FMEA adalah suatu alat manajemen risiko untuk mengkaji suatu prosedur secara rinci,
mengenali model-model adanya kegagalan/kesalahan pada suatu prosedur, melakukan
penilaian terhadap tiap model kesalahan/kegagalan dengan mencari penyebab terjadinya,
mengenali akibat kegagalan/kesalahan dan mencari solusi dengan melakukan perubahan
desain/prosedur.
Dengan telah disusunnya laporan FMEA, diharapkan Puskesmas dapat mengidentifikasi
dan memahami model kegagalan potensial dan penyebab dan efek kegagalan pada system
atau proses tertentu.
Besar harapan kami, selain berguna bagi pihak internal dalam hal ini UPT Puskesmas
Talagamori, laporan FMEA yang dilaksanakan ini dapat turut berperan dalam upaya
peningkatan kualitas tata kelola Pemerintahan yang baik di Pemerintahan Kota Tidore
Kepulauan . Demikian, semoga bermanfaat dan diucapkan terima kasih.
Talagamori, 2023
Kepala UPT Puskesmas Talagamori
Suryati Abubakar
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
FMEA adalah suatu alat manajemen risiko untuk mengkaji suatu prosedur
secara rinci dan mengenali model-model adanya kegagalan/kesalahan pada suatu
prosedur, melakukan penilaian terhadap tiap model kegagalan/kesalahan dengan
mencari penyebab terjadinya, mengenali akibat dari kegagalan/kesalahan dan mencari
solusi dengan melakukan perubahan disain/prosedur.
Berkaitan dengan hal tersebut diatas, makan Tim Manajemen Risiko UPT
Puskesmas Talagamori menyusun laporan FMEA (Failure Mode and Effect Analisys)
sebagai tool untuk penilaian risiko pada proses yang belum dilakukan, sedang dilakukan
dan proses baru dengan pendekatan proaktif.
B. TUJUAN
1. Tujuan Umum
Laporan FMEA ini sebagai dasar bagi tim Manajemen Risiko UPT Puskesmas
Talagamori untuk meningkatkan mutu pelayanan Puskesmas melalui kegiatan
redesain proses pelayanan untuk menganilis modus kegagalan dan dampaknya.
2. Tujuan Khusus
a) Pedoman dalam melaksanakan langkah-langkah melakukan analisis modus
kegagalan dan dampak
b) Panduan dalam melakukan proses-proses pelayanan yang mempunyai risiko
tinggi terjadi error
c) Panduan dalam perbaikan system (re-desain proses) terhadap proses-proses
pelayanan yang mempunyai risiko tinggi terjadi error.
Pada saat ini pencegahan kesalahan medis belum menjadi focus utama untuk
asuhan perawatan pasien di Puskesmas. Sebagian besar system pelayanan kesehatan
tidak didesain untuk mencegah terjadinya error.
Definisi dari FMEA (Failue Mode and Effect Analysis) adalah :
1) Metode perbaikan kinerja dengan mengidentifikasi dan mencegah potensi
kegagalan sebelum terjadi
2) Proses proaktif kesalahan dapat dicegah dan diprediksi
3) Mengantisipasi kesalahan dan meminimalkan dampak buruk
A. Identifikasi Risiko
1) Penerimaan resep tidak sesuai nomor antrian
2) Resep tidak dapat dibaca
3) Tidak melakukan skrining/validasi resep
4) Salah identitas pada resep
5) Salah menghitung jumlah sediaan obat
6) Salah dalam pengambilan obat terutama obat NORUM
7) Salah dalam meracik obat
8) Salah mengamas obat
9) Salah dalam pelabelan/pemberian etiket pada obat
10) Tidak melihat batas waktu kedaluwarsa pada obat
11) Tidak membersihkan wadah peracikan obat
12) Tidak melakukan double chek terutama obat golongan High Alert
13) Tidak melakukan kajian benar pasien pada setiap pemberian obat yang meliputi
(kajian benar pasien, benar obat, benar dosis, benar cara pakai, benar waktu
dan benar dokumentasi)
14) Tidak melakukan pemberian informasi obat dengan jelas kepada pasien.
B. Analisis Risiko
Analisis risiko dilakukan dengan menggunakan metode FMEA (Failure Mode Effet
and Analysis untuk setiap risiko yang kemungkinan terjadi pada ruang farmasi. Metode
ini digunakan sebagai penerapan manajemen risiko.
