PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR ANGKATAN V TAHUN

2023
BPSDM PROVINSI KALIMANTAN SELATAN

MATERI : KONSEPSI PEMBELAJARAN AKSI PERUBAHAN DAN

PENYUSUNAN AKSI PERUBAHAN
PENGAJAR/WI : Dr. HARY SUPRIYADI.,SH.MA
JENIS TUGAS : INDIVIDU
TUGAS : MEMBUAT AKSI PERUBAHAN
NAMA : SITI MARHAMAH, S.Sos
JABATAN : SEKRETARIS
INSTANSI : DINAS KEPEMUDAAN, OLAHRAGA DAN PARIWISATA HULU
SUNGAI UTARA
NDH : 40

Dinas Kepemudaan, Olahraga dan Pariwisata Hulu Sungai Utara adalah

perangkat daerah yang merupakan unsur pelaksana urusan pemerintahan
yang menjadi kewenangan daerah, dipimpin oleh Kepala Dinas yang
berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui
Sekretaris Daerah.
Sebagai Sekretaris pada Dinas Kepemudaan, Olahraga dan Pariwisata
Hulu Sungai Utara, mempunyai Tupoksi yang ditetapkan pada Peraturan
Bupati Hulu Sungai Utara No.17 Tahun 2018, sebagai berikut:
a. Tugas
Membantu Kepala SKPD melaksanakan kesekretariatan dalam urusan
program dan data, tata usaha, keuangan dan aset
b. Tugas pokok dan Fungsi
1) Merencanakan dan melaksanakan kegiatan (Rencana Kerja
Anggaran–Dokumen Pelaksanaan Anggaran) Sekretariat setiap tahun
mengacu kepada perencanaan strategis Dinas Kepemudaan,
Olahraga dan Pariwisata untuk mencapai target dan sasaran
 pelaksanaan tugas;
2) menghimpun dan mempelajari peraturan perundang-undangan,
pedoman dan petunjuk teknis serta bahan lainnya yang berhubungan
dengan Sekretariat sebagai acuan pelaksanaan tugas;
3) menyusun program, pedoman dan petunjuk teknis penyelenggaraan
Sekretariat sesuai ketentuan peraturan guna kelancaran Dinas
Kepemudaan, Olahraga, Pariwisata dan Kebudayaan;
4) mengkoordinasikan perumusan dalam penyusunan Rencana
Strategis (Renstra), Rencana Kerja (Renja), Perjanjian Kinerja (PK),
Laporan Penyelenggaraan Pemerintah Daerah (LPPD), Laporan
Keterangan Pertanggungjawaban Kepala Daerah (LKPKD), Laporan
Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) dan dokumen
lainnya bersama tim yang telah ditetapkan pada Sekretariat;
5) menyelenggarakan urusan program;
6) menyelenggarakan urusan data;
7) menyelenggarakan urusan tata usaha (umum, perlengkapan
dan kepegawaian);
8) menyelenggarakan urusan keuangan;
9) menyelenggarakan urusan aset;
10)mengendalikan dan mengevaluasi jalannya program dan kegiatan
Sekretariat;
11)mengkoordinasikan program dan kegiatan yang terkait bidang
tugasnya;
12)Melaksanakan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang telah
dibuat;
13)melaksanakan urusan ketatausahaan;
14)membagi tugas kepada bawahan sesuai ketentuan peraturan guna
kelancaran pelaksanaan tugas;
15)melakukan pengawasan melekat dan menilai kinerja bawahan sesuai
ketentuan peraturan guna pembinaan disiplin dan pembinaan karir
bawahan;
16)memberikan pelayanan teknis administrasi kepada perangkat
Sekretariat yang terkait bidang tugas sesuai ketentuan peraturan guna
kelancaran pelaksanaan tugas;
 17)melakukan koordinasi kerjasama dengan instansi terkait dalam rangka
penyelenggaraan urusan Sekretariat guna terwujudnya tata kelola
Sekretariat yang baik sesuai bidang tugasnya;
18)melakukan inventarisasi permasalahan yang berhubungan dengan
penyelenggaraan Sekretariat dan menyiapkan alternatif pemecahan
masalah mengacu kepada peraturan guna kelancaran pelaksanaan
tugas;
19)memberikan saran pertimbangan kepada atasan guna bahan
pengambilan keputusan/kebijakan dan bahan kerja
atasan;melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai
bidang tugasnya; dan
20)melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai bahan
evaluasi dan petunjuk selanjutnya.

