ANALISIS KEBUTUHAN UNTUK PROGRAM DIKLAT

PENATAAN, PENYIMPANAN & PERAWATAN PRODUK PASIR SERTA

MAKANAN HEWAN ANABUL DI GUDANG SESUAI SOP SESUAI DENGAN
STANDAR MUTU

Oleh
Maria Tambunan
NPM.

MAGISTER GURU VOKASI

UNIVERSITAS NEGERI MEDAN
2023
 IDENTIFIKASI TENTANG URGENSI ANALISIS KEBUTUHAN DIKLAT
(AKD)

1. LATAR BELAKANG DIKLAT

Peyimpanan dan penataan pada Gudang adalah hal yang perlu diperhatikan
dalam setiap produk-produk yang akan dipasarkan. Sehingga kualitas produk juga
dapat ditentukan baik atau tidaknya dari proses penyimpanan dan penataan produk
tersebut. Gudang memiliki peran penting dalam penyimpanan suatu produk. Akan
jadi sebuah masalah jika Gudang tidak memiliki standar yang baik dan dapat
berdampak pada penjualanan dari produk yang disimpan di Gudang tersebut.

Di Gudang penyimpanan produk pasir dan makanan untuk hewan peliharaan

atau yang sering kerap dikenal dengan istilah anabul, dari observasi tim sendiri
menemukan bahwa Gudang tersebut tidak sesuai dengan layout standar Gudang.
Bentuk Gudang yang seharuysnya memanjang kesamping dalam kenyataannya
berbentuk memanjang keatas sehingga seharusnya memiliki lift barang. Dalam
observasi juga tidak ditemukan bahwa adanya lift barang dan hanya menggunakan
tangga manual. Hal ini juga dapat menimbulkan kemungkinan kecelakaan kerja yang
serius serta fatal.

Kemudian tim juga menemukan adanya kontrol hama yang buruk sehingga
tidak jarang barang makanan dan kantung pasir menjadi robek dan tidak dapat
dipasarkan lagi karena beberapa segelnya rusak akibat gigitan hama tersebut. Bukan
hanya itu, digudang tersebut juga kekurangan SDM dalam katagori kuantitas
sehingga sangat menyulitkan. Sementara seharusnya dalam Gudang yang sesuai
dengan SOP man power haruslah memadai1.

1
Mafita Azizah Hidayati dan Hari Purnomo, Perancangan Tata Letak Gudang Produk Jadi
Menggunakan Association Rule Mining Di Pt.Supratik Suryamas Yogyakarta, Jurnal PAST,I, Volume
IX No 2, 117

1
 Latar belakang yang menjadi alasan untuk melangsungkan training ini adalah
kondisi sumber daya manusia pada posisi konseptor Gudang yang sama sekali tidak
memadai untuk tiap-tiap daerah. Kondisi Gudang yang tidak sesuai layout ser

Maka dari itu, diklat Penataan, Penyimpanan & Perawatan Produk Pasir Serta
Makanan Hewan Anabul Di Gudang Sesuai SOP Sesuai Dengan Standar Mutu
dipandang penting untuk semua karyawan, karyawan Gudang, HR hingga CEO
sendiri karena memandang bahwa produk yang dijual jika tidak ditata dengan baik
maka akan berakibat fatal dalam penjualanan.

Secara umum, hal-hal yang dapat dijadikan indikator tentang perlunya atau
urgennya AKD, diantaranya adalah:

1) Keluhan stakeholders;

2) Penggunaan waktu kurang efisien;

3) Mutu kerja rendah;

4) Pekerjaan tidak teratur;

5) Gudang yang tidak sesuai dengan SOP

6) Tidak baiknya sanitasi pengontrol hama

7) Penggunaan peralatan baru;

8) Prosedur baru;

9) Standar baru;

10) Tambahan tanggung jawab;

11) Pemeliharaan standar.

Beberapa pertimbangan lain yang mutlak diperlukan untuk menyelenggarakan

AKD, adalah :

2
 a. Komitmen organisasi terhadap peningkatan kualitas SDM;
b. Komitmen Pihak-pihak yang bertanggung jawab atas AKD serta pihak-
pihak yang terlibat dalam AKD; dan
c. Waktu, sumber daya dan biaya.

