TUGAS 1

MATA KULIAH MANAJEMEN

Oleh :

PUTRI AYU DWI VENA

NIM : 048260119
UPBJJ-SURABAYA
PRODI MANAJEMEN
2022.2
SOAL !
1. Proses manajemen mencakup berbagai kegiatan yang ada di organisasi dan secara umum terbagi

menjadi beberapa kerangka.

Jelaskan masing-masing proses manajemen secara umum dan berikan contohnya.

2. Perencanaan dalam organisasi dengan berbagai variasinya ditujukan untuk membantu mencapai

tujuan organisasi secara maksimal.

Apa yang Anda ketahui mengenai jenis perencanaan dan proses perencanaan dalam sebuah

organisasi? Jelaskan dan berikan contoh.

1. Penjelasan masing-masing proses manajemen beserta contohnya

Proses manajemen merupakan suatu aktivitas yang dilakukan secara sistematis oleh seorang
manajer untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya secara efektif dan efisien.
Dengan melibatkan anggota organisasi proses manajemen biasanya dilakukan. Beberapa
aktivitas tersebut meliputi Perencanaan (planning), Pengorganisasian (organizing and staffing),
Pengarahan (leading), Pengendalian (Controlling).

Berikut penjelasan dari proses manajemen tersebut :

a. Perencanaan ( Planning )
Suatu kegiatan yang dilakukan untuk menciptakan atau menetapkan suatu tujuan organisasi
dengan mengupayakan penggunaan sumber daya manusia, sumber daya alam, dan sumber daya
lainnya. Dalam proses ini biasa dilakukan tindakan merumuskan apa, bagaimana, siapa, dan
bilamana suatu kegitan tersebut dilakukan, sehingga dengan merumuskan perencanaan ini seluruh
kegiatan manajemen dapat berjalan dengan efektif dan efisien.
Manfaat dari dilakukannya proses perencanaan adalah :
▪︎ Mengarahkan kegiatan organisasi seperti memanfaatkan sumber daya untuk mencapai tujuan
organisasi
▪︎ Memantapkan keberlangsungan konsisten kegiatan anggota organisasi agar berjalan sesuai tujuan
organisasi
▪︎ Memonitor kemajuan organinsasi
▪︎ Tujuan organisasi dapat ditekankan

Contoh sederhana yang bisa saya jelaskan dalam proses perencanaan ini adalah ketika seorang
pelaku bisnis mempunyai ide untuk mendirikan sebuah organisasi bisnis. Maka dengan hal ini
pelaku usaha (pemilik) tersebut harus menentukan apa nama organisasi yang akan didirikan,
bagaimana bentuk pemasaran produknya, penjelasan mengenai deskripsi bentuk usahanya, jenis
kepemilikan usahanya dll.
Atau contoh lain ketika manajer perusahaan yang bergerak di bidang retail menentukan suatu
perencanaan perilisan produk baru, sehingga manajer tersebut menyusun gambaran detail tentang
produk baru tersebut, keunggulan tersebut, dan menentukan target market yang tepat, serta
anggaran dan investasi yang diperlukan.

b. Pengorganisasian ( Organizing and Staffing )

Dalam proses ini memiliki arti bahwa seluruh kegiatan operasional yang ada di suatu organisasi
harus diatur secara sistematis dan terkoordinir. Sehingga dengan mengkoordinir sumber daya,
tugas dan otoritas antara anggota organisasi maka akan tercapai suatu tujuan organisasi secara
efektif dan efisien.
Hal ini penting dilakukan mengingat bahwa kegiatan operasional suatu organisasi bukan hanya
"itu-itu" saja. Maka dengan pengorganisasian akan terwujud kegiatan yang jelas seperti siapa yang
akan mengerjakan, apa yang akan dikerjakan, serta apa targetnya.
Proses pengorganisasian sendiri memiliki beberapa prosedur sebagai berikut :
▪︎ Pemerincian pekerjaan apa saja yang dapat dilakukan untuk mewujudkan tujuan organisasi
▪︎ Pembagian beban pekerjaan kepada masing-masing anggota organisasi menjadi kegiatan yang
produktif dan menghindari pekerjaan yang bersifat menghambat kegiatan operasional suatu
organisasi
▪︎ Pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan para pekerja menjadi satu kesatuan
untuk mewujudkan suatu keharmonisan antar pekerja
Dalam proses pengorganisasian disuatu perusahaan biasanya terbentuk suatu struktur organisasi
yang memudahkan untuk mendefinisikan suatu hirarki dalam perusahaan tersebut. Setelah struktur
organisasi ditentukan, orang yang akan mengisi posisi pada organisasi tersebut baru ditentukan.
Seperti contoh suatu perusahaan rata-rata mengkoordinir karyawan berdasarkan fungsi pokok
perusahaan seperti keuangan, pemasaran, produksi, administrasi atau personalia. Masing-masing
fungsi tersebut dikelompokkan kedalam divisi atau departemen sendiri yang masing-masing
dipimpin oleh seorang manajer yang bertanggung jawab.

