MANAJEMEN ARSIP INAKTIF

DI KANTOR PERPUSARDA KABUPATEN BANYUMAS*

Oleh: Warsito, A.Md.**

Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Banyumas melaksanakan

fasilitasi pembenahan arsip dari unit-unit kerja dalam lingkungan Pemerintah Kabupaten
Banyumas baik, arsip kacau atau arsip yang sudah tertata (teratur) – pada umumnya arsip
masih kacau yang ditumpuk dan dimasukkan ke dalam ordner, kardus, karung, dan atau
hanya diikat.

PEMILAHAN
Arsip dipilah dari benda-benda nonarsip, seperti: map, amplop, kertas kosong,
formulir kosong, duplikasi/penggandaan, dsb.

PEMBERKASAN
Selanjutnya, arsip diberkaskan dengan cara mengurutkan secara kronologis,
menggabungkan, dan memberkaskan sesuai pokok masalah. Misalnya: arsip Lustrum
SMPN 1 Banyumas Tahun 2017; arsip disusun dari pembentukan panitia kegiatan,
undangan rapat, proposal anggaran, anjangsana, bakti sosial, pertunjukan seni budaya,
dokumentasi, dll. sehingga arsip terberkaskan dengan urut dan lengkap. Dengan demikian,
berkas merupakan satu kesatuan arsip yang tidak terpisahkan dalam satu hal, masalah,
kegiatan dan atau yang lain, sehingga berkas bisa berjumlah satu lembar, satu folder, satu
ordner, satu boks, dll.

PENDESKRIPSIAN
Setelah diberkaskan, arsip dideskripsi pada kartu deskripsi (fisis) yang sudah
disiapkan. Kartu tsb. dibuat rangkap dua, dengan maksud untuk memudahkan dalam
proses manuver kartu dan manuver berkas, sehingga dapat meminimalisasi banyaknya
berkas yang terselip atau hilang nantinya.
Langkah mendeskripsi arsip adalah sbb.: menuliskan jenis arsip (surat, proposal,
laporan, makalah, SPJ, dsb.) Contoh 1 : SPJ dana pembangunan gedung laboratorium
fisika SMPN 1 Banyumas tahun anggaran 2016/2017. Contoh 2 : Surat Keputusan Kepala
Dinas Pendididkan Kabupaten Banyumas No. 642/304 tentang Pembangunan Gedung
laboratorium Fisika SMPN 1 Banyumas Tahun 2017.
Arsip juga teridentifikasi secara jelas tentang: jumlah satuan arsip (misalnya: 2
berkas, 3 bendel, 4 folder, dsb.); periode arsip (misalnya: 11 Maret 2007, Januari-Juni
2007, t.a. 2005/2006, dsb.); kondisi arsip (dituliskan: baik, rusak, tidak lengkap, sobek,
dsb.); sifat arsip (ditandai: asli, foto kopi, tembusan, pertinggal). Tidak lupa pula
memberikan simbol pendeskripsi arsip atau nomor sementara (misalnya: Bk.20, artinya:
orang yang mendeskripsi bernama Budi Kristianto -- dengan nomor kartu fisis yang ke-20).
PENGKLASIFIKASIAN
Sesuai dengan aturan kearsipan yang ada setiap pemerintah daerah harus
mengacu kepada aturan yang berlaku di atasnya, yaitu dengan sistem penatataan arsip
model numerik (sistem angka) yang ada di Kemendageri.
Namun demikian, kode klasifikasi arsip dapat disesuaikan dengan kebutuhan
daerah ybs. Untuk Pemkab Banyumas kode klasifikasi arsip telah diatur tersendiri dalam
Peraturan Bupati Banyumas Nomor 42 Tahun 2018.
Untuk mengklasifikasi arsip perlu mencari ‘kata tangkap’ dari arsip tersebut. Contoh
lain, “Surat Keputusan Bupati Banyumas No. 141/304 tentang Pengangkatan Sdr. Budi
Iswanto, S.Sos. sebagai Kepala Desa Kedunggede, Kecamatan Banyumas Periode 2007
s.d. 2012”. Kita ambil kata tangkapnya adalah pemerintahan. Lihat pada kode klasifikasi di
pemerintahan dengan angka 100 (kode dasar), kemudian lihat persempit subjek tsb.
menjadi pemerintahan desa angka 140 (kode detail kedua), kemudian kita kerucutkan
menjadi lebih sempit lagi menjadi pengangkatan kepala desa dengan angka 141.1 (kode
detail ketiga).
Jadi, penulisan kode klasifikasi adalah 141.1, dengan kode umum 100.

