LAPORAN HASIL OBSERVASI

TOKO ALFAMART SENDANG MULYO, TEMBALANG

DISUSUN OLEH:
YUSRI RIZQI
2359078
BATCH 88

PT SUMBER ALFARIA TRIJAYA

Kawasan Industri Tugu Wijaya Kusuma, Jl. Tugu Industri I No.1, Randu Garut,
Kec. Tugu, Kota
Semarang, Jawa Tengah 50152
 KATA PENGANTAR

Dengan segala rasa hormat dan terima kasih, kami ingin mempersembahkan laporan
hasil observasi kami terhadap toko Alfamart di Sendangmulyo, Tembalang. Laporan ini
disusun sebagai upaya kami untuk memberikan pemahaman lebih mendalam terkait
operasional dan manajemen gerai Alfamart.

Makalah ini meliputi aspek penting seperti interaksi antara karyawan dan pelanggan,
aktivitas sehari-hari dalam toko, serta istilah-istilah khusus yang digunakan dalam operasional
Alfamart. Data dan informasi yang disajikan didasarkan pada hasil observasi dan penelitian
yang kami lakukan selama kunjungan ke toko tersebut

Kami mengucapkan terima kasih kepada pihak manajemen Alfamart yang telah
memberikan izin dan bantuan selama proses observasi ini. Semoga makalah ini memberikan
wawasan yang bermanfaat bagi pembaca yang ingin lebih memahami pengelolaan gerai
minimarket seperti Alfamart.

Kritik dan saran untuk perbaikan di masa yang akan datang sangat kami harapkan.
Terima kasih atas perhatian dan kesempatan ini.

Semarang, 5 November 2023

 DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR...............................................................................................................
DAFTAR ISI ............................................................................................................................
BAB I PENDAHULUAN........................................................................................................
1.1 LATAR BELAKANG .................................................................................................
1.2 RUMUSAN MASALAH ............................................................................................
1.3 TUJUAN .....................................................................................................................
BAB II PEMBAHASAN .........................................................................................................
2.1 PROFIL PT. SUMBER ALFARIA TRIJAYA .............................................................
2.1.1 SEJARAH SINGKAT .........................................................................................
2.1.2 VISI .....................................................................................................................
2.1.3 MISI ....................................................................................................................
2.1.4 BUDAYA KERJA ...............................................................................................
2.2 TOKO OBSERVASI ...................................................................................................
2.2.1 LOKASI TOKO ..................................................................................................
2.2.2 STRUKTUR ORGANISASI TOKO...................................................................
2.2.3 AREA COVERAGE TOKO................................................................................
2.3 TUGAS PERSONIL TOKO .......................................................................................
2.3.1 CREW .................................................................................................................
2.3.2 ASISTEN KEPALA TOKO ................................................................................
2.3.3 KEPALA TOKO..................................................................................................
2.4 AKTIVITAS TOKO ....................................................................................................
2.4.1 PERSIAPAN DAN PROSES BUKA TOKO ......................................................
2.4.2 KEBERSIHAN AREA DALAM TOKO ............................................................
2.4.3 KEBERSIHAN AREA LUAR TOKO ................................................................
2.4.4 AKTIVITAS CREW SAAT OBSERVASI ..........................................................
2.4.5 PROSES PENERIMAAN BARANG .................................................................
2.4.6 PROSES TUTUP SHIFT TOKO ........................................................................
2.5 ISTILAH - ISTILAH TOKO BESERTA FUNGSINYA.............................................
BAB III PENUTUP .................................................................................................................
KESIMPULAN ........................................................................................................................
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Latar belakang observasi toko dalam konteks pelatihan dan seleksi calon crew
Alfamart berasal dari keinginan perusahaan untuk menjaga standar kualitas dan
pelayanan yang tinggi. Pelatihan dan seleksi calon crew merupakan langkah penting
dalam memastikan bahwa kru Alfamart memenuhi ekspektasi pelanggan. Melalui
observasi toko, calon crew dapat memahami operasional toko dan interaksi dengan
pelanggan, memperkuat pengetahuan mereka, dan siap untuk memberikan pelayanan
terbaik. Laporan hasil observasi akan menjadi kontribusi berharga dalam panduan
pelatihan dan seleksi calon crew.