Berikut langkah-langkah FMEA sesuai panduan :
1. Menentukan tim FMEA yang terdiri dari orang-orang yang menjadi pemilik proses
a. Ketua tim :
b. Anggota :
2. Menetapkan tujuan analisis dan jadwal kegiatan tim untuk melaksanakan FMEA
a. Tujuan analisis FMEA
Tujuannya yaitu untuk meningkatkan mutu pelayanan pada ruang farmasi sehingga
dapat menjamin keselamatan pasien.
b. Jadwal Pelaksanaan
c. Menetapkan peran dari setiap anggota tim saat melakukan analisis dengan FMEA
1) Ketua Tim : Memimpin kegia
2) Anggota : - Melakukan manajemen risiko pada ruang farmasi sesuai
dengan permasalahan atau risiko yang mungkin terjadi.
- Melakukan pencatatan atau dokumentasi dari setiap
pelaksanaan manajemen risiko.
Mencari Falure Mode Effect Analysis (FMEA) Berdasarkan Alur Prosedur Kerja Pelayanan Ruang Farmasi
NO MODEL KEGAGALAN PENYEBAB (CAUSE FAILURE) AKIBAT
(FAIURE MODE)
1 Penerimaan resep tidak sesuai -Petugas tidak menyediakan nomor antrian - Terjadi keributan dalam
nomor antrian - Nomor antrian di ruangan farmasi mengikuti mengambil obat
nomor antrian loke pendaftaran - Pelayanan resep tidak
- Ruang Farasi tidak mempunyai sesuai dengan uruta resep
nomorantrian sendiri yang masuk di ruang
- Petugas Farmasi tidak berada di loket farmasi
penerimaan resep
- Tidak ada penanda bila ada resep yang
sudah ditempatkan di kotak penerimaan
resep.
2 Nama obat di resep tidak dibaca Dokter tidak menulis nama obat dengan jelas -Memperlama proses
penyediaan obat dan
penyerahan obat
- Pasien dapatterkena efek
samping obat dan dapat
keracunan
-Memperlambat penyakit
yang sudah ada
- Kesalahan pemberian obat
3 Tidak melakukan skrining/telah - Petugas farmasi terburu-buru dalam - Petugas farmasi tidak
resep pelayanan obat melakukan tahapan
- Petugas farmasi tidak patuh pada kegiatan kegiatan farmasi klinis yaitu
skrining resep pengkajian resep
- Petugas farmasi sering lupa dalam kegiatan - Petugas farmasi tidak
skrining/telaah resep dapat menganalisis
kelengkapan resep melalui
persyaratan adsministrasi
dan kesesuaian sediaan
farmasi melalui persyaratan
farmasetis dan klinis.
- Kesalahan dalam
peresepan tidak dapat
diminimalkan
4 Salah identitas resep -Petugas kurang teliti - Kesalahan pemberian obat
- Petugas unit sebelumnya menulis identitas pada pasien
pada resep dan identitas pada rekam medik - Memperberat penyakit
yang berbeda yang sudah ada
- Petugas unit sebelumnya tidak menulis - Resiko ESO yang timbul
identitas pasien di resep dengan jelas dan bahkan bias menimbulkan
lengkap keracunan/alergi obat yang
tidak teridentifikasi.
5 Salah menghitung jumlah sediaan -Petugas farmasi terburu-buru dan tidak teliti - Over dosis atau under
dalam pelayanan obat dosis obat
6 Salah dalam pengambilan obat - Tidak melakukan pengelolaan obat LASA - Obat yang diterima adalah
terutama golangan obat nama obat - Tidak memperhatikan penamaan / obat yang salah sehingga
rupa mirip pelabelan obat dengan jelas dapat mengalami
- Sistem penyimpanan obat tidak sistematis keracunan dan
- Penamaan/pelabelan obat yang kurang mendapatkan efek samping
jelas obat yang merugikan.
- Petugas tidak teliti dan terburu buru dalam
pengambilan obat
7 Salah meracik obat - Petugas kurang teliti dan terburu-buru -Obat rusak
dalam pelayanan obat - Dapat menyebabkan
- Petugas tidak memperhatikan stabilitas terjadinya kerugian financial
obat jika pengadaan obat
menggunakan dana kapitasi
JKN.
8 Salah mengemas obat - Petugas kurang teliti - Kegiatan pengemasan
- Penyiapan obat dari beberapa resep/ lebih obat dapat tertakar antara 1
dari 1 resep resep dengan resep lainnya
-Pasien mendapatkan terapi
tidak sesuai dengan
keluhannya.
