Fungsi Manajemen Personalia

Manajemen personalia berfungsi untuk menemukan tenaga kerja

yang tepat untuk pekerjaan yang sesuai dan untuk mempertahankan
produktivitas serta melaksanakan pengembangan para karyawan. Langkah-
langkah yang ditempuh manajemen personalia adalah sebagai berikut:
1. Menentukan kebutuhan personel perusahaan
Fungsi operasional pertama dari manajemen personalia adalah berupa
usaha untuk memperoleh jenis dan jumlah yang tepat dari personalia
yang diperlukan untuk menyelesaikan sasaran organisasi.
2. Mencari dan merekrut tenaga kerja
Setelah menentukan kebutuhan personel, hal yang perlu diperhatikan
adalah penentuan sumber daya manusia yang dibutuhkan dan
perekrutannya, seleksi, dan penempatan . Penentuan sumber daya
manusia yang diperlukan harus bersandar pada tugas-tugas yang
tercantum pada rancangan pekerjaan yang ditentukan sebelumnya
3. Memilih dan mengangkat tenaga kerja
Setelah personalia diperoleh, mereka harus dikembangkan sampai pada
tingkat tertentu. Sehingga memilih dan mengangkat tenaga kerja adalah
diperlukan peningkatan prestasi kerja yang tepat.
4. Mengorientasikan tenaga kerja pada pekerjaannya
Mengorientasikan tenaga kerja pada pekerjaannya merupakan usaha
untuk menghasilkan suatu rekonsiliasi (kecocokan) yang layak atas
kepentingan-kepentingan perorangan (individu), masyarakat , dan
organisasi. Definisi ini berpijak atas dasar kepercayaan bahwa
masyarakat kita terdapat tumpang tindih kepentingan yang cukup
berarti.
5. Menetapkan persyaratan kompensasi dan tunjangan
Fungsi ini dirumuskan sebagai balas jasa yang memadai dan layak
kepada personalia untuk sumbangan mereka kepada tujuan organisasi
6. Mengevaluasi prestasi kerja
Untuk mengetahui sejauh mana keberhasilan hasil kerja maka perlu
adanya evaluasi. Evaluasi bisa dilakukan dengan melihat laporan tertulis
maupun laporan langsung dari bawahan kepada atasan.
7. Mengawasi pelatihan dan pengembangan
Tak dapat disangkal bahwa pengawasan adalah salah satu fungsi
manajemen yang sangat penting demi tercapainya tujuan organisasi.
Supaya pengawasan yang dilakukan dapat efektif, maka haruslah
terkumpul data-data dan fakta-fakta yang bersangkutan. Beberapa cara
mengumpulkan fakta tersebut diantaranya;
a. Peninjauan Pribadi. Dalam hal ini pemimpin mengadakan peninjauan
(melihat sendiri) kegiatan yang dilakukan oleh bawahannya.
b. Interview atau lisan. Ketika bawahan melaporkan hasil kerjanya,
pemimpin langsung menanyakan sendiri apa yang ingin diketahuinya.
c. Laporan tertulis. Disini pemimpin bisa melihat laporan
pertanggungjawaban hasil kerja bawahannya.
d. Laporan dan pengawasan kepada hal-hal yang bersifat istimewa,
misalnya ketika terjadi kekeliruan atau ketidakwajaran dsb.
8. Mengadakan promosi atau kenaikan jabatan
Pengadaan promosi dan kenaikan jabatan merupakan peningkatan
keterampilan melalui pelatihan yang perlu untuk prestasi kerja yang
tepat. Kegiatan ini amat penting dan terus tumbuh karena perubahan-
perubahan teknologi, reorganisasi pekerjaan, tugas manajemen yang
semakin rumit.
9. Menangani PHK atau pemindahan.
Fungsi terakhir dari manajemen personalia adalah pemutusan hubungan
kerja dan mengembalikan para pekerja kepada masyarakat. Sebagian
besar karyawan tidak meninggal dunia pada masa kerjanya. Organisasi
bertanggung jawab untuk melaksanakan proses pemutusan hubungan
kerja atau pemindahan sesuai dengan persyaratan-persyaratan yang telah
ditentukan, dan menjamin bahwa warga masyarakat yang dikembalikan
itu berada dalam keadaan yang sebaik mungkin.