1.2 RUMUSAN MASALAH

Bagaimana hasil observasi toko dapat digunakan efektif dalam meningkatkan
pelatihan dan seleksi calon crew Alfamart untuk memastikan bahwa mereka memiliki
pemahaman yang mendalam tentang operasional toko, interaksi dengan pelanggan, dan
mampu memenuhi standar kualitas perusahaan?

1.3 TUJUAN
1. Menganalisis hasil observasi toko sebagai alat efektif dalam meningkatkan
pelatihan calon crew Alfamart untuk memastikan pemahaman yang lebih mendalam
tentang operasional toko.
2. Mengevaluasi bagaimana hasil observasi toko dapat membantu calon crew dalam
memahami interaksi yang lebih baik dengan pelanggan dan memenuhi standar
kualitas perusahaan.
3. Membangun panduan yang akan digunakan dalam pelatihan dan seleksi calon crew
Alfamart berdasarkan temuan dari observasi toko untuk memastikan kualitas
pelayanan yang lebih baik di masa depan.
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 PROFIL PT. SUMBER ALFARIA TRIJAYA

2.1.1 SEJARAH SINGKAT

PT Sumber Alfaria Trijaya, atau lebih dikenal sebagai Alfamart, didirikan pada
tahun 1994 oleh Bapak Djoko Susanto. Berawal dari toko kelontong kecil di Tangerang,
Alfamart telah berkembang pesat menjadi salah satu jaringan minimarket terbesar di
Indonesia. Dengan fokus pada pelayanan berkualitas dan harga terjangkau, Alfamart
menjadi pilihan belanja yang nyaman bagi masyarakat dari berbagai lapisan. Seiring
berjalannya waktu, perusahaan ini terus tumbuh dan berinovasi, menjadikannya salah
satu pemain utama dalam industri ritel di Indonesia.

2.1.2 VISI
"Menjadi jaringan distribusi ritel terkemuka yang dimiliki oleh masyarakat luas,
berorientasi kepada pemberdayaan pengusaha kecil, pemenuhan kebutuhan dan
harapan konsumen, serta mampu bersaing secara global."

2.1.3 MISI
1. Memberikan kepuasan kepada pelanggan/konsumen dengan berfokus pada produk
dan pelayanan yang berkualitas unggul.
2. Selalu menjadi yang terbaik dalam segala hal yang dilakukan dan selalu menegakkan
tingkah laku/etika bisnis yang tinggi.
3. Ikut berpartisipasi dalam membangun negara dengan menumbuh-kembangkan jiwa
wiraswasta dan kemitraan usaha
4. Membangun organisasi global yang terpercaya, sehat dan terus bertumbuh dan
bermanfaat bagi pelanggan, pemasok, karyawan, pemegang saham dan masyarakat
pada umumnya.

2.1.4 BUDAYA KERJA

1. Integritas yang tinggi: Jujur, disiplin, dan konsisten dalam bekerja berlandaskan
etika serta bertanggung jawab terhadap pekerjaan.
2. Inovasi untuk kemajuan yang lebih baik: Kreatif dalam bekerja, berkomitmen
untuk melakukan perbaikan cara kerja secara terus menerus.

3. Kualitas dan produktivitas yang tertinggi: Mampu menjalankan tugas serta

fokus pada pencapaian hasil kerja yang lebih baik.

4. Kerja sama tim: Terlibat aktif serta mendorong terciptanya semangat dan
kekompakan tim.

5. Kepuasan pelanggan melalui pelayanan terbaik: Berinisiatif tinggi memenuhi

kebutuhan dan memastikan terciptanya kepuasan pelanggan.
2.2 TOKO OBSERVASI
2.2.1 LOKASI TOKO
Untuk lokasi toko yang berlokasikan di Jl. Bougenville Dalam Raya,
Sendangmulyo, Kec. Tembalang, Kota Semarang. Dari hasil observasi yang dilakukan,
menurut kami, lokasi toko memang mungkin dianggap kurang strategis karena lokasi
toko dekat dengan pasar tradisional. Meskipun lokasi toko dekat dengan pasar
tradisional dianggap kurang strategis karena persaingan, ada nilai plus dalam hal akses
potensial ke pelanggan baru, produk yang beragam, kemitraan dengan pedagang pasar,
aksesibilitas, dan hubungan yang lebih erat dengan komunitas setempat

