1

BAB 1 ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

#part2

5. Prinsip-Prinsip Administrasi Kepegawaian (ada 9)

Prinsip-prinsip dalam administrasi kepegawaian, yaitu :
a. Prinsip Kemanusiaan
Nilai –nilai kemanusiaan seorang pegawai harus dimengerti oleh pimpinanya.
Misalnya :
-Dalam mengatur jadwal kerja pegawai, pimpinan harus memperhatikan kapasitas daya
tahan seorang manusia untuk bekerja, waktu istirahat, waktu beribadah.
-Memperhatikan ketentuan-ketentuan lain, seperti ketentuan kerja bagi pegawai yang sakit
atau ketentuan apabila ada anggota keluarga (anak atau istri) yang sakit
b. Prinsip Demokrasi
Walaupun seorang pemimpin mempunyai wewenang lebih tinggi dari bawahan, tidak berati
atasan dapat berbuat semena-mena. Seorang atasan yang baik tentu bersedia menerima
masukan dan saran dari bawahan, dengan catatan saran tersebut baik juga untuk
kemajuan perusahaan. Selain itu, ruang untuk menyampaikan pendapat juga harus
disediakan oleh perusahaan.
Apabila hal-hal diatas dapat dilakukan oleh atasan, prinsip demokrasi dapat berjalan
dengan baik di perusahaan.
c. Prinsip the right man on the right place
Menempatkan pegawai pada tempat yang tepat sehingga dapat memajukan perusahaan.
Sebaliknya ,penempatan pegawai yang kurang tepat dapat berdampak buruk bagi
perusahaan, bahkan dapat membawa perusahaan menuju kehancuran. Sebagai contoh
lulusan pertanian ditempatkan di bidang teknik arsitek, atau jika lulusan teknik mesin
ditempatkan di bidang kesehatan.
d. Prinsip equal pay for equal work
Salah satu tujuan utama seseorang bekerja adalah ingin mendapat penghasilan.
Bagi seorang pekerja, gaji yang diterima dikatakan adil apabila sesuai dengan standar
kuantitas dan kualitas yang telah ditetapkan dan standar yang sama berlaku untuk semua
pegawai pada bidang pekerjaan yang sama.
Oleh karena itu, perusahaan perlu memperhatikan pemberian gaji/ upah yang tetap sesuai
dengan ketentuan perundangan-undangan yang berlaku.
e. Prinsip kesatuan arah dan tujuan
Prinsip ini artinya, setiap golongan pekerjaan yang sama harus mempunyai satu rencana
dan dipimpin oleh satu orang agar arah dan tujuan pekerjaan menjadi jelas.
Arah dan tujuan perusahaan termuat dalam visi dan misi perusahaan.
f. Prinsip komando
Prinsip ini artinya pegawai melaksanakan pekerjaan berdasarkan perintah/ instruksi/
komando dari satu orang pemimpin. Sangat penting bekerja di bawah satu komando agar
jelas apa dan bagaimana pekerjaan yang harus dilakukan pegawai.
g. Prinsip efisiensi dan produktivitas kerja
Dalam mengelola pegawai, seorang pemimpin harus memperhatikan efisiensi tanpa
mengurangi produktivitas. Efisiensi artinya Penggunaan Sumber Daya (manusia, uang dan
waktu) secara tepat tanpa pemborosan dengan hasil yang maksimal.

OTK Kepegawaian XI- Administrasi Kepegawaian _Andalia Yandriani,SE

 2

h. Prinsip disiplin
Perusahaan dapat membuat kebijakan-kebijakan yang mengatur pegawai menjadi lebih
disiplin, misalnya mengatur jam kerja, memberikan reward bagi pegawai yang bekerja
disiplin dengan memberikan bonus, serta memberikan pusnishment bagi pegawai yang
tidak disiplin dalam bekerja dengan memotong gaji.
i. Prinsip wewenang dan tanggung jawab
Prinsip ini sangat berkaitan dengan prinsip komando. Dalam perusahaan harus ada
pembagian tugas yang jelas antara pegawai yang satu dan pegawai yang lain. Selain itu
perusahaan harus memilih orang yang memiliki wewenang untuk memberikan
perintah/instruksi. Prinsip ini harus memperhatikan prinsip keadilan, sehingga tidak ada
pegawai yang mendapat tugas terlalu sedikit atau mendapat tugas yang terlalu banyak.