2. TAHAPAN ANALISIS KEBUTUHAN DIKLAT

Tahapan atau langkah-langkah dalam melakukan analisis kebutuhan Diklat adalah
sebagaimana yang tersebut dalam gambar berikut:
Perumusan Perumusan Pengembangan Pengumpulan
Pelaporan
Masalah Interpretasi
Tujuan Pengolahan
Instrumen Data
Data Data

Gambar di atas menunjukkan bahwa, tahapan AKD diawali dengan

perumusan masalah AKD, dilanjutkan dengan perumusan tujuan AKD. Setelah
perumusan masalah dan tujuan AKD, perancangan AKD dilanjutkan dengan
penyusunan, penentuan dan pengembangan instrumen dan metode yang akan
digunakan dalam proses AKD. Instrumen yang dapat digunakan adalah: uraian tugas
pokok, kompetensi standar kerja yang berfokus pada penglolaan gudang, dan
kenyataan kompetensi kerja menurut masukan dari atasan (pimpinan), bawahan,
teman sejawat, dan sumber lainnya, serta tingkat kesulitan, kepentingan, keseringan
dari pekerjaan. Metode yang dapat digunakan untuk mengumpulkan data
sebagaimana yang dimaksud dalam instrumen, diantaranya adalah: wawancara,

3
survei, observasi lapangan, Focus Group Discussion (FGD) dan lainnya. Tahapan
selanjutnya adalah pengolahan dan analisis data dengan teknik analisis yang tepat.
Berdasarkan hasil analisis data tersebut, selanjutnya diinterpretasikan dan dituangkan
dalam suatu bentuk laporan.

Model AKD, yang perlu dipertimbangkan untuk digunakan dalam melakukan

AKD adalah sebagai berikut:

a. Model Internal, menurut model ini kebutuhan Diklat dipandang dari

dalam organisasi, dimana aktivitas AKD dimulai dari analisis
kesenjangan antara tingkah laku dan keberhasilan pegawai dalam
melaksanakan tugas, dibandingkan dengan tujuan dan sasaran yang telah
ditetapkan.

b. Model Eksternal, menurut model ini kebutuhan Diklat dipandang dari

luar organisasi, dimana aktivitas AKD dimulai dari analisis manfaat
Diklat bagi masyarakat atau Unit Kerja organisasi lainnya.

c. Model Gabungan, model ini mengacu pada model sistem organisasi,

dimana sesuatu yang terjadi di dalam suatu organisasi tidak dapat lepas
dari apa yang terjadi di luar organisasi atau lingkungan eksternal
mempengaruhi lingkungan internal organisasi.

Maka dari penjelasan tersebut, Diklat ini menggunakan metode gabungan

karena menilai bahwa SOP Gudang sendiri tidak hanya melibatkan karyawan dan
perangkat Perusahaan lainnya melainkan juga dapat dipengaruhi oleh faktor dari luar
perusahaan itu sendiri.

3. PROSES ANALISIS KEBUTUHAN DIKLAT

4
 Sebagaimana yang telah diuraikan di depan bahwa kebutuhan Diklat pada
dasarnya muncul dari adanya kesenjangan antara standar kompetensi dengan
kompetensi yang sedang ada atau sedang dimiliki, dan diperlukan adanya langkah
untuk meniadakan atau mengurangi kesenjangan yang dimaksud. Pertanyaan yang
muncul dari gejala tersebut adalah apakah kesenjangan tersebut harus ditiadakan atau
dikurangi melalui penyelenggaraan Diklat atau bukan Diklat?. Uraian di atas
mengindikasikan bahwa ada potensi munculnya kesalahan yang dapat terjadi pada
suatu organisasi dalam memanfaatkan lembaga pelatihan ataupun dalam
memanfaatkan bagian pengembangan SDM yang dimilikinya. Untuk meminimalkan
potensi kesalahan yang dimaksud diperlukan adanya AKD sebagai langkah awal
dalam proses mewujudkan effektifitas dan efisiensi program Diklat, mengingat desain
Diklat perlu dan harus disesuaikan dengan kebutuhan Unit Kerja pengguna Diklat,
dan manfaat Diklat dapat dirasakan langsung oleh Unit Kerja pengguna program
Diklat.

