Oleh
Maria Tambunan
NPM.
Peyimpanan dan penataan pada Gudang adalah hal yang perlu diperhatikan
dalam setiap produk-produk yang akan dipasarkan. Sehingga kualitas produk juga
dapat ditentukan baik atau tidaknya dari proses penyimpanan dan penataan produk
tersebut. Gudang memiliki peran penting dalam penyimpanan suatu produk. Akan
jadi sebuah masalah jika Gudang tidak memiliki standar yang baik dan dapat
berdampak pada penjualanan dari produk yang disimpan di Gudang tersebut.
Kemudian tim juga menemukan adanya kontrol hama yang buruk sehingga
tidak jarang barang makanan dan kantung pasir menjadi robek dan tidak dapat
dipasarkan lagi karena beberapa segelnya rusak akibat gigitan hama tersebut. Bukan
hanya itu, digudang tersebut juga kekurangan SDM dalam katagori kuantitas
sehingga sangat menyulitkan. Sementara seharusnya dalam Gudang yang sesuai
dengan SOP man power haruslah memadai1.
1
Mafita Azizah Hidayati dan Hari Purnomo, Perancangan Tata Letak Gudang Produk Jadi
Menggunakan Association Rule Mining Di Pt.Supratik Suryamas Yogyakarta, Jurnal PAST,I, Volume
IX No 2, 117
1
Latar belakang yang menjadi alasan untuk melangsungkan training ini adalah
kondisi sumber daya manusia pada posisi konseptor Gudang yang sama sekali tidak
memadai untuk tiap-tiap daerah. Kondisi Gudang yang tidak sesuai layout ser
Maka dari itu, diklat Penataan, Penyimpanan & Perawatan Produk Pasir Serta
Makanan Hewan Anabul Di Gudang Sesuai SOP Sesuai Dengan Standar Mutu
dipandang penting untuk semua karyawan, karyawan Gudang, HR hingga CEO
sendiri karena memandang bahwa produk yang dijual jika tidak ditata dengan baik
maka akan berakibat fatal dalam penjualanan.
Secara umum, hal-hal yang dapat dijadikan indikator tentang perlunya atau
urgennya AKD, diantaranya adalah:
1) Keluhan stakeholders;
8) Prosedur baru;
9) Standar baru;
2
a. Komitmen organisasi terhadap peningkatan kualitas SDM;
b. Komitmen Pihak-pihak yang bertanggung jawab atas AKD serta pihak-
pihak yang terlibat dalam AKD; dan
c. Waktu, sumber daya dan biaya.
3
survei, observasi lapangan, Focus Group Discussion (FGD) dan lainnya. Tahapan
selanjutnya adalah pengolahan dan analisis data dengan teknik analisis yang tepat.
Berdasarkan hasil analisis data tersebut, selanjutnya diinterpretasikan dan dituangkan
dalam suatu bentuk laporan.
4
Sebagaimana yang telah diuraikan di depan bahwa kebutuhan Diklat pada
dasarnya muncul dari adanya kesenjangan antara standar kompetensi dengan
kompetensi yang sedang ada atau sedang dimiliki, dan diperlukan adanya langkah
untuk meniadakan atau mengurangi kesenjangan yang dimaksud. Pertanyaan yang
muncul dari gejala tersebut adalah apakah kesenjangan tersebut harus ditiadakan atau
dikurangi melalui penyelenggaraan Diklat atau bukan Diklat?. Uraian di atas
mengindikasikan bahwa ada potensi munculnya kesalahan yang dapat terjadi pada
suatu organisasi dalam memanfaatkan lembaga pelatihan ataupun dalam
memanfaatkan bagian pengembangan SDM yang dimilikinya. Untuk meminimalkan
potensi kesalahan yang dimaksud diperlukan adanya AKD sebagai langkah awal
dalam proses mewujudkan effektifitas dan efisiensi program Diklat, mengingat desain
Diklat perlu dan harus disesuaikan dengan kebutuhan Unit Kerja pengguna Diklat,
dan manfaat Diklat dapat dirasakan langsung oleh Unit Kerja pengguna program
Diklat.