6. Fungsi- fungsi Administrasi Kepegawaian (ada 2)

a. Fungsi umum
Fungsi yang bersifat manajerial yang terkait dengan fungsi-fungsi manajemen seperti
1. Planning (Perencanaan Pegawai)
Perencanaan kebutuhan pegawai dapat dilakukan dengan menggunakan prinsip 5 W +
1H
What : Pegawai dengan kriteria apa yanng dibutuhkan
Who : Siapa yang akan menduduki jabatan yang ada
Where: Dimana pegawai akan ditempatkan
When : Kapan pegawai mulai bekerja
Why : Mengapa pegawai tersebut yang menduduki jabatan
How : Bagaiman proses pengadaan dan penempatan pegawai dalam sebuah
jabatan
2. Organizing (Pengorganisasian Pegawai)
Pengorganisasian adalah berbagai macam kegiatan dan mmengelompokkan ke dalam satu
bidang tertentu serta menetapkan apa yang menjadi tugas pokok, fungsi dan wewenang
dari bidang tersebut.
Pengorganisasian bertujuan memudahkan dan mengatur orang-orang yang bekerja dalam
perusahaan agar dapat mencapai tujuan yang diharapkan.
Dengan adanya pengorganisasian, struktur organisasi dapat dibentuk sehingga jelas aliran
kerja, tugas, wewenang dan tanggung jawab, alur perintah kerja dan pengawasan
terhadap para pegawai.
3. Actuating (Pengarahan Pegawai)
Pengarahan pegawai adalah kegiatan memberikan penjelasan, aturan, masukan dan
perintah yang dilakukan oleh atasan kepada pegawai yang secara struktural tingkatannya
lebih rendah.
Dalam mengarahkan pegawai, seorang atasan perlu memperhatikan sebagai berikut:
a) Menjelaskan kepada pegawai bagaimana sehatusnya bekerja dan apa yang diharapkan
perusahaan
b) Memperlakukan pegawai secara adil dan objektif
c) Memberikan penghargaan kepada pegawai yang berprestasi dan hukuman bagi yang
tidak bekerja dengan baik
d) Mengkomunikasikan berbagai hal atau informasi dengan baik kepada pegawai
e) Memberikan motivasi agar pegawai bekerja lebih baik
f) Memperhatikan kebutuhan pegawai, seperti kenyamanan dalam bekerja, interaksi sosial
antar pegawai dan faktor lainnya yang dapat menjadi sumber ketidakpuasan pegawai

OTK Kepegawaian XI- Administrasi Kepegawaian _Andalia Yandriani,SE

 3

4. Controlling (Pengendalian Pegawai)

Pengendalian pegawai adalah kegiatan pengawasan untuk mengukur dan menilai hasil
kerja dari pegawai, apakah sesuai dengan tujuan yang diharapkan atau sebaliknya.
Dalam melakukan penilaian , diperlukan standar atau tolak ukur untuk mengukur
tingkat keberhasilan pegawai dalam bekerja.
Penilaian harus bersifat objektif, bukan atas dasar perasaan suka seorang atasan
kepada bawahannya.
Pengawasan ini penting agar pegawai bekerja sesuai standar yang telah ditetapkan dan
tidak ada penyimpangan yang dapat memengaruhi kinerja pegawai dan perusahaan.
b. Fungsi teknis
Fungsi ini berkaitan dengan berbagai macam kegiatan bidang kepegawaian yang
menggunakan fisik seperti pengadaan, pengembangan, kompensasi, diklat pensiun atau
kegiatan lainnya.

7. Asas-asas Pembinaan Pegawai (ada 7)

Asas-asas pembinaan pegawai adalah sebagai berikut :
a. Asas Perlindungan Hukum
Adalah jaminan perlindungan kepada pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
Pengusaha tidak dapat bertindak semena-mena terhadap pegawai/karyawannya.
Contoh , jam kerja pegawai sesuai ketentuan yang telah ditetapkan oleh pemerintah adalah
8 jam per hari. Jika pegawai bekerja lebih dari 8 jam, mereka harus mendapatkan
kompensasi seperti lembur.
Pemberian sanksi harus sesuai dengan aturan yang berlaku, misalnya pegawai diberi
teguran secara tertulis terlebih dahulu, kemudian pemberhentian untuk kesalahan
berikutnya.
b. Asas Legalitas
Asas ini memberikan suatu jaminan dasar kebebasan pegawai mengenai apa yang dilarang
dan apa yang harus dilakukan secara tepat dan jelas.
Sebagai contoh aturan kebebasan beribadah sesuai dengan agama yang diyakininya,
misalnya saat waktu shalat tiba, pegawai diperbolehkan shalat.
Contoh lain, aturan mengenai pegawai yang sakit. Pegawai yang sakit diperbolehkan tidak
masuk kerja asalkan memiliki surat keterangan dokter.
c. Asas Prosedural
Asas ini berarti bahwa pegawai yang bekerja melakukan tugas dan tanggung jawabnya
sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan, baik oleh pemerintah maupun perusahaan.
Dalam perusahaan, terdapat aturan yang jelas dan mengikat seluruh pegawai yang berisi
hak-hak pegawai dan tugas-tugas pegawai. Dengan demikian Pimpinan dapat mengetahui
pekerjaan yang dilakukan pegawai sudah sesuai atau belum dengan aturan atau SOP
(Standard Operating Procedure) .
Contohnya, dalam SOP sebuah bank, pegawai bank dilarang memberikan informasi apapun
terkait dengan data nasabah, kecuali untuk proses penyelidikan.
Aturan tersebut harus dibuat secara tertulis dan disampaikan kepada seluruh pegawai agar
dilaksanakan. Jika pegawai melanggar, bank dapat memberikan sanksi kepada pegawai
tersebut karena atuan tesebut secara jelas telah tetuang dalam SOP yang telah ditetapkan
secara resmi oleh bank.
d. Asas Penyelenggaraan Kepentingan umum
Asas ini mengharuskan siapapun termasuk pegawai untuk berperan aktif dan positif dalam
melakukan kegiatan yang menyangkut kepentingan umum.
Misalnya melakukan kerja bakti di lingkungan tempat tinggal, bakti sosial, menjadi petugas
pemilu, dan lain-lain.
e. Asas Profesionalitas
Asas ini adalah cara bekerja yang mengutamakan keahlian yang berdasarkan kode etik dan
aturan yang berlaku.
OTK Kepegawaian XI- Administrasi Kepegawaian _Andalia Yandriani,SE
 4