c. Pengarahan ( Leading )
Setelah suatu struktur organisasi dibuat dan ditetapkan, serta posisi telah ditempati oleh anggota
yang ditentukan maka selanjutnya adalah bagaimana cara mengarahkan anggota-anggota tersebut
agar mau bekerja sama untuk mencapai tujuan suatu perusahaan.
Dalam proses pengarahan ini seorang manajer akan diuji kemampuannya. Manajer dituntut untuk
mampu membangkitkan gairah dan menciptakan atmosfer untuk mendorong karyawan untuk
bekerja.
Lebih spesifiknya kegiatan pengarahan yang dilakukan seorang manajer diantaranya :
▪︎ Memberi pengarahan ( directing )
▪︎ Mempengaruhi orang lain ( influencing )
▪︎ Memotivasi orang tersebut untuk bekerja ( motivating)

Sebagai contoh yang bisa saya gambarkan adalah :

• Ketika sorang manajer divisi keuangan yang memberikan brifing kepada staff keuangan setiap
pagi sebelum melakukan kegiatan perkantoran
• Manajer memberi masukan kepada karyawan mengenai penyusunan strategi pemasaran
• Manajer menyusun standar kerja karyawan dan hasil kerja karyawan selama satu bulan

e. Pengendalian ( Controlling )
Dalam menjalankan keseluruhan proses manajemen yang sudah saya jelaskan diatas, diperlukan
juga suatu proses pengedalian ( controlling ) yang memiliki arti bahwa kegiatan tersebut
diperlukan suatu pantauan atau pengendalian yang bertujuan untuk memastikan apakah seluruh
kegiatan organisasi telah berjalan sesuai dengan rencana tujuan awal atau belum. Dalam hal ini
tugas manajer harus selalu memonitor kemajuan suatu organisasi tersebut.
Berikut ini merupakan 4 kegiatan fungsi pengendalian :
▪︎ Menentukan standar prestasi yang ingin dicapai
▪︎ Mengukur prestasi yang telah dicapai selama ini
▪︎ Melakukan pembandingan prestasi yang telah dicapai dengan standar prestasi yang telah dibuat
sebelumnya
▪︎ Melakukan perbaikan apabila terjadi penyimpangan atau tidak tercapainya standar prestasi yang
telah ditentukan dengan kembali ke proses pertama yaitu perencanaan di periode berikutnya.

Sebagai contoh dalam kegiatan operasional suatu perusahan memiliki susunan anggaran
operasional, yang bertujuan untuk menginformasikan mengenai kinerjanya yang diharapkan.
Apabila dapat dikatakan telah melakukan kinerja dengan baik maka dapat disebut memiliki kinerja
yang efektif dan efisien sehingga dapat mempertanggung jawabkan tugasnya. Dan apabila belum
masuk kriteria kinerja yang baik maka diperlukan evaluasi atau perbaikan di periode berikutnya.

2. Jenis perencanaan dan proses perencanaan dalam sebuah organisasi? Jelaskan dan
berikan contoh.

A. Perencanaan merupakan suatu proses manajemen yang dilakukan dengan menentukan

berbagai tahapan sehingga tujuan suatu organisasi dapat diwujudkan secara efektif dan efisien.
Berikut merupakan jenis-jenis perencanaan yang memiliki beberapa variasi perencanaan antara
lain :
a. Misi atau Maksud ( Mission atau Purpose )
Suatu perusahaan atau badan usaha pasti mempunyai peranan sendiri dalam lingkungan
masyarakat. Peranan tersebut kemudian menentukan misi atau maksud berdirinya perusahaan atau
badan usaha mereka. Apabila mereka tidak mempunyai misi atau maksud keberadaan mereka
maka bisa dikatakan mereka tidak memiliki eksistensi dalam suatu masyarakat.
Misi entitas bisnis biasanya dengan memproduksi atau mendistribusikan barang atau jasa. Entitas
sendiri memiliki arti satuan yang terwujud.
Misalkan entitas perusahaan retai biasanya memproduksi barang, sedangkan entitas sekolah atau
universitas mempunyai mksi pendidikan dan penelitian.