9 Salah dalam pelabelan/pemberian -Petugas kurang teliti - Pasien salah dalam
etiket pada obat. - Petugas terburu-buru dalam menulis aturan menggunakan obat
pakai obat pada etiket obat. - Terapi tidak maksimal
- Petugas tidak membaca resep dengan baik - Dapat menyebabkan
- Petugas salah dalam penulisan etiket obat resiko ESO yang tidak
- Petugas salah dalam pemberian warna diharapkan
etiket obat dalam dan luar obat
10 Tidak melihat batas waktu - Petugas terburu-buru dan kurang teliti - Penurunan efektivitas obat
kedaluwarsa obat dalam pelayanan obat sehingga terapi tidak
- Petugas tidak melakukan identifikasi obat maksimal
mendekati ED melalui kode warna - Pasien dapat mengalami
- Petugas tidak memperhatikan waktu ED keracunan obat dan tidak
bermanfaat dalam
penangan keluhan.
11 Tidak membersihkan wadah - Petugas lalai - Peracikan obat yang lain
peracikan obat bias bercampur dengan
obat-obat yang diracik
sebelumnya sehingga
menjadi efektif.
12 Tidak melakukan double chek - Petugas tidak menjalankan pengelolaan - Petugas salah menerima
terutama obat High Alert obat High Alert obat sehingga
- Petugas kurang teliti dan terburu-buru menyebabkan reaksi obat
dalam pelayanan yang tidak diharapkan atau
- Pelayanan jumlah resep yang banyak di kesalahan yang serius
ruang farmasi
13 Tidak melakukan kajian pada -Petugas terburu buru dalam pelayanan - Obat dapat tertukar
proses pemberian obat kepada - Petugas tidak melakukan identifikasi pasien dengan obat pasien lain
pasien. - Petugas tidak menerapkan prinsip kajian - Pasien menerima obat
benar pada pemberian obat tidak sesuai dengan
- Petugas tidak melakukan pengecekan keluhan
kembali setelah obat disiapkan dan sebelum - Obat yang disiapkan tidak
diserahkan kepada pasien, sesuai dengan yang diminta
pada resep
-Dosis obat yang salah
- Cara pakai dan waktu
penggunaan obat yang
salah
- Terapi tidak maksimal
14 Tidak memberikan pemberian - Petugas terburu buru dalam pelayanan - Kesalahan dalam
informasi obat yang jelas kepada obat penggunaan obat di rumah
pasien - Petugas tidak patuh pada SOP pemberian oleh pasien
informasi obat - Pasien tidak menerima
- Anak rewel informasi yang jelas terkait
- Pasien terburu-buru untuk pulang obat yang diterima
- Pasienn tidak puas
terhadap pelayanan yang
diberikan.
Melakukan Penilaian Terhadap Setiap Model Kegagalan
PENILAIAN
NO MODEL KEGAGALAN (FAILURE Sering tidaknya Kegawatan Kemudahan untuk RPN (Risk Priority
MODE) terjadi masalah (S = severity) dideteksi Number)
(O = occurance) (D=detectability)
1 Penerimaan resep tidak sesuai 4 2 3 24
nomor antrian
2 Resep tidak dapat dibaca 2 5 1 10
3 Tidak melakukan skrining / 4 4 2 32
validasi resep
4 Salah identitas pada resep 2 4 3 24
5 Salah menghitung jumlah sediaan 1 8 2 16
obat
6 Salah dalam pengambilan obat 4 9 1 36
terutama obat golongan NORUM
7 Salah dalam meracik obat 1 6 3 18
8 Salah mengemas obat 3 3 2 18
9 Salah dalam pelabelan / 3 6 1 18
pemberian etiket pada obat
10 Tidak terlihat batas waktu 2 4 4 32
kedaluwarsa obat
11 Tidak membersihkan wadah 2 2 4 16
peracikan obat
12 Tidak melakukan double chek 1 8 5 40
terutama obat golongan High Alert
13 Tidak menerapkan prinsip kajian 2 6 3 36
benar pada setiap pemberian obat
14 Tidak melakukan pemberian 2 5 3 30
informasi obat dengan jelas
Keterangan :
a. Tabel penilaian diisi dengan penilaian dari masing-masing variable sesuai dengan skala dari masing-masing variable yang
terdapat pada manajemen risiko
b. RPN diperoleh dengan cara mengalihkan nilai yang diperoleh dari occurrence, severity, detectability ( O X SV XD)
