMA INVOICE
Klik “Lihat versi

cetak” untuk
mencetak
dokumen
ALUR PROSES VMS
PROFORMA INVOICE
ALUR PROSES VMS
PROFORMA INVOICE
Klik “Terima”
untuk konfirmasi
menyetujui PFI
ALUR PROSES VMS
PROFORMA INVOICE
Klik “Ok” untuk

melanjutkan
ALUR PROSES VMS
INVOICE
Tampilan Draft
Invoice
Detail informasi
Bussines Unit
Kolom Informasi
Supplier Wajib
terisi
ALUR PROSES VMS
INVOICE
Detail item
Detail Total
Penagihan
ALUR PROSES VMS
INVOICE
Klik “Ubah
Dokumen” untuk
mengisi kolom
ALUR PROSES VMS
INVOICE
Input kolom yang

kosong dan wajib
diisi
ALUR PROSES VMS
INVOICE
Input kolom “No Seri

Pajak” dan “Konfirmasi
Nomor Seri Pajak” dan
input Tanggal Faktur Pajak
Klik “Attach Etax” untuk

menyisipkan dokumen
Faktur Pajak Elektronik
NOTE :
Input no Seri Pajak hanya diberlakukan bagi
supplier PKP (Pengusaha Kena Pajak)
ALUR PROSES VMS
INVOICE
Klik “OPEN” untuk

Klik “Browse” lanjutkan
menyisipkan dokumen dengan melakukan Pilih
e-tax yang sesuai dengan
invoice yang sedang
diproses
ALUR PROSES VMS
INVOICE
Pilih tanggal sesuai dengan

tanggal yang tertera pada e-tax
ALUR PROSES VMS
INVOICE
Klik “Simpan” untuk menyipan

data terakhir. Pada proses ini
Sistem VMS akan melakukan
VALIDASI secara elektronik
ALUR PROSES VMS
INVOICE ERROR MESSAGE
Validasi atas proses No Faktur

Pajak yang tidak cocok
ALUR PROSES VMS
Notifikasi eror jika

dokumen E-tax
tidak di upload
ALUR PROSES VMS
Notifikasi eror jika

No dokumen E-tax
berbeda
Notifikasi eror
terjadi perbedaan
data e-tax dengan
data invoice
ALUR PROSES VMS
INVOICE
Input dokumen faktur

Input No Seri Pajak atas pajak pengganti
no Faktur pajak
pengganti. Selanjutnya
diisi tanggal Faktur
Urutan e-tax
asli harus
selalu paling
atas, diikuti
oleh faktur
pajak
pengganti jika Klik “Attach
diperlukan Replacement e-tax” jika
ingin menyisipkan faktur
pajak pengganti
ALUR PROSES VMS
INVOICE
Klik “Ok” untuk

melanjutkan. Data
berhasil tersimpan
ALUR PROSES VMS
INVOICE
Klik “Lihat versi

cetak” untuk
mencetak
dokumen
ALUR PROSES VMS
INVOICE DRAFT
ALUR PROSES VMS
INVOICE
Klik “Kirim”
untuk submit
dokumen
ALUR PROSES VMS
INVOICE
Klik “Ok” untuk

melanjutkan.
ALUR PROSES VMS
INVOICE
Klik “Lihat versi

cetak” untuk
mencetak
dokumen
ALUR PROSES VMS
DOKUMEN INVOICE BARCODE
Barcode invoice
HASIL VALIDASI
OTOMATIS SISTEM
ALUR PROSES VMS
INVOICE RESPONSE
Notifikasi atas
dokumen IR Baru
ALUR PROSES VMS
INVOICE RESPONSE
Filter dokumen
Invoice Response
berdasarkan Status
ALUR PROSES VMS
INVOICE RESPONSE
Klik “Revisi” untuk