Kedudukan Sekretaris pada Dinas Kepemudaan, Olahraga dan

Pariwisata Hulu Sungai Utara yakni Membantu Kepala SKPD melaksanakan
kesekretariatan dalam urusan program dan data, tata usaha, keuangan dan
asset. Mengenai permasalahan atau isu-isu yang terkait atau yang sedang
dihadapi dalam urusan program dan data, tata usaha serta keuangan dan
asset sebagai berikut;
a. Belum Optimalnya perumusan dan penyusunan Perjanjian Kinerja (PK)
dalam penetapan sasaran kinerja pegawai
b. Belum Optimalnya pelaporan hasil pelaksanaan tugas pegawai kepada
atasan sebagai bahan evaluasi
c. Belum Optimalnya pemahaman pegawai terhadap program kerja dan
kegiatan yang terkait pada bidang tugas masing-masing
d. Belum Optimalnya pemahaman pegawai terhadap pelaksanaan Standar
Operasional Prosuder (SOP)
e. Belum Optimalnya pembuatan dan pelaporan pegawai terhadap SKP
(Sasaran Kinerja Pegawai) dalam penyelenggaraan urusan tata usaha
kepegawaian
 Identifikasi isu Aktual, Problekmatik, Kekhalayakan dan Layak (APKL)
pada Dinas Kepemudaan, Olahraga dan Pariwisata Hulu Sungai Utara dapat
dilihat pada table 1 dibawah ini;
TABEL 1
IDENTIFIKASI ISSU (APKL)
INDIKATOR URUTAN
NO ISSU TOTAL
A P K L PRIORITAS
1 Belum Optimalnya perumusan
dan penyusunan Perjanjian
4 4 5 4 17 II
Kinerja (PK) dalam penetapan
sasaran kinerja pegawai
2 Belum Optimalnya pelaporan hasil
pelaksanaan tugas pegawai
4 3 4 3 14 V
kepada atasan sebagai bahan
evaluasi
3 Belum Optimalnya pemahaman
pegawai terhadap program kerja
4 3 4 4 15 IV
dan kegiatan yang terkait pada
bidang tugas masing-masing
4 Belum Optimalnya pemahaman
pegawai terhadap pelaksanaan
4 4 4 4 16 III
Standar Operasional Prosuder
(SOP)
5 Belum Optimalnya pembuatan
dan pelaporan pegawai terhadap
SKP (Sasaran Kinerja Pegawai) 4 5 5 4 18 I
dalam penyelenggaraan urusan
tata usaha kepegawaian

Dapat dilihat pada tabel 1 diatas, bahwa ada 3 issu actual yang dapat di
identifikasi, antara lain;
a. Belum Optimalnya pembuatan dan pelaporan pegawai terhadap SKP
(Sasaran Kinerja Pegawai) dalam penyelenggaraan urusan tata usaha
kepegawaian
b. Belum Optimalnya perumusan dan penyusunan Perjanjian Kinerja
(PK) dalam penetapan sasaran kinerja pegawai
c. Belum Optimalnya pemahaman pegawai terhadap pelaksanaan
Standar Operasional Prosuder (SOP)
 Dari 3 masalah / isu dominan tersebut dilakukan identifikasi analisis untuk
menentukan penyebab masalah yang paling dominan, menggunakan analisa
USG (Urgency, Seriusness, Growth), pada table 2 dibawah ini;