Proses AKD diawali dengan analisis kesenjangan kinerja yang terjadi dalam
suatu organisasi atau Unit Kerja, jika ditemukan adanya suatu kesenjangan kinerja,
maka identifikasi akar masalah adalah tahapan selanjutnya yang harus dilakukan.
Tujuan dari tahapan ini adalah untuk menjawab permasalahan “apakah kesenjangan
kinerja berasal dari faktor SDM atau faktor non SDM.

Jika akar masalah ternyata faktor non SDM, maka perlu adanya
penyempurnaan organisasi. Tetapi jika akar masalah berujung pada faktor SDM perlu
diteliti lebih jauh apakah dikarenakan faktor kompetensi atau non kompetensi SDM
yang dimaksud, kemudian dilanjutkan dengan proses mengkaji upaya untuk
meniadakan atau mengurangi kesenjangan antara kinerja yang diharapkan dengan
kinerja aktual yang dimiliki.

Jika ditemukan bahwa faktor kompetensi SDM sebagai akar masalah

kesenjangan kinerja yang ada atau terjadi, maka diperlukan adanya penyusunan

5
laporan AKD yang berisi tentang daftar kompetensi yang diperlukan untuk
meningkatkan produktivitas pegawai. Daftar kompetensi ini adalah merupakan bahan
masukan yang akan digunakan dalam merancang program Diktat, agar program
Diklat yang dimaksud sesuai atau tepat untuk dipakai mengisi kesenjangan
kompetensi yang dimaksud. Dapat dikatakan bahwa Diklat adalah satu dari berbagai
macam upaya untuk menutup kesenjangan kinerja yang ada, bilamana faktor
penyebabnya adalah lack of competency.

Proses atau tahapan Analisis Kebutuhan Diklat yang dimaksud adalah

meliputi: Pertama, analisis kesenjangan kinerja Unit Kerja; kedua, identifikasi akar
masalah; ketiga, assessment; dan keempat, pembuatan daftar kompetensi yang belum
terpenuhi. Penjelasan ringkas dari tahapan tersebut adalah sebagai berikut:

1. Analsis Kesenjangan Kinerja Unit Kerja

Analisis Kebutuhan Diklat pada dasarnya dimulai dari analisis terhadap

capaian kinerja aktual yang dibandingkan dengan standar kinerja yang telah
ditetapkan. Beberapa faktor yang berpotensi memunculkan kesenjangan antara
kinerja aktual dan standar kinerja, antara lain:

a. Secara layout tidak standar, seharusnya gudang itu secara luas harus
melebar ke samping, bukan ke atas (ruko), jika modelan panjang ke atas
(ruko) maka harus disertai dengan lift barang.
b. Sirkulasi udaranya kurang lancar, karena plafon perlantainnya rendah,
beda kalo gudang yg modelannya lebar dengan plafonnya tinggi sehingga
sirkulasinya lebih lega.
c. Suhu penyimpanan gudang yang panas karena tidak ada AC yg bisa
menjaga kestabilan suhu ruang, alhasil banyak pet food terutama yg wet
food meledak karena suhu terlalu panas.
d. Adanya hama, binatang pengerat seperti kecoa, tikus didalam gudang,
sehingga banyak produk menjadi Bad Stock akibat ulah hewan pengerat.

6
 e. Man power yang sangat kurang, hanya 3 personil, yg dimana utk sekelas
gudang yg ukurannya memanjang keatas, barang dari bawah ada yg bolak
balik dinaikkan dan diturunkan, dengan man power yg terbatas ini
membuat operasional gudang pun kurang maksimal.

Potensi kesenjangan juga dapat muncul sebagai konsekuensi dari rencana

perubahan strategi organisasi. Perubahan ini sangat mungkin berimplikasi pada
perubahan struktur organisasi yang berdampak pada perubahan proses pencapaian
tujuan organisasi atau Unit Kerja organisasi dan bermuara pada perubahan kualifikasi
SDM yang diperlukan.