Proses AKD diawali dengan analisis kesenjangan kinerja yang terjadi dalam
suatu organisasi atau Unit Kerja, jika ditemukan adanya suatu kesenjangan kinerja,
maka identifikasi akar masalah adalah tahapan selanjutnya yang harus dilakukan.
Tujuan dari tahapan ini adalah untuk menjawab permasalahan “apakah kesenjangan
kinerja berasal dari faktor SDM atau faktor non SDM.
Jika akar masalah ternyata faktor non SDM, maka perlu adanya
penyempurnaan organisasi. Tetapi jika akar masalah berujung pada faktor SDM perlu
diteliti lebih jauh apakah dikarenakan faktor kompetensi atau non kompetensi SDM
yang dimaksud, kemudian dilanjutkan dengan proses mengkaji upaya untuk
meniadakan atau mengurangi kesenjangan antara kinerja yang diharapkan dengan
kinerja aktual yang dimiliki.
5
laporan AKD yang berisi tentang daftar kompetensi yang diperlukan untuk
meningkatkan produktivitas pegawai. Daftar kompetensi ini adalah merupakan bahan
masukan yang akan digunakan dalam merancang program Diktat, agar program
Diklat yang dimaksud sesuai atau tepat untuk dipakai mengisi kesenjangan
kompetensi yang dimaksud. Dapat dikatakan bahwa Diklat adalah satu dari berbagai
macam upaya untuk menutup kesenjangan kinerja yang ada, bilamana faktor
penyebabnya adalah lack of competency.
a. Secara layout tidak standar, seharusnya gudang itu secara luas harus
melebar ke samping, bukan ke atas (ruko), jika modelan panjang ke atas
(ruko) maka harus disertai dengan lift barang.
b. Sirkulasi udaranya kurang lancar, karena plafon perlantainnya rendah,
beda kalo gudang yg modelannya lebar dengan plafonnya tinggi sehingga
sirkulasinya lebih lega.
c. Suhu penyimpanan gudang yang panas karena tidak ada AC yg bisa
menjaga kestabilan suhu ruang, alhasil banyak pet food terutama yg wet
food meledak karena suhu terlalu panas.
d. Adanya hama, binatang pengerat seperti kecoa, tikus didalam gudang,
sehingga banyak produk menjadi Bad Stock akibat ulah hewan pengerat.
6
e. Man power yang sangat kurang, hanya 3 personil, yg dimana utk sekelas
gudang yg ukurannya memanjang keatas, barang dari bawah ada yg bolak
balik dinaikkan dan diturunkan, dengan man power yg terbatas ini
membuat operasional gudang pun kurang maksimal.
Bahan yang dapat digunakan untuk melakukan analisis terhadap kinerja yang
diharapkan, antara lain:
a. Uraian Jabatan
Uraian jabatan atau deskripsi mengenai tugas jabatan yang harus dilaksanakan
oleh setiap pemangku jabatan ini terutama digunakan untuk mengukur dan
menentukan kualifikasi relatif dari individu untuk dapat memangku dan memenuhi
syarat jabatan yang dimaksud.
b. Model Kompetensi
7
masalah tertentu. Model kompetensi dapat membantu pegawai mengenali keahlian,
keterampilan, pengetahuan dan karakteristik pribadi yang sangat penting dan
dibutuhkan untuk mencapai keberhasilan kinerja yang superior.
c. Sasaran/Tujuan Organisasi
Rincian sasaran dan/atau tujuan suatu Unit Kerja perlu dirinci menjadi sasaran
dan/atau tujuan unit-unit kerja dibawahnya atau sasaran dan/atau tujuan masing-
masing pekerjaan. Tidak tercapainya suatu sasaran dan/atau tujuan yang telah
ditetapkan merupakan indikasi adanya suatu kesenjangan dalam unit kerja yang
melaksanakan pekerjaan yang dimaksud.
d. Standar/Measures
8
pekerjaan (informasi, komunikasi, dan perlengkapan), dan Standard Operational
Procedures (SOP).