Fungsi personalia di atas dilaksanakan dan dikerjakan oleh manajer
atau pimimpin. Manajer memperoleh hasil dari bawahannya, dan agar
bawahannya dapat berprestasi besar dan cakap bekerja, maka para
pemimpin harus memberi perhatian kepada hal-hal yang berhubungan
dengan fungsi personalia.
Sesungguhnya beribu-ribu orang memasuki pasar tenaga
kerja setiap bulan. Beberapa diantaranya belum pernah bekerja sebelumnya,
sementara yang lain sudah mempunyai pengalaman bertahun-ahun dalam
pekerjaan dan pelatihan. Mereka semua mempunyai kesempatan untuk
mengabdi perusahaan entah menjadi karyawan yang patuh, stabil, dan
produktif atau sebaliknya menjadi karyawan yang kecewa, pemurung, dan
pemalas. Manajer agribisnis ditantang untuk menyadap bakat terpendam
dari setiap karyawan baru. Proses ini akan diawali dengan mengevaluasi
kebutuhan perusahaan akan personel.
Perumusan Pekerjaan yang dilakukan
Langkah pertama manajemen personalia ini merupakan sesuatu yang
paling sering terabaikan. Alasannya karena hal ini terlihat tidak begitu
perlu. Manajer Personalia dalam mengangkat tenaga kerja hrus
memperhatikan target untuk dikerjakan oleh tenaga kerja. Tantangan
perumuan pekerjaan terletak pada rencana organisasional yang tersusun dan
berwawasan mendalam. Setiap posisi harus mempunyai tujuan pekerjaan
(job goals) yang ikut menunjang keberhasilan perusahaan.
Pekerjaan harus dirumuskan menggunakan dua pendekatan, yaitu
sebagai berikut:
1. Spesifikasi Kerja
Lembaran spesifikasi kerja (job spesification) memaparkan
kualifikasi yang diperlukan untuk melaksanakan perusahaan secara
memuaskan. Lembaran semacam itu harus dikembangkan untuk semua
pekerjaan tanpa mempedulikan jenis dan ukuran agribisnis.
Pendelegasian tanggung jawab kepada seseorang akan memperingan
beban manajemen. Personel yang diserahi tanggungjawab kepegawaian
dapat mengembangkan lembaran spesifikasi kerja menggunakan format
sebagai berikut:
a. Maksud pekerjaantujuannya, dan kegiatan yang diperlukan untuk
mencapainya.
b. Jenis pekerjaanpenyelia (supervision), pelatihan (training),
tanggungjawabnya; apakah pekerjaan tersebut seumur hidup atau
masih menjanjikan peningkatan karier.
c. Persyaratan pekerjatingkat pendidikan, pengalaman, ketrampilan
khusus, kesehatan, faktor-faktor kepribadian dan sebagainya.
d. Cara-cara khusus untuk menentukan kemampuan pelamar
melaksanakan pekerjaanujian, catatan kerja masa lalu, dan hal-hal
semacam itu.
Spesifikasi kerja harus mencerminkan tuntutan pekerjaan yang
sesungguhnya, tidak terlalu tinggi dan tidak terlalu rendah. Kualifikasi
yang terlalu tinggi sama buruknya dengan yang terlalu rendah.
Serangkaian pernyataan yang pendek dan lugas sudah memadai sebagai
spesifikasi kerja. Penyelia pekerjaan yang bersangkutan sering dapat
memberikan informasi yang mendalam dan membantu administrator
personalia. Jika manajemen agribisnis tidak dapat menjabarkan syarat-
syarat pekerjaan maka lebih bijaksana untuk tidak mengisinya karena
manajer tersebut tidak akan pernah tahu apakah hal itu dilaksanakan
dengan baik atau tidak.
2. Uraian Kerja
Uraian Kerja (job description) bertitim berat pada kegiatan dan
tugas kerja dan sama seperti spesifikasi kerja penyelia langsung dari
pekerjaan bersangkutan merupakan sumber informasi terbaik mengenai
kegiatan penting bagi pekerjaan tersebut.