PEMBUNGKUSAN
Membungkus arsip dengan kertas kising atau kertas payung sesuai ukuran dan
aturan pembungkusan yang telah ditentukan.

PENILAIAN
Setelah seluruh arsip selesai dideskripsi, arsip baru dinilai oleh arsiparis yang telah
mengetahui kaidah penilaian arsip dengan mengacu pada Peraturan Bupati Banyumas
Nomor 48 Tahun 2007 tentang Jadwal Retensi Arsip Umum, Peraturan Bupati Banyumas
Nomor 49 Tahun 2007 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian di Lingkungan Pemkab
Banyumas, dan Peraturan Bupati Banyumas Nomor 27 Tahun 2011 tentang Jadwal
Retensi Arsip Keuangan di Lingkungan Pemkab Banyumas. JRA tersebut merupakan
pemutakhiran dari Keputusan Bupati Banyumas Nomor 045/486 tentang Jadwal Retensi
Arsip Tahun 1994.
Dalam menilai arsip pun harus melihat pada pokok kata tangkap di atas yang telah
ditentukan dengan klasifikasinya, misalnya (lihat contoh di atas) tentang pemerintahan,
maka kita periksa pada hal ‘pemerintahan desa’. Masukkan perihal pengangkatan kepala
desa pada “pencalonan, pemilihan, pengangkatan, pemberhentian, kepala desa dan
perangkat desa”. Aktif selama 2 tahun, inaktif selama 5 tahun, penilaian JRA itu adalah
Permanen atau P, sehingga antara tahun aktif dan inaktif berjumlah 7 tahun. Oleh karena
itu, arsip dihitung mulai kapan waktu arsip dibuat, yakni tahun 2007. Jadi, dihitung
permanen adalah tahun 2007 + 7 tahun = tahun 2014.
Pedoman retensi arsip belum dilaksanakan perubahan, rencana akan diubah pada
tahun 2020 setelah pelaksanaan peningkatan kelembagaan pada lembaga kearsipan
daerah kabupaten Banyumas.

2
MENYUSUN KARTU DESKRIPSI
Kartu-kartu deskripsi tsb. dikelompokkan sesuai dengan hasil penilaian, yaitu:
Permanen (P), Musnah (M), dan Dinilai Kembali (DK). Adapun arsip JRA arsip keuangan.

MANUVER KARTU DESKRIPSI

Setelah dikelompokkan sesuai hasil penilaian, arsip diurutkan secara kronologis dari
kode yang terkecil sampai rincian kode terkecil. Jika ada kode yang sama, urutkan dari
waktu terlampau hingga waktu terkini. Kemudian, nomor definitif pada kartu deskripsi diisi
dengan angka urut, dari nomor 1, 2, 3, ….dst. sampai kartu habis. Adapun lembar kedua
(warna biru muda) ditempelkan pada bungkus berkas.

MANUVER BERKAS
Sesuai dengan urutan kartu yang telah diberi nomor definitif di atas, maka cari dan
susunlah arsip sebagaimana susunan kartu deskripsi tsb. dan jangan lupa beri pula nomor
urut sebagaimana nomor urut kartu itu. Bubuhi pula nomor kode klasifikasi sesuai kartu dan
nomor sementara (identitas) pendeskripsi di bungkus berkas.

MENYUSUN DAN MEMASUKKAN ARSIP KE BOKS ARSIP

Sesuai urutan yang telah jadi, arsip dimasukkan ke dalam kardus/boks arsip dengan
menghadap (tutup) boks ke kanan, dan identitas arsip (nomor-nomor tadi) menghadap ke
luar dan di atas, sehingga penemuan arsip lebih mudah dalam melihatnya. Nomor arsip
ditulis pada label boks baik: nomor berkas/arsip, nomor boks, jenis arsip sesuai JRA
(misalnya: P, M, DK), tahun arsip, dan pemilik arsip (misalnya: Dinas Bina Marga, dsb.)
Biasanya, label identitas boks sudah disediakan.

MENYUSUN BOKS ARSIP DI RAK

Boks disusun sesuai dengan nomor urut boks yang telah tertulis tsb. dari kiri ke
kanan dan pada rak tertentu agar mudah dalam mencari arsip.

