SIA 6

Pendekatan SPA untuk membuat Model Proses Bisnis

Hal utama dalam filosofi SPA adalah pengakuan bahwa sistem informasi harus mendukung
kebutuhan informasi semua pengguna informasi didalam organisasi. Bagian ini akan
menunjukkan kebutuhan informasi yang sedang berubah dalam manajemen modern, keterbatasan
akuntansi tradisional dalam memenuhi kebutuhan-kebutuhan tersebut dan peran SPA sebagai
sebuah solusi potensial.

Model SPA

Model SPA merupakan sebuah kerangka akuntansi alternatif untuk membuat model bagi
sumber daya, peristiwa serta agen-agen organisasi ( SPA) dan relasi diantara mereka. Ketika
sudah digunakan, baik data akuntansi maupun non akuntansi tentang fenomena ini dapat
diidentifikasi, ditangkap dan disimpan dalam sebuah database sentral. Dari tempat penyimpanan
data ini, gambar-gambar pemakai dapat dikontruksikan sehingga memenuhi semua kebutuhan
pemakai didalam organisasi tersebut. Ketersediaan gambar majemuk memungkinkan
digunakannya transaksi data secara lebih fleksibel dan memungkinkan pengembangan SIA yang
bebas dari kelemahan-kelemahan yang disebutkan sebelumnya.

Elemen-elemen kunci untuk model SPA :

 Sumber Daya ( Resources )

Sumber daya ekonomi adalah aktiva organisasi. Mereka didefenisikan sebagai objek-
objek yang langka dan sekaligus berada dibawah kontrol perusahaan. Defenisi ini
menyimpang dari model tradisional karena tidak memasukkan hal-hal lain yang dapat
diambil dari data lainnya, seperti piutang dagang yang biasa digunakan untuk menyimpan
dan mengirim data. Harus diperhatikan bahwa ketika relevan untuk melakukan perencanaan,
evaluasi dan kontrol terhadap peristiwa, sumber daya dalam model SPA memasukkan lokasi
dimana peristiwa penting terjadi, seperti laci kas, catatan persediaan dan meja pemeriksaan.

 Peristiwa ( Events)

Peristiwa ekonomi merupakan fenomena yang mempengaruhi perubahan dalam sumber

daya. Peristiwa-peristiwa ini dapat berasal dari aktivitas-aktivitas seperti produksi,
pertukaran, konsumsi dan distribusi. Peristiwa ekonomi merupakan elemen informasi yang
penting dari sistem akuntansi dan harus ditangkap dalam bentuk yang rinci untuk
melengkapi kekayaan database. Dibawah pendekatan model SPA, peristiwa-peristiwa dibagi
menjadi tiga kelas yaitu : peristiwa operasi (apa yang terjadi), peristiwa informasi (apa yang
dicatat) dan peristiwa keputusan/manajemen (apa yang dilakukan sebagai hasil). Namun
demikian hanya peristiwa operasi yang dimasukkan dalam model SPA.
 Agen ( Agents )

Agen-agen ekonomi adalah individu-individu dan departemen-departemen yang

berpartisipasi dalam sebuah peristiwa ekonomi. Mereka merupakan pihak-pihak dari dalam
dan luar organisasi dengan kekuasaan bebas untuk menggunakan atau membuang sumber
daya ekonomi. Contoh agen antara lain petugas administrasi penjualan, pekerja produksi,
petugas administrasi pengiriman, pelanggan dan pemasok.

Keunggulan Model SPA

Organisasi yang menggunakan pendekatan SPA dapat memperoleh keuntungan-keuntungan

berikut ini :

Operasi yang lebih efisien.

Perusahaan yang menggunakan pendekatan SPA akan mengalami peningkatan efisiensi

operasional dalam tiga cara :
 Pendekatan SPA untuk memodelkan proses-proses bisnis akan membantu para manajer
mengidentifikasi aktivitas-aktivitas yang tidak menambah nilai, yang nantinya akan
dihapuskan dari kegiatan operasi.

 Penyimpanan data keuangan dan non keuangan dalam database sentral yang sama akan
mengurangi kebutuhan akan pengumpulan, penyimpanan dan prosedur pemeliharaan banyak
data.
 Penyimpanan data keuangan dan non keuangan tentang peristiwa bisnis dalam bentuk rinci
akan mendukung keputusan-keputusan manajemen yang jangkauannya lebih luas.