Menghitung Risk Priority Number (RPN)
NO MODEL KEGAGALAN (FAILURE MODE) RPN Kumulatif %Kumulatif Keterangan
(Risk
Prority
Number)
1 Tidak melakukan double chek terutama 40 40 11.56%
obat golongan High Alert
2 Salah dalam pengambilan obat terutama 36 76 21.96%
obat NORUM
3 Tidak menerapkan prinsip kajian benar 36 112 32.36%
pada setiap pemberian obat
4 Tidak melakukan skrining/ validasi resep 32 144 41.61%
5 Tidak melihat batas waktu kedaluwarsa 32 176 50.86%
obat
6 Tidak melakukan pemberian informasi 30 206 59.53%
obat dengan jelas
7 Salah identitas pada resep 24 230 66.47%
8 Penerimaan resep tidak sesuai nomor 24 254 72.25%
antrian
9 Salah mengemas obat 18 272 77.71% Cut off Point
10 Salah dalam meracik obat 18 290 82.85%
11 Salah dalam pelabelan/pemberian etiket 18 308 88%
pada obat
12 Salah menghitung jumlah sediaan obat 16 324 92.57%
13 Tidak membersihkan wadah peracikan 16 340 97.14%
obat
14 Resep tidak dapat dibaca 10 350 100%
Keterangan :
a. Nilai kumulatif diperoleh dari penambahan kumulatif dan RPN
b. Presentase kumulatif diperoleh dengan cara
Menyusun kegiatan untuk mengatasi model-model kegagalan-kesalahan
Penyusuna kegiatan dilakukan dengan table FMEA
NO MODEL PENYEBAB AKIBAT O S D RPN KEGIATAN INDIKATOR
KEGAGALAN PERBAIKAN UNTUK
(FAILURE VALIDASI
MODE)
1 Tidak -Petugas tidak Pasien salah 1 8 5 40 -Melakukan Lembar
melakukan menjalankan menerima obat penerapan monitoring/
double chek pengelolaan High sehingga pengelolaan obat pengawasan
terutama obat Aalert menyebabkan High Alert obat high
golongan High - Petugas kurang reaksi obat - Melakukan alert
Alert teliti dan terburu- yang tidak pengecekan kembali
buru dalam diharapkanatau sebelum obat
pelayanan kesalahan yang diserahkan kepada
- Pelayanan jumlah serius. pasien
resep yang banyak -Pelabelan dan
ndi ruang farmasi penamaan obat
golongan High Alert
dengan jelas
- Penyimpanan obat
High Alert yang perlu
diperbaiki
2 Salah dalam - Tidak melakukan Obat yang 4 9 1 36 -Melakukan Lembar
pengambilan pengelolaan obat diterima adalah penerapan monitoring
obat terutama LASA obat yang salah pengelolaan obat atau
obat NORUM - Tidak sehingga dapat LASA pengawasan
memperhatikan mengalami - Memperhatikan obat LASA
penamaan/pelabela keracunan dan penamaan dan
n obat mendapatkan pelabelan obat
- Sistem efek samping terutama obat yang
penyimpanan obat obat yang nama, penyebutan
tidak sistematis merugikan. dan kemasan yang
- Penamaan/ mirip
Pelabelan obat yang - Pelabelan dan
kurang jelas penamaan yang jelas
- Petugas tidak teliti pada setiap obat
dan terburu-buru - Memperhatikan
dalam pengambilan kembali letak
obat penempatan obat
LASA
3 Tidak - Petugas terburu- - Obat dapat 2 6 3 36 - Melakukan - Perubahan
menerapkan buru dalam tertukar dengan perubahan pada lembar
prinsip kajian pelayanan pasien lain lembar resep yang resep yang
benar pada - Petugas tidak - Pasien memuat terkait baru
setiap melakukan menerima obat dengan prinsip kajian - Monitoring
pemberian identifikasi pasien tidak sesuai benar pada setiap pengisian
obat - Petugas tidak dengan keluhan pemberian obat. kajian benar
menerapkan prinsip - Obat yang - Menerapkan SOP pada lembar
kajian benar pada disiapkan tidak kajian benar pada resep
pemberian obat sesuai dengan pemberian obat.
- Petugas tidak yang diminta - Pemahaman
melakukan pada resep petugas terkait
pengecekan kembali - Dosis obat prinsip pemberian
setelah obat yang salah obat lebih
disiapkan dan - Cara pakai ditingkatkan.
sebelum diserahkan dan waktu
kepada pasien. penggunaan
obat yang salah
- Terapi tidak
maksimal.