Sebagai contoh dalam kode etik dokter, seorang dokter dilarang membocorkan rahasia
pasien .
Contoh lain, seorang polisi dalam menangani kasus kejahatan yang melibatkan keluarganya
harus bersikap profesional, bekerja sesuai dengan tugasnya sebagai polisi, meskipun
keluarganya terlibat dalam kasus dan jika terbukti bersalah, maka anggota keluargaya
tersebut harus ditindak secara hukum.
f. Asas Akuntabilitas
Asas ini berarti bahwa pegawai haru bertanggung jawab atas pekerjaan yang
dikerjakannya, mulai dari perencanaan, pelaksanaan sampai pelaporan hasil pekerjaan.
Contohnya seorang pegawai yang bertugas sebagai bendahara harus bertanggung jawab
terhadap semua keuangan, baik yang diterima maupun yang dikeluarkan.
g. Asas Pendelegasian wewenang
Asas ini artinya bahwa dalam suatu organisasi atau perusahaan harus ada pembagian kerja,
hubungan kerja yang jelas dan kerjasama atau koordinasi antar pegawai.
Setiap pegawai memiliki keterbatasan, baik keterbatasan waktu, tempat, keahlian, biaya
dan lainnya. Karena keterbatasan tersebut, maka dalam bekerja diperlukan kerjasama
.Pekerjaan yang banyak apabila dilakukan oleh banyak orang , pekerjaan menjadi lebih
cepat selesai.
Pembagian kerja harus dibuat dengan memperhatikan sumber daya yang ada, sesuai
dengan kemampuan dan kompetensi yang dimiliki oleh setiap pegawai.

8. Kegiatan-kegiatan Administrasi Kepegawaian

Untuk menjalankan suatu perusahaan, pegawai sangat diperlukan. Oleh karena masalah
pegawai menyangkut kehidupan seorang manusia, penanganannya lebih kompleks dari sekedar
benda mati.
Beberapa contoh kegiatan yang ada di bidang kepegawaia adalah sebagai berikut:
a. Penggajian
Adalah proses merancang atau membuat sistem pemberian gaji pegawai
b. Analisis Jabatan
Adalah memperkirakan kebutuhan pegawai yang diperlukan oleh suatu perusahaan.
Dengan analisis jabatan, jumlah pegawai yang dibutuhkan dan bidang pekerjaan yang
harus ada, dapat diketahui. Dengan demikian, kebutuhan dana yang harus dikeluarkan
perusahaan juga dapat diperkirakan.
c. Rekrutmen
Adalah proses pengadaan pegawai yang akan menjadi pegawai di perusahaan.
Untuk itu diperlukan ketelitian agar mendapatkan pegawai yang memiliki kemampuan yang
dibutuhkan dan memiliki sikap yang diharapkan.
d. Penempatan
Penempatan merupakan proses menugaskan seorang pegawai pada tempat atau bidang
kerja tertentu sesuai dengan kemampuannya.
e. Training
Training merupakan kegiatan meningkatkan kualitas dan kemampuan pegawai agar karier
dan kemampuan yang dimilikinya dapat lebih berkembang. Sehingga kinerja pegawai
diharapkan lebih meningkat dan pengetahuan, ketrampilan serta attitude atau sikap kerja
pegawai juga diharapkan dapat lebih baik.
f. Disiplin dan moral
Perusahaan sangat berperan dalam membentuk disiplin dan moral pegawai yang
diharapkan.
g. Catatan kepegawaian
Catatan kepegawaian dapat berupa dokumen atau persuratan yang berkaitan dengan
pegawai. Semua kegiatan kepegawaian harus ada catatannya sehingga mempunyai bukti-
bukti yang dapat bahan pertanggungjawaban.

OTK Kepegawaian XI- Administrasi Kepegawaian _Andalia Yandriani,SE