TABEL 2
IDENTIFIKASI ANALISIS USG (Urgency, Seriusness, Growth),
INDIKATOR URUTAN
NO ISU TOTAL
U S G PRIORITAS
1 Belum Optimalnya pembuatan
dan pelaporan pegawai terhadap
SKP (Sasaran Kinerja Pegawai) 5 5 5 15 I
dalam penyelenggaraan urusan
tata usaha kepegawaian
2 Belum Optimalnya perumusan dan
penyusunan Perjanjian Kinerja 4 5 4 14 II
(PK) dalam penetapan sasaran
kinerja pegawai
3 Belum Optimalnya pemahaman
pegawai terhadap pelaksanaan 4 5 3 13 III
Standar Operasional Prosuder
(SOP)

Dari anaslis APKL dan USG, dapat diketahui permasalahan yang

dominan yakni Belum Optimalnya pembuatan dan pelaporan pegawai
terhadap SKP (Sasaran Kinerja Pegawai) dalam penyelenggaraan urusan
tata usaha kepegawaian, maka dari itu isu permasalahan tersebut dijadikan
perioritas untuk ditetapkan sebagai fokus aksi perubahan, maka akan
dilakukan analisis permasalahan pada gambar 1 dibawah ini;
GAMBAR 1. ANALIS PERMASALAHAN

Masih banyaknya masih rendahnya Kurangnya

pegawai yang kualifikasi / sarana
belum mengerti
penginfutan
tingkat
pendidikan bagi
penunjang
kinerja seperti
AKIBAT
Kinerja berbasis pegawai computer/laptop
tekhnologi/APK

Belum Optimalnya pembuatan dan pelaporan pegawai terhadap SKP

(Sasaran Kinerja Pegawai) dalam penyelenggaraan urusan tata
MASALAH
usaha kepegawaian UTAMA

Kesulitan
Kesulitan untuk System penilaian
stekholder dalam
 TABEL ANALYSIS SWOT ISSU

Faktor Internal STRENGHT (Kekuatan) WEAKNESS (Kelemahan)

1. Pengadaan pegawai baru secara otomatis 1. Kemampuan pegawai yang kurang dalam
2. Berkemauan keras mewujudkan visi misi mengelola Potensi diri
3. Menyesuaikan kegiatan dengan tujuan 2. Motivasi dalam bekerja kurang
organisasi 3. Kemampuan yang terbatas dalam teknologi
Faktor Eksternal 4. Beberapa pegawai yang berpendidikan
4. Pegawai dapat mengembangkan potensi diri
dan memanfaatkan fasilitas yang ada rendah
OPPORTUNITIES (Peluang) SO (Strength & Opportunities) WO (Weakness & Opportunities)
1. Peralatan kantor yang lengkap 1. Pegawai/staf yang handal dalam kantor/instansi 1. Kurangnya pemahaman kenerja berbasis
dan mendukung segala
kegiatan 2. Pegawai bekerja dengan kompak tekhnologi
2. Kerjasama yang baik terjalin 3. Sarana publik dan prasarana kantor yang 2. Kerjasama pegawai yang tidak kompak
sesama pegawai
3. Pengadaan sarana dan mendukung 3. Kurangnya kemampuan/skill pegawai
prasarana kantor 4. Pendidikan dan pelatihan yang difasilitasi oleh 4. Dibutuhkannya Pendidikan dan pelatihan
4. Pendidikan dan pelatihan
khusus pegawai untuk Instansi terkait
meningkatkan kinerja
THREATH (Ancaman) ST (Strength & Threath) WT (Weakness & Threath)
1. Sulitnya dipahami oleh pegawai 1. Terwujudnya Pendidikan dari pemerintah 1. Kemampuan pegawai dalam mengelola
teknologi masa kini 2. Mewujudkan visi misi yang diselengarakan Potensi diri yang terbatas
2. Peraturan pemerintah yang
harus sejalan dengan peraturan pemerintah 2. Dorongan motivasi yang kurang dari kantor
pimpinan pusat/bupati 3. Memiliki loyalitas tinggi terhadap pekerjaan dan 3. Masyarakat yang kecewa terhadap
3. Kinerja pegawai yang dianggap
masyrakat masih kurang tanggung jawab yang diberikan kemampuan/skill pegawai yang terbatas
4. Program pemerintah yang 4. Mengambil keputusan yang tepat dalam 4. Tingkat Pendidikan dan Pengembangan
diberlakukan secara berkala
dan masih kurang dipahami program pengembangan pemerintah keterampilan pegawai yang masih kurang
 Setelah melihat hasil identifikasi masalah, SWOT dan analisis
permasalahan kondisi saat ini, maka untuk menggambarkan proses kerangka
berpikir yang akan dilaksanakan sebagai rencana aksi perubahan oleh bagian
kesekretariatan Dinas Kepemudaan, Olahraga dan Pariwisata Kabupaten
Hulu Sungai Utara, bisa kita lihat pada gambar.2 dibawah ini;