2.2.2 STRUKTUR ORGANISASI TOKO

2.2.3 AREA COVERAGE TOKO

Karena status toko ini adalah toko baru yang belum memiliki coverage area
yang terdefinisi, kami dengan menyesal tidak dapat menyertakan lampiran terkait
coverage area tersebut dalam laporan ini.
2.3 TUGAS PERSONIL TOKO
2.3.1 CREW
• Melakukan display/pemajangan barang dari gudang ke area penjualan sesuai
ketentuan planogram
• Memberikan pelayanan pelanggan dengan ramah, membantu pelanggan
menemukan produk yang mereka cari, dan menjawab pertanyaan pelanggan
• Menjaga kebersihan dan kerapian di dalam toko, termasuk area kasir, rak produk,
dan area parkir.
• Melakukan pencegahan terhadap tindakan pencurian atau kecurangan di toko, serta
bekerjasama dengan tim keamanan jika diperlukan.

2.3.2 ASISTEN KEPALA TOKO

• Bertanggung jawab atas administrasi penerimaan barang
• Mengelola fasilitas dan peralatan toko
• Bertanggung jawab atas Pembuatan dan Implementasi RRAK

2.3.3 KEPALA TOKO

Fokus utama tugas kepala toko adalah meningkatkan pengalaman pelanggan di
toko. Tanggung jawab mencakup pengembangan strategi pelayanan, pelatihan
karyawan, manajemen keluhan pelanggan, dan peningkatan kualitas layanan. Tujuan
kepala toko adalah menciptakan lingkungan yang ramah, memuaskan pelanggan, dan
selalu berusaha melebihi harapan mereka. Dengan upaya ini, kepala toko memastikan
bahwa setiap pelanggan merasa puas dan senang saat berbelanja di toko ini.
2.4 AKTIVITAS TOKO
2.4.1 PERSIAPAN DAN PROSES BUKA TOKO
Langkah awal yang perlu diambil oleh personil toko adalah menghadirkan diri
dengan melakukan presensi kehadiran. Setelah itu, mereka harus menyalakan semua
perangkat seperti lampu, AC, pemanas air, dan mesin kopi. Setelah persiapan awal ini
selesai, langkah selanjutnya adalah memasak produk RTE, menyesuaikan harga produk,
memuat promosi, menyiapkan modal kasir, menyiapkan perlengkapan seperti keset,
genset, dan tempat sampah, dan melakukan tugas-tugas lain yang diperlukan. Setelah
itu, ada sesi briefing dan doa pagi sebelum membuka folding gate untuk memulai
operasional toko.

2.4.2 KEBERSIHAN AREA DALAM TOKO

Proses menjaga kebersihan area dalam toko dimulai dengan melakukan penyapuan
di area sales dari bagian depan ke bagian belakang, sejalan dengan arah menuju gudang.
Setelah itu, dilanjutkan dengan proses pengelapan lantai yang juga dimulai dari depan
hingga mencapai bagian belakang yang mengarah ke gudang. Selanjutnya, perlu
dilakukan pembersihan pada rak-rak produk, dengan menerapkan sistem First Expired
First Out (FEFO). setelah melakukan pembaruan rencana tata letak produk
(planogram), perlu juga mengupdate label harga pada produk sesuai dengan yang telah
ditentukan.
2.4.3 KEBERSIHAN AREA LUAR TOKO
Untuk menjaga kebersihan area di luar toko, prosesnya
dimulai dengan menyapu dari bagian belakang menuju ke depan,
sepanjang area lahan parkir, dan kemudian sampah yang
terkumpul akan dimasukkan ke dalam pengki sebelum dibuang
ke dalam tong sampah.

2.4.4 AKTIVITAS CREW SAAT OBSERVASI

Pembedaan antara staf toko dan pejabat toko dimulai dari langkah awal. Staf toko
langsung mencatat kehadiran mereka, sementara pejabat toko bertanggung jawab untuk
menghidupkan komputer server dan kasir. Setelah itu, pejabat toko melanjutkan dengan
menjalankan proses pagi, dan setelahnya, mereka melakukan sesi briefing dan doa pagi
bersama.