Secara umum dan/atau operasional, analisis kesenjangan kinerja mencakup

analisis terhadap kinerja yang diharapkan dan analisis terhadap kinerja yang
sesungguhnya terjadi. Analisis tersebut dapat dirinci sebagai berikut:

2. Analisis Terhadap Kinerja yang Diharapkan

Bahan yang dapat digunakan untuk melakukan analisis terhadap kinerja yang
diharapkan, antara lain:
a. Uraian Jabatan

Uraian jabatan atau deskripsi mengenai tugas jabatan yang harus dilaksanakan
oleh setiap pemangku jabatan ini terutama digunakan untuk mengukur dan
menentukan kualifikasi relatif dari individu untuk dapat memangku dan memenuhi
syarat jabatan yang dimaksud.

b. Model Kompetensi

Model kompetensi mengandung maksud sebagai suatu rangkaian kompetensi

yang penting bagi kinerja yang superior dari sebuah pekerjaan atau sekelompok
pekerjaan. Model kompetensi ini memberikan sebuah peta atau arahan yang
membantu seseorang untuk memahami cara terbaik dalam upaya mencapai
keberhasilan dalam pekerjaan atau memahami cara mengatasi suatu situasi atau

7
masalah tertentu. Model kompetensi dapat membantu pegawai mengenali keahlian,
keterampilan, pengetahuan dan karakteristik pribadi yang sangat penting dan
dibutuhkan untuk mencapai keberhasilan kinerja yang superior.

c. Sasaran/Tujuan Organisasi

Rincian sasaran dan/atau tujuan suatu Unit Kerja perlu dirinci menjadi sasaran
dan/atau tujuan unit-unit kerja dibawahnya atau sasaran dan/atau tujuan masing-
masing pekerjaan. Tidak tercapainya suatu sasaran dan/atau tujuan yang telah
ditetapkan merupakan indikasi adanya suatu kesenjangan dalam unit kerja yang
melaksanakan pekerjaan yang dimaksud.

d. Standar/Measures

Merupakan ukuran kinerja yang harus dicapai oleh tiap-tiap pemangku

jabatan dalarn melaksanakan pekerjaan. Standar kinerja ini harus dibuat realistis.
Pencapaian kinerja individu di bawah standar juga mengindikasikan suatu
kesenjangan.

e. Analisis Pekerjaan (Task Analysis)

Analisis pekerjaan adalah suatu proses analisis yang berkaitan dengan

bagaimana seseorang pelaksana tugas melaksanakan pekerjaannya. Analisis tersebut
meliputi analisis tentang: uraian rinci tentang kegiatan yang dilakukan, rentang waktu
pekerjaan, frekuensi pekerjaan, alokasi pekerjaan, kompleksitas pekerjaan, kondisi
lingkungan, dan faktor-faktor lain yang dibutuhkan bagi seseorang untuk
melaksanakan pekerjaannya. Data atau informasi yang diperlukan untuk dapat
melaksanakan analisis pekerjaan, diantaranya adalah: informasi tentang individu yang
melakukan pekerjaan, deskripsi tentang kondisi lingkungan dimana pekerjaan
dilaksanakan, tujuan utama dari pekerjaan, kebutuhan individu yang melaksanakan
pekerjaan, uraian pekerjaan dan sub pekerjaan, persyaratan untuk melaksanakan

8
pekerjaan (informasi, komunikasi, dan perlengkapan), dan Standard Operational
Procedures (SOP).

3. Analisis Terhadap Kinerja yang Sebenarnya

Analisis ini dilakukan dengan melihat fakta empiris di lapangan. Hasil yang
diharapkan dari proses ini adalah informasi perihal kinerja aktual yang dimiliki untuk
selanjutnya digunakan sebagai bahan untuk menggali perbedaan antara kinerja yang
diharapkan dengan yang sebenarnya terjadi. Untuk melakukan proses analisis
terhadap kinerja yang sebenarnya ini, beberapa metode pengumpulan data yang dapat
digunakan, diantaranya adalah:

a. Observasi
1) Dapat dilakukan secara teknis, seperti studi waktu dan pergerakan atau
lebih spesifik secara perilaku.
2) Dapat dilakukan secara tidak terstruktur seperti keterlibatan langsung ke
area operasional atau secara terstruktur seperti secara formal mengamati
seseorang melakukan kegiatan tertentu.
b. Kuesioner
1) Merupakan survei atas anggota sampel yang diambil secara acak atau
sensus kepada seluruhan anggota populasi.
2) Dapat memakai beragam jenis pertanyaan. Dapat diisi sendiri, dikirim
melalui pos, dalam kondisi terkontrol atau tidak terkontrol, dan dapat
membutuhkan kehadiran seorang penerjemah atau asisten.
c. Focus Group Discussion (FGD)
1) Menyerupai wawancara langsung, dapat dalam bentuk terstruktur dan
tidak terstruktur, formal dan informal.
2) Dapat difokuskan pada analisis peran kerja, analisis masalah kelompok,
dan lainnya.
3) Menggunakan teknik fasilitasi kelompok yang sudah dikenal