Sedangkan arti maksud dalam hal ini adalah suatu pengertian yang lebih luas mengenai suatu
entitas. Misalkan maksud entitas bisnis adalah memproduksi barang atau jasa. Entitas tersebut me
menjalankan maksud tersebut dengan menyelesaikan misi, yaitu memproduksi barang tertentu.
Misalnya memproduksi alat transportasi untuk memenuhi maksud produksi alat transportasi.

Definisi misi dalam hal ini yang jelas adalah merupakan alasan mengapa perusahaan ini harus
berdiri dan apa yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan tersebut. Seorang manajer
harus bisa menafsirkan pertanyaan berupa "Apa bisnis kita?" "Apa yang harus dilakukan
perusahaan?" lalu "Apa fungsi yang kita jalankan?" dan pertanyaan lain yang berkaitan dengan
tujuan perusahaan.

Contoh misi dalam hal perencanaan :

▪︎ Perusahaan retail perabot rumah memiliki misi menawarkan atau menyediakan dengan desain
dan fungsi berkualitas serta dijual dengan harga yang murah
▪︎ Perusahaan makanan memiliki misi memenuhi kebutuhan konsumsi yang berkualitas dengan rasa
yang enak sertas harga yang terjangkau
▪︎ Perusahaan provider memiliki misi upaya menyediakan layanan Internet kepada pelanggan
dengan maksimal
b. Tujuan
Tujuan memiliki arti hasil akhir atau goals dimana kegiatan organisasi itu berjalan harus
mengupayakan tercapainya fungsi perencanaan, Pengorganisasian, staffing, leading dan
pengendalian. Setiap organisasi umumnya memiliki tujuan kemudian pada departemen atau divisi
dari perusahaan juga memiliki tujuan tersendiri namun tetap saling berkesinambungan.
Sebagai contoh, suatu organisasi memiliki tujuan secara keseluruhan, kemudian divisi atau
departemen produksi memiliki tujuan memproduksi barang berkualitas. Sehingga dapat diartikan
tujuan-tujuan ini saling menyatu dan terhubung.
Tujuan merupakan rencana organisasi atau perusahaan yang paling dasar. Untuk mencapai tujuan
diperlukannya kerjasama antar anggota organisasi secara harmonis dan konsistensi satu sama lain.

c. Strategi
Strategi biasa dimaknai sebagai "rencana besar" untuk mengeksekusi sesuatu. Namun dalam
konteks perencanaan, strategi memiliki arti rencana pokok untuk memcapai tujuan organisasi
melalui tindakan yang diperlukan dan alokasi sumber daya yang diperlukan demi tercapainya
tujuan tersebut.
Sehingga dapat ditarik kesimpulan ketika sebuah trategi apabila dikaitkan dengan misi dan tujuan
memiliki makna berupa seperti apa organisasi ini akan berjalan sesuai keinginan.

Contoh keterlibatan strategi dalam perencanaan bisnis perusahaan adalah :

▪︎ Ketika perusahaan smartphone A memiliki strategi untuk memproduksi smartphone yang
ditujukan untuk kalangan menengah kebawah, sedangkan perusahaan smartphone B dikhususkan
untuk menawarkan smartphone yang memang biasa ditawarkan untuk kalangan menengah keatas
▪︎ Perusahaan mobil Jepang memiliki strategi menghadapi pasaran perusahaan mobil Amerika
Serikat yang memiliki produksi mobil berukuran besar dengan memproduksi mobil berukuran
kecil sehingga kelak apabila terjadi krisi bahan bakar masyarakat lebih menyukai mobil berukuran
kecil untuk menghemat bahan bakar.

d. Kebijakan
Kebijakan dalam konteks ini adalah peraturan yang mengatur sebuah strategi (otonomi), yang
berupa pemahaman umum yang membantu mengarahkan pengambilan keputusan khususnya cara
berpikir bukan aksi. Suatu kebijakan seringkali merupakan sebuah pernyataan tidak tertulis.
Kebijakan biasa ditemui pada lapisan organisasi mulai dari kedudukan yang paling tinggi sampai
paling rendah. Dan seringkali ditemui pada departemen organisasi seperti departemen pemasaran
atau departemen keuangan.