2.4.5 PROSES PENERIMAAN BARANG

Karena dalam pengamatan kami, toko yang sedang diamati tidak menerima barang
dari gudang (WH) maupun pemasok (Supplier), kami tidak memiliki foto terkait proses
penerimaan barang. Namun, kami memiliki pemahaman mengenai langkah-langkah
dalam alur masuk barang, yaitu:
1. Membantu dalam proses parkir dan pengeluaran barang dari truk.
2. Melakukan pemeriksaan barang sesuai dengan pesanan (PO) toko.
3. Memeriksa barang-barang yang sensitif, seperti rokok, secara langsung.
4. Mengurus pengembalian kardus dan barang retur.
5. Mengurus proses penyetoran uang hasil penjualan dalam kotak peluru, yang
dilakukan oleh pejabat toko.
2.4.6 PROSES TUTUP SHIFT TOKO
Proses penutupan shift di toko melibatkan serangkaian tindakan, termasuk:
• Penggabungan dan membersihkan semua tempat sampah menjadi satu.
• Melakukan penyapuan dan pelaporan lantai.
• Mematikan AC dan pastikan bahwa komputer sudah dimatikan.
• Setelah pulang, matikan lampu di seluruh area dalam toko.
• Memastikan bahwa pintu Rolling door toko terkunci dengan aman.
2.4 ISTILAH – ISTILAH DALAM TOKO
• PLANOGRAM
Planogram Alfamart adalah rencana visual yang dipakai oleh Alfamart untuk
merencanakan penataan produk di rak-rak di tokonya.
• DISPLAY
Display di Alfamart mengacu pada produk yang diperlihatkan di toko-toko
minimarket Alfamart.
• LPB (Laporan Penerimaan Barang)
LPB merupakan dokumen yang dibuat untuk mencatat seluruh proses penerimaan
barang yang dilakukan oleh Alfamart.
• PB (Penerimaan Barang)
Penerimaan barang adalah tahap fisik dalam menerima produk dari supplier atau
distributor oleh Alfamart.
• BKL (Barang Kirim Langsung)
Barang Kirim Langsung (BKL) adalah prinsip dalam rantai pasok di mana supplier
atau pemasok mengirimkan produk langsung ke toko-toko Alfamart tanpa melalui
gudang pusat perusahaan Alfamart.
• RETUR
Retur merujuk pada pengembalian barang dari toko ke supplier atau gudang pusat
jika ada produk yang rusak, kadaluwarsa, atau tidak layak untuk dijual.
• BR (Barang Rusak)
Barang Rusak (BR) adalah istilah yang digunakan untuk mengidentifikasi produk
yang rusak di dalam toko. Ketika seorang karyawan menemukan barang yang rusak,
mereka akan melaporkannya dan mengkategorikan barang tersebut sebagai BR.
• BKE
BKE (Barang Expired) di Alfamart merujuk pada barang-barang yang telah
melewati tanggal kedaluwarsa atau tanggal kadaluarsa.
• BTA
BTA (Barang Tidak Ada) di Alfamart adalah mengacu pada kondisi di mana suatu
produk atau barang yang seharusnya tersedia di toko tidak ada stoknya pada saat
diminta oleh pelanggan.
• BK
Barang Kosong (BK) mengacu pada situasi di mana suatu produk atau barang telah
habis stok dan tidak ada persediaan yang tersisa di toko.
• NRB
Nota Retur Barang (NRB) Alfamart adalah dokumen yang digunakan untuk
mencatat pengembalian barang dari toko Alfamart ke pusat distribusi (DC) atau
pemasok.
• BNC
Pengertian BNC (Barang Non Category) di Alfamart merujuk pada produk yang
tidak masuk ke dalam kategori utama atau kategori produk yang biasa dijual di toko
tersebut.
• BTSB
BTSB (Batas Toleransi Selisih Barang) Alfamart adalah batas toleransi atau selisih
yang diperbolehkan antara jumlah barang yang tercatat dalam sistem dengan jumlah
barang yang sebenarnya ada di toko.
• PKM
PKM (Penentuan Kuantitas Maksimum) di Alfamart adalah metode yang
digunakan untuk menentukan jumlah maksimum barang yang harus dipesan per item,
dengan mempertimbangkan faktor-faktor seperti lead time, safety stock, minimum
order dari pusat distribusi, dan batas tertinggi jumlah stok.
• LABEL PRICE
Label Price di Alfamart adalah label yang mencantumkan informasi harga produk
dalam bentuk angka dengan mata uang Rupiah (IDR).
