Tujuan Tahunan
Kebijakan
Sumber Daya
Management
Issues
Strukture
Organisasi
Restrukturisasi
Reward/Incentives
Resistansi Perubahan
Natural Environment
Production/Operations
Human Resource
❖ Kebijakan (Policies)
1. Kebijakan memfasilitasi penerapan strategi agar berjalan sesuai dengan
yang direncanakan dengan mengacu pada prosedur, aturan, pedoman,
metoda , bentuk dan praktik administratif yang ditetapkan untuk
mendukung dan mendorong agar tujuan yang ditetapkan bisa tercapai.
2. Kebijakan menetapkan batasan dari berbagi kegiatan yang dilakukan mana
yang boleh dilakukan dan mana yang tidak boleh dilakukan dalam usaha
mencapai tujuan.
3. Kebijakan memungkinkan karyawan maupun manajer mengetahui apa
yang diharapkan dari mereka sehingga memungkinkan strategi bisa
diterapkan dengan baik.
4. Kebijakan memberikan dasar bagi pengendalian manajemen, koordinasi
antar unit organisasi dan mengurangi waktu para manajer dalam
mengambil keputusan.
5. Kebijakan mendorong pendelegasian pengambilan keputusan kepada
manajer yang tepat dimana persoalan biasanya muncul.
6. Kebijakan mengklarifikasi pekerjaan apa yang sudah dilakukan dan oleh
siapa.
7. Kebijakan dapat diberlakukan untuk semua divisi yang ada dalam
perusahaan.
8. Kebijakan berfungsi sebagai mekanisme untuk menerapkan strategi dan
pencapaian tujuan.
9. Sebaiknya kebijakan dinyatakan dalam bentuk tertulis.
E. Mengelola Konflik
Konflik merupakan perselisihan antar pihak mengenai satu atau beberapa
isu/masalah. Konflik disebabkan karena, Individu memiliki harapan dan persepsi
yang berbeda, yaitu;
1. Jadwal yang menyebabkan tekanan
2. Pribadi yang tidak selalu cocok atara satu dengan yang lain
3. Adanya perselisihan antar manajer karena kebijakan salah satu manajer
kadang bertentangan dengan kebijakan manajer yang lain.
Penetapan tujuan menyebabkan konflik karena para manajer dan penyusun
strategi harus melakukan kompromi antara lain :
1. Menekankan laba jangka pendek atau pertumbuhan jangka panjang
2. Margin laba atau pangsa pasar
3. Penetrasi pasar atau pengembangan pasar
4. Pertumbuhan atau stabilitas
5. Risiko tinggi atau risiko rendah
6. Memaksimalkan laba atau tanggung jawab sosial.
Pendekatan untuk mengelola dan menyelesaikan konflik dilakukan
melalui 3 cara:
1. Penghindaran (avoidance), berbagai tindakan dilakukan seperti
mengabaikan persoalan dengan harapan konflik akan selesai dengan
sendirinya atau secara fisik memisahkan individu-individu yang
berkonflik.
2. Defusi (Defusion), merupakan sikap yang tidak menekankan pada
perbedaan antar pihak, tetapi lebih mengedepankan kebersamaan
kepentingan dengan melakukan kompromi sehingga tidak ada pihak yang
menang atau kalah atau mengikuti aturan mayoritas.
3. Konfrontasi (Confrontation), mengadakan pertemuan pihak-pihak yang
berkonflik untuk menyampaikan pandangan mereka masing-masing dan
dicari titik temusebagai solusi konflik.
New strategy
diformulasikan
Organizational
New administrative
performance
problems muncul
improves
Organizational
New organizational
performance
structure diterapkan
declines
1. Struktur fungsional
Merupakan struktur organisasi yang didasarkan pada tugas dan aktivitas
berdasar fungsi bisnis misalnya, produksi/operasi, keuangan/akuntansi,
pemasaran, riset dan pengembangan dan sebagainya.
• Kelebihan struktur ini
a. Sederhana dan tidak mahal
b. Mendorong spesialisasi tenaga kerja
c. Meningkatkan efisiensi manajerial dan teknis
d. Meminimalkan kebutuhan sistim pengendalian yang rumit
e. Memungkinkan pengambilan keputusan yang cepat.
• Kelemahannya
a. Spesialisasi yang berlebihan
b. Meminimalkan peluang pengembangan karier
c. Semangat kerja karyawan yang rendah
d. Konflik antar lini/staf
e. Pendelegasian wewenang yang buruk
f. Perencanaan produk dan pasar yang tidak memadai.