Berikut contoh kebijakan :

e. Prosedur
Prosedur juga merupakan bagian dari perencanaan. Dalam hal ini prosedur memiliki arti bahwa
suatu aktivitas atau kegiatan organisasi memiliki aturan atau cara penanganan seacara detail dan
yang lebih mengarah pada tindakan, bukan mengarahkan cara berpikir.
Prosedur biasanya ada yang bersifat umum yang berlaku secara keseluruhan dan adapula yang
bersifat turunan yaitu yang lebih spesifik dan berlaku pada bagian yang lebih kecil seperti divisi
atau departemen perusahaan.
Prosedur juga bisa dikatakan sebagai penjelasan yang lebih rinci mengenai kebijakan yang berlaku
di perusahaan. Contoh yang umumnya terdapat di perusahaan adalah jatah libur atau liburan ke
tempat tertentu setiap tahunnya. Maka perusahaan biasanya akan menerapkan prosedur cara atau
langkah-langkah bagaimana para karyawan dapat mendapat liburan tersebut.

f. Aturan
Aturan dapat dikatergorikan juga sebagai bagian dari perencanaan. Aturan merupakan bentuk
rencana yang paling sederhana yang mengharuskan tindakan tertentu yang spesifik dikerjakan atau
tidak tergantung dari situasi yang dihadapi.
Aturan juga dapat dikaitkan dengan prosedur, namun bedanya terdapat pada urutan rangkaiannya.
Prosedur bahkan dapat dilihat sebagai rangkaian aturan. Seperti contoh, prosedur penerimaan order
suatu barang dari rangkaian aturan. Biasanya yang dilakukan adalah order diterima, lalu
pengecekan dilakukan untuk menentukan apakah barang yang dipesan ada dalam persediaan atau
tidak.
Sedangkan contoh aturan yang tidak berkaitan dengan prosedur tertentu adalah misalkan larangan
bermain games pada jam kerja biasanya tidak berkaitan pada prosedur yang ada.
Namun demikian suatu kebijakan harus dipisahkan dari aturan. Karena aturan lebih mengarah pada
suatu tindaan, sedangkan kebijakan lebih mengarah ke cara berpikir dalam pengambilan
keputusan.

g. Program
Program dalam proses perencanaan mengandung arti suatu rancangan yang terstruktur yang
disusun sesuai alur yang terdiri dari tujuan, kebijakan, aturan, prosedur, penugasan dan langkah
yang harus dilakukan, pemanfaatan sumber daya dan elemen lainnya yang harus dilakukan
berdasarkan alternatif tindakan yang dipilih.
Contoh perencanaan program antara lain :
▪︎ Perencaan program peluncuran produk baru
▪︎ Program peningkatan kualitas pengawasan
▪︎ Program peningkatan kualitas produk
▪︎ Perencaan program dalam pemasaran produk baru

Suatu program yang besar biasanya terdiri dari beberapa program kecil lainnya. Sebagai contoh
perencanaan program pembuatan produk baru akan meliputi program sourcing, program
pendesainan produk, dan program desain layout produksi.

h. Anggaran
Merupakan suatu perencanaan dalam bentuk angka-angka atau berupa rencana pendanaan dan
lebih banyak dikaitkan pada hal pengendalian keuangan.
Anggaran biasanya mencakup berbagai aspek dan berbagai departemen atau divisi. Sebagai contoh
anggaran operasional biasanya berkaitan dengan operasi organisasi, anggaran modal berkaitan
dengan kegiatan investasi sedangkan anggaran pemasaran berkaitan dengan kegiatan pemasaran.
Anggaran juga memiliki variasi yang beragam antara lain :
▪︎ Anggaran tetap (fixed budget)
▪︎ Anggaran fleksibel atau anggaran variabel
▪︎ Anggaran zero (zero-base budget)