Analisis ini dilakukan dengan melihat fakta empiris di lapangan. Hasil yang
diharapkan dari proses ini adalah informasi perihal kinerja aktual yang dimiliki untuk
selanjutnya digunakan sebagai bahan untuk menggali perbedaan antara kinerja yang
diharapkan dengan yang sebenarnya terjadi. Untuk melakukan proses analisis
terhadap kinerja yang sebenarnya ini, beberapa metode pengumpulan data yang dapat
digunakan, diantaranya adalah:
a. Observasi
1) Dapat dilakukan secara teknis, seperti studi waktu dan pergerakan atau
lebih spesifik secara perilaku.
2) Dapat dilakukan secara tidak terstruktur seperti keterlibatan langsung ke
area operasional atau secara terstruktur seperti secara formal mengamati
seseorang melakukan kegiatan tertentu.
b. Kuesioner
1) Merupakan survei atas anggota sampel yang diambil secara acak atau
sensus kepada seluruhan anggota populasi.
2) Dapat memakai beragam jenis pertanyaan. Dapat diisi sendiri, dikirim
melalui pos, dalam kondisi terkontrol atau tidak terkontrol, dan dapat
membutuhkan kehadiran seorang penerjemah atau asisten.
c. Focus Group Discussion (FGD)
1) Menyerupai wawancara langsung, dapat dalam bentuk terstruktur dan
tidak terstruktur, formal dan informal.
2) Dapat difokuskan pada analisis peran kerja, analisis masalah kelompok,
dan lainnya.
3) Menggunakan teknik fasilitasi kelompok yang sudah dikenal
9
d. Catatan dan Laporan
1) Termasuk diantaranya: diagram organisasi, dokumen perencanaan, manual
kebijakan, audit dan anggaran.
2) Catatan pegawai seperti keluhan, turn over, dan lainnya.
3) Notulensi pertemuan, memo dan surat.
e. Sampel Kerja
1) Menyerupai observasi tapi dalam bentuk yang lebih menunjukkan karakter
fisik.
2) Dapat berupa produk yang dihasilkan dari suatu pekerjaan rutin.
3) Dapat berupa sampel sebagai pengembangan dari suatu studi kasus.
f. Wawancara
1) Formal atau kasual, terstruktur atau tidak terstruktur.
2) Dapat dilakukan pada satu sampel populasi ataupun semua orang yang
terkait.
3) Dapat dilakukan dengan tatap muka langsung, baik melalui telepon
maupun dilaksanakan langsung di lingkungan kerja atau diluar lingkungan
kerja.
g. Tes
1) Serupa dengan kuesioner.
2) Dapat diorientasikan pada suatu fungsi tertentu
3) Dapat dipergunakan untuk mengambil sampel ide dan fakta.
4) Dapat dilakukan dengan atau tanpa bantuan asisten dan open atau close
book.
10
b. Sumber daya dan dana yang tersedia;
c. Beban pada orang-orang yang terlibat;
d. Iklim organisasi saat ini, terutama yang terkait dengan pelaksanaan analisis;
e. Kelompok target (dimana dan siapa mereka, serta variabel lainnya);
f. Kerangka waktu;
g. Bantuan yang tersedia (konsultan, staff sementara);
h. Keahlian analisis; dan
i. Batasan yang disebabkan oleh manajemen.
11
gudang
5 Sirkulasi udara harus SOP Tidak ada sirlkulasi udara
dikendalikan oleh kipas turbin Pergudan menggunakan turbin
dengan kapasitas kecepatan Observasi
gan
angin 20km/j
6 Pengendalian suhu ruangan SOP Suhu sering naik karena tidak
dengan menggunakan Pergudan ada AC
thermostat dan juga AC yang Observasi
gan
cukup.
Hasil akhir dari analisis kesenjangan kinerja adalah suatu kesimpulan bahwa
terjadi atau tidak terjadi kesenjangan kinerja dalam organisasi saat ini yang
selanjutnya ditindaklanjuti dengan identifikasi akar masalah penyebab kesenjangan.
12
Kedua, mencari faktor - faktor utama yang berpengaruh atau berakibat pada persoalan
atau masalah; dan
Ketiga, mencari dan merinci lebih jauh faktor - faktor yang berpengaruh pada faktor
utama
5. Assessment
5) Analisis data
13
a) Merancang kriteria kompetensi untuk menggali informasi dari responden.