9
 d. Catatan dan Laporan
1) Termasuk diantaranya: diagram organisasi, dokumen perencanaan, manual
kebijakan, audit dan anggaran.
2) Catatan pegawai seperti keluhan, turn over, dan lainnya.
3) Notulensi pertemuan, memo dan surat.

e. Sampel Kerja
1) Menyerupai observasi tapi dalam bentuk yang lebih menunjukkan karakter
fisik.
2) Dapat berupa produk yang dihasilkan dari suatu pekerjaan rutin.
3) Dapat berupa sampel sebagai pengembangan dari suatu studi kasus.
f. Wawancara
1) Formal atau kasual, terstruktur atau tidak terstruktur.
2) Dapat dilakukan pada satu sampel populasi ataupun semua orang yang
terkait.
3) Dapat dilakukan dengan tatap muka langsung, baik melalui telepon
maupun dilaksanakan langsung di lingkungan kerja atau diluar lingkungan
kerja.
g. Tes
1) Serupa dengan kuesioner.
2) Dapat diorientasikan pada suatu fungsi tertentu
3) Dapat dipergunakan untuk mengambil sampel ide dan fakta.
4) Dapat dilakukan dengan atau tanpa bantuan asisten dan open atau close
book.

Dalam memilih metode analisis yang akan digunakan perlu memperhatikan

dan/atau mempertimbangkan hal-hal berikut, yakni:

a. Waktu yang tersedia;

10
 b. Sumber daya dan dana yang tersedia;
c. Beban pada orang-orang yang terlibat;
d. Iklim organisasi saat ini, terutama yang terkait dengan pelaksanaan analisis;
e. Kelompok target (dimana dan siapa mereka, serta variabel lainnya);
f. Kerangka waktu;
g. Bantuan yang tersedia (konsultan, staff sementara);
h. Keahlian analisis; dan
i. Batasan yang disebabkan oleh manajemen.

Analisis kesenjangan kinerja adalah sebagaimana yang tersebut dalam tabel

berikut.

HARAPAN KENYATAAN EMPIRIS

Sumber Sumber
No
Standar Informas Kinerja Inform
i asi
[1] [2] [3] [4] [5]
1 Bangunan Gudang SOP Gudang memanjang
seharusnya dengan layout Pergudan keatas tetapi tidak Observasi
memanjang ke samping. gan memiliki lift barang
Jika memanjang ke atas
maka seharusnya ada
kelengkapan lift barang
2 Pengendali hama seharusnya SOP Pengendali hama
ada di setiap sudut ruangan Pergudan dilakukan secara manual
dengan system otomatis Pengadua
gan
n
3 Jaringan/Network ter- SOP Jaringan/Network di Kantor
maintenance dengan baik Pergudan Cabang Denpasar sering Pengadua
sehingga tidak mengganggu gan down n
operasional perusahaan
4 Man power harus lengkap SOP Man power hanya 3 orang
Pengadua
sesuai dengan kebutuhan Pergudan tiap gudang
n
dan keadaan maintenance gan

11
 gudang
5 Sirkulasi udara harus SOP Tidak ada sirlkulasi udara
dikendalikan oleh kipas turbin Pergudan menggunakan turbin
dengan kapasitas kecepatan Observasi
gan
angin 20km/j
6 Pengendalian suhu ruangan SOP Suhu sering naik karena tidak
dengan menggunakan Pergudan ada AC
thermostat dan juga AC yang Observasi
gan
cukup.

Hasil akhir dari analisis kesenjangan kinerja adalah suatu kesimpulan bahwa
terjadi atau tidak terjadi kesenjangan kinerja dalam organisasi saat ini yang
selanjutnya ditindaklanjuti dengan identifikasi akar masalah penyebab kesenjangan.