2. Struktur Divisional
Merupakan struktur organisasi yang didesenttralisasikan yang tujuannya
untuk memotivasi karyawan, mengendalikan operasi, dan bersaing dengan
baik dilokasi yang berbeda. Struktur ini dapat diorganisasi dengan satu dari
empat cara berikut:
a. Berdasar wilayah geografis
b. Berdasar konsumen
c. Berdasar produk/jasa
d. Berdasar proses
• Kelebihan
a) Kejelasan wewenang dan tanggung jawab
b) Semangat kerja karyawan lebih tinggi
c) Menawarkan peluang karier yang lebih baik
d) Menciptakan iklim persaingan dalam organisasi
e) Bisnis dan produk baru dapat ditambahkan dengan mudah.
• Kelemahan
a) Strutur ini mahal karena setiap divisi butuh tenaga ahli dan pakar
fungsional yang harus dibayar
b) Terjadi duplikasi layanan staf, fasilitas dan personil
c) Manajer harus memiliki kualifikasi karena mengharuskan
pendelegasian wewenang kepada individu yang memiliki
kualifikasi yang baik.
d) Membutuhkan sistim pengendalian yang rumit/kompleks
e) Persaingan antar divisi menjadi sangat ketat sehingga
memunculkan keengganan berbagi gagasan dan sumberdaya.
3. Struktur Unit Strategis
Mengelompokkan divisi yang sama kedalam unit bisnis strategis serta
mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab untuk setiap unit kepada
seorang kepala divisi yang laporannya kepada direktur eksekutif. Struktur
unit strategis tujuannya memperbaiki koordinasi antar divisi yang sama.
Pengelompokkan antar divisi tersebut berdasar karakteristik umum
tertentu seperti :
a. Bersaing di industri yang sama
b. Berlokasi di wilayah yang sama
c. memiliki konsumen yang sama
• Kebaikan
a) Memperbaiki koordinasi antar divisi yang sama dan menyalurkan
tanggung jawab ke unit bisnis yang berbeda
b) Membantu dalam penerapan strategi yang lebih baik yaitu berupa
koordinasi dan tanggung jawab yang lebih baik.
c) Tugas perencanaan dan pengendalian menjadi mudah dan tertata.
• Kelemahan
a) Membutuhkan lapisan manajemen tambahan sehingga
menigkatkan beban gaji.
b) Peran wakil direktur kadang menjadi ambigu.
4. Struktur Matrik
Merupakan struktur yang paling rumit dibanding dengan semua struktur
yang ada karena membutuhkan alur otoritas dan komunikasi vertikal
maupun horisontal padahal struktur fungsional maupun divisional hanya
membutuhkan alur otoritas maupun komunikasi vertikal saja. Struktur ini
kebanyakan digunakan untuk kegiatan proyek.
• Kebaikan
a. Digunakan secara luas dibanyak industri
b. Tujuan proyek jelas terdapat banyak saluran komunikasi dan
hasilnya dapat terlihat secara jelas kasat mata.
c. Memfasilitasi penggunaan personil, perlengkapan, dan fasilitas
lainnya.
d. Individu-indiidu dengan tingkat keahlian yang tinggi dapat
membagi waktu mereka sesuai kebutuhan proyek
• Kelemahan
a. Bisa menyebabkan overhead yang tinggi karena menciptakan
banyak posisi manajemen.
b. Adanya jalur kewenangan ganda, kepemimpinan ganda, pelaporan
ganda dan membutuhkan komunikasi yang ekstensif dan efektif.
G. Restrukturisasi
Biasa disebut juga perampingan (downsizing), penataan (rightsizing) dan
pengelompokan kembali (delayering) menyangkut pengurangan jumlah
karyawan, pengurangan ukuran perusahaan, pengurangan jumlah divisi, serta
pengurangan jumlah hierarki dalam struktur organisasi perusahaan. Tujuannya
dimaksudkan untuk memperoleh efisiensi dan efektivitas kerja berkaitan
terutama dengan kepentingan pemegang saham ( shareholder) bukan untuk
kepentingan karyawan. Sedang yang fokus untuk kepentingan karyawan dan
konsumen disebut Rekayasa ulang (reengineering), yang biasa disebut juga
manajemen proses, inovasi proses, atau merancang ulang proses. Dasar
restrukrisasi adalah untuk melakukan penghematan secara besar-besaran yang
dipicu adanya krisis ekonomi agar perusahaan bisa survive sedang rekayasa
ulang mengkoreksi tujuan yang selama ini didasari pada fokus memaksimalkan
profit dalam jangka pendek dengan mengesampingkan kepuasan konsumen.
Rekayasa ulang fokus pada kualitas produk dan layanan yang baik untuk
memuaskan konsumen dalam jangka panjang.
1. Penghargaan dan Insentif
Pada umumnya perusahaan memberikan kompensasi kepada para
manajer dan karyawan berdasar kinerja kecuali eksekutif puncak.