MENYUSUN DAFTAR ARSIP (DA)

Daftar Arsip disusun setelah seluruh rangkaian penataan arsip itu selesai. Hal itu
dimaksudkan untuk memudahkan dalam menemukan kembali arsip setelah disimpan,
sehingga temu balik arsip tidak hanya menggunakan kartu deskripsi/fisis yang telah tertata,
namun juga dengan DPA tsb.
Di sisi lain, dengan penyusunan DPA juga dapat mengidentifikasi arsip yang tidak
dapat ditemukan/tercecer pada proses manuver berkas. Dari alur penataan arsip tsb.
berarti proses manajemen arsip inaktif telah selesai dan siap ditemubalikkan.

*Bahan untuk teori dan praktik Pengolahan Arsip Inaktif Bintek Arsip SMPN 2019;
**Arsiparis Terampil di Dinas Arpusda Kabupten Banyumas

3
 ALUR MANAJEMEN ARSIP DINAMIS INAKTIF
DI KANTOR PERPUSARDA KABUPATEN BANYUMAS

ARSIP KACAU

PEMILAHAN ARSIP (SHORTIR)

PEMBERKASAN (FILLING)

PENDESKRIPSIAN (DESCRIPTION)

PENGKLASIFIKASIAN (CLASSIFICATION)

PEMBUNGKUSAN (PACKING)

PENILAIAN ARSIP (MARKING)

MANUVER KARTU DESKRIPSI

MEMBERI NOMOR DEFINITIF PADA KARTU DESKRIPSI

MANUVER BERKAS

MEMBERI NOMOR DEFINITIF PADA BERKAS

MENYUSUN DAN MEMASUKAN ARSIP KE BOKS

MENYUSUN BOKS DI RAK

MENULIS DAN MENEMPEL LABEL IDENTITAS BOKS

MENYUSUN DAFTAR REKAPITULASI ARSIP

MENYUSUN DAFTAR ARSIP (DA)

ARSIP SIAP DICARI/DITEMUBALIKAN

4
 CARA PENGISIAN KARTU DESKRIPSI (FISIS)
Adalah sebagai berikut:
KODE KLASIFIKASI SEMENTARA DEFINITIF
100 141.1 Bk.20 20
Isi Berkas :
Surat Keputusan Bupati Banyumas No. 141/304 tentang
Pengangkatan Sdr. Budi Iswanto, S.Sos. sebagai Kepala Desa
Kedunggede, Kecamatan Banyumas Periode 2007 s.d. 2012

1 berkas
11 Maret 2007
baik Pemerintahan Desa
Keterangan Aktif : 2 tahun
1. Asli :  4. Pertinggal : Inaktif : 5 tahun
2. Tembusan : JRA : M P DK
3. Foto kopi : Tahun : 2014

Kode : kode dasar klasifikasi

Klasifikasi : kode rincian ketiga
Sementara : inisial dari pendeskripsi
Definitif : nomor urut kartu setelah dimanuver
Isi berkas : bentuk arsip, misalnya: surat, SK, makalah, proposal, SPJ, laporan, dsb.
Uraian deskripsi harus memenuhi unsur kalimat SPOK dan 5W+1H
Jumlah satuan: satuan arsip ditulis sesuai dengan kondisinya, 1 berkas, 2 folder, 3 bendel,
1 boks, dsb.
Periode arsip : menerangkan kapan arsip diciptakan atau kapan berlaku, sehingga
menentukan dalam retensi/usia arsip
Kondisi arsip : ditulis berdasarkan kondisi arsip s.d. saat dideskripsi,mslnya: baik, robek,dll
Keterangan : jenis arsip ditandai sesuai tingkat keaslian arsip (identifikasi)

Penilaian Arsip

Objek masalah yang dinilai tentang Pemerintahan Desa.

Aktif : usia arsip saat masih aktif di unit pengolah.
Inaktif : usia arsip masih aktif tetapi sudah jarang dipakai, sehingga mulai perlu
untuk dipindahkan ke unit kearsipan/sekretariat (record center) OPD
JRA : jadwal retensi arsip; hasil penilaian arsip adalah M (musnah), P
(permanen), DK (dinilai kembali).
Tahun : diisi berdasarkan angka tahun arsip saat diciptakan, atau arsip mulai
berlaku ditambahkan dengan angka tahun aktif dan angka tahun inaktif.

@@@@wr.2007@@@@