4. Identifikasi Akar Masalah

Proses ini dilakukan untuk mengidentifikasi akar masalah dari kesenjangan

kinerja yang terjadi. Dimana dasarnya, kesenjangan kinerja dapat muncul karena tiga
sebab. Pertama, pegawai tidak mempunyai kesempatan untuk melakukan tugas.
Kedua, pegawai tidak mau melakukan tugas. Ketiga, pegawai tidak tahu cara ataupun
tidak mampu melakukan tugas. Dari sebab-sebab tersebut, hanya sebab ketiga saja
yang dapat menggunakan diktat sebagai solusi.

Terdapat berbagai metode untuk mengidentifikasi dan menganalisis akar masalah,

dimana satu diantaranya adalah Cause and Effect Diagrams atau Fish Bone Diagrams.
Adapun langkah-langkah dalam penyusunan Cause and Effect Diagrams atau Fish
Bone Diagrams adalah sebagai berikut:

Pertama, menentukan permasalahan;

12
Kedua, mencari faktor - faktor utama yang berpengaruh atau berakibat pada persoalan
atau masalah; dan

Ketiga, mencari dan merinci lebih jauh faktor - faktor yang berpengaruh pada faktor
utama

5. Assessment

Setelah mendapatkan hasil identifikasi akar masalah atau permasalahan

dengan kesimimpulan SDM sebagai akar masalah, maka langkah selanjutnya adalah
menganalisis dari sisi mana kesenjangan tersebut terjadi, sisi kompetensi atau non
kompetensi. Sebagai langkah awal, analisis ini dilakukan dengan mengidentifikasi
kesenjangan kinerja dari sisi kompetensi. Analisis ini dapat menggunakan beberapa
instrumen, diantaranya :

1) Menggunakan Form Isian

2) Pengambilan sampel

Sampel yang diambil harus mewakili populasi yang sebenarnya, dengan

pendekatan sebagai berikut:

a) Untuk jumlah pegawai kurang dari dan/atau sama dengan 30 orang,

sampel yang diambil adalah seluruh pegawai tersebut.
b) Untuk jumlah pegawai lebih dari 30 orang, sampel yang diambil adalah
10% dari populasi dengan ketentuan jumlah sampel minimal adalah 30
orang.
3) Metode yang dapat dipakai

Observasi, kuesioner, sampel kerja, wawancara dan tes.

4) Instrumen yang digunakan

Form isian (contoh form isian disajikan pada Peraga C).

5) Analisis data

13
 a) Merancang kriteria kompetensi untuk menggali informasi dari responden.
Kriteria kompetensi dapat diperoleh dengan memetakan kompetensi yang
sesuai dengan uraian jabatan.
b) Menetapkan range nilai untuk masing-masing kriteria, yakni nilai 1 sampai
nilai 5, dengan asumsi bahwa, semakin rendah nilai yang diberikan maka
semakin diperlukan solusi pemecahan. Penetapan skor tersebut adalah
sebagai berikut :

Nilai = 1, jika individu tidak memiliki pemahaman dan/atau kompetensi

Nilai = 2, jika individu kurang memiliki pemahaman dan/atau

kompetensi

Nilai = 3, jika individu memiliki pemahaman dan/atau kompetensi yang

memadai untuk melaksanakan tugas dan fungsi

Nilai = 4, jika individu memiliki pemahaman dan/atau kompetensi yang

baik untuk melaksanakan tugas dan fungsi serta mampu mengakselerasi
pelaksanaan tugas dan fungsi

Nilai = 5, jika individu memiliki pemahaman dan/atau kompetensi yang

sangat baik untuk melaksanakan dan mengakselerasi tugas dan fungsi,
dan mampu mendeliver kepada orang lain.

c) Mengumpulkan penilaian dari responden untuk masing-masing kriteria.

d) Menghitung nilai yang diberikan responden, baik dalam bentuk nilai total
maupun rata-rata.
6) Penarikan Kesimpulan

Kemunculan kompetensi atau lingkungan kerja sebagai akar permasalahan bagi

kinerja SDM dapat menggunakan kriteria berikut (perhatikan contoh formulir pada
Peraga C):