Bagaimana sistim kompensasi perusahanaan terkait dengan kinerja
strategis ? Tidak ada jawaban yang pasti atas pertanyaan ini tapi pada
umumnya perusahaan memberikan tunjangan-tunjangan dan bonus serta
pembagian laba kepada para karyawannya, Dalam upaya meningkatkan
produktivitas banyak perusahan beralih dalam pemberian kompensasi
kepada para karyawan dari sistim senioritas ke sistim kinerja , sebagian
besar perusahaan Jepang mulai beralih menerapkan sistim kinerja.
2. Mengelola Resistensi terhadap Perubahan
Tidak ada perusahaan atau organisasi yang bisa menghindari
perubahan, oleh sebab itu perubahan harus dikelola agar tidak terjadi
penolakan/resistensi terhadap perubahan yang dilakukan. Perubahan
memunculkan pemikiran yang terkait dengan kekhawatiran akan kerugian
ekonomi yang akan timbul, ketidak nyamanan, ketidak pastian dan
sebagainya karena akan mengganggu kenyamanan yang selama ini sudah
terjadi sehingga mereka menolak perubahan.
Resistensi terhadap perubahan bisa dianggap sebagai hambatan
terbesar dalam penerapan strategi yang berhasil, biasanya dilakukan
dengan cara sabotase mesin produksi, bolos kerja, keluhan yang berlebihan
dan enggan untuk kerja sama. Mereka menolak perubahan karena tidak
mengerti apa tujuannya. Dalam hal ini karyawan hanya perlu diberikan
informasi yang akurat kenapa perubahan harus dilakukan. Ada 3
pendekatan strategi perubahan yang biasa digunakan yaitu:
a. Strategi perubahan paksa ( force change strategy), dengan
mengeluarkan perintah dan wajib menjalankan perintah tersebut.
Kebaikan strategi ini adalah kecepatannya, sedang sisi negatifnya
adalah rendahnya komitmen dan tingginya resistensi.
b. Strategi perubahan edukatif (educative change strategy), strategi
untuk meyakinkan orang dengan menyajikan informasi perlunya
dilakukan perubahan, strategi ini menghasilkan komitmen yang
lebih besar dan resistensi yang lebih sedikit sedang kelemahannya
penerapan agak sulit dan lambat.
c. Strategi perubahan rasional (rational change strategy), strategi untuk
meyakinkan orang bahwa perubahan itu perlu demi kebaikan dan
keuntungan mereka. Strategi ini bila berhasil akan memudahkan
dalam penerapan strategi, namun dalam perubahan penerapannya
jarang yang menawarkan keuntungan bagi semua pihak.
❖ Budaya Meksiko
Meksiko sejak sejak dulu sampai sekarang merupakan masyarakat
otoriter dalam hal sekolah, gereja, bisnis dan keluarga. Pengusaha mencari
pekerja yang penurut, patuh dan penuh rasa hormat, pekerja lebih berorientasi
kepada aktivitas ketimbang pemecahan masalah. Orang meksiko lebih
menginginkan harmonisasi daripada konflik, pengusaha meksiko bersifat
paternalistik mereka memberikan lebih dari sekedar gaji/upah namun mereka
menuntut kesetiaan. Meksiko menekankan kolektivitas, kontinuitas,
kerjasama, rasa memiliki, formalitas, dan melakukan seperti yang anda minta,
berbeda dengan bisnis Amerika yang menciptakan individualisme, prestasi,
persaingan, rasa ingin tahu, pragmatisme, informalitas, spontanitas dan
melakukan lebih dari pekerjaannya.
❖ Budaya Jepang
Orang jepang menaruh perhatian besar pada loyalitas kelompok dan
konsensus yang mereka sebut “Wa” mereka sangat menjunjung tinggi “wa”
diantara para manajer dan karyawan. Sebagian besar manajer Jepang bersikap
kalem, pendiam, berjarak, instrospektif dan berorientasi pada orang lain,
sedang kalau manajer Amerika bersifat banyak cakap, tidak sensitif, impulsif,
langsung dan berorientasi individual.
Manajer Amerika sering menganggap manajer Jepang suka membuang
waktu dan berbicara tanpa poin yang jelas sementara manajer Amerika suka
mengkritik secara terang-terangan mengajukan pertanyaan yang menyelidik
dan membuat keputusan secara cepat. Perbedaan budaya semacam ini kadang
menjadi hambatan dalam komunikasi bisnis untuk mencapai kesepakatan
yang diinginkan. Ketika dihadapkan pada pertanyaan atau opini yang
mengganggu para manajer jepang cenderung diam tidak menanggapi.