• GONDOLA
Gondola di Alfamart adalah rak yang digunakan untuk menampilkan produk yang
dijual di toko.
• CHILLER
Chiller adalah mesin yang digunakan untuk mendinginkan barang, terutama untuk
produk minuman di Alfamart.
• WING STACK
Rak Wing Stack adalah rak display yang ditempatkan di samping kiri atau kanan
dari rak end gondola.
• STD
STD (Struk Transaksi per Hari) mengacu pada jumlah pelanggan yang datang ke
toko dan melakukan transaksi pembelian per hari.
• APC
APC (Average Purchase per Customer) merujuk pada rata-rata nilai belanja per
pelanggan, digunakan untuk mengukur berapa banyak uang rata-rata yang dihabiskan
oleh pelanggan di toko.
• 2.5.21 SPD
SPD (Sell Per Day) adalah jumlah produk yang terjual per hari di toko. Istilah ini
digunakan untuk mengukur tingkat penjualan harian suatu produk atau kategori
produk.
• NET SALES
Net Sales adalah total pendapatan penjualan bersih yang diperoleh oleh Alfamart
dari aktivitas penjualan produk dan layanan mereka setelah mengurangi retur barang,
potongan harga, dan pajak penjualan.
• RTD
RTD (Ready To Drink) di Alfamart adalah produk siap minum atau yang sudah jadi
dan disiapkan serta disajikan kepada konsumen, misalnya kopi.
• GM (%)
GM (Gross Margin) mengacu pada selisih antara pendapatan total dari penjualan
dan biaya produksi atau akuisisi barang. Istilah ini digunakan untuk mengukur
profitabilitas suatu produk atau bisnis.
• BEAN SPOT
Bean Spot adalah salah satu lini bisnis F&B yang dikelola oleh PT Sumber Alfaria
Trijaya, Tbk. Mereka menawarkan minuman kopi dan non-kopi dengan mengusung
konsep coffee corner di gerai-gerai Alfamart. Ini adalah konsep kedai kopi sederhana
yang menyediakan tempat yang nyaman dan menyenangkan untuk pelanggan
bersantai.
• APLIKASI E-TRANS
E-trans adalah fasilitas yang memudahkan transaksi online menggunakan internet.
Dengan E-trans, Anda dapat membeli pulsa hingga membayar berbagai macam tagihan
sesuai dengan kebutuhan konsumen.
• APLIKASI POS
POS (Point Of Sales) adalah program komputer yang memudahkan transaksi
pembayaran antara karyawan dan konsumen.
• SO
SO (Stock opname) adalah kegiatan perhitungan persediaan fisik barang dagang
atau stok yang berada di dalam toko atau gudang.
• KKSO
KKSO (Kertas Kerja Stock Opname) di Alfamart adalah dokumen yang digunakan
untuk melakukan penghitungan dan pencatatan stok barang secara periodik di toko-
toko Alfamart.
• ODNER
Odner adalah tempat untuk menyimpan berkas-berkas penting di toko, seperti
penyimpanan file LPB, BST, Nota Retur, dan lainnya.
• MAP ACCO
Map acco adalah map yang digunakan untuk menyimpan file di toko Alfamart,
misalnya Map Acco 1 = Dokumen Serah Terima Tokoh GO - Map Acco 2 = So Rokok,
Korek Dan Susu Kaleng - Map Acco 3, 4 = Pick Up Kasir, dll, dengan menggunakan
acco sebagai penjepitnya.
• MASTER SHIFT
Master Shift adalah aplikasi yang dibuat untuk pengaturan pembuatan jadwal kerja
dan libur kerja seluruh karyawan toko Alfamart.
• BOX RETUR
Box Retur di Alfamart adalah tempat penyimpanan barang yang akan diretur atau
dikembalikan kepada WH (Warehouse) dan BKL (Barang Kirim Langsung) dengan
dilampirkan NRB (Nota Retur Barang).
• IKT
IKT (Intensif Kinerja Toko) adalah intensif yang diberikan kepada toko yang dapat
mencapai target yang sudah ditetapkan pusat setiap bulannya.
• PSM
PSM (Promo Produk Spesial Mingguan) merupakan program promo terbaru yang
dikeluarkan oleh pihak Alfamart.
• JSM
Promo JSM (Jumat, Sabtu, Minggu) di Alfamart seperti namanya hanya berlaku
setiap akhir pekan.
• ASA
ASA (Alfamart Store Assignmet) Alfamart adalah aplikasi yang dapat digunakan
oleh para pelanggan setia Alfamart untuk berbagai keperluan seperti pembayaran
tagihan listrik, air, dll.