14
 a) Solusi Diktat perlu untuk dilakukan, jika nilai rata-rata keseluruhan yang
didapatkan dari kriteria - kriteria kompetensi bernilai kurang dari 3. Jika
solusi diklat diperlukan, maka dapat pula ditentukan kesenjangan
kompetensi yang perlu diisi dengan diktat, yaitu dengan melihat nilai rata-
rata keseluruhan per kriteria kompetensi yang bernilai kurang dari 3.
Analisis ini juga dapat digunakan untuk mengkaji individu-individu yang
memerlukan diklat, yaitu dengan melihat nilai rata-rata keseluruhan per
individu yang bernilai kurang dari 3.
b) Solusi Diklat tidak perlu dilakukan, jika nilai rata-rata keseluruhan yang
didapatkan dari kriteria - kriteria pada Bagian A (kompetensi) bernilai lebih
dari dan/atau sama dengan 3. Penarikan kesimpulan bahwa solusi diktat
tidak perlu dilakukan mengindikasikan bahwa kesenjangan kinerja yang
terjadi bukan diakibatkan oleh sisi kompetensi. Untuk mengidentifikasi
lebih jauh aspek non kompetensi dapat dilakukan dengan pengamatan
supervisor, analisis beban kerja, hingga pada diskusi dengan individu yang
bersangkutan.
7) Menggunakan Pencapaian Kesepakatan
a) Metode yang dapat dipakai Focus Group Discussion (FGD).
b) Instrumen yang digunakan adalah daftar pertanyaan FGD (contoh
daftar pertanyaan disajikan pada Peraga D;
c) Penarikan kesimpulan didasarkan pada kesepakatan yang diperoleh
dari hasil diskusi
6. Daftar Kompetensi Yang Belum Terpenuhi (Laporan Analisis Kebutuhan
Diklat pada Unit Kerja)
4. Outline Laporan Analisis Kebutuhan Diktat Unit Kerja pengguna Diklat
kepada Unit Kerja pengelola Diklat minimal memuat:

1. Identifikasi tentang Urgensi Analisis Kebutuhan Diklat (AKD)

1.1. Latar belakang melakukan AKD

15
1.1.1. Tujuan unit kerja

1.1.2. Strategi unit kerja untuk mencapai tujuan

1.1.3. Kompetensi SDM yang diharapkan untuk dapat mencapai tujuan

1.2. Hasil pengkajian sebelumnya (jika ada)

2. Hasil Analisis Kebutuhan Diktat (AKD) yang dilakukan oleh Unit

Pengguna Diklat

2.1. Kompetensi yang dibutuhkan untuk setiap bagian Unit Kerja

pengguna Diklat

2.1.1. Definisi kompetensi

Definisi kompetensi sesuai dengan uraian jabatan dan tuntutan pekerjaan

2.1.2. Standar kompetensi

Jenis-jenis kompetensi yang seharusnya dimiliki (sesuai dengan uraian jabatan)

2.1.3. Tingkat kompetensi yang dimiliki saat ini Jenis-jenis kompetensi

yang dimiliki saat ini

2.1.4. Daftar kesenjangan kompetensi

Perbandingan antara standar kompetensi dan tingkat kompetensi yang dimiliki

2.2. Kesimpulan

2.2.1. Prioritas kompetensi yang perlu dikembangkan

2.2.2. Rekomendasi pengembangan yang perlu dilakukan

16
Silabus Training :

MANAJEMEN PERGUDANGAN DAN PERSEDIAAN

LATAR BELAKANG:

Gudang merupakan bagian penting dari supply chain management. Akurasi stock,

order picking system, pengisian kembali stock yang berkurang, layout merupakan

kunci penting dalam meningkatkan kecepatan pelayanan. Untuk mencapai hal

tersebut diantaranya dibutuhkan kemampuan untuk mengelola gudang dan

manajemen persediaan. Pelatihan ini akan membantu peserta dalam memahami

fungsi dari gudang & persediaan serta pengaruhnya dalam meningkatkan efisiensi

operasi.

TUJUAN / MANFAAT TRAINING:

Dengan mengikuti training ini, peserta akan:

1. Memahami perencanaan dan pengawasan (control) stock material sehingga

biaya inventory bisa ditekan secara efektif.

2. Belajar cara mengklasifikasikan, menghitung dan menekan inventory.

3. Mengetahui tata layout Gudang yang efektif sebagai media penyimpanan

stock.