Kriteria kompetensi dapat diperoleh dengan memetakan kompetensi yang
sesuai dengan uraian jabatan.
b) Menetapkan range nilai untuk masing-masing kriteria, yakni nilai 1 sampai
nilai 5, dengan asumsi bahwa, semakin rendah nilai yang diberikan maka
semakin diperlukan solusi pemecahan. Penetapan skor tersebut adalah
sebagai berikut :
14
a) Solusi Diktat perlu untuk dilakukan, jika nilai rata-rata keseluruhan yang
didapatkan dari kriteria - kriteria kompetensi bernilai kurang dari 3. Jika
solusi diklat diperlukan, maka dapat pula ditentukan kesenjangan
kompetensi yang perlu diisi dengan diktat, yaitu dengan melihat nilai rata-
rata keseluruhan per kriteria kompetensi yang bernilai kurang dari 3.
Analisis ini juga dapat digunakan untuk mengkaji individu-individu yang
memerlukan diklat, yaitu dengan melihat nilai rata-rata keseluruhan per
individu yang bernilai kurang dari 3.
b) Solusi Diklat tidak perlu dilakukan, jika nilai rata-rata keseluruhan yang
didapatkan dari kriteria - kriteria pada Bagian A (kompetensi) bernilai lebih
dari dan/atau sama dengan 3. Penarikan kesimpulan bahwa solusi diktat
tidak perlu dilakukan mengindikasikan bahwa kesenjangan kinerja yang
terjadi bukan diakibatkan oleh sisi kompetensi. Untuk mengidentifikasi
lebih jauh aspek non kompetensi dapat dilakukan dengan pengamatan
supervisor, analisis beban kerja, hingga pada diskusi dengan individu yang
bersangkutan.
7) Menggunakan Pencapaian Kesepakatan
a) Metode yang dapat dipakai Focus Group Discussion (FGD).
b) Instrumen yang digunakan adalah daftar pertanyaan FGD (contoh
daftar pertanyaan disajikan pada Peraga D;
c) Penarikan kesimpulan didasarkan pada kesepakatan yang diperoleh
dari hasil diskusi
6. Daftar Kompetensi Yang Belum Terpenuhi (Laporan Analisis Kebutuhan
Diklat pada Unit Kerja)
4. Outline Laporan Analisis Kebutuhan Diktat Unit Kerja pengguna Diklat
kepada Unit Kerja pengelola Diklat minimal memuat:
15
1.1.1. Tujuan unit kerja
2.2. Kesimpulan
16
Silabus Training :
LATAR BELAKANG:
Gudang merupakan bagian penting dari supply chain management. Akurasi stock,
order picking system, pengisian kembali stock yang berkurang, layout merupakan
fungsi dari gudang & persediaan serta pengaruhnya dalam meningkatkan efisiensi
operasi.
Warehouse
2. Logistic
3. Inventory control
1
4. Supply chain
5. Maintenance
Para peserta diharapkan dapat terlibat secara aktif pada setiap sesi dari training ini
yang akan dibawakan oleh Instruktur dengan rincian muatan sebagai berikut :
1. Pendahulan
c. Klasifikasi gudang
3. Inventory Management
2
b. Ukuran kinerja pengelolaan persediaan
Just In Time
ABC Analysis
a. Metoda FIFO
b. Metoda LIFO
c. Metoda Average
HARI 1:
3
2. Pendahulan
4. Inventory Management
HARI 2:
4. Penutupan
INSTRUCTOR : ……..
VENUE : Kagum Group Hotel Bandung (Golden Flower, Banana Inn, Serela, Gino
WAKTU TRAINING :
4
9. 21 Sep 2023-22 Sep 2023
HARGA INVESTASI/PESERTA :
2. Rp. 4.250.000/peserta (early bird, yang membayar 1 minggu sebelum training) atau
3. Rp. 3.950.000/peserta (peserta bergroup yang terdiri dari 3 peserta atau lebih dari 1
1. Modul Training
3. Sertifikat
5. T-Shirt
6. Ransel
7. Foto Training
5
11. Transportasi untuk peserta dari hotel penginapan ke hotel tempat training – PP