Gambar 2. RENCANA AKSI PERUBAHAN

KONDISI AWAL PERMASALAHAN KONDISI YANG DIHARAPKAN

Belum Optimalnya
pembuatan dan Diharapkan seluruh
Kesulitan untuk pelaporan pegawai pegawai dapat
1 mengumpulkan terhadap SKP (Sasaran mengumpul dan
1
hasil capaian Kinerja Pegawai) dalam menginfut data
kerja penyelenggaraan urusan hasil kinerja nya
tata usaha kepegawaian dengan tepat waktu

Kemudahan
Kesulitan stekholder dalam
stekholder memberikan
2 dalam pelatihan bagi 2
melaksanakan
pelatihan
GAP pegawai dalam
penginfutan
kinerja

System Tersedianya
penilaian kinerja system penilaian
3 pegawai jadi yang tepat 3
INOVASI sasaran
tidak efisien
OPTIMALISASI PEMBUATAN
DAN PELAPORAN PEGAWAI
TERHADAP SKP (SASARAN
KINERJA PEGAWAI)

Dapat diketahui permasalahan yang dominan yakni Belum Optimalnya

pembuatan dan pelaporan pegawai terhadap SKP (Sasaran Kinerja Pegawai)
dalam penyelenggaraan urusan tata usaha kepegawaian, maka dari itu saya
akan memberikan judul aksi perubaan yakni: OPTIMALISASI PEMBUATAN
DAN PELAPORAN PEGAWAI TERHADAP SKP (SASARAN KINERJA
PEGAWAI) MELALUI “SIP NERPIS WEKIN“(Sistem Penginfutan Kinerja
Pegawai Berbasis Web E-Kinerja) PADA DINAS KEPEMUDAAN, OLAHRAGA
DAN PARIWISATA KABUPATEN HULU SUNGAI UTARA
 Agar tujuan dari kegiatan ini apat dicapai, maka ruang lingkup atau ouput
yang dicapai pada jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang
yang diidentifikasi melalui milestone aksi proyek perubahan. Milestone yaitu
urutan capaian-capaian yang sangat penting pada periode tertentu (minggu,
bulan, tahun) yang harus diperhatikan untuk menjamin terlaksananya proyek
perubahan secara tepat waktu dan tepat sasaran.
Milestone dalam hal ini berbeda dengan jadwal karena milestone tidak
terbatas hanya membuat rencana waktu kerja, tetapi ada target yang perlu
diselesaikan. Artinya, milestone mengandung manajemen sumber daya yang
diperlukan. Milestone merupakan landasan untuk mengidentifikasi segmen
kerja utama dan tanggal akhir sehingga dapat digunakan sebagai titik
pengendalian alami dan penting dalam proyek. Adapun milestone proyek
perubahan dibagi menjadi tiga milestones sesuai dengan sasaran proyek
perubahan, yaitu sebagai berikut:
1. Milestone Jangka Pendek (01 Oktober 2023–Sampai Berakhirnya Diklat
PIM V), Proyek perubahan direncanakan akan mulai dilaksanakan pada
minggu Keempat bulan Oktober 2023 dengan kegiatan pembentukan tim
efektif, dan akan hingga berakhirnya Diklat PIM V dengan dilaksanakannya
seminar proyek perubahan.
2. Milestone Jangka Menengah direncanakan selama 6 bulan (01 Oktober
2023 – Maret 2024),
3. Milestone Jangka Panjang direncanakan selama 4 tahun (01 Oktober
2023–September 2027).