SIAPA SEBAIKNYA MENGIKUTI TRAINING INI?:

Manager dan Staf yang bertanggung jawab atas fungsi-fungsi :

1. Warehouse

17
 2. Logistic

3. Inventory control

4. Supply chain

5. Maintenance

METODE PENYAMPAIAN TRAINING:

Para peserta diharapkan dapat terlibat secara aktif pada setiap sesi dari training ini

yang akan dibawakan oleh Instruktur dengan rincian muatan sebagai berikut :

 20% : Penjelasan teori

 80% : Perumusan Program, Studi Kasus, Diskusi dan Umpan Balik

CAKUPAN MATERI TRAINING:

1. Pendahulan

a. Pengertian gudang dan pergudangan

b. Misi dan fungsi gudang

c. Klasifikasi Gudang

d. Trend pergudangan saat ini

2. Aktivitas-aktivitas dalam pergudangan

a. Receiving (penerimaan barang)

b. Inspection and test (pemeriksaan dan pengujian barang)

c. Storage (penyimpanan barang)

d. Material Issuing (Pengeluaran barang)

e. Material Handling (penanganan barang)

18
3. Inventory Management

a. Pengertian persediaan dan klasifikasi persediaan

b. Ukuran kinerja pengelolaan persediaan

c. Permasalahan dalam pengendalian persediaan

d. Metoda pengendalian persediaan

 Statistical Inventory Control

 Material Requirement Planning

 Just In Time

 ABC Analysis

4. Tatacara perhitungan nilai persediaan

a. Metoda FIFO

b. Metoda LIFO

c. Metoda Average

5. Inventarisasi dan auditing persediaan

a. Tujuan inventarisasi persediaan

b. Proses inventarisasi persediaan

c. Tujuan audit persediaan persediaan

d. Sumber-sumber ketidakcocokan data laporan dengan data lapangan

e. Pedoman auditing persediaan

f. Proses auditing persediaan

19
JADWAL PER HARI:

HARI 1:

1. Pembukaan dan Perkenalan

2. Pendahulan

3. Aktivitas-aktivitas dalam pergudangan

4. Inventory Management

HARI 2:

1. Tatacara perhitungan nilai persediaan

2. Inventarisasi dan auditing persediaan

3. Sistim Informasi Pergudangan

4. Penutupan

INSTRUCTOR : ……..

VENUE : Kagum Group Hotel Bandung (Golden Flower, Banana Inn, Serela, Gino

Feruci), Amaroossa Hotel, Noor Hotel, Grand Setiabudi Hotel, dll

TRAINING DURATION : 2 hari

WAKTU TRAINING :

1. 19 Jan 2023-20 Jan 2023

2. 16 Feb 2023-17 Feb 2023

3. 08 Mar 2023-09 Mar 2023

4. 03 Apr 2023-04 Apr 2023

5. 10 May 2023-11 May 2023

20
 6. 22 Jun 2023-23 Jun 2023

7. 20 Jul 2023-21 Jul 2023

8. 09 Aug 2023-10 Aug 2023

9. 21 Sep 2023-22 Sep 2023

10. 19 Oct 2023-20 Oct 2023

11. 08 Nov 2023-09 Nov 2023

12. 21 Dec 2023-22 Dec 2023

HARGA INVESTASI/PESERTA :

1. Rp. 4.500.000/peserta (bayar penuh) atau

2. Rp. 4.250.000/peserta (early bird, yang membayar 1 minggu sebelum training) atau

3. Rp. 3.950.000/peserta (peserta bergroup yang terdiri dari 3 peserta atau lebih dari 1

perusahaan yang sama)

FACILITIES FOR PARTICIPANTS :

1. Modul Training

2. Flashdisk Training berisi materi training

3. Sertifikat

4. ATK: NoteBook dan Ballpoint

5. T-Shirt

6. Ransel

7. Foto Training

21
8. Ruang Training dengan fasilitas Full AC dan multimedia

9. Makan siang dan 2 kali coffeebreak

10. Instruktur yang Qualified

11. Transportasi untuk peserta dari hotel penginapan ke hotel tempat training – PP

(jika peserta minimal dari satu perusahaan ada 4 peserta)

22