B. Proses perencanaan
Proses perencanaan memiliki arti suatu alur kegiatan manajemen yang mendasar kegiatan
perencanaan dan mempunyai 4 tahapan berikut :
▪︎ Menetepkan target atau tujuan perencanaan
▪︎ Merumuskan keadaan saat ini untuk pencapain tujuan
▪︎ Mengidentifikasi keuntungan dan hambatan serta segala kekuatan dan kelemahan untuk
mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan
▪︎ Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan
Berikut jenis-jenis perencanaan dengan jangka waktu dan pembuat rencana :

Sedangkan perencanaan organisasi berdasarkan tujuan organisasi antara lain :

a. Perencanaan Strategis
Merupakan suatu perencanaan jangka panjang untuk mencapai tujuan strategis dan berfokus pada
rencana organisasi secara keseluruhan. Biasnya dalam penyusunan rencana streategis ditetapkan
oleh manajemen puncak dengan menentukan “kemana organisasi harus berada” dalam jangka
waktu panjang. Dan befokus pada sumber daya, lingkungan dan misi.
Prinsip komitmen biasa digunakan dalam permasalahan tersebut. Prinsip tersebut pada dasarnya
melakukan analisis jangka panjang, manajer biasanya akan menyiapkan dana hanya jika ia dapat
mengantisipasi tingkat pengembalian biaya yang dikeluarkan.
Contohnya adalah ketika Perusahaan Sepatu PT TAP melakukan perencanaan strategi pemasaran
untuk produk baru di pasar regional.
b. Perencanaan Taktis
Perencanaan ini ditujukan untuk melaksanakan bagian tertentu dari suatu perencanaa strategis.
Dalam hal ini perencanaan lebih terfokus pada anggota organisasi dan aksi atau tindakannya. Serta
mempunyai focus lebih sempit dan lebih konkret. Tujuan dari suatu perencanaan taktis biasanya
diturunkan dari tujuan strategis.
Contohnya ketika suatu perussahaan memiliki perencanaan strategis menyetabilkan suplai bahan
baku , maka rencana taktisnya dapat berupa pembelian bahan baku dari perusahaan penyuplai
bahan baku.

c. Perencanaan Operasional
Perencanaan Operasional diturunkan dari perencanaan taktis, serta mempunyai focus yang lebih
sempit serta jangka waktu yang lebih pendek pula, serta melibatkan manajemen tingkat bawah.
Dalam perencanaan operasional terdapat dua jenis perencanaan antara lain :

▪ Rencana Tunggal ( Sekali Pakai )

Beberapa jenis rencana sekali pakai antara lain :
- Program, suatu rancangan yang terstruktur yang disusun sesuai alur yang terdiri dari
tujuan, kebijakan, aturan, prosedur, penugasan dan langkah yang harus dilakukan,
pemanfaatan sumber daya dan elemen lainnya
- Proyek, merupakan penyempitan dari bagian program. Sebagai contoh ketika sebuah
perusahaan dalam masa pembangunan gedung baru maka proyek yang dilibatkan
antara lain penyusunan design gedung baru, pengerahan tenaga kerja, pemindahan
barang kantor dll.
- Anggaran, suatu perencanaan yang berupa angka dan dikaitkan dengan bab pendanaan.

b. Rencana Standing
Rencana yang dipakai apabila terdapat kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang terus
muncul dan ditujukan untuk menghemat waktu dan tenaga manajer.
Beberapa contoh rencana standing :
 - Kebijakan, peraturan yang mengatur sebuah strategi (otonomi), yang berupa
pemahaman umum yang membantu mengarahkan pengambilan keputusan khususnya
cara berpikir bukan aksi dalam mengambil keputusan.
- Prosedur, suatu aktivitas atau kegiatan organisasi memiliki aturan atau cara
penanganan seacara detail dan yang lebih mengarah pada tindakan, bukan
mengarahkan cara berpikir.
- Aturan, bentuk rencana yang paling sederhana yang mengharuskan tindakan tertentu
yang spesifik dikerjakan atau tidak tergantung dari situasi yang dihadapi.

Sumber referensi :
▪︎ Parafrase pribadi berdasarkan BMP EKMA4116 Manajemen Modul 1 hal 1.13 – 1.17 ; Modul
3 hal. 3.8 – 3.18
▪︎ Contoh gambar proses manajemen alamaata.ac.id
▪︎ Contoh gambar struktur organisasi kantorkita.co.id
▪︎ Contoh gambar tipe perencanaan berdasarkan waktu sliderplayer.info
▪︎ Contoh gambar kebijakan dpu.kulonprogokab.go.id