• RSA
RSA (Retail Service Applicatiom)Alfamart adalah aplikasi yang dibuat oleh Alfamart
untuk membantu pelanggannya melakukan pembayaran dan menerima transaksi
online.
• SOA
SOA (Store Online Application) Merupakan aplikasi yang membantu transaksi kasir.
• AHO
AHO (Aplication Helpdesk Online) adalah aplikasi belanja online yang
memungkinkan Anda untuk berbelanja produk-produk yang tersedia di Alfamart
melalui ponsel pintar Anda.
• OOS
OOS (Out Of Stock) berarti keadaan di mana suatu produk atau barang tidak
tersedia atau habis persediaannya di toko. Istilah ini menunjukkan ketiadaan stok
barang yang biasanya diharapkan tersedia bagi pelanggan.
• OSA
On Shelf Availability (OSA) merupakan ketersediaan barang pada rak di area sales
atau toko.
• SAPA
SAPA (Siap Antar Pesanan Anda) adalah program Alfamart untuk memenuhi
kebutuhan konsumen dengan pemesanannya bisa diantar sesuai yang diinginkan
konsumen.
• PRODUCT E-SERVISE
Product e-servise adalah suatu produk elektronik seperti pulsa dan paket data yang
dijual melalui aplikasi atau berbasis elektronik.
• SJI
SJI (Surat Jalan Internal) Alfamart adalah dokumen internal yang digunakan untuk
mencatat pengiriman barang dari pusat distribusi (DC) Alfamart ke toko-toko
Alfamart.
 • WH
Warehouse Alfamart atau dalam bahasa Indonesia disebut "gudang Alfamart"
adalah fasilitas penyimpanan pusat yang dimiliki oleh Alfamart.
• RTE
RTE (Ready To Eat) di Alfamart adalah produk siap makan atau yang sudah jadi
dan disiapkan serta disajikan secara hangat kepada konsumen, misalnya roti.
• NSB
Nota Selisih Barang (NBH/NSB) artinya jika terdapat produk yang dijual hilang,
maka akan dibebankan kepada karyawan Alfamart.
BAB III
PENUTUP

Demikianlah materi yang telah saya paparkan dalam laporan ini. Saya menyadari bahwa
masih ada ruang untuk perbaikan dan pengembangan, dan saya berkomitmen untuk terus
meningkatkan kualitas tulisan saya melalui usaha dan ketekunan.
Saya sangat menghargai setiap kritik dan saran yang konstruktif dari para pembaca, yang
akan sangat membantu saya dalam peningkatan kualitas laporan ini dan penulisan di masa
depan. Semoga laporan ini dapat memberikan manfaat, tidak hanya bagi saya pribadi, tetapi
juga bagi pembaca yang budiman. Terima kasih atas perhatian dan dukungan Anda.

KESIMPULAN

Melalui laporan observasi ini, diharapkan bahwa manfaatnya akan dirasakan oleh banyak
orang, terutama oleh saya pribadi. laporan ini dapat membantu saya mempertahankan
pengetahuan dan tanggung jawab yang telah saya pelajari selama ini, terkait peran saya sebagai
crew, dan akan terus berguna selama saya bekerja di dalam perusahaan PT. SUMBER
ALFARIA TRIJAYA. TBK.