Adapun milestone proyek perubahan jangka pendek, jangka menengah

dan jangka panjang yang telah direncanakan sebagaimana dalam tabel
milestone dibawah ini;

TABEL .MILESTONE PROYEK PERUBAHAN

Membuat Tim efektif, serta mensosialisasikan Aplikasi

E-kinerja kepada pegawai dalam penginfutan hasil
JANGKA PENDEK
capaian kerja dan melakukan pelatihan serta uci coba
penginfutan stekholder internal

Menerbitkan pedoman tekhnis penginfutan data hasil

capaian kinerja pegawai kedalam aplikasi E-kinerja
JANGKA MENENGAH
dan penyempurnaan pelatihan bagi operator dalam
penginfutan

Memonitor serta melakukan pengawasan serta

evaluasi dalam penyempurnaan pengisian atau
JANGKA PANJANG
penginfutan hasil capaian kinerja pegawai ke dalam
aplikasi E-kinerja
 Dalam rangka merancang aksi perubahan saya akan membuat plan sesuai
tahapan dan waktu yang kita butuhkan sebagaimana dalam tabel milestone
dibawah ini;
TABEL
MILESTONE AKSI PERUBAHAN JANGKA PENDEK

NO TAHAPAN WAKTU OUTPUT

I PERSIAPAN 09 s.d 20 Oktober
2023
Konsultasi dengan Mentor 09 Oktober 2023 Lembar Konsultasi,
Persetujuan Mentor
Tentang Judul Aksi
Perubahan
Konsultasi dengan Coach 10 Oktober 2023 Lembar Konsultasi,
Persetujuan
tentang issu aksi
perubahan dan
persetujuan judul
aksi perubahan
Rapat pembentukan Tim Aksi Surat Undangan,
Perubahan (yang diundang stakeholder 11 Oktober 2023 Daftar Hadir,
Internal yang terkait) Notolen Rapat
Membuat SK Tim (anggotanya 12 s.d 13 Oktober
stakeholder internal) Terbitnya SK Tim
2023
Rapat Kerja Tim dalam membuat Aksi
Perubahan (agendanya membuat 16 s.d 20 Oktober Pembagian Tugas
perencanaan tugas Tim) 2023 Pelaksanaan

II PELAKSANAAN 23 Oktober s.d 03

November 2023
Sosialisasi tugas Tim dan rancangan 23 s.d 25 Oktober Dukungan
aksi perubahan yang akan dilakukan 2023 stakeholder internal
maupaun eksternal
Melaksanakan bintek kepada Admin / 26 dan 27 Oktober
Operator Web-Kinerja 2023 Admin yang handal

Uji coba Penginfutan Web E-Kinerja 30 s.d 31 November Mengatahui pola-

2023 pola pengisian
Penginfutan Hasil Kinerja Pegawai ke 01 s.d 09 November Berjalannya Proses
dalam Web E-Kinerja 2023 Penginfutan

Konsultasi hasil pelaksanaan aksi 10 November 2023 Lembar Konsultasi,

perubahan dengan coach hasil pelaksanaan
tentang issu aksi
perubahan
III EVALUASI 13 November 2023
 s.d 01 Desember
2023
Membuat draf laporan Hasil 13 s.d 17 November Draf Data dan
Penginfutan Kinerja Pegawai 2023 Laporan

Konsultasi pembuatan laporan dengan 20 s.d 24 November Lembar Konsultasi,

mentor 2023 hasil laporan

Konsultasi pembuatan laporan dengan 07 November 2023 Lembar Konsultasi,

coach hasil laporan

Finalisasi Laporan 27 dan 30 Lembar hasil

November 2023 laporan
Legalisasi dan penggandaan laporan 01 Desember 2023 Penandatanganan
hasil laporan