Keunggulan kompetitif

Dengan mendukung banyak gambar pemakai, model SPA menyediakan informasi yang lebih
relevan, tepat waktu dan lebih akurat kepada para manajer. Hal ini akan menghasilkan pelayanan
pelanggan yang lebih baik, produk-produk yang lebih berkualitas dan proses produksi yang
fleksibel.

Analisis Rantai Nilai

Manfaat keunggulan kompetitif yang diperoleh dengan menggunakan pendekatan SPA

paling jelas terlihat dari perspektif rantai nilai. Ini merupakan aktivitas yang menambah nilai atau
kegunaan bagi produk dan jasa organisasi. Untuk tetap konpetitif kebanyakan organisasi harus
melakukan deferensiasi diantara aktivitas bisnis mereka, memprioritaskan berdasarkan nilai
mereka dalam mewujudkan tujuan-tujuan organisasi. Organisasi-organisasi harus semakin
mampu beradaptasi dan tanggap terhadap perubahan dalam lingkungan yang menjadi tempat
mereka beroperasi.
Termasuk dalam hal ini adalah industri mereka, pemasok, pelanggan dan pengaruh ekternal
lainnya yang secara terus menerus memeriksa dan memperbaiki efektivitas dan efesiensi
pendayagunaan sumber daya untuk memaksimalkan pencapaian tujuan organisasi.
 Pengambilan keputusan harus bisa melihat melampaui operasi internal dan fungsi-fungsi
organisasi mereka. Salah satu pendekatan yang digunakan untuk tujuan ini disebut sebagai
analisis rantai nilai. Analisis ini membeda-bedakan aktivitas-aktivitas primer yang menciptakan
nilai dan aktivitas-aktivitas pendukung yang membantu mewujudkan aktivitas primer. Dengan
menerapkan analisis ini, sebuah organisasi mampu melihat diluar dirinya dan memaksimakan
kemampuannya untuk menciptakan nilai.

MENGEMBANGKAN SEBUAH MODEL SPA

Setelah memperkenalkan konsep-konsep dasar model SPA dan keunggulan potensialnya

dibandingkan dengan pendekatan tradisional, sekarang kita akan melihat bagaimana model-
model SPA dikembangkan. Hal yang sentral daam pendekatan ini adalah konsep peristiwa. Satu
proses bisnis bisa terdiri atas beberapa peristiwa. Sebelum mengembangkan model SPA,
peristiwa-peristiwa harus diklasifikasi sebagai salah satu peristiwa berikut ini :

 Peristiwa operasi, yaitu aktivitas-aktivitas yang menghasilkan barang-barang dan jasa.

 Peristiwa informasi, yaitu aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan pencatatan,

pemeliharaan dan pelaporan informasi.

Kelas-kelas peristiwa ini semuanya dihubungkan dengan gaya yang sirkular (melingkar) :
peristiwa keputusan/manajemen dan seterusnya. Dalam sistem informasi manual, membedakan
peristiwa dalam ketiga kelas ini cukup mudah. Sayangnya meningkatnya kompleksitas dari
sistem informasi yang terkomputerisasi mempersulit penentuan dimana suatu kelas berakhir dan
dimana suatu kelas dimulai. Namun demikian dari perspektif kontrol dan relevansinya pada
item-item yang berkepentingan, penting diingat bahwa mereka diidentifikasi secara terpisah
ketika sebuah model SPA sedang dikembangkan.

Dimulai dengan yang paling mudah, secara umum tidak sulit menentukan mana yang
merupakan peristiwa keputusan/manajemen. Penentuan ini melibatkan keputusan-keputusan
yang berkaitan dengan perencanaan, evaluasi dan kontrol.

Peristiwa-peristiwa informasi menghasilkan informasi yang membuat sebuah keputusan bisa

diambil. Termasuk dalam hal ini adalah tindakan-tindakan pencatatan, perbaikan, pembaruan
atau pemeliharaan.

Dibawah ini adalah contoh-contoh peristiwa informasi :

 Mencatat data pelanggan baru

 Memperbarui record persediaan setelah terjadi penjualan.

 Memperbaiki rincian data pelanggan yang alamatnya berubah.

 Menyiapkan estimasi biaya untuk produk-produk baru.

 Menyiapkan laporan rating kredit untuk pelanggan-pelanggan potensial

 Menyiapkan sebuah analisis data pelamar pekerjaan untuk sebuah posisi dalam organisasi

 Menyiapkan faktur penjualan

 Menyiapkan pesanan pembelian

 Menyiapkan laporan kinerja divisi.