melakukan perbaikan
atas invoice yang ditolak
Informasi data Invoice

ditolak
ALUR PROSES VMS
INVOICE
Klik “Dokumen yang

berhubungan”
History dokumen PO
ALUR PROSES VMS
INVOICE
Klik “Ok” untuk

melanjutkan.
ALUR PROSES VMS
INVOICE Klik “Ubah
Dokumen” untuk
melanjutkan
perubahan data.
Lakukan seperti
tahapan Invoice
Sebelumnya
Invoice Revisi 1
ALUR PROSES VMS
INVOICE
Klik “Kirim”
untuk submit
dokumen
ALUR PROSES VMS
INVOICE
Klik “Ok” untuk

melanjutkan.
ALUR PROSES VMS
INVOICE
Klik “Lihat versi

cetak” untuk
mencetak
dokumen
ALUR PROSES VMS
DOKUMEN INVOICE BARCODE
Barcode invoice
TUJUAN DOKUMEN
01
GAMBARAN UMUM
02
ALUR PROSES VMS

03
PENGGUNAAN SISTEM APLIKASI VMS

04
RINGKASAN DOKUMEN
04
RINGKASAN DOKUMEN
Ringkasan dari dokumen pelatihan Vendor Management System (VMS) adalah :
Memudahkan pihak pemasok atas informasi sistem aplikasi B2B Trans Retail Indonesia
Memudahkan pihak pemasok dalam memahami proses pemunculan Purchase Order pada
aplikasi VMS
Memudahkan pihak pemasok dalam memahami proses pemunculan data Receiving Advice dan
proses litigasi VMS
Memudahkan pihak pemasok dalam memahami proses pemunculan data Proforma Invoice dan
proses litigasi pada aplikasi VMS
RINGKASAN DOKUMEN
Ringkasan dari Dokumen VMS adalah :
Memudahkan pihak pemasok dalam memahami proses Invoicing pada aplikasi VMS
Memudahkan pihak pemasok dalam memahami penggunaan fungsi – fungsi aplikasi VMS

VMS - CONS Transmart

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

VMS - CONS Transmart

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

VENDOR MANAGEMENT SYSTEM

(VMS) CONSIGNMENT SUPPLIER

ALUR PROSES TDR

ALUR PROSES VMS

PENGGUNAAN APLIKASI VMS

Vendor Management System yaitu aplikasi yang

Vendor Management System dapat diakses pada

ALUR PROSES VMS

PENGGUNAAN APLIKASI VMS

SUPPLIER VMS CARREFOUR

Penyisipan dokumen Faktur Pajak Elektronik (E-tax) bagi

Petugas loket Account Payble akan memberikan Receipt (bukti

Dalam Detil rincian pembayaran terdapat juga informasi atas

Pembayaran merupakan aktivitas pembayaran

ALUR PROSES VMS

PENGGUNAAN SISTEM APLIKASI VMS

Input User dan Password

Klik icon “Gembok” untuk

NOTE : Batas waktu

Klik Ubah Password untuk

Input Password Lama

NOTE : Tampilan akan kembali pada layar

Notifikasi atas dokumen

Panel Menu untuk

NOTE : Jika klik “Terima” dokumen akan berlangsung pada

NOTE : LITIGASI HARGA HANYA AKAN BERLAKU JIKA

Klik “Ok” untuk

Hilangkan tanda Ceklist Kolom

Klik “Simpan” untuk

Klik “Ok” untuk

Klik “Kirim” untuk

Klik “Ok” untuk

Klik “Cancel PFIR”

Klik “Ok” untuk

Klik “Ok” untuk

Klik “Lihat versi

Klik “Ok” untuk

Input kolom yang

Input kolom “No Seri

Klik “Attach Etax” untuk

Klik “OPEN” untuk

Pilih tanggal sesuai dengan

Klik “Simpan” untuk menyipan

Validasi atas proses No Faktur

Notifikasi eror jika

Notifikasi eror jika

Input dokumen faktur

Klik “Ok” untuk

Klik “Lihat versi

Klik “Ok” untuk

Klik “Lihat versi

Klik “Revisi” untuk

Informasi data Invoice

Klik “Dokumen yang

Klik “Ok” untuk

Klik “Ok” untuk

Klik “Lihat versi

ALUR PROSES VMS

PENGGUNAAN SISTEM APLIKASI VMS

Anda mungkin juga menyukai